Prosessrapport. IT-infrastruktur. Prosessrapport. Høgskolen i Oslo. Avdeling for Ingeniører. 23. mai 2008

Transkript

1 IT-infrastruktur Prosessrapport Mathias Hagen Balagumar Rajaratnam Høgskolen i Oslo Avdeling for Ingeniører 23. mai 2008 Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 0

2 PROSJEKT NR Studieprogram: Postadresse: Postboks 4 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Holbergs plass, Oslo HOVEDPROSJEKT TILGJENGELIGHET: Åpen Telefon: Telefaks: HOVEDPROSJEKTETS TITTEL Forbedre IT Driftssystem for Skådalen Kompetanse Senter DATO ANTALL SIDER / BILAG PROSJEKTDELTAKERE Balagumar Rajaratnam Mathias Hagen INTERN VEILEDER Torunn Gjester OPPDRAGSGIVER Skådalen kompetanse senter Skådalveien 33 KONTAKTPERSON Dag Heyerdahl Knut Arne Wold SAMMENDRAG Dette dokumentet er prosessrapporten for hovedprosjektet. Prosjektet skal gjennomføres som hovedprosjekt ved Høgskolen i Oslo, avdeling for ingeniørutdanning, i samarbeid med Skådalen kompetansesenter. Prosjektet består i å sette opp en bedre IT-infrastruktur på Skådalen kompetansesenter. Kompetansesenteret er fordelt utover mange bygninger som har hver sin avdeling og alle avdelinger er koblet sammen i et spredt nettverk. Bygningene er utstyrt med switcher, servere, stasjonære og bærbare PCer, printere, skannere og mye annet spesialutstyr. Skådalen trenger forbedringer på alle områder, da det i dag ikke fungerer optimalt. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 1

3 1. Forord Denne prosessrapporten beskriver gruppens arbeid og metoder benyttet for hovedprosjektet ved Høgskolen i Oslo, avdeling for ingeniørutdanning, datalinjen, vårsemesteret I rapporten blir det gjort rede for hvordan planleggingsprosessen er utført, om utviklingsprosessen og hvordan vi har løst arbeidet i alle dets faser. Medlemmene av gruppen bak prosjektet er Balagumar og Mathias. Rapporten er beregnet for sensor, veileder, oppdragsgiver og andre som vil lære hvordan man skal gå fram i et lignende prosjekt. Det kreves litt datakompetanse for å sette seg inn i denne rapporten. Dokumentet er optimalisert for papirutskrift. Et av gruppemedlemmene er ansatt på Skådalen Kompetansesenter, og det var slik vi kom i kontakt med oppdragsgiver. Skådalen Kompetansesenter har lenge ønsket seg ny og forbedret IT-løsning. Deres nåværende løsning er gammel og utdatert. Det var gruppen selv som kom med et forslag til Skådalen kompetansesenter om en ny og forbedret IT-løsning. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 2

4 2. Innholdsfortegnelse 1. Forord Innholdsfortegnelse Innledning Fakta om Skådalen kompetansesenter Bakgrunn for oppgaven Mål Effektmål Resultatmål Rammebetingelser Rapporten Arbeidssted Status Planlegging Generelt Arbeidsplan og fremdriftsplan Utviklingsprosessen Fasene i prosjektet Innledende arbeids Forprosjekt Datainnsamling Lærefasen Design: Problemløsing og feilsøking Implementasjon Testing Dokumentasjon Avslutning Utfordringer Ingen dokumentasjon Store avstander Sluttrapport Kravspesifikasjonen Generelt Endringer Oppsummering og konklusjon Hva vi har gjort Hva vi har lært Hva kunne vært gjort annerledes Videre Konklusjon 12 Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 3

