Workshop om import av e-ressurser. 28. april 2009

Transkript

1 Workshop om import av e-ressurser 28. april 2009

2 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

3 Velkommen!?? Hvem er vi? Hvem er du?? Hva gjør du her?????????????????

4 Elsa Ytterland, Import e-tidsskrifter Ella Leth-Olsen, Import e-tidsskrifter Anita Ellerås, Import e-bøker Erling Fossan, Leder for ressursteam Therese Sande, Import e-tidsskrifter Hvem er vi? Arnvid Hellebust, Produkteier Gunvald Strømme, Produkteier Marit Brodshaug, Produkteier Maria Sindre Faglig ansvarlig, Kundesenter Asbjørn Riisan, Webredaktør Surur Taso, Leder, Kundesenter Margit Wagnild, Informasjonsmedarbeider

5 Universitetet i Oslo Kristin Omsjø Inger Wiborg Handelshøgskolen BI Anita Bergsvenkerud Linnéa Lund Jacobsen Universitetet i Agder Audun Hofseth Anne Åse Kallhovd NTNU Anita Hagen SINTEF Laila Økdal Aksetøy Høgskolen i Sør-Trøndelag Liv Inger Lamøy Lisbeth Jahren Hvem er du? Nasjonalbiblioteket Nils Klitkou Høgskolen i Bodø Høgskolen i Akershus Eirik Endal SINTEF Teknologi og Samfunn Universitetet i Stavanger Heidi Kvamme Solveig Sivertsen Norges veterinærhøgskole Kirsti Strengehagen Sidsel Thesen

6 Hva gjør du her?

7 Bibliotekenes behov/ønsker Biblioteket BIBSYS Informasjon Produkt- og tjenesteutvikling Produkt/tjeneste

8 Hva vil vi ha ut av workshop en?

9 Hva vil vi ha ut av workshop en? Få vite hva dere som brukere vil ha Hvilke verktøy trenger biblioteket i arbeidet med administrasjon av e- tidsskrift? Tilbakemeldinger på dagens rutiner Hva savner dere? Hva kunne vært bedre? Hvilke utfordringer og hindringer møter biblioteket?

10 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

11 Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/ e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle 1.E-ressurser og katalogen 2.Import av e-bøker 3.Import av e-tidsskrifter

12 Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/ e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle 1.E-ressurser og katalogen 2.Import av e-bøker 3.Import av e-tidsskrifter

13 Hvorfor import? Den hybride katalog eller trykt og elektronisk hver for seg? Import vs manuell registrering Bibliografiske data i BIBSYS er bibliotekenes ansvar Men mye å spare inn på en sentral, felles registrering for e-ressurser

14 Tall fra bibliotekbasen nettdokumenter! e-bøker gratis nettmonografier e-tidsskrifter gratis e-tidsskrifter

15 E-ressursens livssyklus Prisopplysninger Lisensinformasjon Prøvetilgang Fornyelser Bestilling Behovsanalyse/budsjettering Tilbakemelding fra sluttbrukere Innkjøp Fakturering IP-autentifisering Brukerstatistikk Evaluere Registrering Registrering Lisensavtaler Rapporter for økonomisk analyse og bestandsutvikling Støtte Administrasjon Vedlikehold av URLer Kontaktinformasjon Oversikt over e-ressurser Feilsøking og problemløsing Assistanse ved oppdatering av IP-adresser og Proxy Detaljert fakturering Beholdningsinformasjon Informasjon om tilgangsrestriksjoner

16 Import til BIBSYS biblioteksystem Fremskaffe filer hvem har ansvaret? Biblioteket ABM Utvikling BIBSYS Leverandøren Bedre utnyttelse av Lisa for å vise hvor filer hentes?

17 Lisa Registrere avtalen i Lisa Konsortieavtale ABM Utvikling BIBSYS registrerer Helsebibliotek BIBSYS registrerer Andre konsortier ansvarlig for konsortiet registrerer Lokal avtale biblioteket registrerer Registrere pakke (BIBSYS)

18 Meldingssystemet Registrere importønske Meldingssystemet

19 Nettportaler 1. UniPort - (UBO, UBB, UBiT, UBTØ, UUS) MetaLib + SFX Data fra SFX importeres til bibliotekbasen Ett dokid per tittel per bibliotek med videre lenking til alle abonnementene. Tidligere dokid får dokumentstatus intern 2. BIBSYS portalkonsortium (34 bibliotek) Mime / Tyr Data fra bibliotekbasen / Lisa eksporteres til TDNet

20 Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/ e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle 1.E-ressurser og katalogen 2. 2.Import av e-bøker 3.Import av e-tidsskrifter

21 Import av e-bøker Ønske om import legges inn i Meldingsregisteret Fil må være vedlagt importønsket Krav til filformat: MARC21 Filene konverteres til BIBSYS MARC Sjekk på trykt eller elektronisk ISBN Import kjøres Lenke mellom trykt og elektronisk utgave lages (776-lenker) Etterkontroll: eventuelle avviste poster sjekkes og vurderes

22 Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/ e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle 1.E-ressurser og katalogen 2.Import av e-bøker 3.Import av e-tidsskrifter

23 Prioritering av importønskene Importer før oppdateringer Pakker i konsortieavtaler før lokale 1 2 Pakker som mange har tilgang til før lokale pakker Pakker med gode data før problematiske

24 Automatisk import Filene tilpasses importprogram Automatisk import Nytt dokid lages hvis leverandøren har registrert tittelen fra før (Match på levid + lenkevariabel) Automatisk import genererer aldri nytt objektid!

