1 time ekstra, hver dag

Transkript

1 1 time ekstra, hver dag (arbeidsformer og produktivitet) Oslo kommune, bydel Grûnerløkka Kurs 8. mars 2017

2 Disposisjon - innledning og bli kjent - bakgrunn og behov (resultater fra brukerundersøkelsen) - kommunikasjonsformer - møtevirksomhet - oppsummering

3 Company Pulse Etablert i 2006 Base i Oslo: Akerselva Atrium Company Pulse tilbyr analyse av arbeidsmønsteret, kurs og rådgivning Hjelper bedrifter med å realisere moderne arbeidsformer målet er alltid er å skape produktive arbeidsdager Gaselle-bedrift

4 Målet er å skape produktive arbeidsdager - de som har gode arbeidsbetingelser er mer produktive - de som er produktive trives bedre - de som trives gjør en god jobb - de som gjør en god jobb øker virksomhetens konkurranseskraft

5 Jan Kristian Karlsen Arbeidslivsforsker, forfatter, daglig leder, rådgiver, foredrag og undervisning. Firebarnsfar fra Nærsnes i Røyken jan@companypulse.no

6 Å lære noe nytt krever at du oppdager

7 .ikke å oppdage kan være ubehagelig

8 Å oppdage krever å gjøre noe nytt, å risikere noe for å skape endringer

9 Basis for Company Pulse er en analyse som besvares på web av hver enkelt medarbeider Vitenskapelig metode: enkelt å svare Metodiske råd fra:

10 Company Pulse analyse - Innsamlingsinstrumentet

11 Mange svarer at de er «på etterskudd» Company Pulse Index = 0,41 (Benchmark = 0,52)

12 Arbeidsbelastning: moderat arbeidstid

13 Avbrytelser er største utfordring/tidstyv

14 Møter: 3.15 timer per dag, 1.15 timer varighet

15 Opplevd møteffektivitet

16 Læringsmål: færre avbrytelser forbedre kommunikasjonsformene effektive møter forbedre møtene og spare tid mer tid til overs andre behov?

17 Oppgave 1: Min arbeidsdag 1) Hvordan er en arbeidsdag for deg fra du står opp til du legger deg? Tenk gjennom din arbeidsform (arbeidstid, arbeidssted, reisetid, samarbeid, avbrudd, støy, møtevirksomhet, arbeid versus fritid) 2) Hva er dine 3 viktigste problemer/tidstyver? Bruk 10 min

18 Kommunikasjonsteori Kaufmann & Kaufmann 2003: 287 Kaufmann & Kaufmann presiserer at en kommunikasjonsprosess i praksis oftere er en toveisprosess enn enveisprosess, fordi det foregår tilbakemeldinger og gjensidige tolkninger i et samspill. Det rent tale tekniske er enkelt å forklare. Utfordringene er større når de som kommuniserer med hverandre ikke har samme emosjonelle oppfatning av situasjoner

