Innherred samkommune. BUDSJETTSITUASJONEN pr Verdal,

Transkript

1 Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr. Verdal,

2 Innherred samkommune - situasjonen pr. 1. INNLEDNING OG ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR Oppsummering av økonomisk status pr SYKEFRAVÆR GJENNOMGANG AV ENHETENE Politiske organer Økonomi-enheten IKT-enheten Organisasjons-enheten Kemner Landbruk og naturforvaltning Plan, byggesak og oppmåling Dokumentsenteret Servicekontoret 14 2 av 15

3 Innherred samkommune - situasjonen pr. 1. Innledning og administrasjonssjefens kommentar. Rapporten beskriver enhetenes stilling pr. 1. tertial samt forventet årsresultat. Rapporten fra ISK-enhetene konkluderer med et betydelig overforbruk på IKT, men ingen negative avvik for de øvrige enheter. Det vises i denne sammenheng til gjennomgangen av og Utfordringer for kommende fireårsperiode for IKT i samkommunestyremøtet 30. april i år. Arbeidet med IKTplanen må avklare hvilket ambisjonsnivå en skal ha innenfor dette området. Planen må også avklare om det må foretas endringer i fordelingen av IKT utgiftene slik at mer av utgiftene må dekkes av den enkelte virksomhet/enhet. 1.1 Oppsummering av økonomisk status pr. Oversikten nedenfor viser regnskapstall ved utgangen av april, sammenlignet med - tall for hele året og periodisert. De enhetene som rapporterer om mulige avvik pr. er IKT, Dokumentsenteret og Servicekontoret. IKt rapporterer at merforbruket ved årets slutt kan bli alt mellom 1 2 mill. Dette skyldes i første rekke økte lisenskostnader. Noe skyldes også økt forbruk på telefoni og kopiering som enheten ikke kan styre. Det vises videre til kommentarer fra IKT. Dokumentsenteret rapporterer om et overforbruk på kontormateriell på et fra ble redusert med Det vil bli igangsatt innsparingstiltak. Servicekontoret rapporter om et negativt avvik på ca Dette gjelder leieutgifter på informasjonskiosker. Servicekontoret har ingen mulighet til å ta inn dette beløpet Grp.ansvar pr.april Forbruk Opprinnelig -09 inkl. endring Forbruk pr. 700 POLITISKE ORGANER , , ØKONOMIENHETEN , , IKT , , ORGANISASJONSENHETEN , , KEMNER , , LANDBRUK / NATURFORVALTNING , , PLAN / BYGGESAK / OPPMÅLING , , SERVICEKONTOR , , DOKUMENTSENTER , , T o t a l t av 15

4 Innherred samkommune - situasjonen pr. 2. Sykefravær. SYKEFRAVÆRSPROSENTER PR. ENHET 1. tert tert tert tert. 09 ENHET 1-16 d Over 16 d d Over 16 d d Over 16 d d Over 16 d. 702 ISK Økonomi 1,60 6,10 0,30 10,30 1,20 10,20 0,60 7, ISK IKT 2,50 0,00 2,40 3,60 1,50 0,00 1,70 0, ISK Organisasjon 0,80 4,30 0,00 0,00 1,00 0,00 0,50 4, ISK Kemner 0,50 0,00 0,20 5,90 2,70 5,60 1,20 10, ISK Landbruk 1,50 0,00 0,50 0,00 0,20 0,00 0,90 1, ISK Plan/oppmåling 1,40 3,00 0,50 0,60 0,30 9,90 2,30 5, ISK Servicekontor 1,50 3,20 1,30 0,00 2,20 0,00 2,80 1, ISK Dokumentsenter 2,90 4,00 0,70 4,80 1,00 5,20 1,20 6,50 Sum 1,60 3,00 0,60 3,40 1,20 4,60 1,50 5,00 Totalt fravær pr. tertial 4,60 4,00 5,80 6,50 Sykefraværet for Innherred Samkommune ligger på 6,50 isolert sett i 1. tertial. Tilsvarende tall i var på 4,60. Sykefraværet har aldri vært så høyt som i 1. tertial 09. Det er spesielt langtidsfraværet på flere av enhetene som bidrar til økningen. Fraværsprosenten er betraktelig lavere i ISK enn i morkommunene. Både Levanger og Verdal rapporterer om 9 sykefravær for 1. tertial, men sammensetningen i stillingstyper gjør at dette ikke er helt relevant sammenligning. Fraværet for ISK 1. tertial, tilsvarer 3,5 årsverk. Det vises til kommentarer for de enkelte enheter. 3. Gjennomgang av enhetene 700 Politiske organer 1. Økonomi 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Avvik mellom og regnskap pr. Refusjonsinntektene fra morkommuner er med i posten driftsinntekter ovenfor. Det er regnskapsført 1/3 av ert årsrefusjon her. Kostnadene som er ført her er godtgjørelse samkommunestyret, utgifter dialogseminar. Under dette område føres også kontrollutvalg, kvalitetslosen og fellesutgifter til ISK. 4 av 15

