Møtebok styret Kommunerevisjon IKS Valdres Hallingdal

Transkript

1 Møtested : Fagernes Møtedato : 2.desember 2011 Møtetidspunkt : kl Sak 05-07/2011 Følgende deltok i møtet : Ottar Martinsen Leder Oddmund Jordheim Nestleder Kari Tyldum Medlem Asmund Wold Medlem Ingrid Skår Medlem Åge Sandsengen Revisjonssjef Varslet fravær : (varamedlem ble ikke innkalt) Else K Berg Tafjord Medlem Neste møte : Etter nærmere avtale Saksliste: Drøftingssak Lønnspolitiske retningslinjer for selskapet Sak 05/2011 Fastsetting av endelig arbeidstid for selskapets ansatte Sak 06/2011 Godkjenning av virksomhetsplan 2012 Sak 07/2011 Fastsetting av lønn til daglig leder med virkning fra Sak 08/2011 Godkjenning av budsjett 2012 og øk.plan Eventuelt Orienteringssaker : Revisjonssjef orienterer om status i virksomheten Innkalling og saksliste. Godkjent, enstemmig. Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 1 av 6 Mob.tlf

2 Drøftingssak: A. Lønnspolitiske retningslinjer for selskapet Styret fastsatte i sak 3/2010 følgende retningslinjer for lønnsutvikling: Ad 5) Styret mener at lønnsutvikling skal være et resultat av flere momenter som formell kompetanse, reell kompetanse, hvordan jobben faktisk utføres og hvordan man markedsfører og profilerer enheten eksternt. Det skal være åpenhet og rettferdighet i disse prosessene. Selskapet gjennomførte lønnsforhandlinger i november 2010 og 2011 jf vedlagt protokoll, og spesielt etter årets forhandling er det uttrykt relativt sterk misnøye fra medarbeidere. I begge lønnsforhandlingene er har vi sammenlignet oss med lønnsnivået til offentlige revisjonsselskaper i Hedmark og Oppland, regnskapsansvarlige, økonomisjefer og rådmenn i Hallingdal og Valdres (se vedlagt oversikt). Forhandlingsutvalget, jf styresak 6/2010, har lagt kriteriene fra sak 3/2010 til grunn. I forhold til hvilket lønnsnivå de ansatte skal ligge på, har forhandlingsutvalget ment at den enkelte ansatte til enhver tid skal ha en lønnsplassering som tilsvarer hva markedslønn for vedkommende i tilsvarende eller sammenlignbare stillinger. Eventuelt stillinger med større faglig og/eller personalansvar mener man at ikke direkte kan sammenlignes. Misnøyen fra medarbeidere går i hovedsak på forventeringer om høyere lønn som ikke innfris. Dette kan skyldes for dårlige signaler fra ledelsen på forventet nivå, ulike oppfatninger av hvilke grupper vi sammenligner oss med og da hva som er riktig lønnsnivå for en revisormedarbeider i vårt selskap. Selskapet er egenregivirksomhet, eller offentlig revisjon, og ett av kostnadsdriveren er lønnskostnadene. Men selskapet lever av å selge kompetanse, og kompetanse koster. Spørsmål som styret bør drøfte er bl.a : 1. Hvilket lønnsnivå bør revisormedarbeidere ligge på ifht kompetanse, erfaring og resultatoppnåelse? 2. Hvem er det naturlig å sammenligne seg med? 3. Hva legger man i begrepet markedslønn? 4. En revisor med høy formell kompetanse og meget leveringsdyktig og profesjonell adferd, hva er selskapet villig å betale? Styrets vurdering: Retningslinjene fastsatt i sak 3/2010 ad 5 er dekkende, men bruk av begrepet markedslønn kan med fordel konkretiseres og må forstås ifht den stilling og ansvar man har i selskapet. Lønnsnivået i selskapet anses å være høyt nok Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 2 av 6 Mob.tlf

