FORANALYSE M/ INNARBEIDET PROSJEKTPLAN - Utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr m.m.-

Transkript

1 Foranalyse/prosjektplan 2015 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune FORANALYSE M/ INNARBEIDET PROSJEKTPLAN - Utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr m.m.- Postboks 84, 2341 Løten Telefon: E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: MVA

2 Innholdsfortegnelse 1 BESTILLING M.V KONTROLLUTVALGETS BEHANDLING AV FORANALYSEN FORMÅL MED FORANALYSEN, HERUNDER PROSJEKTPLAN DATAGRUNNLAGET I FORANALYSEN OG PROSJEKTPLANEN METODE FOR DATAINNHENTING UTLEIE OG BRUK AV EIENDOM OG UTSTYR MULIGE VINKLINGER REVISJONSKRITERIER HÅNDTERING/REGISTRERING AV INVENTAR OG KUNST REGISTRERING AV INVENTAR Fylkeskommunal kunstregistrering AVHENDING AV FYLKESKOMMUNALT INVENTAR MULIGE VINKLINGER REVISJONSKRITERIER PLAN FOR GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET (PROSJEKTPLAN) PROBLEMSTILLING KILDER TIL REVISJONSKRITERIER METODEBRUK TIDS- OG RESSURSPLAN KILDER

3 1 Bestilling m.v. Av kommuneloven 77 fjerde ledd går det frem at kontrollutvalget skal påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune fattet den 18. november 2014, jf. sak 27/14, vedtak om at det skulle utarbeides en foranalyse rettet mot utleie av bygninger og idrettshaller i regi av fylkeskommunen. Kontrollutvalget vedtok også at sekretariatet skulle sørge for at det ble gitt en orientering fra fylkesadministrasjonen om temaet. I møte den 10. februar 2015 gav administrasjonen denne orienteringen. I forkant av orienteringen hadde revisor samtidig utarbeidet et kort notat til utvalget hvor det ble pekt på enkelte vinklinger som kunne være aktuelle å berøre i et mulig prosjekt. Etter at saken ble tatt opp til behandling i møte den 10. februar 2015, fattet kontrollutvalget følgende vedtak i sak 1/15 annet punkt: Kontrollutvalget opprettholder bestillingen av et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot Hedmark fylkeskommunes eiendommer bruk og utleievirksomhet. Prosjektet utvides til også å omhandle fylkeskommunens håndtering av eiendeler/kunst/inventar/utstyr. Hedmark Revisjon IKS bes om å vurdere i sin foranalyse om dette kan gjøres i et prosjekt eller om det bør lages to ulike prosjektplaner. I møtet signaliserte kontrollutvalget samtidig at foranalysen burde trekke et klart skille mellom bruk og utleie av eiendommer på den ene siden, og håndtering/registrering av inventar og kunst på den andre siden. Videre burde foranalysen utelate spørsmål knyttet til hvorvidt den avgiftsmessige behandlingen var korrekt i utleieforhold, og heller la dette inngå som et kontrollpunkt i den løpende regnskapsrevisjonen. Revisor slutter seg til kontrollutvalgets signaler, men legger samtidig til grunn at utlån/utleie av utstyr bør behandles sammen med bruk og utleie av eiendom. Eksempelvis dersom ansatte eller eksterne aktører ønsker å benytte en skoles verksted til å reparere egne biler etc. Revisor trekker imidlertid et klart skille mellom dette, og de mer forvaltningsmessige spørsmålene knyttet til håndtering, registrering og avhending av inventar

