In case of discrepancies between the Norwegian original text and the English translation, the Norwegian text shall prevail

Transkript

1 In case of discrepancies between the Norwegian original text and the English translation, the Norwegian text shall prevail Til aksjeeiere i Unified Messaging Systems ASA (heretter Selskapet) INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Selskapet holdes den: 15. mai 2017 kl Innspurten 15, 13. etasje 0663 Oslo, Norge To the shareholders of Unified Messaging Systems ASA (hereinafter the Company) NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING Annual General Meeting of the Company will be held at: 15 May 2017 at am (CET) Innspurten 15, 13th floor, 0663 Oslo, Norway Styret har utarbeidet følgende forslag til dagsorden: 1. Åpning av generalforsamlingen v/styreleder Reidar Fougner 2. Godkjennelse av fortegnelse over møtende aksjonærer og fullmektiger 3. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen 4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 5. Godkjennelse av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning 2016 for Selskapet 6. Godkjennelse av honorar til styret a) Honorar for regnskapsåret 2016 og frem til ordinær generalforsamling 2017 b) Honorar for perioden mellom ordinær generalforsamling i 2017 og ordinær generalforsamling i Fastsettelse av honorar til valgkomiteen a) Honorar for regnskapsåret 2016 og frem til ordinær generalforsamling 2017 b) Honorar for perioden mellom ordinær generalforsamling i 2017 og ordinær generalforsamling i 2018 The Board of Directors proposes the following agenda: 1. Opening of the annual general meeting by the Chairman of the Board, Reidar Fougner 2. Approval of registration of attending shareholders and proxy holders 3. Election of Chairperson and a person to co sign the minutes 4. Approval of the notice and the agenda 5. Approval of the Board of Directors proposal to annual accounts and annual report for 2016 for the Company 6. Approval for Board members remuneration a) Remuneration for the financial year 2016 and up to the annual meeting 2017 b) Remuneration for the period between the annual meeting 2017 and the annual meeting in Determination of remuneration of the Nomination Committee a) Remuneration for the financial year 2016 and up to the annual meeting 2017 b) Remuneration for the period between the annual meeting 2017 and the annual meeting in

2 8. Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor for regnskapsåret Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Selskapet a) Rådgivende avstemming veil. retningslinjer b) Godkjennelse av bindende retningslinjer 10. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring 11. Endring av vedtektene Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (generell) 13. Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (ansatte) Oslo Med vennlig hilsen Styret i Unified Messaging Systems ASA Reidar Fougner Styreleder (Sign.) Vedlegg: 1. Oversikt over aksjeeiernes rettigheter, deltakelse, fullmakt og informasjon om saksdokumenter 2. Påmeldingsblankett/fullmaktsskjema 3. Styrets forslag til vedtak 4. Valgkomiteens innstilling 5. Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Selskapet Vedleggene 4 5 distribueres ikke sammen med i papirversjonen av innkallingen, men er gjort tilgjengelige på selskapets hjemmesider (heretter Hjemmesiden). 8. Approval of the fees for the Company's auditor for the financial year Consideration of the Board's statement on the determination of salary and other remuneration to leading employees of the Company a) Advisory vote is held for precatory guidelines b) Approval binding guidelines 10. Consideration of the Board's statement on Corporate Governance 11. Amendment to the Articles of Association Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (general) 13. Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (employees) Oslo Best regards The Board of Directors of Unified Messaging Systems ASA Reidar Fougner Chairman (Sign.) Appendices: 1. Outline of the shareholder's rights, participation, proxy and information about documents 2. Notice of attendance/proxy form 3. Board s proposed resolutions 4. Nomination Committee s recommendation 5. Declaration from the Board of Directors on determination of salary and other remuneration of executive personnel Appendices 4 5 are not distributed with the paper version of the notice, but are made available on the Company s website (hereinafter the Website). 2

