Bevaring- og kassasjonsplan for Troms fylkeskommune

Transkript

1 Dok.id.: Bevaring- og kassasjonsplan Utgave: 1.01 Skrevet av: Hilde Lange Gjelder fra: Godkjent av: Camilla Bjørn Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 9 Bevaring- og kassasjonsplan for Troms fylkeskommune Innholdsfortegnelse Innledning Fylkesrådet vedtok i sak 304/16 gjeldende bevaring- og kassasjonsplan for Troms fylkeskommune: «Arkivplanen og bevarings- og kassasjonsplan vedtas av fylkesrådet slik de foreligger. Videre endringer i arkivplanen og endringer og tillegg til bevarings- og kassasjonsplanen godkjennes administrativt av stabssjef». Gjennomgåtte funksjonsområder skal sendes på intern høring til aktuelle instanser og Interkommunalt arkiv Troms skal gis mulighet til uttalelse. Når nye funksjonsområder er kartlagt og høring foretatt skal arkivleder legge områdene til denne planen med datering for endring i denne innledning. Kartlegging og utarbeidelse av forslag og senere vedtak skal basere seg på kapittel IV Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv, i Riksarkivarens forskrift nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, og veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter Lover og forskrifter gjeldende funksjonsområde skal også ligge til grunn for vurderingene. Forskriften pålegger oss bevaring, veiledningen viser hva som kan kasseres, mens Troms fylkeskommunes plan viser vår gjennomgang og vurdering henhold til forskriftens bestemmelser om merbevaringsvurdering. Denne planen gjelder alt arkivmateriale, 2 i Arkivloven av 1999, som er skapt av alle enheter i. Det skal fremgå av planen hvorvidt det er særskilte bestemmelser for dokumenter bevart i papir eller fagsystem. Dersom dette ikke er spesifisert gjelder planen for alt arkivmateriale innenfor funksjonsområdet. Ved fylkesrådets vedtak av er bevaring- og kassasjonsbestemmelser for papirarkiv ved de videregående skole og retting, sperring og sletting av personopplysninger etter personopplysningslovens 27 og 28. Arkivmateriale fra før 1976 Arkivmateriale fra før 1976 skal avleveres til statlig eller kommunalt depot. Dersom det ikke er mulig skal det avleveres vårt eget depot, Interkommunalt arkiv Troms. Det er depot som ut fra gjeldende lovverk tar stilling til om materialet skal kasseres eller bevares. Saksbehandling i ESA i egen sak. Arkivmateriale skapt av enheter som ikke lenger er en del av Troms fylkeskommune

2 Side : 2 av 9 For arkivmateriale fra enheter hvor oppgaver er overført til kommune, stat eller nedlagt skal det finnes avtaler over hvem som har arkivansvar for eldre og avsluttet arkiv. Hvis det ikke finnes avtale og det heller ikke er aktuelt å inngå ny avtale med enhet eller dennes depot skal arkivmaterialet avleveres Interkommunalt arkiv Troms. Det er depot som ut fra gjeldende lovverk tar beslutning om materialet skal kasseres eller bevares. Saksbehandling i ESA i egen sak. Endring, retting og sletting i aktivt sak- og arkivsystem, pt ESA versjon 8 Endring i journalposter som har status J eller A Arkivar kan endre metadata i journalposter og slette dokumenter ved feilregistrering eller dobbeltregistrering. Det skal påføres merknad i merknadsfelt under journalpostdetaljer om hva som er gjort med dato og arkivars brukernavn i ESA. Skal journalposter settes til status U gjøres dette av arkivleder. Arkivar eller saksbehandler melder dette via Pure Service. Det skal påføres merknad i merknadsfelt under journalpostdetaljer om hva som er gjort med dato og arkivars brukernavn i ESA. Retting, sperring og sletting av personopplysninger etter personopplysningslovens 27 og 28 i journalpost eller dokument Dokumenter som er journalføringspliktige og eller arkiveringspliktige etter offentlighetsloven og arkivloven kan ikke rettes eller slettes med mindre det er uriktig eller ufullstendig opplysninger jf personopplysningsloven. Dersom det påberopes ønske om retting, sperring eller sletting skal det henvises til gjeldende bevarings- og kassasjonsplan, og aktuelle lover og forskrifter. Følgende saksbehandlingsrutiner og prosedyrer følges: 1. For dokumentasjon vedrørende ansatte utføres saksbehandling av personal- og organisasjonssenteret 2. For elevmapper og andre henvendelser utføres saksbehandling av advokatkontoret 3. Vedtak gjøres av saksbehandler og er enkeltvedtak etter forvaltningsloven 4. Arkivleder involveres i prosessen. Retting, sperring eller sletting i ESA utføres av arkivleder. 5. All henvendelse og kontakt med part skal skje i egen sak. Det opprettes på sak enveisreferanse til saksnummer hvor opplysningene som ønskes rettet, sperret eller slettet er registrert. 6. Kommunikasjon pr telefon / epost skal dokumenteres i x-notat. 7. Vurdering med henvisning til aktuelt lovverk skal dokumenteres i eget x-notat om det ikke følger i argumentasjon av enkeltvedtaket. 8. Vedtak skal gå med kopi til arkivleder om vedtaket omfatter retting, sperring eller sletting. 9. Dersom det er mottakere (eksterne/interne) på dokument som rettes eller slettes må de gjøres oppmerksom på endringen av saksbehandler. Dette må dokumenteres i x-notat eller som nytt dokument stilet til mottaker. 10. Arkivleders x-notat om utført retting, sperring eller sletting skal alltid journalføres i sak hvor opplysningene opprinnelig var registrert. Retting av uriktige og ufullstendige personopplysninger, jf personopplysningsloven 27 Uriktige og ufullstendige opplysninger skal rettes. Skal journalposttitler eller dokumenttitler og eller deler av dokument erstattes skal dette utføres av arkivleder. Dokument settes tilbake til status under behandling og det redigeres i produksjonsformat. Nytt arkivformat produseres

