esporing Veileder Versjon 2.0 april 2009

Transkript

1 esporing Veileder Versjon 2.0 april 2009 Dette dokumentet er utarbeidet på oppdrag fra Landbruks- og matdepartementets e-sporingsprosjekt. Versjon 2.0 er ment å være en hjelp og veileder for den enkelte virksomhets forberedelser for å kunne knytte seg til en nasjonal infrastruktur for elektronisk sporing av mat i hele matkjeden.

2 Innholdsfortegnelse Formålet med veilederen... 3 Del 1 Definisjoner, krav og gevinster Nasjonalt e-sporingsprosjekt Hva er sporing? Matlovens krav til sporing Gevinstmuligheter og nytteeffekter... 6 Del 2 Prinsipper og forutsetninger for esporing Grunnelementer i et ideelt sporingsopplegg Aktører, ansvar og informasjonsflyt Teknisk infrastruktur Identifikatorer Organisering...16 Del 3 Metodikk for gjennomføring av e-sporingsprosjekter Faser og innhold Etablering av handlingsplan Rammeverk...27 Vedlegg 1: Viktige begreper og definisjoner i forhold til Fellesløsningen April 2009 Side 2 esporing

3 Formålet med veilederen Veilederen er utarbeidet på oppdrag fra nasjonalt e-sporingsprosjekt. Veilederen skal være en hjelp for bedrifter og bransjer i deres arbeid med innføring av løsninger for elektronisk sporing av mat. Veilederen vil primært være et hjelpemiddel i en planleggingsfase. Målet med å innføre en elektronisk sporingsløsning vil ofte være å følge opp krav om sporbarhet på en effektiv og god måte. En elektronisk sporingsløsning vil kunne gi aktørene en rekke gevinster utover dette. For å ta ut disse gevinstene er det viktig at planlegging og innføring gjøres på en måte som bygger opp under og styrker bedriftens strategi. Veilederen versjon 2.0 har blitt utviklet i takt med arbeidet i det sentrale e-sporingsprosjektet og innholdet gjenspeiler de valg som er gjort i forhold til datamodell, teknisk arkitektur og infrastruktur. Videre er de erfaringene som bransjepilotene har gjort seg tatt med i versjon 2.0. Innenfor sporing er det vanlig å definere to hovedtyper: Intern sporing og ekstern sporing (også kalt kjedesporing). Eksternt sporing handler om å spore matvarer som sendes mellom aktører i en verdikjede. Dette gjelder også mellom land ( Global sporing ). Veilederen er i hovedsak konsentrert om de utfordringene man møter i arbeidet med innføring av elektronisk sporing av matvarer mellom aktørene i en verdikjede. Tilnærming og metodikk for innføring av sporing vil imidlertid også kunne benyttes for enkeltvirksomheter eller grupper av virksomheter i deres arbeid med å få på plass elektroniske løsninger for intern sporing. Elektronisk intern sporing er en forutsetning for å få til elektronisk ekstern sporing. Leserveiledning Dokumentet består av følgende tre deler som kan leses uavhengig av hverandre: Del 1 omhandler definisjoner, krav og gevinster ved elektronisk sporing Del 2 trekker opp de mest sentrale prinsippene for elektronisk sporing og beskriver viktige forutsetninger for å kunne etablere et elektronisk sporingsopplegg Del 3 beskriver en metodikk for gjennomføring av e-sporingsprosjekter esporing Veilederen versjon 2.0 er utarbeidet av Ivar Barlindhaug og Tone Ibenholt April 2009 Side 3 esporing

4 Del 1 Definisjoner, krav og gevinster 1. Nasjonalt e-sporingsprosjekt Nasjonalt e-sporingsprosjekt en dugnad mellom myndighetene og næringslivet Landbruks- og matministerens mål er at Norge i løpet av 2010 skal være ledende på området sporing av mat og det skal etableres en elektronisk infrastruktur 1 for å realisere målet. Matproduksjonen i Norge er kjent for å ha gode styringssystemer. Disse må likevel rustes opp med ny teknologi og tettere samarbeid mellom aktørene for å imøtekomme nye forventninger og utfordringer. Arbeidet med esporing er organisert som et prosjekt under Landbruks- og matdepartementet, hvor også Fiskeri- og kystdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet er prosjekteiere. Målet for e-sporingsprosjektet er at det innen utgangen av 2010 skal etableres en nasjonal infrastruktur for sporing i matvarekjeden. 2. Hva er sporing? Det finnes flere definisjoner på sporing. I Matloven er sporing definert som: Muligheten til å spore og følge et næringsmiddel, et fôr, et dyr bestemt til næringsmiddelproduksjon eller et stoff som er bestemt til eller kan forventes å bli tilsatt næringsmidler eller fôr, gjennom alle ledd i produksjon bearbeiding og distribusjon. Den mest presise definisjonen på sporing er gitt av den Internasjonale Standardiseringsorganisasjonen (NS-ISO 8402): Evne til å spore forløpet, anvendelsen eller lokaliseringen av en enhet ved hjelp av nedtegnet identifikasjon. Nedtegnet identifikasjon betyr systematiske registreringer, som er en viktig forutsetning for å spore et produkt/råstoff/ingrediens gjennom en verdikjede. Det understrekes at sporing ikke er produkt- eller prosessinformasjonen i seg selv, men et verktøy som gjør det mulig å spore produkter/råstoffer/ingredienser. Elektronisk sporing betyr at sporings- 2, produkt- og prosessinformasjon blir registrert og lagret elektronisk. Til sammenligning betyr Papirbasert sporing at tilsvarende informasjon blir lagret på papir. 1 En elektronisk infrastruktur er summen av alle elementer som er nødvendige for å bygge og utvikle elektronisk sporing. En forutsetning for å få dette til er at det etableres en felles forståelse av hvordan teknologien skal brukes og betydningen av effektiv samhandling. Etablering av en felles elektronisk infrastruktur krever standardiserte løsninger både når det gjelder teknologi og unik identifisering (identifikator). 2 Sporingsinformasjon er den informasjonen som gjør sporing av matvarer mulig. Mer informasjon, se: 4.4. April 2009 Side 4 esporing

