TU SAK 15/17 Prosess og prosedyrer

Transkript

1 TU SAK 15/17 Prosess og prosedyrer Bakgrunn Det vises til flere innspill fra H, SP og UAH siden januar 2016 om å få satt prosess og prosedyrer på sakskartet til Teknisk Utvalg (TU). Siste gang disse partiene, ba om å få tema på sakskartet, var til TU møte i februar Alle henvisninger til kommuneloven, er gjort ift kommuneloven med kommentarer av Fridthjof Bernt og Oddvar Overå. Hensikt Hensikten med å be om at temaet behandles som sak i TU, er at vi over tid har sett et stort rom for forbedring i det vi generelt kan kalle kommunale beslutningsprosesser innen de tekniske tjenester. Noe av det vi tar opp, har overføringsverdi til Politisk reglement for Nes kommune, mens andre forhold kun har betydning for TU. Vi gjør oppmerksom på kommuneloven 39, Reglement. Arkiv, om at kommunestyre fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandling i folkevalgte organer. Ingen ting av det vi tar opp bryter med kommuneloven, Politisk reglement, eller Delegeringsreglementet. Vi går heller ikke inn på å instruere administrasjonen om hvordan de skal arbeide, men hva vi politikere ønsker av leveranse fra administrasjonen. Et flertall i TU har som nevnt bedt om at tema «prosess og prosedyrer» behandles som sak, slik at vi kan gjøre vedtak, som igjen blir forpliktene for alle parter og sporbart. Første gang tema ble tatt opp, var altså i januar 2016.Saken ble den gang avvist av utvalgsleder, da han oppfattet dette som et «angrep på administrasjonen». Et flertall av H, SP og UAH avventet da debatten til TU skulle gi innspill til Politisk reglement. I noen tilfeller ble ulike enkeltelementer diskutert som orienteringssak, bla krav om restanseliste. Det viste seg fort at «signaler» om periodisk gjennomgang av restanseliste kokte bort i kålen, siden orienteringssaker ikke referatføres og listede krav fra oss politikere kan «velges» bort, hvis det ikke foreligger vedtak. Neste gang flertallet ba om at temaet skulle opp som sak, var i januar Teamet ble ikke satt opp som sak, da utvalgsleder mente at temaet burde behandles som del av KS seminaret i begynnelsen av februar. Flertallet aksepterte nok engang en utsettelse, men ville ha tema opp på neste møte i TU 21. februar. Heller ikke på dette møte ble tema «prosess og prosedyrer» tatt inn som sak. Utvalgsleder uttalte at burde diskutere tema som del av evalueringen av KS rapporten. Det var også innhentet uttalelse fra ordfører og rådmann i saken. La oss derfor starte her, når det gjelder prosess og prosedyrer. 1