3 Side : 3 av 9 ved ferdigstillelse. Uriktige og ufullstendige personopplysninger skal ikke fremgå av nye dokumenter som skrives av. Sperring av opplysninger som oppleves sterkt belastende, jf. personopplysningsloven ledd Opplysninger kan sperres når de ikke lenger er nødvendige for å gjennomføre formålet med behandling eller vilkårene i 28 3.ledd er oppfylt. Dette vil være aktuelt der saksbehandler vurderer at dokumentasjonen fortsatt har juridisk eller administrativ verdi. Ved sperring avgrenses tilgangsgruppe på journalpost og saksmappe ihht til vedtak. Arkivleder lager x- notat om utført endring av tilgang. Sletting av opplysninger som oppleves sterkt belastende, jf. personopplysningsloven ledd For dokumenter hvor opplysninger kreves slettet, part ønsker ikke sperring, må krav om sletting være tilstede, jf vilkårene i ledd. Det kan slettes på tre måter og det må i vedtak fremgå hva og hvordan det skal slettes: 1. Dokument settes til status under behandling og det redigeres i produksjonsformat. Nytt arkivformat produseres ved ferdigstillelse. 2. Dokumentet som helhet slettes og erstattes med tomt dokument med følgende tekst: Dette dokumentet er vedtatt slettet jf. journalpostnr med vedtak av xx.xx.xxxx. Sletting er utført xx.xx.xxxx av arkivleders navn og tittel 3. Hele journalposten settes til status U og dokumenter med evt. vedlegg slettes. Dette kan gjøres i de tilfeller hvor også metadata i journalposten er begjært slettet og det vurderes at alt må slettes. Fagspesifikke bestemmelser om materiale som skal langtidsbevares eller kasseres Her henvises til forskriftens paragrafer, og bare de hvor det finnes fylkeskommunale funksjoner. 4-8 Administrasjon og politikk 1) Administrasjon og politisk organisering 2) Valg og medbestemmelse 3) Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger 4) Sikkerhet og beredskap 5) Kommuneadvokat og fylkesadvokat 6) Administrative tjenester a) Anskaffelser b) Arkiv c) Informasjons- og kommunikasjonsteknologi d) Kommunikasjons- og informasjonsarbeid 4-9 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring 1) Budsjett og virksomhetsstyring 2) Regnskap og revisjon 3) Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet 4) Kommunal eiendomsskatt

4 Side : 4 av 9 5) Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring 4-10 Personalforvaltning og folkevalgte 1) Ansatte i fylkeskommunen 2) Folkevalgte 4-11 Kommunal og regional planlegging, byggesak og oppmåling 1) Kommunal og regional planlegging 2) Byggesaksbehandling 3) Oppmåling 4-12 Opplæring og oppvekst 1) Alle oppgaver innen opplæring og oppvekst 2) Barnehage 3) Grunnskoleopplæring 4) Videregående opplæring a) Papirarkiv videregående skoler fra før 2013 Den enkelte skole er ansvarlig for å ordne og avlevere egne papirarkiver til Interkommunalt arkiv. Før avlevering skjer skal det utarbeides notat om ordning med katalog over det som skal avleveres og kassasjonsliste med henvisning til bestemmelsene nedenfor. Kassasjonsliste skal godkjennes av arkivleder før avlevering og kassasjon kan utføres. Egen sak i ESA med n-notat med arkivleder som mottaker. Henvisning til i forskrift om bevaring og kassasjon og sidetall i veileder Beskrivelse/serie Saksbehandling Ordningsprinsipp Vil variere fra skole til skole om det har vært arkivert i sakarkiv på eller for seg selv i perm eller skap Kopibok Kopi av utgående brev Fortløpende på dato pr år Postjournaler Administrasjon og utvalg Tjenestetilbud, planer, s. 59 rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enheter jf. Opplæringsloven , 4a og 4d Skolens egne retningslinjer, planer og evalueringer vedrørende opplæring Journal over innkommet og utgående brev Egen saksbehandling knyttet til tjenestetilbud, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid med andre enheter. Skolebesøk Handlingsplaner, retningslinjer for team/ rådgivningstjeneste, lokale læreplaner, mm, Fortløpende på dato pr år frem til 2013 frem til 2007/2013. Unntak om skolen ikke har hatt egen saksbehandlin g og at alle dokumenter er fra utdanningsetaten.. Kasseres (begrunnelse og tidspunkt Kasseres dersom det ikke er blitt saksbehandlet lokalt.