3 VEDLEGG 1: AKSJEEIERNES RETTIGHETER DELTAGELSE OG FULLMAKT APPENDIX 1: SHAREHOLDER'S RIGHTS PARTICIPATION AND PROXY Generelt Unified Messaging Systems ASA er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder allmennaksjeloven og verdipapirhandel loven. Selskapets aksjekapital er NOK ,38 bestående av aksjer, hver pålydende NOK 0,01. Selskapet eier ingen egne aksjer. Det er således stemmeberettigede aksjer. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen. Aksjeeiernes rettigheter Aksjeeiere i Selskapet har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Aksjeeiere kan også møte med rådgiver og kan gi én rådgiver talerett. Videre har aksjeeierne rett til å be om opplysninger fra styrets medlemmer og administrerende direktør som nærmere regulert i allmennaksjeloven Som et utgangspunkt kan ikke saker som ikke står på agendaen behandles på generalforsamlingen. Aksjeeiere har rett til å fremsette alternativer til styrets forslag under de sakene som allerede er på dagsorden, forutsatt at det alternative forslaget er innenfor rammen av den saken som foreligger til behandling. Kandidater for valg i styret eller valgkomiteen kan også fremsettes under generalforsamlingen og trenger ikke å bli nominert på forhånd. Forvalter for aksjer som er registrert på særskilt NOM konto (forvalterregistrert) kan ikke møte eller stemme på generalforsamlingen for disse aksjene. Aksjeeier må, for å kunne møte og stemme på generalforsamlingen, overføre aksjene fra NOM kontoen til en konto i eget navn. General Unified Messaging Systems ASA is a Norwegian Public Limited Liability company placed under Norwegian law, including the Public Limited Liability Company Act and the Securities Trading Act. The Company s share capital is NOK 1,909, consisting of 190,913,938 shares, each with a par value of NOK The Company does not hold any treasury shares. Accordingly, 190,913,938 voting shares, each share being entitled to one vote on the General Meeting. Shareholder s rights A shareholder has the right to attend the general meeting, either personally or by proxy, at their own option. A shareholder may also be assisted by advisor and may give one advisor the right to speak at a general meeting. Further, a shareholder is entitled to require directors and the general manager to provide all available information as stated in the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section As a general principle, matters that are not on the agenda may not be decided at the meeting. Shareholders are entitled to propose amendments to Board's proposals in those matters that shall be considered by the general in accordance with the agenda, provided that the proposed amendment is within the limits of the matter to be considered. Proposals for candidates for election to the Board of Directors or the Nomination Committee may also be submitted during the general meeting and do not have to be nominated in advance of the general meeting. A custodian for shares registered at special nominee account, cannot attend at the general meeting or vote for the shares in question. If the beneficial shareholder wants to attend the general meeting and vote for his shares, he must transfer the shares from the NOM account to an account in his own name. 3

4 Påmelding Aksjeeiere som ønsker å delta i den ordinære generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, anmodes om å melde dette til Selskapet senest 11. mai 2017 kl (CET). Påmelding kan foretas elektronisk via Hjemmesiden eller via VPS Investortjenester. Påmelding kan også sendes per e post til genf@dnb.no eller per post til Unified Messaging Systems ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. Møteseddel er distribuert til aksjeeierne som vedlegg til innkallingen. Kopi av identifikasjon av aksjeeier, og firmaattest dersom aksjeeieren er en juridisk person, må medbringes på generalforsamlingen. Participation Shareholders, who would like to attend the general meeting, either personally or by proxy, are requested to register this with the Company 11 May 2017 at 4:00 PM (CET), at the latest. Notice of attendance may be given electronically online at the Website or online at VPS Investor Services. Notice of attendance may also be sent be to genf@dnb.no, or by mail Unified Messaging Systems ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. Notice of attendance is enclosed to this notice. Copies of identification documentation related to the shareholder, and company certificate if the shareholder is a company, must be brought to the General Meeting. Fullmakt Aksjeeiere som ønsker å delta ved fullmektig anmodes om å sende inn vedlagte fullmaktsseddel til Unified Messaging Systems innen 11. mai 2017 kl (CET). Påmelding kan også foretas elektronisk via Investortjenester. Fullmakt kan også sendes per e post til genf@dnb.no eller per post til Unified Messaging Systems ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. Fullmaktsseddel i original må også medbringes til generalforsamlingen. Kopi av identifikasjon av fullmaktshaver og fullmaktsgiver, og firmaattest dersom aksjeeieren er en juridisk person, må vedlegges fullmakten. Møteseddel og fullmaktsseddel er vedlagt. Hvis ønskelig, kan stemmefullmakt til den ordinære generalforsamlingen tildeles styrets leder Reidar Fougner. I så tilfelle bør også vedlagte skjema for fullmaktsinstruks fylles ut. Fullmakt med stemmeinstruks må sendes per e post til genf@dnb.no eller pr. post til Unified Messaging Systems v/dnb Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Elektronisk fullmakt med stemmeinstruks vil ikke være mulig. Stemmefullmakt som ikke er tildelt en navngitt person vil bli ansett for å være gitt til styrets leder. Aksjeeier angir i fullmaktsinstruksen hvordan han ønsker å stemme i ulike sakene på dagsorden. Proxy Shareholders that wants to attend the general meeting by proxy, are requested to send the proxy together with the notice of attendance to Unified Messaging Systems within 11 May 2017 at 4:00 PM (CET). The proxy forms can also be sent electronically to Investor Services. Notice of attendance may be given electronically online at the Website or online at VPS Investor Services. The proxy forms may also be sent be to genf@dnb.no, or by mail Unified Messaging Systems ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. Proxy forms in original must also be brought to the general meeting. Copies of identification documentation related to both the shareholder and the proxy, and company certificate if the shareholder is a company, must be attached to the proxy form. Notice of attendance and proxy form are enclosed. If so desired, proxies may be given to the Chairman of the Board, Reidar Fougner. In this case, the attached form of proxy with voting instructions should be filled in. The proxy form with voting instructions must be sent by to genf@dnb.no, or by post to Unified Messaging Systems c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Online registration of proxy with voting instructions is not possible. A proxy that is given without naming the proxy holder will be regarded as given to the Chairman of the Board. In the proxy with voting instructions, a shareholder indicates how to vote for the matters on the agenda. 4