5 En sporbar enhet er en fysisk enhet med unik identifikasjon som blir utvekslet mellom kjedemedlemmer (se vedlegg 1: Viktige begreper). Fra høyeste til laveste nivå kan en sporbar enhet være (tabell 1): Tabell 1: Oversikt over de sporbare enhetene Sporbar enhet Eksempel Eksternt 3 eller internt 4 En forsendelse (Shipment) Et skip, lastebil, og lignende Eksternt En logistisk enhet (Logistic Container, pall Eksternt og internt 5 Unit) En handelsenhet (TradeUnit) Eske, kartong Eksternt og internt 6 En batch/lot En dagsproduksjon Internt (kan også være ekstern) I forbindelse med elektronisk sporing brukes ofte begrepet granularitet som beskriver detaljeringsgrad av kunnskap om et vareparti eller en vare. En parameter som har stor betydning for granularitet er nettopp størrelsen på minste sporbare enhet. Minste sporbare enhet er den enhet man knytter sporingsinformasjon til, og kan være på bulknivå eller forbrukerpakningsnivå. Hvis minste sporbare enhet er et parti bulkvare eller et parti forbrukerpakninger, gjelder sporingsinformasjonen hele partiet. Ved en tilbaketrekking/tilbakekalling vil hele partiet måtte tilbaketrekkes. Dette betegnes som grov granularitet. Hvis minste sporbare enhet er forbrukerpakning, vil sporingsinformasjonen om varen ha spesifikk informasjon knyttet til den forbrukerpakningen. Ved en tilbakekalling/ tilbaketrekking er detaljgraden av informasjon større, og størrelsen på delpartiet som må inndras kan begrenses. Dette betegnes som fin granularitet. Granularitet kan også brukes om aktører eller ressurser. En aktør med stor eller grov granularitet kan være et konsern, mens liten eller fin granularitet kan være en enkelt fabrikk, eller til og med en produksjonslinje. 3. Matlovens krav til sporing Matloven stiller krav til sporing og til at aktørene skal ha systemer som sikrer sporing, men loven stiller ingen konkrete krav til hvordan kravene skal ivaretas. Matloven stiller krav om sporing i alle ledd i verdikjeden. Hvert ledd i kjeden skal kunne spore et ledd bakover og et ledd framover. Det vil si at bedriftene skal ha oversikt over hvem de mottar råvarene fra og hvem de har sendt de ferdig produserte produktene til. Matloven stiller ingen krav til sporing internt i bedriftene. Det er derfor ingen krav til at bedriftene fortløpende skal registrere splittinger og blandinger av råvarer og ingredienser i produksjonen. Bedriftene skal imidlertid ha etablert et system og prosedyrer for sporing som gir opplysninger om dette når myndighetene krever det. 3 Enheter som sendes ut av bedriften 4 Enheter som er internt i en bedrift 5 Logistikk enheter som ikke blir blandet med andre enheter eller splittet opp, f. eks hos en grossist 6 Handelsenheter som ikke blir blandet med andre enheter eller splittet opp, f. eks hos en grossist April 2009 Side 5 esporing