4 1.1 Kontrollutvalgets behandling av foranalysen Kontrollutvalget behandlet inneværende foranalyse i møte den 24. mars 2015, jf. sak 8/15, og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt fra Hedmark Revisjon IKS til møtet i mai om «Utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr». Prosjektplanen er inntatt som et eget kapittel i foranalysen, det vil si i kapittel 6, og dette kapittelet har erstattet det opprinnelige kapittelet med vurderinger og anbefalinger i foranalysen. Ut over dette er det foretatt noe bearbeidelse av den den opprinnelige foranalysen, det vil si i kapittel 2-5. Innholdet i disse kapitlene utgjør et viktig bakgrunnsmateriale for prosjektplanen og bør leses i sammenheng med prosjektplanen. Siden undersøkelsesområdet er beskrevet forholdsvis utfyllende i foranalysen, har dette begrenset omfanget på prosjektplanen. Revisjonen ble i kontrollutvalgsmøte 24. mars anmodet om å undersøke status på Hedmark fylkeskommunes arbeid med å revidere fylkeskommunens reglement for registrering og avhending av inventar. Foranalysen er oppdatert med slik informasjon i punkt Formål med foranalysen, herunder prosjektplan Formålet med foranalysen er å skaffe til veie informasjon slik at kontrollutvalget kan ta stilling til hvorvidt det er grunnlag for å gå videre med et prosjekt innen området. Videre skal foranalysen bidra til å gi kontrollutvalget et grunnlag for å velge hvilket tema innenfor det beskrevne området som anses som mest aktuelle å fokusere på. Endelig vil en med foranalysen søke å legge til rette for en effektiv gjennomføring av en eventuell forvaltningsrevisjon. Det legges til grunn at foranalysen vil danne basis for en eventuell prosjektplan. I møte den 24. mars 2015 besluttet som nevnt kontrollutvalget å bestilles en prosjektplan, hvilket er innarbeidet i dette dokument, jf. kapittel

5 3 Datagrunnlaget i foranalysen og prosjektplanen metode for datainnhenting Datagrunnlaget i foranalysen/prosjektplanen er innhentet ved dokumentgjennomgang av sentrale fylkeskommunale reglement, samt i form av samtaler / løpende informasjonsutveksling med fylkeskommunens administrasjon. Videre har revisor benyttet deler av materiellet som administrasjonen fremla under orienteringen for kontrollutvalget i møtet den 10. februar Utleie og bruk av eiendom og utstyr I Hedmark fylkeskommune praktiseres internhusleie for å blant annet sikre arealeffektivitet. Ansvaret for utleie av fylkeskommunal eiendom til eksterne parter er delt mellom eiendomsavdelingen og de videregående skolene. Følgende prinsipp gjelder: For alle skolebygg som brukes til skolevirksomhet, er det skolene som forestår utleie. Da enten i form av fremleie etter eiendomsavdelingens godkjenning, eller i form av «tilfeldig» utleie som ikke trenger å godkjennes av eiendomsavdelingen. Med «tilfeldig» utleie menes utleieforhold i mindre omfang og/eller over kort tid, slik som timeutleie i helger eller på kveldstid. All annen utleie administreres av eiendomsavdelingen. Dette omfatter p.t. leieforhold ved følgende bygg: Ajerhallen Ankerskogen (areal i a-blokk) Braset seter (begge hytter og uthus) Fylkeshus I (KS leier noe areal i bygget) Fylkeshus II (hele bygget) Jaktstuen Hellaksetra (hele hytten) Kunstbanken (hele bygget) Leilighet på Børstad (fylkesordfører) Rektorboligen Storsteigen (hele bygget) - 5 -

