Sluttrapport for Feide på G Suite (tidligere GAFE)

Transkript

1 Sluttrapprt fr Feide på G Suite (tidligere GAFE) Samarbeid mellm Narvik kmmune g Senter fr IKT i utdanningen.

2 2 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN Single Sign-n med Feide på G Suite Harald Trbjørnsen Sluttrapprt fr piltering av Feide med SSO på G Suite.

3 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 3 Innhldsfrtegnelse Om dette dkumentet... 4 Bakgrunn... 4 Målsetning fr pilten... 4 Mål:... 4 Delmål:... 5 Gjennmføring... 5 Aktiviteter g status... 5 Følgende møter har vært gjennmført:... 5 Rapprtering... 6 Andre prsjekter g aktiviteter sm påvirker prsjektet... 6 Oppgaver, rller g ansvar... 6 Senter fr IKT i utdanningen har bidratt med:... 6 Uninett har bidratt med... 6 Narvik kmmune har bidratt med:... 7 Observatørene har bidratt med:... 7 Oppsummering Feide sm SSO på G Suite Hva må våre på plass fr at Feide kan kbles på?... 8 Psitive erfaringer... 8 Utfrdringer... 9 Mulige løsninger... 9 Persnbasert tilgangs- g rllestyring Feide sm SSO på glbale skytjenester Vedlegg... 10

4 4 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN Om dette dkumentet Rapprten skal dkumentere arbeidet med gjennmføring g etablering av reell Feideinnlgging på G Suite, tidligere Ggle Apps fr Educatin, GAFE. Pilten har hatt en piltplan lagt til grunn fr arbeidet sm er gjrt. I rapprten skisserer vi utfrdringer g løsninger sm pilten har avdekt, samt tilbakemeldinger fr hvrdan Feide bør arbeide videre g tilpasse seg til glbale skyløsninger sm G Suite. Dkumentet vurderer ikke hvrfr skleeier velger å ta i bruk G Suite Dkumentet er ingen anbefaling av G Suite sm merkevare Pilt ble gjennmført på bakgrunn av et knkrete innmeldt behv. Bakgrunn G Suite, eller tidligere Ggle Apps fr Educatin, GAFE, blir i økende grad anvendt i nrske utdanningsinstitusjner, både i grunnpplæringen, GO, g i Universitets- g Høgsklesektren, UH. Persnvernutfrdringer med Ggle har vært et gjentakende tema i flere år. Etter at Ggle har kmmet med nye versjner av databehandleravtaler, g ettersm tiden går, ser vi at mange skler tar i bruk G Suite. G Suite øker i mfang i nrsk skle, g prfileres sm en gd ressurs blant annet gjennm Senter fr IKT, SIKT, sine kmmunikasjnskanaler g selvstendige eksterne blgger g nyhetsmedier. Det er derfr behv fr at SIKT, i samarbeid med Uninett, arbeider fr at skleeiere kan ta i bruk Feideinnlgging på G Suite, uten at arbeidet tar stilling til kvaliteten på innhld g avtaler hs Ggle. En medvirkende årsak til at utfrdringen er blitt aktuell å ta tak i er at Senter fr IKT i Utdanningen har blitt kntaktet av: Høgsklen i Bergen pr. e-pst. Trndheim kmmune pr. e-pst. Narvik kmmune flere ganger muntlig i feidemøter. Larvik kmmune i løpet av NKUL Avdelingsleder i SIKT, Øystein Nilsen, ble kntaktet av representant fr Ggle under NKUL 2015 sm frmidlet ønske m å se på mulighetene fr Feideinnlgging på GAFE. Målsetning fr pilten Mål:

5 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 5 Feide på G Suite skal være etablert i løpet av høsten Delmål: Single Sign-n eller Simplified Sign-n med Feide på G Suite. Dkumentasjn på hvrdan kble Feideinnlgging på G Suite. Utarbeide veiledningsmateriale fr tilkbling av Feide g G Suite. Gjennmføring Arbeidet ble gjennmført lkalt av hver enkelt deltakende skleeier. Arbeidet ble startet pp august 2016 g ble avslutte i desember Alle deltakere måtte dekke egne kstnader frbundet med pilten g driften av Feideinnlgging på G Suite. Aktiviteter g status Nr. Aktivitet Ferdig dat 1. UTARBEIDELSE AV BESLUTNINGSGRUNNLAG, PROSJEKTPLAN OG INVOLVERE UNINETT UTSENDELSE AV INVITASJONSBREV TIL AKTUELLE PILOTDELTAKERE BEKREFTET DELTAKELSE AV PILOTER GJENNOMFØRT OPPSTARTSMØTE MED ALLE PILOTDELTAKERE KONTAKTFORESPØRSEL SENT TIL GOOGLE GJENNOMFØRT TILKOBLINGSOPPSETT AV FEIDE OG G SUITE I NARVIK OPPSUMMERINGSMØTE HOS UNINETT DOKUMENTASJON FERDIG UTARBEIDET VEILEDNING FERDIG UTARBEIDET Følgende møter har vært gjennmført: 1 ppstartsmøte på vide

6 6 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 3 statusmøter på web 1 ppsummeringsmøte hs Uninett fr erfaringsdeling g muligheter videre. Rapprtering Prsjektleder har frtløpende rapprt status på prsjekt g avdelingsnivå i SIKT. Enkel statusrapprt er blitt gitt fra hver deltaker i etterkant av hvert statusmøte i pilten. Bestem hvrdan prsjektet skal kmmuniseres g dkumenteres. Andre prsjekter g aktiviteter sm påvirker prsjektet Feide har gått brt i fra kravet m Single Lg-ut i Feide. Dette åpnet pp fr at pilten kunne gjennmføres. Oppgaver, rller g ansvar Narvik kmmune har deltatt sm pilt. Trndheim kmmune g Høgsklen i Bergen, HiB, har deltatt sm aktive bservatører. Det vil si deltatt på statusmøtene g deltatt aktivt drøftingene av utfrdringer sm pilten har pekt på. Senter fr IKT i utdanningen har bidratt med: Krdinering av pilten Deltakelse på sentrale møter, fysisk, via vide eller telefn. Veiledning g rådgivning knyttet til bruk av Feide Utarbeidelse av rapprt g veiledninger i samarbeid med invlverte parter. Uninett har bidratt med Teknisk rådgivning knytte til tilkbling g ppsett av Feide på GAFE Deltakelse på sentrale møter, fysisk, via vide eller telefn.

7 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 7 Utarbeidelse av dkumentasjn Utarbeidelse av veiledninger i samarbeid med Senter fr IKT i Utdanningen. Narvik kmmune har bidratt med: Nødvendig frankring internt egen rganisasjn Klargjøring g etablering av brukersynkrnisering mt G Suite. Innkallinger til aktuelle møter g kurs Deltakelse på sentrale møter, fysisk, via vide eller telefn. Møte- g kursrm ved behv Utprøving av pilten Egen prsjektleder/kntaktpersn fr Feide på GAFE Erfaringsdeling Observatørene har bidratt med: Innspill til utfrdringer g løsninger underveis i prsjektet Deltakelse på sentrale møter, fysisk, via vide eller telefn.

