VISMA PROCEEDO PILOT. Evaluering

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "VISMA PROCEEDO PILOT. Evaluering"

Transkript

1 VISMA PROCEEDO PILOT Evaluering Bjørn-Are Lyngstad og Alice Sporstøl 20. juni 2008 Oppdragsgiver: UNINETT FAS UNINETT FAS Abels gate 5 Teknobyen NO-7465 Trondheim telefon: faks: e-post: web:

2 FORORD UHRs Økonomiarbeidsgruppe ba UNINETT FAS initiere en prosess for å anskaffe et innkjøpssystem for TROFAST-partnerne. Basert på denne forespørselen startet UNINETT FAS i april 2006 opp et arbeid med å sondere markedet. I løpet av den første måneden fikk vi presentasjoner av flere aktuelle innkjøpssystemer, samt at vi startet opp en dialog med både ehandelssekreteriatet og NTNU. På et tidlig tidspunkt ble det klart at det offentlige, gjennom ehandelssekreteriatet, var i startsfasen for offentlig anbudsprosess for anskaffelse av sluttbrukerapplikasjon til markedsplassen ehandel.no. På dette tidspunktet forstod vi sluttbrukerapplikasjon, som et bestillingssystem. Etter dialog med UHRs Økonomiarbeidsgruppe, samt oppfordring fra UHRs Innkjøpsutvalg, fant vi det som den mest hensiktsmessige løsningen for UH-sektoren at UNINETT FAS satte av tid og ressurser til å bidra i ehandelssekreteriatets prosess. Hensikten med UNINETT FAS sin deltakelse i prosessen var å sikre at TROFAST-partnernes spesielle behov kommer med i konkurransegrunnlaget. Dette vil være integrasjon mot relevante TROFASTapplikasjoner (Agresso og Contempus.Invoice) og FEIDE. Den 6. mars 2007 ble det sendt ut en invitasjon om å delta på denne prosessen. Resultatet av dette var at 30 TROFAST-partnere til nå har meldt sin interesse. Prosessen frem mot et endelig system er blitt delt i fire faser: 1. Etablering av arbeidsgruppe og utarbeidelse av kravspesifikasjon. Arbeidsgruppen består av representanter fra TROFAST-partnere. TROFASTprogrammet stiller med sekretær. Denne fasen finansieres med midler fra TROFAST-programmet. 2. Gjenåpning av konkurranse basert på rammeavtaler fremforhandlet av ehandelssekretariatet. Denne fasen ble finansiert som et spleiselag. 3. Pilotdrift. Denne fasen er blitt finansiert som et spleiselag. 4. Utrulling. Dette forutsetter at evalueringen av pilotfasen er positiv. Denne piloten er fase 3. Systemet som ble valgt i fase 2 var Visma Proceedo. Det er altså dette systemet som er brukt i denne pilotperioden. De to høgskolene som har deltatt i piloten har gjort en kjempeflott innsats. En spesiell takk til de som har vært ansvarlige for gjennomføring av piloten ved sin høgskole: Elisabeth Lande, Høgskolen i Lillehammer Arne Thy og Tina Taucher, Høgskolen i Oslo 2

3 SAMMENDRAG Visma Proceedo er et system for elektronisk bestilling av varer og tjenester. Løsningen leveres som en System-as-a-service slik at ingen installasjon lokalt er nødvendig. Systemet er integrert mot Agresso og Contempus Invoice samt at det støtter FEIDE-innlogging. Totalt sett er Visma Proceedo et meget bra produkt som ved riktig bruk vil kunne bidra til effektivisering for UH-sektoren gjennom Auka e-handel i offentlig sektor og bruk av elektronisk innkjøpsstøtte gjer det mogleg å etterprøve alle ledd i innkjøpsprosessen. Gjennom e-handel kan vi få auka kvalitet i heile innkjøpsprosessen, meir effektive og enklare rutinar som igjen gjer at vi kan bruke mindre tid til administrasjon, og at det blir gjort færre feil. Sitat, Heidi Grande Røys, Fornyings- og Administrasjonsminister, Pressemelding 4. okt Dette forutsetter at den enkelte institusjon sørger for forankring i sin organisasjon, avsetter nok ressurser samt implementerer systemet på riktig måte. Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Oslo har deltatt i piloten. Pilotperioden har vart fra 13/05-08 til 20/ I pilotperioden er det lagt vekt på å utprøve systemet under så realistiske forhold som mulig. Kvaliteten på tjenesteleveransen har vært god. Brukernes opplevelse av systemet oppleves også stort sett som meget gode. Det er kun IT-avdelingene som synes det er enklere å benytte dagens metode med direkte leverandørkontakt, spesielt ved større leveranser grunnet manglende funksjonalitet i forbindelse med kvantumsrabatter. Grensesnittet er intuitivt i bruk slik at man kan komme raskt i gang med selve bestillingene. Det er likevel påkrevd en viss opplæring av systemet. Vi anbefaler at løsningen velges, men før utrulling til de øvrige institusjonene kan starte, må noen problemer løses. 3

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Beskrivelse av løsning Software-As-A-Service Funksjonalitet Integrasjoner mot andre administrative systemer Gjennomføring av pilot Omfang av piloten Pilotinstitusjoner Periode for aksept av piloten Bestillingsvolum Utprøvd funksjonalitet Uløste problemer Tjenesteleveranse Drift av løsningen Brukerstøtte Inntrykk av leverandørene Brukernes erfaringer Superbrukere og innkjøpsansvarlige Bestillere Godkjennere Konklusjon

5 1. Beskrivelse av løsning 1.1 Software-As-A-Service Visma Proceedo er en Saas (Software-as-a-service)-løsning. I det ligger det at løsningen tilbys som en tjeneste, hvor kunden får tilgang gjennom et web-grensesnitt. Selve driftsmiljøet for Proceedo ligger i Stockholm, og løsningen utvikles av Visma Proceedo som også har kontor i Stockholm. Tjenesten tilbys slik den er til alle, og eventuelle tilpasninger vil bli tilgjengelig for alle kunder av Visma Proceedo. Fordelen med dette er at løsningen krever stor stabilitet og tilgjengelighet, samt at ny funksjonalitet som andre kunder ønsker seg også blir tilgjengelig for oss. 1.2 Funksjonalitet I bestillingssystemet skal det være mulig å bestille fra inngåtte rammeavtaler som er tilgjengeliggjort på den offentlige markedsplassen ehandel.no. I tillegg kan brukerne lage fritekstbestillinger til leverandører som ikke har varekatalog på markedsplassen. I systemet finnes det et fullmaktshierarki som gjør at godkjenner med budsjettdisponeringsfullmakt må inn å godkjenne bestillingen før den sendes ut. Godkjenningstidspunktet blir således flyttet fra fakturahåndteringsløsningen til bestillingssystemet. I tillegg har Proceedo funksjonalitet for å registrere varemottak av de varene vi har bestilt. Det er også mulig å legge opp skjemaer som bestiller må fylle ut, for eksempel på IT-bestillinger, før denne godkjennes av IT-avdelingen og av godkjenner med budsjettdisponeringsfullmakt. Det er altså mulig å legge opp ulike godkjenningsflyter avhengig av hva som skal bestilles. Tilgang til Visma Proceedo skal kunne gjøres både via løsningens egen autentiseringsmekanisme eller ved å bruke din FEIDE-bruker. I avtalen som vi har skrevet med Visma om bruk av Proceedo har vi valgt en fri-bruk betalingsmodell, slik at hver UH-institusjon kan ha så mange brukere som de selv mener er fornuftig. 1.3 Integrasjoner mot andre administrative systemer Proceedo vil være integrert med økonomisystem for overføring av kontoplan, konteringsdimensjoner, konteringsregler og relasjoner. Systemet er også integrert med fakturahåndteringsysstemet og her vil bestillingsdata overføres fra Proceedo og til fakturahåndteringsløsningen. Som et resultat av innføringen av et bestillingssystem har vi valgt å oppgradere Contempus med funksjonalitet for Intelligent matching. Det betyr at vi får en funksjonalitet i Contempus for å matche bestillingsdata og data om varemottak mot fakturainformasjonen som finnes i Contempus. Ved match i Contempus, basert på valgte matchekriterier (kroner og/eller %-avvik), godkjennes fakturaen automatisk og sendes over til Agesso. Ved avvik, stoppes fakturaen i Contempus for avviksbehandling. 5

6 2. Gjennomføring av pilot 2.1 Omfang av piloten Piloten omfatter innføringen av systemet Visma Proceedo, ny modul for intelligent matching i Contempus, bruk av IBX markedsplass for håndtering av elektroniske kataloger, samt integrasjon av kontoplan, konteringsdimensjoner, konteringsregler og relasjoner fra Agresso til Visma Proceedo, integrasjon av bestillingsdata fra Visma Proceedo til Contempus, samt pålogging ved bruk av FEIDE. Omfanget og kompleksiteten av leveransene som inngår i akseptanseperioden for piloten, gjør det vanskelig å kun ta hensyn til Visma sin del av leveransen ved godkjenning. UNINETT FAS anbefaler derfor at arbeids- og styringsgruppen til pilotprosjektet vurderer løsningens helhet, og risikoen som ligger i å sette i drift en løsning med kompliserte grensesnitt og samhandlinger, når man vurderer godkjenning eller underkjenning av piloten. I løpet av akseptanseperioden for piloten er det laget et eget dokument, kalt Kriterier for godkjenning av Pilot. Dette dokumentet inneholder forutsetningene for godkjenning av piloten, og hvilke feilsituasjoner som man har fokusert på i akseptanseperioden for piloten. Dokumentet er brukt aktivt i de ukentlige møtene mellom pilotene, Visma og UNINETT FAS ved gjennomgang av fremdrift og feilsituasjoner. De feilsituasjonene man ikke har klart å løse finner man igjen i kapittel 3 i dette dokumentet. Dokumentet for kriterier for godkjenning av piloten er i sin helhet lagt ved, bakerst i dette dokumentet. 2.2 Pilotinstitusjoner To høgskoler har deltatt i pilotperioden: Høgskolen i Lillehammer (HiL) og Høgskolen i Oslo (HiO). Det har vært alle avdelinger hos HiO og utvalgte avdelinger hos HiL som har gjennomført piloten ved høgskolene. Disse har blitt valgt ut i forhold til egnethet for elektronisk handel, med et begrenset antall leverandører. 2.2 Periode for aksept av piloten Forut for akseptanseperioden av piloten har det blitt gjennomført systemoppsett, opplæring og testing av Visma Proceedo løsningen og integrasjonene. Akseptanseperioden for piloten startet 13. mai Denne evalueringen er skrevet på grunnlag av erfaringer med systemet fram til 20. juni Bestillingsvolum Et av områdene som ikke fikk tilstrekkelig oppmerksomhet i testperioden før akseptanseperioden for piloten startet var transaksjonsflyten fra bestilling til betaling. Styringsgruppen ønsket likevel å starte opp piloten, men med fokus på at man får igjennom tilstrekkelig antall bestillinger fra Proceedo til Contempus og videre til Agresso. 6

