Trondheim kommunerevisjon. Rapport 4/2017-F Oppfølging av elevfravær

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 4/2017-F Oppfølging av elevfravær

2 Forord Trondheim kommunerevisjon har i denne forvaltningsrevisjonen undersøkt skolenes oppfølging av elevfravær. Arbeidet med prosjektet har hovedsakelig pågått i perioden desember 2016 til mai Rådmannen har hatt rapporten til faktaverifisering og høring i perioden 21. april til 16. mai Arbeidet er utført av Roald Elvegård (prosjektleder) og Magnar Andersen. Trondheim 19. mai 2017 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Roald Elvegård forvaltningsrevisor

3 Sammendrag I denne forvaltningsrevisjonen har vi hatt følgende problemstillinger: 1) Hva er omfanget av elevfraværet og hva kjennetegner fraværet? 2) Har kommunen et tilfredsstillende system for registrering og oppfølging av elevfravær? 3) I hvilken grad følger skolene opp elever med høyt fravær? Vi valgte ut fire skoler (Åsheim ungdomsskole, Rosenborg, Tonstad og Ila) for å undersøke nærmere hvordan de følger opp enkeltelever med høyt fravær. Datainnsamlingen har foregått ved intervju, analyse av dokumenter og statistikk, og gjennomgang av elevmapper til elever med høyt fravær. Omfang og kjennetegn Elevfraværet i Trondheim kommune har sunket fra 4,4 prosent høsten 2011 til 4 prosent høsten Fra 2013 har fraværet ligget rundt 4 prosent. Det har blitt noen færre elever med høyt fravær. Høyt fravær er mest gjeldende blant ungdomsskoleelever, men for flere starter problemet allerede på barneskolen. Ofte utvikler fraværet seg gradvis, og kroppsøving er gjerne det første faget hvor eleven er mye fraværende. Noen informanter påpeker at jo mer eleven er borte fra skolen, desto større blir terskelen for å komme tilbake til skolen. Flere informanter synes det er vanskelig å finne ut hva elevene trenger for å få dem tilbake på skolen. Prosentandelen mellom kjønnene er relativt lik. Den viktigste årsaken til elevfravær er skolevegring, angst og psykiske forhold, men også foreldremotivert fravær er en betydelig årsak. Somatisk sykdom er ofte en fraværsårsak i kombinasjon med andre årsaker. Skulk er noe mindre hyppig sammenlignet med de andre fraværsårsakene. Alle de gjennomgåtte sakene er forskjellige og har ulike nyanser. Det er ofte vanskelig å definere en (hoved)årsak til fraværet for en elev og skille ut hva som er de reelle fraværsårsakene. I de fleste tilfellene skyldes fraværet flere og sammensatte årsaker. En del saker skyldes både sykdom, elementer av foreldremotivert fravær og psykiske forhold. System for registrering og oppfølging av elevfravær Kommunen har felles skriftige rutiner for registrering og oppfølging av elevfravær. Samtlige av de skolene vi har undersøkt benytter blant annet kommunens handlingsplan for skolefravær. Rådmannen har flere rutiner i Kvaliteket som delvis er overlappende på området. Kommunen bør oppdatere, revidere og samordne disse rutinene. Kommunen har ved Meldeboka et system for elektronisk registrering av elevfravær. Det har imidlertid vært en del utfordringer etter innføringen av systemet. Blant annet har rådmannen og skolene hatt problemer med å ta ut oversikt over elevfraværet, og lærerne og skoleledelsen har også noen ganger hatt ulik fraværstall for samme elever. Revisjonen mener dette er uheldig. Undersøkelsen viser at i mange tilfeller er ikke fraværet registrert fortløpende og riktig. I en del tilfeller er fraværet ikke ført innen en uke, dagsfravær er ført som timefravær, eller fraværet registreres med feil årsak. Samme type fravær registreres noen ganger som dokumentert, mens andre ganger som udokumentert, dette gjelder spesielt ved bruk av fraværskoden F - Fravær (årsak ikke registrert). Ifølge rådmannen er dette en kode som lærerne skal erstatte med en annen fraværskode, men dette gjøres i liten grad. Vi mener rådmannen bør vurdere bruken av fraværskodene i Meldeboka. Revisjonen presiserer viktigheten av at skolene registrerer fraværet korrekt for at de også skal kunne følge opp fraværet på en god nok måte. Når lærerne får inn meldinger fra foreldre om fravær, registrerer de dette ofte som gyldig dokumentert fravær uavhengig av hva som er fraværsårsaken. Etter revisjonens vurdering har

4 rådmannen i Meldeboka lagt opp til at alle fraværsmeldinger fra foreldre blir definert som gyldig dokumentert fravær uavhengig av årsak. Vi understreker at gyldig dokumentert fravær kun er ved foreldre- eller legemeldt sykdom eller ved permisjoner og ikke skulk, forsoving eller lignende. Eventuelt ugyldig fravær som meldes inn skal omkodes fra gyldig til ugyldig. Revisjonen mener rådmannen må sikre en felles praksis som gir korrekt oversikt av gyldig og ugyldig fravær. Skolene har møtearenaer for oppfølging av elevfravær. Kun ved en av de undersøkte skolene er fravær et eget punkt på interne møter, og ingen av lederteamene gjennomgår fraværsføringen og skolens samlede elevfravær tre ganger i året. Revisjonen presiserer at dette ikke er i henhold til kommunens egen rutine. De fire skolene som vi har undersøkt har i liten grad blitt fulgt opp av rådmannen med hensyn til høyt elevfravær. Samtalene som Styringskraft har med enhetene er knyttet opp mot mål i enhetsavtalene, og skolene oppgir at elevfravær ikke har vært tema under disse møtene. Revisjonen mener rådmannen bør ha tettere oppfølging av skolene med høyt fravær. Oppfølging av elevfravær Undersøkelsen viser at lærerne kartlegger og har kjennskap til fraværsmønster og årsak til fraværet til sine elever. Lærerne involverer skoleledelsen ved bekymring for en elevs fravær, men etter revisjonens vurdering skjer dette noen ganger for sent. Skolene har flere utfordringer med bruken av ESA Sikker og dokumentasjon. Tiltak og oppfølging som skolene iverksetter for å redusere fraværet, dokumenteres i for liten grad i elevmappene. Flere lærere har ikke vært inne i elevmappene til sine elever etter overgangen til ESA Sikker, og ved en skole har ingen av lærerne tilgang til systemet. Ved samme skole ligger mange dokumenter på vent for å legges inn i de elektroniske mappene hos sekretæren som avgjør hva som skal skannes inn. I flere saker lagres ulike dokumenter både i ESA Sikker, fysiske elevmapper og/eller i lærers egne skyggearkiv og notater. Revisjonen mener det er uheldig at innføringen av ESA Sikker har medført en høyere terskel for at relevante dokumenter blir arkivert i elevmappene fordi lærerne må gå via administrasjonen for å få det gjort. Vi er kritisk til skolenes dokumentasjon og arkivering. Undersøkelsen viser at skole-hjem-samarbeidet er utfordrende når elevfraværet er foreldremotivert. Ifølge informantene varsler skolene foresatte ved urettmessig fravær og samarbeider for å redusere fraværet, men det er ikke alltid skriftliggjort. Revisjonen mener skolene i større grad bør vurdere å utarbeide skriftlige avtaler med foresatte og elev for oppmøte med nødvendige tilpasninger. Gjennomgangen av elevmappene viser at flere elever med høyt bekymringsfullt fravær har hatt lange permisjoner fra skolen. Når foresatte søker om permisjon digitalt, får de en automatisk kvitteringsmelding om at permisjonen er innvilget dersom det har gått ti virkedager siden søknaden ble sendt og de ikke har mottatt avslag fra skolen. Kommunen har ingen kriterier som skolene skal vurdere en permisjonssøknad ut i fra i motsetning til de andre storbykommunene Oslo, Bergen og Stavanger. Revisjonen presiserer at skolene må gjøre en forsvarlighetsvurdering ut fra elevens totale opplæring. Rådmannen bør vurdere å utarbeide sentrale retningslinjer og kriterier for når det er forsvarlig å innvilge permisjoner. Etter revisjonens vurdering har skolene iverksatt fraværsreduserende tiltak for alle elevene som vi har sett på i denne undersøkelsen, og i de fleste tilfellene har skolene iverksatt tiltak tidlig. Revisjonen stiller imidlertid spørsmål ved oppfølgingen av noen elever. Blant annet mener revisjonen at noen saker med urettmessige skolefravær har hatt en slik karakter at skolen burde ha drøftet muligheten for å politianmelde foresatte. I enkelte tilfeller iverksettes også tiltak for sent. Ved enkelte tilfeller mener vi noen av skolene burde ha drøftet om elevene med høyest fravær burde hatt hjemmeundervisning. Videre viser undersøkelsen at skolene samarbeider med andre instanser slik som BUP, barnevern og BFT for å redusere elevfraværet. Det varierer imidlertid hvor nært skolene samarbeider med

5 hjelpeinstansene i enkeltsaker. Revisjonen understreker viktigheten av et tett samarbeid med hjelpeinstansene. Vi registrerer at skolene framhever skolehelsetjenesten som viktig i oppfølgingen av elever med høyt fravær, og det er ønske om økt tilstedeværelse av helsesøster på skolen. Informantene oppgir at de evaluerer skolens fraværsreduserende tiltak løpende. Dette er imidlertid sjelden skriftliggjort, noe revisjonen mener kan være hensiktsmessig for en god oppfølging av fraværet. Konklusjon Elevfraværet har sunket de siste årene i Trondheim kommune, og det har blitt færre elever med høyt fravær. Høyt fravær er mest gjeldende blant ungdomsskoleelever, men for flere starter problemet allerede på barneskolen. Ofte utvikler fraværet seg gradvis, og kroppsøving er gjerne det første faget hvor eleven er mye fraværende. Jo mer eleven er borte fra skolen, desto større blir terskelen for å komme tilbake til skolen. Den viktigste årsaken til elevfravær er skolevegring, angst og psykiske forhold, men også foreldremotivert fravær er en betydelig årsak. Somatisk sykdom er ofte en fraværsårsak i kombinasjon med andre årsaker. Skulk er noe mindre hyppig sammenlignet med de andre fraværsårsakene. I de fleste tilfellene skyldes fraværet flere og sammensatte årsaker. Kommunen har system for registrering og oppfølging av elevfravær, men har følgende utfordringer: Kommunens rutiner bør oppdateres, revideres og samordnes. Kommunen har ved Meldeboka et system for elektronisk registrering av elevfravær. Det har vært en del utfordringer etter innføringen av systemet, blant annet manglende fraværsoversikt. I mange tilfeller har ikke lærerne registrert fraværet fortløpende og riktig. Rådmannen har i liten grad fulgt opp skolene med hensyn til høyt elevfravær. Skolene har tett oppfølging av de fleste elever med høyt fravær, men har følgende utfordringer: Skolenes dokumentasjon og arkivering av tiltak og oppfølging av elevfraværet er ikke tilfredsstilende. ESA Sikker har gjort terskelen høyere for at dokumenter blir arkivert i elevmappene. Flere elever med høyt bekymringsfullt fravær har hatt lange permisjoner. Skolene mangler kriterier for når det er forsvarlig å innvilge permisjoner. For noen elever er oppfølgingen noe mangelfull og tiltak iverksettes for sent. Det varierer hvor tett skolene samarbeider med hjelpeinstansene i enkeltsaker. Skolene evaluerer fraværsreduserende tiltak løpende, men dette er sjelden skriftliggjort.

6 Innhold 1 Innledning Bakgrunn Problemstillinger Metode Omfang og kjennetegn Omfanget av elevfravær Årsak og kjennetegn på fraværet System for registrering og oppfølging av elevfravær Revisjonskriterier Rutiner Fraværssystemet i Meldeboka Skolenes registrering av elevfravær System for oppfølging av elevfravær Vurderinger Oppfølging av elevfravær Revisjonskriterier Involvering av skoleledelsen Dokumentasjon i elevmapper Samarbeid med elev og foreldre Kartlegge årsaker og fraværsmønster Iverksette og evaluere tiltak Samarbeid med andre instanser Vurderinger Konklusjon Rådmannens høringssvar Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Litteraturliste Vedlegg Faglitteratur og forskning om skolefravær Nærmere beskrivelse ulike kommunale instanser Figurer og tabeller... 44

7 Innledning Bakgrunn 7 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Denne forvaltningsrevisjonen om oppfølging av elevfravær i Trondheim kommune ble bestilt av kontrollkomiteen i møte 7. mars Alle barn som er bosatt i Norge har rett og plikt til grunnskoleopplæring. Foreldrene eller andre som har omsorg for barnet har ansvaret for å påse at barnet får den grunnskoleopplæringen det har plikt og rett til. 1 Fra og med 8. årstrinnet skal alt fravær føres på vitnemålet fordelt etter dager og enkelttimer. 2 Stort fravær kan føre til at læreren ikke har tilstrekkelig grunnlag for å gi halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter, og fravær kan føre til nedsett karakter i enten orden eller i adferd. 3 Kommunen skal ha et forsvarlig system for registrering og oppfølging av elevfravær. 4 Kommunen skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring og påse at elevene får et tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Dersom en elev ikke møter på skolen, har kommunen et oppfølgingsansvar. Skoler som tidlig følger opp elever som er mye borte, kan bidra til at færre elever faller fra. 5 Fravær i grunnskolen kan deles i dokumentert og udokumentert fravær. Dokumentert fravær er helsemessige grunner og permisjon innvilget av skolen. Når eleven er borte på grunn av helsemessige årsaker, er melding fra foreldrene gyldig dokumentasjon. 6 Skolen kan kreve legeerklæring for langvarig fravær, og foreldre og elever kan kreve at sykdomsfravær ikke føres på vitnemålet. 7 Udokumentert fravær er fravær som foreldrene ikke har meldt fra om og fravær som er av lengre varighet enn det skolen har gitt eleven permisjon for. 8 Kommunen eller rektor kan gi en elev permisjon fra grunnskoleopplæringen i inntil to uker dersom det er forsvarlig. Man inndeler også fraværet etter bekymringsfullt fravær eller ikke. Trondheim kommune definerer bekymringsfullt fravær som fravær med mer enn tre enkeltdager per måned, høyt fravær over 20 prosent, hyppig forsentkomming og ugyldig timefravær. 9 Et fravær på 20 prosent trenger imidlertid ikke være like bekymringsfullt hvis eleven tilfeldigvis har vært mye syk akkurat det ene skolehalvåret. Om fraværet er bekymringsfullt avhenger derfor også av hva som er årsaken. 1 Opplæringslova 1-2 og 2-1 og St.meld nr. 16 ( ) og ingen stod igjen. 2 Eleven eller foreldrene kan kreve at inntil 10 skoledager fravær per skoleår ikke skal føres på vitnemålet, dersom fravær skyldes: a) helsegrunner etter tredje dag, b) kronisk sykdom eller funksjonshemming fra første dag, c) innvilget permisjon fra første dag. Eleven kan også kreve at skolen legger ved en begrunnelse på fraværet til vitnemål (forskrift til opplæringslova 3-40 og 3-41 og Utdanningsdirektoratet 2014 og 2016). 3 Forskrift til opplæringslova 3-3 og 3-5 og Utdanningsdirektoratet (2016). 4 Utledet av opplæringsloven 13-1 og 13-10, forskrift til opplæringslova 3-39 og Utdanningsdirektoratet (2016b). Fravær, karakterer og kompetanseprøvene skal føres inn i systemet skoleeier bruker. 5 Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær. Utledet ut fra opplæringslova 1-3, 2-1, 5-1, 13-1 og 13-10, Meld. St. 18 ( ), Læring og fellesskap, St.meld nr. 16 ( ) og ingen stod igjen, St. meld nr. 44 ( ) Utdanningslinja og Utdanningsdirektoratet (2016b) og (2014). 6 For at fravær i inntil 10 dager som skyldes helsegrunner ikke skal føres på vitnemålet, må eleven legge frem legeerklæring. Dette gjelder dersom fraværet har vart i mer enn tre dager. 7 Utdanningsdirektoratet (2016b). 8 Utdanningsdirektoratet (2011). 9 Rutine i Kvaliteket: Handlingsplan ved skolefravær.