25 Halvautomatisk import Eget importprogram Nytt dokid lages hvis treff på tittel og ISSN og det er en elektronisk post Hvis treff på trykt utgave i basen, lages ny objektpost for elektronisk utgave Lenke mellom trykt og elektronisk utg. lages (776-lenker) Standardtittel (130) legges til på trykt og elektronisk utgave Hvis ny tittel i BIBSYS, kopieres bibliografiske data fra LC eller importfil Bibliografiske data kvalitetssjekkes Vi må ofte supplere/rette bibliografiske data vha korik-kommando

26 Sistesjekken Vi får ut lister over objektid hvor samme lenkevariabel forekommer på flere objektid Eller hvor samme leverandør har flere lenker på samme tittel Tidkrevende, men nødvendig kvalitetssikring

27 Kvalitet på importene Enkel registrering Importene gir ikke kat2-status, men mini-status Data kan være sparsomme, men må være korrekte!

28 Kvalitet på importfilene ISSN Svært viktig for kvaliteten En god del feil fra leverandørene Kan oppgi ISSN for en tidligere eller etterfølgende tittel når tidsskriftet har skiftet tittel Eller ISSN for en helt annen tittel... Online/print ISSN brukes vilkårlig Derfor prøver vi å få med begge ISSN på objektpostene Link ISSN?

29 Kvalitet på importfilene Beholdning Leverandørene oppgir ofte beholdninger som dekker flere titler ved tittelendringer Eller oppgir beholdning for elektronisk tilgang generelt for tidsskriftet, ikke beholdningen for kunden!

30 Kvalitet på importfilene Tittelendringer Leverandøren har liten forståelse for bibliografisk korrekthet Ofte bare siste, løpende tittel som er oppgitt i filene Vi prøver å opprette objektid på alle titlene som beholdningen dekker, med korrekt beholdning for hver.

31 Etter endt import Titler som ikke lenger er med i pakken får status avbrutt Tilbakemelding på importønsket sendes bruker, og meldingen settes til ferdig Vi sjekker pakkeoversikten hvilke andre bibliotek har samme pakke? Kopiering av innholdet i pakken til andre bibliotek Pakken får oppdatert antall titler og siste importdato i Lisa

32 Oppdateringsønsker Vurder behovet for oppdateringer Noen pakker er statiske og får ingen tilførsler av nye titler Andre pakker kan ha store og hyppige endringer Husk: Dere kjenner produktene bedre enn oss!

33 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

34 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

35 Idémyldring

36 Melding av importønsker

37 Melding av importønsker Hva savner dere? Hva kunne vært bedre? Hvilke utfordringer og hindringer møter biblioteket?

38 Administrasjon av e-ressurser

39 Administrasjon av e-ressurser Hvilke verktøy trenger biblioteket? BIBSYS Lisa Hvilke utfordringer og hindringer møter biblioteket? Helhetsinntrykk: Hva fungerer? Hva fungerer ikke? Hva savnes? Funksjonalitet: Hva mangler? Hva kunne vært bedre? Navigering: Hvordan gjøre det enklere og mer intuitivt? Hvordan kan en bedre utnytte opplysningene i systemet? ERM-funksjonalitet? Verktøy for registrering for tilgang? Tilgang til tittellister på pakkenivå? Registrering og lagring av informasjon som IP-adresser?

40 Presentasjon av e-ressurser Bibliotekar og sluttbruker

41 Presentasjon av e-ressurser Bibliotekar og sluttbruker Beholdningsinformasjon for e-tidsskrifter Riktig startdato? Visning i BIBSYS Ask Hvilke data skal vises? Tittelendringer på e-tidsskrift Riktig beholdning på hver tittel? Tittel Flere lenker fra samme leverandør?

