Klubbhåndbok for Oslostudentenes Idrettsklubb. Stiftet den 16. September 1882

Transkript

1 Klubbhåndbok for Oslostudentenes Idrettsklubb Stiftet den 16. September 1882

2 Klubbinformasjon Klubbnavn Oslostudentenes idrettsklubb Stiftet Idretter Postadresse Besøksadresse Aikido, Badminton, Basketball, Boksing, Capoeira, Dans, Doce Pares, Dykking, Elvepadling, Fekting, Fjell, Fotball, Friidrett, Håndball, Innebandy, Judo, Jujutsu, Karate, Kendo, Klatring, Kubb, Kung Fu, Langrenn, Orientering, Ski og Snowboard, Squash, Svømming, Sykkel, Taekwondo, Tennis, Ultimate Frisbee, Volleyball, Quidditch Postboks 94 Blindern 0314 OSLO Domus Athletica Trimveien OSLO E-postadresse: Internetadresse: post@osi.no Organisasjonsnr.: Medlem av: Norges studentidrett, Norges Idrettsforbund, Oslo idrettskrets Tilknyttet Norges Studentidrettsforbund, Norges Aikidoforbund,Norges Badmintonforbund, Norges Bandyforbund, Norges Basketballforbund, Norges Bokseforbund,Norges Kampsportforbund, Norges Cykleforbund, Norges Danseforbund, Norges Fekteforbund, Norges Fotballforbund, Norges Friidrettsforbund, Norges Frisbeeforbund, Norges Håndballforbund, Norges Judoforbund, NorgesKendoforbund, Norges Klatreforbund, Norges Orienteringsforbund, Norges Padleforbund, Norges Skiforbund, Norges Squashforbund, Norges Svømmeforbund, Norges Tennisforbund, Norges Volleyballforbund, Kofukan Norge

3 Kontaktinformasjon Epost Gruppe Tema Daglig leder Administrasjon, generell informasjon Styreleder i hovedstyret Saker som gjelder kun styreleder. hovedstyret@osi.no Hovedstyret Administrasjon okonomi@osi.no Hovedstyret Hovedkasserer med ansvar for økonomi aikido-styret@osi.uio.no Aikido Aikidogruppen badminton-styret@osi.uio.no Badminton Badmintongruppen osibasket.kontakt@gmail.com Basketball Basketballgruppen boksing@gmail.com Boksing Boksegruppen mestre.maclau@brasilkultur Capoeira Capoeiragruppen osidans@osi.no Dans Dansegruppen docepares-styret@osi.uio.no Doce Pares Doce Paresgruppen baus-styret@osi.uio.no Dykking Dykkegruppen elvepadling-styret@osi.uio.no Elvepadling Elvepadlinggruppen fektestyret@osi.uio.no Fekting Fekttegruppen fjell-styret@osi.uio.no Fjell Fjellgruppen fortball-styret@osi.uio.no Fotball Fotballgruppen friidrett-styre@osi.uio.no Friidrett Friidrettgruppen handball-styret@osi.uio.no Håndball Håndballgruppen innebandy@osi.no Innebandy Innebandygruppen judo-styret@osi.uio.no Judo Judogruppen terje1@gmail.com Jujutsu Jujutsugruppen karate-styret@osi.uio.no Karate Karategruppen kendo-styret@osi.uio.no Kendo Kendogruppen klatrestyret@osi.uio.no Klatring Klatregruppen kubb-styret@osi.uio.no Kubb Kubbgruppen kungfu-styret@osi.uio.no Kung Fu Kung-Fu gruppen ski-styret@osi.uio.no Langrenn Langrenngruppen

4 Orientering Orienteringsgruppen Ski og Snowboard Ski og Snowboard gruppen Squash Squashgruppen Svømming Svømmegruppen Sykkel Sykkelgruppen Taekwondo Taekwondogruppen Tennis Tennisgruppen Ultimate Frisbee Ultimate Frisbeegruppen Volleyball Volleyballgruppen Quidditch Quidditchgruppen

5 1. Historikk 2. Visjon, mål og verdier 2.1 Visjon: 2.2 Formål: Sportslig Sosialt Identitet Administrasjon Politisk 2.3 Verdier 2.4 Virksomhetsidé 2.5 Virksomhetsraketten: 2.6 Organisasjon 2.6 Organisasjonsplan Oslostudentenes Idrettsklubb 3 Hovedstyret 3.1 Styrets sammensetting 3.2 Supergruppe ansvarlig Friskus Store baller Små baller Kampsport Utholdenhet 4 Daglig leder Retningslinjer mellom styret og administrasjon 5 Gruppestyrene 5.1 Andre styrer/instanser Revisor, kontrollkomite, valgkomite Revisorer Kontrollkomiteen Valgkomité NSI Oslo Idrettskrets SIO 5.2 Retningslinjer Regulering av egenkapital

6 6 Uforutsette hendelser 6.1 Dersom skade har forekommet 7 Anlegg 7.1 Fordeling av treningstid 7.2 Tilrettelegging av treningslokaler 7.3 Leie av haller og baner: 7.4 Møterom 8 Økonomi Skjemaer Bank og Faktura Fakturaadresse: Bank: Økonomimanual Åtte bud for god styring Budsjett Revidert Budsjett Internkontroll Grupperapport Gruppebevilgning og prosjektstøtte Bilagsføring Generelt: Kontantkasse: Lønn og godtgjørelse: Fakturering: 9 Profilering, logo og drakter 9.1 Logo 9.2 Sosiale medier Retningslinjer for bruk av sosiale medier i OSI-sammenheng 10 Utmerkelser og hederstegn 11 Veiledende instruks for oppførsel og konflikthåndtering 11.1 Konflikthåndtering 11.2 Fair Play For spillere For trenere og ledere For publikum og supportere Skikk og bruk for e-post

7 11.3 Alkohol IDRETTENS HOLDNING TIL ALKOHOL Vedtatt av Idrettstyret 16. mars 2004, sak FULLMAKTSMATRISE OSI 13 KLUBBENS VEDTEKTER 13.1 Innledende bestemmelser 1 Formål 2 Organisasjon 3 Medlemmer 4 Medlemskontingent og avgifter 13.2 Tillitsvalgte og ansatte 5 Kjønnsfordeling 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget 9 Inhabilitet 10 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget 11 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll 12 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter. Godtgjørelse 13 Ansatte 13.3 Økonomi 14 Regnskap, revisjon, budsjett mv. 15 Ledelse av årsmøtet 16 Årsmøtets oppgaver 17 Stemmegivning på årsmøtet 18 Ekstraordinært årsmøte 20 Idrettslagets styre 21 Grupper og komiteer 22 Gruppestyrer 13.5 Øvrige bestemmelser 23 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker 24 Lovendring 25 Oppløsning. Sammenslutning. Annet opphør 26 Profilering og logo 27 Hederstegn 14 Gruppebeskrivelser (Volleyball er eksempel) 14.1 Organisasjon

8 Innmelding Utmelding fra klubben Epost volleyballgruppen 14.2 Grupper Trenere Dugnader 14.3 Arrangement Treningssamling Bayercup Mollycup Julebord 14.4 Støttespillere 15 SiO Treningsanlegg 15.1 Arenaer Domus Athletica Blindern Athletica 16 Hederstegn og Utmerkelser 16.1 Hederstegn 45.2 Utmerkelser 1. Historikk en-vibe html

9 OSI ble dannet i 16. September 1882 under navnet Norske Studenters Gymnastikk- og Fægteforening. Som navnet antyder, var aktivitetene fekting og gymnastikk, og fektegruppen hadde i all fall ett kvinnelig medlem Noen driftige sjeler så det nødvendig å starte gymnastikkpartier for damer allerede i Kvindelige Studenters Skiklub startet i 1912 lørdag 21. november 1914 i Studenternes gymnastikksal. Det første midlertidige styret for Studenternes Idrætsklub i Kristiania ble valgt og klubben hadde allerede samme dag omkring 50 medlemmer. Foreningens hovedoppgave var å skaffe studentene den nødvendige mosjon gjennom friidrettstrening og konkurranser. Senere ble aktivitetslisten utvidet med skiidrett og orientering. Det var også i denne klubbens tid at den første studenterhytta i Nordmarka hadde kranselag, nærmere bestemt desember i I foreningens beretning fra 1916 kan vi på side 15 lese følgende oppfordring: Den akademiske ungdom bør hos os, som den er i Sverige, være foregangsmænd i al ædel idræt. Enhver student kan baade ved sit eksempel og ved sit arbeide bidra til at kjæmpe idrætssaken frem til den plads, som den fortjener i vort samfund, og alle studenter bør derfor melde sig ind i gymnastik- og fegteforeningen og delta i dens øvelser. Man vil ha utbytte av det for hele livet, og derigjennem har studenterne en pligt ikke mindst mot sig selv til at ta del i al den rationelt drevne og helsebringende idræt, som de kan. Kvindelige Studenters Gymnastikforening, utviklet fra tidligere nevnte gymnastikkpartier startet i 1918.