6 Foruten Ajerhallen som forvaltes av eiendomsavdelingen, leies idrettshaller og gymsaler i hovedsak ut av skolene. Det forekommer imidlertid et unntak for Brumunddalshallen og Trysilhallen som administreres / leies ut i et samarbeid med de respektive kommunene, det vil si henholdsvis Ringsaker kommune og Trysil kommune. Eiendomsavdelingen opplyser at det benyttes skriftlige kontrakter for langvarige og mer omfattende leieforhold. Ved «tilfeldig» utleie er det imidlertid mer varierende om skriftlige kontrakter benyttes. Når det gjelder fastsettelse av utleiepris, har eiendomsavdelingen føringer om at man skal forsøke å oppnå markedspris, men det opplyses at en iblant må avvike fra dette prinsippet. Fylkeskommunen skal derimot ikke kreve markedsleie ved utleie av skoleanlegg til barn og unge. Fylkesrådet har vedtatt egne retningslinjer for utleie til denne gruppen. Av retningslinjene fremgår blant annet følgende: Retningslinjene gjelder for rektors utleie av den videregående skoles anlegg til barn og unge. Med barn og unge forstås alle personer opp til fylte 19 år. Leieprisen til barn og unge skal ha en øvre grense. Husleien skal kun dekke kostnader til strøm, renhold og eventuelt tilsyn/vaktmester. Utleier kan ikke kreve høyere husleie, men den enkelte utleier kan velge å kreve lavere husleie. Ved utleie må utleier og leietaker underskrive leieavtale. Kontrakten må som minimum definere hva som er leietaker og utleiers sitt ansvar. I tillegg må leietaker kjenne til egenandelsordningen ved skade i Hedmark fylkeskommune. Ved utleie skal minst en voksen ansvarlig person, fysisk være tilstede i leieobjektet i leietiden. Denne skal være ansvarlig for ivaretakelse av leieobjektet, samt kjenne til alle rutiner for leieobjektet som for eksempel branninstruks, rømningsveier etc. I en undersøkelse som fylkesadministrasjonen har rettet mot de videregående skolene i 2015, går det frem at graden av utleie synes å variere endel fra skole til skole. Leieprisen for - 6 -

7 utleie til barn og unge beregnes av den enkelte skole, og enkelte skoler anfører at ordningen drives med noe tap for skolen. Hedmark fylkeskommune har ikke vedtatt sentrale retningslinjer for utleie/utlån av utstyr, eksempelvis dersom ansatte eller eksterne parter ønsker å benytte teknisk utstyr, slik som biler og maskiner eid av fylkeskommunen. Det er imidlertid vedtatt et sentralt reglement for salg av elevarbeider. Selv om dette reglementet ikke er direkte relevant for inneværende analyse, er formålet med reglementet å sikre at: Salg av elevarbeider skjer i henhold til forskriftsmessig intern kontroll. Alle inntekter fra salg av elevarbeider blir regnskapsført. Ansatte og elever ikke urettmessig blir utsatt for mistanke om misligheter. 4.1 Mulige vinklinger Med bakgrunn i ovennevnte fremmet revisor, i den opprinnelige foranalysen, følgende mulige vinklinger for et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt (se utarbeidet prosjektplan i kapittel 6 for nærmere utvalg og spesifikasjon av vinklinger): 1. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for behandling av søknader om leie tilfredsstillende? Har fylkeskommunen etablert rutiner som kan bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling? Er saksbehandlingen i henhold til rutiner og anerkjent praksis for forsvarlig saksbehandling? 2. Er fylkeskommunens rutiner og praksis for kontroll og oppfølging av leieforhold tilfredsstillende? Har fylkeskommunen etablert rutiner for kontroll og oppfølging av leieforhold? Er fylkeskommunens kontroll og oppfølging av leieforhold tilfredsstillende? - 7 -

8 3. I hvilken grad følges fylkeskommunens retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge? 4. I hvilken grad er det etablert tilstrekkelige og tilfredsstillende rutiner for utleie/utlån av fylkeskommunalt utstyr?. 4.2 Revisjonskriterier Revisor måler funnene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt opp mot fastsatte revisjonskriterier. Sett i forhold til ovennevnte problemstillinger kan for eksempel følgende kilder til revisjonskriterier være aktuelle: Kriterier for god internkontroll (COSO m.m.). Forvaltningsloven og forvaltningsrett. Kommuneloven. Fylkeskommunale retningslinjer innen området, eksempelvis for utleie av skoleanlegg til barn og unge. Andre fylkeskommunale reglement, retningslinjer, vedtak etc. 5 Håndtering/registrering av inventar og kunst Hedmark fylkeskommune har vedtatt et sentralt reglement for registrering og avhending av inventar tilhørende fylkeskommunen. Reglementet ble gjort gjeldende fra 1. januar 2008 og omfatter hele fylkeskommunens organisasjon. Begrepet inventar er i reglementet brukt som fellesbetegnelse på utstyr, inventar og materiell. 5.1 Registrering av inventar Hovedregelen i Hedmark fylkeskommune er at det skal foretas elektronisk registrering av inventar dersom enkeltgjenstanders verdi overstiger kr Formålet med registreringen er: Å ha en mest mulig fullstendig oversikt over inventaret ved de enkelte enheter. Å ha et reglement for inventarregistrering og avhending som tilfredsstiller kravene til en god (økonomisk) intern kontroll