5 Side : 5 av f e ) s d c s a s Sakslister, saksfremlegg, møteprotokoller, skolens øverste samarbeidsorgan Oppgavetekst lokale eksamener Klasselærerråd råd Arbeidsmiljøutvalg Tilsettingsutvalget/ tilsettingssaker Utdanningsutvalg Drøftingsmøter/ samarbeidsmøter Rutinebeskrivelser/rund skriv fra sentraladministrasjonen Utgåtte avtaler ikke konkurranse uten konsekvenser for enkeltelever eller intern oppfølging av skolebesøk fra utdanningsetaten Jf opplæringsloven kap 11 Endelig versjon, evt. korrespondanse, dokumentasjon på prosess Kan inneholde opplysninger om enkeltelever Saker herfra kan ha blitt tatt opp i AMU eller skoleutvalg. Bare enkelte saker ble tatt opp i skoleutvalget. Kopi sendt til utdanningsetaten, disse er makulert av arkivet (når) eget utvalg. Etter 1994 lokal tilsettingssak og tilsettingsutvalg forsvant. Fra ble både lønnsberegninger og tilsetting gjort lokalt. både lokalt og sentralt da det er ulikt hva som ble sendt over og flere prosesser som ligger til grunn for arbeidet i utvalgene. Bevarer: utlysningstekst, utvidet søkerliste, søknad på den som ble, innstilling, tilsettingsbrev/tilbudsbr ev og svar hos sentraladministrasjonen v/ utdanningsetaten Knyttet til økonomi eller administrasjon i utdanningsetatens arkiver Eks leasing av biler, kjøp av kontorutstyr, nøkkelkort etc. Forutsatt at det kan : Se side 54 og 55 i vedlagte B/K veileder om det er lokalt avholdte møter Kasseres: Se side 55 og 56 i vedlagte B/K veileder Bevart sentralt i utdanningsetaten s arkiver/sakarkiv. Kasseres dersom det er kopi fra utdanningsetaten Har ikke dokumentasjonsv erdi eller rettighetsverdi.

6 Side : 6 av 9 Økonomi 4-9 s s s s Personal s ansatte Kassabilag faktura Omposteringer Budsjettoppfølginger Anbud/anskaffelsespros esser Personalmappe: Følgende bevares jf veileder Arbeidsavtale, permisjon med ansiennitetstap (permisjoner uten lønn over xx), Vedtak om yrkesskade og eller redusert arbeidstid, oppsigelse, tjenestebevis, dokumentasjon på sluttdato/ bekreftelse på mottak av oppsigelse, sluttmelding, tjenestebevis bevares. skilles ut ved ordning for eksempel ved egen oppbevaring i perm eller plassering. Alt av økonomi bevares sentralt Alt av økonomi bevares sentralt Alt av økonomi bevares sentralt Veldig mange av disse vil være kjørt sentralt av innkjøp, utdanning eller bygg- og eiendom. Alle personalmapper som er fysisk må ryddes før de avleveres til depot. Følgende skal ikke være med: Egenmeldinger, lønnsjournaler, fag/timefordeling, reiseregninger, lønnsgrunnlag vakter, medarbeidersamtaler, evaluering av egen undervisningspraksis, dokumentasjon av kompetansegivende kurs, sykemeldinger Regnskap Regnskap : Arkivdel Personal hvis lokalt anbud/anskaff else Se side 48 i B/K veileder Etter rydding bevares i sin helhet Undervisning / eksamen Eksamensprotokoller Sats/papir ) s s. 65 Eksamensbesvarelser Papir, tidligere regelverk tilsa bevaring av utvalg ) s s. 65 Vitnemål Sats/papir Karakterprotokoller Sats/papir Underveisvurdering inkl halvårsvurdering med karakter Sluttvurdering inkl standpunktskarakterer og eksamenskarakterer Kartleggingsprøver Sats/klasselærerråd Sats Mulig ulik praksis for hvem som håndterer dersom dokumentert eller to år etter avtalen utløp. Kasseres ihht til regnskapslovgivni ng. Kasseres ihht til regnskapslovgivni ng. Kasseres ihht til regnskapslovgivni ng. Kasseres: Se side 48 i B/K veileder Her er det egentlig ikke kassasjon, men å ta vekk det som aldri var arkivverdig. Arbeidet må dokumenteres likevel på generelt nivå i arkivkatalogen slik at man vet hva man kan forvente å finne i personalmappene. eller etter 5 år