5 3. Innledning 3.1 Fakta om Skådalen kompetansesenter Skådalen kompetansesenter er et statlig spesialpedagogisk kompetansesenter for hørselshemmede og døvblinde. Skådalen kompetansesenter en del av Statped (Statlig Spesialpedagogisk Støttesystem) som ledes av Utdanningsdirektoratet. Senteret ligger i Oslo, men tilbyr tjenester over hele Østlandet. 3.2 Bakgrunn for oppgaven Skådalen kompetansesenter er en stor bedrift som har mange avdelinger. Disse er fordelt over 13 bygninger, som er koblet sammen i et stort nettverk. Nettverket er relativt gammelt, noe systemet lider av. Oppdragsgiver og IT-ansvarlig ved bedriften forteller om tregt nettverk, dårlig dokumentasjon og oversikt over det generelle systemet, utdaterte bruker- og styringsverktøy til nettverket, backup fungerer ikke optimalt, tidskrevende rutiner på installasjon av nytt utstyr og lav brukervennlighet. Skådalen Kompetansesenter fungerer i dag ikke 100 %, og ønsker seg et nytt forbedret IT-system. 3.3 Mål Resultatmål handler om hva man skal oppnå i løpet av prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre), med den hensikt å oppnå noen effekter (effektmål) - og da først og fremst etter at prosjektet er over. Effektmålene setter måltall på hensikten med prosjektet - hvorfor vi kjører prosjektet Effektmål Gruppen har satt seg opp disse effektmålene for prosjektet: - Bruken og driften av systemet blir enklere og mer effektivt. - Bedre arbeidsforhold for ansatte og dermed bedre trivsel. - Bedre læringsmiljø for lærer og elever - Bedre undervisning for elever - Mer tilgjengelighet - Sikrere arbeidsplass Denne videreutviklingen av infrastrukturen vil for Skådalen kompetansesenter være et stort hjelpende skritt videre mot suksess. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 4

6 3.3.2 Resultatmål For å oppnå effektmålene har gruppen satt opp en rekke resultatmål. Gruppen vil jobbe med å forbedre / sette nye løsninger spesielt under disse områdene: - Generelt PC-system - Policy / Rutiner - Nettverk - Server - Software - Printer - Backup - Sikkerhet - Dokumentasjon - Testing - Opplæring Det endelige målet er at IT-systemet på Skådalen kompetansesenter skal fungere optimalt. 3.4 Rammebetingelser og begrensninger Rammebetingelsene er ganske frie. Vi ble enige med oppdragsgiver om at vi først skulle kartlegge problemene og sette opp forslag til løsninger. Deretter ville ledelsen bestemme om løsningene skulle bli implementert Rapporten Prosjektrapporten skal leveres i papirutgave til veileder og legges ut på prosjektgruppens hjemmeside i HTML format innen 23.mai 2008 kl.12: Arbeidssted Vi har fått en egen kontorplass, som vi har bestemt oss for å benytte oss av. Dette er fordi vi da har et område som er avsatt kun til oss, og fordi kommunikasjon med oppdragsgiver blir mer personlig. Foreløpig har Skådalen det utstyret vi trenger, men skulle det komme ting vi trenger, f.eks. maskinelle oppgraderinger, får vi det dekket etter godkjenning av oppdragsgiver Status Vi har satt av tre/fire dager i uken til å jobbe med hovedprosjektet der vi følger vanlig arbeidstid. Vi har avtalt med veileder å møtes 2 ganger i måneden. Vi har ikke avtalt noen faste møter med oppdragsgiver da vi sitter på samme sted, og tar opp ting når de dukker opp. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 5

7 4. Planlegging 4.1 Generelt I starten var mange ting veldig usikkert. Flere bedrifter ble kontaktet i håp om at gruppen skulle få en oppdragsgiver. Gruppen hadde på dette tidspunktet kun et medlem. Heldigvis fikk vi raskt svar og akseptert vårt hovedprosjekt ved Skådalen kompetansesenter. En kort prosjektskisse ble sendt inn til Høgskolen i Oslo. På dette tidspunktet fikk gruppen et nytt medlem, og gruppen var nå på to personer. Når gruppen og prosjektet var klart kom vi i gang med planlegging, og vi valgte å bruke mye tid her for å få den best mulig. Oppdragsgiver ble kontaktet for å få deres tanker og ønsker rundt prosjektet, og med kravspesifikasjonen i fokus, satte vi oss ned sammen. Da noen ønsker var litt utydelige, fikk vi beskjed om at vi selv skulle komme med forslag og innspill. 4.2 Arbeidsplan og fremdriftsplan Gruppen utviklet tidlig en arbeidsplan, som detaljert beskrev alle fasene av prosjektet og et tidspunkt på når det skulle være ferdig. Vi bestemte oss for å holde arbeidsplanen flytende, da ting fort kunne dukke opp. Ut i fra arbeidsplanen ble fremdriftsplanen dannet. Vi prøvde å sette både arbeidsplanen og fremdriftsplanen opp systematisk og så realistisk som mulige. Begge disse dokumentene ble brukt aktivt gjennom hele prosjektgjennomføringen. Se Vedlegg F1 Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 6