9 Å ha forsvarlige rutiner for avhending av inventar. Å forebygge at noen urettmessig tilegner seg fylkeskommunens utstyr. Å ha en hensiktsmessig merking av tyveriutsatt inventar. Å forebygge at ansatte urettmessig blir utsatt for mistanke om misligheter. I det nevnte reglementet fremgår blant annet følgende hva angår registrering av inventar: Inventar med innkjøpspris på minimum kr for en enkelt gjenstand, eller pakke bestående av flere komponenter som naturlig hører sammen, skal registreres og merkes. Inventar som anslås å ha en markedsverdi lavere enn kr , men som er særlig tyveriutsatt tas også med. Eksempler på slikt inventar er: - Mobiltelefoner - EDB-utstyr - Avansert verktøy - Audiovisuelt utstyr Enhetsleder har det formelle ansvaret for registreringen. Denne kan utpeke en navngitt medarbeider som har det funksjonelle ansvar, for at registrering og kontroll blir gjennomført i samsvar med gjeldende reglement. Enhetsleder er betegnelsen på lederen av en enhet med eget budsjettansvar. Dette er: Fylkessjefer og enhetsledere hos fylkesdirektøren Rektor i videregående skole Leder for eiendom og innkjøp Leder for den fylkeskommunale tannhelsetjenesten Registreringsversikten ved den enkelte enhet skal, i følge reglementet, være innrettet slik at den minst gir opplysninger om: Hvem som har ansvaret for gjenstanden (avdeling/person) Type gjenstand (dekkende beskrivelse) Bilagsnummer

10 Dato for anskaffelse Anskaffelsesbeløp Serienummer ID-nummer Lokalisering Avgang i beholdning - årsak Aktuell beholdning Kommentarfelt Det skal, i følge reglementet, minst en gang pr. år foretas kontrolltelling av det registrerte inventar. Dokumentasjon for at telling er foretatt skal oppbevares lett tilgjengelig ved enheten, vedlagt oppgave over differanser ved telling, bortkommet inventar i løpet av året og inventar som er kassert. Dokumentasjon skal være signert av vedkommende som er ansvarlig for registret ved enheten og enhetslederen. Avviksliste (oppgave over differanse ved telling) skal følges opp og avviket skal avklares og dokumenteres. *** Fylkesadministrasjonen tilkjennegir til revisor at en p.t. arbeider med å få på plass et skikkelig digitalt registreringssystem. Dagens system opplyses å være litt mangelfullt og noe dårlig kjent. Flere enheter bruker trolig fremdeles regneark. Det tilkjennegis at en arbeidsgruppe er i ferd med å bli satt ned for å revidere det sentrale reglementet for registrering og avhending, og at arbeidsgruppen blant annet vil rette fokus mot forannevnte. Fylkesadministrasjonen opplyser at det første møtet vil bli avholdt i arbeidsgruppen i mai Eventuelle endringer i reglementet vil først bli avklart etter at arbeidsgruppen har startet opp sitt arbeid Fylkeskommunal kunstregistrering Fylkeskommunens kulturenhet, det vil si enhet for kultur, bibliotek og kompetanse, opplyser til revisor at enheten har påbegynt et arbeid med å få på plass et sentralt digitalt kunstregister for alle kunstverk i fylkeskommunen. I august 2015 vil det praktiske arbeidet starte opp for fullt, da en blant annet vil skanne kunstverkene og utstyre dem med strekkoder. Det skal leies inn en ekspert fra Kunstbanken til dette arbeidet. Denne