10 I løpet av 1920-årene hadde det i Norge vokst fram et skille mellom borgerlig idrett og arbeideridrett. Ryktene gikk om at det var krefter i gang for å danne en tredje studentidrettsklubb for mannlige studenter som skulle slutte seg til arbeideridretten I 1926 oppdaget tegner Ingerid Bugge den organiserte fekteundervisningen. Her svevet den gode kameratslige ånd over salen fortalte hun senere, og kvitterte for tilliten ved å vinne klassen Florett damer i det nasjonale fektestevne i 1929 og Gymnastikkforeningen skiftet navn til Kvinnelige Studenters Idrettsklubb (KSI) i 1930 og dannet KSI i 1936 sammen med skiforeningen. Det var unikt på landsbasis at det eksisterte en ren idrettsforening for kvinner så lenge, og aktivitetene som kunne velges var etter hvert mange: gymnastikk, turn, ski, friidrett, tennis, svømming, orientering, håndball, fekting, fridans/jazzballett, badminton, basketball, volleyball, fjellsport og judo. Sammen med de etter hvert sparsomme midlene og vanskelige treningsforholdene, var årsak til at de to mannlige foreningene sluttet seg sammen i Studenternes Idrettsforening (SI) i KRIG - Krigen kom, og det legale styre i Norges Idrettsforbund ble avsatt. Som resultat av dette besluttet SIs styre å legge all vez idrettene fremdeles var kjønnsdelt. De ivrigste pådriverne kom fra orienteringsmiljøet i KSI og hyttestyret i OSI. I november 1983 ble det endelig vedtatt å slå de to gruppene sammen, og etter lange diskusjoner ble navnet Universitetets Idrettsklubb (UIK). På den tiden hadde aktivitetstilbudet økt i takt med nye idretter i samfunnet, og det samlete tilbud var: Badminton, basket, boksing, bordtennis, bowling, fekting, fjellgruppa, fotball, friidrett, håndball, judo, karate, orientering, padling, ski, svømming, sykkel, tennis, turn, vektløfting og volleyball. NSI og SI gikk i spissen for Studentenes frivillige militæropplæring og Studenterhytta ble et naturlig samlingssted. Det ble blant annet drevet med instruksjon og treningsløp i orientering. Idrettsorganisasjoner over hele landet ble tidlig forsøkt presset av nazistene til å ha idrettstevner mellom tyskere og nordmenn. Dette utløste idrettstreiken i Norge. Den førte til en oppøving i illegal teknikk og involverte mange som var særlig godt skikket til å gjøre en innsats. Fra oppløste idrettsorganisasjoner var ikke veien lang til motstandskamp og Milorg. Det står en bauta bak Studenterhytta til minne om Knut Møyen og Milorg. Den ble laget av billedhugger Nils Aas og avduket av Kong Olav i I 1941 tok nazistene over hytta og driftsstyret, deretter stengte de hele stedet og hytta sto og forfalt resten av krigen. Mange tanker gikk til Studenterhytta under okkupasjonen. Av og til klatret folk opp på Farmasøytkleiva på en søndagstur i krigsårene for å se om hytta virkelig lå der. Det var stille rundt Kjellerberget på den tiden. En tiur kunne fly opp og snøen lå i store fonner foran hytta. Rett etter krigen var det yrende folkeliv på Studenterhytta. De rettmessige eierne hadde igjen tatt over stedet. I frigjøringsrusen ble en ny flaggstang satt opp utenfor OSI-hytta. Finn Mastrup ble utnevnt til hyttesjef. Etter en del reparasjoner og rengjøring ble det holdt en heidundrene gjeninnvielsesfest på Sankthansaften i 1945 med 60 gjester. Det har vært fast bestyrerpar på hytta siden 1947 Høsten 1978 så et nytt idrettsarrangement dagens lys på hytta for OSI Orientering. Det var et langdistanseorienteringsløp for par, som bar det fryktinngytende navn «Kjempesprekken».

11 I 1988 fikk klubben navnet Oslo Studentenes Idrettsklubb og nåværende struktur. Det første friluftstreffet ble arrangert i Malvin Bjorøy, den gang daglig leder av OSI, dro i gang det første friluftstreffet. Navnet ble forandret til Oslostudentenes Idrettsklubb i 2005.

12 2. Visjon, mål og verdier OSI har gjennomført to klubbutviklings-workshops i løpet av høstsemesteret 2015, der samtlige gruppestyrer var invitert til å delta. Alle gruppene ble også oppfordret til å sende representanter fra gruppe, utenfor gruppestyret, dersom ingen i styret hadde mulighet til å stille. Totalt stilte representanter fra omtrent halvparten av gruppene, godt fordelt på de ulike idrettene og aktivitetene våre. En VISJON er organisasjonens absolutte drømmemål og beskriver en fremtidig optimal tilstand der alt har gått som planlagt. Den skal gi retning, motivasjon og kraft. Samtidig viser visjonen utenforstående hva det er vi som klubb jobber mot. Verdigrunnlaget forteller om levereglene i organisasjonen. Tanken er at verdier som er godt forankret og synliggjort, skaper lojalitet, fellesskapsfølelse, stabilitet og identitet. Verdiene danner grunnlag for leveregler i styrer, for trenere, utøvere og lag. Vi oppfordrer alle til å synliggjøre både visjon og verdier internt i sine grupper, og for de av dere som ikke enda har gjort det, ønsker Hovedstyret gjerne en tilbakemelding på hvordan din gruppe opplever at det passer for deres gruppe. 2.1 Visjon: Alle studenter i aktivitet OSI ønsker å være en helse- og trivselsfremmende aktør for alle studenter, gjennom å arbeide for gode villkår for at studenter skal kunne drive aktivitet. Dette kommer tydelig frem i denne visjonen. Videre er den representativ for gruppene våre, noe flere viste etter å ha tatt det opp på sine styremøter. Her trekkes det spesielt frem: Man trenger ikke være erfaren utøver for å bli med, Fordi det er mest gøy tenker man ikke på at det er trening og Vi er åpne for alle, uavhengig av hvem du er. Så lenge du er student såklart. 2.2 Formål: OSI skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

13

14 Delmål knyttet til innsatsområder: Sportslig Hovedmål 1. OSI skal fortsette å legge forholdene til rette for et bredt utvalg av aktiviteter og idretter. Hovedmål 2. OSI skal tilby studenter ved læresteder i Oslo et trygt og stabilt sportslig tilbud. Aktiviteten skal tilrettelegges slik at den er mulig å kombinere med travle studier. Hovedmål 3. Øke det sportslige nivået innenfor de enkelte aktivitetene OSI tilbyr. Målet er at man skal ha en sportslig i tillegg til et sosialt utbytte av å være medlem Sosialt Hovedmål 1. OSI skal tilby sine medlemmer et godt sosialt miljø. Det sosiale skal være en vesentlig del av tilbudet i OSI. Hovedmål 2. OSI skal være en miljøskaper for alle studenter i Oslo. Hovedmål 3. Arrangere flere sosiale tiltak på tvers av gruppene Identitet Hovedmål 1. Det enkelte OSI-medlem skal bevisstgjøres når det gjelder klubbens identitet. Hovedmål 2. Det skal være interne retningslinjer for profilering og logo. Disse skal være enkle å finne for gruppestyrer og medlemmer Hovedmål 3. OSI skal fremme sin egen identitet utad gjennom å tydeliggjøre OSIs logo og effekter, herunder samkjøre lagene når det gjelder farger og drakter. Målet er at OSI skal fremstå som samlet utad.

15 Hovedmål 4. Legge forholdene til rette for tettere samhold gruppene imellom. OSI er èn klubb, ikke 32 grupper Administrasjon Hovedmål 1. Forbedre informasjonsflyt til medlemmer via nettsiden. Hovedmål 2. Legge forholdene til rette slik at styrearbeidet forbundet med de enkelte aktivitetene blir så effektivt som mulig. Hovedmål 3. Tilby tillitsvalgte en opplæring tilknyttet det å ha verv i en frivillig organisasjon Politisk Hovedmål 1. OSI skal jobbe aktivt overfor utdanningsinstitusjoner og Samskipnaden for å styrke vår posisjon. Hovedmål 2. OSI skal delta i prosessen for å bedre anleggssituasjonen for studentidrettslag i Oslo. Hovedmål 3. OSI skal bidra til å styrke idrettens posisjon innenfor studentmiljøet. Målet er at idrett skal få en tydeligere stilling i studenthverdagen.

16 2.3 Verdier De siste årene har fokus på sentrale verdier i norsk idrett generelt blitt stadig større. OSI har valgt energisk, allsidig og fellesskap. Etter mye diskusjon rundt et stort antall forslag verdier, var det disse som ble stemt frem som dem som best beskriver OSI. Gruppene melder også her om at dette er noe man kan enes om, fordi de er såpass åpne at de representerer de forskjellige aspektene det innebærer å være OSI-er. 2.4 Virksomhetsidé Hvilken type klubb ønsker vi å være: Virksomhetsidéen forteller hva vi skal gjøre, hvordan, hvorfor og for hvem. Virksomhetsidé kan defineres som «en ide som gir et fortrinn for å nå et mål» Virksomhetsidéen angir hvorfor OSI. ble startet og beskriver hva som gjør klubben så unik at det er verdt å utøve frivillighet eller jobbe hos dere, samtidig som den angir hvorfor medlemmene skal velge akkurat deres organisasjon fremfor noen andre. 2.5 Virksomhetsraketten: Raketten oppsummerer det som må være uttrykt og gjort levende for alle medlemmer i OSI.

