KVALIFIKASJONSGRUNNLAG (Trinn 1)

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG (Trinn 1) Begrenset anbudskonkurranse (Konkurranse i to trinn) Rammeavtale for kjøp av rørleggertjenester Skedsmo kommune Søknadsfrist: , kl 1200

2 Innholdsfortegnelse 1. INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN OG KONKURRANSEN... 3 INVITASJON / ORIENTERING... 3 KONTAKTPERSON FOR OPPDRAGSGIVER... 3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 KVALIFIKASJONSGRUNNLAGETS OPPBYGGING... 4 FORKLARING AV BEGREPER SOM BENYTTES I KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 4 FREMDRIFT REGLER/BESTEMMELSER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 INNLEDNING... 5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 KUNNGJØRING... 5 SPRÅK... 5 RETTELSER, ENDRINGER ELLER SUPPLERINGER AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 6 FORBEHOLD... 6 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 6 FORPLIKTELSESERKLÆRING FRA EVT DELTAKERE... 6 FRIST FOR BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING KVALIFIKASJONSKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON... 6 INNLEDNING... 6 SKATTEATTEST OG MVA ATTEST... 7 HMS EGENERKLÆRING... 7 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER, ERFARING OG KAPASITET... 8 MILJØKRAV KRAV TIL SØKNADEN... 8 UTFORMING AV PREKVALIFISERINGSSØKNADEN... 8 FRIST FOR INNLEVERING AV SØKNAD OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 9 KRAV TIL UTFORMING AV PREKVALIFISERINGSSØKNADEN... 9 ÅPNING AVVISTE OG FORKASTEDE KVALIFIKASJONSSØKNADER VEDSTÅELSESFRIST AVGJØRELSE AV PREKVALIFISERINGEN / UTVELGELSESKRITERIER INNLEDNING ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET TEKNISK OG FAGLIG KOMPETANSE, RELEVANT ERFARING OG KAPASITET KRITERIER FOR UTVELGELSE MED VEKTING MULIG AVLYSNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG Side 2 av 11

3 1. INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN OG KONKURRANSEN Invitasjon / orientering Skedsmo kommune, Eiendomsavdelingen, innbyr til begrenset anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av rørleggertjenester. Skedsmo kommune har ikke ansatt egne rørleggere for drift og vedlikehold av denne type tjeneste i kommunale bygninger. Rørleggertjenester med tilhørende vareleveranser må derfor kjøpes gjennom rammeavtale. Anskaffelsen har derfor som formål å sikre Skedsmo kommune tilgang på rørleggertjenester (kjøp etter behov), og vil omfatte levering av tjenester til bygninger og installasjoner som Skedsmo kommune eier og/eller har driftsansvar for. For mer informasjon om Skedsmo kommune, se våre hjemmesider på Kontaktperson for oppdragsgiver Skedsmo kommune har engasjert ekstern prosjektledelse ved Siv.ing. Trond Thorvaldsen AS. Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, inneholder uklarheter eller lignende, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger fra oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Tove Tangvik Telefon: E-post: tta@sivingtt.no Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes via e-post og merkes Tilleggsopplysning Rammeavt rørleggertjenester, prekvalifisering. Opplysninger oppdragsgiver gir på forespørsel fra en søker, vil meddeles samtidig til alle som har meldt sin interesse for konkurransen ved at opplysninger kunngjøres via Doffin som tilleggsopplysning. Spørsmålene vil bli anonymisert. Oppdragsgiver plikter å svare senest 6 dager før søknadsfristens utløp. Henvendelser må være oppdragsgivers kontaktperson i hende senest , kl Søker skal ikke direkte ta kontakt med andre i oppdragsgivers prosjektgruppe uten at dette først er avklart med prosjektleder. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Anskaffelsens omfang Arbeidene består av ombygginger/endringer/vedlikehold knyttet til rørleggerarbeider, utvendig og innvendig i Skedsmo kommunes bygningsmasse. Rammeavtalen omfatter ikke investeringsprosjekter som faller inn under totalentreprise avtaler (f.eks. bygging av nye skoler, barnehager etc) For ordinære oppdrag er responstid 3 dager fra bestilling til oppstart av arbeidet. Som hovedregel vil de enkelte oppdrag være kjent i god tid før tidspunkt for utførelse, men i enkelte tilfeller kan det oppstå uforutsette behov hvor rask responstid er nødvendig. For Side 3 av 11