8 5. Utviklingsprosessen 5.1 Fasene i prosjektet Under utviklingen av IT-systemet på Skådalen har gruppen vært igjennom flere faser. Noen av disse fasene var avhengig av resultatene fra forrige fase for å kunne løses riktig Innledende arbeid Første oppgave var å finne et prosjekt og en oppdragsgiver. Vi var i kontakt med 3 mulige oppdragsgivere, før vi bestemte oss for et passende prosjekt. Noen av oppgavene som ble gjort i denne fasen: Prosjektside på web Prosjektets hjemmeside som ble lagt ut på et av gruppens medlemmer sitt hjemmeområde. Statusrapport Ferdig lagt ut på hjemmeside til 25.oktober 2007 Prosjektskisse Beskrivelse av prosjektet med en tittel. Info om oppdragsgiver, kontaktperson, og gruppen. Ferdig lagt ut på hjemmeside til 1.desember Forprosjekt Denne fasen var spesielt viktig for oss, da vi her skulle planlegge disponering av tid for hver fase og oppgave under hele hovedprosjektet. Prosjektdagbok Dagbok der arbeid, dato og timer ble notert. Den ble månedlig lagt ut på prosjektets hjemmeside. Veileder Vi fikk utdelt en veileder fra HiO, som vi kontaktet raskt. Vi ble enige om faste møtedager og tidspunkt for disse. Dette ble noe forandret under prosjektsperioden, men god kommunikasjon via mail, gjorde det lett å lage nye avtaler. Arbeidsplan I arbeidsplanen planlegges arbeidet med oppgaven. Vi delte dette opp i faser og beskrev grovt hva hver enkelt punkt var. Vi satte også datoer på når det måtte være ferdig. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 7

9 Fremdriftsplan Fremdriftsplanen forteller hvor lang tid man regner med å bruke på de enkelte delene som arbeidet omfatter. Denne ble utviklet ut i fra arbeidsplanen. Prosjektavtale En standardavtale mellom skolen og oppdragsgiver ble underskrevet av begge parter. Forprosjektrapport Resultatet av denne fasen er forprosjektrapporten. Den skal inneholde et kort sammendrag, dagens situasjon, mål for prosjektet, rammebetingelser og forskjellige løsninger/alternativer Datainnsamling For å kunne starte med å fikse IT-systemet måtte vi først skaffe oss en oversikt over dagens situasjon. Det var ingen dokumentasjon liggende, så vi måtte begynne fra bunnen av. Denne fasen gikk i hovedsak ut på å planlegge hvordan vi på en effektiv måte skulle klare å kartlegge hele IT-systemet til oppdragsgiver. Kartlegging Vi valgte å starte datainnsamlingen med å få en oversikt over alt av datautstyr. Deretter startet kartleggingen av nettverket og oppsettet. Intervju Vi bestemte oss får å ta en intervjurunde før og etter implementasjonen, fra både ledelsen og vanlige ansatte ved kompetansesenteret Lærefasen Vi har på Høgskolen i Oslo, avdeling for ingeniører, hatt et fag Nettverk og sikkerhet som gikk høstsemesteret 3. året. Dette ga en innføring i nettverk, men vi fant fort ut at vår kunnskap ikke var nok. Vi måtte derfor tilegne oss mer kunnskap via egen læring, IT-rådgiver ved Skådalen og andre studenter. Dette gjaldt særlig på disse områdene: TCP/IP Windump Active Directory Backupexec Server Design: Problemløsing og feilsøking Etter å ha fått kartlagt IT-systemet på Skådalen Kompetansesenter, og tillært oss nødvendig kunnskap, var tiden inne for å analysere og finne hvorfor ting ikke fungerte som de skulle. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 8

