Arbeidsgang ved hver lønnskjøring

Transkript

1 Arbeidsgang ved hver lønnskjøring Start i Lag lønn med å registrere lønn på de ansatte. Velg Kontroll for å kontrollere registreringene og for å oppgi periodedato. Om du finner feil eller mangler går du tilbake til Lag lønn og gjør korrigeringer. Du kan kjøre Kontroll så mange ganger du vil, helt til alt er rett og klart for utbetaling. Ta sikkerhetskopi. Det gjør du under Arkiv og Sikkerhetskopiering. Om Kontrollen er OK, velg Bekreft for å bokføre lønnen og gi utbetalingsdato. Det er nå klart for å ta ut alle Rapporter. Ta ut rapporter for denne lønnskjøringen. Et minimum er: Utbetalingsliste til banken Utbetalingsliste til arkivering Lønnsslipper til de ansatte Lønnsslipper til arkivering Regnskapsbilag til regnskapsfører A-melding om ikke flere lønninger i perioden

2 Lag lønn Første gang du skal registrere en lønning, må du legge inn alt. Det vil si alle faste utbetalinger og trekk. Dette gjelder kun første gangen. Neste gang registrerer du bare endringene. For å registrere en lønning, klikker du knappen Lag lønn. side 2 Du får følgende dialogboks: HogiaLønn foreslår den første i ansattregisteret. Du kan begynne registreringen på den eller velge en annen ansatt. For å registrere linjer dobbeltklikker du i feltet under teksten Lønnsart. Feltet endres slik at du kan klikke på pilen til høyre i feltet for så å velge en lønnsart. For eksempel Månedslønn. HogiaLønn henter beløp for Månedslønn fra den ansatte. Forskuddstrekk, Bidragstrekk, Restskatt, Fagforeningskontingent trenger du ikke selv registrere her. Det gjør HogiaLønn automatisk om du har lagt det inn på den ansatte.

3 side 3 Når du har registrert alt på en ansatt, klikker du på knappen Ok & Neste. Du får da følgende spørsmål: Om du vet at alt er klart, klikker du på Ja. Du kan fortsatt registrere mer på den ansatte om det viser seg nødvendig. Vet du helt sikkert at du må registrere mer på den ansatte før den neste lønningen er klar, klikker du på knappen Nei. Eventuelt også om den ansatte IKKE skal få lønn denne gangen. Slik fortsetter du til alle ansatte har blitt registrert. Da klikker du på Avbryt og Lukk. Kontrollere en lønning Nå bestiller du en Kontroll ved å klikke på knappen Oppgi hvilken periode den registrerte lønningen gjelder for. Du kan la det være markert på Samtlige ansatte. HogiaLønn vil bare utbetale til de ansatte som du i Lag lønn har svart Ja på at er Klar for godkjenning. Du får en liste på skjermen som viser hvilke ansatte og hva som blir utbetalt:

4 side 4 Gå gjennom listen og se at alt er rett. Finner du feil, velg Lag lønn igjen. Hent opp den ansatte og gjør dine korrigeringer. Bestill så en ny Kontroll. Dette kan du gjøre flere ganger, helt til alt er riktig. Når alle ansatte er med og med riktige lønninger på denne Kontrollen, er du klar for å Bekrefte slik at alle rapporter blir oppdatert. Men først bør du ta en sikkerhetskopi. Det gjør du under Arkiv og Sikkerhetskopiering.

5 side 5 Bekrefte en lønning For å bekrefte en lønning klikker du på knappen Oppgi dato for utbetaling av den aktuelle lønningen i bildet under: Når du klikker på Ok får du en kvittering på skjermen. Sammenlign gjerne summene med summene på utskriften Kontroll, for å se at du har samme antall ansatte og summer. Stemmer dette, er du nå klar for å ta ut rapporter.

6 side 6 Det er nå klart for å skrive ut alle rapporter. Velg Rapporter i venstremenyen. For mer detaljer beskrivelse, se neste veiviser Rapporter etter en lønnskjøring