6 4. Gevinstmuligheter og nytteeffekter Innføring av elektroniske sporingsløsninger vil gi bransjer, aktører i verdikjeder og tilsynsmyndigheter muligheter for gevinster på en rekke områder. Potensielle økonomiske gevinster vil være en driver for mange av aktører i næringslivet. Slike gevinster kan være knyttet til effektivisering og prosess- og produktoptimalisering. Elektronisk sporing vil blant annet bidra til at de økonomiske konsekvensene ved en eventuell tilbaketrekking blir redusert. Gevinstmulighetene for næringslivet er nærmere beskrevet i tabell 2. For myndigheter og forbrukere vil den sterkeste drivkraften for innføring av sporing være knyttet til mattrygghet og mulighetene for raskere sporing og tilbaketrekking av skadelige produkter. Men også for myndigheter og forbrukere vil elektronisk sporing kunne gi gevinster utover dette. Elektronisk sporing gir myndighetene mulighet for å drive et mer effektivt tilsyn og en mer målrettet kartlegging og overvåking. For forbrukerne betyr elektronisk sporing mindre risiko for at utrygg mat vil finnes i butikkene og det gir økt mulighet for kontroll med produktenes innhold, holdbarhet, opprinnelsessted, etc. Når en virksomhet planlegger å innføre elektronisk sporing, er det viktig å identifisere hvilke gevinstmuligheter en slik løsning vil kunne gi. Det er videre viktig at det legges til rette for å ta ut hele eller deler av dette gevinstpotensialet. Tabell 2: Næringslivets gevinstmuligheter ved innføring av elektronisk sporing Eksempler på gevinstområder Reduserte økonomiske konsekvenser ved tilbaketrekking Omfanget av tilbaketrekking kan reduseres gjennom mer presise kirurgiske tilbaketrekkinger. Sporingstiden i kjeden kan reduseres fra en dag pr. ledd til tilnærmet sann tid. Sporingssystemet blir gjennomgående mer pålitelig og sikrere En effektiv og troverdig sporingsløsning vil gi mindre tap av tillit i markedet ved en hendelse Elektronisk sporing vil være en forsikringsordning Forbedret effektivitet i leveransekjeder/distribusjonsnettverk Elektronisk sporing vil kunne gi forbedret styring gjennom økt kontroll med produksjon/lager/distribusjon Man vil kunne oppnå bedre samhandling mellom kunde og leverandør gjennom informasjonsdeling Legge til rette for en differensieringsstrategi Bedriften vil kunne differensiere sine produkter gjennom enklere og mer pålitelig dokumentasjon av produktene Pålitelig og etterprøvbar dokumentasjon av vil kunne gi bedre beskyttelse av merkevarer. Verdipotensial i oppfyllelse av myndighetenes krav/forbedret risikoog kvalitetsstyring Elektronisk sporing gir mulighet for å oppfylle myndighetenes krav på en mer effektiv og etterprøvbar måte Virksomheten vil være bedre rustet til å møte fremtidige krav til sporing både fra Potensial En elektronisk sporingsløsning kan gi opptil 90 prosent reduksjon i omfang av tilbakekalling i industrien Effektivitetsforbedring gjennom standardisert informasjonsutveksling vil kunne utgjøre én til tre prosent av Total Supply Chain Cost 7 Gir nye markedsmuligheter og økt omsetning. Potensialet er vanskelig å anslå. Raskere kunne gi korrekt svar på forespørsler fra myndighetene. Redusert ressursbruk. Potensialet er vanskeig å anslå. myndigheter og kunder. Dette vil bidra til å sikre tilgang til markeder. For en mer detaljert beskrivelse av nytteeffekter for samfunnet og for næringslivet vises det til dokumentet: Samfunnsøkonomisk nytte og kostnad og notatene: esporing nytte for Samfunnet og esporing gevinster for næringslivet. 7 Total Supply Chain Cost tilsvarer omsetningsverdi minus margin. Produksjonsverdien omfatter også virksomhetenes margin, i vår beregning har vi ikke gjort noen anslag for størrelsen på marginen og derfor satt likhetstegn mellom Supply Chain Cost og Produksjonsverdi April 2009 Side 6 esporing

7 Del 2 Prinsipper og forutsetninger for esporing 5. Grunnelementer i et ideelt sporingsopplegg Overordnet vil det være fire grunnelementer som det må tas stilling til ved innføring av løsninger for elektronisk sporing av matvarer. De fire grunnelementene er følgende og er nærmere beskrevet i kapittel 6-9: Aktører, ansvar og informasjonsflyt (beskriver de ulike aktørene i verdikjeden, deres roller og ansvar, samt informasjonsflyten mellom disse) Teknisk infrastruktur Identifikatorer Organisering April 2009 Side 7 esporing

8 $ 6. Aktører, ansvar og informasjonsflyt Figur 3 viser involverte aktører, blå linjer viser kjeden for identifisering av de sporbare enhetene og den røde linjen viser sporingskjeden. Den blåstiplete linjen viser aktørenes kontroll/tilsyns mulighet. Forutsetninger og de forskjellige aktørenes roller og ansvar, samt tallene på de røde linjene er beskrevet i påfølgende kapitler. Forklaring til tallene: 1: Bekymringsmelding vedrørende kvalitet fra detaljist/forbruker til tilsynsmyndighet 2: Opplysninger om eier av unik identifikator (nummer) fra administrator (uavhengig aktør) 3: Identifisering av rett aktør Detaljist Distributør Industriproduk sjon Primærproduk sjon For/råstoff produsent Distribuert informasjonssystem for sporing av varebevegelser. De ulike aktørene er gjensidig avhengig av korrekt data for å sikre korrekt verdikjedsporing. Myndighetene $ Figur 3: Bilde som viser aktører i en verdikjede og informasjonsflyten mellom aktørene. Dette bildet viser både hvordan myndighetenes minimumskrav til sporing blir ivaretatt, og hvordan den enkelte aktørs behov eller tilpasninger utover minimumskravet kan løses. For å nå myndighetenes mål om at Norge skal bli ledende på området matsporing forutsetter bildet i figur 3 realisering av tre minimumskrav: 1) Unik og ensartet identifisering av de sporbare enhetene Fellesløsningen som vil utgjøre den nasjonale infrastrukturen for elektronisk sporing gir mulighet for å etablere en globalt unik identifikator og dermed en ensartet identifisering av de sporbare enhetene ( traceable items ) fra hendelser ( trace events ) basert på lokalt unike identifikatorer hos den enkelte aktør. Hva som er den minste sporbare enheten vil variere ut April 2009 Side 8 esporing

