E-skattekort Brukerveiledning

Transkript

1 E-skattekort Brukerveiledning HN56 E-skattekort 22. september 2016 Selv om alt er gjort for at informasjonen skal være nøyaktig og fullstendig, kan opplysningene i dette dokumentet endres uten varsel. Unit4 AS er ikke ansvarlig for eventuelle feil i dokumentasjonen. Kontakt nærmeste Unit4 Support hvis du har spørsmål. MicrosoftExcel, Windows og Microsoft SQL Server er enten registrerte varemerker eller varemerker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre land. Oracle er registrert varemerke for Oracle Corporation og/eller andre land. Alle andre merkenavn, produktnavn og logoer er varemerker eller registrerte varemerker for de respektive eierne. Dette dokumentet inneholder informasjon som er rettighetsbeskyttet av Unit4 AS, og som selskapet betrakter som en forretningshemmelighet. Det er uttrykkelig avtalt at det ikke skal kopieres helt eller delvis, offentliggjøres, bekjentgjøres eller på andre måter gjøres tilgjengelig for noen tredjeparter verken direkte eller indirekte. Kopiering av denne dokumentasjonen for noe som helst formål er forbudt uten at det på forhånd er innhentet skriftlig samtykke fra Unit4 AS, Oslo, Norge. Med enerett. Unit4 AS Unit4 AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge Tenk på miljøet. Vær vennlig å ikke skriv ut dette dokumentet så fremt det ikke er nødvendig!

2 Innhold E-skattekort 1 Innhold 2 Endringslogg 3 Innledning 5 E-skattekort 6 Nyheter/endringer 7 Forutsetninger 8 Oppsett i UBW 9 Relasjoner i rapportbestilling 13 Andre rapportparametre 15 Andre relasjoner 18 Verdireferanser/Satser 21 Andre parametre 26 Manuell henting av E-skattekort 28 Ulike typer skattekort 29 Enklient 32 Hvordan fungerer Frikortløsningen 34 Overføring til Altinn 35 Verdt å vite 45 Rapport/fil 47 Rapportparametre 51 Recordformat/filbeskrivelse 52 Informasjon 53 Kontakt 53 Siste oppdatering 53 Andre kilder 53 Vedlegg A Rapportparametre 54 Vedlegg B - Recordformat/filbeskrivelse 58 Side 2 av september 2016

3 Endringslogg Historikk Her er en punktvis beskrivelse av hva som har endret seg i dokumentet siden sist utgivelse: Dato Endring Navn Feilliste vedr. «dato benyttet tidligere» er utvidet så navn og nummer vises i listen Dokumentet er oppdatert med endret logo og Agressonavnet er byttet ut med Unit4 Business World - UBW Dokumentet er oppdatert med en presisering av hvordan ressurser med hemmelig adresse behandles, side Dokumentet er oppdatert med beskrivelse av nye rapportparametre: Frikortgrense, Relasjon og relasjonsverdier for ikke å oppdatere kommune på ressurs (Ikke oppdater) og Enklientsparametre. Det er også laget nye avsnitt vedrørende ressurser med hemmelig adresse og hvordan håndtere endring fra å være biarbeidsgiver til å bli hovedarbeidsgiver. Det er laget et nytt kapittel som beskriver endret løsning for Enklient. NHN NHN NHN NHN Dokumentet er oppdatert med ny og endret funksjonalitet. NHN Dokumentet er oppdatert med beskrivelse av ny funksjonalitet vedrørende skattekort for grensegjengere og kildeskattpensjonister, samt for frikort med og uten beløpsgrense Kapittelet Andre relasjoner er oppdatert med presiseringer vedr. SKTAB og KOMMUNE Rapporten er endret slik at utplukksparameteren Ressurstype begrenser utplukket til kun å gjelde ressurstyper koblet til i ressursgruppe E (Egne) Rapportene har endret navn og rapportkode. Rapportene er flyttet til annet sted i menyen under eget menypunkt Elektroniske skattekort. Menypunktet Overføre til Altinn er opprettet i mappen Elektroniske skattekort. Avsnittet Kontaktinformasjon er endret vedrørende navn på begrepsverdi Avsnittet om begrepet KOMMUNE er oppdatert med nytt bilde og endret tekst. Avsnittet Relasjoner på ressurs er oppdatert med nytt bilde og endret tekst. Kapittelet Verdireferanser/satser er endret. NHN NHN NHN NHN NHN 22. september 2016 Side 3 av 61

4 Kapittel Andre parametre er endret med hensyn til opprettelse av systemparameter NO_PR_E_SKORT Dokument ferdigstilt NHN Dokument opprettet NHN Side 4 av september 2016

5 Innledning Generelt Dette dokumentet beskriver rapportens hensikt og bruk. I tillegg beskrives hva som skal til av oppsett i UBW for å bestille og produsere rapporten. Formål Dokumentet skal gjøre det mulig å sette opp rapporten i UBW og ta den i bruk ved behov. Oppbygging av dokumentet Dokumentet er delt inn i; Nyheter/endringer, Forutsetninger, Oppsett i UBW samt vedlegg for Rapportparametre og eventuelt Recordformat/filbeskrivelse. 22. september 2016 Side 5 av 61

6 E-skattekort Generelt Endringer i skattebetalingsloven om elektronisk skattekort ble vedtatt i revidert nasjonalbudsjett for 2012, med virkning fra og med inntektsåret I tjenesten Elektronisk skattekort hentes skattekortopplysninger fra Skatteetaten via Altinn. Dette gjøres via skjematjenesten Elektronisk skattekort (RF-1211). Det er flere måter å hente nye og endrede skattekortopplysninger på. UBW har valgt å utvikle en løsning som støtter én av disse. Dette for å garantere at UBW til enhver tid har kontroll på de ressurser det er forspurt skatteopplysninger på og hvilke foretak de er tilknyttet. Dette løses ved at det produseres en XML-fil med et.txt vedlegg hvor fødselsnumrene til alle ansatte er med hver gang. Prosessen i UBW består av fem deler. Utlesing av fødselsnummer (HN561) Overføre fil til Skattedirektoratet via vinduet Overføre til Altinn Hente kvittering fra Altinn på innsendt fil via vinduet Overføre til Altinn Hente inn returfil fra Skattedirektoratet via vinduet Overføre til Altinn Oppdatere ny/endret skattekortinformasjon på ressursene (HN562) Hensikt og bruk Med elektronisk skattekort blir håndteringen av skattekort enklere for deg som arbeidsgiver. Du slipper å oppdatere lønnssystemet manuelt når en ansatt har endret skattekort. Merk! Du har bare lov til å hente skattekort for personer du skal utbetale trekkpliktige ytelser til. Rapporteringstidspunkt Mottaker Versjoner Rutinen skal benyttes før hver lønnskjøring for å sikre korrekt skattetrekk for de ansatte. Innhenting av skattekortopplysninger for det påfølgende år kan gjøres fra midten av desember hvert år. Skattedirektoratet er mottaker av forespørsel om E-skattekortopplysninger. Til overføring av forespørsel og innhenting av nye skattekortopplysninger benyttes vinduet Overføre til Altinn. De til enhver tid supporterte versjoner av UBW. Side 6 av september 2016

7 Nyheter/endringer Generelt Her beskrives de siste endringer og/eller nyheter siden tidligere dokument. Nyheter/endringer Feillisten vedrørende datokontroll med teksten: Dato fra er benyttet tidligere. Bestill rapporten med en senere dato, er endret slik at den nå viser Fødselsnummer og Navn på ressursen(e) dette gjelder. Detaljer For detaljer, se følgende kapittel/avsnitt. o Verdt å vite - Datokontroll, side september 2016 Side 7 av 61