5 Dersom det er gitt stemmeinstruks, gjelder følgende: Dersom det er krysset av for Stemmer for innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme for forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene. Dersom det er krysset av for Stemmer mot innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme mot forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene. Dersom det er krysset av for Avstår fra å stemme innebærer det en instruks til fullmektigen om ikke å avgi stemme for aksjene. Dersom det ikke krysses av for noe alternativ, innebærer det at fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Ved valg er instruksen begrenset til å gjelde avstemning over valg av de kandidater som foreslås av valgkomiteen forutfor den ordinære general forsamlingen. Ved avstemninger over saker som ikke fremgår av innkallingen, men som lovlig tas opp til avgjørelse ved generalforsamlingen, står fullmektigen fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Det samme gjelder avstemning over formelle forhold, for eksempel avstemnings rekkefølgen eller avstemningsform. Dersom aksjonæren har innsatt annen fullmektig enn styrets leder og ønsker å gi vedkommende instruks om stemmegivning er dette et forhold mellom aksjonæren og fullmektigen som er Selskapet uvedkommende. For dette tilfellet påtar ikke Selskapet seg ansvar for å kontrollere om fullmektigen avgir stemme i henhold til instruksen. If a proxy with voting instructions is given, the following applies: If vote "in favor" is ticked off, it implies that the proxy is instructed to vote for the proposal in the agenda, including the amendments proposed by the Board of Directors, the Chairman of the Board or by the Chair of the Meeting. If there are any amendments to the proposals in the agenda, the proxy holder may in his/her discretion refrain from voting for the shares. If vote "against" is ticked off, it implies that the proxy is instructed to vote against the proposal in the agenda, including the amendments proposed by the Board of Directors, the Chairman of the Board or by the Chair of the Meeting. If there are any amendments to the proposals in the agenda, the proxy holder may in his/her discretion refrain from voting for the shares. If "abstention" is ticked off, it implies that the proxy is instructed to refrain from voting for the shares. If none of the alternatives are ticked off, it implies that the proxy holder may in his/her discretion chose how to vote for the shares. Upon elections, the proxy with voting instructions is limited to vote for the candidates set out by the Nomination Committee prior to the AGM. Upon voting for matters not included in the agenda, but lawfully dealt with at the general meeting, the proxy holder may in his/her discretion determine how to vote for the shares. The same applies to voting for formalities, e.g. the order the matters are dealt with or the procedure for voting. In case the shareholder has appointed a proxy which is not the Chairman of the Board and wants to give the proxy voting instructions, this is a matter between the shareholder and the proxy not concerning the Company. In this case, the company does not undertake any responsibilities to control that the proxy holder votes in accordance with the proxy with instructions. 5