17

18 2.6 Organisasjon 1) Organisasjonskart 2) Fullmaktsmatrise 3) Årsmøtet 4) Hovedstyret 5) Gruppestyret 6) Utvalg/komiteer 7) Ansatte

19 2.6 Organisasjonsplan Oslostudentenes Idrettsklubb

20 3 Hovedstyret OSI ledes av hovedstyret som er klubbens øverste organ mellom årsmøtene. Hovedstyret består av 12 ulønnede representanter. Hovedstyret velges av årsmøtet for en periode på et år av gangen.hovedstyret har møte ca. en gang i måneden. Hovedstyret ivaretar OSIs ansvar og plikter som en selvstendig økonomisk, administrativ og juridisk organisasjon. 3.1 Styrets sammensetting Etter årsmøtet vil styreleder kalle inn til et møte hvor alle hovedstyrets medlemmer får definerte arbeidersoppgaver og ansvarsområder. Det vil her bli diskutert arbeidsfordeling, og at spesiell kompetanse og/eller interesse ivaretas. For 2016 er det basert på behov ønskelig med følgende sammensetting, men denne vil oppdateres for å reflektere det nye styret: 1.Leder står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet hovedansvar for å strukturere og delegere ansvarsområder for OSI Klubbens ansikt utad ved behov, og skal etter beste evne være klubbens representant i møter og forhandlinger eksternt innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene Hovedansvar for politisk og idrettslig strategi Arbeidsgiveransvar i det daglige for daglig leder 2. Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt bistår leder og danner et lederteam med denne har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem 3. Økonomi

21 Ansvar for det økonomiske, vil samarbeide tett med markedsansvarlig og daglig leder Har kjennskap til kontoplan og følger opp at regnskapet føres i henhold til denne ( ). Økonomiansvar for klubbens hytter har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sette opp resultatregnskap ved sesongslutt, påser at dette blir revidert til årsmøtet og bidrar til at regnskapsfirmaet får tilgang til det de trenger i forbindelse med årsavslutning av regnskapet 4. Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av arkivering av referater, protokoller og andre relevante sakspapirer på vegne av klubben lage møteplan i samarbeid med styret, samt distribuere denne til alle styremedlemmer lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene Bistår marked med arbeid på nettsiden og oppdatering av sosiale medier 5. Marked, PR og informasjonsansvarlig Skal stå for kontakten med næringslivet og distribuere informasjon Skal utvikle og følge opp nettside, samt lage promoteringsmateriale og sørge for at vi har tilstrekkelig av dette tilgjengelig Aktivt drive PR 6. Anleggansvarlig Ansvar for å følge opp og ha oversikt over klubbens anleggsituasjon Politisk arbeid i forbindelse med anlegg Praktisk tilrettelegging 7. Gruppeansvarlig Skal ha ansvaret for å på vegne av Hovedstyret følge opp prosjekter som skje innad i gruppene Koordinere og samkjøre ting som mosjonsgruppa, felles gruppemøter, samt holde oversikt over og planlegge innkjøp av felles materiell og utstyr Kontakt med alle gruppeansvarlige for oversikt og planlegging. 8. Webansvarlig

22 Oppdatere nettsider og svare på gruppenes henvendelser ang. nettsider Oppdatering og oppfølging av mailsystemer 9. Styremedlem Vara-medlemmer: Skal møte på oppstartsmøte etter valg og plikter å holde seg informert slik at de er rede til å trå inn ved behov. 3.2 Supergruppe ansvarlig Det vil til enhver tid være et av hovedstyrets medlemmer som har ansvar for en supergruppe i OSI. Supergruppene er sammensatt med tanke på de problemstillinger som er felles for flere av undergruppene i OSI og vil være et verktøy for å øke dialog, felleskap og samhold blant gruppestyrene og medlemmene. Det er ønskelig at gruppestyrene selv kommer med innspill til hvordan supergruppen skal fungere. Inndelingen er som følger: Friskus Fjell, klatring, dykking, elvepadling, kubb, ski & snowboard Store baller Fotball, håndball, basket, volley, innebandy, badminton Små baller Tennis, squash, ultimate, quidditch Kampsport Boksing, fektning, capoeira, aikido, dorce pares, judo, jujitsu, kendo, kung fu, taekwondo, Utholdenhet Sykkel, langrenn, friidrett, svømming, orientering, dans 4 Daglig leder OSI har en fulltidsansatt daglig leder som jobber på instruks fra Hovedstyret. Marlene Persson daglig-leder@osi.no (10-16) Retningslinjer mellom styret og administrasjon Det skal til enhver tid foreligge retningslinjer for hvordan styret og administrasjonen skal samarbeide. Dette er styreleders ansvar og sørge for.

23 5 Gruppestyrene Det er per dags dato 33 grupper i OSI. Disse har egne gruppestyrer som i stor grad håndterer daglig drift av aktivteten. Gruppene i OSI er alikevel ikke selvstendige økonomiske og opptrer ikke som egne juridiske enheter. Gruppene er imidlertid delegert stor grad av myndighet innenfor rammene av OSIs lover, bevilgninger, treningstid og administrative bestemmelser. 5.1 Andre styrer/instanser Revisor, kontrollkomite, valgkomite Herunder er funksjonen til Revisor, kontroll- og valgkomite beskrevet. Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktiglig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finnes i NIFs lov kapittel 4 eller på Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen velges av årsmøtet. Kontrollkomiteens oppgaver består ikke bare i granskning av regnskap. Den skal også granske styrets totale forvaltning, både den økonomiske og den virksomhetsmessige. Komitéen har rett til, når som helst, å utføre sin kontroll/revisjon. I den hensikt å lette deres arbeid skal styret sørge for at komitéen hele tiden blir holdt informert om styrets og komitéenes arbeid, gjennom å få tilsendt protokoller/møtereferater. Kontrollkomiteen plikter: kontinuerlig å følge med i klubbens virksomhet og, ved behov, gi styret råd og anvisninger vedrørende forvaltningen forlange at styret innkaller til ekstraordinært årsmøte eller selv innkalle til dette, om det oppdages noe som strider mot medlemmenes interesser, granske årsregnskapet iht. vedtektene, samt anbefale eller avgi anmerkninger vedrørende ansvarsfrihet for styret, senest på det tidspunkt vedtektene bestemmer avgi sin revisjonsberetning / komitérapport til styret

24 under årsmøte fremføre revisjonsberetningen/komitérapport. fremlegge protokoll 1 Formål Herværende instruks gjelder for kontrollkomité i Oslostudentenes Idrettsklubb. Med «kontrollkomité» menes årsmøtevalgt komité som skal arbeide i henhold til NIFs lov Medlem av kontrollkomité er underlagt de valgbegrensninger som følger av NIFs lov 2-5, 2-6 og 2-7. Formålet med instruksen er å gi en oversikt over Kontrollkomiteens funksjoner, oppgaver og ansvar. 2 Kontrollkomiteens oppgaver og roller 2.1 Generelt Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov 2-12, samt denne instruks. Oppgavene i.h.t. NIFs lov 2-12 er følgende: (1) Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med organisasjonsleddets lov og beslutninger fattet av årsmøte/ting. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig. (2) Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjonsleddets finansielle stilling, forvaltning og drift. (3) Kontrollkomiteen skal ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og utvalgsprotokoller og skal gjøre seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor. Kontrollkomiteen kan bygge på det arbeid som den engasjerte revisor har utført der den finner det hensiktsmessig. (4) Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine forhandlinger og avgi beretninger til årsmøtet/tinget om sin gjennomgåelse av årsregnskapet/årsregnskapene og organisasjonsleddets anliggender for øvrig, herunder budsjetter og budsjettoppfølging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning. (5) For organisasjonsledd som ikke har ting hvert år, skal kontrollkomiteen avgi en beretning til det enkelte årsregnskap. For øvrig skal kontrollkomiteen løpende ta opp forhold den finner nødvendig og rapportere gjennom nummererte rapporter til organisasjonsleddets styre og revisor. (6) Kontrollkomiteen kan be engasjert revisor utføre spesielle revisjonshandlinger som den ønsker utført, dersom kontrollkomiteen finner det påkrevd. Slike arbeidsoppgaver kan ikke være i strid med gjeldende revisorlovgivning. Særskilt instruks må i slike tilfeller utarbeides av

25 kontrollkomiteen. Styret må informeres om eventuelle økonomiske konsekvenser av ekstra arbeidsoppgaver for revisor. Styret skal påse at alle rapporter under punkt (3) i 2-12 gjøres kjent for kontrollkomitéen senest 1 uke etter avholdt møte. Klubben v/styret skal informere komiteen om alle forhold det er naturlig eller påkrevd at komiteen er orientert om eller skal ta stilling til. Styrets medlemmer kan og bør foreslå saker som komiteen skal gå inn i. 2.2 Prosedyre ved forespørsler Enhver forespørsel fra kontrollkomiteen til klubben skal rettes skriftlig fra komiteens leder til klubbens styre, med kopi til alle komitéens medlemmer. 2.3 Møteplikt og vedtak Kontrollkomiteen skal møtes så ofte som det påkreves for å sikre et tilstrekkelig tilsyn. Kontrollkomiteens vedtak fattes med alminnelig flertall. Medlem som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. 2.4 Løpende rapporteringsplikter Kontrollkomiteen skal løpende ta opp forhold den finner nødvendig og rapportere gjennom nummererte rapporter til klubbens hovedstyre og revisor. Styret skal sende skriftlig tilsvar senest 1 uke etter neste ordinære styremøte, eller hvis dette ikke lar seg gjøre en tidsplan med forventet svardato. 2.5 Forholdet til klubbens utvalg Kontrollkomiteen kan hvis den har behov henvende seg direkte til klubbens utvalg (herunder råd, komiteer og gruppestyrer). Styret skal alltid underrettes på forhånd hvis slik henvendelse finner sted. 2.6 Forholdet til klubbens daglige leder og øvrige administrasjon Kontrollkomiteen skal i sitt virke primært forholde seg til klubben v/styret med mindre styret ber komiteen om å henvende seg til daglig leder eller øvrige administrasjon i klubben. Daglig leder kan, etter at kontrollkomiteen har informert klubbens styre, pålegges å møte for kontrollkomiteen dersom dette anses nødvendig for å redegjøre for klubbens disposisjoner. Praktiske henvendelser kan rettes direkte til daglig leder, med mindre daglig leder anser arbeidsbyrden som for krevende. 2.7 Tale- og forslagsrett på årsmøte Kontrollkomiteen kan møte på klubbens årsmøte med tale- og forslagsrett i de saker som ligger innenfor komiteens arbeidsområde.

