Møteinnkalling Fosen Helse Interkommunalt selskap

Transkript

1 Møteinnkalling Fosen Helse Interkommunalt selskap Utvalg: Styret for Fosen Helse IKS Møtested: Møterom Rissa Rådhus Møtedato: Tid: 12: Forfall meldes til daglig leder Berit Wiklund som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Tor Langvold Leder BJUGN Eli Braseth Nestleder ÅFJORD Snorre Glørstad Medlem ØRLAND Vigdis Bolås Medlem RISSA Reidun Hindrum Medlem LEKSVIK Roy Bjarne Hemmingsen Medlem ROAN Kjell Inge Skaldebø 1. varamedlem ÅFJORD Vel møtt! Tidsplan: Kl. 12:00-13:00 Styremøte Kl. 13:00-13:30 Lunch Kl. 13:30-18:00 Styremøte fortsetter Kl. 18:00 Styremøtet avsluttes Vel møtt!

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling ST 14/7 Godkjenning av møteprotokoller fra styremøte ST 14/8 Utredning av felles fagprogram og server for legetjeneste/legevaktstjeneste på Fosen - status i arbeidet og veien videre ST 14/9 Årsmelding og regnskap Fosen Helse IKS og Fosen DMS, vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune ST 14/10 Fast tilsetting av kommunepsykolog Fosen Helse IKS ST 14/11 Revisjon av samarbeidsavtale Fosen legevaktsenter ST 14/12 Møteplan 2014 for Styret i Fosen Helse IKS - endring av dato Orienteringssaker a. Øyeblikkelig hjelp tilbud for pasienter i Leksvik og Rissa kommuner Viser til tidligere orienteringer til Styret for Fosen Helse IKS fra de to kommuner om saken. Vigdis Bolås, rådmann Rissa kommune, Reidun Hindrum, kommunalsjef Leksvik kommune og driftssjef/daglig leder i Fosen Helse IKS vil under møtet foreta en orientering om status og videre prosess for etablering av øyeblikkelig hjelp tilbud i regi av Rissa kommune. b. Forespørsel fra Åfjord kommune om legevakt utover kontortid i sin helhet kan ivaretas av Fosen Legevaktsenter Viser til tidligere behandling av saken (14/13) i møte av og orientering i møtet av i Styret for Fosen Helse IKS. Eli Braseth, sektorsjef i Åfjord kommune orienterer om status i saken. c. Oppsigelse av avtale om Legevaktsformidling (telefoni) St. Olavs Hospital HF har sagt opp avtale om drifting av legevaktsformidling på vegne av kommuner i Sør-Trøndelag. Kommunene Bjugn, Roan, Rissa, Ørland og Åfjord har avtale med sykehuset om tjenesten. Det er nå innkalt til forhandlingsmøte mellom partene den Kommunegruppene forhandler i felleskap, og Fra Fosen deltar forhandlingsutvalget som ble etablert i forbindelse med avtaleinngåelser mellom forvaltningsnivåene. Tor Langvold, forhandlingsleder for Fosen og Berit G. Wiklund, daglig leder, orienterer om status i arbeidet. d. Orientering om prosjekter/prosjektsøknader i regi av Fosen Helse IKS Status vedrørende søknader og innvilgede prosjekter for i regi av Fosen Helse IKS ved Liz Raaken, driftssjef og Berit G. Wiklund, daglig leder.

3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/7 Styret for Fosen Helse IKS Godkjenning av møteprotokoller fra styremøte av Vedlegg: 1. Møtebok/protokoll fra styremøte Vedlagt følger møtebok med vedtaksprotokoller fra styremøte i Fosen Helse IKS Daglig leders innstilling: Møtebok fra styremøte godkjennes.