8 Forutsetninger Generelt Forutsetningene nedenfor beskriver nødvendige krav. Forutsetninger gitt av mottaker Gyldig fødselsnummer (11 siffer) for ansatte du ønsker å hente E-skattekortopplysninger på. Kontaktperson i foretaket som sender forespørselen med mailadresse og mobilnummer. Forutsetninger for å kjøre rapport Generelt Systemparameter NO_PR_E_SKORT må være definert og satt på. Verdireferanse I002 Skatteprosent er forbeholdt prosentsatsen fra skattekortet. Frivillig/ekstra forskuddstrekk må legges opp mot en egen verdireferanse. Vinduet Overføre til Altinn må benyttes til overføring og henting av filer. FagsystemID må være satt opp i vinduet Overføre til Altinn. Utlesing av fødselsnummer (HN561) Ressurser i ressursregister må ha gyldig fødselsnummer. Kontaktinformasjon må ligge på begrepet RAPPORTINFO (DM kode = MNAM) Ressurser må ha status N (Aktiv) eller P (Parkert) i skillekortet Ressurs i ressursregisteret. Begrepet KOMMUNE (CA) og begrepet SKTAB (C7) må ligge som relasjon på ressursen slik at historikk dannes automatisk ved innlesing av skattekortopplysninger. Siste innleste og gjeldende informasjon om dette vises i skillekortet Lønninfo Dersom en ønsker å produsere fil for flere firma samtidig må begrep og relasjon for dette være opprettet. For enklienter må et lønnsforslag være kjørt og enklientsparametrene være utfylt i rapportbestillingen for at fordelt frikort skal bli med i returfilen. Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) For ressurser med bi-stilling blir kun skatteprosent oppdatert for ressursen forutsatt at systemparameter NO_PR_TAX_NOUPDATE er krysset på med verdi, f.eks. 9999, og ressursen har samme verdi i felt for tabellnummer i skillekortet Lønninfo i ressursregisteret. Begrepet SKATTEKORTID (MNER) må ligge som relasjon på Ressurs. Side 8 av september 2016

9 Oppsett i UBW Generelt Nødvendig oppsett beskrives som eksempler. Oppsettet viser UBW-standard og kan variere fra ulike installasjoner. Alle skjermbilder er fra UBW versjon 5.5. Det gjøres oppmerksom på at det kan være ulikheter mellom versjon 5.5 og nyere versjoner, men disse skal være beskrevet spesifikt. Kontaktinformasjon XML som produseres ved kjøring av rapport Utlesing av fødselsnummer (HN561) skal inneholde navn på kontaktperson samt mailadresse og mobilnummer. Denne informasjonen vil bli benyttet til å varsle innsender om når oppdatert informasjon kan hentes i Altinn. Trinn Handling 1 Begrepet RAPPORTINFO må opprettes. Dette gjør du under Felles Begreper og relasjoner Begreper. DM koden skal være MNAM Legg merke til at det skal krysses av for A = adresse 2 Begrepsverdi for begrepet RAPPORTINFO opprettes. Begrepsverdien må være E_SKORT Dette gjør du under Felles Begreper og relasjoner Begrepsverdier. 3 Dobbeltklikk på linjen for E_SKORT og legg inn kontaktinformasjon for adressetypen Generell. 22. september 2016 Side 9 av 61

10 Trinn Handling Kontaktperson Mobilnummer Mailadresse Dokumenttyper og dokumentsystem Det er tre dokumenttyper som benyttes i løsningen. Disse opprettes automatisk ved første gangs kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561). Dokumenttypene er opprettet med de verdier som løsningen krever og skal ikke endres i noen av skillekortene. Dokumenttypene opprettes med dokumentsystem Database uansett hva som er angitt i systemparameteren DS_DEFAULT_DOCSYSTEM. De aktuelle dokumenttyper er: E_SKORT_TXT E_SKORT_TXTR E_SKORT_XML Side 10 av september 2016

11 Dersom du endrer dokumenttypen til Fil, må du selv sørge for at dette dokumentsystemet er satt korrekt opp med de rette tilganger. Merk! Dokumentsystemet angitt i Dokumenttypene må være det samme når du henter inn returfilen og oppdaterer ressursene som det var når du leste ut fødselsnumrene. Enklient Foretaksnummer XML som produseres ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) henter foretaksnummeret som ligger under Firmaopplysninger. Det er fagsystem-iden knyttet til dette foretaksnummeret du må benytte ved overføring og henting av filer. Det kan her være lurt å benytte foretaksnummeret til «morselskapet» da det er dette foretaket som vises på de ansatte sin side over Mine arbeidsgivere i Altinnportalen. 22. september 2016 Side 11 av 61

12 Side 12 av september 2016

13 Relasjoner i rapportbestilling Utlesing av fødselsnummer for flere firma (klienter) samtidig For å få lest ut opplysninger fra flere firma samtidig må det opprettes et eget begrep og en relasjon for å fortelle hvilke firma du ønsker å hente opplysninger fra. Dersom du ikke leser ut opplysninger for flere firmaer samtidig så dropper du denne relasjonen, og lar parametrene være skjult og ikke utfylt i rapportbestillingen. Tekstelement Rapportparameter Parameter_id Verdiforslag Beskrivelse Begrep attribute FIRMA Trinn Handling 1 Begrepet FIRMA (DM=A3) er et standardbegrep i UBW 2 Rapportparameteren vil se slik ut: Tekstelement Rapportparameter Parameter_id Verdiforslag Beskrivelse Relasjonsverdi rel_value FIRMASKORT Trinn Handling 1 Begrepet SKORT må opprettes dersom det ikke eksisterer. Dette gjør du under Felles Begreper og relasjoner Begreper. Begrepet skal ha DM-kode MNEF. 22. september 2016 Side 13 av 61

14 Trinn Handling 2 Begrepsverdi for begrepet SKORT opprettes 3 Begrepet SKORT settes opp som relasjon på standardbegrepet FIRMA (DM=A3) 4 Koble relasjonsverdier for begrep til begrepsverdier for begrep for alle verdier 5 Rapportparametrene vil se slik ut: Side 14 av september 2016

15 Andre rapportparametre Ressurstype Når du benytter denne parameteren til utplukk vil rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) ta med alle ressurser med en Ressurstype knyttet til Ressursgruppe E (Egne). Utplukket begrenses av en eventuell sluttdato på ressursen i tillegg til Status. Rapporten tar ikke med ressurser som har en sluttdato lik eller før rapportdatoen og kun ressurser med status Aktiv. Du kan, dersom du ønsker det, også ta med ressurser med status Parkert. Dersom du velger å ta med parkerte ressurser i rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561), må denne parameteren også krysses av i rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) Merk! Parameteren fungerer kun sammen med utplukksparameteren Ressurstype. Lønnsforslag Ved å huke av for denne parameteren overstyres de andre parametrene som har med utplukket å gjøre. Dette gjelder parametrene Ressurstype og Relasjon utplukk. Avhuket tar rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) med seg alle ressurser som ligger på et lønnsforslag, uavhengig av ressurstyper og sluttdatoer på ressursene. Relasjon for utplukk Du kan angi hvilke ressurser du ønsker skal være med i Utlesing av fødselsnummer (HN561) ved å benytte en relasjon på de aktuelle ressursene. Om ressursene blir med i utlesingen eller ikke avhenger kun av Fra dato og Til dato på denne relasjonen. Ressurstype og eventuell sluttdato som måtte ligge på ressursen, hensyntas ikke. Parameteren overstyrer en eventuell verdi i parameteren Ressurstype. Tekstelement Rapportparameter Parameter_id Verdiforslag Beskrivelse Relasjon utplukk related_attr ESKORT Trinn Handling 1 Begrepet ESKORT må opprettes dersom det ikke eksisterer. Dette gjør du under Felles Begreper og relasjoner Begreper. Begrepet skal ha DM-kode MNET. 22. september 2016 Side 15 av 61