9 fra hvordan aktørene sender og mottar varer (handelsmønster og nivået på minste handelsenhet) og en forretningsmessig vurdering av hvilke gevinster virksomheten ønsker å ta ut, jf. del 1, tabell 1. 2) Sentral drift og administrasjon av fellesløsningen Fellesløsningen kjennetegnes av at det blir etablert et "nav" med et felles kommunikasjonsgrensesnitt, basert på anerkjente, internasjonale standarder. Aktørene vil få tilgang til løsningen gjennom bruk av standard grensesnitt, enten fra egne ERP-systemer, gjennom en tredjepartsløsning eller via en web-portal. 3) Distribuering av ansvar for å opprette og tilgjengeliggjøre minimumskravet til informasjon Det forutsettes at hver aktør i verdikjeden må kunne spore en hendelse ( trace event ) for en sporbar enhet ( traceable item ) på en måte som støtter ekstern sporing. Hvilke sporbar enhet som vedkommende har mottatt fra hvem og hvilke sporbar enhet som er sendt videre til hvem. Aktørene må ha interne system som har oversikt over dette og med en slik kvalitet at myndigheter raskt kan få sporingsinformasjon (hvem, hva, når, hvor) per minste tilbakekallingsenhet. Sporing forutsetter at alle aktørene ivaretar sitt ansvar, slik at det er mulig å spore et produkt fra fjord/jord til bord. De forskjellige aktørenes rolle og ansvar er kort beskrevet i tabell 3 under: Tabell 3: Aktørenes rolle og ansvar Aktør Aktør i verdikjedene (produsenter, distributører og detaljister) Ansvar Ansvar for at deres produkter eller tjenester ikke er årsaken til utrygg mat. Eier informasjon om egne produkter og produksjonsprosesser. Må kunne dokumentere faktisk kvalitet samt prosedyrer for kvalitet overfor marked (andre aktører, handelspartnere internasjonalt og forbrukere) og offentlige myndigheter (tilsyns- og helsemyndigheter) Beslutte og gjennomføre tilbakekalling og tilbaketrekking av produkter Bransjeorganisasjonene Ivaretar felles interesser for aktørene innen et bransjeområde Grunndata kilder Ansvar for offentlige og private «registre» for grunninformasjon. Dette spenner vidt fra virksomhetsinformasjon til individinfo i ku-kontrollen Tilsynsmyndigheter Føre tilsyn med at aktørene i verdikjedene følger offentlig regelverk Utføre stikkprøvekontroll hos aktører i verdikjedene Pålegge utbedringer eller stanse aktivitet hos aktørene hvis ikke regelverk er fulgt Anbefale eller pålegge aktører å gjennomføre April 2009 Side 9 esporing

10 tilbakekalling eller tilbaketrekking av produkter Overordnede myndigheter: Ansvar for nasjonal mattrygghet ved lovgiving og regelverksarbeide Offentligheten og forbrukerne Krever informasjon om matens trygghet og annen kvalitetsinformasjon Ønsker innsyn i produksjonsprosesser som har innvirkning på matens trygghet 7. Teknisk infrastruktur Den tekniske arkitekturen som ligger til grunn for utvikling av nasjonal infrastruktur for elektronisk sporing av mat i verdikjeden, heretter benevnt fellesløsningen er skissert i figur 4. Figur 4: overordnet arkitekturskisse Prinsippet bak løsningen er i hovedsak følgende: At fellesløsningen skal håndterer både mindre aktører med begrensede eller ingen IT ressurser, større virksomheter med allerede etablerte elektroniske internsporingsløsninger og klynger av virksomheter som i dag benytter kommersielt tilgjengelige kjedesporingsløsninger (kunne bygge på eksisterende systemer som måtte eksistere innen en bransje og/eller i den enkelte virksomhet) At fellesløsningen er tilpasset bruk av internasjonale standarder som muliggjør global sporing mellom land (tilrettelagt for eksport/import) At fellesløsningen gjør det mulig å dele sporingsdata i tilnærmet sanntid på tvers av aktørene At fellesløsningen skal kunne gi virksomhetene mulighet til tettere samhandling gjennom utveksling av kvalitetsdata April 2009 Side 10 esporing