26 Komiteen plikter så langt det er mulig å på forhånd informere klubbens styre om eventuelle planlagte innlegg eller forslag. 2.8 Taushetsplikt Kontrollkomiteens medlemmer har absolutt taushetsplikt i forhold til sensitiv informasjon. Kontrollkomiteen har også taushetsplikt om interne forhold i klubben og andre opplysninger de gjøres kjent med som følge av sitt tillitsverv, med mindre disse forholdene er av en slik art at årsmøtet bør informeres. Taushetsplikten består også etter at tillitsvervet er opphørt. 2.9 Inhabilitet I de saker der et medlem av kontrollkomiteen er å anse som inhabil etter NIFs lov 2-8, skal vedkommende tre ut av kontrollkomiteens behandling Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide og protokollføre prosessen til senere kontrollkomiteer

27 5.1.4 NSI Norges Studentidrettsforbund er vårt særforbund hos Norges Idrettsforbund (NIF). De bidrar med kompetanse, rettledning og pengestøtte, enten oppstartsmidler elite, eller utviklingsmidler. Daglig leder og Hovedstyret har hyppig kontakt med NSI vedrørende driften av OSI. NSI jobber for at studentidrett skal bli mer synlig i Norge og har etter hvert fått et tett samarbeid med mange av studentidrettsklubbene i Norge. I samarbeid med sine medlemsklubber arrangerer NSI Studentmesterskap (SM), Studentleker (SL) og internasjonale studentmesterskap. Alle grupper i OSI som kunne tenke seg å arrangere SM i sin aktivitet kan søke NSI om dette, og som teknisk arrangør i et SM får man støtte fra NSI. NSI arrangerer også ulike samlinger for aktivitets- og kompetanseutvikling; nettverkssamlinger for medlemmer i hovedstyrer og gruppestyrer, aktivitetskurs for aktive medlemmer, instruktører og gruppestyrer, og ledersamlinger for hovedsakelig hovedstyrer. Daglig leder i OSI sender ut informasjon om disse samlingene. Gruppene i OSI kan også søke NSI om pengestøtte, enten oppstartsmidler eller utviklingsmidler. Mer informasjon om NSI finnes her: Oslo Idrettskrets OSI tilhører Oslo Idrettskrets (OIK), som er et organisasjonsledd i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) og organiserer samtlige idrettslag i Oslo. Med medlemskap fordelt på idrettslag (pr ), er kretsen en av landets største. Kretsen er vårt bindeledd til NIFs styre og det er i hovedsak Hovedstyret og Daglig leder som har kontakt med kretsen SIO SiO er studentsamskipnaden i Oslo og Akershus. For informasjon om SiO, se her: OSI forholder seg i hovedsak til følgende deler av SiO: SiO Athletica, som har anleggene hvor hovedandelen av vår aktivitet finner sted. Mer info her: SiO Foreninger. Driver kurs og har kompetanse på foreningsdrift, som også kan være til nytte for gruppestyrene. Mer informasjon finnes her:

28 Velferdstinget: Velferdstinget er en interesseorganisasjon og øverste politiske organ i velferdsspørsmål for studentene som er tilknytta Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus (SiO). OSI ved Hovedstyret søker årlig støtte gjennom Velferdtinget på vegne av klubben som helhet. Mer informasjon finnes her: Retningslinjer Regulering av egenkapital Hovedstyret har mulighet til å ta kontroll over gruppens økonomi samt nekte utbetalinger til medlemmer hvis Hovedstyret frykter for store avvik fra budsjett i gruppen. Tiltak for å regulere store underskudd: Hvis gruppen nedbetaler deler av sin gjeld kan hovedstyret slette en tilsvarende del. En gruppe som har jobbet frem et bedre miljø med større aktivitet kan få slettet deler av gjelden som tilsvarer den økte omsetningen, eller økte aktiviteten. Ved sunn økonomi over flere år kan hovedstyret velge å slette deler av en gruppes gjeld.

29 6 Uforutsette hendelser Dersom uforutsette hendelser oppstår skal styreleder og daglig leder kontaktes: Daglig leder: (Marlene Persson) Styreleder: (Vilde Matilde Skram) 6.1 Dersom skade har forekommet Dersom skade på trening eller kamp forekommer, ønsker vi at det skal meldes inn. Det skal gjøres via skaderapporteringskjema: c=0&w=1 Akutt alvorlig skade skal meldes til daglig leder eller styreleder. 7 Anlegg De fleste av OSI-gruppene benytter seg av idrettsanleggene til Studentidretten (SiO). Dette innebærer at alle som trener i en av disse OSI-gruppene også må betale for inne til SiO Athletica gjennom medlemsskap eller enkeltbilletter. De kan da også benytte seg av alle andre treningsfasiliteter SiO byr på. 7.1 Fordeling av treningstid Tydelige retningslinjer for tildeling av treningstid vil bli utarbeidet Tilrettelegging av treningslokaler Treningslokalene og utstyr i tilknytning til lokalene (mål, nett/nettholdere, basketballkurver, innebandyvant, klokker, tribuneplasser osv.) etterses og vedlikeholdes av driftsavdelingen i SiO Athletica. Dersom gruppene oppdager mangler må det rapporteres direkte til daglig leder. Innkjøp av nytt materiell tas opp med daglig leder. 7.3 Leie av haller og baner: Utenfor ordinær treningsplan og i helger kan treningsfasilitetene leies til stevner, turneringer, workshops o.l. Søknad om leie skal sendes gjennom daglig leder Ved arrangementer skal det alltid være oppnevnt en arrangementsansvarlig For grupper i seriespill skal alle lag ha en fast oppmann/-kvinne Gulvreklame på Domus er tillatt for våre arrangementer. Reklame på vandt defineres som gulvreklame.

30 Det skal ikke henges opp reklame på veggene. 7.4 Møterom Møterom på Domus Athletica er tilgjengelig for alle våre grupper og kan bestilles ved å kontakte vår daglige leder. Samtlige møterom har tilgang på prosjektor og lerret som man kan koble til medbrakt pc. For større møter (over 20 personer) kan auditorier ved UiO bestilles gjennom daglig leder eller UiOs rombookingssystem (Krever at du har uio-brukernavn og passord). 8 Økonomi Hvert år blir det arrangert økonomiseminar for alle gruppestyrene. Dette seminaret er for alle økonomer, ledere og evt. andre fra gruppestret. I løpet av seminaret vil vi gå gjennom regler og rutiner på billagsføring og økonomens arbeidsoppgaver. Nedenfor finnes det en del dokumenter som vil gjøre disse arbeidsoppgavene enklere å gjennomføre. Regnskapsrapporter for hver gruppe vil bli tilsendt månedlig fra daglig leder etter hvert som disse kommer fra regnskapsfirmaet. {{< warning title="regler for signering" >}} Du kan ikke godkjenne dine egne utlegg, en signatur må være skrevet for hånd. En signatur trenger ikke å være pen på papir. Eks: signering på mobil eller ipad. {{< /warning >}} Skjemaer Kontoplan Bilagsskjema Excel / Bilagsskjema PDF Refusjonsskjema Excel / Refusjonsskjema PDF Kilometergodgjørelse Kassetellingsskjema Inntektsskjema reiser/ turer Budsjettmal grupper OSI Årsavslutning/ varetelling Bank og Faktura

31 Fakturaadresse: Bank: OSI (gruppenavn) Pb. 94 Blindern 0314 OSLO Organisasjonsnr: DNB Bank ASA Serviceboks N-0021 OSLO Bankonto Kontonr: IBAN: NO SWIFT/ BIC DNBANOKKXXX Økonomimanual Denne økonomimanualen skal være ditt redskap og oppslagsverk for å kunne gjøre en god jobb som økonom for gruppa, eller for at du som styremedlem kan få godt innblikk i hvordan gruppas økonomi fungerer. Den skal sammen med det årlige økonomikurset raskt kunne sette nye gruppeøkonomer inn i sitt virke, og sikre en enhetlig praksis for økonomi, regnskapsførsel og budsjettering i OSI. Vi håper at vi gjennom denne manualen og kursene rydder av veien enkle, men irriterende hverdagsproblemer i økonomistyringen av klubben. Gruppene i OSI er ikke selvstendige juridiske og økonomiske enheter. Det er likevel et ønske at gruppene skal styre sin økonomi uten for mye innblanding fra hovedstyret. Dette krever derfor at gruppene viser evne og vilje til selvstendig økonomistyring og planlegging. Det er viktig at hele gruppestyret tar del i økonomistyringen. Dette er ikke kun økonomens ansvar. Uten økonomisk styring vil gruppa fort gå i oppløsning. Grupper som ikke er sitt ansvar bevisst, vil bli satt under administrasjon av hovedstyret. Manualen ligger nå tilgjengelig på hjemmesidene til OSI og vil bli oppdatert når endringer skjer. Manualen ble sist oppdatert Åtte bud for god styring 1. En skal kjenne og følge god regnskapskikk.

