Konkurransegrunnlag. for. Rammeavtaler for utviklingsbistand og utviklingsverktøy for dataløsning for vergemålsområdet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Rammeavtaler for utviklingsbistand og utviklingsverktøy for dataløsning for vergemålsområdet For levering til Justis- og politidepartementet, Vergemålsprosjektet 17. november

2 Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen gjelder Tidsplan for anskaffelsesprosessen KRAV TIL LEVERANDØRENE KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriterier Gjennomføring av minikonkurransene REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Justis- og politidepartementet v/vergemålsprosjektet inviterer leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Rammeavtaler for utviklingsbistand og utviklingsverktøy for dataløsning for vergemålsområdet. Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen. En viktig forutsetning er videre at Stortinget bevilger midler i statsbudsjettet for 2012 for gjennomføring av vergemålsreformen i tråd med Regjeringens forslag til statsbudsjett framlagt 6. oktober Utlysingen før endelig budsjett er vedtatt, er motivert av behovet for en rask iverksetting av systemutviklingsarbeidet. 1.1 Om Oppdragsgiver Vergemålsprosjektet i Justis- og politidepartementet skal forberede gjennomføring av Vergemålsreformen. Vergemålsreformen brukes som samlebegrep for de endringer som skal gjennomføres på vergemålsområdet som følge av ny vergemålslov. De mest sentrale endringene er: Overføring av arbeidsoppgavene fra de kommunale overformynderiene til nye lokale vergemålsmyndigheter hos fylkesmennene Etablere sentral vergemålsmyndighet med klage- og tilsynsfunksjon. Etablere en enhetlig og nasjonal forvaltning av de finansielle midler som skal forvaltes av vergemålsmyndigheten. Nærmere informasjon om vergemålsreformen finnes på Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Prosjektleder Oddbjørn Vassli E-postadresse : oddbjorn.vassli@jd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Ny vergemålslov ble vedtatt av Stortinget våren I 2011 har gjennomføring av vergemålsreformen vært gjennom en forprosjektering. Endelig forprosjektrapport med plan for gjennomføringsfasen ble godkjent 10. november Som vanlig er tilpassing eller utvikling av tilfredsstillende dataløsning en viktig suksessfaktor for gjennomføring av en slik forvaltningsreform. For den nye vergemålsforvaltningen er utgangspunktet at det ikke finnes noen eksisterende landsdekkende dataløsning fra før. Det må derfor lages en helt ny dataløsning for den nye vergemålsforvaltningen. I forprosjektet har det vært gjennomført et eget delprosjekt som har sett på arbeidsprosesser og datastøtte til den nye vergemålsforvaltningen. 3

4 Anbefalingene derifra er bla.: Det lages en ny og felles dataløsning for de myndighetene som utgjør den nye sentrale og lokale vergemålsmyndigheten Løsningen skal legge til grunn statens systemarkitekturprinsipper Løsningen skal bruke flest mulig at statens felleskomponenter eller sambrukskomponenter (Idporten, Altinn samt eventuelt flere) Løsningen skal ha som ambisjon å realisere statens målsetting om Digitalt førstevalg Det skal tilstrebes at de fleste arbeidsprosesser kan løses digitalt Det skal tilstrebes at kommunikasjon mellom vergemålsforvaltningen og primært verger, etter hvert også personer under vergemål og publikum skal kunne skje digitalt Delrapporten Om arbeidsprosesser og datastøtte i den nye vergemålsforvaltningen av er lagt ut på Doffin som vedlegg til denne utlysingen. Det sammen gjelder en ytterligere utredning fra Steria AS om hvilke av de tre ulike realiseringsalternativene fra forprosjektet som bør velges i det videre arbeidet (Mulighetsstudie av ). Departementet vil rundt månedsskiftet tidlig i desember 2011 inngå avtale om prosjektledelse for vergemålsapplikasjonen. Prosjektlederes rolle vil være: 1. Etablere tilpasset prosjektorganisasjon og prosjektplan for arbeidet 2. Etablere og drifte tilfredsstillende rapporterings-, risiko- og kvalitetssystem for arbeidet 3. Med utgangspunkt i behovsanalysen/funksjonell kravspesifikasjon fra forprosjektfasen og gjennomført mulighetsstudie, lage detaljerte kravspesifikasjoner for de ulike funksjonsområder 4. Iverksette arbeid for å inngå og følge opp avtaler med aktuelle partnere for relevante felles- og sambrukskomponenter 5. Inngå og følge opp avtaler om ulike teknologianskaffelser, bidragsytere og leverandører for realisering av løsningen inkludert konsulenter (altså denne anskaffelsen) 6. Iverksette arbeid med og følge opp utvikling av komponenter som må skreddersys for vergemålsforvaltningen 7. Etablere og ta i bruk hensiktsmessig utviklings- og testsite for løsningen 8. Lage opplegg for og utføre teknisk, funksjonell- og brukermessig uttesting av systemet 9. Lage plan for forvaltning, videreutvikling og drift av systemet og bistå i implementeringen av dette 10. Bidra i å lage hensiktsmessig opplegg for opplæring av brukerne på systemet inkludert brukerdokumentasjon og brukerstøtte 11. Sørge for at systemet som helhet med tilhørende komponenter og avtaler blir tilfredsstillende dokumentert 12. Lage opplegg for og lede arbeidet med overlevering av systemet fra vergemålsprosjektet til sentral vergemålsmyndighet som systemeier I tillegg til prosjektleder vil det være ytterligere behov for konsulentbistand, tjenester, utviklingsverktøy, komponenter og teknologier i arbeidet med realisering av vergemålsapplikasjonen. Denne anbudsinnbydelsen gjelder nettopp inngåelse av rammeavtaler om slik bistand og verktøy som prosjektlederen kan gjøre avrop fra i arbeidet med å bygge vergemålsapplikasjonen. 4