11 gjennomgangen vil også avdekke om noen av kunstverkene har behov for særskilt vedlikehold. I utgangspunktet er de ulike fylkeskommunale enhetene selv ansvarlig for forvaltning, vedlikehold og tilsyn knyttet til egne kunstverk. Kulturenheten opplyser at enheten har endel papiroversikter der registrerte kunstverk i fylkeskommunen fremkommer. Ca. 400 kunstverk er registrert i papiroversiktene. De fleste av disse verkene befinner seg på fylkeshuset og er utplassert der, men noen av verkene befinner seg også utenfor fylkeshuset, eksempelvis på videregående skoler / tannklinikker. Kulturenheten opplyser at det, i det kommende registreringsarbeidet, trolig vil «dukke opp» noen flere kunstverk enn dem som pr. i dag er nedtegnet i papiroversiktene, og da særlig ved ytre enheter utenfor fylkeshuset. Kulturenheten opplyser at når man har fått registrert alle kunstverkene i det nye systemet, vil man også fortsette å registrere kommende kunstinnkjøp der. Kulturenheten tilkjennegir at den p.t. har en forholdsvis grei oversikt over kunstverk i fylkeskommunen, og en veldig god oversikt over kunstverkene som befinner seg på fylkeshuset. Det skal samtidig bemerkes at fylkeskommunens ulike enheter også er forpliktet til å registrere egne kunstverk i sine respektive inventaroversikter, se ovenfor. For kunstverk skal verkets art, kunstnerens navn, verkets tittel og eventuelt registreringsnummer fremgå av oversikten. Dersom kontrollutvalget ønsker å fokusere særskilt på fylkeskommunens kunstforvaltning, anbefaler revisor at dette arbeidet avventes til etter at det pågående registreringsprosjektet er avsluttet. 5.2 Avhending av fylkeskommunalt inventar Av fylkeskommunens vedtatte reglement for registrering og avhending av inventar fremgår blant annet følgende når det gjelder avhending: Beslutning om avhending av inventar med påfølgende overføring, salg eller kassasjon foretas av enhetsleder. Årsaken til avhending skal fremgå av registreringen. Avhending av inventar skal skje etter følgende rekkefølge: Overføring, salg, kassasjon. Overføring. Overføring innebærer at inventar blir overført til andre enheter i Hedmark fylkeskommune. Overføring til andre enheter skjer ved at en

12 oversikt over inventaret legges ut på fylkeskommunens intranett. I tillegg sendes en e-post til ledere av enheter som det antas vil være spesielt interessert (skoler med tilsvarende linjer etc.) Salg. Salg innebærer at inventar selges eller overdras til andre utenfor fylkeskommunen. Dersom inventaret ikke kan nyttes av andre enheter i fylkeskommunen, skal avhending normalt skje ved salg. Salg skal foretas på den måte som gir størst mulig økonomisk utbytte. Salg skal som hovedregel foretas etter offentlig kunngjøring. I spesielle tilfeller kan også salg skje ved auksjon, etter samråd med fylkesdirektøren. Når inventaret har liten verdi, når omgående salg av spesielle grunner er nødvendig, eller bare et mindre antall kjøpere er aktuelle, kan avhending skje ved direkte salg. Direkte salg innebærer salg som er kommet i stand etter henvendelse til enkelt eller begrenset antall kjøpere. Direkte salg kan i alle tilfelle benyttes når inventarets antatte verdi er under kr Den konkurranse markedet byr, skal utnyttes så langt som mulig, uansett hvilken salgsmetode som benyttes. Kunngjøring. Salg skal skje etter offentlig kunngjøring ved fylkeskommunens fellesannonsering, med henvisning til fylkeskommunens hjemmeside på internett. På internettsiden skal kunngjøringen inneholde: Navn på enheten som foretar salget. Salgsgjenstandens art. Tid og sted for eventuell besiktigelse av salgsgjenstanden. Hvordan tilbudene skal merkes, sted, dato og klokkeslett for innlevering av tilbud og åpning av tilbud. Leverings- og betalingsvilkår. Forbehold om rett til å forkaste samtlige tilbud dersom de tilbudte priser er uakseptable