8 8 Innledning Problemstillinger Faglitteratur og forskning har inndelinger av årsaker til bekymringsfullt skolefravær. Blant annet kan man skille mellom skolevegring og angst, skulk og foreldremotivert tilbaketrekking fra skolen. 10 Skolevegring handler i første rekke om barn og unge som sliter med å komme seg på skolen som følge av at de plages med angst, depresjon eller emosjonelt ubehag med å gå på skolen. Elever som skulker mangler motivasjon for skolen, har opposisjonell atferd og negative holdninger til skole eller søker aktiviteter (slik som TV, datamaskin og omgang med venner) som appellerer mer utenfor skolen. Foreldremotivert tilbaketrekking fra skolen kan skje indirekte ved at foreldrene er behjelpelige og oppfordrer barnet til å være hjemme eller mer direkte hvor de bevisst holder barnet borte fra skolen. 11 I tillegg kan fraværet skyldes reell sykdom og permisjoner Problemstillinger I denne forvaltningsrevisjonen har vi hatt følgende problemstillinger: 1) Hva er omfanget av elevfraværet og hva kjennetegner fraværet? 2) Har kommunen et tilfredsstillende system for registrering og oppfølging av elevfravær? 3) I hvilken grad følger skolene opp elever med høyt fravær? 1.3 Metode Vi har valgt ut fire skoler (to ungdomsskoler, én kombinert skole og én barneskole) for å undersøke nærmere hvordan de følger opp enkeltelever med høyt fravær. Dette er Åsheim ungdomsskole, Rosenborg, Tonstad og Ila. De fire skolene er valgt ut fra fraværsstatistikk (relativt mange elever med høyt fravær), bydel og type skoler. Vi har også gjennomført dokumentanalyse av kommunens og de utvalgte skolenes rutiner og planer. Fra rådmannen har vi mottatt statistikk og oversikt over fraværet de siste fem årene fordelt på skole, klasse og enkeltelever. Etter at Meldeboka ble innført som fraværssystem fra skolestart i august 2016, manglet kommunen fram til april 2017 en god samlet oversikt over elevfraværet. Vi mottok tallene for 1.termin skoleåret 2016/2017 den 5. april og har kun gjennomgått hovedtrekkene. Ved hver av de fire skolene har vi gjennomgått mappene til tilfeldig utvalgte elever med høyt fravær. Totalt gjennomgikk vi 41 saker, fra ni til elleve saker per skole. Vi har hatt tilgang til skolenes fraværssystem (Meldeboka) og elektroniske elevmapper i ESA Sikker. Kommunen gikk i 2016 over til elektroniske elevmapper gjennom ESA Sikker hvor alle framtidige dokumenter til elevene skal oppbevares, mens dokumenter som ble produsert før skolen gikk over til elektronisk papir fortsatt skal lagres i de fysiske papirmappene. Vi har derfor gjennomgått både de elektroniske og de fysiske mappene. Etter mappegjennomgangen har vi hatt korte (30-60 minutter) intervjuer med kontaktlærerne som har de utvalgte elevene. I tillegg til lærerne har vi hatt gruppeintervju av skoleledelsen (spespedrådgiver, fagledere og rektor) ved de fire skolene. 13 Vi har også intervjuet rådgivere ved Fagenhet for oppvekst og utdanning 14 og Trondheim byarkiv. 10 Bauger m.fl. (2009) benytter seg av denne tredelingen når de beskriver forskningen på fraværsårsakene. Dette gjennomgås mer detaljert i kapittel og Kearny (2008) i Løvereide (2011), Bauger m.fl (2009), Havik (2015), NOU 2009:8 (s. 65) og NOU 2009: 18, NOU 2015:2, Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær, Prop. 63 L ( ) Endringer i barnetrygdloven, Innst. O. nr 33 ( ) og Institutt for samfunnsforskning (2014). 12 Forskningen skiller ofte mellom bekymringsfullt fravær og vanlig fravær på grunn av sykdom og permisjoner. 13 Ved en av skolene deltok kun rektor på møtet, men vi hadde samtaler med spespedrådgiver ved denne skolen i forbindelse med intervju av lærerne som hadde de utvalgte elevene. 14 Oppfølgingsspørsmål ble i sluttfasen av prosjektet sendt til rådgiveren (revisjonens kontaktperson hos rådmannen i denne revisjonen) med kopi til oppvekstdirektøren.

9 2 Omfang og kjennetegn Omfang og kjennetegn Omfanget av elevfravær Omfanget av elevfravær Figuren nedenfor viser at dagsfravær fra høsten 2011 til høsten 2016 har elevenes dagsfravær i Trondheim kommune sunket fra 4,4 til 4,0 prosent. Figur 1 Dagsfravær i prosent på høsten i Trondheim kommune fra 2011 til ,5 % 5,0 % 4,5 % 4,4 % 4,6 % 4,0 % 4,1 % 3,9 % 4,0 % 4,0 % 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning Ifølge Fagenheten er tallene for høsten 2016 mer pålitelig fordi de har tall for nesten alle elevene i kommunen i motsetning til tidligere år. Kommunen hadde for høsten 2016 fraværstall for rundt 3700 flere elever enn de hadde for høsten Figuren nedenfor viser prosentandel elevfraværet høsten Guttene har størst fravær de første trinnene, mens jentene har størst fravær på de siste trinnene. Fraværet er også klart større på ungdomsskolen enn på barneskolen. Dette er generelle trender som også gjelder tidligere skoleår. 15 Årsaken til at kommunen har fraværstall for flere elever skyldes først og fremst at barneskolene registrerer fraværet mer enn tidligere skoleår. Se mer om dette i kapittel 3.4.

10 10 Omfang og kjennetegn Omfanget av elevfravær Figur 2 Elevfravær i prosent høsten ,0 % 6,0 % 5,0 % 4,9 % 5,5 % 5,1 % 5,2 % 4,0 % 3,9 % 3,7 % 3,5 % 3,4 % 3,7 % 3,5 % 3,9 % 4,0 % 3,8 % 3,7 % 3,7 % 3,4 % 3,4 % 3,7 % 4,2 % 3,9 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Gutt Jente Alle Kilde: Fagenheten for oppvekst og utdanning Figuren viser at det har blitt færre elever med høyt fravær over 20 prosent de siste årene siden Det er imidlertid noen flere elever med høyt fravær i 2016 sammenlignet med I 2011 var 183 elever med høyt fravær, mens året etter økte antallet til 282 elever skiller seg særskilt ut med mange elever med høyt fravær, men etter dette har fraværet gått ned til 192 elever i Figuren nedenfor viser prosentandel elever i kommunen som har høyt fravær. Andel elever med over 20 prosent fravær har gått ned fra 1,2 prosent høsten 2015 til 1,0 prosent høsten Prosentandelen i 2016 er også lavere enn i Figur 3 Andel elever med høyt dagsfravær over 20 prosent fra høsten 2011 til høsten ,0 1,8 1,6 1,4 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 1,2 1,7 1,4 1,2 1, ,0 Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning prosent tilsvarer 19 dager i semesteret.

11 Omfang og kjennetegn Omfanget av elevfravær 11 Rådmannen mener nedgangen i elevfraværet 17 skyldes at kommunen har jobbet aktivt med å redusere fraværet. Ifølge rådmannen har de fokusert på elevfravær, blant annet på rektormøter, og utarbeidet rutiner hvor de har vært tydelig på hva de forventer at skolene skal gjøre ved høyt fravær. 18 Figuren nedenfor viser at det er vesentlig flere ungdomsskoleelever som har høyt skolefravær enn elever på barne- og mellomtrinnet. Totalt var 110 elever på ungdomsskolen fraværende fra skolen i 19 eller flere dager høsten Tilsvarende tall for hele barneskolen var 82 elever. Noen flere gutter (99 stykker) enn jenter (93 stykker) har fravær over 20 prosent. Flere gutter enn jenter hadde høyt fravær på barneskolen, mens flere jenter hadde stort fravær på ungdomsskolen. Figur 4 Antall elever med mer enn 19 dager (20 prosent dagsfravær) fravær pr. 1. termin høsten 2016 i Trondheim kommune, fordelt etter trinnene trinn 2. trinn 3. trinn 4. trinn 5. trinn 6. trinn 7. trinn 8. trinn 9. trinn 10. trinn Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning 13 gutter og 7 jenter hadde mer enn 50 prosent fravær høsten For disse elevene med veldig høyt fravær er fraværet også størst på ungdomsskolen. Et annet kjennetegn med fraværet er at det er generelt høyere på våren enn på høsten. Revisjonen har i tillegg sett på hvor mange elever med over 20 prosent fraværet det er ved de fire utvalgte skolene som vi har undersøkt. 19 Åsheim ungdomsskole med 5,6 prosent, Rosenborg med 4,5 prosent og Ila med 4,2 prosent ligger over gjennomsnittet for hele kommunen på fire prosent, mens Tonstad ligger på kommunegjennomsnittet for hele kommunen. Ved opptelling i Meldeboka per 19. april 2017 har Tonstad 15 elever, Åsheim ungdomsskole 17 elever, Rosenborg 19 elever og Ila 7 elever med over 20 prosent fravær hittil i skoleåret 2016/ Både totalt fraværsprosent og andel elever med høyt fravær. 18 Se mer om rådmannens oppfølging av elevfravær i kapittel Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning.

12 12 Omfang og kjennetegn Årsak og kjennetegn på fraværet 2.2 Årsak og kjennetegn på fraværet Gjennom vår analyse av de gjennomgåtte fraværssakene 20 og intervju med skoleledelsen har vi sett ulike type årsaker til og kjennetegn på fraværet for de elevene som er mye borte fra skolen. 21 Fraværet er størst på ungdomsskolen, men også på barne- og mellomtrinnet har flere elever høyt, bekymringsfullt fravær. Ofte utvikler fraværet seg gradvis. Kroppsøving er gjerne det første faget hvor eleven er mye fraværende, spesielt ved psykiske vansker og skolevegring. Enkelte informanter framhever at kroppsøving er et fag hvor man blir veldig synlig for de andre elevene dersom man ikke mestrer det. Mange av elevene på ungdomstrinnet har så mye fravær at de mangler halvårsvurdering (karakterer) i ett eller flere fag, også ved utgangen av 10. trinn. 22 Noen informanter påpeker at jo mer eleven er borte fra skolen, desto større blir terskelen for eleven for å komme tilbake til skolen. Ungdomsskolene har hatt elever som de ikke har fått tilbake på skolen før de går ut av 10. trinn. Flere informanter synes det er vanskelig å finne ut hva elevene trenger for å få dem tilbake på skolen, og noen ansatte opplever det som fortvilende eller frustrerende at de ikke klarer det. Ledelsen ved en skole poengterer at de tyngste fraværssakene vil kunne ha innvirkning på hele trinnet fordi det fører til merarbeid for lærerne som må bruke mer tid på disse elevene. Flere av elevene i utvalget vårt som av ulike grunner sliter, har byttet skole for så å komme tilbake til den gamle skolen igjen siden det ikke ble noe bedre. Noen av informantene presiserer imidlertid at noen ganger er det riktig med miljøforandring og skolebytte. Tabellen under viser hva som er de viktigste fraværsårsakene til elevene som vi har undersøkt i utvalget vårt og hvilke årsaker som framkommer flest ganger. 23 Vi har delt inn etter hvor ofte de ulike kategoriene er hovedårsak til fraværet, samt hvor ofte kategoriene er en av flere årsaker til fraværet. Revisjonen presiserer imidlertid at oversikten er en subjektiv vurdering som vi har gjort basert på samtalene med lærerne til elevene. Alle de gjennomgåtte sakene er også forskjellige og har ulike nyanser selv om man definerer dem under samme hovedårsak til fraværet. Det er vanskelig å definere én (hoved)årsak til fraværet for en elev, og de ulike hovedtypene av fraværsårsaker, har sine nyanser etter hvilken elev det er. Hver elev har sin unike historie og bakgrunn som lærerne må forholde seg til. Fordelingen mellom kjønnene er lik i oversikten, det er 20 gutter og 19 jenter. I utvalget vårt framkommer skolevegring, angst og psykiske forhold 17 ganger, og er hovedårsak oftest av de fire kategoriene. Foreldremotivert fravær er 9 ganger hovedårsak til fraværet, skulk 6 ganger, mens somatisk sykdom er hovedårsak 7 ganger. 20 Analyse basert på gjennomgang av elevmappene og supplerende intervju med kontaktlærerne 21 Hele dette kapittelet er basert dokumentanalyse, mappegjennomgang og intervju med lærerne som har de 41 utvalgte sakene som vi har undersøkt. I tillegg har vi spurt skoleledelsen ved de fire skolene om fraværsårsaker og kjennetegn ved fraværet. 22 Skolene kan da frita eleven helt eller delvis fra opplæringsplikten hvor eleven får rett til senere å fullføre grunnopplæringen etter opplæringslova 2-1 basert på sakkyndig vurdering og etter samtykke fra foreldre. De kan også sørge for at eleven får fortrinnrett ved søknad om inntak til videregående skole etter forskrift til opplæringslova Dette har blitt gjort i flere tilfeller i utvalget vårt. 23 Under analysen to vi utgangspunkt i de årsakene som forskningslitteraturen viser til, se kapittel Litteraturen skiller ofte mellom bekymringsfullt fravær og vanlig fravær på grunn av sykdom og permisjoner.

13 Omfang og kjennetegn Årsak og kjennetegn på fraværet 13 Tabell 1 Fraværsårsaker blant de elevene med høyt fravær ved de fire skolene som revisjonen har undersøkt, N=39 24 Hovedårsak til fraværet En av flere årsaker til fraværet Antall Andel Antall Andel Somatisk sykdom Skolevegring, angst, psykiske forhold Skulk Foreldremotivert fravær Totalt Kilde: Trondheim kommunerevisjons analyse av enkeltsaker januar-april 2017 Tabellen over viser også hvor ofte de ulike kategoriene framkommer som en av flere årsaker 25. Her ser vi at elementer av foreldremotivert fravær er til stede i over halvparten av sakene, mens skolevegring, angst og psykiske forhold er en av flere fraværsårsaker i rundt 60 prosent av tilfellene. Somatisk sykdom framkommer i rundt 60 prosent og skulk i en tredjedel av sakene som er en av flere årsaker til elevfraværet. For de største fraværssakene er det sjelden kun én hovedårsak, men ofte henger fraværet sammen med flere av årsakene. I utvalget vårt har 17 av sakene flere sammensatte og komplekse årsaker, mens 11 saker har delvis sammensatte årsaker (72 prosent av sakene). 11 av sakene (28 prosent av sakene) definerer vi som at de ikke har flere sammensatte årsaker. I de fleste av disse ulike sakene er vanlig, reell sykdom også en fraværsårsak. I tillegg kan familieforhold komplisere situasjonen. Det kan være vanskelig for lærerne å skille ut hva som er de reelle fraværsårsakene. For eksempel om fraværet skyldes en forkjølelse som elev eller foreldre har oppgitt, eller om det er andre bakenforliggende årsaker som skolevegring, som er den egentlige årsaken. En elev som skulker, kan også være deprimert, men uten at fraværet er på grunn av skolevegring og angst. PPT oppsummerte i sin utredning av en elev at barnets vansker har fått lov å utvikle seg over tid uten at man har kommet til bunns i hva disse skyldes Sykdom Noen av sakene (19 prosent) med høyt fravær skyldes utelukkende somatisk sykdom. I enkelte av disse sakene har elever hatt flere runder med influensa og omgangssyke, og mange fravær skoleåret 2016/2017 skyldes dette. Fraværet kan dermed ha blitt ganske høyt, men fraværet er ikke bekymringsfullt fordi det er tilfeldig, for en kort periode og eleven har ikke normalt hatt så mye fravær tidligere. Enkelte av elevene har imidlertid nesten ikke har vært på skolen på grunn av nedsatt allmenntilstand som helsevesenet ikke finner ut av. Da blir fraværet bekymringsfullt, og det går utover skolegangen til eleven. Ifølge lærerne og skoleledelsen har flere foreldre lav terskel for å holde barna sine hjemme ved lettere sykdom som vondt i hodet. Noen få av sakene i utvalget handler om elever som har autismediagnose. Dette er en type sak som er vanskelig å plassere under en fraværsårsak fordi sakene og elevene her er så forskjellig. Årsakene til fraværet til denne gruppen henger blant annet sammen med at dem lettere blir sliten av å forholde seg tilmange mennesker og er avhengig av struktur og forutsigbarhet i skoledagen. I et 24 Noen av elevene som revisjonen undersøkte hadde under 10 prosent fravær og skolen er ikke bekymret for fraværet, og i denne oversikten har vi ikke tatt med disse elevene. Tre av elevene i oversikten hadde prosent fravær. En hadde 10 prosent fravær, men er med i utvalget på grunn av en del timefravær. 25 Enten som hovedårsak eller som delårsak.