7 I følge prosjektet Godkjenningsdokument, skal det ha gått til sammen 25 bestillinger. I tillegg ønsket styringsgruppen at ulike typer bestillinger skulle bli testet i løpet av akseptanseperioden. Dette gjelder bestillinger gjort mot katalogleverandører, og fritekstbestillinger direkte mot lokale leverandører per e-post. Antall bestillinger i akseptanseperioden: Institusjon Bestilt i Proceedo Automatisk matchet i Contempus Avvik i Contempus HiO HiL 23 TOTALT: Bokført i Agresso Eksempel på årsak til avvikene: - Faktura er blitt skannet inn som vanlig faktura (uten ordrenummer) og ikke som innkjøpsfaktura ved skanning på Notodden. - Samme ordrelinje er blitt lest inn flere ganger i Contempus noe som medfører avvik på pris. (Feil i Contempus - nå rettet) - Prisavvik pga. tillegg på faktura, f.eks frakt. - Prisavvik fordi det er levert erstatningsprodukter til en annen pris enn pris på bestilt produkt. - Prisavvik fordi fakturert pris er en annen enn prisen som lå på nettsiden ved bestilling (HP - round trip) - Innkjøpsfaktura blir låst i Contempus og må behandles manuelt fordi ordren er del-fakturert. Det er sendt flere faktura knyttet til samme ordrenummer. - -Prisavvik fordi en faktura inneholder bestillinger foretatt på "gamle måten" i tillegg til bestillinger foretatt via Proceedo. - Feilscanning av ordrenummer - Øreavvik pga feil i Contempus 2.4 Utprøvd funksjonalitet I pilotfasen er det lagt vekt på å få mest mulig erfaring med systemet ved praktisk bruk. Dokumentasjon av hvilken funksjonalitet som er utprøvd kan finnes i vedlegges kapittel Uløste problemer All funksjonalitet er enda ikke på plass når piloten avsluttes. Dette gjelder: Pkt. Problem Konsekvens Feilretter Tidsfrist 1 FEIDE-pålogging FEIDE i UNINETT krever SingleLogOut fra Proceedo før dette kan Nytt krav, vil medføre utvikling hos Proceedo før man kan ta i bruk FEIDEpålogging. Visma Testes uke 26 7

8 produksjonssettes 2 SXR-filen er tom. Hvorfor er filen for konteringsregler tom fra Agresso? Kan vi gjøre slik at det ikke overføres SXR-filer uten innhold til Proceedo? Dette betyr at det ikke finnes noen metode for å slette hele konteringsbegrensningen på en dimensjon. ITNOR / UNINETT Mangler testing 3 Oppsett av testmiljø Visma Leveres August 4 Oppsettet av strukturen hos HiO er ikke på plass Det kan fremdeles oppstå ting som kan få konsekvenser og som evt. må tas opp i styringsgruppa HiO/Visma 4. Tjenesteleveranse 4.1 Drift av løsningen Under hele pilotperioden har både tilgjengelighet og ytelse på tjenesten vært meget bra. Vi er for øvrig beskyttet av rammeavtalen vi har gjort denne anskaffelsen på. Vi har ikke fått tilbakemelding på nedetid under pilotperioden. 4.2 Brukerstøtte. Brukerstøttemodellen tilsvarer den vi har for andre applikasjoner som leveres av TROFASTprogrammet. Superbrukere ved den enkelte institusjon utfører førstelinje brukerstøtte. Leverandøren utfører andrelinje brukerstøtte. 8

9 5. Inntrykk av leverandørene Visma Unique Visma Unique er leverandør av systemet Proceedo. De har også stått for prosjektstyring av leveransen, sammen med prosjektlederne fra HiL, HiO og UNINETT. Vårt inntrykk av leverandøren er for det meste positiv. Det har til tider hendt vi ikke har fått forventet assistanse, og har fått forståelsen av en knapphet på ressurser underveis. Det har vært uheldig at konsulenten som har vært vår hovedkontaktperson ikke var med på integrasjonsmøtene. I tillegg har det vært litt tilfeldig om feil/endring i oppsettet har blitt rettet på begge høgskolene samt at systemoppsettet er blitt endret uten at pilotene har fått beskjed om dette. Dette bør systematiseres bedre for de øvrige utrullingene. Vi er imidlertid fornøyde med prosjektledelsen der vi hele tiden har fått gode tilbakemeldinger, og vi opplever også at leverandøren har vært villig til å lytte til våre ønsker. Visma Proceedo Visma Proceedo er utvikler av systemet. I pilotperioden har vi fått tilgang til personell med høyt faglig nivå gjennom webexmøter, noe som har vært til stor hjelp. Som leverandør har vi tillit til at Visma har en robust organisasjon som vil være i stand til å serve oss i fremtiden. Alle saker som hittil er blitt meldt til support er blitt besvart som forventet. Contempus Contempus har stått for integrasjonen mot Proceedo der bestillingsdata og data fra varemottak overføres til Contempus for matching. Totalt sett har leveransen vært bra. I noen tilfeller har det imidlertid tatt tid å få tilbakemelding på henvendelser vi har gjort mot Contempus. Vi har savnet tettere oppfølging og har hatt inntrykk av ressursmangel også her. Kurs i matchemodul som ble holdt i Oslo var bra, men det burde være større fokus på hva man må gjøre når det ikke matcher. Det har også vært tilfeller der vi har fått forskjellig svar om man ringer til Hydro på Notodden (som skanner fakturaene). Ved siste kurs hos HiO har Contempus kommet med et sammendrag av det som ble tatt opp av problemstillinger, noe som var bra. Vi bør jobbe fram en supportavtale med Contempus for å sikre oss prioritet ved henvendelser. IBX Leverandører har varekataloger på IBX markedsplass som er tilgjengelig fra Proceedo. 9

10 Også fra denne leverandøren har vi savnet tettere oppfølging. Det har skortet på kontinuitet og viktig informasjon underveis i prosessen, noe som vi antar skyldes mye bytte av konsulenter. Det er denne leverandøren vi har vært minst fornøyd med, men det virker som dette kanskje er i ferd med å bedre seg. Vi har tro på at en rutinebeskrivelse vil avklare ansvarsforholdene. IT NOR IT NOR har utviklet integrasjon for overføring av Kontoplan, Kontodimensjoner, Konteringsregler og relasjoner fra Agresso til Proceedo. Vi har stort sett fått gode tilbakemeldinger og dokumentasjon ble levert som avtalt. Leveransen har vært som forventet. 10

11 6. Brukernes erfaringer 6.1 Superbrukere og innkjøpsansvarlige Superbrukerne har fått opplæring i systemet og skal blant annet fungere som 1. linjesupport på den enkelte institusjon. De har også rettigheter til å endre brukertilganger og systemoppsett. Dette er gjerne de samme personene som også er innkjøpsansvarlige. Vårt inntrykk er at de synes dette er morsomt, og at de ønsker systemet velkomment. De ser på løsningen som et godt verktøy til å systematisere innkjøpene. Tilbakemeldingene er videre at løsningen gir god oversikt over høgskolens anskaffelser og statistikker som kan benyttes til videreutvikling av innkjøpsfunksjonen. Dette er et godt verktøy for å øke avtalelojaliteten på høgskolene. Verktøyet gir gode muligheter til å "styre" anskaffelsene mot prioriterte produkter, og gjør det mulig å kontrollere at avtalepriser oppnås på en mer systematisk måte enn tidligere. De er fornøyd med fleksibiliteten i løsningen. Man opplever at det er gode muligheter til å få satt opp løsningen tilpasset den enkelte virksomhet. Logikken i administrasjon av brukere og tilganger var i utgangspunktet vanskelig å forstå, men dette har bedret seg ettersom brukerne har fått bedre kunnskaper og mer erfaring. Administrasjon av systemet kan virke noe komplekst og krever kompetanse/beskrivelser for systemoppsett. Det har imidlertid vært mer ressurskrevende enn man forestilte seg (som de fleste andre systemer). Kataloger må kontrolleres og godkjennes i avtaleforvalteren på ehandel.no før oppdatering, det må arbeides kontinuerlig med leverandøraktivering og brukerne må følges opp slik at løsningen tas i bruk ved flest mulig bestillinger. Vår erfaring i pilotperioden er at det må brukes mer ressurser på innkjøpsarbeidet enn det høgskolen tidligere har gjort (HiL). 6.2 Bestillere Med bestillere menes de som bruker systemet til å bestille varer og tjenester for den enkelte institusjon. De tilbakemeldingene vi har fått er stort sett positive, og de synes løsningen er enkel å bruke. Det er fint å kunne forholde seg til samme grensesnitt uansett hvilken leverandør man skal bestille fra og man slipper mange ulike brukere og passord til de ulike nettbutikkene. Det har vært litt problemer med ordrebekreftelse samt til priser i katalogene, dvs. spørsmål rundt rabatter og lignende, men det er nok mest nå i starten og vil gå seg til etter hvert. I begynnelsen kan det være en utfordring å finne "riktig produkt" ved søk i katalogene. Alle leverandørene har ikke vært like flinke til å legge inn gode beskrivelser og synonymer. Det kan skape litt frustrasjon for bestillerne. Muligheten til å legge inn egne maler er bra og settes pris på. 11

12 IT-avdelingene har ikke vært fullt så positive da de gir inntrykk av å foretrekke direkte kontakt med leverandørene for å kunne foreta ulike avklaringer, spesielt ved litt større innkjøp grunnet manglende funksjonalitet i forbindelse med kvantumsrabatter. 6.3 Godkjennere Med godkjennere menes de som godkjenner de enkelte bestillingene før de sendes til leverandør. Hos HiO har ikke man fått testet så mye ennå, men det ser ut til å fungere greit. Det måtte litt prøving og feiling til før systemet ble satt opp på en slik måte at dette fungerte hensiktsmessig, men det ser nå ut til at man er kommet i mål med også den biten. HIL: Vi har fått tilbakemelding fra godkjenner på at de setter pris på muligheten de nå får til å godkjenne bestillinger før de blir sendt, og ikke minst muligheten til å avvise bestillinger de ikke ønsker skal sendes. Godkjenning utføres nå på et mye riktigere tidspunkt i prosessen. Foreløpig har mengden bestillinger via bestillingsløsningen vært så liten at det ikke har påvirket antall faktura til manuell godkjenning i Contempus. 12