13 Salgsprotokoll. Det skal føres salgsprotokoll ved salg. I salgsprotokollen skal føres inn: Åpningsdag og klokkeslett. Benevning av materiellet. Tilbudets registreringsnummer og tilbyderens navn. Tilbudt pris og eventuelt andre opplysninger av betydning. Beslutning om salg. Tjenestemann som treffer beslutning om salg eller som deltar i arbeidet med salget, har ikke adgang til å opptre som kjøper. Det samme gjelder den som forvalter inventaret på den tid da salget foregår. Salg skal normalt foretas til den kjøper som byr høyest pris. Denne regel kan bare fravikes dersom det vil være mer fordelaktig for fylkeskommunen å selge til annen kjøper. Kassasjon. Kassasjon er beslutning om at inventar som er nedslitt eller skadet og ikke lar seg reparere uten forholdsmessig store påkostninger, skal tas ut av bruk. Dersom slikt inventar oppbevares på et lager eller lignende før det fraktes til gjenvinningsstasjonen, kan ansatte få anledning til å plukke fra lageret. Dette skal da skje ved at ansatte som er lokalisert på samme sted (en skole, fylkeshuset) skal gis samme anledning til slik plukking. For eksempel kan dette skje ved at en bestemt dag for plukking annonseres via intranettet. *** Fylkesadministrasjonen opplyser til revisor at prosedyren for avhending oppleves som noe omstendelig og ikke alltid er like praktisk å benytte for ting som må byttes raskt ut. Det tilkjennegis at den nevnte arbeidsgruppen, jf. punkt 5.1, også vil fokusere på om prosedyren kan forenkles innen dette området

14 5.3 Mulige vinklinger Med bakgrunn i ovennevnte fremmet revisor, i den opprinnelige foranalysen, følgende mulige vinklinger for et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt (se utarbeidet prosjektplan i kapittel 6 for nærmere utvalg og spesifikasjon av vinklinger): 1. I hvilken grad følges fylkeskommunens reglement for registrering av inventar? 2. I hvilken grad følges fylkeskommunens reglement for avhending av inventar? 5.4 Revisjonskriterier Revisor måler funnene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt opp mot fastsatte revisjonskriterier. Sett i forhold til ovennevnte problemstillinger kan for eksempel følgende kilder til revisjonskriterier være aktuelle: Kriterier for god internkontroll (COSO m.m.). Forvaltningsloven og forvaltningsrett. Kommuneloven. Fylkeskommunens reglement for registrering og avhending av inventar. Andre fylkeskommunale reglement, retningslinjer, vedtak etc. 6 Plan for gjennomføring av prosjektet (prosjektplan) Prosjektplanen er basert på innholdet i overstående foranalyse samt på de signaler som kontrollutvalget formidlet da foranalysen ble behandlet av utvalget i sak 8/15 den 24. mars Nedenfor redegjør prosjektplanen for prosjektets problemstilling, for kilder til revisjonskriterier, for metodebruk, samt for tids- og ressursplan. 6.1 Problemstilling Med bakgrunn i foranalysen og kontrollutvalgets signaler foreslår revisor at problemstillingen gjør seg gjeldende i følgende hovedspørsmål: a) Er fylkeskommunens rutiner og praksis for behandling av søknader om leie tilfredsstillende?

15 Har fylkeskommunen etablert rutiner som kan bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling? Er saksbehandlingen i henhold til rutiner og anerkjent praksis for forsvarlig saksbehandling? b) Er fylkeskommunens rutiner og praksis for kontroll og oppfølging av leieforhold tilfredsstillende? Har fylkeskommunen etablert rutiner for kontroll og oppfølging av leieforhold? Er fylkeskommunens kontroll og oppfølging av leieforhold tilfredsstillende? c) I hvilken grad følges fylkeskommunens retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge? d) Føres og ajourholdes det inventaroversikter i samsvar med fylkeskommunens registreringsreglement? e) I hvilken grad er det etablert tilstrekkelige og tilfredsstillende rutiner for utleie/utlån av fylkeskommunalt utstyr, herunder om eventuelle rutiner følges? Overstående problemstillinger er overordnede og det tas forbehold om at det kan bli aktuelt med endringer i første del av en forvaltningsrevisjon. 6.2 Kilder til revisjonskriterier Revisor måler funnene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt opp mot fastsatte revisjonskriterier. Sett i forhold til ovennevnte problemstilling vurderes følgende kilder til revisjonskriterier som aktuelle: Kriterier for god internkontroll (COSO m.m.). Forvaltningsloven og forvaltningsrett. Kommuneloven. Fylkeskommunens reglement for registrering og avhending av inventar