32 Budsjett 2. Sørg for at alle i styret og administrasjonen er klar over hvilket ansvar de har mht økonomiske forhold. 3. Det må være samsvar mellom budsjett og aktivitets-/handlingsplan. 4. Kostnadene skal ikke overstige inntektene. Budsjetterte kostnader tilpasses budsjetterte inntekter og ikke omvendt. 5. Inntektsbudsjettet settes opp med tilstrekkelig sikkerhetsmargin. I praksis betyr det at alle grupper må budsjettere med et overskudd etter korrigering for egenkapital. Større grupper må budsjettere med større overskudd enn mindre grupper. 6. Sørg for månedlige oppfølgingsmøter med ajourførte regnskaper. 7. En skal bare disponere penger en vet en har/får. 8. Ta straks affære ved negative budsjettavvik. Som ytterste konsekvens må man kanskje stanse aktiviteten for å bringe økonomien i balanse! Hvert år før gruppeårsmøtene i november/desember skal det gamle styret utarbeide et budsjett for neste år. Dette legges fram som egen sak på årsmøtet i gruppa. Budsjettet skal ta utgangspunkt i grupperapporten. Denne planen inneholder arrangementer, turer, treningsleire, sosiale tiltak osv. som gruppa ønsker å iverksette for neste år. Hva koster de og hva kan gruppa tjene på det? Fjorårets regnskap vil gi en indikasjon på hvor store inntektene og kostnadene kan bli. Budsjettet må imidlertid ikke bli et oppkok av fjorårets regnskap, men reflektere de tiltak som faktisk planlegges iverksatt innenfor de rammer som gruppas forutsetninger tillater. Sett opp et budsjett etter bruttoprinsippet (alle inntekter og utgifter skal være med). Begynn alltid med inntektene. Vær nøktern og husk at dugnadsinntekter alltid er usikre. NB: Husk å benytte kontoplanen på hjemmesiden! Medlemsinntekter Dugnader Sponsoravtaler (skal være godkjent av hovedstyret) Støtte fra krets/forbund Arrangementer Bevilgning fra hovedstyret (ref tildelingsreglementet) Evt. tidligere overskudd Sett så opp forventede utgifter. Start med de utgifter som er helt nødvendige for gruppas hovedmål aktivitet. Serie/startkontingenter Halleie Lønn/godtgjørelse Transport/overnatting Kontingenter/lisenser til forbund og krets Investeringer i utstyr og materiell Sosiale tiltak Markedsføring

33 Evt. tidligere underskudd Budsjettet skal i utgangspunktet gå i null, men må pga usikkerhet knyttet til noen inntekter alltid vise overskudd etter at man har tatt hensyn til egenkapitalen i gruppen. Budsjettet skal sendes til daglig-leder@osi.no innen 15. desember hvert år og gjelder samtidig som søknad om gruppebevilgning. Revidert Budsjett Hovedstyret vedtar en gruppebevilgning etter innstilling fra økonomiutvalget (årsmøtet i mars vedtar den totale rammen for gruppebevilgningene). Når gruppebevilgningene foreligger, må gruppene revidere sine budsjetter dersom søknadsbeløpet ikke stemmer med bevilget beløp. Tilsvarende gjelder når det evt. viser seg at inntektene svikter eller utgiftene blir større enn tidligere antatt. Endringer på inntekts-/utgiftssiden må alltid påregnes. Det kreves en kontinuerlig oppfølging av regnskapet. Alle grupper skal revidere sine budsjetter etter vårsemesteret og sende dette til Hovedstyret ved daglig leder. Internkontroll Økonomens hovedoppgave er å ha kontroll på gruppeøkonomien, men det er alltid styret som står med det endelige ansvaret. Økonomen skal på gruppestyremøtene orientere de andre om den økonomiske situasjonen og avvik fra budsjettet. Styret skal da straks treffe tiltak for å rette opp en evt. gal utvikling. For å holde oversikt over økonomien i gruppa, skal økonomen føre eget «skyggeregnskap», der inntekter og utgifter som det leveres bilag på til daglig leder føres fortløpende. Skyggeregnskapet skal så kontrolleres opp mot regnskapsrapportene som man regelmessig vil få tilsendt fra regnskapsfirmaet v/ daglig leder. Grupperapport Alle gruppene plikter å sette opp en utfyllende grupperapport/aktivitetsplan over de aktiviteter/tiltak de ønsker å gjennomføre i løpet av året. Aktivitetene settes opp pr. semester og knyttes til aktivitetstype Grupperapporten er en egen sak på gruppeårsmøtet og skal leveres hovedstyret innen Året etterpå desember. Grupperapporten benyttes som grunnlag for budsjettering Vedtatt: HS Fristen til årsmøte til gruppene utvides til året etterpå i organisasjonsplanen. Gruppene kan likevel velge å holde årsmøte før nyttår, men det vil gi mulighet å velge en dato som passer bedre

34 i henhold til eksamen. Ettersom det er mindre aktivitet i desember, vil regnskap som er oppdatert i henhold til november/desember være mer nøyaktig enn oktober. Det er flere som slutter studentkarrière etter sommer enn etter jul. Det bør derfor ikke by på noe utfordring med rekruttering og arbeid for styremedlemmene. Gruppebevilgning og prosjektstøtte Se tildelingsreglementet Bilagsføring Generelt: Alle bilag skal leveres fortløpende og uten ugrunnet opphold. Dette for å sikre oppdaterte rapporter til OSI sentralt, gruppeøkonom og styret forøvrig. I tillegg sikrer vi oss at alle utestående fordringer blir betalt ved forfall. Som tommelfingerregel skal alt bilagsføres og dokumenteres. For eksempel vil ikke 4 nødvendigvis en innbetaling til OSI-kontoen fra et medlem automatisk, føres på riktig gruppe dersom ikke gruppeøkonomen leverer bilagsskjema og dokumentasjon (For eksempel bankkontoutskrift) på overføringen. Alle transaksjoner skal derfor bilagsføres av gruppeøkonomen. Unntaket er innbetalinger gjort i medlemssystemet og bevilgninger fra Hovedstyret. Disse bilagsføres av daglig leder. Alle bilag skal fylles ut slik instruksjonen sier og de skal være dokumentert med originale kvitteringer og fakturaer. I de tilfeller hvor det er vanskelig å få originalkvitteringer f.eks. fra salg av materiell, deltagelse på turer etc. må økonomen i gruppa fylle ut relevante salgsskjemaer utarbeidet av OSI sentralt, liste over alle deltakere o.a. Det er viktig at gruppeøkonomen har tenkt i gjennom hvilke skjemaer som trengs og har disse tilgjengelig før en aktivitet påbegynnes. Kjøp inn forhåndsnummererte kvitteringsblokker for behandling av kontanter. Ta kopi av bilagene dere leverer fra dere, slik at dere kan holde oversikten over hva som er gått inn i regnskapet. Det er viktig at det blir en enhetlig praksis mht kontering av bilag, både over tid (dvs. at samme arrangement blir kontert på samme måte fra gang til gang) og på tvers av gruppene (dvs. at tilsvarende inntekter/utgifter blir kontert likt av alle gruppeøkonomer). Ta dere tid til å gjennomgå gruppas aktivitetsplan, og sett opp hvilke formål den enkelte aktivitet hører innunder, samt hvilke utgiftsarter som kan forekomme. En kontostreng består av to deler: Formål (hvilken aktivitet) og art (hvilken utgiftstype). Vær nøyaktig og konsekvent også i forhold til hvordan tidligere økonomer har kontert og tekstet bilagene. De som har hatt utgifter som ønskes refundert, må fylle ut og signere et standard lønns- og refusjonsskjema og hefte alle kvitteringene til dette. Gruppeøkonomen går igjennom kvitteringene og påser at all underdokumentasjon er med og at de er legitime. Utgiftene skal deretter overføres til et bilagsskjema. Lønns- og refusjonsskjemaet må fylles ut helhetlig