7 Side : 7 av 9 s. 65 s og 4h det, hvor det lagres og bevares. På bakgrunn av kartleggingsprøver skal undervisningen tilrettelegges. Selve kartleggingsprøven og resultatet sier lite om tilretteleggingen i praksis for den enkelte elev. Karaktermateriser Sats Sensorkarakterlister Klasselister Sats eller etter 5 år Fraværsdagbøker Jf. B/K veileder s. 65 eller etter 5 år Pedagogiske team (heter ulikt på de enkelte skolene) Timeplaner for lærere Fagskole/kurs Egenerklæringer SOFF/TSS Faste teammøter. Her må hver enkelt skole dokumentere om de har referater, saksdokumenter knyttet til disse teamene i henhold til det som skal bevares om elever/ansatte og administrative saker. Før Gjelder bare Tromsø maritime skole. om man har noe å bevare og det omhandler enkeltperson, mobbing etc Se de enkelte dokumentasjonstyper Kasseres Se de enkelte dokumentasjonstyper Alt før 2000 kasseres. Resten kasserer når det har gått 10 år siden siste kurs. Dokumentasjonen er knyttet til helseforhold til den enkelte ved kursgjennomførin g. Det kan oppstå spørsmål om erklæringen i etterkant (erfaring har vist det). Etter 10 må man anta at det har liten medisinsk verdi hva man erklærte. Tilbudet er ikke lenger en del av skolens kurstilbud og har derfor

8 Side : 8 av 9 Enkelte elev Vedtak om spesialundervisning Vedtak om opplæring i norsk/morsmål 3-12 Sluttmelding elever Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø (eks mobbesaker) Skademelding Sakkyndig vurdering PPT Individuell opplæringsplan (IOP) Søknad og vedtak om fritak i fag Søknad og vedtak om tilrettelegging ved prøver / eksamen Varsler om fare for nedsatt karakter eller ikke karakter Lånekassen Skjema for utdeling av medisin I egen sak (eller elevmappen). eller egen sak For Nord-Troms vil disse ikke være bevart av PPT i Troms fylkeskommune og må bevares i sin helhet. Dette er uansett så viktig dokumentasjon og kan legge grunnlaget for å se arbeidet skolen har lagt til rette for eleven at den må dokumenteres i elevmappen også på de elever som har fått den utarbeidet av PPT. kan det bevares. Om det utgjør egen serie, perm hos rådgiver eller andre skal det kasseres Skriv til og fra lånekassen. I elevmappen kan det bevares. Om det utgjør egen serie, perm hos rådgiver eller andre skal det kasseres kan det bevares. Om det utgjør egen serie, perm hos rådgiver eller andre skal i elevmappen i elevmappen i elevmappen ingen administrativ verdi. Kasseres dersom det er egen serie/perm hos rådgiver eller andre. Kasseres dersom det er egen serie/perm hos rådgiver eller andre. Kasseres om det ikke ligger på enkeltelevs mappe.

9 Side : 9 av 9 Skoleskyss s s s s Lister busskort Skoleskyssrutiner Fakturagrunnlag skoleskyss Regninger skoleskyss det kasseres Vedtak tatt av samferdselsetaten basert på retningslinjer/lovverk Samferdselsetaten har ansvar for å arkivere disse Samferdselsetatens saksbehandling. Samferdselsetatens saksbehandling. Regnskap Regnskap Skoleavis for ansatte Hvis det finnes Skoleavis for elever Hvis det finnes Fotografier av enkeltelever Klassebilder Sats, og andre steder Fysiske fotografier/negativer eller på pc av hele klasser/grupper Kasseres da det ikke har verdi utover akkurat når eleven skal ha busskort. til depot. til depot. til depot. til depot. Bare gruppefotografier skal bevares 5) Skolefritidsordning 6) Musikk- og kulturskolen 7) Pedagogisk-psykologisk tjeneste 8) Oppfølgingstjeneste 9) Barnevern 4-13 Helse og omsorg 4-14 Sosial- og velferdstjenester 4-15 Næring, miljø og samfunnsutvikling 4-16 Kultur, idrett, friluftsliv og kirke 4-17 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel Kryssreferanser Eksterne referanser