2 Fastsetting av møter. Saksliste. Innkalling. Møteledelse Det vises til kommuneloven 32.2 og kommentar 2. Organets leder (Møteleder) har ansvaret for å sette opp saklista. Dette kan ikke delegeres til administrasjonen, selv om de gjør det praktiske arbeidet. Ingen utenfra organet selv kan gi føringer til hva som skal behandles (eks ordfører) og bestemt ikke administrasjonssjefen (kommentarer) har en sikringsbestemmelse om at et mindretall (minst en tredjedel av organets medlemmer) skal få en sak opp på neste møte i organet hvis de ber om det. I Nes kommune har det i minst ett år vært et flertall i organet som har bedt om at ulike saker tas inn på sakskartet, men har blitt blokkert av et mindretall i posisjon. Dette gjelder ikke bare TU. Vi er kjent med at saken er til vurdering i kontrollutvalget og tar det for gitt at lovforståelsen bekreftes der. Krav til saksliste og møteledelse skal følge kommuneloven 32.2 og presisering skal søkes tatt inn i Politisk reglement med henvisning til kommentarer til nevnte lovparagraf. Bestemmelser om «skrivetid» må også tydeliggjøres ift tidsfrist for innlevering av forslag. Møteprinsipper Det vises til kommuneloven 30.3 med kommentar om møterett og talerett. Det kan synes uklart på møter i TU hvem som er medlemmer av organet med møterett, talerett og vedtaksrett. Det vises også til kommuneloven 23.3, med kommentarer, Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. Ofte er flere saksbehandlere til stede på TU møter, sitter ved møtebordet og deltar i ordskifte. Hvem som er rådmann med liten er også uklart når det skiftes mellom byggesak og reguleringsplaner. Teknisk enhet ble som kjent delt i to avdelinger pr 1. juli Det er gjort helt klart i overnevnte lovparagrafer, at tilstedeværende saksbehandlere ikke har talerett i organet, med mindre de blir bedt om det. Slike saksbehandleruttalelser skal i utgangspunktet være oppklarende spørsmål ift den skriftlige utredningen og ikke verbal saksbehandling og framsetning av nye momenter og forslag til innstillinger. Saksbehandlere bør ikke sitte fast ved bordet, men kalles fram ved behov. Administrasjonssjefen har talerett i organet, men skal ikke framsette forslag som ikke er endel av en skriftlig innstilling TU ber Rådmann utrede foreholdet i de nevnte lovparagrafer og medvirker til at nødvendige presiseringer tas inn i Politisk reglement. Det forventes at Rådmannen innfører midlertidige presiseringer av lovparagrafene på møter i TU, i påvente av eventuelt oppdatert politisk reglement 2

3 Vedtakslogg og restanselister Dette kravet må ses i sammenheng med vedtak i kommunestyre om å innføre en vedtakslogg. Her snakker vi altså om to forhold, som kanskje kan samordnes, eller utvikles hver for seg. Et flertall i TU har i lang tid sett behov for å få en oversikt over egne vedtak, så vel som vedtak i FSK OG KST som gir pålegg om utredinger og tiltak innen tekniske tjenester. For å ha fortløpende kontroll på leveranser ift til pålegg fra overordnet kommunale organ, må det snarest utvikles en vedtakslogg. Et eksempel på en sak som har falt mellom to stoler, er oppfølging av et vedtak om Påverudlia, KST sak 7/13. Det andre forholdet er krav til restanseliste for reguleringsplaner (kommuneplaner i KPLU) og større kommunale prosjekter. TU fikk i januar2016 presentert en restanseliste av daværende enhetsleder teknisk. Dette var et skritt i riktig retning, men informasjonen er fortsatt noe mangelfull. TU mente at informasjonen må gis etter overskriftene hva, når, hvor, hvem og hvorledes. Bla ble det påpekt at navn på tiltakshaver må inn i tillegg til geografisk navn på planområder. Videre må tidsangivelse påføres med når planen ble levert/påstartet og når forventet ferdig. Hvorledes må gi mer informasjon om status for framdriften og årsaker til forsinkelser. Vedtakslogg og restanselisten skal være et fast punkt på sakskartet til hvert møte i TU. Vedtakslogg og restanseliste bør gjøres interaktiv og legges ut på kommunens hjemmeside. IKT Hallingdal har visstnok vært en brems i å utvikle interkommunale løsninger. Saken er nå overmoden og krever tiltak. Som midlertidig løsning kan det derfor utvikles en vedtakslogg og restanseliste i Excel. Kopi av månedlig gjennomgang vedlegges protokollen fra møte i TU Uavhengig av eventuell innføring av vedtakslogg for hele kommunen, skal det utarbeides en midlertidig løsning til bruk i TU, med krav til sporbarhet. Vedtaksloggen må gi informasjon om når vedtaket ble fattet. Gjengivelse av vedtaket, når leveransen er ferdig og avviksrapportering. Uavhengig av eventuell innføring av restanseliste for hele kommunen, skal det utarbeides en midlertidig løsning til bruk i TU. Restanselisten for reguleringsplaner og større kommunale prosjekter, må gi informasjon om hva, når, hvor, hvem og hvorledes. Navn på tiltakshaver må inn i tillegg til geografisk navn på planområder. Videre må tidsangivelse påføres med når planen ble levert/påstartet og når forventet ferdig. Hvorledes må gi mer informasjon om status for framdriften og årsaker til forsinkelsen. Vedtakslogg og restanseliste settes på sakskartet til hvert møte i TU. En prototype for vedtakslogg og restanseliste må utvikles snarest og presenteres senest til TU møte i mai