35 signeres både av mottakeren av refusjonen og gruppeøkonomen. Gruppeøkonomen signerer i tillegg bilagsskjemaet. Kontantkasse: Hvis utgiften er betalt kontant fra gruppas kasse skal utgiften overføres til en kassedagbok. Alle som har utbetalinger fra kasse skal føre en kassedagbok. Kopi av kassedagboken leveres månedlig til økonomiansvarlig hvor alt er oppsummert med konteringer på et bilagsskjema. Originalkvitteringer må da vedlegges. En bevegelse på kassen forutsetter også opptelling av kassen månedlig. Gruppeøkonomen skal månedlig signere for beløpet som er opptalt. Pr må alle opptellinger også kontrasigneres av styrets leder. Alle avvik i kontantkassen i forhold til det bokførte beløp må forklares. I kassadagboken føres hvert enkelt underbilag som to poster en resultatdel og en balansedel. Når alle underbilagene er ført, skal summen på debetsiden være lik summen på kreditsiden. Deretter overfører man sum for hvert formål/art til bilagsskjemaet. Husk motpostering på balansedelen. Utgifter føres til debet, mens inntekter føres til kredit på resultatdelen. Lønn og godtgjørelse: Lønn føres på skjemaet lønns- og refusjonsskjema. Det skal vedlegges timelister hvis vedkommende er timeavlønnet. Husk at alle som mottar lønn må ha undertegnet arbeidsavtale hvor de lønnsmessige betingelsene står nedskrevet. Lønn skal føres og utbetales av OSIs regnskapsfirma. Ingen lønninger kan utbetales fra kontantkasser. Godtgjøring føres på skjema for km-/diettgodtgjørelse og skal være oppført i kassadagboken hvis det er utbetalt kontant fra kassen. Hvis godtgjøringen skal utbetales av OSI sentralt må beløpet overføres til et lønns- og refusjonsskjema. Deretter må et bilagsskjema fylles ut. De av gruppene som har bankkonto må avstemme disse månedlig og alle differanser må oppklares. Fakturering: Fakturering i forbindelse med dugnad, sponsorinntekter etc. gjøres fra OSI sentralt ved tilsendelse av fakturagrunnlag på mail til daglig leder. I tillegg til å inneholde sum fordelt på hva slags tjenester/varer det faktureres for, skal det også oppgis navn og adresse på organisasjon, organisasjonsnummer og ideelt sett en referanseperson i organisasjonen. Dersom man har en e-postadresse som kontaktadresse til organisasjonen sendes denne med, slik at daglig leder kan sende faktura direkte dit. Dersom privatpersoner skal faktureres, sender man fullt navn og adresse.

36 9 Profilering, logo og drakter 1 Alle OSI's medlemmer skal bruke klubbtøy godkjent av HS, hvor det så langt det er praktisk oppnåelig. Dette skal oppdrives hos den per dags dato gjeldende felles leverandør. Per dags dato (Oktober 2016) er dette WeFix. 9.1 Logo Alle OSIs grupper, herunder også medlemmer, skal bruke den offisielle felleslogoen, unntak gjøres utelukkende etter godkjent søknad til hovedstyret. Herunder vil det kun godkjennes logoer hvor følgende krav er oppfyllt: 1. Logoen skal følge felleslogo i form (våpenskjold), samt at OSI-teksten skal fremkomme slik den gjør i banneret på felleslogoen. "Hodet" kan endres til representativt bilde for gruppene 2. Logoen skal være i god kvalitet og ha høy oppløsning. Hovedstyret forbeholder retten til å avgjøre hvorvidt dette kravet er oppfylt ved hver enkelt søknad 3. Logoen skal ellers følge NIFs retningslinjer og fremstille OSI på en positiv måte. Dette vil ha tilbakevirkende kraft - alle grupper med egne logoer må fra årsmøtet 2016 søke på nytt om bruk av sin logo. 9.2 Sosiale medier OSI er på flere sosiale medier: Facebook: Twitter: Instagram: Snapchat: heiaosi Flere av gruppene våre benytter også sosiale medier for sin gruppe. Informasjon om dette finnes i gruppebeskrivelsen Retningslinjer for bruk av sosiale medier i OSI-sammenheng Det er kun to absolutte regler: 1) Det skal INGEN nakenbilder på instagram eller snapchat og 2) alt dere poster skal være til det beste for OSI. Utover det oppfordres det til å følge disse retningslinjene: 1 Hvis i tvil: kontakt daglig leder

37 1. Bruk hashtags: #heiaosi #ositiljegdør #heistudentliv 2. OSI er idrett og aktivitet. Å vise frem aktiviteten dere driver med er derfor bra! Trening, kamp osv. 3. Vis gjerne hvor sosialt det er i OSI! Men husk, fest kan fremstilles på forskjellige måter. Noen er mer heldige/uheldige enn andre. 4. Rivalisering er lov - både mellom lag/nivå, men også mellom andre grupper og klubber. 5. Engasjement og kreativitet er kult! Medlemmer i OSI har altså stor frihet, men man foreslår at det utøves vanlig, sunn fornuft. Hovedstyret forbeholder seg retten til å slette eventuelle innlegg som bryter med de absolutte reglene. 10 Utmerkelser og hederstegn Etter lovnorm 27: Oslostudentenes Idrettsklubbs hederstegn kan tildeles for særlig fortjenestefull innsats for klubben. Endelig vedtak om tildeling fattes av årsmøtet med alminnelig flertall. Medlemmer og andre som har gjort seg særlig fortjent til det, kan på årsmøtet, innvelges som æresmedlemmer. For å bli valgt til æresmedlem kreves 2/3 flertall.

38 11 Veiledende instruks for oppførsel og konflikthåndtering OSI etterstreber å være en klubb hvor alle medlemmer skal kunne trives Konflikthåndtering Retningslinjer for konflikthåndtering finnes her: f Det er nulltoleranse for mobbing og seksuell trakassering i OSI Fair Play Til tross for at det kun er håndballforbundet og fotballforbundet som offisielt har Fair Play regler, er det ønskelig at man som medlem i OSI gjør seg bekjent disse som en pekepinn på god, sportslig oppførsel For spillere Som spiller har du et ansvar for at du oppfører deg i den rette Fair Play-ånd. Det er kanskje enkelt å si, men hva betyr det? Fair Play betyr at du som spiller må: Ta godt vare på dine medspillere og inkludere nye lagkamerater Unngå stygt spill og filming Skape trygghet og god lagånd på banen Fair Play-ånden skal vokse fram ved: Å trene og spille kamper med godt humør Å behandle motstanderne med respekt Å hjelpe skadet spiller uansett lag Å takke motstanderen etter kampen Å ikke kjefte på andre spillere eller dommeren For trenere og ledere Som trener og leder har du ansvar for at spillet utøves i den rette Fair Play-ånd. Du skal sørge for at spillerne har god kjennskap til regler og retningslinjer, og at disse blir fulgt. Du kan invitere spillere og dommere til temamøter, der situasjoner tas opp til vurdering og bevisstgjøring. Det er ditt ansvar som trener eller leder at spillerne forstår:

39 Betydningen av dommerens situasjon og funksjon At dommerne må ta hurtige valg og dermed umulig kan være feilfrie Betydningen av å ikke overreagere på dommeravgjørelser At det er dommerens avgjørelse som teller, og at det er bortkastet å pådra seg straff for kjeftbruk Betydningen av å følge regelverket - det tjener alle parter, og dermed også spillet For publikum og supportere Din interesse som publikummer og supporter er viktig for norsk idrett, uansett nivå. Har du tenkt over at du som publikummer er med på å bidra til hvilken stemning og atmosfære kampen skal ha? Uansett om det gjelder kamper i toppidrett eller breddeidrett spiller publikum og supporterne en viktig rolle i forhold til stemningen. Tenk over følgende: Verdsett opplevelse, god oppførsel og lagånd høyt Det viktigste er tross alt å støtte laget sitt, uansett resultat Respekter trenerens bruk av spillere ikke kritiser hans/hennes avgjørelser Dommerne gjør sitt beste Dommerne må ta mange og hurtige valg og dommerne kan dermed umulig være feilfri Respekter dommernes valg - ikke kritiser hans/hennes avgjørelser Ikke overreager på dommeravgjørelser Skikk og bruk for e-post Under er forslag til regler ved utsending av e- post til medlemmer og andre. 1. Vurder hvem du setter som hovedmottaker. Hovedmottakeren(e) skal svare på innholdet hvis det ikke er ren informasjon. 2. Vurder hvem du informerer i KOPI - feltet. Styresaker skal bare til det styret som behandler saken til beslutning er tatt eller til styreleder gir tillatelse til annet. Kopifeltet er en mulighet til å informere mottakere uten krav om aksjon. Ha respekt for andres tid. 3. Vær kritisk ved bruk av e-post for sending av meldinger til mange. Ved massedistribusjon av informasjon bør link til hjemmesiden brukes. 4. Bruk feltet emne/tittel til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakeren prioritere riktig. Du bør ikke blande flere tema i samme e-postmelding.