4 hasteoppdrag (f.eks. rørbrudd) vil dermed kravet på responstid være 2 timer, også på helligdager/helger. Det er dermed påkrevd med 24-timers vaktordning. Alle som skal utføre arbeid i Skedsmo kommune skal ha fagbrev som rørlegger. En lærling alltid skal følges opp av fagperson. Skedsmo kommune forvalter i dag en eiendomsportefølje på ca m². Arealene fordeler seg på administrasjonslokaler, skoler, barnehager, sykehjem og idrettsanlegg mv., samt ca. 550 kommunale boliger. Rammeavtalen vil tildeles èn leverandør. Kontraktsperioden for rammeavtalen vil gå fra okt/nov 2015 til okt/nov 2017 med opsjon på forlengelse på 2 år, for ett år av gangen. Dersom Skedsmo kommune velger å benytte opsjonen om forlengelse, vil dette bli varslet skriftlig til leverandøren senest 3 måneder før avtalens utløp. Avtalen er estimert til å ha et omfang på mellom 1 1,2 mill kr eks mva årlig (eks investeringer), dvs ca 4 5 mill kr eks mva totalt i avtaleperioden. Årlig estimert volum er basert på erfaring og erfaringstall siste fire år, og estimat ifm uttak er ikke forpliktende for Skedsmo kommune. Rammeavtalen skal dekke kjøp etter behov, og aktuelle avrop vil kunne variere i omfang, art og varighet. Avtalen vil omfatte arbeider for beløp opp til en ramme på kr ,- eks mva - pr oppdrag. Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygging Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokumentet, samt vedlegg 1, HMS-egenerklæring. Det understrekes at informasjonen i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg er ment å være et grunnlag for at søkere kan vurdere deltakelse i konkurransen og eventuell utarbeidelse av kvalifikasjonssøknad. Ytterligere informasjon om oppdraget vil bli presentert i tilbudsgrunnlaget i forbindelse med invitasjon til innlevering av tilbud. Informasjonen gitt i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg kan følgelig ikke senere påberopes i forbindelse med den endelige kontrakten eller senere i konkurransen. Forklaring av begreper som benyttes i kvalifikasjonsgrunnlaget Søker er det rettssubjektet som søker om å bli kvalifisert for videre deltagelse i den begrensede konkurransen. Med kvalifikasjonssøknad menes søkers anmodning om deltakelse i konkurransen med vedlegg. Oppdragsgiver er Skedsmo kommune. Med tilbydere menes de som er kvalifisert og inviteres til å inngi tilbud i konkurransen. Med leverandør menes den som tildeles oppdraget / rammeavtalen. Fremdrift Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosjektet: Side 4 av 11

5 Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN (prekvalifisering): Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget: , kl 1200 Innleveringsfrist kvalifikasjonssøknad , kl 1200 Innstilling og valg av prekvalifiserte totalentreprenører: Uke 35 / 36 Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Uke 37 Frist for å inngi tilbud: Uke 42 Meddelelse om valg av leverandør Uke 44/45 Avtaleinngåelse Uke 46 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for kvalifikasjonssøknaden er foreløpige. 2. REGLER/BESTEMMELSER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Innledning Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlig anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser, del I og III. Bestemmelsene nedenfor supplerer regelverket. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse. En begrenset anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som bare tillater de tilbydere som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. I første trinn av konkurransen vil det bli foretatt en prekvalifisering av antatt 3-6 kvalifiserte søkere som senere vil få tilsendt tilbudsgrunnlaget og inviteres til å inngi tilbud. Dette kvalifikasjonsgrunnlaget beskriver de krav som må oppfylles for å anses som kvalifisert til å gjennomføre oppdraget, samt vilkårene for utvelgelse av hvem som skal inviteres til å inngi tilbud. Den andre fasen i konkurransen består i at tilbyderne får tilsendt komplett tilbudsgrunnlag, mulighet til å innlevere tilbud og deretter kåring av en vinner av konkurransen. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og i TED. Kvalifikasjonsgrunnlaget er tilgjengelig på sammen med kunngjøringen. Språk Konkurransens språk er norsk, og kvalifikasjonssøknaden med vedlegg skal også leveres på norsk. Side 5 av 11