4 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/8 Styret for Fosen Helse IKS Vedlegg: 1. Forslag til felles notat for videre saksgang i eierkommunene 2. Intensjons-/samarbeidavtale for eierkommunene Utredning av felles fagprogram og server for legetjeneste/legevaktstjeneste på Fosen - status i arbeidet og veien videre Saken var oppe til behandling i Styret for Fosen Helse IKS første gang , sak 41/12. Arbeidsgruppe og mandat for arbeidet ble vedtatt. Arbeidsgruppen ble senere utvidet med 2 nye medlemmer - behandlet i sak 3/13 av Saken har også vært behandlet i styremøte av og Styrets endelige vedtak av : Styret tar orienteringen fra leder av arbeidsgruppen til etterretning. 1. Styret ber arbeidsgruppen utarbeide forslag til felles notat for videre saksgang i eierkommunene. Arbeidsgruppens leder rapporterer til Styret i neste styremøte Eierkommunene skal innen avklare om de fortsatt deltar i anskaffelse av felles EPJ system, og returnere signert intensjon- /samarbeidsavtale 3. Styret utfordrer Ørland kommune som vertskommune om å finne forpliktende, helhetlige IKT- løsninger som understøtter leveranse av gode helsetjenester til innbyggerne på Fosen sammen med de øvrige eierkommuner Kenth Hallbäck, leder av arbeidsgruppen vil under møtet orientere Styret om status i arbeidet. Med bakgrunn i orienteringen fra arbeidsgruppens leder, drøfter Styret aktuelle problemstillinger som arbeidsgruppen har behov for avklaring rundt, for å kunne utlyse til anbudskonkurranse i hht. tidsplan. Daglig leders innstilling: Styret tar orienteringen fra arbeidsgruppen til etterretning. Styret ber arbeidsgruppens leder i samarbeid med administrasjonen i Fosen Helse IKS å iverksette anbudsutlysning i hht. avtalt prosess og tidsplan.

5 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gaute Krogfjord/Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/9 Styret for Fosen Helse IKS /1 Representantskapet i Fosen Helse IKS Årsmelding og regnskap Fosen Helse IKS og Fosen DMS, vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune Vedlegg: 1. Årsmelding og regnskap 2013 for Fosen Helse IKS og Fosen DMS, vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune. 2. Midlertidig Revisjonsberetning fra Fosen Kommunerevisjon IKS. Årsmelding og regnskap Fosen DMS IKS og vertskommunetjenester i Ørland kommune Regnskap for 2013 er nå lukket. Selskapsavtalen for Fosen Helse IKS kapittel 12 omhandler selskapets regnskap, utdeling med videre. Selskapsavtalen bestemmer følgende: 12.1: Selskapets regnskap skal avlegges etter kommunale regnskapsprinsipper. 12.2: Regnskapet fastsettes av representantskapet og forelegges sammen med årsmelding og revisjonsrapporten for den enkelte deltaker (kommunestyre) som melding. 12.3: Etter at regnskapet for siste regnskapsår er fastsatt, kan representantskapet etter forslag fra styret foreta utdeling av selskapets midler, jfr. lov om IKS : Selskapet skal ha revisor som velges av representantskapet, jfr. lov om IKS 28. Styrets myndighet i forhold til selskapets drift framgår av Lov om interkommunale selskaper 13:

6 Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets års budsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Fosen Kommunerevisjon IKS er valgt som selskapets revisor. Regnskapet blir forelagt til Fosen Kommunerevisjon IKS for utarbeidelse av revisjonsberetning etter styrebehandling av årsmelding og regnskap 2013 er foretatt. Årsmelding og regnskap 2013 samt revisjonsberetning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig godkjenning. KOMMENTARER TIL REGNSKAPET: Regnskapet for 2013 viser et mindreforbruk på kr ,-. Mindreforbruket fordeles med kr ,- for Fosen Helse IKS og kr ,- for vertskommunetjenestene. Fra vertskommunetjenestene viser ansvar 313 Spesialisthelsetjenesten et overskudd på kr Dette ansvaret er i sin helhet finansiert av St Olavs Hospital, og et overskudd innen dette ansvaret, bør ikke brukes til å finansiere annen drift innen Fosen Helse IKS. Dette overskuddet foreslås derfor avsatt til et bundet driftsfond, og at dette kan brukes til finansiering innen dette ansvaret i senere regnskapsår. Administrasjonen i Fosen Helse IKS har hatt dialog med St. Olavs Hospital HF, Enhet for Samhandling vedr. mindre forbruk Det er behov for utskifting av medisinsk teknisk utstyr i poliklinikken. Sykehuset har gitt tilsagn til at mindre forbruk på kr kan benyttes til investering av denne type utstyr. Vertskommunetjenestene, ansvar 313 Spesialistpoliklinikken Fosen, viser et mindre forbruk på kr ,-. Ansvaret er fullfinansiert av St. Olavs Hospital HF. Administrasjonen i Fosen Helse IKS har vært i dialog med Samhandlingsavdelingen ved St. Olavs Hospital HF, og de gir tisagn til at mindre forbruk benyttes til innkjøp av nødvendig medisinsk utstyr i Spesialistpoliklinikken. Overskudd avsettes til bundet driftsfond og benyttes til ovennevnte investering i Avvik knyttet til det enkelte ansvar fremgår av regnskapets note 1. og 2. Mindre forbruket skyldes bl.annet: Ansvar Administrasjon - ikke budsjetterte renteinntekter på Ansvar Fosen Helsekompetanse, mindre bruk av konsulenttjenester kr Ansvar 300 og Miljørettet helsevern og Samfunnsmedisin, innsparing på fastlønn kr Økonomisk oversikt drift viser at det er mottatt kr i refusjon fra staten, inntekter utenom budsjett. Disse inntektene gjelder øremerkede tilskudd knyttet til:

7 Kr fra Helsedirektoratet - Friskliv og mestring Fosen Kr økt bevilgning for følge og beredskapstjeneste jordmor Kr Rask psykisk helsehjelp Kr Kommunepsykolog Fosen Disse midlene medfører et tilsvarende avvik mellom regnskap og budsjett på innkjøp av varer og tjenester. Ubrukte tilskudd fra 2013 er overført til bundet fond og skal benyttes i 2014 i hht. søknad og tildelingsbrev. Note 5. i regnskap viser oversikt over Fond og ubrukte tildelte økonomiske midler. Tilskudd tildeles etter søknad hvor tildelingsbrev mottas langt ut i året. Det er usikkerhet rundt tildelingene av midler, og ikke mulig å budsjettere. Prosjektet Følge- og beredskapstjeneste jordmor ble avklart og igangsatt etter at budsjettering var foretatt. Styret er løpende orientert om økonomi knyttet til løpende prosjekter gjennom året. Samhandlingsreformen ble implementert for fullt fra Det er fortsatt knyttet usikkerhet rundt oppgaver og ansvar som kommunene ønskes overført og etablert i regi av Fosen Helse IKS/Fosen DMS. Kompetanseheving og kompetanseoverføring samt FoU er viktige oppgaver og et satsningsområde. Det er i driftsbudsjettene satt av små beløp til å ivareta disse områder. For å kunne drive med FoU som er overførbar og av interesse for andre, er det nødvendig å samarbeide med anerkjente forskningsmiljø. Så langt har Fosen Helse IKS finansiert kjøp av bistand fra forskningsmiljøene gjennom prosjektmidler. Dette er uforutsigbar finansiering og knyttet til definerte områder. Det er flere områder i Fosen Helse IKS sin virksomhet hvor det er ønskelig med følgeforskning som krever kjøp av prosjektledelse og veiledning. Fosen Helse IKS har gjennom sin visjon store ambisjoner om å være en nasjonal helseaktør. Dette krever en strategisk og visjonær organisasjon som har mulighet for å videreutvikle Selskapet i tråd med eiernes ambisjoner. Administrasjonen er liten i forhold til organisasjonens vekst de senere år. Ressurser for å ivareta løpende drift bidrar til at det er lite ressurser til utviklingsarbeid. Selskapet har også hatt stort fokus på forskning og utvikling (FoU). Aktivitet knyttet til søknader og oppfølging av tildelte prosjekter er tidkrevende og avhengig av kontinuerlig oppfølging. Fosen Helse IKS er tillagt de samme krav til rapportering og oppfølging innen sine områder som en hver kommune pålegges. For å kunne nå de mål eierne har for Selskapet anbefaler administrasjonen at en ser på mulighet for å utvide administrasjonen med en 100 % merkantil stilling fra 2. halvår Denne stillingen tillegges også ansvar for oppfølging av prosjektportefølje. For å kunne gjennomføre målsettingen om videreutvikling av Fosen Helsekompetanse og nettportalen NettOpp Fosen er det behov for midler utover driftsbudsjett og vedtatt handlingsplan for perioden