40 5. Presenter den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. Vær kort og konsis. Forestill deg hvordan mottakeren vil oppfatte innholdet. 6. Tenk på hvordan teksten i e-postmeldingen vil virke for mottakeren. Unngå unødig bruk av store bokstaver, utropstegn og spørsmålstegn. Dette kan oppfattes som SKRIKING. DIN HENSIKT med dette kan feiltolkes av leseren! 7. Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt, og blanke linjer mellom avsnitt ( enter/linjeskift ). På denne måten blir din mening oversiktelig og lett å forstå for mottakeren. 8. Vær forsiktig med bruk av farger og andre formateringer. Ved slike behov er vedlegg til e-post velegnet. 9. Vær spesielt varsom med å sende e-post hvis du er opprørt eller irritert. E-postmeldinger er evige og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Tenk deg om. 10. Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele innholdet. Sjekk spesielt adressatene, og at alle vedlegg som det refereres til, er med før du sender. 11. Besvar e-post når du er i tvil så raskt du kan. Fremfor alt svar! 11.3 Alkohol OSI er for studenter og det er følgelig forståelse for at alkoholinntak kan forekomme. Det er videre viktig at man unngår brudd på regler for anleggsbruk; disse gjelder også ofte for garderober. Det er gruppestyrenes ansvar å holde seg informert om hvilke regler som gjelder for egne kamparenaer, samt treningslokaler og å videreformidle dette til medlemmene sine. Vi minner om for øvrig om NIFs holdninger til alkohol og oppfordrer naturligvis til å følge disse (Følger under) IDRETTENS HOLDNING TIL ALKOHOL Vedtatt av Idrettstyret 16. mars 2004, sak Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité skal fremstå som en organisasjon som arbeider mot bruk av alkohol i idrettslig sammenheng. (NIFs lov 11-2 g) 2. Barn og unge som deltar i aldersbestemte klasser (under 18 år) skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. Trenere, ledere og utøvere skal fremstå som gode forbilder for barn og unge og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne alder. 3. Medlemmene i organisasjonen skal informeres om de skadevirkninger alkohol har på prestasjonsevnen, sikkerheten og det sosiale miljø. 4. Tribunekulturen skal være trygg, familievennlig og alkoholfri. På tribunene skal det derfor ikke nytes alkohol i tilknytning til konkurranseaktiviteter. I lokaler tilknyttet idrettsanlegg gjelder de kommunale skjenkebestemmelser dersom lokalet leies ut til private. (NIFS lov 11-2 g) 5. Idretten skal ha en restriktiv holdning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av

41 sin virksomhet knyttet til salg av alkoholholdige drikke/ produkter. Alle organisasjonsledd pålegges å følge norsk alkohol-lov med forskrifter og retningslinjer. Arenareklame og utstyrsreklame utføres iht gjeldende lovverk. Særforbund og kretser informerer underliggende ledd, herunder klubber og lag. Norsk alkohollov gjelder for alle som deltar på idrettsarrangement i Norge. Det vil si at også internasjonale aktører må forholde seg til den norske lovgivningen når de deltar på idrettsarrangement i Norge. Forbudet mot reklame for alkoholholdig drikk finner vi i alkohollovens 9-2. All reklame for alkoholholdig drikk er forbudt. Alkoholholdig drikk er definert som drikk med alkoholinnhold over 2,50 volumprosent alkohol. I utgangspunktet rammes ikke reklame for lettøl av forbudet. Det er imidlertid forbudt å reklamere for andre varer med samme varemerke eller kjennetegn som alkoholholdig drikk. Dette stiller særskilte krav til lettølreklame.

42 12 FULLMAKTSMATRISE OSI Hva? Hvem har fullmakt? Ansettelsesavtaler Markeds- og sponsoravtaler Oppmelding i seriespill Samarbeidsavtaler Søke om dispensasjon og endre kamptider Sende deltagere på forbundsting/ regionsting Endring av lovnorm Endring av kontingent Endring av gruppeavgift Søke om momskompensasjon Viderefordeling av treningstider fra SiO Inngåelse av økonomiske forpliktelser som hefter hele klubben og/eller der beløpet overstiger x kroner Gyldig først når signert av hovedstyreleder Godkjennes av Hovedstyret, signeres av Hovedstyreleder og daglig leder i fellesskap. Kan fremforhandles av grupper. Gruppestyrene har fullmakt til dette og kan evt. Viderefordele ansvaret til lagledere Godkjennes av Hovedstyret, signeres av Hovedstyreleder og daglig leder i fellesskap. Kan fremforhandles av grupper. Gruppestyrene Gruppestyrene Årsmøtet Årsmøtet Gruppenestyrenes årsmøte Hovedstyret Hovedstyret Hovedstyret

43 13 KLUBBENS VEDTEKTER BASIS-LOVNORM FOR IDRETTSLAG ( BOKMÅL) (Vedtatt av idrettsstyret 22.oktober 2015) Lov for OSI stiftet 16. september 1882 Loven ble senest revidert på årsmåtet mars Godkjent av Oslo idrettskrets 4.april Innledende bestemmelser 1 Formål 1.1 Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Oslostudentenes idrettsklubb (OSI) skal drives etter visjonen: «Alle studenter i aktivitet». 1.2 Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på NIFs grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 1.3 Videre skal man etterstrebe OSIs egne verdier: Energisk, allsidig, felleskap. 2 Organisasjon 2.1 Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. 2.3 Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Oslo idrettskrets, hører hjemme i Oslo 3 kommune, og er medlem av Oslo idrettsråd. 2 Idrettslaget må være medlem av de(t) særforbund som organiserer idretten(e) laget driver, med mindre laget utelukkende driver mosjonsidrett som ikke tilrettelegges av et særforbund i NIF, jf. NIFs lov Dette skal fremkomme av idrettslagets organisasjonsplan som vedtas av årsmøtet. Det er også årsmøtet som vedtar innmelding/utmelding i de(t) aktuelle særforbund. 3 Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn én kommune, avgjør idrettslagets årsmøte hvilket idrettsråd det tilhører.

44 2.4 Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs regelverk gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 2.5 OSI er et fleridrettslag for grupper som driver idrett og aktivitet og eier to Nordmarks-hytter. 3 Medlemmer 3.1 For at en person skal opptas i idrettslaget må vedkommende: a) akseptere å overholde idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. b) ha gjort opp eventuelle økonomiske forpliktelser til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF. 3.2 Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller nekte en person medlemskap. Før vedtak treffes, skal personen gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang. Vedtaket kan påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at det er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker. 3.3 Medlemskap i idrettslaget er først gyldig fra den dag kontingent er betalt. 3.4 Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets regelverk og vedtak. 3.5 Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. 3.6 Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år, taper automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. 3.7 Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller frata et medlem medlemskapet for en periode på inntil ett år. Før vedtak treffes, skal vedkommende gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang. 3.8 Ved fratakelse av medlemskap kan den saken gjelder kreve at vedtaket behandles av ordinært/ekstraordinært årsmøte, og har rett til å være til stede ved årsmøtets behandling av saken. Kravet må fremsettes innen én uke etter at vedtaket er mottatt, og årsmøtet må deretter avholdes innen én måned. 3.9 Ved fratakelse av medlemskap kan idrettslagets vedtak påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at vedtaket er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets styre, som eventuelt

45 kan omgjøre vedtaket dersom det er fattet av styret selv. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker. Idrettslagets vedtak trer ikke i kraft før klagefristen er utløpt, eventuelt når klagesaken er avgjort Idrettslaget skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. 4 Medlemskontingent og avgifter (1) Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. (2) Kontingenten kan kun endres i forkant av semesteret Tillitsvalgte og ansatte 5 Kjønnsfordeling (1) Ved valg/oppnevning av styre, råd, utvalg/komité mv. og ved representasjon til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det velges/oppnevnes minst to personer fra hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett varamedlem. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (2) Ved valg/oppnevning til styre, råd, utvalg/komité (herunder gruppestyrer) mv. i strid med bestemmelsen, skal styret innen én måned etter årsmøtet sende ut innkalling til ekstraordinært årsmøte der nytt valg foretas. Eksisterende medlemmer i det aktuelle styret, komiteen mv. blir sittende til nytt styre, komité mv. er valgt/oppnevnt. (3) Idrettskretsen kan pålegge idrettslaget å oppfylle bestemmelsen, herunder innkalle til nytt årsmøte eller foreta ny oppnevning. (4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt som mulig søkes om dispensasjon i forkant. Søknad om dispensasjon må være sendt til idrettskretsen innen 14 dager etter årsmøtet. Dispensasjon kan kun gis for én valgperiode/oppnevning av gangen. 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man ha fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. 3 (1). Det samme gjelder der en

46 person skal oppnevnes som representant til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jf. 16. (2) Et medlem som er arbeidstaker i eller har oppdragsavtale med idrettslaget, jf. 7(3), har ikke stemmerett på idrettslagets årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget. (3) Et medlem kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget: medlem 4 av styret, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (4) Et medlem kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. (5) Forslagsrett: a) Et medlem har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget. b) Styret i idrettslaget har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget c) Et idrettslag har forslagsrett til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, og dets representant(er) har forslagsrett på dette årsmøtet/tinget. d) Møteberettiget komité/utvalg har forslagsrett til årsmøtet i saker som ligger innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde, og dets representant(er) har forslagsrett på årsmøtet innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde. e) Et medlem under 15 år har forslagsrett til og på årsmøtet. 5 (6) Talerett: Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på årsmøtet i idrettslaget. Engasjert revisor har talerett på årsmøtet i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. i idrettslaget eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse, plikter å fratre tillitsvervet ved tiltredelse av stillingen, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet er opphørt. (2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant som er arbeidstaker i det organisasjonsledd representasjonen skjer. 4 Dette inkluderer både verv i gruppestyrer og hovedstyret, og skyldes at kontrollkomite, lovutvalg, valgkomite og revisor har en kontrollfunksjon ovenfor klubbens styrer. 5 Årsmøtet kan også beslutte å gi talerett til andre personer.