11 At aktørene har kontroll på sine egne kvalitetsdata At fellesløsningen skal ivareta fremtidige myndighetskrav og markedskrav Funksjonelle lag i fellesløsningen Interne prosesser som utgjør kilden for hendelser og sporbare enheter Internt sporingslager et konseptuelt lager av sporingsdata som håndteres og styres av den enkelte aktør esporingskjernen som tar seg av den sentrale styringen av sporingsdata Tjenestelaget som gir tilgang til fellesløsningen fra aktørenes ulike tekniske plattformer esporingsapplikasjonene som utgjør brukerlaget i den nasjonale infrastrukturen Verdiøkende applikasjoner gjør det mulig å utnytte fellesløsningen til å dele kvalitetsdata mellom aktører der dette er avtalt 8. Identifikatorer Modellen for esporingsløsningen, slik den er forslått, er uavhengig av industri, bransje, sektor eller plass i verdikjeden. Den beskriver en modell for en løsning for elektronisk sporing der aktørene kommuniserer med esporing via internett. Kjerneoppgavene i en slik løsning er knyttet til relasjonene mellom det som skal spores, de som har det juridisk ansvaret for det som spores, geografisk plassering og fysisk ressursbruk. Hva er det? Hvem har eller hadde ansvar for det? Hvor er det og hvor har det vært? Når skjedde det noe med det? esporing etablerer altså et sporingsnettverk basert på identifikatorer knyttet til aktører, ressurser, sporbare enheter og hendelser og relasjoner mellom disse. Find Derived Sporingsnettverket gjør det mulig å spore bakover til årsak og forover til konsekvenser. Find Origin Figur 5: Sporingsnettverk I figur 6 vises en modell for hendelsesforløpet fra mottak av en sporbar enhet, behandlingen av denne internt, og forsendelsen til neste ledd i kjeden. April 2009 Side 11 esporing

12 Traceable Item Received by Chain Member Trace Event Transmitted by Traceable Item Created The initial creation of a Traceable Item in the esporing domain Terminated The final removal of a Traceable Item from the esporing domain Transmitted The transmission of a Traceable Item Represent the outgoing handover from sender to receiver Received The reception of a Traceable Item Represent the incoming handover from sender to receiver Transferred Represent the end of an activity such as transportation or storage of Traceable Item (s) where the activity has a duration and with optionally environmental parameters reflecting environmental exposure of the Traceable Item (s). DocumentationCreated Represent the creation of Documentation related to a Traceable Item. The existence of the Documentation represent a Documentation Traceable Item. Required by present Law Note: Present Law defines the one -step back / one-step forward principle. This is supported by the Transmitted / Received events. The Stakeholder analysis identifies transformation information as a requirment, supported by the Transformed subclasses. Transformed The creation of new Traceable Item (s) as a function of Traceable Item (s) Processed Input : One or more Traceable Items (or parts thereof ) Output : A Traceable Item containing a formula described mix of input Traceable Items or transformation (from raw to smoked salmon ) May also have a time duration Merged Input : Multiple Traceable Items Output : A new Traceable Item comprising elements or all of input Traceable Items content Splitted Input : One Traceable Item Output : Multiple Traceable Items comprising elements or all of the input Trace Item content. Packed Input : One or more Traceable Items Output : A Traceable Item containing an aggregation of the input Traceable Items. UnPacked Input : A Traceable Item containing a hiearchy of Traceable Items. Output : The Traceable Item (s) at the first hierarchy level of the input Traceable Item. Masterdata Event (Not Part of Trace Event Model ) Represent the creation or update of a masterdata element (Actor, Resource, TradeItem ) Det Norske Veritas AS. All rights reserved 19 February 2009 Slide 1 Figur 6: esporing hendelsesmodell Modellen er beskrevet på engelsk og bruker følgende sett av begreper, oversatt til norsk Engelsk Actor Fixed/Mobile Resources Traceable Item Event Norsk Aktør Faste og Mobile Ressurser Sporbar enhet Hendelse Modellen beskriver også en serie hendelsestyper som er knyttet til sporbare enheter Engelsk Created Terminated Transmitted Received Transferred Processed Merged Split Packed Unpacked Norsk Generert (Ny sporbar enhet oppstår) Terminering Sendt Mottatt Overført Prosessert Blandet Splittet Pakket Utpakket April 2009 Side 12 esporing