5 Innherred samkommune - situasjonen pr. 702 Økonomi-enheten Tjenestetilbudet i 1.tertial- har vært omtrent som planlagt når det gjelder omfang og kvalitet. I første tertial er det svært stor belastning på enheten med årsavslutning/årsrapportering samt opplegg for oppstart av nytt - og regnskapsår. I tillegg er det oppstart av arbeid med ny økonomiplan i 1.tertial. Sykefraværet har vært høyt og det har i perioder vært vanskelig å være ájour på enkelte områder, spesielt innfordring. Noe mer kapasitet er satt på dette fra april. Skjerpet krav til perfeksjonisme og forventet kvalitet på tjenestene vil neppe kunne innfris med de tildelte ressurser. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Som følge av langtids sykefravær med refusjon, har enheten et positivt avvik pr.. Høyere aktivitet i innfordring medfører større innfordringsgebyr (både inntekter og utgifter for enheten). Det er grunn til å frykte at utestående fordringer og behovet for innfordring vil fortsatt øke, spesielt dersom arbeidsledigheten øker. Det forventes på nåværende tidspunkt ikke avvik mellom års og regnskap pr , forutsatt kompensasjon for årets lønnsoppgjør. Enheten ser på behovet for nye fagsystemer som på sikt kan forbedre tjenesteytingen, f.eks ved mer bruk av elektronisk fakturabehandling samt bedre systemer. Dette er det ikke avsatt midler til, verken i egen enhet eller i IKT-enheten. Manglende midler til slike formål vil på sikt hindre normal utvikling og forbedringer i tjenesteytingen. endringer: Alle enheter har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten. Årsverksutvikling (betalte årsverk): Årsverk Årsverk 16,2 16,2 En midlertidig ansatt (100) har fått fast ansettelse, en ny vikar (100) for langtidssykemeldte En stilling redusert fra 100 til 50. To ansatte tilsammen (120 stilling) er langtidssykemeldt. En stilling (100) har ett års permisjon uten lønn. 5 av 15

6 Innherred samkommune - situasjonen pr. Lønnsutgifter: Årsverk tilsvarer ert bemanning. 1,60 6,10 0,30 10,30 1,20 10,20 0,60 7,90 Alle langtidssykemeldte er fulgt opp ihht IA-avtale, bl.a. med møter med ansatt, lege og NAV, tilrettelegging ved aktiv sykemelding. Korttidsfraværet er lavt. Det er kjøpt inn flere skrivepulter med heve-/senkeløsning. 703 IKT-enheten Tjenestetilbudet er i tråd med det som er planlagt og blir utført med nødvendig og god kvalitet. Tross liten bemanning klarer enheten å løse de oppgaver som kommunene har. Presset er imidlertid veldig stort, noe som gir stort press på alle typer ressurser. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Ikt driver veldig kostnadseffektivt, men et er ikke tilpasset de faktiske forhold. et for bygger på forutsetningene i. Som kjent så viste regnskapet et underskudd på ca 2,5 mill. Det jobbes med å få økonomien for i balanse, men arbeidet er ikke sluttført. Dersom det ikke skjer spesielle ting så blir følgene som anslått nedenfor. Avviket er vanskelig å anslå, men det kan dreie seg om ca 1 2 mill. kr. Dette skyldes i første rekke økte lisenskostnader. Noe skyldes også økt forbruk på telefoni og kopiering som Ikt ikke kan styre. Ingen spesielle sparetiltak er iverksatt med unntak av en generell stram økonomistyring. Innsparinger betyr å nekte andre enheter å anskaffe nødvendig utstyr. Eventuelle innsparingstiltak vil ramme andre enheter som er helt avhengig av de tjenestene vi leverer. Slike innsparingstiltak har ikke Ikt fullmakt til å gjennomføre, så det må behandles i andre fora. 6 av 15