6 Elektronisk forhåndsstemming Selskapets vedtekter åpner ikke for elektronisk forhåndsstemming, jf. allmennaksjeloven 5 8b. Dette er foreslått endret, jf. Sak 13. Electronically advance vote Participation by an advance vote is not regulated in the Articles of Association, cf. the Public Limited Liability Company Act. Amendment suggested, cf. item 13. Saksdokumenter og forslag til beslutninger Dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, inklusive årsrapporten for 2016, er i samsvar med vedtektenes 8 gjort tilgjengelig på Hjemmesiden og sendes følgelig ikke ut sammen med innkallingen. Den enkelte aksjeeier har likevel krav på å få dokumentene kostnadsfritt tilsendt etter henvendelse til Selskapet. Aksjeeiere som ønsker saksdokumentene tilsendt, kan henvende seg til Unified Messaging Systems ASA, Postboks 6301 Etterstad, 0604 Oslo, Norway eller pr. e post accounting@ums.no Documents and proposals for solutions Documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the Annual Report for 2016, are in accordance with the article 8 of the Articles of Association, available at the Website and are consequently not distributed together with the notice. Nevertheless, each shareholder has the right to have the documents sent to him or her free of charge, upon request to the Company. Shareholders requesting the documents from the company may contact Unified Messaging Systems ASA, P.O. Box 6301 Etterstad, 0604 Oslo, Norway, or by accounting@ums.no. 6

7 VEDLEGG 3: STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK APPENDIX 3: BOARD S PROPOSED RESOLUTIONS 5. Godkjennelse av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning 2016 for Selskapet Det henvises til styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2016 offentliggjort på Selskapets hjemmeside (heretter Hjemmesiden). Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner årsregnskap for 2016 for Selskapet, samt årsberetning herunder forslaget til disponering av Selskapets resultat. 5. Approval of the Board of Directors proposal to annual accounts and annual report for 2016 for the Company It is referred to the Board s proposal for Annual Report and Annual Accounts for 2016 published on the Company s website (the Website). The Board proposes that the General Meeting adopts the Annual Report and Annual Accounts for 2016 of the Company, including the proposal of disposal of the Company s result. 6. Godkjennelse av honorar til styret for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2018 Styret foreslår at generalforsamlingen fastsetter honorarer til styret for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2017 (ikke tidligere besluttet), og for perioden fra ordinær generalforsamling i 2017 til neste ordinære generalforsamling i henhold til valgkomiteens innstilling som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. 6. Approval for Board members remuneration for the period to next annual general meeting in 2018 The Board proposes the General Meeting to approve the remuneration to the Board for the period up to the Annual General Meeting in 2017 (not resolved earlier), and for the period from the Annual General Meeting in 2017 and up to the next Annual General Meeting in line with the proposal from the Nomination Committee, which is available on the Website. 7. Fastsettelse av honorar til valgkomiteen for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2018 Styret foreslår at generalforsamlingen fastsetter honorarer til valgkomiteen for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2017 (ikke tidligere besluttet), og for perioden fra ordinær generalforsamling i 2017 til neste ordinære generalforsamling i samsvar med innstilling fra valgkomiteen, som er tilgjengelig på Hjemmesiden. 8. Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor for regnskapsåret 2016 Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner revisors godtgjørelse for regnskapsåret 2016 med totalt NOK , fordelt på nåværende revisor Deloitte AS NOK og tidligere revisor Klyve & Sunde AS NOK Honorar for revisjon på NOK til Deloitte inkluderer 7. Determination of remuneration of the Nomination Committee for the period to the next annual general meeting in 2018 The Board proposes the General Meeting to approve the remuneration to the Nomination Committee for the period up to the Annual General Meeting in 2017 (not resolved earlier), and for the period from the Annual General Meeting in 2017 and up to the next Annual General Meeting in line with the proposal from the Nomination Committee, which is available on the Website. 8. Approval of the fees for the Company's auditor for the financial year 2016 The Board proposes that the general meeting approves the auditor s fee for the financial year 2016 for the Company of NOK 853,200, divided between current auditor Deloitte AS NOK 738,000 and former auditor Klyve & Sunde AS NOK 115,200. The Deloitte audit fee of NOK 570,000 includes 7