5 1.4 Tidsplan for anskaffelsesprosessen Når Aktivitet 17. november Konkurranse kunngjort 30. desember Tilbudsfrist 13. januar Tilbudsevaluering og valg av tilbud 20. januar Kontraktsinngåelse 1. februar Oppstart 2 Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Tilfredsstillende HMS-system Leveringsdyktighet dvs evne til å tilby etterspurt kompetanse og kapasitet i perioden februar juli 2013 inkludert håndtering av sårbarhet Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet (jfr.: FOR nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter) Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen Undertegnet HMS-egenerklæring Tilbudsbrev underskrevet av ansvarlig leder ressurseier, eventuelt sammen med ytterligere dokumentasjon Leverandøren bes bekrefte at lønns- og arbeidsvilkår i bedriften er i samsvar med denne bestemmelse. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på nærmere forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Det selskapet som får tildelt rollen i pågående konkurranse som Justisdepartementets prosjektleder for utvikling av vergemålsapplikasjonen, kan ikke samtidig tildeles rammeavtale for utviklingsressurser/-verktøy. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Hovedmålene i vergemålsloven er: God rettssikkerhet for de som ikke kan ivareta egne interesser Helhetlig, effektiv og serviceorientert forvaltning Stortinget har vedtatt to sentrale grep i den forbindelse: En ny vergemålslov En ny vergemålsforvaltning ved at oppgavene overføres fra kommunene til fylkesmannen samtidig som det etableres en sentral vergemålsforvaltning 5

6 Vergemålsapplikasjonen er kanskje det viktigste administrative grepet for å sikre målene i vergemålsreformen. Vergemålsapplikasjonen skal: Sikre rettsikkerhet gjennom bla. å implementere regelverket i saksganger og standarder/maler Sikre effektivitet bla. gjennom digital forvaltning og gode digitale arbeidsprosesser Sikre helhetlig forvaltning ved at både sentral vergemålsmyndighet, fylkesmennene, vergene og etter hvert personer med vergemål skal være knyttet opp til det samme digitale informasjonssystemet (vergemålsapplikasjonen) Serviceorientering ved at informasjon og tjenester på vergemålsområdet er tilgjengelig 24/7/365 Samtidig har en vært opptatt av gjenbruk av komponenter og standarder som allerede staten eier eller er tilgjengelig ved utvikling av slikt moderne forvaltningssystem. Samlet har målene for reformen, definering av arbeidsprosesser, brukstilfellebeskrivelser, funksjonelle krav og tilgjengelige standarder ført fram til følgende overordnet systemskisse for vergemålsapplikasjonen (dette kan det leses mer om i vedleggene): Gjennomføringen vil skje i et samspill mellom prosjektleder, eksterne prosjektressurser (denne forespørselen), ressurser fra ny og tidligere vergemålsforvaltning samt eier av felleskomponenter som Difi og Altinn. Tilbyder kan legge til grunn: Hoveddelen av utviklingsarbeidet vil skje i 2012 Utviklingsarbeidet vil være en kombinasjon av integrering av standardkomponenter og utvikling av spesifikk funksjonalitet for vergemålsforvaltningen Prosjektleder vil etablere felles metodeverk og kvalitetssikringssystem for arbeidet I denne forespørselen ønskes altså inngått rammeavtaler med minst 3leverandører av: 1. Konsulent- og utviklingstjenester som skal bidra i byggingen av løsningen 2. Utviklingsverktøy og teknologier som er nødvendig for bygging av løsningen En ønsker primært å inngå avtaler med leverandører som har et bredt tilbud av tjenester og verktøy, men det vil også gis anledning til å levere tilbud på bare deler av forespørselen. For øvrig vises til kravspesifikasjonen. 6