8 Folkehelse arbeidet er et satsningsområde, for å kunne utvikle dette området er det behov for å hyre inn spesialkompetanse innen enkelte fagområder. Dette er kostnader en ikke har tatt høyde for i driftsbudsjett for Styret i Fosen Helse IKS har bedt om en utredning på felles fagsystem og serverdrift av pasientadministrativt system for legevakt/fastleger. Arbeidet vil være omfattende og en påregner kostnader for utredningen, noe det ikke er tatt høyde for i driftsbudsjett Administrasjonen anbefaler med bakgrunn i ovennevnte at mindre forbruket i 2013 avsettes til disposisjonsfond, og brukes til nødvendige investeringer og utviklingstiltak i Styret behandlet i sak 17/12 i møte av disponering av driftsfond knyttet til investeringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Styret vedtok å bevilge totalt kr ,-. Representantskapet behandlet og vedtok dette i sak 1/13 i møte av Bevilgning ble ikke brukt i Representantskapet vedtok at de bevilgende midler ble overført til 2013 for disponering til investeringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Dette er ikke gjennomført i hht. plan i 2013, men vil effektueres i Administrasjonen ber derfor om at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldende for Daglig leders innstilling: 1. Styret godkjenner årsmelding og regnskap Mindreforbruk innenfor Spesialisthelsetjenesten på kr ,- avsettes til bundet driftsfond for innkjøp av medisinsk teknisk utstyr 3. Resterende mindreforbruk på kr avsettes til disposisjonsfond for gjennomføring av investeringer og utviklingstiltak i 2014 Økning av administrativ stilling med virkning fra Utviklingstiltak knyttet til FoU aktivitet og videreutvikling av Fosen Helsekompetanse 4. Styret vedtar at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldende i Årsmelding og Regnskap samt revisjonsberetning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig godkjenning

9 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/10 Styret for Fosen Helse IKS Fast tilsetting av interkommunal kommunepsykolog i Fosen Helse IKS Vedlegg: Ingen Fosen Helse IKS fikk i 2013 innvilget prosjektmidler fra Helsedirektoratet for tilsetting av 2 kommunepsykologer, med varighet 3-5 år. Helsedirektoratet finansierer til sammen kr for Midlene er søkt overført til inneværende år på grunn av tilsagn sent på året. Prosjektet har en varighet på 3-5 år, med delfinansiering fra Helsedirektoratet; 1.driftsår kr driftsår kr driftsår kr driftsår kr pr. år Det forventes en egenfinansiering fra kommunene på resterende kostnad knyttet til tilsetting. Med bakgrunn i dialog med aktuell søker kreves en rask avklaring på fast tilsetting. Styret ønsker at kommunene Bjugn, Roan og Åfjord, som står bak prosjektet, avklarer mulighet for finansiering av stilling og mulighet for fast tilsetting som kommunepsykolog (er). Administrasjonen i Fosen Helse IKS er i prosess med tilsetting av Kommunepsykolog. Det er dialog med aktuell søker på stilling. Vedkommende har et krav om fast tilsetting. Styret behandlet i møte av sak 4/14 - Tildeling av prosjekt interkommunal kommunepsykolog i regi av Fosen Helse IKS Styret anbefaler å etablere fast stilling som kommunepsykolog, men ber om at kommunene utreder saken som behandles på nytt i neste Styremøte. Ved opprettelse av fast stilling vil det trolig være krav til politisk behandling. Styret ser det som hensiktsmessig at alle eierkommuner i Fosen Helse IKS på sikt deltar i ordningen.