4 SAK VS ORIENTERING I prinsippet bør alle forhold som behandles i TU føres opp som sak, slik at det kan treffes politiske vedtak og åpenhetsprinsippet og sporbarhet ivaretas. Imidlertid vil dette bryte med delegeringsreglementet i saker som er delegert til administrasjonen for avgjørelse. Politikere kan i gitte tilfelle og ved behov, ta en sak tilbake for politisk behandling ved bruk kommunelovens 34.1, Endring av saksliste. Forespørsler. En nærmere beskrivelse og definering av dette forholdet, bør søkes inntatt i Politisk reglement. Flertallet i TU føler likevel behov for å gi bestemmelser om dette til midlertidig intern bruk i TU. Saker som er delegert til administrasjonen er i utgangspunktet å betrakte som orienteringssaker for et politisk utvalg, inntil de eventuelt bringes inn for politisk behandling. En orientering om slike saker, kan initieres av administrasjonen selv, eller være reist som et behov fra politisk hold. Orienteringssaker skal alltid føres på sakskartet og gis en formulering som gjør at utenforstående grovt oppfatter hva saken dreier seg om. Orienteringssaker må følge de samme prinsipper til objektivitet som gjelder for saksutredning. En orientering skal ikke konkludere eller angi forslag til innstilling. Slike orienteringer skal ikke tas til inntekt for at politikerne «har blitt informert, ikke hadde motforestillinger, eller avnikket innholdet» Mht krav til åpenhet og sporbarhet, skal det alltid føres referat fra slike orienteringssaker, som vedlegges protokollen. Hvis det dukker om behov for å orientere om saker som ikke står på sakskartet, skal intensjonen i kommunelovens 34.1 følges. Også slike ad hoc saker skal referatføres, med mindre saken gjelder personellsensitive/taushetsbelagte forhold. Det tilstrebes å liste flest mulige forhold som saker, hvor det kan treffes vedtak. Orienteringssaker skal følge de samme prinsipper til objektivitet som gjelder for saksutredning. En orientering skal ikke konkludere eller angi forslag til innstilling. Mht krav til åpenhet og sporbarhet, skal det alltid føres referat fra slike orienteringssaker, som vedlegges protokollen. Hvis det dukker om behov for å orientere om saker som ikke står på sakskartet, skal intensjonen i kommunelovens 34.1 følges. Også slike ad hoc saker skal referatføres, med mindre saken gjelder personellsensitive/taushetsbelagte forhold. INNSTILLINGSRETT OG PROFESJONELL OPPFØLGING Det har vært tendenser til at administrasjonen får et for sterkt «eierforhold» til sin egen faglige innstilling. Dette har i enkelte tilfelle blitt uttrykt som tverrhet, hvis et politisk organ har gått på tvers av rådmannens innstilling. KS seminaret slo vel fast, at en profesjonell administrasjon skal vise like stor entusiasme og gjennomføringsiver, enten rådmannens innstilling følges, eller politikerne gjør andre valg innenfor det lovlige handlingsrommet. Innstillingsregimet skal vurderes av kommunestyre etter hvert kommunevalg. Hittil har Nes kommune latt rådmannen 4