14 14 Omfang og kjennetegn Årsak og kjennetegn på fraværet tilfelle forklarer lærer at eleven har en rigiditet i adferd og tenkemåte 26 som gjør at hvis et tema ikke fenger, går eleven ut av klasserommet Skolevegring, angst og psykiske vansker I vårt datamateriale er skolevegring, psykiske vansker og angst den viktigste årsaken til at elever har høyt fravær, eller som en av skolene sier det: psykiske vansker som fører til skolevegring. Disse elevene er ofte sosialt utilpass. Enkelte lærere påpeker at eksamen og dager som er annerledes er utfordrende for elever med skolevegring og psykiske vansker, for eksempel turdager eller når studenter tar over skolen for en uke. Enkelte elever har også prestasjonsangst og uteblir ved framføringer foran klassen. Ifølge ledelsen ved en skole er psykiatri hovedårsak til elevfravær, enten psykiske utfordringer i familien eller hos eleven. Skoleledelsen utdyper videre at det er noen trender i tiden om at ungdommene har krav om å lykkes i alle sammenhenger, men ikke har utviklet forsvar for å tåle motgang og slag i trynet, og da blir det så store nedturer. Noen informanter presiserer at når elever har store psykiske vansker må man være varsomme og bevisste på hvor mye man kan presse eleven til å komme på skolen. De poengterer at ved adferd skal man presse, men ved tvang skal man være forsiktig med å presse eleven. Ifølge skoleledelsen ved en skole hender det at de senker skuldrene hvis de har iverksatt tiltak i samarbeid med BFT og fått eleven på skolen i en periode. Informanten forklarer at de tenker at eleven er på skolen og gjør ikke mer, men at de burde ha fått saken videre til BUP fordi fraværet viser seg å fortsette. 27 Ved noen få tilfeller skyldes skolevegringen mobbing eller konflikter mellom elevene. En av elevene i utvalget har sitt nettverk i en annen kommune og har ingen venner og mistrives på skolen uten å bli mobbet. Noen av elevene som vegrer seg for å gå på skolen, kan noen ganger oppgi at de uteblir fra skolen fordi de blir mobbet, men så viser seg at dette ikke stemmer når skolen eller BUP undersøker dette nærmere. Skolene mener at de ikke har store miljøutfordringer med mobbeproblematikk. I noen av sakene poengterer lærerne at eleven ikke kun vegrer seg for å gå på skolen, men også ut av hjemmet. Noen av elevene som har psykiske vansker som medfører fravær, har ikke skolevegring og angst, men er nedstemt, deprimert, tvangstanker eller andre vansker. I vårt datamateriale er det ikke forskjeller mellom kjønnene. Det er relativt likt antall jenter og gutter som går inn under kategorien skolevegring, angst og psykiske forhold Skulk Et fåtall av sakene skyldes at eleven skulker skolen fordi eleven er skolelei og mangler motivasjon for læring. Lav motivasjon kan noen ganger skyldes dysleksi, faglige utfordringer, lav (faglig) selvtillit og at eleven har mistet troen på at han/hun får det til og ikke ser poenget med å komme på skolen. Konsekvensen blir en vond sirkel hvor eleven får enda større faglige hull og henger enda mer etter faglig sammenlignet med medelever. Noen ganger kan elevene fysisk være til stede på skolen, men ikke delta på timen i klasserommet/basen. Enkelte av elevene har store adferdsvansker, befinner seg i et uheldig miljø og har vært i kontakt med politiet. I noen av sakene i utvalget vårt som i utgangspunktet ligner typiske skulkesaker, spiller også depresjon og nedstemthet inn. 28 I sakene med skulk ser vi at eleven også har en utfordrende hjemmesituasjon, blant annet foreldre som har eller har hatt problemer med rus og/eller psykisk helse, eller i for liten grad følger opp fraværet. For enkelte elever kan (nesten) alle disse faktorene som beskrevet være gjeldende for eleven. Ifølge en lærer sliter for eksempel en elev med høyt fravær både med lav skolemotivasjon, skolevegring, sykdom, samt foreldre som holder barnet for lett hjemme. 26 Som er et typisk trekk for personer med Asbergers syndrom. 27 BUP står for barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk. BFT er kommunens barne- og familietjeneste. 28 Dette er noe som man også ser i forskningslitteraturen.

15 Omfang og kjennetegn Årsak og kjennetegn på fraværet Foreldremotivert tilbaketrekking Foreldre som bidrar til eller opprettholder fraværet Foreldrenes oppfølging er viktig for å redusere fraværet og få eleven til skolen, men dette er mangelfullt i flere av sakene i utvalget. Blant annet var det eksempler på at foreldrene med eneansvar som måtte tidlig på jobb, ikke kunne følge opp at eleven kom seg på skolen om morgenen. Informantene ved skolene mener at noen av foreldrene til de utvalgte elevene i for lett grad lar elevene bli hjemme, for eksempel ved lettere fysiske plager og vondt i hodet. I ett tilfelle meldte foreldre fra til skolen at eleven blir hjemme i dag fordi han/hun kom sent hjem fra en konkurranse i en annen by, og skolen godkjente fraværet som dokumentert gyldig fravær. Informantene framhever foreldrenes rolle og at kommunikasjonen med hjemmet er svært viktig for å løse fraværssakene. Når foreldrene selv bidrar til eller opprettholder fraværet og ikke ser fraværet som noe problem, blir det derfor vanskelig å redusere fraværet. Ledelsen ved en skole uttrykker det slik: Det er verre i de sakene der fraværet er dokumentert. Tidvis lar foreldre være å stille strenge nok krav til eleven og slik bygger de opp under et fravær som kanskje ikke er nødvendig. Noen foreldre presser ikke elevene hardt nok og godkjenner fravær som kunne vært unngått. I noen tilfeller støttes fraværet av en legeattest hvor det oppgis diffuse årsaker til fraværet. Fraværet er høyt, men er dokumentert. I flere av sakene har elevene en utfordrende hjemmesituasjon. Det kan være skilsmisser hvor foreldre er i dyp konflikt, eller foreldrene har store utfordringer selv slik som angst. En skole presiserer at foresatte har hovedansvaret for at barnet kommer på skolen, men i mange tilfeller klarer ikke foreldre å veilede barnet. Hvis det er psykiske utfordringer hos foreldre, blir det vanskelig for skolen å oppfylle opplæringsplikten og plikten om et godt skole-hjem-forhold. Ifølge skolen er et godt hjelpeapparat rundt foreldre derfor svært viktig, men hjelpeapparatet klarer ikke alltid å hjelpe foreldrene til å oppfylle plikten å få barnet på skolen. Vi ser i utvalget tilfeller hvor lengre fraværsperioder skyldes at foresatte har tatt eleven ut av skolen og barna har vært i Norge. Skolene har ikke politianmeldt foreldre for urettmessig fravær fra opplæring, men barnevernet har vært involvert i sakene. Foreldrenes oppfølging avgjør også om eleven blir registrert med dokumentert (gyldig) eller udokumentert (ugyldig) fravær. For eksempel søker noen foreldre om permisjon ved ferietur, mens enkelte foreldre ikke gjør dette slik at fraværet blir registrert som udokumentert (ugyldig). Utenlandsopphold og permisjoner En variant av foreldremotivert tilbaketrekking er når foreldre reiser med eleven utenlands på ferie, ofte for å besøke hjemlandet. Noen av elevene har årlige permisjoner for dette formålet. Flere av elevene i utvalget vårt har gjentatte utenlandsopphold over kortere eller lengre tid. Av og til gir ikke foreldrene beskjed til skolen om at de reiser ut eller at de vil komme for sent tilbake til skolen etter en utenlandstur. Ofte forlenger familiene jule- og sommerferiene. En rektor viser til eksempler der elever ikke har kommer tilbake etter juleferien før i februar knyttet til reiser til opprinnelig hjemland. Eleven mister mye skolegangen på grunn av de lange utenlandsoppholdene, og ofte har disse elevene faglige utfordringer i utgangspunktet. Ifølge skoleledelsen har de imidlertid begrenset mulighet til å gjøre noe med selve utenlandsoppholdene. Vi ser imidlertid at skolene innvilger permisjoner selv om elevene har høyt, bekymringsfullt fravær.

16 16 System for registrering og oppfølging av elevfravær Revisjonskriterier 3 System for registrering og oppfølging av elevfravær 3.1 Revisjonskriterier Kommunen skal ha rutiner for registrering og oppfølging av fravær. 29 Kommunen skal ha et forsvarlig system for registrering av elevfravær. 30 Kommunen må ha oversikt over elevfraværet og elever med høyt fravær. Fraværet skal dokumenteres hvert halvår. 31 Skolen skal føre fravær direkte og fortløpende i det elektroniske fraværssystemet, senest en uke etter elevens fravær. Fraværet skal være oppdatert og riktig. 32 Skolen skal skille mellom dokumentert og udokumentert fravær og føre riktig fraværskode i systemet. Dokumentert fravær er permisjon innvilget av skolen og fravær av helsemessige grunner meldt av foreldre eller dokumentert ved legeerklæring. Udokumentert fravær er fravær som foreldrene ikke har meldt fra om og fravær som er av lengre varighet enn det skolen har gitt eleven permisjon for. 33 Kommunen skal ha et forsvarlig system for oppfølging av elevfravær. 34 Skolen må ha etablert team som har faste møter hvor ansatte kan drøfte elever med bekymringsfullt fravær. Fravær skal være et eget punkt på møteagendaen på ukentlige trinn- eller teammøter. 35 Ledelsen skal gå gjennom fraværsføringen og skolens samlede elevfravær tre ganger i året. 36 Rådmannen må sikre at skolene følger opp elever med høyt fravær og følge opp skoler med høyt elevfravær Rutiner Rådmannen har de siste årene utarbeidet flere rutiner 38 for registrering og oppfølging av fravær: handlingsplan ved skolefravær, prosedyre for elevfravær, rutine om elektronisk føring av elevfravær og rutine om bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. Rutinene beskriver hvordan rådmannen og skolene skal registrere, rapportere og følge opp elevfravær. Rutinene er noe overlappende slik at noen forhold gjentas flere steder, og de er ikke oppdatert med hensyn til at kommunen har skiftet fraværssystem fra It`s learning til Meldeboka. En av rutinene har ikke blitt revidert innen tidsfristen i juni Handlingsplanen er ganske omfattende. Den inneholder først syv punkter, men deretter følger en ny retningslinje (overskrift) for samarbeid mellom skole og BFT ved fravær hos elever hvor noen av prosedyrene gjentas. I slutten av planen 29 Utledet fra opplæringslova 9a-1, 9a-3, 9a-4, 13-1 og 13-10, forskrift til opplæringslova 3-39 og Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær. 30 Utledet av opplæringsloven 13-1 og 13-10, forskrift til opplæringslova 3-39 og Utdanningsdirektoratet (2016b). Fravær, karakterer og kompetanseprøvene skal føres inn i systemet skoleeier bruker. 31 Forskrift til opplæringslova 3-39, opplæringslova 13-1, 13-10, kommuneloven 23, Utdanningsdirektoratet (2016b) og Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær. 32 Trondheim kommune (2014b) Elektronisk føring av elevfravær, Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær og utledet fra opplæringslova og forskrift til opplæringslova Utdanningsdirektoratet (2016b). Bakgrunnen for at det kun er disse to fraværsgrunnene som godtas, er elevens opplæringsplikt. 34 Opplæringsloven 13-1 og 13-10, forskrift til opplæringslova 3-39 og Utdanningsdirektoratet (2016b). Fravær, karakterer og kompetanseprøvene skal føres inn i systemet skoleeier bruker. 35 Opplæringslova 9a-1, 9a-3 og 9a-4 og Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær. 36 Opplæringslova 9a-1, 9a-3 og 9a-4, Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær 37 Utledet fra forskrift til opplæringslova 3-39, opplæringslova 13-1, og kommuneloven Disse ligger i Kvaliteket som er kommunens kvalitetssystem for rutiner og avviksrapportering.

17 System for registrering og oppfølging av elevfravær Fraværssystemet i Meldeboka 17 ligger også tre sjekklister i planen for skole, elev og foresatte, men det er uklart hvem som skal fylle ut sjekklistene og om dette alltid skal gjøres. Rådmannen presiserer at handlingsplan ved skolefravær skal følges av alle skoler. Ifølge en rådgiver i fagstaben bør kommunens rutiner for fravær samordnes til én felles rutine. Skolene i utvalget oppgir at de benytter de kommunale rutinene ved Handlingsplan ved skolefravær. Tonstad og Åsheim ungdomsskole har ikke egne rutiner for fraværsoppfølging slik kommunens sentrale rutine 39 krever. Rosenborg har egen rutine, 40 mens Ila skole har en egen rutine som er under utarbeidelse. 3.3 Fraværssystemet i Meldeboka Meldeboka er både kommunens system for registrering av fravær og en digital tjeneste for kommunikasjon mellom skoler og foresatte i Trondheim kommune. 41 I Meldeboka kan lærerne krysse av for disse fraværskodene når de skal registrere fraværet til en elev: E (egenmelding fra foresatte), L (legeattest om sykdom), P (Permisjon), U (Ugyldig fravær) og F (fravær hvor årsak ikke er registret). Ordlyden på fraværskodene samsvarer ikke helt med beskrivelsen av kodene som oppgis i kommunens rutine i Kvaliteket. 42 Meldeboka og kommunens rutiner opererer med ulike navn og forkortelser. Rutinen er basert på It`s learning, men ifølge Fagenheten gjelder rutinen også for det nye fraværssystemet i Meldeboka. Det er utarbeidet en brukerveiledning for fraværsføringen i Meldeboka, men den beskriver ikke hva de ulike fraværskodene betyr og når de skal benyttes. Det opplyses fra rådmannen at Meldeboka ble tatt i bruk av flere skoler som kommunikasjonskanal mellom skole og hjem allerede våren 2016, mens fra skoleoppstart august 2016 ble den tatt i bruk av alle skolene som erstatning for fraværsregistreringen i It`s learning som ble faset ut som system. Utvalgte ressurspersoner på skolene fikk opplæring i fraværsregistreringen i Meldeboka høsten Informantene mener Meldeboka gjør kommunikasjonen med hjemmet enklere og bedre. De framhever fordelen med at foreldre selv kan melde inn fravær i fraværssystem. Lærerne trenger bare å godkjenne fraværet. Ifølge rådgiver i Fagenheten har kvaliteten på registreringene blitt mye bedre fordi man får en direkte kilde. Informanten mener foreldre gjennom Meldeboka kommer tettere inn i fraværsoppfølgingen av sitt barn. Rådmannen forventer derfor at elevfraværet vil synke Oversikt over fraværet Etter at Meldeboka ble innført som fraværssystem i august 2016 har lærerne, skolene og rådmannen fram til april 2017 manglet en god samlet oversikt over elevfraværet på alle nivå. Kommunen kunne i januar 2017 ikke dokumentere fraværet for første skolehalvår, og elevenes halvårsvurderinger (terminkarakter) var uten fraværsoversikt. Ifølge rådmannen skyldes dette at det skoleadministrative system Extens 44 og Meldeboka ikke snakker sammen, og det er to ulike leverandører. 45 Ifølge rådmannen har arbeidet med å få dette på plass hele tiden hatt høy prioritet, og i mars 2017 klarte man å overføre fravær fra Meldeboka til Extens slik at fraværsoversikten kom på plass. Neste 39 Handlingsplan for skolefravær. 40 Skolen oppgir at rutinen må oppdateres enn innføringen av Meldeboka som fraværssystem. 41 Meldeboka brukes blant annet til å motta beskjeder og fraværsmelding fra foresatte, sende beskjeder til foresatte og sende forespørsel om samtykke. 42 Rutine Elektronisk føring av elevfravær oppgir at følgende fraværskoder skal brukes: 1) GFE (Gyldig fravær grunnet sykdom etter melding fra foresatte), 2) GFL (Gyldig fravær grunnet sykdom med legeattest), 3) GFP (Gyldig fravær grunnet permisjon), 4) UF (Ugyldig fravær) og 5) F - Udokumentert fravær. Rutinen er basert på It`s learning, men ifølge Fagenheten gjelder rutinen også for det nye fraværssystemet i Meldeboka. 43 Ressurspersonene fikk også opplæring da systemet først ble tatt i bruk som elektronisk meldebok til foreldre. 44 Extens kan blant annet benyttes for å planlegge nytt skoleår, tildele fag, registrere og endre på elevopplysninger og foresatteinformasjon, registrere personal, eksamensforberedelser, oppmelding og innhenting av eksamensresultater, produsere vitnemål med mer. 45 I utgangspunktet skal data fra Meldeboka overføres til Extens 15. januar og siste skoledag i juni slik som det ble gjort da kommunen brukte It`s learning.