10 Feilsøking Finne hvorfor ting ikke fungerer, og hvor feilen ligger. Ekstern hjelp Det ble nødvendig på visse områder å leie inn ekstern hjelp, da vi ikke hadde nok kompetanse på området. Vurdering av forskjellige løsninger Drøfting av forskjellige løsninger, og velge den som er best for kompetansesenteret. Da problemene og behovene var kartlagt, satte vi opp et forslag til oppdragsgiver på hva som skulle bli gjort Implementasjonen Implementasjonen av løsningene våre kommer under denne fasen. Det var her vi tok ideene og satte de ut i livet. Vi hadde før denne fasen planlagt hvordan og i hvilken rekkefølge vi skulle gjøre implementasjonen. Noen punkter var overlappende, mens de som var avhengige av andre punkter kom naturlig nok etter hverandre Testing Testing er en viktig fase under et prosjekt. Det vil alltid være feil, derfor må man luke ut dem man finner og dokumentere dette for fremtidige brukere. Vi valgte å dele denne fasen opp i to deler. Når en del var ferdig, skulle gruppen selv teste for feil, funksjonalitet og brukervennlighet. For å få en objektiv mening på ting, organiserte vi en testrunde med oppdragsgiver og noen av de ansatte mot slutten av hovedprosjektet Dokumentasjon I denne fasen skulle styringsdokumentene og sluttrapporten gjøres ferdig. Styringsdokumentasjonen inkluderer prosjektskisse, prosjektdagbok, forprosjektrapport, arbeidsplan, fremdriftsplan, kravspesifikasjon og dagbok. Mange av disse var allerede ferdig, og måtte bare settes sammen på en riktig måte. Første steg i sluttrapporten var prosessrapporten. Her legges det fram bakgrunn og underlag for det resultatet vi har kommet fram til. Den forteller kort om forholdet under Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 9

11 arbeidet, hvilke arbeidsmåter vi valgte, kort om hvilket arbeid som er utført og hvilke utfordringer arbeidet har bydd på. Videre kom produktrapporten. I denne beskrives mer grundig hva som er gjort og hvordan dette ble utført. Her kommer også dokumentasjonen som kan brukes til videre drift av IT-systemet. Mange av dokumentene har blitt revidert flere ganger. Dette har det vært nødvendig å gjøre etter hvert som nye detaljer til oppgaven har kommet fram Avslutning Da dokumentasjonsfasen tok mye lengre tid enn forventet, fikk vi tidsnød i avslutningsfasen. Litt ekstra innsats fra gruppen, og vi kom i mål. I denne fasen ble alle dokumentene satt sammen til et helhetlig bilde. Videre ble det lest korrektur og gjort redigeringer der det trengtes. Prosjektet ble trykket opp i 5 eksemplarer og levert inn. Gruppen startet så arbeidet med den muntlige presentasjonen. 5.2 Utfordringer Det har gjennom arbeidet med prosjektet oppstått del praktiske og faglige problemer underveis. Disse har vært av varierende størrelse og viktighet, men alle har latt seg løse på en måte som ikke har hindret oss mye. Listen under viser noen av utfordringene vi har stått overfor i prosjektet Ingen dokumentasjon Da vi først satte oss inn i prosjektet, skjønte vi fort at vi måtte starte helt fra begynnelsen av. Det fantes ingen dokumentasjon og bruke. Denne kartleggingen vi måtte igjennom på grunn av dette tok lang tid Store avstander Skådalen kompetansesenter er en stor bedrift, som er delt opp i mange avdelinger. Hver avdeling har en egen bygning, og disse bygningene er spredt over et stort område. Pga av dette var det flere ting som måtte taes til ettertrakning når nettverket skulle forbedres Utformingen av sluttrapporten Da vi valgte et prosjekt litt annerledes enn de tradisjonelle programmeringsoppgavene, støtte vi på problemer når prosess- og produktrapport skulle formes. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 10