10 Styrets endelige vedtak av : 1. Styret ber administrasjonen i Fosen Helse IKS og sektorsjefer i de tre kommuner som er tilknyttet prosjektet avklarer mulighet for finansiering av stilling og mulighet for fast tilsetting som kommunepsykolog (er), innen Styret anbefaler å etablere felles psykologstilling for eierkommunene i Fosen Helse IKS 3. Saken behandles på nytt i neste styremøte Administrasjonen ved driftssjef og daglig leder avholdt den møte med sektorsjefer i de tre kommuner som har eierskap til prosjektet. Konklusjonen fra ble at kommunene Bjugn, Roan og Åfjord anbefaler at aktuell psykolog tilbys fast stilling i Fosen Helse IKS. De tre kommuner garanterer for lønnsmidler knyttet til stillingen. Administrasjonen i Fosen Helse IKS forsøker å finne midler for fullfinansiering av stillingen for perioden Prosjektet kommunepsykolog bør sees i sammenheng med prosjektet Rask psykisk helsehjelp. Fra 2016 vil det være nødvendig med delfinansiering fra kommunene. Etablering av stilling for kommunepsykolog i Fosen Helse IKS behandles i Styret for Fosen Helse IKS. Administrasjonen anbefaler at prosjektet kommunepsykolog fortsatt er organisert under prosjektorganisasjonen i Selskapet under hele prosjektperioden. Etter avsluttet prosjektperiode vil det være naturlig å vurdere endelig plassering i organisasjonen. Daglig leders innstilling: Styret vedtar at det opprettes 100% fast stilling for Kommunepsykolog i Fosen Helse IKS. Prosjektets eierkommuner garanterer for lønnsmidler knyttet til stillingen utover tilførte prosjektmidler fra Helsedirektoratet. Administrasjonen i Fosen Helse IKS forsøker å finne midler for fullfinansiering av stillingen for perioden

11 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/11 Styret for Fosen Helse IKS Revisjon av samarbeidsavtale Fosen Legevaktsenter Vedlegg: 1. Revidert samarbeidsavtale Fosen Legevaktsenter 2. Protokoll fra møte i Lege - samarbeidsutvalg FLVS av Styret i Fosen Helse IKS behandlet saken i møte av , sak 14/3. Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS Behandling: Daglig leder og driftssjef orienterte Styret om nødvendighet av revisjon av gjeldende samarbeidsavtale av Ny versjon forelegges Styret for behandling. Administrasjonen anbefaler at det opprettes et samarbeidsutvalg bestående av lege fra hver av de 3 eierkommuner, driftssjef og 1 representant fra administrasjonen i en av eierkommunene. Styrets endelige vedtak av : Styret oppnevner følgende medlemmer til samarbeidsutvalg for Fosen Legevaktsenter: o Morten Jensvold, lege Ørland kommune / Fosen Legevaktsenter, leder av utvalget o Harm Dijkstra, lege Bjugn kommune o Niels Stagegaard, lege Åfjord / Roan kommune o Eli Braseth, sektorsjef Åfjord kommune o Liz Raaken, driftssjef Fosen Helse IKS Styret ber oppnevnt samarbeidsutvalg behandle revidert samarbeidsavtale. Saken tas opp i neste styremøte for sluttbehandling. Det nyoppnevnte Lege- samarbeidsutvalg har allerede gjennomført et første møte , sak 1/14 behandling av forslag til Revidert samarbeidsavtale Fosen Legevaktsenter. Lege- samarbeidsutvalg har ingen kommentarer til forelagt avtaleforslag og ber om snarlig sluttbehandling i Styret for Fosen Helse IKS for ikrafttredelse av revidert avtale. Daglig leders innstilling: Revidert samarbeidsavtale Fosen Legevaktsenter vedtas som forelagt.

12 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Berit Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 14/12 Styret for Fosen Helse IKS Møteplan 2014 for Styret i Fosen Helse IKS Vedlegg: Ingen Styret for Fosen Helse IKS vedtok i møte av møteplan for Styret. Styrets endelige vedtak: Styret vedtar enstemmig følgende møteplan for Styret i Fosen Helse IKS 2014: 18. februar 2014 kl. 10:00-15:00 i Vanvikan 9. april 2014 kl. 12:00-18:00 Rissa, behandling av årsmelding og regnskap juni 2014 kl :00 Bjugn 5. september 2014 kl. 10:00-15:00 Åfjord, behandling av budsjett november 2014 kl. 10:00-18:00 Ørland, Styremøte og strategisamling Det har etter møtet styremøtet kommet informasjon om at det er planlagt møte i Fosen Regionråd den Møtekollisjonen krever at Styret i Fosen Helse IKS finner et annet møtetidspunkt for juni. Det er med bakgrunn i ovennevnte behov for å finne en ny møtedato i juni 2014 Daglig leders innstilling: Det foreligger ingen innstilling fra daglig leder