18 18 System for registrering og oppfølging av elevfravær Skolenes registrering av elevfravær karakterutskrift i juni 2017 vil inneholde fraværsoversikt. Rådmannen understreker imidlertid at de foresatte har hatt løpende tilgang til registrert fravær i Meldeboka gjennom hele skoleåret. Den første versjonen av Meldeboka hadde ingen samlet oversikt over fraværet til de enkelte elevene eller for hele trinnet og skolen. Noen lærere opplyser at de så langt i år har måttet manuelt telle antall timer og dager i Meldeboka for å finne ut hvor høyt fraværet til en elev er. Administrasjonen på skolene har dette skoleåret tilgang på en betaversjon av Meldeboka (utvidet prøveversjon). Her kunne man få en samlet fraværsoversikt for alle elevene på skolen fordelt etter antall dager og timer og fraværsprosent. Fraværsoversikten er imidlertid ikke sortert etter trinn eller tidsperiode. Statistikken viser løpende fravær fra skolestart til i dags dato i det aktuelle skoleåret. Rådmannen opplyser til revisjonen i april at betaversjonen av Meldeboka nå er satt i produksjon, men det er noe finpuss som må gjøres for at det skal fungere optimalt. Dette går først og fremst på brukervennlighet for lærere ved registrering av fravær. Denne jobben er påbegynt av leverandøren. Det er enda ikke mulig å rapportere fra Meldeboka på årsak til fraværet, men rådmannen forventer at dette kommer på plass til sommeren Noen av skolene i utvalget vårt har inntil februar 2017 ikke vært klar over at de har hatt tilgang til fraværsoversikten i betaversjonen. En av skolene har per 15. mars fortsatt ikke tilgang til fraværsoversikten selv om de bruker betaversjonen. Skoleledelsen ved en skole uttaler at oversikten har gjort det lettere for skoleledelsen å spørre lærerne om elever med høyt fravær er fulgt opp. Meldeboka har ikke statstikk for tidligere år. Hvis lærer ønsker dette, må vedkommende gå til skoleadministrasjonen som har tilgang til hele statistikken i Extens. Det har vært ulike utfordringer med Meldeboka, spesielt betaversjonen, som rådmannen er i dialog med leverandøren om å forbedre. Blant annet mangler fraværstall for mange elever fordi eleven ikke har vært korrekt knyttet opp mot timeplan. Det betyr ikke at det ikke er ført fravær, men at det ikke vises korrekt i bildet i Meldeboka. Av og til har lærerne og skoleledelsen også hatt ulik fraværstall for en elev. Ifølge rektor ved Rosenborg kommer dette av at lærere har ført fravær i Meldeboka, men ikke sendt inn og trykket på knappen for registrering i Meldeboka. Rektoren sier blant annet at dette må utbedres i Meldeboka. Fagenheten har oversikt over elevfraværet fordelt etter blant annet enkeltelever, trinn, skoler og kjønn. Oversikten viser hvilke barn ved de ulike skolene som har høyt fravær. Fagenheten har tidligere skoleår hver måned sendt en rapport med statistikk og kort beskrivelse av fraværet til kommunaldirektøren, men for skoleåret 2016/2017 har dette først blitt fra april 2017 på grunn av den manglende fraværsoversikten. 3.4 Skolenes registrering av elevfravær Flere av elevene var under revisjonens gjennomgang registrert med uriktig fraværsprosent og uriktig antall dager og timer. Dette gjaldt ved alle de fire utvalgte skolene. Noen ganger skyldes dette at lærere har ført fravær i Meldeboka, men ikke sendt inn og trykket på knappen for registrering i Meldeboka. Ofte skyldes dette imidlertid at lærerne selv registrerer fravær feil. I flere tilfeller har lærerne registrert timefravær som skulle ha vært dagsfravær. Det betyr at elevene var ført opp med mindre fravær enn de i realiteten hadde og at fraværsprosenten skulle ha vært høyere. I noen av disse tilfellene var oppført og faktisk fraværsprosent svært stor. Ifølge ledelsen ved en skole kan fraværsregistreringen glippe i noen tilfeller når det er lærervikar. Skoleledelsen ved to av skolene oppgir at de ikke har ført fraværet for perioder hvor det er inngått avtale med elev og foresatte om halve skoledager, som en del av tilpasningen eleven trenger for å redusere fraværet og komme tilbake på skolen. Det har vært uklart for skolene hvordan dette skulle gjøres. En av skolene opplyser imidlertid at de nå har presisert overfor lærerne at alt fraværet skal registreres etter at de spurte Fagenheten for oppvekst og utdanning om hva som er rett praksis.

19 System for registrering og oppfølging av elevfravær System for oppfølging av elevfravær 19 Rådgiver ved Fagenheten oppgir at registreringskvaliteten har blitt bedre med overgangen til Meldeboka, spesielt ved barneskolene som har vært dårligere på å registrere fraværet enn ungdomsskolene. Ifølge Fagenheten er tallene for høsten 2016 mer pålitelig fordi de har tall for nesten alle elevene i kommunen i motsetning til tidligere år. Sammenlignet med året før har kommunen for høsten 2016 rundt 3700 flere elever som de har fraværstall for, fortrinnsvis fra barnetrinnet. Rådgiveren uttrykker at på ungdomstrinnet har graden av registreringer vært høy og er det fortsatt. De fleste lærerne registrerer fraværet fortløpende, enten samme dag eller innen en uke, men i noen tilfeller gjøres dette ikke. Enkelte lærere registrerer fravær for flere uker av gangen for de elevene som er helt eller nesten helt fraværende fra skolen. I mange tilfeller er elevene ført opp med feil fraværskode. Ifølge rådmannen er fraværskoden F - Fravær (årsak ikke registrert) en midlertidig kode som lærerne skal erstatte med en annen fraværskode. 46 Revisjonens gjennomgang av fravær i Meldeboka viser at dette gjøres i liten grad. I de tilfellene hvor kode F erstattes, er når foreldre melder inn fraværet i etterkant, da blir fraværskoden omgjort til kode E (egenmeldt av foreldre). Både gyldig (dokumentert) og ugyldig (udokumentert) fravær er oppført under fraværskoden F - Fravær (årsak ikke registrert). Noen fraværstilfeller er registrert under denne koden selv om fraværet skyldes sykdom, for eksempel beinbrudd eller hvor det er helt tydelig at eleven er psykisk syk. Foreldre har noen ganger meldt inn fravær i Meldeboka hvor de forklarer fraværet med at eleven sovnet av eller at eleven rett og slett skulket og andre årsaker enn helse. Når lærere godkjenner dette, blir fraværet automatisk registrert under kode E (egenmelding) som gyldig fravær, men ifølge veileder fra Utdanningsdirektoratet 47 er ikke dette gyldig dokumentert fravær. Lærerne kan i etterkant endre fraværskode til for eksempel ugyldig fravær, men i disse tilfellene har ikke dette blitt gjort. Meldeboka legger opp til at alle meldinger fra foresatte er gyldig dokumentert fravær. Fraværskoden i Meldeboka heter kun E egenmelding og er ikke knyttet opp til egenmelding av sykdom. Når foreldre melder inn fravær i Meldeboka, er det frivillig om de vil skrive inn fraværsårsak. Ifølge rådgiver ved Fagenheten er det frivillig fordi kommunen ikke kan avkreve årsak fra foreldre. Lærerne etterspør sjelden årsak for de enkelte fraværsperiodene hvis foreldre ikke har oppgitt dette i Meldeboka. 3.5 System for oppfølging av elevfravær Møtearenaer og system på skolene Intervju med skoleledelsen viser at skolene har etablert team som har faste møter hvor elevfraværet til enkeltelever kan drøftes. Skoleledelsen har ledermøter en gang i uka, mens lærerne har faste møter ukentlig eller annen hver uke på trinnet eller teamet sitt. På Rosenborg skole er elevfravær et fast punkt på møteagendaen en gang i måneden, 48 mens det ved de andre skolene tas opp ved behov under møtet hvis de er bekymret for fraværet til en elev. 49 Ved bekymring oppgir informantene at sakene skal drøftes videre i sospedteam/ressursteam/indre hjelpetjeneste som består av sospedrådgiver, spespedrådgiver, fagleder, helsesøster og lignende funksjoner. Ved fortsatt bekymring skal saken deretter tas opp i fagteam som er faste samarbeidsmøter mellom skolen og 46 Rutine i Kvaliteket: Elektronisk føring av elevfravær. Fagenheten har bekreftet at dette også gjelder for det nye fraværssystemet i Meldeboka. De andre fraværskodene i Meldeboka er E egenmelding, L legeattest, P permisjon og U ugyldig fravær. 47 Utdanningsdirektoratet (2016b), veileder, Barn som ikke møter på skolen for skoler og skoleeiere. 48 Ved Rosenborg er det trinnmøter hver 14 dag, og en gang i måneden har fagleder en gjennomgang av fraværet på trinnet. Skoleledelsen har ukentlige ledermøter hvor fravær er fast tema en gang i måneden. 49 Ifølge skoleledelsen ved Ila skal lærerne ta opp fraværet en gang i måneden i team under teamtid, men intervju med lærerne viser at dette gjøres ved behov hvis de er bekymret for en elev.

20 20 System for registrering og oppfølging av elevfravær System for oppfølging av elevfravær BFT 50 en gang i måneden. 51 Sakene må imidlertid ikke gå via de ulike møtene, men kan gå direkte til for eksempel ledelsen og fagteam. Kontaktpersonene fra BFT fagteam er tilgjengelig utenom de faste møtene. Rosenborg ungdomsskole viser i tillegg til følgende egne rutiner og system for oppfølging av elevfravær: 1) Gjennomgang av elevfravær i det siste trinnmøtet hver måned. 2) Drøfting av elever med høyt fravær i lederteam påfølgende uke. 3) Kontaktlærer melder bekymring til sospedteam, eleven drøftes, det sjekkes om skolens fraværsløype er fulgt. 4) Eventuelle tiltak settes i verk. 5) Saken drøftes i fagteam med BFT. 6) Nye tiltak settes i verk, eller det sendes bekymringsmelding til BFT. Skoleledelsen ved de fire utvalgte skolene har ikke gjennomgått fraværsføringen og skolens samlede elevfravær det siste året. En av årsakene er at det har manglet en god fraværsoversikt i Meldeboka. Skolene oppgir også at de heller ikke har en fast prosedyre om å gjøre dette tre ganger i året slik kommunens egne rutiner tilsier Rådmannens oppfølging av skoler med høyt fravær Fagenheten har en rutine om at de skal rapportere om fraværet månedlig, og etter endt skolehalvår skal de utarbeide en rapport med enkel analyse av statistikken. Ifølge rådgiver ved Fagenheten kan man ved å analysere statistikken for eksempel se at ett trinn på en bestemt skole har mye fravær som bidrar til å dra opp fraværsprosenten for hele skolen. Informanten oppgir at de av og til tar kontakt med skolen for å høre om de er klar over dette og om de har iverksatt tiltak. Månedrapportene sendes til kommunaldirektør, skolesjefen, kontaktpersoner i styringskraft 52, innsatsteamet 53 og prosjektleder på Læringsmiljø 54. Rådgiveren ved Fagenheten uttaler at rådmannen og de ulike instansene dermed har mulighet å se utviklingen i fraværet på skolene underveis i skoleåret. Ifølge informanten er målet er å være proaktiv og ta kontakt med skolene dersom de ser at en skole har høyt fravær. Rådmannen ønsker å jobbe tettere på skolene og ha en bedre dialog med skolene, det skal ikke være nødvendig at skolen henvender seg først til rådmannsapparatet. Videre presiserer rådgiveren fra Fagenheten at Kvaliteket med sine rutiner er en del av rådmannens system for fraværsoppfølging. 55 Rådmannen har også hatt et samarbeidsprosjekt med BUP ved St. Olavs hospital for å bedre oppfølging av elever med bekymringsfullt fravær. I den forbindelse har det blitt utarbeidet en rutine som ligger i Kvaliteket. 56 Rådmannen utarbeider også årlig en rapport (Kvalitetsmelding for grunnskolen) om tilstanden i grunnskoleopplæring i Trondheim. Kvalitetsmeldingen beskriver elevfraværet, omfanget av det og viktige tiltak på området. Elevfraværet omtales også i økonomiplan og årsrapport. Skoleledelsen ved de fire utvalgte skolene opplyser at elevfravær ikke har vært tema under møter mellom den enkelte skole og rådmannen. Styringskraft som er rådmannens system for å følge opp 50 Fra BFT møtes som regel en barnevernsfaglig, spespedrådgiver og skolehelsesøster, mens fra skolen møter en eller flere ansatte fra skolens sospedteam. Lærere kan også møte i fagteam ved bekymring for sine elever. 51 Disse teamene består av sospedrådgiver, spespedrådgiver, fagleder, helsesøster og lignende funksjoner. 52 Styringskraft er rådmannen system for å følge opp enhetene i kommunen og består av tverrfaglige team. De tilrettelegger for styringsdialogen mellom strategisk og operativ ledelse, lederrekruttering og ledelsesutvikling, bistår enhetene med å opprette kontakt mot riktig fagmiljø og gir veiledning og rådgivning til enhetene innen ulike områder. Alle enhetene er tilknyttet ett av de fem teamene i Styringskraft. 53 Innsatsteamet består av faste fagpersoner fra St. Olavs, Dagskolen og BFT. Det er et tverrfaglig team som skolen kan henvise til for elever med bekymringsfullt fravær. 54 Prosjekt Læringsmiljø ligger under Fagenheten for oppvekst og utdanning, består av det gamle læringssenteret og leder kommunens arbeid med utviklingen av læringsmiljø. 55 Se også kapittel 3.2 om rutiner. 56 Rutinen heter Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og unge. Hensikten er å gi bedre og mer effektive tjenester til brukergruppen, og bedre samhandling mellom aktørene i helsetjenestene.

21 System for registrering og oppfølging av elevfravær Vurderinger 21 enhetene i kommunen, tar under møtene med skolene utgangspunkt i målene som er oppgitt i enhetsavtalen, og her har ikke elevfravær vært et mål. Noen av skolene påpeker imidlertid at elevfravær har vært tema under rektormøtene og at rådmannen har hatt mye fokus på fravær de siste årene. Ved enkelte anledninger har én av skolene hatt kontakt med Fagenheten om skolens fravær. 3.6 Vurderinger Kommunen har felles skriftige rutiner for registrering og oppfølging av elevfravær. Samtlige av de skolene vi har undersøkt benytter blant annet kommunens handlingsplan for skolefravær. Rådmannen har flere rutiner i Kvaliteket som delvis er overlappende på området. Kommunen bør oppdatere, revidere og samordne disse rutinene. Kommunen har ved Meldeboka et system for elektronisk registrering av elevfravær. Det har imidlertid vært en del utfordringer etter innføringen av systemet. Blant annet har rådmannen og skolene hatt problemer med å ta ut oversikt over elevfraværet, og lærerne og skoleledelsen har også noen ganger hatt ulik fraværstall for samme elever. Revisjonen mener dette er uheldig. Undersøkelsen viser at i mange tilfeller er ikke fraværet registrert fortløpende og riktig. Samme type fravær registreres noen ganger som dokumentert, mens andre ganger som udokumentert, dette gjelder spesielt ved bruk av fraværskoden F - Fravær (årsak ikke registrert). Vi mener rådmannen bør vurdere bruken av fraværskodene i Meldeboka. Revisjonen presiserer viktigheten av at skolene registrerer fraværet korrekt for at de også skal kunne følge opp fraværet på en god nok måte. Når lærerne får inn meldinger fra foreldre om fravær, registrerer de dette ofte som gyldig dokumentert fravær uavhengig av hva som er fraværsårsaken. Etter revisjonens vurdering har rådmannen i Meldeboka lagt opp til at alle fraværsmeldinger fra foreldre blir definert som gyldig dokumentert fravær uavhengig av årsak. Vi understreker at gyldig dokumentert fravær kun er ved foreldre- eller legemeldt sykdom eller ved permisjoner og ikke skulk, forsoving eller lignende. Eventuelt ugyldig fravær som meldes inn skal omkodes fra gyldig til ugyldig. Revisjonen mener rådmannen må sikre en felles praksis som gir korrekt oversikt av gyldig og ugyldig fravær. Skolene har møtearenaer for oppfølging av elevfravær. Kun ved en av de undersøkte skolene er fravær et eget punkt på interne møter, og ingen av lederteamene gjennomgår fraværsføringen og skolens samlede elevfravær tre ganger i året. Revisjonen presiserer at dette ikke er i henhold til kommunens egen rutine. De fire skolene som vi har undersøkt har i liten grad blitt fulgt opp av rådmannen med hensyn til høyt elevfravær. Samtalene som Styringskraft har med enhetene er knyttet opp mot mål i enhetsavtalene, og skolene oppgir at elevfravær ikke har vært tema under disse møtene. Revisjonen mener rådmannen bør ha tettere oppfølging av skolene med høyt fravær.