13 7. Konklusjon Systemets styrke er at man nå ser ut til å kunne få en bedre kontroll på bestillingene og at varer bestilles hos de leverandører man har avtaler med. Det er også en styrke at det har et enkelt brukergrensesnitt og at det stort sett er blitt godt mottatt både blant superbrukere, bestillere og godkjennere. Målsettingene med prosjektet var følgende: Forbedre økonomisk styring av prosessen fra bestilling til betaling Mer effektive innkjøpsprosesser Bedre kvalitet i innkjøpsprosessene Bedre innkjøpsavtaler Videre innføringsløp Pilotperioden har styrket vår tro på at Visma Proceedo vil være et godt verktøy for å nå målsettingene og delmålene vi identifiserte i prosjektbeskrivelsen. Verktøyet bidrar til godkjenning av bestillingen på rett tidspunkt, effektivisering gjennom felles grensesnitt mot alle leverandørene, enkel tilgang til alle avtaleprodukter og avtalepris for alle bestillere, bedre kontroll på at rett vare leveres til rett pris, økt avtalelojalitet og derigjennom mulighet for bedre priser ved neste avtaleinngåelse, bedre statistikker som kan benyttes ved nye avtaleinngåelser og til å analysere anskaffelsesbehovet i høgskolen. Pilotperioden har gitt verdifulle kunnskaper om Visma Proceedo og Contempus som kan benyttes ved innføring hos de resterende virksomhetene. På bakgrunn av ovenstående vil vi anbefale å gå videre med løsningen. Vi har tillit til at integrasjonene og det som gjenstår av mangler kommer på plass. Godkjenning av piloten Prosjektgruppa fremlegger forslag til styringsgruppa om at piloten blir godkjent med forbehold om at pkt. 3.1, 3.2 og 3.4 løses. Visma skal også legges fram en plan for gjennomføring av pkt Prosjektgruppa foreslår videre at UNINETT FAS gis fullmakt til å godkjenne piloten så snart disse punktene er løst på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes at endelig godkjenning skjer innen 15. juli Dersom dette ikke skjer tar styringsgruppen dette opp til videre behandling. 13

14 Visma Proceedo Kriterier for godkjenning av pilotperioden (godkjenningsperioden) 13. mai juni 08 Versjon 19-juni-2008

15 INNHOLDSFORTEGNELSE 1-1 OMFANG GODKJENNINGSPERIODE GODKJENNINGSPROSEDYRE GENERELLE GODKJENNINGSPROSEDYRER DEFINISJON AV FEIL OG MANGLER GODKJENNINGSKRITERIER GODKJENNINGSKRITERIER FOR GODKJENNINGSPERIODEN ANSVARS- OG ROLLEDELING TIDSPLAN GODKJENNINGSPERIODE VEDLEGG 1 - AKTIVITETER SOM SKAL VÆRE TESTET OG FUNNET OK FØR GODKJENNING AV PILOT VEDLEGG 2 OVERSIKT NYE ENDRINGSØNSKER FRA TEST OG GODKJENNINGSPERIODEN VEDLEGG 3 RUTINER OG BESKRIVELSER SOM MÅ UTVIKLES...18 Side 2 av 20

16 1-1 Omfang Leveransen godkjennes formelt av Kunden når resultatet av Godkjenningsperioden er godkjent Godkjenningsperiode Godkjenningsperioden er den formelle testen for å avklare om kravene til systemet og integrasjonene til og fra systemet er oppfylt. Systemet skal testes med Kundens eget parameteroppsett og Kundens egne data, og systemet skal være satt opp i det aktuelle driftsmiljøet eller et miljø så nært dette som mulig. Godkjenningsperioden er avsluttet når de formelle godkjenningskriteriene fra Godkjenningsperioden er gjennomgått og godkjent av Kunden. Den funksjonelle verifiseringen skal omfatte en detaljert gjennomgang av Leveransens funksjonalitet og at løsningen fungerer som forutsatt. Innhold og omfang av den ikke-funksjonelle verifikasjonen skal avtales mellom partene i god tid før oppstart av Godkjenningsperioden. Den ikke-funksjonelle verifiseringen skal minimum omfatte: Klargjort produksjonsmiljø Dokumentasjon (system-, drifts- og brukerdokumentasjon). Gjennomført opplæring Sikkerhet, sporbarhet og kontrollfunksjoner Eventuelle grensesnitt 1-2 Godkjenningsprosedyre Generelle godkjenningsprosedyrer Dokumenter som skal godkjennes av Kunden, skal Leverandøren sende til Kunden senest 5 virkedager før godkjenningsdato i henhold til avtalt fremdriftsplan. Dersom dokumentene ikke har avtalt kvalitet, skal Leverandøren i løpet av 5 virkedager korrigere dokumentene i henhold til Kundens merknader og på nytt oversende dokumentene til Kunden for godkjenning. Tilbakemelding fra Kunden skal være skriftlig og angi eventuelle feil og mangler i forhold til avtalt kvalitet og godkjenningskriterier og hva som forutsettes utbedret. Manglende godkjenning av dokument forhindrer ikke nødvendigvis at dokumentet legges til grunn i videre arbeid, dersom feil/mangler er av slik karakter at det ikke er avgjørende for videre arbeid Definisjon av feil og mangler Følgende kategorier gjelder for definering av feil og mangler i Leveransen: Kritiske feil Feil eller mangler som er vesentlige for Kundes bruk av leveransen og som forhindrer videre testing av berørt funksjonalitet og/eller produksjonssetting av løsningen. Side 3 av 20

17 Alvorlige feil Mindre betydelige feil Feilen må være rettet, retestet og godkjent før berørte milepæler kan godkjennes. Feil eller mangler som er vesentlige for Kundes bruk av leveransen. Feilen forhindrer ikke videre testing av berørt funksjonalitet og/eller produksjonssetting av løsningen. Feil som ikke påvirker grunnleggende funksjonalitet og datakvalitet i leveransen, men som vil redusere bruksverdien ift. avtalte krav Feilen skal rettes, retestes og godkjennes, men er ikke nødvendig for godkjenning av berørte milepæler. Kunden og leverandøren foretar en omforent kategorisering av feil og mangler. Leverandørens feilsystem skal benyttes for å dokumentere hvilke feilsituasjoner som er meldt inn, og hva status på disse er. 1-3 Godkjenningskriterier Godkjenningskriterier for Godkjenningsperioden Oppstartskriterium: Godkjent Akseptansetest. Integrasjoner testet og akseptert Avbruddskriterium: Kunden kan avbryte Godkjenningsperioden dersom antall åpne feil på noe tidspunkt overskrider: o Kritiske feil: 3 og/eller Godkjenningskriterium: Kritiske feil: 0 o Alvorlige feil: 10 Et generelt høyt feilnivå kan også medføre avbrudd av test. Nivået spesifiseres i testplanen. Alvorlige feil: maks. 3 Utbedring av feil skal skje så raskt som mulig, og leverandøren skal presentere en plan for feilrettingen(e). Dersom Godkjenningsperioden må avbrytes, basert på kriteriene over, må Leverandøren etter retting av feilene foreta regresjonstest av systemet og på nytt dokumentere at oppstartskriteriene for Godkjenningsperioden tilfredsstilles. Godkjenningsperioden gjennomføres deretter på nytt. 1-4 Ansvars- og rolledeling Under godkjenningsperioden skal ansvars- og rollefordeling mellom Kunden og Leverandøren være som følger: Aktivitet Ansvar Rolle Side 4 av 20

18 Aktivitet Ansvar Rolle Utarbeide plan for Godkjenningsperiode, inkl. godkjenningskriterier Tilrettelegge testdata for Godkjenningsperiode Stille testpersonell til disposisjon Gjennomføre Godkjenningsperiode Utarbeide rapport for Godkjenningsperiode Feilretting under og etter Godkjenningsperiode Kunde Kunde Kunde og Leverandør Kunde Kunde Leverandør Kunden godkjenner. Leverandør bistår i utarbeidelsen. Kunden godkjenner Kunden godkjenner Leverandøren må ha personell tilgjengelig. Kunden godkjenner. Kunden deltar/overvåker og godkjenner resultatet 1-5 Tidsplan godkjenningsperiode Kundens formelle aksept eller underkjennelse av Godkjenningsperiode skal skje gjennom skriftlig tilbakemelding til Leverandøren innen de frister som er oppgitt nedenfor. Milepæler godkjenningsperiode: 13. mai 2008: Oppstart pilotperiode 19. mai 2008: Prosjektmøte prosjektgruppe 5. juni 2008: Prosjektmøte prosjektgruppe + Prosjektrapport 12. juni 2008: Styringsgruppemøte, Prosjektrapport mai 16. juni 2008: Prosjektmøte prosjektgruppe 20. juni 2008: Oppsummering av pilot + utkast rapport for pilotperiode 27. juni 2008: Endelig rapport for pilotperioden til leverandøren Side 5 av 20

19 1-6 Vedlegg 1 - AKTIVITETER SOM SKAL VÆRE TESTET OG FUNNET OK FØR GODKJENNING AV PILOT FEIL OG MANGLER SOM SKAL VÆRE TESTET OG FUNNET OK FØR GODKJENNING AV PILOT ANSVARLIG TIDSFRIST STATUS Overføring av bilagstekst mellom Visma og Contempus mangler: Overføring av bilagstekst må settes opp til å overføres fra Visma til Contempus. Per dags dato er det kun 28 tegn ledig hos Proceedo, mens bilagstekstfeltet i Proceedo er på 40 tegn. Forslag: Vi starter med 28 tegn og ser om dette gir HiO og HiL problemer i Contempus og Agresso. Er det mulig å sette opp denne dimensjonen med 28 tegn? Visma / Contempus Visma dokumenterer at man bør sette opp at man maks kan ha 28 tegn i bilagstekst. Så raskt som mulig OK HIL Ordre HIL OK - HiO Legges inn dokumentasjonen. Integrasjon fra Agresso til Visma feiler: Årsaken til dette skyldes tre ting: 1) For HiL er ikke Invoice-funksjonen og konteringsreglene (ikke bruk av dim 6 og 7 i kontostrengen) satt opp korrekt i forhold til måten den er tenkt brukt. Elisabeth ser på dette. 2) Både dim 6 (ledig) og 7 (TT-kode) (dim 7 og 8 i Proceedo) overføres fra Agresso. Disse er ikke satt opp i Proceedo. De må derfor fjernes fra rapporten i Agresso. IT NOR / UNINETT Så raskt som mulig 1) Endret konteringsreglene slik at dim 6 og 7 ikke er i bruk, overføring OK. 2) OK 3) SXR-filen er tom 1. Ut fra direkte relasjoner har ITNOR laget en konteringsbegrensning som kanskje går feil vei i forhold til det Uninett ønsker. Uninett undersøker hva som er ønskelig og gir tilbakemelding til ITNOR om eventuell endring. IT NOR / UNINETT Så raskt som mulig IT NOR og UNINETT har sett på dette og det er 3 ting som må sjekkes opp. De er listet opp til venstre.