7 Innherred samkommune - situasjonen pr. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Dette i tillegg til tilførte midler på lærlinger, er det som er lagt inn i revidert for enheten Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 6,9 6,9 Antall årsverk er uendret og i samsvar med. Lønnsutgifter: Lønnsutgiftene er i samsvar med et. 2,50 0,00 2,40 3,60 1,50 0,00 1,70 0,00 Sykefraværet er svært lavt. Dette skyldes blant annet et ekstremt godt arbeidsmiljø. 704 Organisasjons-enheten Enheten er opptatt av at tjenestene skal ligge innenfor de forutsetningene som ligger til grunn for et. Enheten driver med råd og veiledning samt lønnskjøring. Er opptatt av å utvikle gode rapporter som lederne har bruk for, samt et godt og gjensidig samarbeide med økonomi på denne biten. Enheten har HMS rådgiver og advokattjeneste, - der advokatfullmektigen har fått advokatbevilgning. Dette vil øke kvaliteten på enhetens tjenester. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Organisasjonsenheten har ikke avvik i forhold til. 7 av 15

8 Innherred samkommune - situasjonen pr. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Dette i tillegg til tilførte midler på lærlinger, er det som er lagt inn i revidert for enheten Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 11,8 11,8 Det er ingen endring i antall årsverk ved organisasjonsenheten, enheten har to ansatte som innehar en stor realkompetanse som går av med pensjon i nær framtid. Enheten har ansatt en person i 100 stilling fra , som skal ta over en del av oppgavene, samt drive med utvikling - og vil engasjere en person i tillegg fram til , engasjementet for å kartlegge vårt behov og ikke minst for å få en smidig overgang. Lønnsutgifter: Enhetens årsverk er i samsvar med erte midler. 0,80 4,30 0,00 0,00 1,00 0,00 0,50 4,80 Organisasjonsenheten har en ansatt som har vært 4 uker i Igalo våren. Enheten har HMS tiltak i form av at ansatte får en time pr. uke til egentrening. Har nettopp hatt vernerunde ved enheten. Enheten har heve-/senkepulter til alle ansatte - og alle har også to skjermer. Organisasjonsenheten har gjennomført utviklingssamtaler etter at medarbeiderkartlegginga var klar. 705 Kemner Tilbudet innenfor kemnervirksomheten ansees tilfredsstillende for befolkningen og overordnet organ. Bare positive tilbakemeldinger. Kontoret har en ansatt som blir benyttet som kursforeleser innenfor skatteområdet, med full økonomisk kompensasjon fra Skatteetaten. Dette ansees som positivt både for kontoret og den ansatte selv. 8 av 15

9 Innherred samkommune - situasjonen pr. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , et viser avvik innenfor øvrige kostnader, noe som bl.a. skyldes årskostnader som blir postert i 1 tertial. Netto lønnskostnader er innenfor periodisert og inntekter eks. sykelønnsrefusjon er noe høyere. På grunn av sykefravær har ikke særnamsmannsfunksjonen gitt så store inntekter som forventet, noe som forhåpentligvis endres i resten av perioden. Ingen grunnlag for endringer på nåværende tidspunkt. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten. Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 10,5 10,5 Som det framgår av oversikten er det ingen endringer i antall årsverk fra og til. Lønnsutgifter: Det forventes ikke merutgift på netto lønn i. 0,50 0,00 0,20 5,90 2,70 5,60 1,20 10,20 Det er ikke gjennomført spesielle tiltak med sikte på å redusere sykefraværet. Fraværet i 1 tertial skyldes langtidssykemelding fra 1 ansatt som er snart tilbake i 100. Ikke noe fravær skyldes forhold på arbeidsplassen. Enheten har et meget godt forhold til bedriftshelsetjenesten med sikte på gjennomføring av positive tiltak i alle tidlige faser med hensyn til fravær og sykdom. 9 av 15