16 Trinn Handling 2 Begrepsverdi for begrepet ESKORT opprettes Merk! Det skal opprettes kun én verdi. Rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) tar med alle ressurser som har denne relasjonen, uavhengig av verdi. Datoen rapporten kjøres må i tillegg være i intervallet Fra dato og Til dato på relasjonen. 3 Begrepet ESKORT settes opp som relasjon på standardbegrepet RESSNR (C0) 5 Rapportparameteren vil se slik ut: Varsel I bestillingen av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) kan du velge hvordan du ønsker å bli varslet når en av dine ansatte endrer skattekort. Varsel sendes på mail til mailadressen oppgitt i RAPPORTINFO og SMS til mobilnummeret. Varsling på mail sendes ca. kl. 5:00 Varsling på SMS sendes ca. kl. 9:00 Følgende varselkoder kan benyttes: 1. Du mottar varsel når en av dine ansatte endrer skattekort. o Du mottar kun varsel for den første dersom det skulle være flere som endrer skattekort i samme periode. Dette er det anbefalte varselet. 2. Benyttes ikke. 3. Du mottar intet varsel. År Fra midten av desember kan skattekortopplysninger for det påfølgende året bestilles og hentes inn. Denne filen skal leses inn med Dato fra satt til XXXX. Merk! Dersom du henter fil flere ganger fordi ansatte får korrigert skattekortet sitt, kan du ikke lese inn flere filer gjeldende fra samme dato. Du kan da velge en hvilken som helst dato bare denne er før første lønnskjøring i januar. Skatteprogrammene i UBW inneholder trekktabeller både for gammelt og nytt år. Dette betyr at det ikke er nødvendig å være ferdig med årsoppgjør og lønnskjøringer for gammelt år før en legger inn nye trekktabeller og leser inn skattekort for nytt år. Merk! Du må alltid hente og lese inn skattekort for nytt år før du starter opp med lønnskjøringer for det nye året. Dette selv om du ikke har fått varsel om at du har ressurser som har endret skattekort. Side 16 av september 2016

17 Ressurser som ikke skal oppdateres Dersom du har ressurser som ligger med kommune 2100 Svalbard og som skal ha «svalbardskatt», kan du unngå å få kommuneinformasjonen endret, ved innlesing av nye skattekort ved å fylle ut egne rapportparametre. Eksempler: Du kan angi to ulike verdier til relasjonsbegrepet. Begrepet må ligge som relasjon på standardbegrepet RESSNR (C0) Ved kjøring av rapporten Innlesing elektroniske skattekort (HN562) lages det en liste over de ressursene hvor skattekortinformasjonen ikke er oppdatert på bakgrunn av disse rapportparametrene. 22. september 2016 Side 17 av 61

18 Andre relasjoner Generelt Relasjonene SKTAB og KOMMUNE må benyttes. Relasjonene sikrer korrekt skattetrekk på ressursene ved skattekortendringer gjennom året. Relasjonen SKATTEKORTID identifiserer versjonen av skattekortet. Merk! Dersom du ikke tidligere har hatt SKTAB og KOMMUNE liggende som relasjon på ressurs MÅ du etter at dette er satt opp, lese inn skattekortopplysninger før du kan kjøre lønn. SKTAB Trinn Handling 1 Begrepet SKTAB (DM=C7) er et standardbegrep i UBW. 2 Begrepet legges opp som relasjon på standardbegrepet RESSNR (DM=C0). Dette gjør du under Lønn og Personal Lønnssystem Faste registre Relasjoner på ressurs. KOMMUNE Trinn Handling 1 Begrepet KOMMUNE (DM=CA) er et standardbegrep i UBW. Begrepsverdier til begrepet KOMMUNE ligger i et eget kommuneregister. Kommuneregisteret vedlikeholdes under Lønn og Personal Lønnssystem Faste registre Kommuneregister og avgiftssone. 2 Begrepet ligger som relasjon på standardbegrepet RESSNR (DM=C0). Dette kan du kontrollere under Lønn og Personal Lønnssystem Faste registre Relasjoner på ressurs. SKATTEKORTID SkattekortId er en unik identifikator som benyttes for å identifisere versjonen av skattekortet til ressursene. Denne er nødvendig for å ha full sporbarhet på endringer. Relasjonen oppdateres automatisk sammen med SKTAB og KOMMUNE ved innlesing av nye skattekortopplysninger. Side 18 av september 2016

19 Trinn Handling 1 Begrepet SKATTEKORTID må opprettes. Dette gjør du under Felles Begreper og relasjoner Begreper. Begrepet skal ha DM-kode MNER. 2 Begrepet SKATTEKORTID legges opp som relasjon på standardbegrepet RESSNR (DM=C0). Dette gjør du under Lønn og Personal Lønnssystem Faste registre Relasjoner på ressurs. Relasjoner på ressurs Ved å bruke relasjonene SKTAB (C7) og KOMMUNE (CA) vil en få historikk på skatteopplysninger når en leser inn nye skattekortopplysninger. Disse legger seg på Relasjonsskillekortet. Lønninfoskillekortet viser siste oppdaterte informasjon. Det er alltid relasjonen som blir benyttet i lønnskjøringen for å finne korrekt trekktabell. Feltet Tabellnr. i skillekort Lønninfo vil kun være informasjon og blir ikke benyttet i skatteberegningen. Lønnskjøringen vil hente den trekktabell (SKTAB) som er gyldig på utlønningsdatoen. Det er utlønningsdatoen angitt i Perioder i lønn som benyttes. 22. september 2016 Side 19 av 61

20 Relasjonene SKTAB og SKATTEKORTID samt skatteprosent (I002) oppdateres med Dato fra lik det som er angitt i rapportparameter Dato fra i Innlesing av elektroniske skattekort (HN562.) Dato til vil alltid være i det påfølgende året. Unntatt fra dette er verdien 9999 i relasjonen SKTAB. Relasjonen vil med denne verdien oppdateres med en Dato til Relasjonen KOMMUNE oppdateres med Dato fra lik det som er angitt i rapportparameteren. Dato til for denne relasjonen vil alltid være Merk! Dette gjelder ikke for ressurser som har frikort. Her vil Dato til alltid settes til i det året frikortet gjelder. Frikort kan ikke benyttes for utbetalinger i Januar året etter. Ressurser med Frikort må søke om dette hvert år. Side 20 av september 2016