5 innstille i de fleste saker, unntatt årsbudsjett og handlingsprogrammet (FSK). For alle praktiske formål betyr det at man delegerer politisk forslagsrett til rådmann. Selv om en sak er utredet på bakgrunn av objektive vurderingskriteria/faktorer og ulike handlingsalternativ er vurdert med fordeler og ulemper, vil en konklusjon likevel være basert på stor grad av subjektivt skjønn. Dette går greit så lenge denne delegering er basert på full tillitt mellom administrasjon og det politiske organ. En løsning er at Nes kommune innfører politisk innstilling i alle saker. Administrasjonen skal da kun utrede saken og avklare handlingsrommet. Dette er en løsning, inntil full tillit er gjenopprettet og vi sammen har skapt en felles vinnerkultur. En slik løsning må da gjelde for hele kommunen og ikke bare enkelte utvalg. TU ber kommunestyre om å utrede politisk innstilling i alle saker, snarest og senest innen april 2017 UTREDNINGER Iht kommuneloven 23, er det administrasjonssjefen som er ansvarlig for at en sak er forsvarlig utredet. Det finnes en rekke metoder for slik saksutredning. Et minimumskrav til utredningsprosedyre bør være; en presis analyse og beskrivelse av sakens kjerne, listing av fakta, forutsetninger og krav, drøfting av forhold/premisser som kan ha betydning for løsningen, drøfting av ulike handlingsalternativer med fordeler og ulemper og valg av løsning/konklusjon. Mht forholdet/premisser som kan ha betydning for løsningen, opererer Nes kommune med faste faktorer, uansett hva saken gjelder; forholdet til overordnet plan, miljøkonsekvenser, helse-/miljø og beredskapsforhold og økonomiske konsekvenser. Dette kan til tider virke noe statisk, da det ofte er andre faktorer som har større betydning for løsningen. Det har hittil også vær en gjennomgående beskrivende saksutredning, på bekostning av en mer analyserende tilnærming (på den ene side og på den andre side). Alt dette har til tider medført at saksbehandlers subjektive skjønn har overstyrt objektive kriteria med påvisning av det politiske handlingsrommet. Dette har medført mistanker om at saksbehandlere/administrasjonen driver politikk riktig eller galt. Det har også vært tilfeller av at man skyver regionale og/eller sentrale myndigheter foran seg, for å påvirke utfallet i en bestemt retning; «Statens Vegvesen har sakt», «Fylkesmannen varsler innsigelse, hvis ikke..» etc. Hele poenget er at saksutredningen må baseres på en presis beskrivelse av sakens kjerne. Fakta, forutsetninger og krav må framkomme tydelig og det politiske handlingsrommet må vises gjennom en objektiv analyse. Påvisning av handlingsrommet har i den senere tid blitt bedre, men det er rom for ytterligere forbedringer. 5

6 TU ber Rådmann utarbeide en bedre utredningsmetodikk som bedre ivaretar og synliggjør det politiske handlingsrommet. Det anbefales at dette også bør vurderes av arbeidsgruppe Politisk reglement. LYDOPPTAK Vi har flere ganger i det ovennevnte kommet inn på åpenhetsprinsippet i kommunal saksbehandling og behov for sporbarhet. Det har ved ulike anledninger versert rykter om hva som er sakt på TU møter og hvem som har sagt hva. Dette er ikke holdbart, bla ift kommunens omdømme. Løsningen på dette er at det snarest innføres lydopptak fra alle TU møter. Forslag til tiltak Rådmann bes om å iverksette lydopptak fra alle framtidige møter i TU. Ved budsjettmessige konsekvenser, bes det om at det lages en sak til formannskapet. En lydopptaksløsning skal senest være på plass ved starten av andre kommunale halvår BEHANDLING AV SAKSLISTA REKKEFØLGEBESTEMMELSER Vi har i den senere tid opplevd at det kommer flere tilhørere til våre møter i TU. Dette er selvsagt bra og man burde kanskje motivere flere til å møte. Som oftest er det tilhørere som ønsker å overvære debatten i en konkret sak. Rutinene i TU har vært at vi starter med en rekke orienteringer, for deretter å enten diskutere saker eller starte med befaring. For å være forutsigbare og av hensyn til tilhørere, vil en bedre løsning være å starte behandling av sakene kl 0900 møtedag, deretter tar man orienteringssakene or eventuelt å avslutte med befaringer. Dette som en hovedregel. Forslag til tiltak For framtidige møter i TU, starter behandling av sakene på sakskartet presis kl 09:00 møtedag, deretter følger alle orienteringssakene. Eventuelle befaringer legges som siste post møtedag. Dette som en hovedregel Nesbyen, 16. mars 2017 Rune Ihle (H) Helge Rustand (SP) Frode Aaslid (UAH) 6