10 Innherred samkommune - situasjonen pr. 706 Landbruk og naturforvaltning Vakanse i en stilling fra nyttår og fram til 1. mai og langtidssykmelding i en annen stilling, har ført til økt arbeidsbelastning på øvrige ansatte på enheten. Enkelte arbeidsoppgaver har blitt utsatt, frister er ikke overholdt, men i hovedsak har de lovpålagte arbeidsoppgavene blitt tilfredsstillende utført. Viser også til rapporten fra enhet PBOM hvor det uttrykkes bekymring hvordan nye pålagte arbeidsoppgaver skal løses uten at bemanningen økes. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Det er en målsetting at regnskapet pr skal være i samsvar med vedtatt. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten. Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 9,0 9,0 Lønnsutgifter: Lønnskostnadene pr. er noe lavere enn ert. Dette skyldes at det har vært vakanse i en stilling og langtidssykmelding i en annen. 1,50 0,00 0,50 0,00 0,20 0,00 0,90 1,30 Utenom en langtidssykmelding har enheten bare korttidsfravær. Det er ikke igangsatt tiltak for å redusere sykefraværet. Sammen med den andre enheten på Herredshuset ( enhet PBOM ) er det gjennomført flere fellestiltak for å styrke fellesskapet. 10 av 15

11 Innherred samkommune - situasjonen pr. 707 Plan, byggesak og oppmåling OPPGAVER VERDAL LEVANGER SUM 1.tertial DELEGERTE PLAN- og BYGGESAKER BEHANDLINGER I PUK PLAN BYGGE-/DELINGSSAKER MÅLEBREV MEGLERPAKKER Tertialrapporten bygger på samme tabell som ble innført ved siste årsrapport. Oversikten omfatter saker til PUK. Pga. finanskrisen er det ventet nedgang i antall saker. En har ikke erfaringstall inndelt etter tertialer, men en kan uten forankring i statistikk påstå at det har vært en nedgang. Nedgangen er derimot ikke markant. En har statistikk for meglerpakken (meglerforespørsler for salg av eiendommer). Årsgjennomsnittet for de 3 forrige årene i 1. tertial for Levanger/Verdal er på 140 meglerpakker, mens tilsvarende tall for er på 102. Enheten sliter forsatt med redusert kapasitet innen planseksjonen pga. langtidssykdom og premisjon. Løpende saker med tidsfrister må prioriteres. Kommuneplanens arealdel og planarkiv har blitt nedprioritert. Forurensningsloven/-forskriften er delegert enheten. Kapasitet og kompetansenivået på dette fagområdet er begrenset. Det har det siste året vært en betydelig økning av innrapporterte forsøplingsaker. Kommunene har ikke noe beredskap for opprydding. Arbeidsområdet blir ikke tilfredsstillende behandlet/løst. EU opprettet et vanndirektiv i 2000 og den nasjonale vannforskriften ble vedtatt Kommunene med utgangspunkt i enhetene Landbruk og naturforvaltning, teknisk side i morkommunene og PBOM tillegges ansvar i samarbeid med fylkesmannen. Det skal registreres påvirkningen mot og lage tiltaksplaner for Verdalsvassdraget, Levangerelva, Hopla og Hotran. Det har så langt ikke vært mulig å avsette ressurser til dette. Verdal som pilotkommune for universell utforming videreføres ved at Verdal er utpekt som ressurskommune innen temaet. Oppfølgingen er lagt til PBOM. Organiseringen er enda ikke gjort. Enheten har lagt ned mye arbeid i planlegging og forarbeid til gjennomføring av en jernbaneundergang (med tilliggende urban park) i Verdal. Byggestart skjer i de nærmeste dager. Prosjektet skal være gjennomført innen Enheten kan få betydelige plan- og oppfølgingsarbeider. 11 av 15

12 Innherred samkommune - situasjonen pr. Det har vist seg at samordning/samarbeid mellom enhetene Landbruk, PBOM og teknisk i morkommunene er for tilfeldig. For å bedre dette er det opprettet et fagforum som tar opp samarbeidssaker, men også faglige temaer. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , viser oversikten en inntektssvikt i forhold til på 383, mens kostnadene totalt er 423 lavere enn ert. De noe sviktende inntektene var ventet pga finanskrisen. For å komme i balanse er utlysing av en stilling holdt tilbake. Pga. personalmangel svikter enhetens tilbud på følgende områder: Kommuneplan, planarkiv, forurensnings-/forsøplingssaker, vanndirektiv. Kommuneplanens arealdel etterspørres sterkt og en har delvis med hjelp fra andre enheter gjenopptatt noe av arbeidet. Planarkivet arbeides det også med i ledige stunder, men enheten mangler siste versjon av sosiformatet for å sette større trykk på arbeidet. Det arbeides med versjonen. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten. Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 16,7 16,7 Med bakgrunn i en langtidssykmelding, en permisjon samt at en person skulle over i prosjektarbeid, har enheten to ganger utlyst en fast stilling og et vikariat. Tilgangen på kvalifiserte arbeidstakere er svært liten. Enheten har ansatt 1 person i vikariat. Pga. nedgangen i byggesaker avventes videre utlysning, ny vurdering foretas etter ferien. Sammenligning med sammenlignbare kommuner viser at bemanningen er lav. 12 av 15