13 Krav til informasjon esporing mottar, registrerer, lagrer og deler informasjon fra vidt forskjellige kilder; verdikjedeaktører, tilsyn, registre og organisasjoner. Informasjon kan deles selektivt, d.v.s. at tilgang til informasjon utover nødvendig tilgang for krisehåndtering kontrolleres av den aktøren som la den inn. Informasjon kan også deles fritt. Aktører kan velge kun å dele informasjon som oppfyller minimumskravene til sporing. Omvendt kan en også velge å dele informasjon f. eks. om produksjonsmåte, sted, mengder, innsatsvarer, kvalitet osv. Det er ingen krav til at bedriftene skal registrere hendelser som splittinger, blandinger av råvarepartier og ingredienser i produksjonen eller pakking, overføring eller utpakking. En del bedrifter registrerer informasjon som er viktig for sporing i sine kvalitets- og logistikksystemer, og deler informasjon med andre aktører via merking og utveksling av dokumenter (fraktdokumenter, merking, strekkode osv). Informasjon behøver ikke meldes til esporing i sekvensiell rekkefølge, d.v.s. informasjonsstrømmen må ikke nødvendigvis følge materialstrømmen i en verdikjede. Tidsaspektet er viktig hvis neste aktør i kjeden er avhengig av at esporing videresender data. Ellers kan aktører i prinsippet melde inn informasjon uavhengig i tid. Dette gjelde både for informasjon som oppfyller minimumskrav og for tilleggsinformasjon. Ved en krisesituasjon vil (for sent) innmeldt informasjon effektivt motvirke målsettingen med esporing, slik at det i praksis er behov for at minimumskravene til informasjon meldes inn så tett på hendelsestidspunkt som praktisk mulig. esporing har mulighet for å registrere at et fysisk dokument finnes, - dette kan for eksempel gjelde kommunikasjon med myndigheter, utfylte skjema, tollpapirer. Detaljgraden om informasjon knyttet til et vareparti eller enkelt vare avgjør volumet på tilbaketrekkings- eller tilbakekallingspartiet ved en eventuell negativ hendelse. Detaljgrad, eller granularitet, beror på størrelsen av minste sporbare enhet i en eller flere ledd i en verdikjede. Minste sporbare enhet kan variere fra bulkvare målt i tonn til en pall og helt ned til forbrukerpakning. Dersom et foretak bare følger lovkravene og det skulle komme et krav om tilbaketrekking, kan en konsekvens være at hele produksjonen må trekkes tilbake og ikke et begrenset parti. Informasjonen som gis administreres ved kobling til materialet som spores. Praktisk er dette kun mulig ved en kobling til minste sporbare enhets unike identifikator. I dag bruker de ulike virksomhetene forskjellige metoder, nummerrekker osv. for å merke sitt materiale. Dette inngår i de etablerte systemene i virksomheten, og omfatter systemer som vanligvis har koblinger mot andre interne eller eksterne systemer. Etablering av en felles elektronisk infrastruktur krever standardiserte løsninger ikke bare for teknologi, men også for identifikatorer. Dette er viktig også for å kunne samordne, integrere og automatisere uthenting av informasjon fra forskjellige databasene i de ulike bransjene. Identifikatorer Aktører bruker identifikatorer på for eksempel varer, kasser og sekker av logistikk-, transaksjons- og driftshensyn. Identifikatorene er lokalt unike hvis de kun er unike for den sporbare enheten lokalt i bedriften (lokalt unik identifikator LUI). En globalt unik identifikator (GUI) har en oppbygging som gjør at den er unik i hele verden. April 2009 Side 13 esporing

14 esporings tilnærming til identifikatorer: esporing innfører ikke et nytt og felles identifikator system som må implementeres av aktører på tvers av bransjer og verdikjeder esporing gjør det mulig for enkeltaktører og grupper av aktører å fortsette å bruke sin eksisterende identifikatorløsninger internt i sine organisasjoner og verdikjeder så sant løsningene er basert på lokalt unike identifikatorer. Der hvor eksisterende identifikatorløsninger er basert på globalt unike identifikatorer gjenbrukes disse. esporing transformerer LUI til GUI på vegne av aktører. Forskjellige aktører i verdikjeder vil kunne bruke forskjellige LUI på samme sporbare enhet. esporing administrerer transformasjoner. Oppbyggingen av unike identifikatorer i esporing er basert på bruk av URNs (Uniform Resource Name)s slik de er definert i ( fra W3C. URN modellen er en hierarkisk navnemodell med et definert realiseringsformat En esporings unik identifikator for en sporbar enhet kan se ut som: urn:esporing:id:aktørid:internid. urn:esporing:id identifiserer dette som en esporings identifikator hvor aktøridentifikator er en unik for aktøren og hvor internid representerer den LUI som aktøren benytter i sine interne løsninger. Eksempler fra EPCglobal EPC Information Services (EPCIS) Seriell GTIN urn:epc:id:sgtin: GLN urn:epc:id:sgln: Her kodes SGTIN og GLN gra GS1 standardsystem inn i en URN basert modell En esporings ID og en EPCGlobal basert ID kan samvirke i et felles system. For å bruke esporingsløsningen må en aktør oppfylle følgende krav: - Aktøren må ha et internkontrollsystem som gjør at nødvendig og riktig informasjon om de sporbare enhetene kan meldes inn til esporing referert til sin LUI. - Aktøren må være registrert i esporing med en kjent identitet. esporing vil benytte GS1 GLN nummer som aktør identifikator. Dette for å kunne garantere at identifikatorer for aktører er unike. Eksempel på sporing og bruk av global unik identifikator i esporingsløsningen Følgende eksempel viser hvordan forskjellige lokalt unike identifikator (LUI) systemer kan benyttes i esporingssammenheng sideløpende med for eksempelt et GS1 system. Et enkelt eksempel på hvordan løsningen fungerer er at Company A1 har en råvare. Company A2 har en annen vare eller emballasje. Disse inngår i et produkt laget av Company B som sender produktet videre til Company C. Company C endrer ikke produktet, men sporing slutter med Company C (kan f. eks. omfatte distribusjon og salg). April 2009 Side 14 esporing