47 (3) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på et medlem som har oppdragsavtale som kan sammenlignes med et ansettelsesforhold. (4) Bestemmelsen gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget, og er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke ansattrepresentant(er) til idrettslagets styre. (5) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses ikke som valgt eller oppnevnt. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) Et medlem som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. innen idrettslaget eller overordnet organisasjonsledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt, eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person som har slik avtale som nevnt i første setning. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant med tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses som ikke valgt eller oppnevnt. (4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. 9 Inhabilitet (1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken,

48 b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær(3) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på et medlem som har oppdragsavtale som kan sammenlignes med et ansettelsesforhold. (4) Bestemmelsen gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i idrettslaget, og er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke ansattrepresentant(er) til idrettslagets styre. (5) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses ikke som valgt eller oppnevnt. (6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. 10 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget (1) Et medlem som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av idrettslaget, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. innen idrettslaget eller overordnet organisasjonsledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt, eller aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person som har slik avtale som nevnt i første setning. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant med tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses som ikke valgt eller oppnevnt. (4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. som søsken, c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part, d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller

49 noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i idrettslaget. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. (8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget. 11 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 6 7 (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling eller ved fjernmøte. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. (3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 6 For eksempel per e-post. 7 For eksempel møte per telefon/videokonferanse.

50 12 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter. Godtgjørelse (1) Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet. (2) Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. (3) Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. 13 Ansatte (1) Dersom klubben har ansatt daglig leder, er daglig leder leder for klubbens administrasjon og klubbens daglige virke. Daglig leder svarer til Hovedstyret og setter i verk de vedtak som vedtas av Hovedstyret. (2) Det skal til enhver tid foreligge retningslinjer for ansvars-/rolle- og arbeidsfordeling mellom Hovedstyret og administrasjon, herunder oppdatert stillingsbeskrivelse Økonomi 14 Regnskap, revisjon, budsjett mv. 8 (1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. Regnskapsåret skal følge kalenderåret. (2) Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på mindre enn kr 5 millioner, skal laget følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, men kan, etter beslutning av styret, velge å følge regnskapsloven. Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer, skal laget følge regnskapsloven og revisorloven, og skal alltid engasjere statsautorisert/registrert revisor uavhengig av hva som følger av disse lovene. Alle organisasjonsledd som har engasjert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene. 8 Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon til å benytte avvikende regnskapsår.

51 Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges. (2) Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på mindre enn kr 5 millioner, skal laget følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, men kan, etter beslutning av styret, velge å følge regnskapsloven. Dersom idrettslaget har en årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer, skal laget følge regnskapsloven og revisorloven, og skal alltid engasjere statsautorisert/registrert revisor uavhengig av hva som følger av disse lovene. Alle organisasjonsledd som har engasjert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov (3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges. (1) Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen av 9 mars måned. (2) Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på idrettslagets internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før årsmøtet. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. (5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den sakslisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten. 9 Vedtak om årsmøte innen mars måned er fastsatt av Idrettsstyret, jf. NIFs lov 2-11 (8) siste setning.

52 15 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Verken dirigent eller valgt referent behøver å være medlem. Det kan velges flere dirigenter og referenter. 16 Årsmøtets oppgaver 10 Årsmøtet skal : 1. Godkjenne de stemmeberettigete. 2. Godkjenne innkallingen, saklisten og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Behandle forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift, eller gi 12 gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet. 8. Vedta idrettslagets budsjett Behandle idrettslagets organisasjonsplan Foreta følgende valg: I. Hovedstyret Leder og nestleder Økonomiansvarlig Sekretær 15 Fem styremedlem og tre varamedlem II. Driftsstyret: a) Leder b) Økonom c) Sekretær Daglig Leder i OSI 10 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 11 Årsmøtet bør gi styret fullmakt til å oppdatere loven i samsvar med fremtidige endringer i NIFs regelverk og lovnorm for idrettslag. 12 Årsmøtet kan fastsette en øvre grense for treningsavgiftens størrelse. 13 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering og aktivitet. 14 Dette er minimum av de tillitsvalgte som skal velges på årsmøtet. Årsmøtet kan i tillegg velge andre tillitsvalgte det er behov for. 15 Idrettslaget kan velge om styremedlemmer skal velges for ett eller to år av gangen. Antall styremedlemmer og varamedlemmer må fylles ut ved vedtakelse av loven, minimum ett styremedlem og ett varamedlem. Styremedlemmer kan velges til spesifikke oppgaver.

53 d) 3 Styremedlemmer, hvorav; a. En representant for OSI hyttens bestyrere b. En representant for KSI hytten fra OSI Friidrett c. En representant fra Hovedstyret III: Valgkomite a) Leder b) To medlemmer og et varamedlem IV: Kontrollkomite a) To medlemmer og to varamedlemmer V. Gruppestyrene Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt To revisorer. Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. 17 Stemmegivning på årsmøtet (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. (3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 16 Idrettslag med årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer plikter å ha engasjert revisor, og må innta følgende som nytt punkt 10: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» Punkt 10 forskyves til nytt punkt 11 og nytt punkt 11 bokstav d) endres til: «Kontrollkomité med minst to medlemmer.»

54 (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 18 Ekstraordinært årsmøte (1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget. b) Vedtak av styret i idrettslaget. c) Vedtak av styret eller årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigede medlemmer. (2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal enten følge vedlagt innkallingen eller være gjort tilgjengelig på idrettslagets internettside eller annen forsvarlig måte. I sistnevnte tilfeller skal det fremgå av innkallingen at saksdokumentene er gjort tilgjengelig på annen måte, og dokumentene skal være gjort tilgjengelige på innkallingstidspunktet. (3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antall medlemmer av styret iht. denne lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. (4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av det ekstraordinære årsmøtet. (5) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør det ekstraordinære årsmøtet hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om det ekstraordinære årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. 19 Representantskapsmøte Representantskapsmøte holdes minst en gang i året. Representantskapsmøtet består av klubbens hovedstyre, leder og nestleder i alle gruppestyrene (eventuelt stedfortreder) og leder og nestleder i hyttestyrene.

55 Representantskapsmøte skal varsles minst 1 måned i forveien. Saker som ønskes behandlet på representantskapsmøtet må være hovedstyret i hende senest 1 uke før møtet. Endelig innkalling med dagsorden skal sendes ut senest 8 dager før møtet. Innkallingen skal skje skriftlig. Representantskapsmøtet skal være et forum der de fremmøtte representanter får informasjon fra hovedstyret, bearbeider klubbens langtidsplan, og kan stille spørsmål ved saker av stor betydning for klubbens drift. 20 Idrettslagets styre 17 (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. (2) Styret skal bl.a.: a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. d) Representere idrettslaget utad. (3) Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst to av styrets medlemmer forlanger det. (4) Det skal til enhver tid foreligge retningslinjer for ansvars-/rolle- og arbeidsfordeling internt i Hovedstyret. (5) Hovedstyret plikter å kontinuerlig revidere organisasjonsplanen, herunder også fortløpende utarbeide retningslinjer/instruks/veiledninger enten ved behov eller på grunnlag av forslag fra medlemmer (6) Hovedstyret plikter å gjøre nødvendig informasjon tilgjengelig for alle medlemmer. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til: lovnorm, organisasjonsplan og retningslinjer/instruks/veiledninger. 17 Hovedstyret leder og forplikter laget. Dette innebærer at det er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. Hovedstyret kan imidlertid gjennom særskilt instruks eller vedtak gi idrettslagets gren-/gruppestyrer fullmakt til å forplikte laget innenfor instruksens/vedtakets rammer.

56 21 Grupper og komiteer (1) Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. (2) Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. 15 pkt Gruppestyrer (1) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. (2) Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i idrettslaget. Hovedstyret fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av gruppestyret med minst én ukes frist. Det årlige møtet skal: a) Behandle gruppens regnskap. b) Behandle gruppens årsberetning. c) Fastsette budsjett. d) Fastsette eventuell årlig treningsavgift, jf. 15 nr. 7. e) Fremme innspill til årsplan for gruppens aktiviteter til hovedstyret. f) Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten hovedstyrets godkjenning, jf. 18. (3) Gruppestyrene skal følge opp at gruppens medlemmer følger den til enhver tid gjeldende instruks for profilering, som defineres av Hovedstyret Øvrige bestemmelser 23 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12.

57 24 Lovendring (1) Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. (2) Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. (3) I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk. (4) Endringer i 21 og 22 kan ikke vedtas av idrettslaget selv med mindre endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm. 25 Oppløsning. Sammenslutning. Annet opphør (1) Forslag om oppløsning av idrettslaget må først behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. (2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. 21. (3) Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at idrettslaget skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget holder sitt ordinære årsmøte for behandling av saken. 26 Profilering og logo OSIs medlemmer plikter å følge den til enhver tid gjeldende instruks for profilering, som defineres av Hovedstyret. OSIs logo, også referert til som felleslogo er:

58 27 Hederstegn Oslostudentenes Idrettsklubbs hederstegn kan tildeles for særlig fortjenestefull innsats for klubben. Endelig vedtak om tildeling fattes av årsmøtet med alminnelig flertall. Medlemmer og andre som har gjort seg særlig fortjent til det, kan på årsmøtet, innvelges som æresmedlemmer. For å bli valgt til æresmedlem kreves 2/3 flertall. Oslo Studentenes Idrettslags orden «Den Gylne Morgenstjerne» eksisterer fremdeles, men nye ordensmedlemmer utnevnes ikke. Kvinnelige Studenters Idrettsklubbs orden «Minervas Springbrett» eksisterer fremdeles, men nye ordensmedlemmer utnevnes ikke. Kvinnelige Studenters Idrettsklubbs hederstegn «Minerva» eksisterer fremdeles, men nye hederstegn tildeles ikke. 14 Gruppebeskrivelser (Volleyball er eksempel)