16 Fylkeskommunale retningslinjer for utleie av skoleanlegg til barn og unge. Andre fylkeskommunale reglement, retningslinjer, vedtak etc. Det tas høyde for at det i et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være relevant å trekke inn andre kilder til revisjonskriterier enn ovennevnte. 6.3 Metodebruk Det er problemstillingen som bør avgjøre valget av metode. Etter en samlet vurdering har det blitt vurdert som hensiktsmessig å gjennomføre kvalitative intervjuer og dokumentanalyse. Dette begrunnes ikke minst ut i fra problemstillingens komplekse karakter. De kvalitative intervjuene kan bringe til veie nyanser og detaljrikdom vedrørende utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr, mens dokumentanalysen kan fremskaffe et mer skriftlig underlag ved for eksempel å undersøke kontrakter, inventaroversikter m.m. For å sikre en viss bredde, er det naturlig at undersøkelsen rettes mot pluss/minus 10 ulike fylkeskommunale enheter, herunder flere videregående skoler. En bør videre sikre at en velger ut noen videregående skoler som besitter mye utstyr, så som skoler med yrkesfaglige og landbruksfaglige linjer. 6.4 Tids- og ressursplan Prosjektgruppen vil bestå av forvaltningsrevisor Kjetil Kalager og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad. Det er beregnet inntil 500 timer til prosjektet. Oppstart er planlagt til juni/august 2015, og ferdigstillelse til april/mai Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse forutsetter at administrasjonen i Hedmark fylkeskommune yter de nødvendige bidrag innen de av revisjonen fastsatte frister

17 Aktivitet Planlegging, utarbeidelse av oppstartsbrev, forberedelse og møte med kontaktperson. Skriftlig utarbeidelse av rapportens innledning, formål, problemstillinger, avgrensning, metode samt utledning av revisjonskriterier Intervjuer(inntil 15 stk) Estimert antall timer 25 t. 100 t. 150 t Dokumentanalyse 80 t. Rapportskrivning, funn, vurderinger og anbefalinger 80 t. Kvalitetssikring 25 t. Høring av rapport hos fylkesrådet 15 t. Uforutsett 25t. Estimat antall timer 500 t

18 7 Kilder Akershus og Østfold fylkesrevisjon (2007): Forvaltning av fylkeskommunens kunst [Østfold fylkeskommune]. Forvaltningsrevisjonsrapport 4/2007. Asker kommunerevisjon (2011): Utleie og forvaltning av kommunale boliger. Forvaltningsrevisjonsrapport 5/2011. COSO (2005): Helhetlig risikostyring - et integrert rammeverk. Oslo: Norges interne revisorers forening. Forvaltningsloven (1967). Hedmark fylkeskommune (2008): Reglement for registrering og avhending av inventar tilhørende Hedmark fylkeskommune. Hedmark fylkeskommune (2011): Retningslinjer ved utleie av fylkeskommunale skoleanlegg til barn og unge. Hedmark fylkeskommune (2015): Utleie av bygg i regi av de videregående skolene i Hedmark fylkeskommune. Oppsamling av tilbakemeldinger. [Fylkesadministrasjonens undersøkelse rettet mot de videregående skolene i Hedmark, februar 2015]. Hedmark fylkeskommune (2015): Utleie av bygninger og idrettshaller i regi av fylkeskommunen. [Fylkesadministrasjonens presentasjon for kontrollutvalget den ]. Kommuneloven (1992). Kommunerevisjonen i Oslo (2012): Utleie av kommunal grunn saksbehandling, kontroll og oppfølging. Forvaltningsrevisjonsrapport 04/2012. Kommunerevisjonen i Oslo (2013): Forvaltning av utplasserte kunstverk. Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2013. Lov om voksenopplæring (2009). Rogaland Revisjon (2009): Husleier «næringsbygg». Forvaltningsrevisjonsrapport

19 Vestfold kommunerevisjon (2011): Sikring av kunst i Vestfold fylkeskommune. Forvaltningsrevisjonsrapport