8 revisjon av 2015 og begrenset revisjon av Q i forbindelse med børsnotering. Andre tjenester fra Deloitte beløper seg til NOK Godtgjørelsen til tidligere revisor Klyve & Sunde fordeler seg på NOK for revisjon og NOK for andre tjenester. audit of 2015 and a limited audit of Q related to the listing process. Other services from Deloitte amount to NOK 168,000. The fee to the former auditor Klyve & Sunde consists of NOK 92,800 for auditing and NOK 22,400 for other services 9. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Selskapet Erklæringen er lagt ut på Hjemmesiden. Se også note 2 til konsernets årsregnskap. Det skal holdes en rådgivende avstemning over retningslinjer for lønn, bonus og andre godtgjørelser for foregående og neste regnskapsår i tillegg til en bindende avstemming retningslinjer for godtgjørelser knyttet til aksjer eller opsjoner. Styret foreslår at generalforsamlingen gir sin tilslutning til styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Selskapet. 9. Consideration of the Board's statement on the determination of salary and other remuneration to leading employees of the company The statement is available at the Website. Also, see note 2 of the consolidated financial statement. There will be held one advisory vote on the guidelines of salary, remuneration and other benefits for the previous and next financial year in addition to a binding vote on the guidelines of remuneration linked to shares or options. The Board proposes that the General Meeting adheres to the Board's statement on the determination of salary and other remuneration to leading employees of the Company. 10. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring Styrets redegjørelse er inntatt i årsrapporten (Eierstyring og selskapsledelse). Redegjørelsen er også lagt ut på Hjemmesiden. Styret foreslår at generalforsamlingen gir sin tilslutning til styrets redegjørelse for foretaksstyring. 11. Endring av vedtektene 8 Styret foreslår at vedtektene 8 tilføyes følgende (resten av 8 videreføres uten endringer): «Retten til å delta og stemme på generalforsamlingen kan bare utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen (registreringsdatoen).» «Aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig i en periode før generalforsamlinger, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i den utstrekning selskapets styre finner det ønskelig og finner betryggende metoder for autentisering av avsenderen av slik stemme og i samsvar 10. Consideration of the Board's statement on Corporate Governance The Board's statement is included in the annual report. The statement is also available at the Website. The Board proposes that the General Meeting adheres to the Board s Statement of Corporate Governance. 11. Amendment to the articles of association 8 The Board suggest the following amendments to the articles of association 8 (rest of 8 maintains): The right to participate and vote at the General Meeting can only be exercised when the acquisition has been entered in the shareholder s register on the fifth business day before the General Meeting (the registered date). The shareholders may cast their votes in writing in a period prior to the general meeting, including through electronic communication, to the extent the company s board of directors deems it desirable and finds adequate methods for authenticating the sender of such a vote and in accordance with the public limited liability companies 8

9 med allmennaksjeloven. Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for slik forhåndsstemming.» act. The board of directors can establish specific guidelines for such advance voting. 12. Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (generell) Det er styrets oppfatning at det er nødvendig for Selskapet å beholde fleksibiliteten til utstedelser av nye aksjer på kort varsel for å sikre ytterligere finansiering av Selskapet for Selskapets videre drift, og for å kunne oppfylle Selskapets avtaler. Styret foreslår at aksjekapitalen bør kunne forhøyes med inntil 10%. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen vedtar følgende: 1. Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK Fullmakten er gyldig frem til neste ordinære generalforsamling eller senest 30. juni Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven 10 4 skal kunne fravikes. 4. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf. allmennaksjeloven 10 2, og beslutning om fusjon, jf. allmennaksjeloven De nye aksjene skal tilhøre tilsvarende aksjeklasse som Selskapets eksisterende aksjer. 6. Fullmakten erstatter ubenyttede deler av tidligere fullmakter ikke besluttet på generalforsamlingen, fra det tidspunkt fullmakten er registrert. 7. Fullmakten kan benyttes i forbindelse med en strategisk prosess, kapitalinnhenting for å finansiere driften av konsernet, og/eller for å møte selskapets forpliktelser. 12. Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (general) The Board finds it necessary that the Company maintains flexibility to issue new shares on short notice to be able to obtain additional funding for the Company s future activities, and to fulfil the Company s agreements. The Board suggests that the share capital may be increased by up to 10%. The Board therefore proposes that the General Meeting adopts the following resolution: 1. The Board is granted authority to increase the share capital by a maximum of NOK 190, The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2018 or 30 June 2018 at the latest. 3. The shareholders' statutory right of pre emption pursuant to the Public Limited Liability Company Act section 10 4 may be deviated from. 4. The authorization does not comprise any other assets than cash, the right to incur special obligations on the Company pursuant to the Public Limited Liability Company Act section 10 2 or a merger resolution pursuant to the Public Limited Liability Company Act section The new shares will belong to the existing class of shares. 6. The authorisation replaces the earlier unutilized parts of earlier authorisations not resolved on the Annual Meeting, from the time the new authorisation has been registered. 7. The authorization may be used in connection with a strategic process, in connection with a capital increase to finance the group's operations, and/or to fulfil the Company s agreements. 9