15 Transformation of multiple Traceable Items (Production of a Traceable Item as a function of two) Globally Unique ID: urn:esporing:id:compa1: esporing Solution CompA1 CompA2 CompB CompC Globally Unique ID: urn:esporing:id:compb:qwerty3 Globally Unique ID: urn:epc:tag:sgtin-96: qwerty qwerty2 qwerty Global ID Global/Local Translation Services Global or Local ID CompA1 Locally Unique ID: CompA2 Locally Unique using SGTIN: CompB Locally Unique ID : qwerty1, qwerty2,qwerty3 CompC Locally Unique ID : Symbology according to esporing Data Model : Traceable Item Actor Trace Event Det Norske Veritas AS. All rights reserved 18 February 2009 Slide 11 Sporingsmeldingene som er utvekslet er følgende: - Company A1 melder om at de har laget en ny sporbar enhet med lokal ID esporing tildeler enheten en URN - GUI. - Company A1 melder at sporbar enhet (eller kan bruke tildelt GUI) sendes til Company B - Company A2 melder at de har generert en sporbar enhet med en GUI (SGTIN nummer). esporing tildeler enheten en URN - GUI - Company A2 melder at sporbar enhet med SGTIN nummer er sendt til Company B - Company B melder at den har mottatt sporbar enhet fra Company A1 og A2. Den kan bruke de LUI som følger med dokumentasjon fra Company A1 eller URN-GUI. Hvis Company B tildeler disse partiene en egen LUI melder den også dette til esporing (i dette tilfelle er de tildelt qwerty1 og qwerty2) - Company B melder at den blander de to partiene og at produktet har fått nytt LUI (qwerty3). esporing tildeler enheten en URN - GUI - Company B melder at produkt med LUI qwerty 3 er sendt til Company C. - Company C melder at den har mottatt sporbar enhet qwerty 3 fra Company B og gitt den LUI Company C melder at LUI termineres, dvs. ingen videre sporing. April 2009 Side 15 esporing

16 esporing gjør følgende: - Administrerer kunnskapen om individuelle LUI/ GUI knyttet til enhver sporbar enhet. - Holder rede på hvilke andre LUI som også representerer den sporbare enhet - Ivaretar koblingen til den URN - GUI esporing har tildelt enhetene samt URN - GUI for den nye enheten de inngår i. - Administrer tilleggsinformasjon knyttet til sporbare enheter som aktørene melder inn og deler med andre aktører. 9. Organisering Løsningen kjennetegnes av at det blir etablert: Et "nav" med et felles kommunikasjonsgrensesnitt, basert på anerkjente, internasjonale standarder Tilgang ved bruk av standard grensesnitt enten tilgangen er ved egne ERP-systemer, gjennom en tredjepartsløsning eller via web-portaler Forskjellen fra tidligere vil være at aktørene ikke har behov for å integrere eller ta fysisk kontakt direkte med (alle) andre aktører når mistanke om utrygg mat har oppstått. Man tar bare kontakt mot en aktør infrastrukturen og kommuniserer mot felles grensesnitt både til navet, og dermed til den enkelte aktør, ved hjelp av samme standardiserte teknologi. Alle aktører går sammen om løsningen. Det betyr at kostnadene blir lavere pr. aktør også ved den videre teknologiske utviklingen av løsningen. Verdien av en slik løsning vil være: Gir/muliggjør for en kostnadseffektiv og lett implementerbar elektronisk sporing mellom alle parter innen alle matvarekjeder Minimal investering og rask oppkobling uten store lokale tilpasninger (gitt at en internsporingsløsning finnes i bedriften) Enkelt å ta i bruk Lave transaksjonskostnader Betydelige kostnadsreduksjoner sammenlignet med ved dagens situasjon Kan anvendes internasjonalt Lav kostnad for videreutvikling Gir muligheter for økt verdiskapning Konkurransenøytral i forhold til aktørene Et hovedprinsipp for å lykkes er at forvaltningsmodellen for navet er Brukereiet og Brukerstyrt. Det må allikevel tas stilling til om organisasjonsmodellen skal ivareta likeverdige styringsrettigheter for alle parter eller fordele styringsansvar etter størrelse, bruk og nytte av tjeneste og/eller finansiell innsats. April 2009 Side 16 esporing

17 Det finnes i hovedsak 5 ulike aktuelle organisasjonsformer: Aksjeselskap AS Samvirkeforetak SA (tidligere betegnet BA) Stiftelse Medlemsorganisasjon i form av forening Konsortium som betegnelse på samarbeidsavtale mellom aktører. Fordeler og ulemper ved de ulike organisasjonsmodeller kan beskrives slik: Organisasjonsform Fordeler Aksjeselskap Forpliktelse ved kapitalinnskudd Tydelig styring ved styre Fleksible ved endringer Ulemper Kapitalinnsats gir makt Samvirkeforetak Stiftelse Medlemsforening Konsortium Kjent organisasjonsform Demokratisk 1 stemme pr medlem Hensikt og funksjon settes fast ved vedtekter ved dannelse Frihet ved dannelse av styringsverk og regler Kan gi få store aktører god styring Uhensiktsmessig styringsmodell for store aktører Lite forpliktende for medlemmene Medlemmene kan definere seg som kunder av tjeneste Ikke lovregulert for næringsvirksomhet eller produksjonen Omstendelig prosess for endringer Manglende brukerstyring for flertall av små aktører Manglende lojalitet fra små aktører Den organisasjonsform som er anbefalt 8 å se nærmere på er Aksjeselskap eller Samvirkeforetak. Begge er vurdert som aktuelle og på mange måter likeverdige. En videre vurdering/utdypning ut i fra aktørenes egne preferanser, bør derfor konsentreres om disse to. Samtidig vil Konsortiumsformen gjennom en forpliktende avtale mellom deltagende aktører, også være velegnet som en plattform for samarbeidet, uavhengig av organisasjonsform. Det foreslås derfor nedsatt en engere arbeidsgruppe bestående av private aktører og tilsynsmyndigheter for å bestemme endelig forvaltningsmodell. En slik avklaring bør komme i løpet av Rapport til styringsgruppen i esporingsprosjektet, datert , utarbeidet av NorStella April 2009 Side 17 esporing