22 22 Oppfølging av elevfravær Revisjonskriterier 4 Oppfølging av elevfravær 4.1 Revisjonskriterier Ved bekymring for en elevs fravær skal lærer informere og drøfte saken med sosialpedagogisk rådgiver og ledelsen. 57 Skolen bør i en sak med bekymringsfullt fravær dokumentere tiltakene og relevante dokumenter i elevens mappe. 58 Ved høyt fravær skal skolen utarbeide en tiltaksplan og en pedagogisk rapport som beskriver elevens skoleutvikling. 59 Foreldrene skal få muntlig eller skriftlig varsling om eleven sitt fravær. 60 Skolen skal samarbeide med elev og foreldre for å redusere fraværet til eleven. Ved høyt fravær skal skolen innkalle foresatte og eleven til møte på skolen hvor man lager en avtale for oppmøte med nødvendige tilpasninger. 61 Dersom foreldre søker om permisjon, må skolen vurdere om det er forsvarlig å innvilge det ut fra opplæringen eleven totalt sett får. Når skolen tar stilling til permisjonssøknaden, må de fatte enkeltvedtak. Permisjon kan kun innvilges i inntil to uker. 62 Skolen skal kartlegge fraværsmønster og mulige årsaker til fraværet. 63 Skolen må følge opp elever med høyt fravær og tidlig iverksette tiltak for å redusere fraværet. 64 Skolene må evaluere tiltakene. 65 Kommunen bør vurdere om eleven kan få hjemmeundervisning eller opplæring et annet sted enn på skolen for elever som har langvarig fravær på grunn av sykdom. 66 Hvis elever uteblir fra undervisningen og skolen ikke oppnår kontakt med elev eller foresatte, må skolen undersøke hvor eleven er og kontakte samarbeidsinstanser som BFT og politi Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær. 58 Utledet av Utdanningsdirektoratet (2016b). 59 Trondheim kommune (2015b) Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom, NOU 2009:8 (s. 65). 60 Forskrift til opplæringslova 20-3, Utdanningsdirektoratet (2014) og Handlingsplan ved skolefravær. 61 Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær, Utdanningsdirektoratet (2016b) og Havik (2015). Utledet fra forskrift til opplæringslova Opplæringslova 2-11 og Utdanningsdirektoratet (2016). 63 Trondheim kommune (2014) Handlingsplan ved skolefravær og Løvereide (2011). Utledet ut fra opplæringslova 1-3, 2-1, 5-1, 13-1 og 13-10, Meld. St. 18 ( ) Læring og fellesskap, St.meld nr. 16 ( ) og ingen stod igjen og Utdanningsdirektoratet (2014). 64 Utledet fra opplæringslova 1-3, 2-1, 5-1, 9a-1, 9a-3 og 9a-4, 13-1 og 13-10, Meld. St. 18 ( ) Læring og fellesskap, St.meld nr. 16 ( ) og ingen stod igjen, Utdanningsdirektoratet (2016b) og (2014), rutiner i Kvaliteket: Handlingsplan ved skolefravær og Prosedyre ved elevfravær, Havik (2015), Løvereide (2011) og Bauger m.fl (2009). 65 Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær og Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 66 Utledet av Utdanningsdirektoratet (2014b) og opplæringslova 2-1 og 5-1. Hva som anses som langvarig sykdom må avgjøres etter en konkret og skjønnsmessig vurdering av blant annet elevens tilstand og forventet fravær. Det avgjørende er om elevens sykdom medfører et fravær som gjør at eleven ikke får oppfylt sin rett til opplæring eller får tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Hjemmeundervisning er et tiltak som fagfolk advarer mot, men som innenfor visse rammer kan benyttes. 67 Utdanningsdirektoratet (2016b), Trondheim kommune (2015) Prosedyre ved elevfravær. Utledet fra opplæringslova 2-1, 13-1 og 13-10, Meld. St. 18 ( ) Læring og fellesskap, Handlingsplan ved skolefravær.

23 Oppfølging av elevfravær Involvering av skoleledelsen 23 Skolen må samarbeide med ulike samarbeidsinstanser for å redusere elevfraværet når det er aktuelt. Hvis skolens tiltak ikke fører til positive endringer, skal skolen drøfte og melde saken til BFT. 68 Hvis skolen er bekymret for at eleven ikke får opplæring, skal rektor sende bekymringsmelding til barnevernet. 69 Har en elev urettmessig fravær fra den pliktige opplæringen, må kommunen vurdere om det er grunnlag for å politianmelde foresatte. Foreligger det grunnlag for politianmeldelse, skal kommunen anmelde forholdet Involvering av skoleledelsen I de sakene som revisjonen har gjennomgått, har lærerne involvert skoleledelsen (sospedteam, spespedrådgiver, fagleder og/eller rektor) i de sakene med bekymringsfullt fravær. I noen tilfeller har skoleledelsen blitt involvert først etter et halvt skoleår, blant annet ved Tonstad skole. Da ledelsen ved Rosenborg gikk inn på den samlede fraværsoversikten i betaversjonen av Meldeboka første gangen i februar, ble det oppdaget noen elever med høyt fravær som skoleledelsen ikke var klar over. Skoleledelsen har i enkelte saker ikke blitt involvert fordi årsaken har vært sykdom (syk, influensa etc) og lærer ikke har vært bekymret for fraværet. 4.3 Dokumentasjon i elevmapper Bruken av elektroniske elevmapper i ESA Sikker Kommunen gikk i løpet av 2015 og 2016 over fra fysiske papirmapper til elektroniske elevermapper i arkivsystemet ESA Sikker. 71 Det er opp til skoleledelsen å gi lærerne riktig tilgang på elevmappene i ESA Sikker. Rådmannen opplyser at alle lærerne skal ha lesetilgang til ESA Sikker for sine elever, men i utgangspunktet ikke tilgang for å skrive eller legge inn dokumenter i elevmappa. For at læreren skal kunne dokumentere tiltak/ oppfølging av fraværet til en elev, må læreren overlevere dette til skoleadministrasjonen som skal arkivere dette i elevens elektroniske mappe. Årsaken til at lærerne kun har lesetilgang er at rådmannen ikke ønsket at lærerne skulle bruke ressurser på å lære seg et nytt system i samme periode som Google og Meldeboka ble innført i skolene. Dette ville også krevd en egen opplæring av lærere som rådmannen ikke hadde ressurser til å gjennomføre på det tidspunktet. Rådmannen ønsker ikke å pålegge skolene å gi alle lærerne skrivetilgang og dermed også opplæring i dette. Ledelsen ved skolene kan gi lærerne skrivetilgang dersom de ønsker dette, men dette fordrer at lærerne må få opplæring i bruken av systemet. Datatilsynet ga Trondheim kommune april 2016 pålegg om å innskrenke tilgangene til sensitive elevopplysninger slik at en lærer kun har tilgang til elevmappene til de elevene han/hun har en relasjon til. På bakgrunn av dette trakk rådmannen alle lærertilganger til sensitiv informasjon i elevmappene tilbake med umiddelbar virkning. Rådmannen informerte alle skolene i brev av 31. mai 2016 om at alt innsyn i elektroniske elevmapper måtte skje via skolens administrasjon. Senere har 68 Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær. 69 Opplæringslova 15-3, barnevernloven 6-4, Utdanningsdirektoratet (2016b) og Trondheim kommune (2015) Prosedyre ved elevfravær. 70 Opplæringslova 2-1, Utdanningsdirektoratet (2016b). Foreldrene eller andre som har omsorg for eleven kan straffes med bøter. Forutsetningen er at de har handlet forsettlig eller uaktsomt. Foreldrene kan ikke straffes dersom årsaken til fraværet ikke er manglende aktivitet fra foreldrene, men andre utenforliggende forhold, for eksempel sykdom. Det samme gjelder dersom foreldrene har vært uvitende om fraværet og ikke kan lastes. 71 Hver skole fikk en dato for overgang til elektronisk arkiv. Juni 2016 gikk de siste skolene over til det nye systemet. Tonstad skole fikk det , Rosenborg skole , Åsheim ungdomskole og Ila skole Det finnes tre ulike mapper i ESA Sikker: vanlig elevmappe (som alle elever har), sikker elevmappe (inneholder sensitive opplysninger) og disiplinærmapper (for disiplinærsaker). Tilgangen er i utgangspunktet sperret for alle, og det må spesifikt åpnes for tilganger. Skrivetilgang er gitt til administratorer og arkiv. I tillegg kan rektor gi skrivetilgang til enkeltpersoner. Rektor ved hver enkelt skole bestemmer hvem som skal ha tilgang til elevmappene. Kilde: Sak i ESA, rutiner i Kvaliteket og Datatilsynet (2016), Endelig kontrollrapport.

24 24 Oppfølging av elevfravær Dokumentasjon i elevmapper rådmannen åpnet for at skolene kan gi lærerne lesetilgang for sine elever i ESA Sikker, men rådmannen har ikke informert skolene om dette i etterkant. 72 Rådmannen uttaler at det ikke er en ideell løsning at lærerne må overlevere dokumenter til skoleadministrasjonen som så skal lagre dette i ESA Sikker, men at alle ressurser sett under ett og pålegget fra Datatilsynet ikke ga kommunen andre muligheter på kort sikt. Rådmannen trodde at de med elektroniske elevmapper skulle få et system som ville være mer tilgjengelig hvor ansatte kunne jobbe samtidig og samskrive 73 i den enkelte elevmappe, men opplyser at de etter tilsynet fra Datatilsynet ikke fikk denne effektiviseringsgevinsten. Kommunen har fortsatt utfordringer med tilgangskontroll. Ifølge rådmannen er ikke ESA Sikker egnet til en så detaljert tilgangskontroll og rollestyring som Datatilsynet har pålagt kommunen. Rådmannen opplyser at fra skolestart 2018 har de et mål om at nye aktuelle dokumenter skal kunne produseres i fagprogram slik som Meldeboka og læringsplattform. I dag må man åpne ESA Sikker for å produsere et dokument, men ifølge rådmannen vil produksjon av dokumenter etter hvert gjøres i fagsystemer. Målet er at når noe produseres i et fagprogram, så skal det overføres automatisk til elevmappa i ESA. Ifølge rådmannen vil arkiveringen da bli sømløs for lærerne. Det skal ikke være nødvendig for lærerne å tenke på om dette blir arkivert. Kommunen er i gang med å innføre SAS som står for Skoleadministrativt system og skal etter hvert overta produksjon av dokumenter, også innen spesialundervisning slik som IOP og enkeltvedtak. Rådmannen planlegger også funksjonalitet i læringsplattformen for automatisk overføring av dokumentasjon i forbindelse med halvårlige utviklingssamtaler direkte til arkivet. Dette forventes å komme på plass i løpet av skoleåret 2017/2018. Dette er dokumentasjon som fram til nå har måttet arkiveres manuelt. Lærerne opplever det som tungvint og uhensiktsmessig at de må gå via administrasjon for å legge dokumenter i elevmappa. Både skoleledelsen og lærerne påpeker at dette høyner terskelen for å legge inn relevante dokumenter i elevmappa. Det er en risiko for at arkivverdige dokumenter ikke blir lagt inn. Da skolene hadde fysiske mapper, kunne lærerne enkelt selv legge et dokument i mappa. Flere lærere ved alle fire skolene har ikke tilgang på de elektroniske elevmappene i ESA Sikker. Noen lærere har fått brukertilgang, men bruker ikke systemet. Rektor ved Rosenborg opplyser at faglærere som ikke har lesetilgang, må gå via kontaktlærer for å få informasjon om elevene. Ved Ila hadde lærerne over et halvt år inntil høsten 2016 ikke tilgang på ESA Sikker. Lærerne ved Åsheim fikk tilgang til ESA på høsten 2016, men noen benytter det ikke. Ved Tonstad har ingen lærere per februar 2017 brukertilgang på de digitale mappene. Rektor ved Tonstad opplyser at de bruker fysiske elevmapper for elever som ikke har ekstra oppfølging, men at enkelte elever også har digitale elevmapper. For elever med spesialundervisning eller elever som krever ekstra oppfølging, forsøker de å skanne inn mappen i det digitale arkivet, men mye er ikke skannet inn ennå. Ifølge rådmannen skal imidlertid alle nye dokumenter tilknyttet elevene som utarbeides etter skolens aktuelle overgangsdato, lagres elektronisk i ESA Sikker. 74 Dokumenter som ble utarbeidet før skolen tok i bruk ESA Sikker, skal fortsatt oppbevares i de fysiske elevmappene eller skannes inn i de elektroniske mappene. Rektor ved Tonstad uttaler at det er et enormt arbeid å skanne inn alle mappene og at det er sekretæren som avgjør hva som skal skannes 72 På spørsmål om rådmannen har sendt ut noen nye infoskriv til skolene høsten 2016 om at lærerne nå kan ha lesetilgang igjen, henviser rådmannen til en rutine i Kvaliteket: ESA SIKKER - tilgang for lærere og at rutinen ble sist endret De aktuelle lærerne kan se et dokument selv om en annen lærer ser på dokumentet på samme tid, noe som ikke var mulig da de hadde papirdokumenter i fysiske mapper. 74 De gamle papirmappene skal ikke suppleres med nye dokumenter etter denne datoen. Rådgiver i Trondheim byarkiv presiserer at dette er viktig for at elevmappene/arkivet skal bli fullstendig og oversiktlig og sikre at gjenfinning blir ivaretatt.

25 Oppfølging av elevfravær Dokumentasjon i elevmapper 25 inn. Andre informanter ved skolen bekrefter også at sekretæren har dokumenter som ligger på vent for å legges inn i de elektroniske elevmappene. Ledelsen ved Ila bruker ESA mye, men opplever at det er et tungvint og komplisert system. Rektor ved Rosenborg presiserer også at ESA er Word basert. Det er en egen meny i Word for lagring i ESA, men noe tilsvarende finnes ikke i Google Docs. Rektoren synes det er tungvint å legge inn et dokument i ESA. Informanten presiserer at mange dokumenter ikke skal være offentlig for alle. I det gamle systemet med Word kunne de kryptere dokumenter når de ble delt med andre. Ifølge informanten får man ikke sikret dokumentet på samme måte i Docs. Deres løsning er å jobbe direkte i ESA, men det er tungvint Skolenes dokumentasjon av tiltak og oppfølging Rosenborg dokumenterer i noe større grad enn de tre andre skolene, men alle fire skolene har saker hvor oppfølgingen og tiltakene er mangelfullt dokumentert i elevmappene. En del saker har flere notater som godt beskriver oppfølgingen av elevfraværet i mappene, mens de fleste sakene er bare delvis eller ikke dokumentert i det hele tatt. Flere av lærerne har noe skyggearkiv i egne permer eller PC med notater slik som for eksempel møtereferat, tilpassede planer for enkeltelever og notater fra utviklingssamtaler. For eksempel kan det være referater fra samtaler med foreldre hvor de har drøftet elevfraværet, og dette er en viktig del av oppfølgingen. Dokumenter som viser lærers tiltak og oppfølging av eleven legges i liten grad inn i elevmappa, mens offisielle dokumentert slik som enkeltvedtak ligger der. En informant uttaler at lærerperspektivet er mangelfullt. Flere av lærerne setter dette i sammenheng med manglende tilgang til ESA Sikker. I tillegg ligger en del kommunikasjon med foreldre i Meldeboka, og mange samtaler og sms med foreldre er kun lagret på telefonen. Ifølge flere informanter følger lærerne opp sakene mer og iverksetter flere tiltak enn de dokumenterer. Under revisjonens intervju beskriver lærerne ofte tiltak og oppfølging som ikke framkommer av elevmappene. Vi ser noen tilfeller hvor notater og skriv utarbeidet i samme tidsperiode i en og samme sak er lagret på flere steder, både i ESA Sikker, fysiske elevmapper og/eller i lærers egne notater. Ved noen tilfeller har nyere dokumenter blitt lagt inn i de fysiske elevmappene ved enkelte av skolene i utvalget vårt selv om skolen egentlig skal ha gått over til elektroniske elevmapper for rundt ett år siden. En informant ved Tonstad uttaler at noe kan glippe fordi det ligger på flere steder. Noen informanter savner et loggføringssystem i de største sakene. En av faglederne presiserer at man i saker med høyt skolefravær bør ha en logg og at det mangler i noen av sakene på skolen. Blant annet gjennomføres det mange foreldresamtaler om fraværet som ikke loggføres noen steder. Ved Ila skole har spespedrådgiver derfor utarbeidet et enkelt loggføringsskjema for de elevene som blir fulgt opp tettest, blant annet gjelder dette elever med høyt fravær. De enkelte skjemaene viser tiltak og avtaler som inngås i sakene og ligger kryptert på mellomlagring på u-området. Alle ansatte som arbeider mot eleven kan gå inn og lese og skrive i dokumentet. Ifølge spespedrådgiver skal dokumentet overføres det til ESA Sikker når det er ferdig. Fordi lærerne ikke har tilgang til å skrive i ESA Sikker, mener Ila skole at de må ha denne løsningen med mellomlagring. I tillegg uttrykker informanten at ESA Sikker er mer komplisert og tidkrevende å bruke og ville medført mange trykk. Kommunen har en rutine gjennom Handlingsplan for skolefravær som tilsier at skolen ved høyt fravær skal utarbeide en tiltaksplan og en pedagogisk rapport som beskriver elevens skoleutvikling. Egen skriftlig tiltaksplan lages i liten grad, kun i noen få tilfeller. Tiltak som skolen har iverksatt framkommer imidlertid av andre dokumenter, eller lærerne selv presiserer til revisjonen at de har iverksatt tiltak, men ikke dokumentert det så godt. Pedagogisk rapport utarbeides i noe større grad, men er som regel knyttet opp i mot spesialundervisning. Noen lærere opplyser at pedagogisk rapport ikke er utarbeidet fordi spesialundervisning ikke er aktuelt for eleven.