20 2. Tegnet '-' i dimensjonsverdier skaper problemer i SXR filen, hvor dette oppfattes som et intervall. Men det ser ikke ut til å skape problemer i ACCDAT filen. Uninett undersøker med Visma hvordan vi kan komme rundt dette. UNINETT / Visma Dokumenteres. Wiki. 3. SXR filen kan ikke være tom eller inneholde tomme linjer for en dimensjon. Dette betyr at det ikke finnes noen metode for å slette hele konteringsbegrensningen på en dimensjon. Uninett undersøker med Visma hvilke alternativer som finnes. Automatisk eskalering av godkjenning ikke testet godt nok: Ved HiL forsøkte man å la Proceedo eskalere godkjenningen automatisk etter 24 timer, men dette fungerte ikke. Godkjenningen ble ikke eskalert til godkjenner, men til Proceedo Support. Dette skyldtes at godkjenneren som det ble eskalert til ikke hadde tilstrekkelig fullmakt på den aktuelle budsjettenheten. Innspill fra HiO: Ved HiO kan vi ikke se at eskalering fungerer, bestilling blir hos godkjenner. Kan man trekke tilbake godkjenninger før de blir eskalert og sende dem noen annen? Hvis en superbruker kan få gjort dette, hvem kan de sende den til? Hvem de vil, eller neste godkjenner i hierarkiet? Visma sjekker Skyldes at HiO har en flat struktur i stedet for hierakisk. Ikke bygd opp likedan som Contempus. UNINETT / Visma HiO / HiL Visma undersøker med produktsjef. Mulig W/A er å trekke tilbake bestilling, bruke den som mal og lage på nytt med ny godkjenner. I løpet av piloten Visma dokumenterer og undersøker om ønsket om eskalering til annen person kan realiseres i en ny release. (RFC) Wiki 3. Problemet med tom SXR-fil er rettet opp. Uninett tester ASAP HiL: Fungerer, men OBS på fullmakter HiO Må teste mer her. Skal bli liggende på begge to. Sjekkes 17/6. Ikke fått dette til pr 19 juni. Delegering av fullmakt ved fravær er ikke testet: Dette må testes i løpet av piloten. HiO / HiL I løpet av piloten HiL: OK HiO: Fungerer. Dimensjonen Anlegg endres til Anlegg/Person i Proceedo: Dimensjonen Anlegg i skjermbilde for kontering i Proceedo skal endres til Visma Endring utført av Visma Proceedo Side 7 av 20

21 Anlegg/Person. Opprettelse av nye leverandører: Pilotene skal ha mulighet for å opprette nye leverandører. Dette bør testes i løpet av pilotperioden, for å se at et slikt oppsett fungerer. Itum og Ementor kommer inn som nye leverandører. Mangler rutine for varsling av nye leverandører og kataloger fra IBX. Størrelse på katalog fra Ementor, over varelinjer! Har man slått sammen flere kataloger? Dokumentasjon integrasjoner Visma: Før godkjenning av pilot skal Visma presentere dokumentasjon av grensesnittet mot Agresso og Contempus i henhold til det formatet UNINETT FAS kommuniserte i møtet den 25. mars på Gardermoen. HiO / HiL UNINETT Visma (UNINETT) I løpet av piloten HiO: Må ha åtte 9- tall, må velge i Agresso om du skal ha de på anlegg eller person. HiL har registrert 2 lokale leverandører. Itum har kommet på plass i løpet av perioden. Ementor ok. MÅ HA NY KATALOG! UNINETT Visma Proceedo har satt av 22 mai til dette - Er rett rundt hjørnet Dokumentasjon integrasjoner Contempus: Før godkjenning av pilot skal Contempus presentere dokumentasjon av grensesnittet mot Visma i henhold til det formatet UNINETT FAS kommuniserte i møtet den 25. mars på Gardermoen. Contempus Bjørn-Are purrer Contempus nok en gang I løpet av piloten Innen 27. juni Dokumentasjon integrasjoner Agresso: Før godkjenning av pilot skal IT NOR presentere dokumentasjon av grensesnittet mot Visma i henhold til det formatet UNINETT FAS kommuniserte i møtet den 25. mars på Gardermoen. IT NOR (UNINETT) I løpet av piloten IT NOR har levert dokumentasjon - OK FEIDE-pålogging: FEIDE-pålogging skal fungere, i tillegg til Visma Proceedos egen autentiseringsløsning. Visma OK Side 8 av 20

22 FEIDE-logout: UNINETT sjekker om vi får starte med pilotene. Visma 16/6: FEIDE ønsker ikke å gi høgskolene tilgang til Single Sign On før Single Logout er klar. Fritekstbestilling uten varemottak: Case hentet fra systemdemonstrasjon. HiL I løpet av piloten UNINETT/VISMA MANDAG 23/6. OK - HIL Wiki: Hvis man slår av både ordrebekreftelse og varemottak og sender bestilling, går den rett til status mottatt og blir overført til Contempus. Hvordan legge inn ordre i ettertid, dok. Fritekstbestilling med varemottak: Case hentet fra systemdemonstrasjon. HiO / HiL I løpet av piloten OK - HIL Bestilling mot flere budsjettenheter og godkjenning av flere ledere med budsjettdisponeringsmyndighet: Case hentet fra systemdemonstrasjon. HiO I løpet av piloten HiL: Ok i proceedo HIL Ikke sjekket Contempus. OK HiO: Side 9 av 20

23 Godkjenning av bestillinger per e-post: Case hentet fra systemdemonstrasjon. Kjell Arne sjekker opp parameter hos Oslo. HiO / HiL I løpet av piloten Yterligere funksjonalitet er satt i endringsønske - er bestillt. - lpmmer etter godkjenning OK hos HiL Ordre:HIL OK hos HiO Ordrebekreftelse fra leverandøren via IBX sin markedsplass og inn i Visma Proceedo: Case hentet fra systemdemonstrasjon. Rutinebeskrivelse om hvordan dette henger sammen mellom IBX, Proceedo og behandling. Samhandlingsavtalens pkt 4.1.B styrer kommunikasjon. Vise i web ex møte den 5. juni. OK! HiO / HiL følge opp leverandøren Deretter tar vi kontakt med IBX 16/6 I løpet av piloten Wiki HiO og HiL kontakter leverandørene for å undersøke hvordan de gjør dette, og mulighetene for ordrebekreftelse via IBX markedsplass. Dette kommer som en egen prosedyre Bestilling fra Roundtrip-løsning: Case hentet fra systemdemonstrasjon. HiO / HiL I løpet av piloten Eget møte med IBX avtales. Tips! Ta med Visma. OK - HiL Bestilling mot interne leverandører: Case hentet fra systemdemonstrasjon. HiO I løpet av piloten HiO: Feil e-postadresse? Tester på nytt før 19/6: OK Visma: Sjekker hva som skjer med overførte ordrer i Contempus? Side 10 av 20

24 På ordre som er slettes i Proceedo, og som det tidligere er sendt data til Contempus på, vil det bli sendt en melding om at ordren er slettet i Proceedo til Contempus Totalt 25 bestillinger skal gå gjennom transaksjonsflyten Bestilling- Fakturahåndtering-Bokføring/betaling: Både eksempler på fritekstbestillinger per e-post og bestillinger via markedsplassen skal ha kommet gjennom hele transaksjonsflyten uten at feilsituasjoner (ikke naturlig avvik) skal ha oppstått. HiO / HiL I løpet av piloten Visma: Mer intensive kurs, piloter gir innspill 16/6 HiL: 20 best. 16/6 HiO: 29 bestillinger er sendt lev. 11 igjennom hele flyten, alle fra samme leverandør. Stikkprøver av prisene til leverandørenes varekataloger i Proceedo: Pilotene må sjekke at prisene som er overført i de elektroniske varekatalogene fra IBX sin markedsplass er riktige i forhold til de inngåtte rammeavtalene. UNINETT har tatt stikkprøver av roundtrip-løsningen til HP, og her skal prisene være korrekte. HiO / HiL I løpet av piloten Hil: Kinnarps OK Corporate Express OK HiO: Wittusen & Jenssen og Maske OK. Sammenhengskontroll (Sambandskontroll?) Opprette web ex møte for dette (1-2 timer) 5. juni kl Visma vise muligheter OK Teste ut delegering ved fravær slik at dette også kan gjennomgås på det samme møtet. Visning av informasjon om varemottaket Under tidligere bestillinger vises det ikke hvem som har mottatt varen og når de har blitt mottatt. Se print screen nedenfor. Visma Unique Dette må utvikles av Proceedo. Visma Unique sender inn Side 11 av 20

25 change req. Gjelder begge spm. i bildet nedenfor Hvem kan foreta varemottak Dette gjøres ved et attributt, og er satt opp til at alle som har tilgang til en leveringsadresse kan ta i mot varer på denne adressen. Kan dette endres? Visma sjekker om dette kan endres Må ha tilgang til begge roller. HiO: Tester mer før 19/6 - OK Hvilke bestillinger kan man se Man skal kunne se bestillinger på den leveringsadressen man er koblet til. Visma sjekker om dette kan endres B15-rollen styrer dette. Da får man se alt på alle. Side 12 av 20

26 Varemottak, avansert søk søk på alle historiske bestillinger. Klikk på linje, får da opp opplysninger om hvem som har bestilt. Feilmelding HiL sum minnepinne. HiL får avvik på matching i Contempus på bestillingsnr. HIL , ID i Contempus Utført av Contempus 19 juni HiO: Tester mer rundt delvis varemottak før 19/6. HiO /HiL sjekker denne fortløpende Godkjenner statusfelt Beskrivelse av statusfelt. Hva betyr dette feltet? Se print screen nedenfor. HiO sender print screen av dette. Visma Proceedo Feil i Proceedo Rettes i en patch eller i neste release Avsenderadressen e-post Visma Hvilken IP-range Side 13 av 20