3 Sak 05/2011 Fastsetting av arbeidstid for selskapets ansatte Det er ulik arbeidstid i Hallingdal og Valdres. I Hallingdal jobber de fra kl 8.00 til året rundt, mens man i Valdres jobber 8.00 til i perioden 15.9 til 14.5 og kl 8.00 til fra 15.5 til Hallingdal har fri onsdag før skjærtorsdag (dvs ½ dag ekstra fri) Valdres jobber fra til alle dager mellom jule- og nyttårsaften. Ansatte i samme selskap bør følge samme arbeidstid, men kan også ha ulik arbeidstid bare totalen er tilnærmet lik. Hovedarbeidstiden i Valdres og Hallingdal anses å være tilnærmet like mange timer. Dvs at ansatte i Valdres, som i hovedsak ønsker å gå over til den arbeidstiden de har i Hallingdal, kan bytte arbeidstid uten at dette krever nærmere matematisk utregning. Men ettersom ferien i hovedsak avvikles i perioden det er sommertid i Valdres, så antas det at faktisk utført arbeidstid vil bli noe kortere ved å gå over til arbeidstid ihht Hallingdal. Det er ønskelig fra alle medarbeidere i Valdres å endre arbeidstiden i samsvar med den de har i Hallingdal. Hallingdal har arbeidstid fra til hver dag. Det kan virke noe nøyaktig å jobbe til 15.35, men dette er også en arbeidstid som er relativt vanlig i statlig sektor. Hvis man skulle korte ned arbeidstiden til 15.30, så tilsier dette 19 timer kortere arbeidstid på årsbasis (5 *220 dager). Arbeidstiden mellom juleaften og nyttårsaften er ikke like effektiv, samtidig som dette er en høytid som ansatte bør ta det litt roligere. Det foreslås at ansatte i Hallingdal gis samme arbeidstid mellom juleaften og nyttårsaften som man har i Valdres, mot at de må jobbe en ½ dag onsdag før påske. En slik løsning vil medføre at ansatte i Hallingdal med denne endringen får noen timer mer fri. Forslag til vedtak Ansatte i Valdres endres arbeidstid til 8.00 til med virkning fra Ansatte i Hallingdal får inndratt ½ fridag onsdag før skjærtorsdag i påsken, men kan eventuelt avspasere denne med 4 timer. Ansatte i Hallingdal får arbeidstid som i Valdres mellom juleaften og nyttårsaften, dvs at de jobber fra kl til på de aktuelle virkedager. Vedtak, enstemmig: Ansatte i Valdres endres arbeidstid til 8.00 til med virkning fra Ansatte i Hallingdal får inndratt ½ fridag onsdag før skjærtorsdag i påsken, men kan eventuelt avspasere denne med 4 timer pga arbeidstiden denne dagen er til Ansatte i Hallingdal får arbeidstid som i Valdres mellom juleaften og nyttårsaften, dvs at de jobber fra kl til på de aktuelle virkedager gjeldende fra desember Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 3 av 6 Mob.tlf

4 Sak 06/2011 Godkenning av virksomhetsplan (VPL) 2012 Styret skal vedta selskapets VPL Viser til VPL Forslag til vedtak VPL 2012 for av 28.november 2011 godkjennes. Vedtak : Godkjent, enstemmig. Sak 07/2011 Fastsetting av lønn til revisjonssjef med virkning fra Styret skal jf selskapsavtalen 18 fastsette revisjonssjefens lønn. Se vedlagt notat fra revisjonssjef Åge Sandsengen som oversendes på oppfordring fra styreleder. Styret delegerte oppgaven til leder og nestleder for 2010, jf følgende vedtak i sak 7/2010. Vedtak Styret delegerer til styrets representanter i forhandlingsutvalget å gjennomføre lønnsforhandling og lønnsfastsettelse av revisjonssjefens lønn for 2010 med virkning fra Resultatet skal fremlegges styret til orientering ved første anledning. Styret må vurdere om de skal fastsette lønn til revisjonssjefen selv eller delegere denne oppgaven til styreleder og nestleder i styret. Forslag til vedtak Ingen. Vedtak : Styret fastsatte revisjonssjefens lønn til årslønn på kr med virkning fra , dvs en økning på kr Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 4 av 6 Mob.tlf