21 Verdireferanser/Satser Generelt Dersom en ressurs ønsker å trekke mer skatt enn informasjonen i skattekortfilen tilsier, må det opprettes egne verdireferanser for ekstra forskuddstrekk. En for fast beløp og en for ekstra prosent. Merk! Sats for skatteprosent (verdireferanse I002) må ikke endres fordi den vil bli overskrevet hver gang ny SkattekortId hentes inn. Ekstra skattetrekk (Fast beløp) Ekstra skattetrekk kan legges opp som et fast månedlig beløp. Dette gjør du ved å opprette en egen lønnart for dette. Lønnarten kobles mot en begrep som legges opp på de ressursene som skal trekke et fast beløp i ekstra forskuddstrekk i måneden. Satsen legges opp som en individuell verdireferanse på de aktuelle ressurser. Nedenfor vises hvordan du kan legge opp til Ekstra skattetrekk som et fast beløp. Trinn Handling 1 Verdireferanse for Ekstra skattetrekk (fast beløp) må opprettes dersom den ikke eksisterer. Verdireferanser definerer du under: Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter Verdireferanser/Satser/Saldi Verdireferanser. 2 Begrepsverdi for ekstra skattetrekk opprettes til begrepet DIVTREKK, DM-kode MNSG. Begrepsverdier oppretter du under: Felles Begreper og relasjoner Begrepsverdier. Sjekk at begrepet DIVTREKK ligger som relasjon på ressurs. 3 Lønnart for Ekstra skattetrekk (Fast) må opprettes dersom den ikke eksisterer. Lønnarter oppretter du under: Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter Lønnartskatalog. 22. september 2016 Side 21 av 61

22 Trinn Handling 4 Koble lønnarten til begrepet DIVTREKK og begrepsverdien XSKATT. 5 Begrepsverdien XSKATT legges opp på de aktuelle ressurser. Side 22 av september 2016

23 Trinn Handling 6 Sats for verdireferanse I105 Ekstra skattetrekk legges inn på de aktuelle ressurser. Ekstra skattetrekk (Prosent) For ressurser med prosenttrekk kan Ekstra skattetrekk også legges opp som et ekstra prosenttrekk i tillegg til I002 - Skatteprosent. Dette gjør du ved å opprette en egen lønnart som beregner en tilleggsprosent. LTA type bør være Kategori og Datogrense Transaksjonsdato. Transaksjonsdato gjør at det kan være ulike satser i løpet av en mnd. Lønnarten kobles mot en begrep som legges opp på de ressursene som skal trekke ekstra forskuddstrekk prosent. Satsen legges opp som en individuell verdireferanse på de aktuelle ressurser. Trinn Handling 1 Verdireferanse for Ekstra skattetrekk prosent må opprettes dersom den ikke eksisterer. Verdireferanser definerer du her: Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter Verdireferanser/Satser/Saldi Verdireferanser. 2 Begrepet EKSTRASKATT opprettet dersom det ikke eksisterer. DMkoden skal være MNTV. Begreper oppretter du her: Felles Begreper og relasjoner Begreper. 3 Begrepsverdi til begrepet EKSTRASKATT opprettes. Begrepsverdier oppretter du her: Felles Begreper og relasjoner 22. september 2016 Side 23 av 61

24 Trinn Handling Begrepsverdier. Det er ikke nødvendig å opprette verdien NEI 4 Begrepet EKSTRASKATT legges opp som relasjon på ressurs. Dette gjør du her: Lønn og Personal Lønnssystem Faste registre Relasjoner på ressurs. 5 Lønnart for Ekstra skattetrekk prosent opprettes dersom den ikke eksisterer. Lønnarter oppretter du her: Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter Lønnartskatalog. Side 24 av september 2016

25 Trinn Handling 6 Koble lønnarten til begrepet Ekstraskatt og begrepsverdien JA. 7 Begrep EKSTRASKATT legges opp som relasjon på de aktuelle ressurser med verdien Ja. 8 Sats for verdireferanse I125 Ekstra skattetrekk prosent legges inn på de aktuelle ressurser. 22. september 2016 Side 25 av 61

26 Andre parametre Generelt Andre parametre som er i bruk i denne rapporten er beskrevet i dette kapittelet. Systemparametre defineres under Oppsett Systemadministrasjon System oppsett Oppsett parametre Oppsett parametre. Systemparametrene kan også defineres på firmanivå. Dette gjør du under Lønn og Personal Lønnssystem Systemoppsett Systemparametre Lønn. Systemparametre som er definert under Systemadministrasjon kan også deaktiveres på firmanivå. Systemparameter NO_PR_TAX_UPDATE Alle ressurser som har et bi-arbeidsforhold i bedriften, må legges opp med en dummy-tabell med verdi Feltet Tabellnr i Lønninfoskillekortet og relasjonen SKTAB oppdateres ikke ved innlesing av nye skattekort dersom ressursen har tabellnummer likt det som er angitt for denne systemparameteren. Trinn Handling 1 Parameteren NO_PR_TAX_NOUPDATE opprettes dersom den ikke eksisterer. Tabellen som er angitt i systemparameter NO_PR_TAX_NOUPDATE, må opprettes som en Dummy-tabell på begrepet SKTAB (må være en ikke-eksisterende skattetabell) 2 Legg inn verdien i parameteren i feltet Tabellnr i skillekortet Lønninfo på ressurser som har et bi-arbeidsforhold i bedriften. Systemparameter NO_PR_E_SKORT Når systemparameteren NO_PR_E_SKORT er aktivert (boksen På/av er avkrysset) genereres fil med korrekt filformat og rapporttypen E-skattekort blir tilgjengelig i nedtrekksmenyen i vinduet Overføre til Altinn. Side 26 av september 2016

27 Systemparameter NO_PR_E_SKORT_FRIKORT Systemparameter som bestemmer hva som skal skje med restsaldo og datoer når en ressurs går over fra Frikort til et vanlig tabell- eller prosentkort. Følgende verdier er gyldige: Ikke slått på. Slått på med verdi 1. Slått på med verdi 2. Slått på uten verdi. Restverdi på saldoreferansen S001 Frikortgrense settes til 0,00 Dato til på saldoreferansen S001 Frikortgrense settes til datoen før nytt tabell- eller prosentkort skal gjelde fra. (Angitt i parameteren Dato fra i bestillingen av Innlesing av elektroniske skattekort (HN562)) Det gjøres ingenting med restsaldo og dato. Behandles som ikke slått på. Når systemparameteren NO_PR_E_SKORT_FRIKORT er definert behandles restsaldo og datoer i henhold til angitt verdi. 22. september 2016 Side 27 av 61

28 Manuell henting av E-skattekort Generelt Nyansettelser Benyttes ved nyansettelser og ellers når du har behov for nye skattekortopplysninger uten å sende fil med forespørsel på alle. For å få registrert en nyansatt med alle relevante data, kan elektronisk skattekort hentes manuelt direkte i Altinn-portalen. Skjemaet som skal benyttes i Altinnportalen heter RF Merk! Du kan også sende over fil med alle ansatte og få skattekortopplysningene lest inn som ellers. Vær bare oppmerksom på at opplysningene da ikke er tilgjengelig på ressursen før ny fil er hentet inn. Manuell henting av skattekortopplysninger Har du behov for nye skattekortopplysninger uten å sende forespørsel for alle på fil, kan RF-1307 benyttes. Du har i Altinnportalen mulighet til å registrere inntil 10 fødselsnumre og få svar umiddelbart i meldingsboksen i Altinn. Merk! Pass på at du ikke registrerer opplysningene du henter manuelt med en Dato fra som er senere enn den du vil benytte når du leser in skattekortfil neste gang. Gjør du det, vil rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) stoppe med en feilliste Dato fra er benyttet tidligere. Bestill rapporten med en senere dato. Side 28 av september 2016