6 Rettelser, endringer eller suppleringer av kvalifikasjonsgrunnlaget Frem til frist for levering av kvalifikasjonssøknaden har Oppdragsgiver rett til å foreta endringer, rettelser eller suppleringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Slike rettelser, samt svar på eventuelle spørsmål fra søkere vil bli lagt ut på doffin.no fortløpende. For å bli informert om evt tillegg til kvalifikasjonsgrunnlaget, må leverandører melde interesse for kunngjøringen. Forbehold Eventuelle avvik/ forbehold i forhold til krav satt i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg skal fremgå / spesifiseres i søknadsbrevet. Vesentlige forbehold kan medføre avvisning fra konkurransen. Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Forpliktelseserklæring fra evt deltakere Dersom søker støtter seg på en eller flere deltakere for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene eller deler av disse, skal det foreligge en forpliktelseserklæring fra den eller de søker støtter seg på. Erklæringen skal være undertegnet av en som har fullmakt til å binde den enkelte deltaker (fullmakt trenger ikke fremlegges). Frist for begjæring om midlertidig forføyning Oppdragsgiver har valgt å sette en frist for når en eventuell begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten jfr. anskaffelsesforskriften Fristen settes til 17 dager regnet fra meddelelsen om avvisning/forkastelse er sendt. 3. KVALIFIKASJONSKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Innledning Kvalifikasjonskrav er minstekrav som skal sikre at søkeren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner, samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre oppdraget. Utvelgelsen av hvem som inviteres til å inngi tilbud vil skje etter best kvalifisert prinsippet og på grunnlag av utvalgte objektive og ikke-diskriminerende kriterier og regler, jfr. nedenfor. Evalueringen vil ta utgangspunkt i innlevert dokumentasjon. Det er derfor viktig at kvalifikasjonssøknaden inneholder all etterspurt dokumentasjon. Søkere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon vil kunne bli avvist. Side 6 av 11

7 Nedenfor fremgår både kvalifikasjonskravene og hvilken dokumentasjon og informasjon søkere skal ha med i kvalifikasjonssøknaden. Skatteattest og MVA-attest Skatter og avgifter Søker skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten kan bestilles via Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske HMS-egenerklæring HMS Søker skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS egenerklæring skal vedlegges tilbudet, vedlagte mal kan benyttes. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Firmaattest Søker skal være et lovlig foretak og registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister, f. eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund. Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret. Utenlandske firma: Attest for registrering i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i den stat hvor søker og/ eller dennes underleverandør er etablert. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Søker skal ha god soliditet. Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn 6 mnd., utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Nystartete firmaer, som ikke kan vise til ovennevnte må fremlegge en forpliktende garantierklæring fra morselskap/ eier. Garantisten må også selv oppfylle krav til økonomisk kapasitet, og dokumentasjon på dette må inkluderes i søknaden. Side 7 av 11

8 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, erfaring og kapasitet Teknisk kompetanse, relevant erfaring og kapasitet Søker skal ha tilstrekkelig teknisk personell og ansatte i den administrative ledelsen for oppfylling av avtalen. Søker må ha den faglige kompetanse som er påkrevd for gjennomføring av oppdraget, samt erfaring fra prosjekter av tilsvarende art. Beskrivelse av søkers tekniske personell, eller tekniske enheter til oppfyllelse av kontrakten, samt oversikt over antall medarbeidere i den administrative ledelsen. En oversikt over tilsvarende arbeider som er utført de siste fem år. Det skal fremlegges attester fra tidligere oppdragsgivere som viser tilfredsstillende utførelse av tilsvarende oppdrag, herunder rapportering, samarbeidsevne og responstid. Attestene skal være undertegnet av oppdragsgivers oppdragsansvarlige Referanseperson hos tidligere oppdragsgivere, samt kontaktinfo, skal oppgis. KS-system Søker må ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Redegjørelse for kvalitetssikringssystem, intern kontroll og HMS. Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Miljøkrav Det kreves at søker har et miljøledelsessystem som oppfyller kravene i ISO eller EMAS eller oppfyller tilsvarende krav. Søker skal vedlegge gyldig sertifikat, alternativt en kort beskrivelse av sitt miljøledelsessystem som forklarer hvordan det oppfyller kravene i ISO 14001, eksempelvis et dokument som viser samsvar mellom NS-EN ISO 14001:2004 og virksomhetens styringssystem. 4. KRAV TIL SØKNADEN Utforming av prekvalifiseringssøknaden Søker er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/ belyses og dokumenteres i prekvalifiseringssøknaden. Side 8 av 11