27 Tina sin e-post står på alle e-poster til godkjennere, men sendes fra systemet i Sverige. Disse e-postene blir stoppet av spam-filteret til HiO. Finnes det en bedre e-post adresse som kan benyttes? Wiki kommer mailene fra. Innkjopssystem hio.no Avtaleforvalter hos IBX Godkjenning av endringer i varekatalogen til den enkelte leverandør skal gjøres i avtaleforvalteren til IBX. Vi mangler tilgang til denne. Svar fra IBX 29/5: Det er ikke besluttet når HiO, HiL og Uninett kan komme opp på den nye avtaleforvalteren. Vi har mange kunder som skal migreres fra den gamle, og det jobbes nå med å sette opp en oversikt over hvilke kunder som skal settes opp i Q3. Denne oversikten skal være klar innen to uker. Kommer tilbake til deg så snart jeg vet mer om dette. Når det gjelder opplæring på avtaleforvalteren, så har jeg svart deg på dette, det er en relativ enkelt applikasjon å bruke, hvor vi kan kjøre et kort kurs på noen timer, og det er også utarbeidet brukerdok som dere kan støtte dere på. Bjørn-Are har purret IBX 19.05, og igjen Sendt beskjed til Madeleine. OK Inntil videre går det mail som skal godkjennes og sendes tilbake til IBX. Rapporter Hvilke rapporter har vi tilgang til? En kort gjennomgang av de mest nyttige hadde vært bra. Default-verdier i kontostrengen Kommer ikke opp av seg selv hos HiO og HiL. HiL: Høgskolen i Lillehammer ønsker følgende default verdier ved kontering: Prosjektnummer: Visma vise. OK Defaultverdier kommer i neste release HiO har fått satt inn Studie som dimensjon, Side 14 av 20

28 Vi ønsker at det alltid skal foreslås prosjekt i prosjektnummerfeltet. Dette fordi prosjektnummer er en obligatorisk dimensjon, men svært ofte vil det være prosjektnr som skal brukes. Mva-kode: Vi ønsker at mva kode alltid skal foreslås til 0. Konteringshjelp er borte? Visma sjekker. Vi ser for oss at det fungerer slik: Vi legger inn en bestilling og går inn i bildet for kontering: Prosjektnummerfeltet er da ferdig utfylt med nummer 00000, mva feltet er ferdig utfylt med 0. Disse verdiene kan overstyres ved behov. Dette vil medføre at mange av våre brukere ikke behøver å gå inn i konteringsbildet fordi alle verdier vil være ferdig utfylt. Det er vårt ønske at det skal fungere slik. Jeg har nå lagt inn flere valg for mva-koden, men har foreløpig kun gjort dem tilgjengelig på min bruker. Vi ønsker ikke at disse skal være tilgjengelig for andre før mva koden automatisk blir foreslått å være 0. De dimensjoner som du har i Contempus, må man også ha i Proceedo. Wiki Problem ved innskanning av faktura vs innkjøpsfaktura Elisabeth hos HiL har vært i kontakt med Hydro ang. type faktura (vanlig faktura eller innkjøpsfaktura). Så vidt hun kunne forstå etter denne samtalen, må hver høgskole ta kontakt med Hydro for å avgjøre hva slags type faktura de ønsker at den enkelte leverandørfaktura skal skannes inn som. Eks. Dersom det kommer flest innkjøpsfakturaer fra en leverandør, leser Hydro denne inn som en innkjøpsfaktura. Er dette riktig forstått og er dette den beste måten å gjøre dette på? Svar fra Contempus 19/6: Har hatt et telefonmøte med Dokumentsenteret på Notodden i dag pluss at jeg har Contempus Lise R.K.: Slik jeg vurderer denne saken, bør det være slik at de fakturaer med gyldig ordrenr (fra Proceedo) blir skannet som innkjøpsfakturaer. Fakturaer som ikke har innkjøpsordrenr blir skannet som vanlige fakturaer. Ny modul om ca 2 mdr som gjør det mulig å skille mlm innkjøpsfakturaer og vanlige fakturaer. Side 15 av 20

29 snakket med ReadSoft (leverandør av skanne og tolke-software.) Løsningen (skanneløsningen) vil i den nærmeste framtid bli slik som Dokumentsentereret har skissert, dvs at det er Leverandøren som styre om fakturaene blir skannet inn som Faktura eller som Innkjøpsfaktura. Siden Dokumentsenteret ikke har noen manuell behandling av fakturaene i fbm skanning, er dette eneste løsning i denne omgang. Det som kommer i ReadSoftløsningen dvs den innskanningsløsningen som Dokumentsenteret har er en ny sorteringsmodul. Denne skal i flg ReadSoft være klar om et par måneder. Når denne softwaren kommer vil de ReadSoftkunder som har denne moduleln kunne sette opp den automatiske sorteringen på helt andre kriterier enn det er i dag. Da vil det bl a være mulig å få en automatisk sortering som skiller bl a innkjøpsfakturaer og vanlige ville fakturaer. Problem med innskanning av faktura: HIX00000xxx leses som null i stedet for O. Nettobeløp på konteringslinje i Contempus For at det skal være samsvar mellom Antall, Enhetspris og Beløp påkonteringslinjen, må både Enhetspris og Beløp være Bruttobeløp. Pr i dag er Enhetsprisen i Netto (inkl rabatt) og Beløp er i brutto vil Enhetsprisen blir Brutto (inkl rabatt). Ved endring avantall, vil da Beløp automatisk bli regnet ut og være riktig Bruttobeløp. (Beløpene må være i Brutto pga Bruttokonteringen i Agresso. AS: Mail sendt til Contempus 16/6. Contempus- UNINETT forespør Contempus HIX.. benyttes Siden alle beløpene på selve fakturaen vises i Netto ønsker HiO at Beløp i Netto skal vises på konteringslinjen. Side 16 av 20

30 1-7 Vedlegg 2 OVERSIKT NYE ENDRINGSØNSKER FRA TEST OG GODKJENNINGSPERIODEN ENDRINGSØNSKER BEHANDLES ETTER GODKJENNING AV PILOT ANSVARLIG TIDSFRIST STATUS Når en bestilling kommer på e-post har feltet Budsjettenhet flyttet seg til annet sted i forhold til bestillingsbildet i Proceedo. Ønsker at dette skal stå på samme sted ønsker høgskolene at feltet Budsjettenhet flyttes slik at det står etter Konto (som i bestillingsbildet). Endringsønske. (Ikke viktig) Institusjonene kan ikke selv opprette leverandører. Høgskolene ønsker defaultverdier på konteringene som kan overskrives av bestiller. Kun for HiO: Ønsker også defaultverdi i feltet Anlegg. Ønkser en verdi som konteringsforslag, automatisk utfylt fra Proceedo, med mulighet for å endre verdiene. Mulighet til å ha Godkjennere på samme nivå. Dvs. at det skal gå e-post til begge og at det er likegyldig hvem som godkjenner. NÅ: sekvensiell godkjenning HiO ønsker at markøren skal stoppe i alle felt inkl. Anlegg når de bestiller. Mail sendt til Steinar N HiO ønsker at man kan trekke tilbake godkjenninger før de blir eskalert og sende dem noen annen? Hvis en superbruker kan få gjort dette, hvem kan de sende den til? Hvem de vil, eller neste godkjenner i hierarkiet? Godkjenner skal ha mulighet til å endre på konteringen: Både hos HiO og HiL ønskes det at godkjenner skal ha mulighet til å endre konteringen. Kan denne spesifiseres mer Visma vise/forklare! Endringsordre (Som kommer?) Endringsordre (Som kommer?) Endringsordre (Som kommer?) Endringsordre (Som kommer?) Side 17 av 20

31 1-8 Vedlegg 3 RUTINER OG BESKRIVELSER SOM MÅ UTVIKLES RUTINER OG BESKRIVELSER SOM MÅ UTVIKLES ANSVARLIG TIDSFRIST STATUS Enkel veiledning Bestilling A Å: Det må lages en enkel veiledning som viser en bestilling fra A-Å m/sjekkpunkter i de forskjellige systemene AS Dokumentasjon Proceedo: Visma/ Steinar Avstemmingsrutiner: Vi må ta kontakt med NTNU for å høre om de har noen avstemming mellom bestillingssystem og fakturahåndteringsløsning. Er det behov for dette? Er det noen krav til dette? HiO / HiL I tilfelle vi må ha en avstemming, må vi finne ut hva som skal avstemmes. Det finnes rapporter i Proceedo, men vi må se om disse kan avstemmes mot rapporter som kan tas ut i Contempus. Evt. endringsønske (?) Forbedrete priser på rammeavtaler: Det ønskes mulighet til å kunne endre priser fra leverandør på UNINETTs felles rammeavtaler. For leverandører som leverer katalog må HiO avtale at de leverer en ny katalog for dem med oppdaterte priser. For leverandører med roundtrip løsning må det eventuelt settes opp en egen kobling mot leverandøren, med en annen bruker enn UNINETT-brukeren. Dette vil ha en tids- og kostnadsmessig side for HiO. Det systemmessig enkleste vil være å sende en fritekstbestilling til leverandøren med de avtalte prisene og produktene. Rutine for dette må utarbeides! Bestilling mot intern leverandør: Hvordan håndteres det at man bestiller mot en intern leverandør. HiO HiO Godkjennere HiO Ledermøte uke 22 Side 18 av 20

32 Hver bestiller bør ha to godkjennere (Dekan og Avd.direktør). Vi har ikke tro på at Godkjenner husker å legge inn evt. fravær. - Opplæring av godkjennere - Hvem skal være godkjennere? - Godkjenner skal ha budsjetteringsmyndighet for det som bestilles mot sin enhet Varsles de enkelte avdelinger etter møtet uke 22. Bestillere Bestiller skal også være varemottaker i systemet fordi man ikke ønsker å delegere dette. Antall bestillere/administratorer må reduseres til et minimum. HiO Saksbehandlere er i noen tilfeller satt opp som godkjenner. Dette må disk. Nærmere da det ikke samsvarer med den øvrige strukten for Godkjenner. Avviksbehandling I systemet må det settes opp hvor stort avvik som aksepteres i forhold til matching i Contempus (eks. 3% og kr 100,-) HiO Større avvik håndteres av Bestiller. Egne rutiner må utarbeides Fritekstbestilling Hvilke leverandører skal man tillate fritekstbestilling mot? Når skal man tillate dette? Regelverk / rutiner (egen veiledning) Nye leverandører Innkjøpsgruppen skal kunne opprette leverandører i Proceedo. - Hvilke kriterier legges til grunn? - Varsel til nye leverandører om å ikke motta bestillinger via tlf. HiO HiO Opplæring i leverandøraktivering. Side 19 av 20

33 Utarbeide egne rutiner Nye brukere / personer som slutter Utarbeide egne rutiner Hva kan vi endre i systemet og hva må Proceedo gjøre? Både for pilotene sin del og for den videre utrullingen er det viktig at vi får avklart hvilke parametre som Visma Proceedo ønsker å ha endringskontroll på, og hvilke parametre det er som UH-institusjonene selv kan endre uten å måtte be Proceedo om dette. Rapportering fra UNINETT om endring i pris på UNINETT-Avtaler Hvordan får UH-institusjonene beskjed om dette fra UNINETT? Overføring av kataloger, endringer og ordrebekreftelse mellom Visma Proceedo og IBX Rutinebeskrivelse om hvordan dette henger sammen mellom IBX, Proceedo og behandling. HiO Visma dokumentere UNINETT Visma Side 20 av 20

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Plan for presentasjon ehandel. Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet) Hva prosjektet skal levere. Prosjektorganisasjonen. Noen av milepælene

Detaljer

PROSJEKTBESKRIVELSE INNFØRING AV VISMA LØSNINGER UNINETT FAS 45 441 PILOTPROSJEKT FOR HIL OG HIO FOR

PROSJEKTBESKRIVELSE INNFØRING AV VISMA LØSNINGER UNINETT FAS 45 441 PILOTPROSJEKT FOR HIL OG HIO FOR INNFØRING AV VISMA LØSNINGER FOR UNINETT FAS PROSJEKTBESKRIVELSE 45 441 PILOTPROSJEKT FOR HIL OG HIO Beskrivelse av anbefalte rutiner for prosjektstyring, risikohåndtering, avviks- og endringshåndtering

Detaljer

BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT

BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT Lage rekvisisjon Søke fram rekvisisjoner Ta varemottak Attestere innkjøpsfaktura Avviksbehandling Sist oppdatering: 01.11.2013 Andrés Maldonado Førstekonsult Avdeling for

Detaljer

Innkjøpsfaktura attestering. Agresso Self Service. Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte.