26 26 Oppfølging av elevfravær Samarbeid med elev og foreldre 4.4 Samarbeid med elev og foreldre Ifølge informantene ved skolene gir som regel foresatte beskjed til skolen ved elevfravær. Hvis foresatte ikke har gitt beskjed om fravær, sender skolen beskjed om dette via Meldeboka. De fleste foreldre bruker Meldeboka, men ikke alle. Noen foreldre har problemer med å bruke Meldeboka, blant annet fordi de ikke har smarttelefon eller fordi de er fremmedspråklig. I disse tilfellene opplyser skolene at de sender tekstmelding, e-post eller ringer foreldre, noen ganger via tolk hvis foreldre er fremmedspråklige. Lærerne og skoleledelsen mener de samarbeider tett med foreldre for å øke elevens tilstedeværelse på skolen. Revisjonens gjennomgang av dokumenter og elevmapper bekrefter også dette i de fleste 75 tilfellene. Samarbeidet er i noen tilfeller utfordrende fordi elevfraværet til dels er foreldremotivert eller foreldre for lett lar barnet sitt være hjemme, som vist i kapittel 2. Lærerne oppgir likevel at de har tett kommunikasjon med foreldre. Blant annet snakker lærerne med foresatte om når det er greit at en elev er hjemmeværende, om foresatte kan gjøre det mindre attraktivt for eleven å være hjemme (for eksempel frakoble internett og PC) eller lærerne drøfter med foresatte om hvor mye de kan presse eller overtale eleven til å komme på skolen. Flere av informantene framhever at der skolen lykkes er når foreldre er på banen og samarbeider godt med skolen. Kommunen har gjennom Handlingsplan for skolefravær en rutine om at skolene skal utarbeide en avtale med foresatte og elev med nødvendige tilpasninger. I enkelte tilfeller har foreldre signert en tiltaksplan eller lignende. I de fleste tilfellene er det ikke utarbeidet en egen skriftliggjort avtale hvor tiltakene er tydeliggjort, men lærerintervju og til dels dokumentanalyse 76 viser at lærerne har blitt enige med foreldre om ulike tiltak for å redusere fraværet til de aktuelle elevene Permisjoner Foresatte kan søke om permisjon digitalt i Trondheim kommune. De får en kvitteringsmelding om at permisjonen er innvilget dersom det har gått ti virkedager siden søknaden ble sendt og de ikke har mottatt avslag fra skolen. Videre står det i kvitteringsmeldingen at søknaden om permisjon er automatisk behandlet iht Opplæringsloven 2-11 Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker. Kommunen har en rutine i Kvaliteket for behandling av permisjonssøknad som beskriver dette. 77 Rutinen oppgir ingen kriterier eller forhold som skolene skal vurdere en permisjonssøknad ut i fra. I motsetning til Trondheim har derimot de største storbykommunene med Oslo 78, Bergen og Stavanger sentrale føringer for når det er forsvarlig å innvilge permisjon. Gjennomgangen av elevmappene viser at flere elever med høyt bekymringsfullt fravær ved alle fire skolene har hatt permisjoner, noen lengre permisjoner på ti dager. Enkelte av elevene har også hatt ofte (årlig eller halvårlig) slike permisjoner, og det har også forekommet at de ikke har kommet tilbake til skolen innen permisjonen går ut. Rosenborg gir så å si alltid permisjoner når foresatte ber om det, men rektor presiserer at det gjøres en konkret vurdering av hver enkelt søknad. Rektor opplyser at de i ett tilfelle i 2012 sa nei til permisjonssøknaden, men familien valgte å reise bort med eleven likevel. I et annet nylig tilfelle ga skolen eleven permisjon, men etter en vurdering og drøfting med samarbeidsinstanser. 75 Samarbeidet og tiltakene som skolen blir enig med foreldre om, er ikke alltid like godt dokumentert, men lærerne opplyser i disse tilfellene at de samarbeider tett med foreldre. 76 For eksempel framkommer det i flere saker gjennom møtereferat eller andre dokumenter at skolen har diskutert tiltak med foreldre. 77 ESA Sikker - Søknad om elevpermisjon. 78 I Oslo kommune er det for eksempel ikke vanlig å gi permisjon til ferie, treningssamlinger eller liknende, eller når eleven har udokumentert fravær. Kilde:

27 Oppfølging av elevfravær Kartlegge årsaker og fraværsmønster 27 Ifølge rektor ved Tonstad legger de følgende kriterier til grunn når de vurderer foreldres permisjonssøknader: hyppigheten, lengden, fravær og utbytte av reisen/permisjonen. Rektor kan imidlertid ikke huske noen avslag på permisjonssøknader de siste to årene, og vår gjennomgang av enkeltelever viser at noen elever med høyt fravær også har permisjoner. Åsheim ungdomsskole har ingen kriterier som de legger til grunn når de vurderer permisjoner utover opplæringslova 2-11 om at når det er forsvarlig, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to uker. Rektor opplyser at det er veldig sjelden det kommer slike søknader og sier at var en gang ble det søkt om permisjon for en elev med høyt fravær midt under eksamenstiden. Vedkommende fikk avslag, men dro på ferie allikevel. Ila oppgir at de ikke har kriterier som de vurderer en permisjonssøknad ut i fra, og innvilger alle permisjoner. Skoleledelsen sier at de aldri har avslått permisjoner, selv for elever med høyt og bekymringsfullt fravær. Lærere ved skolen kan selv innvilge permisjoner på inntil tre dager uten å gå om rektor. Skoleledelsen ønsker at rådmannen utarbeider felles kriterier eller retningslinjer for permisjonssøknader i kommunen. Ifølge skoleledelsen har rektorene i kommunen diskutert og etterspurt dette fra rådmannen flere ganger. De mener at permisjonssøknader bør behandles likt i kommunen, slik at det ikke oppstår tilfeller der en skole innvilger permisjon, mens naboskolen ikke innvilger permisjon for tilsvarende søknader. 4.5 Kartlegge årsaker og fraværsmønster Når revisjonen spør lærerne om elevens fraværsmønster og hva som er årsakene til fraværet, svarer lærerne utfyllende og har god kjennskap til dette. De oppgir at de kartlegger årsaker og fraværsmønster hos elevene. Ifølge informantene ved skolene spør de elevene om de trives og om de blir mobbet. I de sakene som er godt dokumentert, framkommer kartleggingen også i elevmappene. Som regel framkommer dette indirekte gjennom møtereferat eller andre dokumenter og i mindre grad ved at skolen har kartlagt årsaker og fraværsmønster i et eget dokument. Kommunen har en rutine om at skolene skal fylle ut sjekklistene i Handlingsplan for skolefravær. I mange saker har ikke sjekklistene blitt benyttet. I en del saker har imidlertid lærerne fylt ut dette, eller tatt utgangspunkt i listene uten å fylle dem ut skriftlig. En av rektorene presiserer at sjekklistene og handlingsplanen ikke er fullstendig institusjonalisert i skolen ennå, det vil ta tid før alle lærere bruker dem. Lærerne ved skolen blir stadig påmint av BFT i fagteam om å bruke sjekklistene. Av de fire skolene tar lærerne ved Tonstad i minst grad utgangspunkt i sjekklistene. De fleste lærerne her bruker ikke sjekklistene, og noen kjenner heller ikke til handlingsplanen. I kartleggingen bør skolen ta ut en systematisert oversikt over skolefraværet som viser ukedager ved dagsfravær og fag ved timefravær. Dette kommer tydelig fram for den enkelte elev i betaversjonen av Meldeboka. Imidlertid mangler enkelte av skolene denne oversikten, og lærerne har per i dag ikke tilgang til betaversjonen. Som vist i kapittel mangler lærerne en god oversikt over fraværet. Som vist tidligere er det også en del feilregistreringer av fraværet. Totalt fraværsprosent og prosent fordelt etter fraværsårsak (fraværskode) stemmer ikke alltid med realiteten, blant annet prosentfordeling mellom dokumentert (gyldig) og udokumentert (ugyldig) fravær. 4.6 Iverksette og evaluere tiltak Ifølge intervju har skolene i alle de undersøkte sakene iverksatt tiltak og fulgt opp elever med bekymringsfullt fravær. Ved skolene foreligger det dokumentasjon på tiltakene i en del av elevmappene. Hvilke type tiltak skolen setter inn, avhenger av hva som er årsaken til at eleven er mye fraværende. Det vil kunne være andre tiltak for en elev med angst enn for en elev som sliter med skolemotivasjon. Noen av informantene sier de har blitt fortvilet siden de ikke klarer å se løsninger for eleven etter å ha prøvd alt.

28 28 Oppfølging av elevfravær Iverksette og evaluere tiltak Uavhengig av fraværsårsak er dette vanlige tiltak i de sakene som revisjonen har undersøkt: tett kommunikasjon med foresatte, tett oppfølging og jevnlige samtaler mellom elev og kontaktlærer/sosiallærer, 79 involvering av og samarbeid med andre instanser slik som BUP og BFT, 80 spesialundervisning, tilpasning og tilrettelegging av undervisning, tilpasset lekseplan, pauser ved behov, utplassering for praktisk arbeid og alternativ opplæringsarena (for eksempel Lade Motor gjennom Dagskolen), 81 tilpasninger av fysiske lokaler slik som eget grupperom eller plassering i klasserommet, bytte av base (klasserom), hjemmebesøk, oversiktlig struktur, sikre forutsigbarhet ved å orientere eleven om opplæringen ved skolestart og underveis i skoleåret, egen ukeplan, gradvis opptrapping av skolegangen (opptrappingsplan) og tettere oppfølging og trygging i overganger slik som ferier og bytte av fag/rom. Andre tiltak som vi også har sett er å tilpasse evalueringssituasjoner (for eksempel ved presentasjoner), ekstra sett med skolebøker slik at eleven slipper å bære bøkene til og fra skolen og utnytte relasjoner mellom elev og jevnaldrende. En elev med skolevegring hadde fast avtale om å møte andre nære medelever (venner) ved hovedinngangen før de sammen gikk inn i klasserommet. 82 Ved Rosenborg skole har de ansatt en egen sosiallærer (sospedlærer) som har et spesielt ansvar for å følge opp utfordrende saker, blant annet fraværssaker, og som har samtaler med elev og foreldre. For elever som har så stort fravær at de mangler vurdering i flere fag, har skolene i flere tilfeller fritatt eleven helt eller delvis fra opplæringsplikten hvor eleven får rett til senere å fullføre grunnopplæringen, 83 og/eller de sørger for at eleven får fortrinnsrett ved søknad om inntak til videregående skole etter forskrift til opplæringslova På spørsmål om hva som er de viktigste grepene skolen kan gjøre for å redusere fraværet til de enkelte elevene, svarer Rosenborg blant annet at elevene må oppleve mestring og at de blir sett når de er kommer tilbake på skolen. Videre sier skolen at det også er viktig at man tar opp med medelevene i klassen hvordan de møter en elev som har vært mye borte når vedkommende kommer tilbake. For elever som har mye fravær, kan det være tungt å bli spurt om hvorfor de har vært borte, spesielt hvis det skyldes skolevegring eller psykiske forhold. I flere av sakene med skolevegring ser vi at lærerne har vært bevisst dette. Gjennomgangen av elevmappene viser variasjoner i hvor raskt skolene iverksetter tiltak. Det forekommer enkelttilfeller ved tre av skolene 84 der tiltakene ifølge informantene og dokumentasjon har blitt iverksatt senere enn ønskelig eller har vært noe mangelfull. En skole har tilfeller der elevfraværet må kunne karakteriseres som svært bekymringsfull, og der årsaken er foresattes reiseaktivitet og adferd. Skolen opplyser at de i disse sakene ikke har vurdert politianmeldelse 85 av foreldrene selv om fraværet er svært bekymringsfullt for de elevene dette gjelder. Det er også eksempler på familieproblematikk hvor elever er tatt ut av skolen i perioder av foresatte, men hvor skolen ikke har drøftet problemstillingen med BFT Hjemmeundervisning Ved to av skolene har enkelte elever på skolen hjemmeundervisning. For eksempel har en av skolene for en elev som er helt fraværende fra skolen, sørget for en sakkyndig vurdering og enkeltvedtak om hjemmeundervisning av pedagog hvis mulig. En annen skole har derimot i en sak hvor eleven er helt fraværende ikke sørget for sakkyndig vurdering og enkeltvedtak om hjemmeundervisning hvis mulig 79 Se mer i kapittel Se mer i kapittel Lade Motor er et tiltak for ungdom i Trondheimsskolen som har behov for å ha en alternativ skoledag der mestring er i fokus. Det er et bilfaglig og pedagogisk miljø som tilrettelegger for praktisk arbeid. 82 Dette er også tiltak som forskning og faglitteratur peker på, se kapittel i vedlegg. 83 Med hjemmel etter opplæringslova 2-1 og basert på sakkyndig vurdering og etter samtykke fra foreldre. 84 Tonstad skole, Åsheim ungdomsskole og Ila barneskole. 85 Se mer i kapittel Revisjonen presiserer at vi ikke fastslår at skolen skulle ha politianmeldt i begge disse tilfellene, men sakene har en slik karakter at det som minimum er naturlig å drøfte muligheten for dette.

29 Oppfølging av elevfravær Samarbeid med andre instanser 29 å gjennomføre. Dette er på tross av at BUP mener skolen i denne saken bør se på muligheter for blant annet hjemmeundervisning for eleven. Ifølge skoleledelsen har hjemmeundervisning ikke fungert i de få tilfellene som har vært aktuelt de siste årene. Skolen mener disse elevene ikke har vært i stand til å ta imot hjemmeundervisning siden de ligger under dyna Tiltak ved lengre fravær og utenlandsopphold Ifølge skolene kontakter de foreldre for å finne ut hvor barna er dersom de ikke møter til skolen ved skolestart eller etter permisjoner og ferier i utlandet. En av skolene presiserer at de har begrenset mulighet og ikke myndighet til å gjøre noe med selve utenlandsoppholdene. Skoleledelsen ved Rosenborg og Ila uttaler at de melder fra til NAV for å stoppe barnetrygd hvis eleven ikke møter til skolestart og skolen har fått informasjon om at eleven befinner seg i utlandet Evaluering Tiltakene som skolene iverksetter fir å redusere fraværet, evalueres sjelden skriftlig, men ifølge lærerne skjer dette muntlig. Selv om tiltaket ikke er evaluert systematisk i et eget dokument, framkommer det noen ganger gjennom andre dokumenter slik som møtereferater at tiltakene har blitt evaluert eller diskutert. 4.7 Samarbeid med andre instanser Skolene samarbeider i flere fraværssaker med ulike samarbeidsinstanser. De vanligste samarbeidspartene er BFT (skolehelsetjenesten, Familietiltak, PPT, barnevern, 86 fagteam), Skoleteamet, Dagskolen, Uteseksjonen, psykososialt team, fastlege og BUP. 87 I noen saker er også politiets forebyggendegruppe, Trondsletten, Barne- og ungdomsklinikken 88 og andre helseinstanser inne. Som regel er det et stort hjelpeapparat rundt elevene som er mest borte fra skolen og som har størst utfordringer, men ikke i alle sakene. Ved en større fraværssak ved Tonstad er kun helsesøster og barnevern involvert av hjelpeinstansene. I de sakene som revisjonen har gjennomgått drøfter stort sett skolene sakene med BFT i fagteam ved bekymring for fraværet. Ved enkelte tilfeller har dette ikke blitt gjort ved for eksempel somatisk sykdom for en kortere periode, og lærer har vurdert det som uaktuelt å løfte saken opp. Revisjonens gjennomgang viser også at enkelte tyngre saker som det ville vært naturlig å ta opp med BFT ikke har blitt drøftet med BFT. Eksempler på dette er blant annet ved et lengre elevfravær ved Ila skole. En skole poengterer at det er en utfordring at BFT i fagteam ofte ikke kan tilby det hjelpebehovet skolen trenger. Tre av skolene understreker at flere ganger kan det ta for lang tid før samarbeidspartene starter å jobbe med sakene, blant annet ved BFT, Dagskolen og Skoleteamet. Ved BFT har det for eksempel i noen saker vært lang saksbehandlingstid for sakkyndig vurdering, eller at skolen opplever at barnevernet bruker for lang tid. For elever med skolevegring og psykiske vansker mangler som regel skolen den kompetansen som skal til for å få eleven tilbake på skolen, og er derfor avhengig av samarbeidsparter som kan gi rådgivning tidlig og gå inn med tiltak. En skole presiserer at de driver med opplæring og ikke behandling, det er ikke deres kompetanse. Ifølge en skole fungerer samarbeidet godt med BFT når de først er i gang. I enkelte av sakene revisjonen undersøkte fikk ikke elevene plass eller kun deltidsplass på Dagskolen selv om skolen, foreldre og hjelpeapparatet mente eleven ville hatt utbytte av det. Skolen mener det er et trangt nåløye for en elev å komme inn på 86 Barnevernet har i noen av sakene iverksatt MST (multisystemisk terapi) som er et behandlingstilbud for familier med ungdom med alvorlige atferdsvansker. LINK er et annet tiltak som enkelte familier har. Det er et barneverntiltak som skal bidra til at barn og unge i Trondheim kommune skal bo hos foreldre i sitt nærmiljø. 87 Fagteam er månedlige samarbeidsmøter mellom skolen og BFT. Psykososialt team består av ansatte fra BFT og fysioterapitjenesten og er en forsterkning av skolehelsetjenesten i BFT. Skoleteam er en et byomfattende team i BFT som gir bistand til skoler. BUP er barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk, blant annet ved St. Olavs. 88 Barne- og ungdomsklinikken (BUK) ved St. Olavs hospital mottar pasienter i alderen 0-16 år, og de fleste kronisk syke barn behandles her inntil de fyller 18 år.