5 Sak 08/2011 Årsbudsjett 2012 og øk.plan Ad økonomiplanen Øk.planen viser ikke pris- og kostnadsvekst, dvs eventuelle endringer fra 2012 til 2015 er reelle endringer i aktivitet. Det forventes ingen endring i aktiviteten til selskapet i økonomplanperidoen. Kommentarer til vedlagt budsjett for 2011: Selskapet har ikke budsjettert med investeringsutgifter og derav ikke fremlagt investeringsbudsjett. Anskaffelse av IT-utstyr anses å maksimalt fire års levetid, og utskiftingen av dette utstyret skjer enkeltvis. Anskaffelsen blir som hovedregel ikke vesentlig (over kr ), og føres derfor som driftsutgift. Driftsregnskapet : 1. Årsverk og sykefravær: Vi har 8,6 årsverk i vårt lønnsbudsjett. Det er budsjettert med kr i sykepenger for 2012, fordi vi har en fødselspermisjon og to personer som går 100% sykemeldt for tiden som vi følger tett opp. Selskapet har hatt høyt sykefravær siden våren 2008, som hovedsakelig ikke er arbeidsrelatert. Vi har pr dd 2 vikarer inne i 100 % frem til høsten Det er stor usikkerhet ifht hva som skjer med sykefraværet videre ut i Pensjonskostnadene ordinære er budsjettert med 17,5% 3. AFP-pensjon store utgifter vi ikke har nytte av Selskapet betaler 50% egenandel på AFP premien for år, som for 2012 utgjør ca kr i utgift på de to som gikk ut i pensjon i hhv Hallingdal og Valdres. Dette er store beløp, som burde vært utgiftsført og finansiert i den perioden disse var ansatt i selskapet. Men dette er kommunal regnskapspraksis på pensjoner. I tillegg betaler vi reguleringspremie på ansatte som har sluttet og frem til de selv og eventuelt etterlatte ikke lenger mottar pensjon. Disse beløpene er hensyntatt i budsjettet. 4. Økning i sum driftsutgifter fra 2011 Sum driftsutgifter øker fra til kr , dvs kr Denne økningen skyldes i vesentlig grad at jeg intern fakturerer avd Hallingdal for kostnader på revisjonssjef på konto med kr Beløpet inntektsføres igjen på konto I budsjettet for 2011 ble dette ompostert på lønn mellom avdelingene. 5. Dokumenter vedlagt saken : 1) Budsjett ) Økonomiplan ) Spesifisert budsjettforslag pr avdeling 4) Regnskapsstatus 2011 Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 5 av 6 Mob.tlf

6 Budsjettforslaget er i hovedsak videreføring av budsjettene for Selskapet bør gis rammer som gir nødvendig fokus på kontroll- og tilsyn oppgaven. Forslag til vedtak : Årsbudsjett for 2012, som viser sum driftsutgifter på kr , og øk.plan for , godkjennes som forslaget av og sendes representantskapet for godkjenning. Revisjonssjefen oppdaget at det var brukt feilaktig 20% KLP premie, og denne ble korrigert i møte til 17,5% i samsvar med signaler fra KLP. Vedtak, enstemmig: Årsbudsjett for 2012, som viser sum driftsutgifter på kr , og øk.plan for med samme beløp, godkjennes som forslaget av og sendes representantskapet for godkjenning. Orienteringssaker : Det var ingen orienteringssaker ut over det som inngikk i drøfting innledningsvis. Informasjon fra revisjonssjef: Selskapet har høyt sykefravær, pt en som har møtt veggen (utbrent) og en med skiveprolaps og bekkenforskyvning. Ingen av sykefraværene skyldes arbeidsforhold ifølge de sykemeldte. Selskapet hadde høsten 2011 en to dagers samling på Harahorn i Hemsedal, hvor dette var tema, men det kom ikke frem andre signaler der. Selskapet har stor andel nyansatte med mindre enn ett års fartstid i selskapet, noe som gjør selskapet noe tyngre å drifte. Revisorene i Hallingdal sitter fordelt med to personer på avd.kontoret i Gol, og en person som hovedsakelig sitter på ett kontor i Nes kommune og en person som hovedsakelig sitter i Ål eller Hol kommune. Det er høsten 2011 laget en ny kontorplass på avd kontoret på Gol med hvor man kan lukke døren, slik at det nå er egne kontorer der med dør og en kontorplass i fellesarealet som revisjonssjefen kan benytte. Revisjonssjefen ønsker at alle revisorene i Hallingdal skal ha sitt kontorsted på Gol, for å styrke fagmiljøet på avd.kontoret i Gol. Fagernes den 2.desember 2011 Åge Sandsengen revisjonssjef Ottar Martinsen styreleder Kopi sendes : Ordfører og rådmann i eierkommunene Org nr MVA Telefon FAGERNES Side 6 av 6 Mob.tlf