Innkjøpsfaktura attestering. Agresso Self Service. Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte. Innkjøpsfaktura attestering Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte. Agresso Self Service UiT Norges Arktiske Universitet Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen

Detaljer

Rollebeskrivelser e-handel

Rollebeskrivelser e-handel Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller

Detaljer

2. Opprette anmodning DFØ

2. Opprette anmodning DFØ 2. Opprette anmodning DFØ Versjon: 1.0 2.7 Rekvisisjon 13.12.11 Innhold 0 Innledning 1 Opprette rekvisisjon 2 Endre rekvisisjon Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere

Detaljer

Godkjenning av faktura AGRESSO WEBPORTAL. Brukerdokumentasjon for attestanter og anvisere

Godkjenning av faktura AGRESSO WEBPORTAL. Brukerdokumentasjon for attestanter og anvisere Godkjenning av faktura AGRESSO WEBPORTAL Brukerdokumentasjon for attestanter og anvisere INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning...3 2. Logge på AGRESSO Web Portal...4 3. Kontroll og behandling av leverandørfaktura

Detaljer

E- handel Elektronisk handel

E- handel Elektronisk handel T h e i m a E- handel Elektronisk handel November 2014 En profesjonalisering av innkjøpsområdet i ØRU kommunene Vedtaket i kommunestyrene: E- handelsprogrammet ble vedta9 i alle kommunestyrene i løpet

Detaljer

Bilagsflyt i Agresso

Bilagsflyt i Agresso To typer inngående faktura: Innkjøpsfaktura Bestilling med forhåndsgodkjent rekvisisjon/innkjøpsordre Leverandørfaktura Bestilling på eget ansattnummer Viktig ved bestilling å gi beskjed om at det skal

Detaljer

6. Matching faktura mot ordre DFØ

6. Matching faktura mot ordre DFØ 6. Matching faktura mot ordre DFØ Versjon: 1.1 6.1 Automatisk matching 28.11.12 Innhold 1 Opprette matchekriterier 2 Matcheprosessen (Oversikt) Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken:

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

BRUKERVEILEDNING. e-handel webmodul KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN

BRUKERVEILEDNING. e-handel webmodul KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN BRUKERVEILEDNING e-handel webmodul FOR KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN 1 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 3 Opprette handlevogn 4 Endre navn på handlevognen 5 Slette handlevogn 5 Søke etter artikler 6 Vis artikkeldetaljer

Detaljer

Registrere rekvisisjon

Registrere rekvisisjon Registrere rekvisisjon Markedsplass Logg på Agresso Self Service Velg Innkjøp i menyen til venstre Klikk på Rekvisisjoner - standard Tast inn eget Ansvar og Teneste Klikk på knappen Gjør innkjøp Og du

Detaljer

IP Monitor. - Ferdigdefinerte rapporter -

IP Monitor. - Ferdigdefinerte rapporter - IP Monitor - Ferdigdefinerte rapporter - BasWare IP Monitor er en egen rapporteringsmodul, hvor det blant annet er laget en del ferdigdefinerte rapporter. Tilgang til IP Monitor gis i fullmaktsarket (kolonnen

Detaljer

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Side: 1 (Samhandlingsavtalen) er et avtalevedlegg til den kommersielle avtalen mellom kjøper og leverandør, som ønsker å drive handel over Ehandel.no. Samhandlingsavtalen regulerer hvordan den elektroniske

Detaljer

Hvordan øke andel av automatisk match?

Hvordan øke andel av automatisk match? Hvordan øke andel av automatisk match? Olav Sørbu. Rådgiver e-handel 02.09.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 1 Agenda Hva er automatisk matching i Basware? Andel faktura som matcher hittil i 2013

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

6. Matching faktura mot ordre SSØ

6. Matching faktura mot ordre SSØ 6. Matching faktura mot ordre SSØ Versjon: 1.0 6.1 Automatisk matching 27.05.09 Innhold 1 Opprette matchekriterier 2 Matcheprosessen (Oversikt) Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken:

Detaljer

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT E-handel Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige

Detaljer

Brukermanual for Norwex Norge AS nettbutikk

Brukermanual for Norwex Norge AS nettbutikk Brukermanual for nettbutikk Innhold 1. Innledning 2. Hvordan handler du som ekstern kunde? 3. Hvordan går du frem for å komme i gang med din nettbutikk? 4. Hva skjer når tilfeldige kunder handler tilknyttet

Detaljer

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Styret SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Hva saken gjelder: Kunnskapsdepartementet(KD) ber om at styret blir forelagt en rapport fra et dialogmøte i 2010 (vedlagt). KD ber styret

Detaljer

Brukere og fullmakter

Brukere og fullmakter 1 Versjon: 3.8.4 Brukere og fullmakter B01) Vedlikeholde/opprette fullmakter og brukere i regneark 12.06.08 Innhold Utfylling av regneark for brukere og fullmakter Formål: Veiledning for utfylling av bruker

Detaljer

IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning

IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning Manuell Revisjon: 11.1.1 Date: 12-FEB-2011 Language: Norwegian Dokumentkontroll Revisjonshistorie Versjon Dato Konsulent Beskrivelse 1,0 20.09.2010 Merja Karjalainen

Detaljer

7. Fakturagodkjenning uten innkjøpsordre

7. Fakturagodkjenning uten innkjøpsordre 7. Fakturagodkjenning uten innkjøpsordre DFØ Versjon: 1.1 7.2 Godkjenning av faktura 07.06.13 Innhold 1 Godkjenne faktura 2 Sende faktura 3 Annen funksjonalitet 4 Varsler og purring på ubehandlet faktura

Detaljer

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp E-handel Enklere, bedre og sikrere innkjøp Temaer Presentasjon av status for anskaffelser i kommunene. Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? Hvordan innføre e-handel i kommunene? Difi s rolle Status anskaffelser

Detaljer

Visma Enterprise - ehandel. Versjon 2012. Driftsrutiner

Visma Enterprise - ehandel. Versjon 2012. Driftsrutiner Visma Enterprise - ehandel Versjon 2012 Driftsrutiner Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan

Detaljer

Brukere og fullmakter

Brukere og fullmakter Versjon: 3.8.3 Brukere og fullmakter B02) Definere og vedlikeholde fullmakter og brukere 17.10.06 Innhold Utfylling av Excel ark for brukere og fullmakter Formål: Innsendelse av Excel ark Dokumentasjon

Detaljer

Refusjon fra NAV automatisk utligning

Refusjon fra NAV automatisk utligning Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning En helhetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser 08.05.12 INNHOLD Innhold... 2 Innledning... 1 Forutsetninger... 1 Arbeidsprosess...

Detaljer

SUHS KONFERANSEN Tips og triks i Basware Invoice og PM. Tina Taucher Høgskolen i Oslo og Akershus Gunn Hannevik Strand Universitetet i Agder

SUHS KONFERANSEN Tips og triks i Basware Invoice og PM. Tina Taucher Høgskolen i Oslo og Akershus Gunn Hannevik Strand Universitetet i Agder SUHS KONFERANSEN Tips og triks i Basware Invoice og PM Tina Taucher Høgskolen i Oslo og Akershus Gunn Hannevik Strand Universitetet i Agder Basware Invoice Flytting av fakturaer til annet selskap 2 Basware

Detaljer

Brukerdokumentasjon for regnskapssentraler

Brukerdokumentasjon for regnskapssentraler for regnskapssentraler System: Nytt mottakssystem Statsregnskapet Versjon 1 Innholdsfortegnelse FORORD... 3 MÅLGRUPPE... 3 FORMÅL... 3 OMFANG... 3 1 OPPSTART... 4 1.1 ÅPNINGSVINDU... 4 1.2 PÅLOGGING...

Detaljer

Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes

Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes Målsetning med SIIS-prosjektet Utvikle en lokal markedsplass for åtte kommuner og deres leverandører.

Detaljer

MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT

MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT Møte: Planleggingsdag Visma Enterprise ehandel Vik, Balestrand, Leikanger, Sogndal, Luster, Årdal, Lærdal, Aurland Dato/tid: Tirsdag 15.10.2013, kl 09:00 15:00 Sted: Leikanger Til stede: Deltakende kommuner

Detaljer

Rollen Rekvirent. Opplæring nytt innkjøpssystem

Rollen Rekvirent. Opplæring nytt innkjøpssystem Rollen Rekvirent Opplæring nytt innkjøpssystem Agenda Om rekvirentrollen Demo og oppgaver Om kontering og mva Om produktgruppe Brukerstøtte Ansattweb Ny leverandør Ny bruker Avtaleoversikt Ofte stilte

Detaljer

Jara NetBusiness og Jara B2B Volum

Jara NetBusiness og Jara B2B Volum Vilkårs - og funksjonsbeskrivelse for Jara NetBusiness og Jara B2B Volum 01.01.2010 Versjon 7.0 Innholdsfortegnelse VILKÅRS - OG FUNKSJONSBESKRIVELSE... 1 1 INNLEDNING... 4 1.1 HENSIKT... 4 1.2 DEFINISJONER...