10 13. Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (til bruk i incentivprogram overfor ansatte) Selskapet har pr utstedt opsjoner, tilsvarende 1,85 % av aksjekapitalen. Oversikt over tildelte opsjoner er beskrevet i note 2 til konsernets årsregnskap. Styret mener det kan være hensiktsmessig å innføre et langsiktig opsjonsprogram egnet til å incentivere nye og eksisterende ansatte. Styret mener at et opsjonsprogram bør begrenses til inntil ca. 5 % av utstedt aksjekapital. Selskapet har per dags dato ikke et løpende opsjonsprogram, men vil vurdere dette i løpet av 2017 innenfor rammene av en styrefullmakt og bindende retningslinjer fra generalforsamlingen. For å muliggjøre etableringen av et langsiktig opsjonsprogram på inntil 5% av utstedt aksjekapital (inkludert opsjoner tildelt under tidligere opsjonsprogrammer), ber styret generalforsamlingen om å tildele styret en fullmakt som dekker dette, selv om de fleste av opsjonene ikke vil komme til utøvelse i inneværende år. Styret foreslår en fullmakt til å utstede inntil nye aksjer i forbindelse med Selskapets incentivprogram. Denne fullmakten vil gjelde allerede tildelte opsjoner og muligheten til å tildele nye opsjoner. Som en konsekvens av allmennaksjelovens begrensning av fullmakters varighet ber styret om årlige fornyelser av fullmakten for å innfri Selskapets forpliktelser for tildelte opsjoner i opsjonenes løpetid. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen vedtar følgende: 1. Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK , Fullmakten er gyldig frem til neste ordinære generalforsamling eller senest 30. juni Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven 10 4 skal kunne fravikes. 4. De nye aksjene skal tilhøre tilsvarende aksjeklasse som Selskapets eksisterende aksjer. 13. Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (employee incentive program) The Company has per issued 3,540,000 options, equivalent to 1.85% of the share capital. An overview over issued options is available in note 2 in the consolidated financial statement. The Board of Directors believes that it may be appropriate to introduce a long term options programme to incentivise new and existing employees. The Board proposes that such a programme should be limited to up to approx. 5% of the issued share capital. The Company does not currently have an active options programme, but will consider this in the course of 2017 within the framework of an authorisation, and the binding guidelines from the General Meeting. To enable the establishment of a long term options programme of up to 5% of issued share capital (included options granted under previous options programmes), the Board asks the Annual Meeting to grant the Board an authorisation that covers this, although most of the options will not be exercised in the current year. The Board proposes an authorisation to issue up to 9,545,697 new shares related to the Company s incentive programme. This authorisation will apply to already issued options and the opportunity to issue new options. Because of the Public Limited Liability Company Act s limitation for the duration of authorizations, the Board must request yearly renewals of the authorization to fulfil the Company s obligations during the term of the options. The Board therefore proposes that the General Meeting adopts the following resolution: 1. The Board is granted authority to increase the share capital by a maximum of NOK 95, The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2018 or 30 June 2018 at the latest. 3. The shareholders' statutory right of pre emption pursuant to the Public Limited Liability Company Act section 10 4 may be deviated from. 4. The new shares will belong to the existing class of shares. 10

11 5. Fullmakten erstatter ubenyttede deler av tidligere fullmakter ikke besluttet på generalforsamlingen, fra det tidspunkt fullmakten er registrert. 6. Fullmakten kan bare benyttes til å utstede aksjer til ansatte, konsulenter og styremedlemmer under Selskapets incentivprogram. 7. De nærmere betingelsene for opsjonene fastsettes av styret. 5. The authorisation replaces the earlier unutilized parts of earlier authorisations not resolved on the Annual Meeting, from the time the new authorisation has been registered. 6. The authorization may only be used under the Company s incentive program for employees, consultants and board members. 7. Other details for the options may be determined by the board. 11