9 Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumenter i rekkefølgen angitt nedenfor 1. Søknadsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. 2. Dokumentasjon på obligatoriske og ufravikelige krav, jf tabellene i pkt pkt Dokumentasjon på organisatorisk og juridisk stilling, jf tabell i pkt Dokumentasjon på økonomisk og finansiell stilling, jf tabell i pkt Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf tabell i pkt Dokumentasjon på miljøkrav, jf tabell i pkt 3.7 Frist for innlevering av søknad om deltakelse i konkurransen Siste frist for å levere kvalifikasjonssøknad er: Mandag , kl Kvalifikasjonssøknaden med vedlegg skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet innen utløpet av fristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist. Søker har den fulle risikoen for at kvalifikasjonssøknaden kommer frem innen fristen. Krav til utforming av prekvalifiseringssøknaden Kvalifikasjonssøknaden skal være skriftlig, undertegnet og datert. Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Skedsmo kommune Eiendomsavdelingen v/bjarne Hatteland Postboks Lillestrøm Ved personlig oppmøte skal kvalifikasjonssøknaden leveres til: Skedsmo kommune Resepsjonen på Rådhuset Jonas Lies gt Lillestrøm Pakning/ konvolutt med kvalifikasjonssøknaden skal være merket med: Kvalifikasjonssøknad Rammeavtale for kjøp av rørleggertjenester Søknaden skal leveres i 2 eksemplarer, hvorav ett eksemplar skal påtegnes original. Et eksemplar skal også leveres elektronisk på minnepinne/ CD. Ved motstrid mellom eksemplarene går papirversjonen påtegnet «original» foran de øvrige. Kvalifikasjonssøknad sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt søknad leveres ikke tilbake. Side 9 av 11

10 Søker er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/ belyses/ dokumenteres. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre at søker ikke anses kvalifisert og vil kunne medføre avvisning. Øvrige krav til disponering av kvalifikasjonssøknaden fremgår av pkt 4.1 og det oppfordres til at denne disponeringen følges så nøyaktig som mulig. Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. Avviste og forkastede kvalifikasjonssøknader Avviste og forkastede kvalifikasjonssøknader vil ikke bli returnert til søker. Vedståelsesfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være gyldig i minimum 2 måneder fra innleveringsfristen 5. AVGJØRELSE AV PREKVALIFISERINGEN / UTVELGELSESKRITERIER Innledning Oppdragsgiver vil på bakgrunn av de mottatte kvalifikasjonssøknadene invitere de 3-6 søkerne som best oppfyller kvalifikasjonskravene til deltakelse i den videre konkurransen. Utvelgelsen vil basere seg på søkerens økonomiske og finansielle kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder relevant erfaring med tilsvarende oppdrag. Hvordan utvelgelsen vil bli fortatt fremgår nedenfor. Økonomisk og finansiell kapasitet Vil bli vurdert ut fra informasjon gitt i kapittel 3.5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Vil bli vurdert ut fra informasjon gitt i kapittel 3.6. Kriterier for utvelgelse med vekting For hver søknad vil det bli beregnet en total poengsum basert på verdiene i tabellen nedenfor. KVALIFIKASJONSKRAV VEKT POENGSKALA VEKTET POENG Finansiell og økonomisk kapasitet 30% Poeng 0-10 (0-300) Tekniske og faglige kvalifikasjoner, 70% Poeng 0-10 (0-700) herunder relevant erfaring med tilsvarende oppdrag TOTALSUM 100 (vektet totalsum maks 1000) De søkerne som oppnår høyest total poengsum går videre i konkurransen. Side 10 av 11

11 Poengskalaen går fra 0 (minst gunstig/ lavest verdi) til 10 (mest gunstig/ høyest verdi). Vurderingen gjøres på grunnlag av dokumentasjonen som følger søknaden og sett i forhold til øvrige søknader. Manglende dokumentasjon av egenskap/ kriterium gir 0 poeng. Summen av vekttall er 100, maksimal oppnåelig totalsum er Mulig avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 6. VEDLEGG 1. HMS egenerklæringsskjema Side 11 av 11