13 Innherred samkommune - situasjonen pr. 1,40 3,00 0,50 0,60 0,30 9,90 2,30 5,90 Enheten har over år hatt et meget lavt sykefravær. Høyere sykefravær i de to siste tertialene skyldes i stor grad ett langtidsfravær. Tiltak kan ikke igangsettes. Enheten utarbeider HMS-plan for hvert år. 725 Dokumentsenteret Tjenestenivået på arkivtjenesten er ikke godt nok. I daglig drift utføres hovedsaklig journalføring av post. Arkiveringsoppgaver i det elektroniske arkivet må nedprioriteres med dagens bemanning. I tillegg hadde det vært ønskelig med enda bedre oppfølging av enhetene i bruk av sak-/arkivsystemet. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Kontormateriell føres sentralt på Dokumentsenteret og forbruket på kontormateriell er hele 48 av et etter 1. tertial. et ble satt ned fra i fjor til i år, og en kan allerede anslå en sprekk på denne posten på mellom kr. Pålegg om mindre innkjøp, innsparingstiltak på papir sendes alle enhetene. Det er ikke avvik på øvrige kontoer. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten, i tillegg til endringer på lærlinger. Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 10,8 10,8 13 av 15

14 Innherred samkommune - situasjonen pr. 2,90 4,00 0,70 4,80 1,00 5,20 1,20 6,50 Har startet et HMS tiltak sammen med HMS-koorcinator v/organisasjonenheten. Besøk av bedriftshelsetjeneste for gjennomgang av arbeidsplasser. 720 Servicekontoret Tjenestenivå og servicegrad på servicekontoret er avhengig av en stabil bemanningssituasjonen. En sårbar bemanningssituasjon på begge servicekontorene har en direkte innvirkning på servicetilbudet. Servicekontoret i Levanger har de største utfordringer på grunn av stor utskiftning av bemanning de siste to årene i tillegg til redusert bemanning, vakanser og utfordringer i forhold til økende sykefravær. 11 Netto lønn , , Øvrige kostnader , , sykelønnsrefusjon , , T o t a l t , , Servicekontoret har ikke registrert noen store avvik i forhold til et. Portoutgiftene er noe høyere enn det som er er, det forventes at portoutgiftene utjevnes over året. Det er gjennomført sparetiltak for å redusere kostnadene ved oppfordring til bruk av nettbaserte tjenester og overgang fra A post til B post. Det er ytterligere besparingspotensiale i portoutgifter ved oppfordring til bruk av e-post ved utsending av politiske saker. Det er et negativt avvik på turistinformasjon, det er beregnet til ca på årsbasis, som servicekontoret ikke har noen mulighet til å dekke inn. Dette gjelder leieutgifter på informasjonskiosker. Det er ikke tildelt egne midler til lokal turistinfo. endringer: Enheten har fått beregnet inneværende års effekt av fjorårets lønnsoppgjør. Det er dette som nå er lagt inn i revidert for enheten. 14 av 15

15 Innherred samkommune - situasjonen pr. Årsverksutvikling: Årsverk Årsverk 12,4 12,3 Årsverk er i samsvar med erte lønnsutgifter. Bemanningssituasjonen ved servicekontoret både i Verdal og Levanger er i perioder sårbart dette gjelder spesielt under ferieavvikling. Servicekontoret i Levanger har utfordringer i forhold til økende fravær og tilrettelegging i forhold til IA tiltak. 1,50 3,20 1,30 0,00 2,20 0,00 2,80 1,80 For å holde et lavt fravær har enheten fokus på oppfølging av sykmeldte og et kontinuerlig fokus på arbeidsmiljø. Økende sykefravær og tilrettelegging av IA tiltak skaper utfordringer i forhold til bemanningssituasjonen på servicekontoret. 15 av 15