Detaljer

Fakturabehandling på web

Fakturabehandling på web Visma Enterprise Fakturabehandling Versjon 2009.2 Fakturabehandling på web II Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring

Detaljer

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring

Detaljer

IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning

IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning Manuell Revisjon: 12.2 Date: 29. MARS 2012 Language: Norwegian Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse 1.1 18.01.2011 Oppdatering av mal 2.2 18.04.2011

Detaljer

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Difi prioriterte oppgaver Medvirke til gode omstillingsprosesser i staten. Følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken. Være med på

Detaljer

BtB nettverksmøte. 20. oktober 2009

BtB nettverksmøte. 20. oktober 2009 1 BtB nettverksmøte 20. oktober 2009 2 Agenda 20.10.2009 DEL 1: Utvidet mva-registrering DEL 2: Systemer Forpliktelsesrapport Statistikk Kjøp > 100.000 Leverandøraktivering Kontrollrutiner, status SIT

Detaljer

Fakturabehandling på web

Fakturabehandling på web Visma Enterprise Fakturabehandling Versjon 2012 Fakturabehandling på web II Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring

Detaljer

Småteknisk Cantor Controller installasjon

Småteknisk Cantor Controller installasjon Cantor AS Småteknisk Cantor Controller installasjon 10.10.2012 INSTALLASJON OG OPPSETT AV CANTOR CONTROLLER 3 Nedlasting av programfiler 3 Nyinstallasjon server / enbruker 3 A. Controller instansen som

Detaljer

Kurs i bestillingssystemet Basware PM

Kurs i bestillingssystemet Basware PM U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kurs i bestillingssystemet Basware PM Basware PM? Basware PM (Purchase Management) er UiB og Uni Researchs verktøy for å registrere og forhåndsgodkjenne alle bestillinger

Detaljer

Miniguide. Inngående fakturaer. 15. okt. 2015

Miniguide. Inngående fakturaer. 15. okt. 2015 Miniguide Inngående fakturaer 15. okt. 2015 1. Sjekk om fakturaen er en e-faktura: a. Dersom det ikke er en e-faktura, må det sjekkes når fakturaen har kommet inn i fakturasystemet i forhold til fakturadatoen

Detaljer

2 Sende faktura. Steg 1d: . Konteringslinjer blir lagret. Må alltid gjøres før man trykker. for attestering. Steg 1e:

2 Sende faktura. Steg 1d: . Konteringslinjer blir lagret. Må alltid gjøres før man trykker. for attestering. Steg 1e: 7. Fakturagodkjenning uten innkjøpsordre DFØ Versjon: 1.1 7.1 Attestering av faktura 07.06.13 Innhold 1 Attestere og kontrollere faktura 2 Sende faktura 3 Annen funksjonalitet 4 Varsler og purring på ubehandlet

Detaljer

Prosess: Fra behov til betaling

Prosess: Fra behov til betaling 1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av oppdrag fra selvstendig næringsdrivende. 2. Målgruppe: Eksamenskonsulenter, forskningskonsulenter, nter, rekvirenter, innkjøpere og

Detaljer

Innføring av e-handel i Halden kommune

Innføring av e-handel i Halden kommune Innføring av e-handel i Halden kommune E-handel Brukersamling DIFI 04. November 2015 Svein Andersen Innkjøpsrådgiver / Systemansvarlig Halden kommune Fakta Halden kommune Fjord og festningsbyen 30 000

Detaljer

Huldt & Lillevik Ansattportal 2013-10-29. Ansattportal. Versjon 2013.3

Huldt & Lillevik Ansattportal 2013-10-29. Ansattportal. Versjon 2013.3 Ansattportal Versjon 2013.3 Innhold 1 Huldt & Lillevik Kjørebok... 2 2 Kompetanse og opplasting av dokumenter... 5 3 Registrere per uke, a- og b-uker ved månedsskille... 6 4 Andre endringer... 6 4.1 Varsler

Detaljer

BRUKERVEILEDNING ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING/FAKTURAFLYT I VISMA ENTERPRISE

BRUKERVEILEDNING ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING/FAKTURAFLYT I VISMA ENTERPRISE BRUKERVEILEDNING ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING/FAKTURAFLYT I VISMA ENTERPRISE Versjon 1.1 Side 1 av 11 Beskrivelse: Fagområde: Periodisk/Løpende: Formål: Elektronisk fakturabehandling/fakturaflyt i Visma

Detaljer

Elektronisk faktura. Rutinebeskrivelse for bruk av BIM35/BIM35P. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00

Elektronisk faktura. Rutinebeskrivelse for bruk av BIM35/BIM35P. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00 Elektronisk faktura Rutinebeskrivelse for bruk av BIM35/BIM35P Page 2 of 13 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Elektronisk faktura 14.12.2012 AaGH 1.1 Elektronisk faktura

Detaljer

Varemottak BIM20/OF15/BIM30/BIM40/CS33. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00

Varemottak BIM20/OF15/BIM30/BIM40/CS33. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00 Varemottak BIM20/OF15/BIM30/BIM40/CS33 Page 2 of 9 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Varemottak 28/4/2014 BDR 2.0 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2

Detaljer

Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten

Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten Attestantens kontrollpunkter og konsekvenser ved dårlig fakturamerking Øyvind Lunde, Helene Lockertsen, Elin Nystuen Ulike typer anskaffelser som krever

Detaljer

Kommentarer til kravspesifikasjon

Kommentarer til kravspesifikasjon Kommentarer til kravspesifikasjon 1 Innledning Universitets- og høgskolesektoren(uh-sektoren) har gått sammen om anskaffelse av rekrutteringssystem. Prosjektet har 26 rettighetshavere. Prosessen eies og

Detaljer

HURTIGGUIDE E-HANDEL FASTE KOSTNADER

HURTIGGUIDE E-HANDEL FASTE KOSTNADER HURTIGGUIDE E-HANDEL FASTE KOSTNADER Hensikten med denne veiledningen Denne veiledningen har til hensikt å gjøre rede for bestillingsrutinen for registrering av ordre for faste kostnader via Agresso e-handel,

Detaljer

Visma Enterprise ehandel. Versjon 2010.1. Webmodul

Visma Enterprise ehandel. Versjon 2010.1. Webmodul Visma Enterprise ehandel Versjon 2010.1 Webmodul II Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel Hvordan komme i gang med e-handel Hvordan hente gevinster HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende

Detaljer

Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: 8.5.2014/C. Heimdal (10.3.2015/B. Wentzel)

Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: 8.5.2014/C. Heimdal (10.3.2015/B. Wentzel) Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: 8.5.2014/C. Heimdal (10.3.2015/B. Wentzel) Rutine navn Bestilling i Basware PM Formål Bestiller en vare/tjeneste fra leverandør Finner

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 28. mai 2009 Dato møte: 4. juni 2009 Saksbehandler Administrerende direktør SAK 84/2009 STATUS SAMMENSLÅINGSAKTIVITETER Tidsplan Programmets og prosjektenes

Detaljer

NYHETER OG FORBEDRINGER

NYHETER OG FORBEDRINGER NYHETER OG FORBEDRINGER Oslo, Januar 2011 1. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne

Detaljer

ImplementasjonsGuide EFO/NELFO 4.0

ImplementasjonsGuide EFO/NELFO 4.0 ImplementasjonsGuide 4.0 Side 1 av 9 Innhold Bakgrunn/Formål... 3 Fortolkning og forståelse... 3 Meldingsforsendelse og meldingsretur.... 3 Bruk av Fritekst linjer.... 4 EAN endret til GTIN... 4 varebetegnelse....

Detaljer

Fullmaktsregisteret. "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons.

Fullmaktsregisteret. Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Fullmaktsregisteret "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Vi viser hvordan du oppnår bedre oversikt og sporbarhet. Håndtering av

Detaljer

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12 Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12 Rådgiver Per Inge Bjørnevik, Stavanger kommune Senior rådgiver Petter

Detaljer

IBX eorder Admin Bruksanvisning

IBX eorder Admin Bruksanvisning IBX eorder Admin Bruksanvisning Manuell Revisjon: : 11.1.1 Date: 12-FEB-2010 Language: Norwegian Dokumentkontroll Revisjonshistorie Versjon Dato Konsulent Beskrivelse 1.0 20.09.2010 Merja Karjalainen Lag

Detaljer

Testrapport. Aker Surveillance. Gruppe 26. Hovedprosjekt ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Oslo, 24.5.2013. Public 2013 Aker Solutions Page 1 of 5

Testrapport. Aker Surveillance. Gruppe 26. Hovedprosjekt ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Oslo, 24.5.2013. Public 2013 Aker Solutions Page 1 of 5 Testrapport Aker Surveillance Gruppe 26 Hovedprosjekt ved Høgskolen i Oslo og Akershus Oslo, 24.5.2013 Public 2013 Aker Solutions Page 1 of 5 Innledning I denne rapporten vil vi skrive om testingen som

Detaljer

SSØ skal gi tilbakemelding før ferien til sektoren på utrullingstidspunkt og hva som må gjøres i sektoren

SSØ skal gi tilbakemelding før ferien til sektoren på utrullingstidspunkt og hva som må gjøres i sektoren Møtetype: SAP HR statusmøte mellom og UNINETT FAS Til stede: Geir Knudsen,, Tone Thorstensen,, Øyvind Akselsen,, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild

Detaljer

FORESPØRSEL. Fra. Innherred samkommune (ISK) Bestående av Verdal kommune og Levanger kommune. leveranse av:

FORESPØRSEL. Fra. Innherred samkommune (ISK) Bestående av Verdal kommune og Levanger kommune. leveranse av: Innherred samkommune FORESPØRSEL Fra Innherred samkommune (ISK) Bestående av Verdal kommune og Levanger kommune på leveranse av: Leveranse av programvare for personalstyring, turnusplanlegging, vikarpool

Detaljer

Versjonsbrev. Visma Avendo Fakturering, versjon 4.2. Innhold NYHETER... 2 FORBEDRINGER OG ENDRINGER... 3 KONTAKTINFORMASJON... 5.