8 8 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN Oppsummering. Feide sm SSO på G Suite. Pilten har vist at Feide satt pp med SSO inn mt G Suite er enkelt å sette pp, g gir psitive effekter knyttet til brukerpplevelsen hs både elever g lærere. Pilten har vist at det dukker pp utfrdringer knyttet til tilrettelegging g administrering, sm må være ivaretatt ved planlegging, ppsett g bruk. Hva må våre på plass fr at Feide kan kbles på? Etableringen reell Feideinnlgging på G Suite frutsetter: At skleeier har risikvurdert g etablerte frmelle avtaler med G Suite At brukersynkrnisering mellm skleeier g G Suite er etablert i frkant. At skleeier har en hensiktsmessig dmenestruktur At skleeier har en hensiktsmessig bruk av systemknter i G Suite At Uninett kan delta med kunnskap i frm av rådgivning Eksempel: Dmenestrukturen i G-Suite må være slik at systembrukerne ikke ligger i samme dmene sm elever g lærer. Psitive erfaringer Enklere innlgging fr brukerne Enklere g raskere bruk av Chrmebks Enklere bruk av andre nettjenester i kmbinasjn med Ggle.

9 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 9 Utfrdringer Systemknter kan ikke bruke Feideinnlgging Dmenestruktur i G-Suite må være tilpasset tjenesten. Ivaretakelse av histrikk knyttet til tilgangsstyring g rettigheter Opprettelse av fellesmråder slik at de blir tilgjengelig uavhengig av bruker. Ggle sin persnbaserte styring av tildeling av funksjnalitet Ggle Play Cludprint Mulige løsninger A. Eget trusted dmene fr systemknter medfører flytting av alle systemknter til nytt subdmene trusted dmene manuelt styrt B. Lage fiktive systembrukere i kildesystem, sm pprettes sm feidebrukere g følger med til lkal Feidkatalg medfører rutiner fr registrering, endring g sletting av disse kntene i et kildesystem er i strid med Feide sin plicy slik den er i dag vil ikke løse utfrdringene knyttet til CludPrint g serverbrukere. Alle systemknter må identifiseres g gjennmgås fr å finne løsning knyttet til systembrukerens ppgaver. C. Ggle gjør tilpasninger slik at man kan brukere sm er unntatt SSO g sm ikke er superadmin fr G Suite

10 10 SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN Pilten anser løsning A fr å være den beste g mest treffsikre løsningen på utfrdringene. Løsning B er svært uheldig da den er i strid med Feide sin Plicy. Løsning C er spilt inn av Narvik til Ggle, men avventer svar inntil videre. Persnbasert tilgangs- g rllestyring. Narvik har benyttet Ggle sin anbefaling g laget system-brukere, evigvarende brukerknter sm ikke er basert på reelle persner. Systemkntene dispneres av IKT-ansvarlige på sklene, sm bruker dem til å gi rettigheter g tilgang til funksjnalitet i Apper g rammeverk fr G Suite. Eksempel: Tilgangsstyring i Ggle Play g Cludprint. Utfrdringen er ikke særskilt knyttet til Feide, men til skleeiers styring av infrmasjnssikkerhet g styringssystem fr dkumenter. Den enkelte brukers eierskap til dkumenter, fellesmapper g rettigheter, medfører en fare fr brudd på persnvernet g infrmasjnssikkerheten. Eksempel: Fellesmrådet fr lagring av dkumenter på en skle blir slettet når brukerknten sm eier fellesmrådet blir slette. Pilten ønsker å adressere utfrdringen, men vil ikke gå nærmere inn i prblemstillingen da den ikke er særegen fr pilten islert sett. Feide sm SSO på glbale skytjenester Pilten sin erfaring er at Feide gir en merverdi sm SSO på glbale skytjenester sm brukes i sklen. Ggle sitt enkle administrasjnsgrensesnitt gjør det svært enkelt å gjennmføre den tekniske tilkblingen. Brukerreisen endres ikke nevneverdig g det spares tid på flere mråder. Å ta i bruk glbale skytjenester i sklen gir i de fleste tilfeller økt verdi fr brukerne. Feide sm SSO gir en bedre brukerpplevelse fr de fleste brukere. Likevel viser pilten behvet fr å gjøre gjennmtenkte valg knyttet til infrastruktur, frvaltning g tilrettelegging av tjenester i av denne typen. Vedlegg 1. FEIDE G-suite g SSO, erfaringer g hva gjrde vi Narvik kmmune