30 30 Oppfølging av elevfravær Samarbeid med andre instanser Dagskolen. Ledelsen ved en av skolene opplever en treghet i systemet som gjør at elevene ikke kommer fortere tilbake til skolen: Når vi sender henvisning, er det tre måneders ventetid for å behandle saken. Ved psykisk sykdom skal elevene meldes fra fastlege til BUP. BUP har ventetid på seks måneder. Hvis vi melder sak til BFT i starten av 8. trinn, vil saken tidligst bli behandlet på andre halvår 9. trinnet. Saksgangen er slik at det blir mer enn ett år før eleven er ferdig saksbehandlet. Det er enormt lang tid i denne perioden. Skolen gir et eksempel med en elev hvor BFT var inne med tiltak tidlig på vårparten og BFT sendte saken videre til Trondsletten og BUP i mars. Trondsletten utredet saken ferdig i september. BFT og Trondsletten koblet på BUP samme måned. BUP skulle så følge opp videre, men foreldre hadde i februar neste år, ikke fått innkalling til lege ved BUP i forbindelse med medisinering av eleven. Skolen forteller at de har gjort alle tiltakene som sakkyndig vurdering anbefaler, men blir sittende på sidelinjen og vente på hjelpeapparatet slik som BUP i dette tilfellet. Skolen blir frustrert og maktesløs. De ønsket også tettere samarbeid og møter med BUP for å diskutere oppfølgingen av eleven. For elever som har helsefaglig tiltak utover tiltak fra BFT, er det vanskelig for samme skole å vite hva saken egentlig handler om. Skolen opplever noen ganger at hjelpeapparatet ikke klarer å løse saken og at ansvaret blir overlatt til skolen. Når eleven er for syk til å være på BUP eller på andre hjelpeinstanser, kommer eleven tilbake til skolen. Når eleven er for utagerende på Dagskolen, forblir eleven på nærskolen og det forventes at nærskolen skal gi et bra tilbud. Skoleledelsen ved skolen presiserer imidlertid at når ikke hjelpeapparatet greier å ta saken, kan man ikke forvente at skolen skal klare å gjøre noe med dette. En av de andre skolene presiserer imidlertid at de har et godt og tett samarbeid med BUP. Det framkommer av dokumentasjon at denne skolen har et tettere samarbeid og flere møter med hjelpeinstansene enn de andre tre skolene i de aktuelle fraværssakene Skolehelsesøster Alle fire skolene opplyser at de samarbeider tett med skolehelsesøster og poengterer at dette er en svært viktig funksjon i oppfølgingen av elevene med høyt fravær. Ifølge en rektor er helsesøster en stor ressurs for elevene med høyt fravær, hun ufarliggjør en del samtaler for elevene og er flink til å finne ut hva problemene handler om. I saker der bekymring rundt fravær drøftes, deltar helsesøster på møter mellom skolen og foreldre dersom det er formålstjenlig. Skolene ønsker økt tilstedeværelse av helsesøster på skolen, spesielt to av skolene som ikke er mottaksskoler. 89 En av skolene oppgir at helsesøstera er på skolen to av fem dager i uka, men reell tilstedeværelse og tilgjenglighet er mye mindre enn det fordi hun deltar på kurs og andre prosjekt. Ifølge skolen er helsevesenet den delen av apparatet som kan gjøre noe med disse elevene med høyt fravær, og helsesøster skulle vært på banen mer og tidligere i flere saker Fastlege Det varierer hvor ofte foreldre har involvert fastlege i vurderingen av elevens helse i forbindelse med fraværet. I noen av de tyngre sakene er fastlege påkoblet, mens fastlege ikke er like mye involvert i andre lignende saker. Vi ser en del eksempler hvor lærerne etterspør legeattest fra foreldre ved lengre elevfravær, eller de ber foreldre bestille time hos fastlege for å få vurdert fysisk og psykisk helse. Ifølge ledelsen ved Rosenborg er det viktig å få foreldre til å bestille time hos fastlegen for å få fortgang i sakene. Prosessen kan gå raskere hvis den går gjennom fastlegen, spesielt hvis det er sannsynlig at saken skal til BUP. I akutte kritiske tilfeller kan fastlegen henvise eleven til BUP, og da kan saksbehandlingen gå fort. I mindre kritiske saker går skolen via førstelinja med henvisning til BFT, 89 I motsetning til Tonstad og Åsheim har Ila og Rosenborg ekstra helsesøsterressurs fordi de er mottaksskole.

31 Oppfølging av elevfravær Vurderinger 31 og da kan saken ta flere måneder. Skoleledelsen understreker at dette er uheldig fordi den tida eleven går på ungdomsskolen er kort Barnevern og bekymringsmelding Revisjonens gjennomgang av enkeltsaker viser at skolene har sendt bekymringsmelding til barnevernet i flere sakene hvor skolefravær har vært ett av flere forhold som skolen har vært bekymret for. Skoleledelsen ved skolene oppgir at de sender bekymringsmelding når det er aktuelt. Dette er dokumentert i de mer alvorlige sakene, med unntak av enkelte tilfeller. Ifølge en skole har de utfordringer med å samarbeide med en barnevernsinstitusjon om tiltak for å redusere fraværet for en elev. Skolene uttaler at når barnevernet har overtatt omsorgsansvaret og barnet bor i institusjon, er det utfordrende for skolen å følge opp elever med høyt fravær fordi det er uklar ansvarsfordeling mellom skole og barnevern. Fylkeskommunen har også ansvar for elever i grunnskolen som bor på institusjon. Dette er et system som er ukjent for skolen å jobbe i da de er ukjent med de rutinene. Skolen mener rådmannen burde hatt noen rutiner for hvordan man skal håndtere slike saker og for å øke involvering fra skolen Politianmeldelse Ingen av skolene har politianmeldt foresatte på grunn av at eleven har urettmessig fravær fra den pliktige opplæringen. Gjennomgangen viser at det har vært noen tilfeller der fraværets art tilsier at skolen kunne ha politianmeldt forholdene. De har valgt ikke å gjøre dette eller drøftet denne muligheten. Ifølge rådmannen har rektor ansvaret for å melde slike tilfeller til rådmannen som så eventuelt skal politianmelde saken. Ved Rosenborg er politiets forebyggendegruppe påkoblet i flere saker enn ved de andre skolene. 4.8 Vurderinger Undersøkelsen viser at lærerne kartlegger og har kjennskap til fraværsmønster og årsak til fraværet til sine elever. Lærerne involverer skoleledelsen ved bekymring for en elevs fravær, men etter revisjonens vurdering skjer dette noen ganger for sent. Skolene har flere utfordringer med bruken av ESA Sikker og dokumentasjon. Tiltak og oppfølging som skolene iverksetter for å redusere fraværet, dokumenteres i for liten grad i elevmappene. Flere lærere har ikke vært inne i elevmappene til sine elever etter overgangen til ESA Sikker, og ved en skole har ingen av lærerne tilgang til systemet. Revisjonen mener det er uheldig at innføringen av ESA Sikker har medført en høyere terskel for at relevante dokumenter blir arkivert i elevmappene fordi lærerne må gå via administrasjonen for å få det gjort. Vi er kritisk til skolenes dokumentasjon og arkivering. Undersøkelsen viser at skole-hjem-samarbeidet er utfordrende når elevfraværet er foreldremotivert. Ifølge informantene varsler skolene foresatte ved urettmessig fravær og samarbeider for å redusere fraværet, men det er ikke alltid skriftliggjort. Revisjonen mener skolene i større grad bør vurdere å utarbeide skriftlige avtaler med foresatte og elev for oppmøte med nødvendige tilpasninger. Gjennomgangen av elevmappene viser at flere elever med høyt bekymringsfullt fravær har hatt lange permisjoner fra skolen. Revisjonen presiserer at skolene må gjøre en forsvarlighetsvurdering ut fra elevens totale opplæring. Rådmannen bør vurdere å utarbeide sentrale retningslinjer og kriterier for når det er forsvarlig å innvilge permisjoner. Etter revisjonens vurdering har skolene iverksatt fraværsreduserende tiltak for alle elevene som vi har sett på i denne undersøkelsen, og i de fleste tilfellene har skolene iverksatt tiltak tidlig. Revisjonen stiller imidlertid spørsmål ved oppfølgingen av noen elever. Blant annet mener revisjonen

32 32 Oppfølging av elevfravær Vurderinger at noen saker med urettmessige skolefravær har hatt en slik karakter at skolen burde ha drøftet muligheten for å politianmelde foresatte. I enkelte tilfeller iverksettes også tiltak for sent. Ved enkelte tilfeller mener vi noen av skolene burde ha drøftet om elevene med høyest fravær burde hatt hjemmeundervisning. Videre viser undersøkelsen at skolene samarbeider med andre instanser slik som BUP, barnevern og BFT for å redusere elevfraværet. Det varierer imidlertid hvor nært skolene samarbeider med hjelpeinstansene i enkeltsaker. Revisjonen understreker viktigheten av et tett samarbeid med hjelpeinstansene. Vi registrerer at skolene framhever skolehelsetjenesten som viktig i oppfølgingen av elever med høyt fravær, og det er ønske om økt tilstedeværelse av helsesøster på skolen. Informantene oppgir at de evaluerer skolens fraværsreduserende tiltak løpende. Dette er imidlertid sjelden skriftliggjort, noe revisjonen mener kan være hensiktsmessig for en god oppfølging av fraværet.

33 5 Konklusjon Konklusjon 33 Hva er omfanget av elevfraværet og hva kjennetegner fraværet? Elevfraværet har sunket de siste årene i Trondheim kommune, og det har blitt færre elever med høyt fravær. Høyt fravær er mest gjeldende blant ungdomsskoleelever, men for flere starter problemet allerede på barneskolen. Ofte utvikler fraværet seg gradvis, og kroppsøving er gjerne det første faget hvor eleven er mye fraværende. Jo mer eleven er borte fra skolen, desto større blir terskelen for å komme tilbake til skolen. Den viktigste årsaken til elevfravær er skolevegring, angst og psykiske forhold, men også foreldremotivert fravær er en betydelig årsak. Somatisk sykdom er ofte en fraværsårsak i kombinasjon med andre årsaker. Skulk er noe mindre hyppig sammenlignet med de andre fraværsårsakene. I de fleste tilfellene skyldes fraværet flere og sammensatte årsaker. Har kommunen et tilfredsstillende system for registrering og oppfølging av elevfravær? Kommunen har system for registrering og oppfølging av elevfravær, men har følgende utfordringer: Kommunens rutiner bør oppdateres, revideres og samordnes. Kommunen har ved Meldeboka et system for elektronisk registrering av elevfravær. Det har vært en del utfordringer etter innføringen av systemet, blant annet manglende fraværsoversikt. I mange tilfeller har ikke lærerne registrert fraværet fortløpende og riktig. Rådmannen har i liten grad fulgt opp skolene med hensyn til høyt elevfravær. I hvilken grad følger skolene opp elever med høyt fravær? Skolene har tett oppfølging av de fleste elever med høyt fravær, men har følgende utfordringer: Skolenes dokumentasjon og arkivering av tiltak og oppfølging av elevfraværet er ikke tilfredsstilende. ESA Sikker har gjort terskelen høyere for at dokumenter blir arkivert i elevmappene. Flere elever med høyt bekymringsfullt fravær har hatt lange permisjoner. Skolene mangler kriterier for når det er forsvarlig å innvilge permisjoner. For noen elever er oppfølgingen noe mangelfull og tiltak iverksettes for sent. Det varierer hvor tett skolene samarbeider med hjelpeinstansene i enkeltsaker. Skolene evaluerer fraværsreduserende tiltak løpende, men dette er sjelden skriftliggjort.

34 34 Rådmannens høringssvar 6 Rådmannens høringssvar

35 Rådmannen, kommunaldirektør for oppvekst og utdanning Trondheim kommunerevisjon, v/postmottak Trondheim kommunerevisjon Vår saksbehandler Per Erik Eimhjellen Vår ref. 17 /17263/999/// oppgis ved alle henv. Deres ref. Dato Høringsuttalelse til revisjonens "Rapport F Oppfølging av elevfravær Rådmannen takker for revisjonsrapporten og vil ta med seg revisjonens konklusjoner og anbefalinger i det videre arbeidet med oppfølging av elevfravær. Det er positivt at revisjonen konkluderer med at elevfraværet har sunket de siste årene i Trondheim kommune og at det er blitt færre elever med høyt fravær. Kommunen har system for registrering og oppfølging av elevfravær. Skolene har tett oppfølging av de fleste elever med høyt fravær. Rådmannen tar inn over seg revisjonens merknad om at rådmannen i liten grad følger opp skoler med høyt elevfravær. Det vil bli satt i gang et arbeid med bedre samordning av støtteapparatet til skolene og rådmannen vil ta initiativ til en mer aktiv oppfølging av skoler med høyt fravær. Arbeidet vil ha et folkehelseperspektiv for å se på sammenhengen mellom elevfravær og annen styringsinformasjon som elevundersøkelsen og ungdomsundersøkelsen. Skolene har behov for tverrfaglig støtte og hjelp for å kunne følge opp elever med høyt fravær. Rådmannen har satt i gang et arbeid med revidering og samordning av dagens rutiner. I tillegg vil rådmannen ta initiativ til opprettelse av et ressursteam for oppfølging og støtte til skolene etter modell fra prosjektet Bekymringsfullt skolefravær og funksjonstap" Arbeidet vil involvere skolehelsetjenesten Barne og familietjenesten, psykososialt team og være klart høsten Rapporten tar utgangspunkt i fraværsstatistikk for perioden 2011 til og med 2016 og det blir lagt vekt på utfordringene med skifte av elektronisk registreringsverktøy høsten Meldeboka er et elektronisk verktøy for bedre kommunikasjonen mellom skole og hjem. Fraværsårsak meldes av foreldre i meldeboka og godkjennes av kontaktlærer /17 Revisjonen ser flere utfordringer under innføringen av nytt system. Lærere har noen ganger ikke registrert fraværet fortløpende og riktig. Rådmannen jobber kontinuerlig sammen med skolene for å bedre registreringsrutinene. Under utvikling av meldeboka har det tatt tid å få på plass gode rapporter og fraværsoversikter. I Postadresse: TRONDHEIM KOMMUNE Rådmannen Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Besøksadresse: Munkegt. 1 Telefon: Telefaks: Organisasjonsnummer: NO E-postadresse: radmann.postmottak@trondheim.kommune.no Internettadresse:

36 TRONDHEIM KOMMUNE Fagenhet for oppvekst og utdanning Vår referanse 17/17263 Vår dato Side 2 all hovedsak gjelder dette rapporter generert for bruk i støtteapparatet og rådmannen. Manglene ved rapporter er rettet i april 2017 og rådmannen har nå bedre oversikt og kan sette inn tiltak sammen skolene slik rutinene sier. Ved innføring av nytt system for registrering av fravær ble det lagt inn en funksjon om direkte overføring til elektronisk elevmappe i ESA sikker. Datatilsynets krav til personvern er slik at den enkelte lærer ikke kan få tilgang til alle elever ved en skole, men bare de en har tjenstlig behov for. ESA sikker er i dag ikke tilrettelagt for den fleksibiliteten som kreves. Rådmannen søker å løse utfordringen ved innføring av nytt skoleadministrativt system og ved neste oppgradering av arkivsystemet i ESA sikker. Revisjonen påpeker at skolen mangler kriterier for når det er forsvarlig å innvilge permisjoner. Opplæringsloven har ikke kriterier for hva slags permisjon som kan innvilges. Loven forutsetter at eleven etter permisjon kan ta del i undervisningen etter permisjonen. Flere kommuner har forsøkt å lage saksbehandlingsregler for permisjoner med varierende hell. Rådmannen mener det er vanskelig å lage allmenne regler for innvilging av permisjon. Det vil alltid være en individuell vurdering av hver enkelt søknad om eleven kan få permisjon fra opplæringen. Rådmannen vil sammen skolene revidere og samordne rutiner for registrering og oppfølging av elevfravær. Gjennom dette arbeidet forventer rådmannen bedre dokumentasjonspraksis og et mer systematisk samarbeid med støtteapparatet i oppfølging av enkeltelever med høyt fravær. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Camilla Trud Nereid kommunaldirektør for oppvekst og utdanning Per Erik Eimhjellen Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift /17

37 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar 37 7 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Rådmannen skriver i sitt høringsvar at opplæringsloven ikke inneholder kriterier for hva slags permisjon som kan innvilges, og at flere kommuner har forsøkt å lage saksbehandlingsregler for permisjoner med varierende hell. Videre mener rådmannen at det er vanskelig å lage allmenne regler for innvilging av permisjon, og at det alltid vil være en individuell vurdering av hver enkelt søknad om eleven kan få permisjon fra opplæringen. Revisjonen vil understreke at skolene etter opplæringsloven er pålagt å vurdere om søknadene er forsvarlig ut fra elevens totale opplæring. I dag gis elever i første omgang automatisk permisjon ved digitale søknader, og skolene gjør i liten grad individuelle vurderinger. Flere elever med høyt bekymringsfullt fravær har hatt lange permisjoner fra skolen. Revisjonen mener rådmannen bør vurdere å utarbeide skriftlige kriterier eller standard som skolene bør vektlegge når de vurderer den enkelte søknad. Felles kriterier er viktig for å sikre likebehandling av permisjonssøknader. I Bergen kommune har også antall permisjoner blitt kraftig redusert etter at de innførte en standard for permisjonssøknader.