42 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

43 Gruppearbeid

44 Agenda Kaffe Velkommen/introduksjon Dagens rutiner for import av e-tidsskrifter/e-bøker: Hvem gjør hva? Bibliotekets, BIBSYS, ABMs og utgivers rolle Omvisning BIBSYS lokaler Lunsj Idémyldring: Import av e-ressurser i en ideell verden Gruppearbeid: Hvordan kan rutinene forbedres og hvilke verktøy skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e- ressurser? Kaffe Fellesdiskusjon Oppsummering

45 Fellesdiskusjon Oppsummering fra gruppearbeid

46 Gruppe 1 Rutiner Tydelig ansvarsfordeling mellom aktørene (ABM, BIBSYS, leverandører og bibliotek). Hvem skal gjøre hva, hvor, når og hvordan. (inkl. oppdateringer). Korrekte beholdningsdata er viktig. Vi bør kreve filer av leverandørene som gir vår beholdning, ikke alt det som finnes elektronisk Oppdateringer og tittelendringer må være forutsigbare, fullstendige og presise. Når oppdateres de ulike basene?

47 Gruppe 1 Forbedringer av Lisa 1. Ta utgangspunkt i Embla. Må bli selvforklarende og lett å jobbe i. Alt du trenger under samme fane. Muligheter for å velge spesialfelter ved behov. Nøkkelen er standardisering og færre valgfrie løsninger. Det er behov for kurs og sertifikat for å bruke Lisa. Det bør være like strenge regler for standardisering og registrering for e-ressurser i Lisa som for bibliografisk materiale i katalogen. Kvalitetssikring.

48 Gruppe 1 Forbedringer av Lisa 2. Bedre definisjoner og tydelig (les: brukervennlig) veiledning for hva som skal brukes hvor. 3. Det må bli orden i alle pakkene og hva de inneholder. Oversiktlig. Ryddig oversikt over leverandører, avtaler, pakker, delpakker og hva de inkluderer. Tittellister, ja takk. 4. Lisa bør inneholde all relevant informasjon knyttet til avtaler. Scannet versjon av lisensen tilgjengelig for de enkelte bibliotek (ikke innsyn). For ABM-avtaler bør det derimot være gjennomsiktlighet.

49 Gruppe 1 Hvordan få korrekte filer? Importkvalitet - Et spørsmål om forhandling? Kontraktmaler/sjekklister utarbeidet av ABM. Muligheter for kurs i forhandlingsteknikk i regi av ABM.

50 Gruppe 2 Rutiner Melding av importønsker: stor utfordring for de enkelte bibliotekene å få tak i importfiler der det er nødvendig... mangler ofte kunnskapene om hvordan de skal se ut ønsker bedre FAQ-liste for ting som oppstår med beholdninger, tilganger osv. I en ideell verden kunne bibliotekene gå inn i LISA/ERM, registrere at vi har startet abonnement på en ny pakke og så kunne import og oppdateringer skje mest mulig automatisk. Vi ønsker at BIBSYS kunne bistå bibliotekene ved inngåelse av nye kontrakter.

51 Gruppe 2 Forbedringer av Lisa 1. Ønsker det som et arbeidsredskap som erstatning for dagens regneark etc. 2. Ønsker dato for oppdateringer på hver pakke i LISA sånn at hvert bibliotek kunne henge seg på pakkene og resten skjedde automatisk..! 3. Historisk info, priser, 4. Enklere søkefunksjonalitet og mer lenking 5. Tydeligere og mer oversiktlig 6. LISA som ERM-system? - Ønsker å unngå dobbelt bokholderi...

52 Gruppe 3 Rutiner Mulighet for selvbetjening i tillegg til BIBSYS-styrt import (for lang behandlingstid ved importbestilling). Tungvinte rutiner i ulike systemer som styrer import (Lisa, Ask og BIBSYS). Behov for bedre systemintegrasjon. Eller se på nye (webbaserte) system, se nedenfor. Presentasjon av e-ressurser: Oppdatert beholdning er helt avgjørende.

53 Gruppe 3 Forbedringer av Lisa 1. Det bør ikke investeres i utvikling av LISA. Undersøke om det finnes ferdige ERM som kan integreres med bibliotekbasen. 2. Bruke agentsystem (Swets, EBSCO) for å få tak i importfiler, kvalitetssikre etc. Samspill mellom agent og BIBSYS

54 Gruppe 4 Rutiner Tungvinn prosess ved registrering av pakke-id. Hvorfor skal BIBSYS gjøre det? Kanskje BIBSYS heller kan ha kurs i pakkeregistrering for bibliotekene? Beholdningsinformasjon for e-tidsskrifter må være korrekt.

55 Gruppe 4 Forbedringer av Lisa Savner at Lisa kan generere oversikt/lister over det et bibliotek har av pakker. Og hva pakkene inneholder. Savner oppfriskningskurs i Lisa. Hva med ressurser som IEEE Enterprise, kan tilganger lagres i BIBSYS på samme måte som IEEExplore?

56 Gruppe 4 Forbedringer av Lisa Det må bli bedre søkemuligheter i Lisa. Det må bli lettere å få fram egne avtaler: når jeg er logga på, må min avtale komme fram som treff nr 1. Automatisk varsling til alle deltakerne ved import eller oppdatering av pakker. Det må være en funksjon i Lisa for å registrere oppdateringsmønster.