7 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Foreløpig grov framdriftsplan for vergemålsapplikasjonen, er: Når Milepæl Kontrakt inngått om prosjektleder Nødvendige avklaringer og forberedelser gjennomført detaljert prosjektplan godkjent Anskaffelser av tjenester og teknologi på plass Første protype av basis funksjonalitet inkludert vergemålsregister foreligger Løsningen klar for innlegging av informasjon fra fylkesmennene (vergemålsregisteret) Vergemålsportalen som primær informasjonskanal er lansert Arbeidsflate i vergemålsapplikasjonen for vergemålsmyndighetene foreligger Komplett vergemålsapplikasjon overlevert for testing, utprøving Alle brukere har fått tilfredsstillende brukeropplæring Systemet overlevert fra prosjektet og akseptert av Statens sivilrettsforvaltning Det legges til grunn at ytterligere detaljert prosjektplanlegging og/eller bruk av en bestemt systemutviklingsmetode kan forandre rekkefølgen i disse milepælene. To viktige milepæler som uansett vil stå fast fra oppdragsgiver, er: 15. september Da må de komponenter som er nødvendig for oppbygging av vergemålsregisteret være klar for å tas i bruk av fylkesmennene 15. mai Alle brukere har fått opplæring. Systemet er satt i produksjon og har stabil drift Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester Bistandsavtalen jfr Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting Pris Jfr vedlagt prisskjema. 30 % Samlet gjennomsnittspris alle kategorier tjenester vil tillegges 2/3 vekt. En samlet vurdering av tilgang på og prispåslag verktøy vil tillegges 1/3 vekt Relevant kompetanse I hvor stor grad tilbudet dekker kravspesifikasjonen når det gjelder summen av oppgaver som skal løses og kompetanse som kreves Samlet besvarelse av vedlagte kravspesifikasjon tjenester 30 % 7

8 Relevant utviklingsverktøy I hvor stor grad tilbudet dekker kravspesifikasjonen når det gjelder utviklingsverktøy og komponenter Referanser Tilbyders og tilbudte konsulenters dokumenterte erfaring og referanser fra tilsvarende offentlige systemutviklingsprosjekter Samlet besvarelse av vedlagte kravspesifikasjon verktøy Skreddersydd referanseliste med aktuelle prosjekter/kunder samt kontaktinformasjon CVer for de mest sentrale konsulentene 20 % 20 % Justisdepartementet tar forbehold om å forkaste alle innkomne tilbud hvis overstående tildelingskriterier ikke tilfredsstilles i tilstrekkelig grad. 3.3 Gjennomføring av minikonkurransene Avrop på rammeavtalen vil gjennomføres i form av minikonkurranser hvor alle leverandører som oppdragsgiver har tegnet rammeavtale med på det spesifikke delområdet får anledning til å delta. Minikonkurransene gjennomføres i henhold til FOA Oppdragsgiver tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de tildelingskriterier som er fastsatt her: 1. Pris - utfylt prisskjema vil bli lagt til grunn (avtalte timepriser i rammeavtalen er maksimalpriser) Tid og tilgjengelighet herunder vil tilbudt responstid/hvor fort konsulentene kan starte bli lagt til grunn Innhold og utførelse herunder vil tilbudt kompetanse og ressurser som er allokert for å gjennomføre bistanden bli lagt til grunn Vekting av tildelingskriteriene vil variere ut fra hva som er viktig for det enkelte avrop. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Denne anskaffelsens verdi anslås til å være over EØS- terskelverdi på kr 1mill. kroner ekskl. mva.. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og del III Anskaffelser over terskelverdiene, reglene om rammeavtaler i kap. 15 og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Det vil kunne arrangeres avklarende møter med tilbyderne. 8

9 4.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) samt TED-databasen 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud systemutvikling vergemålsapplikasjonen. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas Tilbudet skal sendes til Prosjektleder Oddbjørn Vassli Justis- og politidepartementet Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo eller leveres til: Justis- og politidepartementet Resepsjonen Gullhaug Torg 2, Nydalen, Oslo Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til fredag 31. desember 2011 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Vedlegg: 1. Kravspesifikasjon Utviklingsbistand/-tjenester til vergemålsapplikasjonen 2. Kravspesifikasjon Utviklingsverktøy/-komponenter til vergemålsapplikasjonen 3. Prisskjema 4. Sluttrapport fra forprosjektet om Vergemålsreformen 5. Arbeidsprosesser og datastøtte i vergemålsforvaltningen. Steria Mulighetsstudie Vergemålsapplikasjonen. Steria