38 38 Litteraturliste 8 Litteraturliste Arkivlova, LOV Lov om arkiv, sist endret: LOV fra og LOV fra , Barnevernloven, LOV Lov om barneverntjenester, Barnevernloven med kommentarer, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, nettbibliotek, rettsdata, revideringer; kommentarene til kap. 1, 2, 3, kap. 4 fra 4-1 til 4-11 og 4-20a til 4-22, kap. 5A, 6, 8, 9 og 10 er sist hovedrevidert , kommentarene til kap. 4 fra 4-12 til 4-20 og 4-23 til 4-30, kap. 5 og 7 er sist hovedrevidert , enkeltnoter i kommentarene er sist endret , Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (2015), Forslag til innstramming i retten til barnetrygd under utenlandsopphold, høringsnotat, , barnetrygdloven---versjon-til-horing-l pdf Bauger, Lars, Vegard Warholm og Jørgen Sundby (2009), Problematisk skolefravær i ungdomsskolen. En studie av forekomst, mulige årsaker og tiltak i en stor bykommune, artikkel, Skolepsykologi nr. 2/2009, n_en_studie_av_forekomst_mulige_arsaker_og_tiltak_i_en_stor_bykommune Datatilsynet (2016), Endelig kontrollrapport, kontroll av digitale elevopplysninger i ESA Sikker, , saksnummer 15/01370 Forskrift om habilitering og rehabilitering, FOR : Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, Forskrift om offentlege arkiv, FOR Forskrift om offentlege arkiv, sist endret FOR , Forskrift til opplæringslova, FOR Forskrift til opplæringslova, Havik, Trude (2015), diverse artikler om skolevegring publisert i perioden , blant annet basert på en avhandling Skolefravær. En studie om skolefaktorers betydning for skolevegring, Læringsmiljøsenteret, Universitetet i Stavanger, og Internkontrollforskriften, FOR : Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, Institutt for samfunnsforskning (2014), Transnasjonal oppvekst Om lengre utenlandsopphold blant barn og unge med innvandrerbakgrunn, Rapport (2014:005), på oppdrag fra IMDi,

39 Litteraturliste 39 Innst. O. nr. 33 ( ), Innstilling fra familie- og kulturkomiteen om lov om endringer i barnetrygdloven mv. (meldeplikt for skoler, innstramming av retten til barnetrygd under utenlandsopphold mv.), innstilling til Odelstinget, Kommuneloven, LOV : Lov om kommuner og fylkeskommuner, Løvereide, Stine (2011), Forskning om skolevegring, Spesialpedagogikk 04/2011, Meld. St. 18 ( ), Læring og fellesskap, Meld. St. 22 ( ), Motivasjon Mestring Muligheter Ungdomstrinnet, NOU 2009:8 Kompetanseutvikling i barnevernet. Kvalifisering til arbeid i barnevernet gjennom praksisnær og forskningsbasert utdanning, dddpdfs.pdf Opplæringslova, LOV Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, Opplæringslova med kommentarer, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, nettbibliotek, rettsdata, revideringer; kommentarene er sist hovedrevidert , enkeltnoter i kommentarene er sist endret , Prop. 63 L ( ) Proposisjon til Stortinget (forslag til lovvedtak) Endringer i barnetrygdloven (barnetrygd ved opphold i utlandet), dddpdfs.pdf Rundskriv Q-24/2005, Barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten, 24_rundskriv_taushetsplikt.pdf St. meld nr. 44 ( ), Utdanningslinja, St.meld nr. 16 ( ), og ingen stod igjen, dddpdfs.pdf Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær, Kvaliteket, Trondheim kommune (2014b), Elektronisk føring av elevfravær, rutine i Kvaliteket, sist revidert: , neste revisjon: ,

40 40 Litteraturliste Trondheim kommune (2015), Prosedyre ved elevfravær, Kvaliteket, sist revidert: , neste revisjon: , Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom, prosedyre i Kvaliteket, Utdanningsdirektoratet (2016), Fravær grunnskolen, artikkel på udir.no publisert , sist endret , Utdanningsdirektoratet (2016b), Barn som ikke møter på skolen for skoler og skoleeiere, veileder, sist endret , Utdanningsdirektoratet (2014), Fravær for elever som møter på skolen, men ikke deltar i undervisningen, tolkningsuttalelse til forskrift til opplæringsloven 3-41, publisert , Utdanningsdirektoratet (2014b), Udir : Rett til opplæring i barnevern- og helseinstitusjon og i hjemmet ved langvarig sykdom, rundskriv, sist endret , Utdanningsdirektoratet (2012), Veileder: Minoritetsspråklige barn og unge på skole i foreldrenes opprinnelsesland, Utdanningsdirektoratet (2012b), Permisjon fra den pliktige opplæringen og begrepet forsvarlig i opplæringsloven 2-11, brev til Sarpsborg kommune, Utdanningsdirektoratet (2009), Elevar som oppheld seg i utlandet, brev til Fylkesmannen i Rogaland, pdf

41 9 Vedlegg Vedlegg Faglitteratur og forskning om skolefravær Årsaker til skolefravær Faglitteratur og forskning har ulike inndelinger av årsaker til bekymringsfullt skolefravær, men Bauger m.fl. (2009) benytter seg av denne tredelingen når de beskriver forskningen på fraværsårsakene: skolevegring og angst, skulk og foreldremotivert tilbaketrekking fra skolen. I tillegg kan fraværet skyldes reel sykdom og permisjoner. Man skiller ofte mellom bekymringsfullt fravær og vanlig fravær på grunn av sykdom og permisjoner. Skolevegring handler i første rekke om barn og unge som sliter med å komme seg på skolen som følge av at de plages med angst, depresjon eller emosjonelt ubehag med å gå på skolen. Noen ganger dreier skolevegringen seg om skolestartere som ikke våger å ta spranget fra hjemmemiljøet og til skolen og frykter å gå inn i en ny sosial situasjon hvor barnet skal klare seg mer eller mindre på egen hånd. Andre årsaker til skolevegringen kan være unngåelse av vurderingssituasjoner som muntlig presentasjon i klassen eller separasjonsangst fra foreldre. Skolevegringen kan også vedvare og oppstå gjennom hele skoleløpet og er særlig hyppig etter ferier, etter skolebytte og etter sykdom. 90 Det er også funnet at mobbing er en sentral faktor for skolevegring og det å føle seg utestengt fra skolefellesskapet. 91 Tidlige tegn på skolevegring er forsentkomming og sporadisk fravær, at eleven er innadvendt og unndrar seg kontakt, at eleven har diffuse fysiske plager eller forsøker å unngå enkelte fag eller situasjoner. 92 Skulk handler om barn og unge som mangler motivasjon for skolen, har opposisjonell atferd og negative holdninger til skole eller søker aktiviteter (slik som TV, datamaskin og omgang med venner) som appellerer mer utenfor skolen. Ofte vet ikke foreldrene hvor skulkere er. 93 Foreldremotivert tilbaketrekking fra skolen kan skje indirekte ved at foreldrene er behjelpelige og oppfordrer barnet til å være hjemme eller mer direkte ved hvor de bevisst holder barnet borte fra skolen. Det kan være ulike grunner til at foreldre holder barnet hjemme slik som hjelp til spesifikke arbeidsoppgaver i hjemmet, angst hos foresatte eller skjule dårlige hjemmeforhold for omverden. Noe av det foreldremotiverte fraværet skyldes at foreldre tar med barna på lengre utenlandsopphold i løpet av skolegangen. Ofte forlenges skoleferien i begge ender under utenlandsoppholdet, og gjentatte korte opphold gir til sammen mye fravær. Disse oppholdene er ofte for korte til at barna går på skole eller får noen undervisning i oppholdslandet. For å forhindre den type langtidsfravær har derfor regjerningen våren 2016 lovfestet at skoler kan pålegges å gi rutinemessige meldinger når elever har fravær som kan skyldes utenlandsopphold. I tillegg ble retten til barnetrygd strammet inn ved utenlandsopphold slik at barnet ikke regnes som bosatt i Norge ved fravær som er ment å vare mer enn seks måneder (tidligere tolv måneder). Begrunnelsen for lovendringene er først og fremst hensynet til integrering av barn med annet morsmål enn norsk. Skolebarn som i lengre perioder sendes ut av landet, mister verdifull undervisningstid og tilknytning til sitt norske miljø. 94 Det finnes 90 Kearny (2008) i Løvereide (2011), Bauger m.fl (2009), Havik (2015), NOU 2009:8 (s. 65) og NOU 2009: 18 Rett til læring. 91 NOU 2015:2 Å høre til. Virkemidler for et trygt psykososialt skolemiljø. 92 Trondheim kommune (2014), Handlingsplan ved skolefravær. 93 Kearny (2008) i Løvereide (2011), Bauger m.fl (2009) og Havik (2015). 94 Det kan også ha positive effekter for den enkelte å opprettholde kontakten med foreldrenes opprinnelsesland og slektninger og får bedre kunnskap om foreldrenes bakgrunn, kultur og språk. Regjeringen har vurdert

42 42 Vedlegg imidlertid ikke landsdekkende statistikk over hvor mange barn som går glipp av norsk skolegang over lengre tid som følge av utenlandsopphold. 95 Utdanningsdirektoratet (2009) anbefaler at eleven skrives ut av skolen når han/hun reiser og skrives inn igjen ved tilbakekomst. Elevene kan også være fraværende fra skolen av flere og sammensatte årsaker. Kompleksiteten i en del saker som for eksempel blandingen av reell sykdom, opposisjonell atferd/ skulk og angst hos en elev i et risikoutsatt miljø, kan gjøre at det er vanskelig å få tak på hva som er det egentlige problemet for både foreldre, lærere og hjelpere. I en studie hadde elevene som angivelig hadde fravær i form av skulk, like stor grad av sosial angst og mareritt som elevene i gruppen med hovedsakelig angst som fraværsårsak Aktuelle tiltak ved bekymringsfullt skolefravær Forskning, praksisfeltet og faglitteratur viser til ulike tiltak som kan skolen kan iverksette for å redusere skolefraværet. Dette er blant annet: oversiktlig struktur, undervisning i mindre grupper, tett oppfølging fra kontaktlærer/sosiallærer, skape god relasjon med eleven, samarbeid mellom skole/hjem, eksponering og gradvis opptrapping av skolegangen, utplassering for praktisk arbeid og tettere oppfølging i overganger (ferier etc) og i ustrukturerte aktiviteter (kroppsøving etc). Andre tiltak som trekkes fram er å utnytte relasjoner mellom elev og jevnaldrende (kameratstøtteordning) 97, tilpasse evalueringssituasjoner (for eksempel tiltak for å gjøre presentasjoner i klassen enklere), oppmuntring, ros og anerkjenning (styrke selvtillit/selvbilde), positiv fokusering og snu negative tankemønster. 98 Hjemmeundervisning er et annet tiltak som fagfolk samtidig advarer mot, men som innenfor visse rammer kan benyttes. Videre er det viktig med en god ansvarsgruppe (arbeidslag) som sammen arbeider for å få eleven tilbake på skolen. For å forhindre skolefravær er det også viktig med et godt læringsmiljø og forebyggende arbeid mot mobbing. 99 Tiltak for å bedre det psykososiale arbeidsmiljøet og holdningene i skolen vil øke skoledeltakelse hvis elevene føler seg anerkjent og støttet faglig og sosialt. Generelle kommunale tiltak (tiltak på systemnivå) er viktig slik som tidlige intervensjonsprogrammer som sørger for godt samarbeid mellom skole og foreldre, satsning på gode lese- og skriveferdigheter, leksehjelptiltak og kompetanseutviklingstiltak for lærerne for å jobbe med elever i risiko for skolevegring Nærmere beskrivelse ulike kommunale instanser Barne- og familietjenesten (BFT) Elever og foreldre/foresatte kan ta direkte kontakt med BFT mottak/sentralbord. Dersom elever eller foreldre ber ansatte i skole om bistand, skal henvendelsen umiddelbart tas opp med ledelsen i skolen som så skal kontakte skoleteam, fagteam, skolehelsetjenesten eller BFT mottak/sentralbord. Skolen kan ta direkte kontakt med BFT via fagteam eller ved å ringe BFT mottak/sentralbord med foreldres samtykke eller anonymt dersom foreldre ikke har samtykket. 101 Spesialisthelsetjenesten og de ulike hensynene mot hverandre og har kommet til at de positive konsekvensene en innstramming kan ha når det gjelder å fremme integrering og hindre tvangsekteskap må veie tyngst (Innst. O. nr 33 ( )). 95 Prop. 63 L ( ) Endringer i barnetrygdloven, Innst. O. nr 33 ( ) og Institutt for samfunnsforskning (2014). 96 Løvereide (2011). 97 Kameratstøtteordning er jevnaldrende fra hjemmemiljøet som kan være gode støttespillere og aktører, for eksempel at nabobarn følger vedkommende elev til skolen. 98 Faglitteraturen nevner også kognitiv atferdsterapi som for eksempel avslapningsøvelser, selvinstruksjon eller sosial ferdighetstrening. Sosial ferdighetstrening til barn med skolevegring tar sikte på å øke den sosiale kompetansen og er særlig effektivt i situasjoner der eleven føler seg engstelig. Løvereide (2011). 99 Trondheim kommune (2015b) Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom (Mykje brukte tiltak på skolen når elevar har stort fravær), NOU 2009:8 (s. 65), Havik (2015) og Bauger m.fl (2009). 100 Løvereide (2011). 101 Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom.

43 Vedlegg 43 Helsetjenester 0-20 år, inkludert fysioterapeut og ergoterapeut og fastlege kan kontakte BFT mottak/ sentralbord direkte Fagteam Fagteam er skolens og Barne- og familietjenestens faste samarbeidsforum og består av sosialfaglig, PP-rådgiver, helsesøster og representanter fra skolen. På ungdomsskoler møter i tillegg psykolog og noen ganger skolelege. Fagteam møtes cirka én gang i måneden på skolen for å drøfte barn eller barnegrupper hvor skole, hjem eller barnet opplever utfordringer Skoleteam Skoleteam er en del av Barne og familietjenesten i Trondheim kommune. Teamet er byomfattende, og gir bistand til skoler som over tid opplever å komme til kort når det gjelder å få en endring i atferd, samspill og skolefungering. Skolen ved rektor kan be om bistand fra Skoleteamet i arbeid med enkeltelever eller klassemiljø Psykososialt team Psykososialt team er tverrfaglig sammensatt og består av ansatte fra barne- og familietjenesten og fysioterapitjenesten. Teamet er en forsterkning av skolehelsetjenesten i BFT og skal minimum bestå av skolelege, psykolog, helsesøster og fysioterapeut. I noen bydeler deltar også PP-rådgiver, sosialfaglig utdannet og ergoterapeut. Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk deltar på ett møte per måned. Ved mistanke om psykiske/sosiale vansker kan skole eller helsesøster bringe saken inn i Psykososialt team for drøfting/vurdering. Psykososialt team kan, innenfor rammen av 1-3 ganger, bidra med: råd/veiledning til skole og helsesøster, systemarbeid, undervisning, observasjon/kartlegging/vurdering av psykososiale forhold, konsultasjon foresatte og vurdere behov for henvisning til spesialisthelsetjenesten Fastlegen Fastlegen har en viktig rolle i samarbeidet rundt elever med bekymringsfullt skolefravær. Fastlegen kan avklare elevens somatiske tilstand, og vurdere eventuelle psykiske plager eller belastende forhold rundt barnet/ungdommen. Fastlegen kan iverksette behandling der det er nødvendig og henvise videre ved behov Skolehelsetjenesten Skolehelsetjenesten skal i samarbeid med elever, hjem og skole arbeide for å skape en helsefremmende skole gjennom et godt lærings- og arbeidsmiljø. En tverrfaglig skolehelsetjeneste kan i tett samarbeid med skolen, elevene og foreldre følge opp både fravær og frafall allerede fra grunnskolen. Tjenesten er en viktig arena for innsatsen i det generelle folkehelsearbeidet rettet mot ernæring, fysisk aktivitet og forebygging av tobakks- og rusmiddelbruk, samt avdekking av vold i nære relasjoner og overgrep mot barn og unge, mobbing med videre. Skolehelsetjenesten kan være sentral i arbeidet med å avdekke risikofaktorer og helseproblemer på et tidlig tidspunkt. Skolehelsetjenesten bør integreres i det øvrige helse- og miljøfremmende og forebyggende arbeidet i skolen Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 103 Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 104 Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 105 Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 106 Trondheim kommune (2015b), Bekymringsfullt skolefravær og alvorlig funksjonstap hos barn og ungdom. 107 Meld. St. 22 ( ) Motivasjon Mestring Muligheter Ungdomstrinnet.

44 44 Vedlegg 9.3 Figurer og tabeller Figur 5 Elevfravær i prosent høsten ,0 % 6,0 % 5,0 % 4,9 % 5,5 % 5,1 % 5,2 % 4,0 % 3,9 % 3,7 % 3,5 % 3,4 % 3,7 % 3,5 % 3,9 % 4,0 % 3,8 % 3,7 % 3,7 % 3,4 % 3,4 % 3,7 % 4,2 % 3,9 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Trinn Gutt Jente Alle Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning Figur 6 Antall elever med mer enn 19 dager (20 prosent) fravær pr. 1. termin i skoleåret (høsten) fra 2011 til 2016 i Trondheim kommune Kilde: Statistikk fra Fagenheten for oppvekst og utdanning

45