29 Ulike typer skattekort Generelt Det finnes flere typer skattekort. Nedenfor beskrives hvordan de ulike variantene håndteres i løsningen. Tabellkort For ressurser som har Tabellkort vil tabellnummeret i filen oppdatere feltet Tabellnr på ressursens Lønninfoskillekort. Verdireferanse for skatteprosent (I002) oppdateres med prosentsatsen i filen. Dersom en annen arbeidsgiver også har hentet skattekort for en person som har tabellkort, vil dette være markert på PDF-utskriften med en J i kolonnen TF. Du må da avklare med ressursen om du er hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver. Er du biarbeidsgiver må Tabellnr på ressursens Lønninfoskillekort oppdateres manuelt med tabellnummer Se avsnitt Systemparameter NO_PR_TAX_UPDATE side 26, for detaljer. Neste gang du leser inn nye skattekortopplysninger vil det også vises en J i kolonnen TF, men det vil også stå BISTILL i kolonnen Varsel og tabell fra filen vil ikke oppdateres på ressursen. Prosentkort For ressurser som har Prosentkort, vil verdireferanse for skatteprosent (I002) oppdateres med verdien i filen. Frikort med beløpsgrense For ressurser som har Frikort med beløpsgrense oppdateres saldoreferanse Frikortgrense (S001) med beløpsgrensen ved innlesing av skattekortopplysninger. Fribeløpets størrelse vil du kunne se i egen kolonne på PDF-utskriften. 22. september 2016 Side 29 av 61

30 Ved endring i beløpsgrensen oppdateres en egen tabell med historikk. Merk! Du må aldri manuelt korrigere verdier i kolonnen for Oppr. verdi. på saldoreferansen Frikortgrense (S001). Denne må kun oppdateres via innlesing av fil fra Skattedirektoratet. Hvis ikke vil historikken bli feil. Frikort leses alltid inn med Dato til i det året det gjelder for. Dato fra hentes fra rapportbestillingen. Merk! Dersom en ressurs går over fra Frikort til Prosent-/tabellkort vil et eventuelt restbeløp behandles i henhold til systemparameteren NO_PR_E_SKORT_FRIKORT. Les mer om systemparameteren i kapittelet Andre parametre, side 27. Du kan også lese mer om Frikort og hvordan dette fungerer i kapittelet Hvordan fungerer Frikortløsningen, side 34 Frikort uten beløpsgrense Enkelte personer som mottar trygdeytelser kan få frikort uten beløpsgrense. Dette brukes kun hos NAV. Da disse frikortene er uten beløpsgrense vil du måtte legge inn en fiktiv grense i verdireferanse Frikortgrense (S001). Dette kan du gjøre ved å benytte rapportparameteren Beløpsgrense i bestillingen av rapporten Innlesing elektroniske skattekort (HN562). Beløpet du angir må være et beløp som er høyere enn forventede utbetalinger. Det skrives en egen side i PDF utskriften over disse ressursene. Benytter du ikke denne rapportparameteren kan du oppdatere de ressursene dette gjelder individuelt i skjermbildet Saldi pr ressurs. Grensegjengere Ved utlønning i en grensekommune skal 10 % skattetrekk benyttes. Ved utlønning i en annen kommune skal prosentsatsen i skattekortet benyttes. Rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) oppdaterer ressursene med verdiene fra skattekortet. Merk! Dersom 10 % skattetrekk skal benyttes må ressursen oppdateres manuelt. PDF-utskriften har egen side for Grensegjengere. Side 30 av september 2016

31 Kildeskattpensjonister Rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) oppdaterer ressursene med informasjon fra skattekortet. PDF-utskriften har egen side for Kildeskattpensjonister. Merk! Dette skattekortet er ikke gyldig for lønnsinntekt, kun pensjonsutbetalinger. 22. september 2016 Side 31 av 61

32 Enklient Generelt Løsningen fungerer for enklientoppsett i utgangspunktet på samme måte som for ordinære oppsett. Forskjellen er at du ved å benytte enklientsparametrene i rapportbestillingen ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561), vil få en generert en fil hvor foretaksnumrene i filen vil være det/de foretaksnumrene det er registrert lønn på for de enkelte ressursene. Benytter du ikke enklientsparametrene, er det foretaksnummeret som ligger i Firmaopplysninger under Felles som vil bli benyttet i filen. Det er behandlingen av Frikort med beløpsgrense som er ulikheten i de to valgene. Det anbefales at løsningen uten bruk av enklientsparametre benyttes og at det lages et informasjonsskriv til de ansatte hvor de får opplyst foretaksnummeret du har liggende i Firmaopplysninger og hvor de blir bedt om å fordele frikortbeløpet til dette nummeret. Du kan da kjøre utlesing av fødselsnummer uten enklientsparametrene og alltid få hentet inn totalt frikortbeløp. Generering av fil ved bruk av enklientsparametre Dersom du velger å hente skattekortopplysninger pr. foretak må det være kjørt et lønnsforslag slik at rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) vet hvilke ressurser og hvilke foretak som er aktuelle. Det er da kun ressurser som er med i dette lønnsforslaget som vil bli med i filen til skattedirektoratet. I dette tilfellet må du fylle i enklientsparametrene i rapportbestillingen. Denne løsningen kan være utfordrende med tanke på at ressursene kan ha fordelt frikortbeløpet sitt til ulike foretak og kanskje arbeider litt i et foretak den ene måneden og litt i et annet den neste. Merk! Det er kun én saldo for frikortbeløp pr. ressurs. Fordi skattekort/frikort hentes inn kun for ressurser som ligger i et lønnsforslag, vil restverdi på saldo frikort kunne variere fra måned til måned for ressurser som arbeider i ulike foretak. Eksempel: En ressurs har fordelt kr til Foretak1 og kr til Foretak2. Den ene måneden arbeider han/hun bare i et av foretakene og den neste i det andre. Når fødselsnummer leses ut, vil filen kun inneholde fødselsnummeret og foretaksnummeret til det foretaket som er med i lønnsforslaget. Måned 1: Lønnsforslag er kjørt og ressursen har transaksjoner kun i Foretak1. Ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) lages det en rad med fødselsnummeret og foretaksnummeret til Foretak1. Frikortbeløpet kommer i retur (kr ) og det brukes kr av det. Kolonnen Oppr.verdi vil være kr Det er utbetalt trekkfritt kr så kolonnen Restverdi vil være kr etter at lønn for perioden er godkjent. Side 32 av september 2016

33 Måned 2: Lønnsforslag er kjørt og ressursen har transaksjoner kun i Foretak2. Ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) lages det en rad med fødselsnummeret og foretaksnummeret til Foretak2. Frikortbeløpet kommer i retur (kr ). Dette beløpet vil erstatte beløpet i kolonnen Oppr.verdi. Beløpet i kolonnen Restverdi vil da bli justert med beløpet som er utbetalt trekkfritt forrige måned. Ny restverdi vil da bli til kr Det utbetales i måned 2 trekkfritt kr Restverdi vil da være kr. 0 etter at lønn for perioden er godkjent. Måned 3 Lønnsforslag er kjørt og ressursen har transaksjoner i både Foretak1 og Foretak2. Ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) lages det en rad med fødselsnummeret og foretaksnummeret til Foretak1 og en rad med fødselsnummer og foretaksnummer til Foretak2. Frikortbeløpet som kommer i retur vil da være kr (Foretak1) + kr (Foretak2) = kr Dette beløpet vil erstatte beløpet i kolonnen Oppr.verdi. Beløpet i kolonnen Restverdi vil da bli justert med beløpet som er utbetalt trekkfritt tidligere måneder. Ny restverdi vil da bli til kr ( ). Det utbetales i måned 3 trekkfritt kr Restverdi vil da være kr etter at lønn for perioden er godkjent. Måned 4 Lønnsforslag er kjørt og ressursen har transaksjoner kun i Foretak2. Ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561) lages det en rad med fødselsnummeret og foretaksnummeret til Foretak2. Frikortbeløpet som kommer i retur vil da være kr Dette beløpet vil erstatte beløpet i kolonnen Oppr.verdi. Beløpet i kolonnen Restverdi vil da bli justert med beløpet som er utbetalt trekkfritt tidligere måneder. Ny restverdi vil da bli til kr. 0. ( ). Ressursen vil i denne lønnskjøringen bli trukket 50% skatt. Dette skjer fordi det kun er en saldo for frikort pr. ressurs. Det kan ikke tas vare på beløpet fra det andre foretaket da ressursen kan ha fordelt dette beløpet videre til et annet foretak. 22. september 2016 Side 33 av 61