12 6. Kravspesifikasjonen 6.1 Generelt Kravspesifikasjonen har vært til god hjelp for oss under prosjektets gang, og har ført til at vi har holdt oss innenfor de rammer som er vært satt i denne. Kravspesifikasjonen ble opprett i samarbeid med oppdragsgiver, og inneholder oppdragsgivers ønsker og krav. Kravene var ikke strenge, men heller en retningslinje, der vi selv skulle sette opp gode forslag til løsninger. Vi har hele tiden avpasset funksjonaliteten med den tid vi har hatt til rådighet under prosjektet, og kravspesifikasjonen har derfor blitt revidert noe siden første utgave. 6.2 Endringer Noen endringer ble gjort i kravspesifikasjonen i løpet av prosjektet. Det skyldes behovet for å kartlegge problemene og behovene først, før vi så satte opp en endelig utgave. Det var også noen ting som gruppen var usikker på, og sammen med ledelsen ble en revidert utgave av kravspesifikasjonen opprettet 7. Oppsummering og konklusjon 7.1 Gjort Vi utviklet arbeids- og fremdriftsplan for hele tiden å ha en fullstendig oversikt over hva som skulle gjøres når. En kravspesifikasjon ble deretter laget i samarbeid med oppdragsgiver, som inneholdt både oppdragsgivers krav og våre egne forslag. På denne måten hadde vi en bra plan på hva som skulle gjøres og når det skulle være ferdig. Sluttproduktet vi sitter igjen med etter prosjektet, er en fullstendig IT-infrastruktur for Skådalen kompetansesenter. Vi har tatt deres gamle system, forbedret og satt det opp på nytt, slik at det holder dagens standarder innen IT og hjelper kompetansesenteret i deres daglige drift. 7.2 Hva vi har lært Arbeidet med prosjektet har gitt oss mye erfaring med hvordan slike prosjekter skal utføres, og prosessen har gitt oss innblikk i hva som er viktig å vektlegge i de forskjellige fasene prosjektet har bestått av. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 11

13 Det å planlegge et stort og omfattende prosjekt som man vet vil bli brukt i den daglige driften av en bedrift, og derfor stilles forventninger til, stiller store krav til oss som utviklere. Vi har særlig lært hvor viktig planleggingen er, og bruken av fremdriftsplan i denne. Vi fikk oppleve det på den harde måten, da ting plutselig tok lengre tid en forventet. Men dette gikk begge veier da noen ting tok mindre. 7.3 Hva kunne vært gjort annerledes Et problem vi hadde var tidsnød mot slutten, og for å unngå dette kunne vi vært enda strengere i bruken av fremdriftsplanen. Men det skal sies at denne måtte forandres mange ganger grunnet at vi måtte kartlegge først for å kunne beregne omfanget av problemene vi stod ovenfor. 7.4 Videre Vi har i løpet av prosjektet forbedret og satt opp et fullstendig IT-system for en bedrift som er avhengig av at dette fungerer optimalt. Det vil bli brukt i den daglige driften av kompetansesenteret. Vi har dokumentert alt vi har gjort og implementert, for å gjøre driften videre så enkel som mulig. 7.5 Konklusjon Vi har laget et godt produkt som vi tror oppdragsgiver er veldig fornøyd med. Vi har fått positive tilbakemeldinger fra både ledelsen og ansatte ved kompetansesenteret. Gjennom prosjektet har vi lagt mye vekt på dokumentasjon for videre drift. Vi har i løpet av prosjektet opplevd faren ved feilberegning av tid, men allikevel brukte vi totalt sett litt færre timer enn vi hadde til rådighet. Budskjettgrensen ble holdt, noe som vi er veldig fornøyd med. Dette er noe oppdragsgiver også er godt tilfreds med. Det har vært spennende og utfordrende å utvikle en fullstendig IT-infrastruktur. Prosjektet har krevd at vi har satt oss inn i mange nye teknologier. Vi har dratt god nytte av god planlegging og strukturert arbeid. Samarbeidet i gruppa har fungert meget godt. Vi har alle vært godt motiverte, vi har hatt en god kommunikasjon og vært flinke til å utnytte hverandres sterke sider. Alt dette til sammen har gjort det gøy å jobbe med prosjektet og vært nøkkelen til at vi har fått et resultat vi er meget godt fornøyde med. Vi føler vi har nådd målene vi satt oss i begynnelsen av prosjektet. Høgskolen i Oslo Hovedprosjekt i data, 2008 Gruppe 8 side 12