19 Kommunikasjonsteori Øyvind Dahls filtermodell

20

21 Kommunikasjonstek. Styrke Svakhet Bruksområde (eksempler) «Ansikt til ansikt» Telefon E-post SMS/MMS Chat Nærhet Berøring og lukt Hurtig respons Direkte og tydelig Stemme og kroppsspråk Følelser, stemninger Rask respons Direkte og tydelig Hører stemme Følelser og stemninger Stedsuavhengig Rask levering til mottakere Til mange samtidig Tidsfleksibilitet Tid til å forberede svar Uavhengig av tid og sted Historikk Rask levering til mottaker(e) Kort og konsist Stedsavhengig (forutsatt dekning) Kan ta vare på historikk Rask respons «Online» samtidig Multikanal tekst og lyd Spare stemmen Videokonferanse Hurtig respons Direkte og tydelig Stemme og kroppsspråk Følelser og stemninger Redusere reiser Kortere møter Mobil/fleksibel Sosiale medier Multikanal Informativt Effektivt Allestedsnærværende (forutsatt dekning) Krevende «Avslørende» Tidkrevende Ingen dokumentasjon Rang og status påvirker Fysisk oppmøte Avstand Ser ikke kroppsspråk Vet ikke om andre lytter Ingen historikk Støy (ringelyd) Avstand Ukjent responstid Glemmer å svare Tro at jobben er gjort når e- post er sendt Misforståelser Spam og virus Avstand Avbrytende Misforståelser Ukjent responstid Begrenset informasjon Tungvint å føre en dialog Avbrytende Ser ikke kroppsspråk Vet ikke om andre ser på Avstand Krevende / avslørende Rang og status påvirker Kan virke «arrangert» Mindre egnet mellom ukjente? Mangler berøring og lukt Avstand Krevende Avslørende Rang og status påvirker Mangler stemme og kroppspråk Møter / samtaler Ide utvikling Problemløsing Konfliktløsning Samtale leder medarbeider Forhandlinger Relasjonsbygging Møter Diskusjon Forhandlinger Relasjonsbygging Samtaler Problemløsing Konfliktløsning. Informasjon til mange Spre dokumentasjon Tidsforskjeller (allestedsværende) Brev og notater Enkel dialog Beskjeder Korte beskjeder Råd og tips Relasjonsbygging Egnet til diskre bruk, f.eks. på reiser Enkle samtaler Rask avklaring Råd og tips / hjelp Møter / samtaler Ide utvikling Problemløsing Samtale leder medarbeider Forhandlinger Relasjonsbygging Relasjonsbygging Kunnskapsdeling Samtaler Ide utvikling

22 Oppgave 2: Kommunikasjonsformer

23 1. Prioritere og sett tidsfrister Flytt Epost ut av innboksen

24 3. Registrere egne oppgaver 4. Planlegge bruk av tiden / realistisk ukeplan

25 Deltakerne bruker i snitt 3.15 timer på møter hver dag. Møtenes varighet = 1.15 timer (snitt/median)

26 Oppgave 3: Effektive møter Benstrekk?

27 Planlegging og gjennomføring (møteleder) Før møte Agenda som tydelig forteller hva målet med møtet er og hva som skal tas opp Å forberede deltakere på hva slags type møte du kaller inn til (informasjon, beslutninger, status og fremdrift eller arbeidsmøter) gjør at kan forberede seg på hva de må bidra med. Du kan angi hvilke temaer som er de viktigste og sette av konkret tid til disse teamene Vær tydelig på hva som ble avklart på evt. tidligere møter og hva som skal følges opp og forberedes Ikke ta med for mange i møtene Unngå lange møter Under møte Stopp/begrense småprat på en bestemt og vennlig måte Styr møtet i riktig retning og henvis til agenda og oppsatt møtetid Deltakerne er ofte mest energiske og kreative i starten av møtet, disponér gjerne tiden langs en skala der hvert punkt krever mindre energi og fokus Mange møter faller i denne fellen: For mye tid går med til kortsiktige oppgaver som det tilsynelatende haster med. I verste fall står det ikke engang på agenda. Be deltagerne om å være restriktive med å svare på meldinger og epost under møtet det kan ta vekk fokus og oppmerksomhet/tilstedeværelse

28 Effektive møter tenk på klokka Planlegg gjerne møter i kvartersintervaller Start gjerne møter «kvart på» og «kvart over» Spar minst ett kvarter for hvert møte 45 min istedenfor 1 time osv. Tidspunkt på dagen gjør forandringer Hyppighet på faste møter?

29 2. Registrere egne oppgaver og møter med deg selv

30 5 muligheter for å måle utvikling med Company Pulse analyse Objektiv virkelighetsbeskrivelse av arbeidsmønstre og arbeidsbetingelser Benchmarking i forhold til andre bedrifter Finne beste praksis i virksomheten/enheten. Finne sammenhenger Gjøre utviklingen i arbeidsdagen målbar