34 Hvordan fungerer Frikortløsningen Hva og hvordan ressurser med frikort med beløpsgrense Ressursen må selv søke om frikort på samme måte som før. Ved årets begynnelse kan han/hun, via skatteetatens portal fordele hele eller deler av fribeløp til ulike arbeidsgivere. Dersom ressursen ikke fordeler beløpet på forhånd, vil den første arbeidsgiver som spør etter skattekort få hele fribeløpet. Den neste arbeidsgiveren som spør får 0 i beløp, og ressursen blir varslet elektronisk fra skatteetaten om at han/hun må fordele fribeløpet sitt. Dersom ressursen ikke fordeler fribeløpet, men likevel arbeider hos arbeidsgiveren som har fått 0 i beløp, så skal denne trekke 50 % skatt av det ressursen tjener der. Ressursen kan, via skatteetatens portal når som helst endre fordelingen av fribeløpet etter at en arbeidsgiver først har fått frikortet med eller uten beløp. Da vil arbeidsgiver få et nytt frikort (med nytt beløp). Dersom ressursen setter beløpet ned til mindre enn det han/hun allerede har tjent, risikerer han/hun restskatt. Arbeidsgiver må heretter trekke 50 % skatt. Hva og hvordan arbeidsgiver som har ressurser med frikort med beløpsgrense Du som arbeidsgiver, etterspør skattekort på vanlig måte for alle. For ressurser med frikort får du en beløpsgrense i retur sammen med frikortet. Dersom lønnen blir høyere enn beløpet på frikortet, skal du trekke 50 % skatt av det overskytende. Når ressursen endrer beløpsgrensen, får du et varsel slik at du skal hente endrede skattekort før neste lønnskjøring. Dersom du mottar et nytt frikort med en lavere beløpsgrense enn det du allerede har betalt ut i lønn, skal du deretter trekke 50 % skatt i alle utbetalinger. Når du må trekke 50 % i skatt, bør du varsle den ansatte slik at han/hun kan skaffe seg et nytt skattekort. Side 34 av september 2016

35 Overføring til Altinn Generelt Nedenfor beskrives de ulike seksjoner i vinduet Overføring til Altinn. Videre beskrives gangen i prosessen med innhenting av E-skattekort. Overføring til Altinn UBW har laget et skjermbilde som kan brukes til å logge seg på Altinn, sende inn en forespørsel og hente ut oppdaterte skattekortopplysninger. Merk! Det må gis tilgang til menypunktet for de som skal kunne sende inn forespørsel på endrede og nye elektroniske skattekort via Altinn. Forklaring til boksen Altinn kommunikasjon Altinn kommunikasjon Beskrivelse Login Åpner pop-up boks for innlogging til Altinn. Denne endres til Logout når du er pålogget Altinn. Send til Altinn Er inaktiv så lenge du ikke er innlogget i Altinn. Sjekk kvittering Altinn Er inaktiv så lenge du ikke er innlogget i Altinn. Behandlingstid Er inaktiv så lenge du ikke er innlogget i Altinn. Oppsett FagsystemID Her kobler du sammen fagsystemid og foretak. Forklaring til boksen Informasjon Informasjon Beskrivelse Bruker Pålogget bruker FagsystemID Pålogget fagsystemid Tid Gjenstående tid før du blir logget ut automatisk. * Melding Melding fra Altinn ved pålogging. * Gjenstående tid for hver nye forespørsel som sendes til Altinn. Henting av kvittering fornyer ikke tiden. Maks tid pr. fornyelse er 30 min. Denne tiden er en del av sikkerhetsoppsettet fastsatt av Altinn. Status Status Altinn-kommunikasjon. Behandlingstid Gir en pekepinn på hvor lang tid det tar før du kan forvente å få hentet kvittering fra Altinn på forespørselen og arkiv ref. i retur. Denne tiden er kun omtrentlig. Du kan gjerne forsøke å hente kvittering/arkiv ref. før. 22. september 2016 Side 35 av 61

36 Forklaring til boksen Meldinger. Meldinger Beskrivelse Løpende meldinger fra Altinn. Her vises også versjonsnummer av programmet, hvem som har logget inn og når. Viser at pinkode er oppdatert, at en fil er sendt til Altinn, og at Altinn har sendt en kvittering tilbake. Viser også at status på innsendt fil så langt er OK. Dette er eksempler. Alle meldinger fra Altinn vises her. Forklaring til boksen Søk. Kolonnenavn Rapporttype Status År Termin Firma FagsystemID Forklaring Tilgjengelige rapporttyper er: Terminoppgave skattetrekk E-skattekort HMS Fraværsoppfølging Bruk nedtrekksmenyen og velg. Mulige statuser er: Ikke sendt Sendt, OK Sendt, Feil Venter på svar Alle Bruk nedtrekksmenyen og velg. Aktuelt år. Bruk nedtrekksmenyen og velg. Blankt valg gir alle. Ikke aktuell for rapporttypen E-skattekort. Blankt valg skal velges. Klientkode i UBW Bruk nedtrekksmenyen og velg. Blankt valg gir alle. En bestemt FagsystemID knyttet til foretaksnumre. Bruk nedtrekksmenyen og velg. Blankt valg gir alle. Side 36 av september 2016

37 Forklaring til kolonner i tabellen. Kolonnenavn Zoom Vedlegg Firma Foretaksnummer. Firmanavn År Rapportdato Innsendt dato Hentet returfil Oppdatert ressurs Statusmelding Kvitteringsnummer Altinn Forklaring Her kan du hente opp xml-fil, meldinger fra Altinn og kvitterings-xml fra Altinn. Aktiveres når du er logget på Altinn og kvittering på forsendelsen er hentet. Merk! Kvittering i denne sammenheng er kvittering fra Altinn om at de har mottatt filen. Dette må ikke forveksles med returfilen fra SKD som inneholder skattekortopplysningene. Returfil fra SKD leses inn ved å klikke på denne knappen når du har mottatt melding fra Altinn om at du har en ny forsendelse fra Skattedirektoratet. Klientkode hentet fra Firmaopplysninger. Organisasjonsnummer hentet fra Firmaopplysninger. For Enklient, fra begrepsverdi for FORETAK. Navnet på foretaket hentet fra Firmaopplysninger. For Enklient, fra begrepsverdi for FORETAK. Året rapporten gjelder for. Dato og klokkeslett for når rapporten er kjørt og filen generert Dato og klokkeslett for når filen er oversendt Altinn. Dato og klokkeslett for når returfil er lest inn. Dato og klokkeslett for når rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) er kjørt og ressursrelasjonene oppdatert. Status for oppgaven. De mest vanlige er: Hovedoppgave, ikke sendt Innsendt, avventer svar Innsendt og arkivert i Altinn Innsendt og arkivert i Altinn. Avventer respons fra etaten Innsendt og arkivert i Altinn. Hentet og lagret respons fra etaten Sendingens referansenummer som følger filen inntil den er ferdigbehandlet. 22. september 2016 Side 37 av 61