Versjonsbrev. Visma Avendo Fakturering, versjon 4.2. Innhold NYHETER... 2 FORBEDRINGER OG ENDRINGER... 3 KONTAKTINFORMASJON... 5. Versjonsbrev Visma Avendo Fakturering, versjon 4.2 Oktober 2008 I dette versjonsbrevet beskriver vi de nyheter og endringer som har skjedd i versjon 4.2 av Visma Avendo Fakturering. Før du oppgraderer

Detaljer

Gevinstrealiseringsplan e-handel

Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE> Gevinstrealiseringsplan e-handel Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: DFØ Forfatter: DFØ Dato opprettet: 09.02.11 Dato sist endret: 17.07.2012 Filnavn: 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_

Detaljer

I bildet knyttes et globalt oppdrag til prosjektregnskapet ved å taste oppdragsnummeret eller hente det fra

I bildet knyttes et globalt oppdrag til prosjektregnskapet ved å taste oppdragsnummeret eller hente det fra Skjema Prosjekt Fane - Prosjekt I bildet knyttes et globalt oppdrag til prosjektregnskapet ved å taste oppdragsnummeret eller hente det fra Tabell Oppdrag ved knappen Oppdrag nr Prosjektleder til dette

Detaljer

FØR OPPGRADERING... 1 NYHETER... 2 ØVRIGE FORBEDRINGER/OPPDATERINGER... 10

FØR OPPGRADERING... 1 NYHETER... 2 ØVRIGE FORBEDRINGER/OPPDATERINGER... 10 Versjonsbrev Visma Avendo Økonomi 60 Oktober 2007 I dette versjonsbrevet beskriver vi de nyheter, forbedringer og oppdateringer som har skjedd i versjon 4.0 av Visma Avendo Økonomi 60. Ettersom vi har

Detaljer

Releaseinformasjon. Visma Retail AS. Release 15.2. Oktober 2015

Releaseinformasjon. Visma Retail AS. Release 15.2. Oktober 2015 Releaseinformasjon Visma Retail CS-Web Release 15.2 Oktober 2015 1 Innhold Innledning... 3 Supportknappen... 4 Hurtigtaster... 4 Menyfeltet og frisøke etter program... 4 Nyheter i CS- Web 15.2... 5 Min

Detaljer

BDA Proff på prosjekt!

BDA Proff på prosjekt! Brukerveiledning for Brødrene Dahls Assistent BDA Proff på prosjekt! www.dahl.no Sept 08 BDA brukerdokumentasjon Brukerveiledning for Honeywell Dolphin 7600 Innholdsfortegnelse 1 Skjermbilder Side 1 1.1

Detaljer

SSA-V Bilag 1. Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

SSA-V Bilag 1. Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon SS-V Bilag Vedlikeholdsavtalen (SS-V) Bilag : Kundens kravspesifikasjon SS-V Bilag Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) 0.8 08.2 20 Dokumentet som ble sendt ut på innspillsrunden

Detaljer

Hvordan bli opprettet som kunde og registre ordrene på nett

Hvordan bli opprettet som kunde og registre ordrene på nett Hvordan bli opprettet som kunde og registre ordrene på nett Registrerte kunder kan fra forsiden gå rett inn fra Direktebestilling Gå inn på Bring.no og klikk på linken Bestill utsendelse av brev og reklame

Detaljer

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: 10.07.2015 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: 10.07.2015 Erstatter:

Detaljer

AGRESSO BUSINESS WORLD

AGRESSO BUSINESS WORLD AGRESSO BUSINESS WORLD Agresso innkjøp/ehandel: Rekvisisjoner/innkjøpsordre i Agresso Self Service Økonomisenteret oktober 2013 Innholdsfortegnelse: Rekvisisjonsbildet i Agresso innkjøp 3 Rekvisisjon for

Detaljer

Visma Scenario. Nyheter og forbedringer

Visma Scenario. Nyheter og forbedringer Visma Scenario Nyheter og forbedringer Oslo, november 2012 1. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt

Detaljer

4. Varemottak DFØ. Versjon: 1.1 4.1 Utføre varemottak 04.04.13. Innhold

4. Varemottak DFØ. Versjon: 1.1 4.1 Utføre varemottak 04.04.13. Innhold 4. Varemottak DFØ Versjon: 1.1 4.1 Utføre varemottak 04.04.13 Innhold 1 Utføre varemottak/annullere bestilling 2 Endre data/legge til interne kommentarer før mottak av varen 3 Registrere klage/søk på klage

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 29. september 2009 Dato møte: 8. oktober 2009 Saksbehandler: Prosjektdirektør IKT Vedlegg: Status og risikorapportering IKT SAK 138/2009 STATUS IKT I OSLO

Detaljer

Universitetet i Oslo. Oppgaver kurs i bestillingssystemet for rollen Rekvirent

Universitetet i Oslo. Oppgaver kurs i bestillingssystemet for rollen Rekvirent Universitetet i Oslo Oppgaver kurs i bestillingssystemet for rollen Rekvirent Greteohu/torinl 15/10/2015 Innholdsfortegnelse Oppgave 1 - Katalogkjøp... 3 Oppgave 2 - Fritekstbestilling... 8 Oppgave 3 Fullt

Detaljer

Finansportalen Historiske bankdata

Finansportalen Historiske bankdata Bilag 6: Administrative bestemmelser For Finansportalen Historiske bankdata Åpen anbudskonkurranse Bilag 6 Administrative bestemmelser Innholdsfortegnelse 1 AVTALEN PUNKT 1.9: PARTENES REPRESENTANTER...

Detaljer

Visma Enterprise - ehandel. Versjon 2011. Webmodul

Visma Enterprise - ehandel. Versjon 2011. Webmodul Visma Enterprise - ehandel Versjon 2011 Webmodul Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre

Detaljer

Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper

Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Versjon-2 1 av 9 Kjøper Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 2 Definisjoner... 3 2.1 Beregningsgrunnlag... 3 2.1.1 Beregningsgrunnlag, virksomheter som fører regnskap

Detaljer

Brødrene Dahls Assistent BDA

Brødrene Dahls Assistent BDA Brukerveiledning for Brødrene Dahls Assistent BDA -Helt sjef på lager! www.dahl.no Okt 07 BDA brukerdokumentasjon Brukerveiledning for Hand Held Dolphin 7600 Innholdsfortegnelse 1 Skjermbilder Side 1 1.1

Detaljer

OPPGAVEBEHANDLING I AGRESSO INNKJØPSATTESTANT

OPPGAVEBEHANDLING I AGRESSO INNKJØPSATTESTANT OPPGAVEBEHANDLING I AGRESSO INNKJØPSATTESTANT 1. Godkjenne rekvisisjoner 2. Godkjenne innkjøpsfakturaer 3. Godkjenne leverandørfakturaer Agresso versjon: Milestone 4 Sist oppdatering: 25.07.2014 Andrés

Detaljer

Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper

Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper Innhold i kurset Innkjøperrollen og regelverk Prosessen fra behov til betaling Kontering og fakturering Brukerstøtte Om innkjøperrollen i bestillingssystemet

Detaljer

Kravspesifikasjon for

Kravspesifikasjon for for ANSKAFFELSE AV Utarbeide WEB løsning samt maler for dokumenter og publikasjoner Luftambulansetjenesten ANS 21. juni 2012 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. FORORD... 3 2. KRAVSPESIFIKASJONENS OMFANG... 3 2.1

Detaljer

Tips & Triks. Visma Business Regnskap. Brukerforum 9.11.15

Tips & Triks. Visma Business Regnskap. Brukerforum 9.11.15 Tips & Triks Visma Business Regnskap Brukerforum 9.11.15 Eva Lindgaard Rådgiver ERP Regnskap og lønn Side 1 av 19 INNHOLDSFORTEGNELSE Periodisering dokumentsenter... 3 Regnskapsbehandling (BO)... 4 Deling

Detaljer

EKSTRA. Beskrivelser og priser på utvidet funksjonalitet, tilpassede rapporter og nye muligheter utenfor standard versjon av Portwin

EKSTRA. Beskrivelser og priser på utvidet funksjonalitet, tilpassede rapporter og nye muligheter utenfor standard versjon av Portwin EKSTRA Beskrivelser og priser på utvidet funksjonalitet, tilpassede rapporter og nye muligheter utenfor standard versjon av Portwin Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 3 BETINGELSER... 3 1. EKSTRA FUNKSJONALITET

Detaljer

IBX eorder Admin Bruksanvisning

IBX eorder Admin Bruksanvisning IBX eorder Admin Bruksanvisning Manuell Revisjon: 12.2 Date: 29. MARS 2012 Language: Norwegian Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle 19.01.2011 Oppdatering av mal 2.2 18.04.2011 La

Detaljer

Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel

Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel Å aktivere ein leverandør krev i det minste tre steg, og aller helst fire: 1. Kontakt med leverandør, s. 1 2. Oppdatere informasjon i Visma, s. 2

Detaljer

Memo - Notat. Oppsummering - status etablering av Smak av kysten. Kopi til: Dato: 16.05.2007 Referanse:

Memo - Notat. Oppsummering - status etablering av Smak av kysten. Kopi til: Dato: 16.05.2007 Referanse: Memo - Notat Notat til: Notat fra: Alexandra Krage Angell Erik Svendsen Kopi til: Dato: 16.05.2007 Referanse: Oppsummering - status etablering av Smak av kysten Fase/aktiviteter Tidsbruk i timer Reell

Detaljer

Eric Haugen, forretningsrådgiver 31.03.2014 EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER

Eric Haugen, forretningsrådgiver 31.03.2014 EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER Eric Haugen, forretningsrådgiver 31.03.2014 EFFEKTIVISERING AV INNKJØPSPROSESSER TEMA OG STRUKTUR Definisjoner Virksomhetenes utfordringer Spesifisering av prosjektramme EVRYs metodikk for innkjøpsprosjekter

Detaljer

Support, nye funksjoner og tjenester fra Uni Pluss

Support, nye funksjoner og tjenester fra Uni Pluss Support, nye funksjoner og tjenester fra Uni Pluss Hvem er vi? Rune Synnevåg Systemutvikler Begynte i Uni Pluss juli 2008 Erik Faugstad Kundekonsulent Begynte i Uni Pluss mars 2009. Dette står på menyen

Detaljer

Årsoppgjør. Avslutte regnskapsår:

Årsoppgjør. Avslutte regnskapsår: Årsoppgjør Dette er en beskrivelse av hvordan du foretar årsavslutning i Visma Avendo Økonomi. Avdelinger følger firmaets regnskapsår og avsluttes samtidig som du foretar årsavslutning i regnskapet. Du

Detaljer

Release notes til norske brukere

Release notes til norske brukere Release notes til norske brukere Fra og med 21.02.2013 forenkler vi prosessen for TED-kunngjøringer. Visma Opic har gjort et antall forbedringer av integrasjonen mellom TendSign og Doffin. Mye av informasjonen

Detaljer

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 NYTT ØKONOMISYSTEM Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at Herøy deltar i skissert samarbeid mellom

Detaljer

Bærum kommune. Sluttrapport

Bærum kommune. Sluttrapport Bærum kommune Sluttrapport ELIN-K SAMSPILLKOMMUNE Bærum den 13.06.08 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5.

Detaljer

Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon

Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon Møte i virksomhetsstyringsnettverket 18.11.2015 23.11.2015 Side 1 Disposisjon Informasjon om Stortingets administrasjon

Detaljer

AGRESSO BUSINESS WORLD

AGRESSO BUSINESS WORLD AGRESSO BUSINESS WORLD WEB Salgsordre: Registrering av enkle salgsordrer/fakturagrunnlag Økonomisenteret oktober 2012 Innholdsfortegnelse : Innledning: Registrering/endring av enkle salgsordrer 3 Registrering/endring

Detaljer