12 Ref no: PIN code: Notice of Annual General Meeting Annual General Meeting of Unified Messaging Systems ASA will be held on at 9 a.m. at Innspurten 15, 13 th floor, 0663 Oslo, Norway If the above-mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: Name of enterprise s representative (To grant a proxy, use the proxy form below) Notice of attendance The undersigned will attend the Annual General Meeting on and vote for: A total of Own shares Other shares in accordance with enclosed Power of Attorney Shares This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA no later than 4 p.m. on Notice of attendance may be sent electronically through the Company s website or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company s website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by genf@dnb.no, or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar s Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. Place Date Shareholder s signature (If attending personally. To grant a proxy, use the form below) Proxy (without voting instructions) Ref no: PIN code: Annual General Meeting of Unified Messaging Systems ASA This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2. If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in such case, the proxy will be deemed to be given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him. The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar s Department no later than 4 p.m. on The proxy may be sent electronically through Unified Messaging System s website or through VPS Investor Services. It may also be sent by genf@dnb.no. Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar s Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The undersigned hereby grants (tick one of the two): the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or (Name of proxy holder in capital letters) a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Unified Messaging Systems ASA on Place Date Shareholder s signature (Signature only when granting a proxy) With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company s certificate of registration must be attached to the proxy.

13 Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code: This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him. The proxy form must be received by DNB Bank ASA, Registrar s Department, no later than 4 p.m. on It may be sent by genf@dnb.no /regular mail to DNB Bank ASA, Registrar s Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The undersigned: hereby grants (tick one of the two): the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or Name of proxy holder (in capital letters) a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Unified Messaging Systems ASA on The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote for the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting. Agenda Annual General Meeting 2017 For Against Abstention 4. Approval of the notice and the agenda 5. Approval of the Board of Directors proposal to annual accounts and annual report for Approval for Board members remuneration a) Remuneration for the financial year 2016 and up to the annual meeting 2017 a) a) a) b) Remuneration for the period between the annual meeting 2017 and the annual meeting 2018 b) b) b) 7. Determination of remuneration of the Nomination Committee a) Remuneration for the financial year 2016 and up to the annual meeting 2017 a) a) a) b) Remuneration for the period between the annual meeting 2017 and the annual meeting 2018 b) b) b) 8. Approval of the fees for the Company s auditor for the financial year Consideration of the Board s statement on the determination of salary and other remuneration to leading employees of the company a) Advisory vote is held for precatory guidelines a) a) a) b) Approval binding guidelines b) b) b) 10. Consideration of the Board s statement on Corporate Governance 11. Amendment to the Articles of Association Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (general) 13. Authorisation to the Board to increase the share capital by private placement (employees) Place Date Shareholder s signature (Only for granting proxy with voting instructions) With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company s certificate of registration must be attached to the proxy.

14 Ref.nr.: Pinkode: Innkalling til ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling i Unified Messaging Systems ASA avholdes kl 09:00 i Innspurten 15, 13. etasje, 0663 Oslo Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Møteseddel Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den og avgi stemme for: I alt for antall egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) Aksjer Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest kl. 16:00. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside eller via Investortjenester. For å få tilgang til elektronisk påmelding, eller avgi fullmakt, via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis. Alternativt: e-post: genf@dnb.no Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor) Fullmakt uten stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode: Ordinær generalforsamling i Unified Messaging Systems ASA Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2. Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest kl. 16:00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: genf@dnb.no. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme i Unified Messaging Systems ASAs ordinære generalforsamling for mine/våre aksjer. Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises det til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

15 Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode: Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest kl. 16:00. E-post: genf@dnb.no (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo. Undertegnede: gir herved (sett kryss på én): Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling for mine/våre aksjer. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme. Agenda ordinær generalforsamling 2017 For Mot Avstå 4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 5. Godkjennelse av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning Godkjennelse av honorar til styret: a) Honorar for regnskapsåret 2016 og frem til ordinær generalforsamling 2017 a) a) a) b) Honorar for perioden mellom ordinær generalformsaling i 2017 og ordinær generalforsamling i 2018 b) b) b) 7. Fastsettelse av honorar til valgkomiteen a) Honorar for regnskapsåret 2016 og frem til ordinær generalforsamling 2017 a) a) a) b) Honorar for perioden mellom ordinær generalformsaling i 2017 og ordinær generalforsamling i 2018 b) b) b) 8. Godkjennelse av honorar til revisor for regnskapsåret Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte a) Rådgivende avstemming veil. Retningslinjer. a) a) a) b) Godkjennelse av bindende retningslinjer b) b) b) 10. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring 11. Endring av vedtektene Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (generell) 13. Styrefullmakt kapitalforhøyelse ved rettet emisjon (ansatte) Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.