38 Kolonnenavn Arkivreferanse Altinn Forklaring Referansenummer som tildeles forespørselen når den er ferdigbehandlet. Referansenummeret vil du finne igjen i Altinn i Min meldingsboks. Arkivstatus Altinn Bruker Sist oppdatert Batch Id Alternativene er: OK Forespørselen er levert og arkivert i Altinn. Tildelt referansenummer i Altinn vises i kolonne Arkivreferanse. UnExpectedError Klikk i Zoom-kolonnen og velg fanen Meldinger. ValidationFaild Klikk i Zoom-kolonnen og velg fanen Meldinger. Rejected Klikk i Zoom-kolonnen og velg fanen Meldinger. Brukeren som har kjørt rapporten. Dato for siste endring. Unik Id for filen. Pålogging til Altinn fra UBW Merk! Alle brukere må registrere mobilnummer i Altinn for å kunne motta engangskode ved pålogging på SMS. Dette kan gjøres i Altinn-portalen under menypunkt Min profil Innloggingsinformasjon. Trinn Handling 1 Hent opp vinduet Overføre til ALTINN. Dette finner du under menypunktet Elektroniske skattekort både under Lønnssystem og under Reise-/Personreskontro. Side 38 av september 2016

39 Trinn Handling I Reise-/Personreskontroen finner du det her: 2 Klikk på Login-knappen og velg innloggingsmetode. Legg inn ditt fødselsnummer og ditt personlige passord. Passordet du må benytte er det som er registrert under Min profil Innloggingsinformasjon i Altinnportalen. eller 3 Velg fagsystemid en til selskapet du skal sende på og velg Logg inn. Du kan bruke mus og klikke eller bruke entertasten på tastaturet. Dersom du med valget Logg inn, får en feilmelding (eksempel vist under) sjekk om Altinn-portalen er nede. Dersom dette ikke er tilfelle må du ta kontakt med IT-ansvarlig hos deg. Da er det noe feil med oppsettet og kommunikasjonen med Altinn 22. september 2016 Side 39 av 61

40 Trinn Handling 4 Har du valgt Passord og engangskode på SMS (melding kommer nederst i vinduet om hvilkt telefonnummer engangskoden er sendt til) legger du inn denne i feltet Pinkode. Velg så OK. Du kan bruke mus og klikke eller bruke entertasten på tastaturet. 5. Har du valgt Engangskode fra Altinn-brev, legger du inn riktig kode fra engangskodebrevet i feltet Pinkode. Koden du skal benytte, finner du i meldingen som kommer nederst i vinduet. Velg så OK. Du kan bruke mus og klikke eller bruke entertasten på tastaturet. Hvordan sende inn og hente filer med endrede skattekortopplysninger i Altinn. Følgende forutsetninger gjelder: Det må være opprettet FagsystemID i Altinn for innsendende selskap. Personen som skal sende inn forespørselen(e) må være tildelt de korrekte rettigheter i Altinn. Dersom det skal sendes inn forespørsel for flere foretak samtidig må tilganger og systeminnsending være tildelt innsendende selskap. Utlesing av fødselsnummer (HN561) må være kjørt. Radene vil kunne ses i tabellen i vinduet Overføre til Altinn. FagsystemID må være koblet til foretak på samme måte som i Altinn. For tildeling av rettigheter i Altinn; se egen dokumentasjon Registrering av datasystem og rettigheter i Altinn. Side 40 av september 2016

41 Trinn for trinn (overføre fil) Nedenfor følger en trinn for trinn veiledning i hvordan sende inn og hente kvittering for E-skattekort i Altinn, direkte fra UBW. Trinn Handling 1 Åpne vinduet Overføring til Altinn og logg inn som beskrevet under Pålogging til Altinn. 2 Sjekk at kommunikasjonen med Altinn er OK ved å klikke på knappen Dersom kommunikasjonen er OK vises det behandlingstid i minutter i informasjonsboksen. Dersom ikke kommunikasjonen er OK vil feilmeldinger vises i meldingsboksen. Klikk på knappen og start med trinn 1 igjen. Dersom du ikke får kontakt med Altinn, ta kontakt med Kundeservice. Hvis du har fått en melding i boksen Meldinger, klipper du ut denne og limer den inn i en mail som ved forespørsel kan sendes til Kundeservice. 3 Velg E-skattekort i nedtrekksmenyen rapporttype i boksen Søk og tast Finn (F7) for å fylle tabellen. Standard-visning er forespørsler med Statusmelding Hovedoppgave ikke sendt. Bruk nedtrekksmenyene i boksen Søk for å hente fram andre statuser om du ønsker det. 4 Marker raden. Klikk så på knappen. Du vil se løpende meldinger i boksen Meldinger I tillegg vil kolonnene Innsendt dato, Statusmelding og Kvitteringsnr oppdateres med verdier. 5 Tast Finn (F7) for å oppdatere vinduet og linjene forsvinner fra visningen Ikke sendt. Endre verdi i nedtrekksmenyen Status til Venter på svar og tast Finn (F7) for oppdatering av vinduet. Nå vises kun de rader som er sendt 22. september 2016 Side 41 av 61

42 Trinn Handling inn, men som ikke er ferdigbehandlet og hentet kvittering/arkiv.ref. på. 6 Det anbefales at du henter kvittering/arkivreferanse mens du allikevel er pålogget Altinn. Dette er kun en kvittering på at du har sendt over en fil. Du må ha hentet inn kvittering fra Altinn for å kunne laste inn returfil fra Skattedirektoratet. Det sendes ut returfiler fire ganger i døgnet. For å hente kvittering/arkivreferanse fra Altinn klikker du på knappen Du vil se løpende meldinger i boksen Meldinger Merk! Dersom du ikke får hentet kvittering mens du er pålogget Altinn må du neste gang du forsøker, benytte samme FagsystemID du benyttet da filen ble sendt. Ved henting av returfil er det mulig å benytte en annen ID med korrekte rettigheter. 7 Tast Finn (F7) for å oppdatere vinduet og linjene forsvinner fra visningen Venter på svar. Gjør de ikke det, må du vente noen minutter og forsøke på nytt. Hvor lang tid dette tar er avhengig av hvor stor belastningen er i Altinn. Tast Finn (F7) for å oppdatere vinduet mellom hvert forsøk. Når linjene forsvinner endrer du verdi i nedtrekksmenyen Status til Sendt, OK og taster Finn (F7). Nå vises alle rader som er sendt inn og arkivert i Altinn. Legg merke til at kolonnene Arkivstatus og Arkivreferanse er oppdatert med verdier. Kolonnen Vedlegg har også fått aktivert en ny knapp Hente fil. Arkivreferansen vil du finne igjen i Altinn. Hvordan hente inn nye skattekortopplysninger og oppdatere ressursene Følgende forutsetninger gjelder: Utlesing av fødselsnummer (HN561) må være kjørt, fil må være overført og kvittering må være hentet som beskrevet over. Du har fått melding/mail fra Altinn om forsendelse fra skattedirektoratet. Trinn for trinn (hente returfil) Nedenfor følger en trinn for trinn veiledning i hvordan hente inn returfil med skattekortopplysninger fra skattedirektoratet via Altinn direkte fra UBW. Trinn Handling 1 Åpne vinduet Overføring til Altinn og logg inn som beskrevet under Pålogging til Altinn. Side 42 av september 2016

43 Trinn Handling 2 Sjekk at kommunikasjonen med Altinn er OK ved å klikke på knappen Dersom kommunikasjonen er OK vises det behandlingstid i minutter i informasjonsboksen. Dersom ikke kommunikasjonen er OK vil feilmeldinger vises i meldingsboksen. Klikk på knappen og start med trinn 1 igjen. Dersom du ikke får kontakt med Altinn, ta kontakt med Kundeservice. Hvis du har fått en melding i boksen Meldinger, klipper du ut denne og limer den inn i en mail som ved forespørsel kan sendes til Kundeservice. 3 Velg E-skattekort i nedtrekksmenyen rapporttype i boksen Søk og tast Finn (F7) for å fylle tabellen. Standard-visning er forespørsler med Statusmelding Hovedoppgave ikke sendt. Bruk nedtrekksmenyene i boksen Søk for å hente fram linjer med status Sendt, OK. 4 Klikk på knappen Hente fil på den aktuelle linjen. Du vil se løpende meldinger i boksen Meldinger 5 Tast Finn (F7) for å oppdatere vinduet. Knappen Hente fil i kolonnen Vedlegg forsvinner fra visningen og kolonnen Hentet returfil og Statusmeldinger oppdateres med nye verdier. Filen med skattekortopplysninger lagres i dokumentarkivet. Oppdatere ressursene med ny skattekortinformasjon Rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) henter filen i dokumentarkivet og oppdaterer ressursenes relasjoner med nye verdier. Dersom verdien på relasjonen SKATTEKORTID er den samme som på filen, vil ingen verdier endres. Dersom skattekortid en i filen er ulik verdien på relasjonen SKATTEKORTID vil ressursens relasjoner/verdireferanse oppdateres med de nye verdier. Det er kun relasjonen/verdireferansen som er endret som endres. (SKTAB, KOMMUNE og Skatteprosent (I002)) 22. september 2016 Side 43 av 61

44 I vinduet Overføring til Altinn vil kolonnen Oppdatert ressurs oppdateres med nye verdier og kolonnen Statusmelding vil være blank. Side 44 av september 2016

45 Datokontroll Verdt å vite Rapporten Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) kan ikke bestilles med parameteren Dato fra lik eller før Dato fra på sist innleste fil. Om du legger inn skattekortopplysninger på en ny ressurs manuelt, må du passe på å ikke legge inn Dato fra som er senere enn datoen du vil benytte ved innlesing av neste e- skattekortfil. Rapporten vil da stoppe og en feilliste vil bli produsert. Du må bestille rapporten med en Dato fra som er senere enn høyeste Dato fra på de aktuelle ressurser, eller endre datoen på ressursene. Flere ut-filer Det er fullt mulig å lese ut og overføre flere filer for samme periode. Dersom du for eksempel har lest ut tre ulike filer basert på ulike ressurstyper, overfører du disse til Altinn samtidig. Merk! Når du får svar og skal hente inn returfilene, er det viktig at du henter inn kun én fil og oppdaterer ressursene med rapporten Innlesing elektroniske skattekort (HN562) før du henter inn en ny fil og gjør det samme. Dersom du henter inn alle tre filene før du kjører Innlesing elektroniske skattekort (HN562) vil kun endringer fra den sist hentede filen oppdateres på ressursene. Ressurser med hemmelig adresse Det finnes personer som lever skjult og med hemmelig adresse. Skattekortfilen vil for disse ressursene ikke inneholde kommuneinformasjon. (Kommunenummer i skattekortfilen har verdien 0000). Du må sjekke med personen hvilken kommune som er korrekt og oppdatere manuelt på ressursen i skillekortet Lønninfo. For ressurser som kommer med verdien 0000 i kommunefeltet i skattekortfilen, vil kommuneinformasjonen ikke endres. Ressursene er markert i PDF en med en stjerne (*) og kommuneinformasjonen fra lønninfoskillekortet vises på utskriften. I tillegg listes ressursene det gjelder på en varselliste. 22. september 2016 Side 45 av 61

46 Merk! Dersom du har samme fødselsnummer knyttet mot flere ressursnummer og kommuneinformasjonen som ligger på disse er ulik, vil alle ressursnumrene bli oppdatert med det laveste av disse kommunenumrene. Det er dette kommunenummeret som vises på alle ressursnumrene i listen (HN562A). Fra bi- til hovedarbeidsgiver Dersom du har ressurser som er registrert med tabellnummer 9999, betyr dette at du er biarbeidsgiver og at prosentsatsen i skattekortfilen skal benyttes ved skatteberegningen. Hvis du går over fra å være biarbeidsgiver til å bli hovedarbeidsgiver må ressursens lønninfoskillekort oppdateres manuelt. Dette gjør du ved å fjerne verdien 9999 i tabellnummerfeltet og erstatte den med et reelt tabellnummer eller la det være blank. (Prosentsats benyttes) Det produseres en egen liste over ressurser som har verdien 9999 i tabellnummerfeltet hver gang du leser inn nye skattekortopplysninger. Listen inneholder alle verdier i skattekortfilen slik at det er enkelt å finne informasjon om tabell når du ikke lenger er biarbeidsgiver. Side 46 av september 2016

47 Rapport/fil Rapport Følgende rapporter produseres: Utlesing av fødselsnummer (HN561) Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) I tillegg produseres ulike varsel- og feillister De produserte rapportene viser et uttrekk av innholdet i filene. Rapportene kan hentes opp og skrives ut i vinduet Ajourhold rapportbestilling. HN561 Utlesing av fødselsnummer Rapporten viser følgende informasjon; Antall ansatte som er med på filen Antall ansatte registrert i ansattregisteret Antall ansatte med annen status enn N Antall ansatte med annen ressurstype enn det en har bestilt rapporten for Antall ansatte med fødselsnummer ulik 11 siffer Antall ansatte med annen lønnsstatus enn N I tillegg blir det skrevet feil-/varsellister dersom Flere firma har samme foretaksnummer Flere ansatte har samme fødselsnummer Ansatte har ugyldig fødselsnummer Ansatte ikke har tilknytning til kommune i Ressursregisteret. 22. september 2016 Side 47 av 61

48 HN562 Innlesing av elektroniske skattekort Ulike varsellister Listen viser de ressurser som ligger på et lønnsforslag. Ressursene blir oppdatert med nye skattekortopplysninger, men lønnsforslaget må slettes og kjøres på nytt for at de nye dataene skal bli tatt hensyn til. Side 48 av september 2016

49 Oppsummeringsliste Listen viser en oppsummering av innholdet i returfilen. Returfilen skal inneholde like mange rader som ble produsert ved kjøring av rapporten Utlesing av fødselsnummer (HN561). Det er kun ressurser med ny skattekort-id som vil bli oppdatert med informasjonen fra filen. Fil Utlesing av fødselsnummer (HN561) produserer en XML og et.txt vedlegg. Disse finner du i dokumentarkivet. Ved henting av fil i Altinn blir.txt vedlegget med oppdatert informasjon fra SKD, lagret i dokumentarkivet. Innlesing av elektroniske skattekort (HN562) henter det oppdaterte.txt vedlegget i dokumentarkivet. Sending Det er Skattedirektoratet som er mottaker av filen og som oppdaterer vedlegget og returnerer det med nye opplysninger. Det er Altinn som benyttes som kommunikasjonsportal. Eksempel XML-fil Eksempel.txt-vedlegg (HN561) 22. september 2016 Side 49 av 61

50 Eksempel.txt-vedlegg med returdata Side 50 av september 2016