18 Del 3 Metodikk for gjennomføring av e- sporingsprosjekter Veien mot et ideelt sporingsopplegg vil som regel inneholde et antall trinn (figur 2). Den enkelte bransje, verdikjede og aktør har ulikt utgangspunkt og må derfor selv beslutte ambisjonsnivået og takten i innføring av løsninger for sporing. Løsningen for verdikjeden samlet sett må likevel, som et minimum, tilfredsstille myndighetskravene. I del 3 viser vi hvordan en virksomhet kan tilnærme seg arbeidet. Vi tar for oss hvilke faser som det er naturlig å gå gjennom, fra en kartlegging av dagens situasjon til gjennomføring av valgt løsning. I del 3 anbefaler vi at aktørene i arbeidet støtter seg på et rammeverk. Rammeverket vil også bidra til å synliggjøre sammenhenger mellom de tiltakene som det er nødvendig å iverksette for å nå målene som er satt opp. Figur 2: Trinn på veien mot et ideelt sporingsopplegg 10. Faser og innhold Et e-sporingsprosjekt i en virksomhet vil typisk gjennomgå følgene hovedfaser: 1. Kartleggingsfase, hvor målet er å komme fram til en beskrivelse av status når det gjelder kritiske områder for å innføre sporing, teknologi og modenhet hos aktøren 2. Analysefasen, hvor målet er å gjennomføre en strategisk analyse som staker ut retning og veien videre 3. Beslutningsfasen, hvor målet er å komme frem til en løsning som er gjennomførbar og som tilfredsstiller det ambisjonsnivået som virksomheten har. Et alternativ er å benytte en bransjeløsning 4. Gjennomføringsfasen, hvor målet er å innføre og operasjonalisere valgt løsning som et første trinn 5. Oppfølging og videreutviklingsfasen, hvor målsettingen er å videreutvikle løsningen og bruken av denne utover minimumskravene til myndighetene I figur 11 er det skissert aktiviteter som vanligvis vil inngå i de ulike fasene og hvilke leveranser som bør være resultatet fra arbeidet. April 2009 Side 18 esporing

19 Kartlegging Analyse Beslutning Gjennomføring Oppfølging, evaluering videreutvikling Etablere prosjekt Kartlegge status og modenhet Kartlegge nåsituasjon på teknologiområdet Kartlegge strategisk sammenheng Avdekke hovedutfordringer Velge ambisjonsnivå i forhold til et ideelt sporingsopplegg Velge granularitet ift. nivå Anskaffe løsning av sporbar enhet og sporingshendelse Testing Innføre løsning Velge teknologisk løsning/ Gjennomføre evt. bransjeløsning opplæringstiltak Fastsette ansvarsdeling Systematisk erfaringsinnhenting Måling av gevinster Beskrivelse av status Anbefaling om retning Gevinstanalyse Kostnadsanalyse Risikoanalyse Omforent sporingsopplegg Gjennomføringsplan Gevinstrealiseringsplan En operativ løsning som oppfyller myndighetenes og bransjens/bedriftens krav Rapportering som synliggjør gevinster og gir grunnlag for forbedring i løsning og i bruk av løsning Figur 11. Oversikt over de ulike fasene ved innføring av elektronisk sporing 1. Kartlegging I kartleggingsfasen er hensikten å gjennomføre en kartlegging for å identifisere status i forhold til sporing, modenhet i virksomheten, nåsituasjon på teknologiområdet og strategisk sammenheng. Kartleggingen for å finne de kritiske punktene i forhold til sporing kan utføres på to måter: Bransjerettet eller virksomhetsrettet. Den bransjerettede kartleggingen vil ikke kartlegge alle detaljer i en virksomhet, men gi en mer overordnet oversikt over sporing av produkt/ råstoff/ingrediens gjennom alle leddene i verdikjeden frem til butikk eller forbruker. Den virksomhetsrettede kartleggingen er et dypdykk i hver enkelt virksomhet, for å identifisere de kritiske punktene i forhold til sporing og hva som må gjøres for å sørge for at en fysisk enhet som registreres i bedrift A blir tilgjengelig for bedrift B. Disse kartleggingene vil danne grunnlaget for å avklare hvilke manuelle og datamessige rutiner som må være på plass før en elektronisk innføring kan gjennomføres. 2. Strategisk analyse I den strategiske analysen er det viktig også å identifisere mulighetsområder utover myndighetskravene (se tabell 2), herunder identifisere hvilke forretningsmessige gevinster aktørene kan oppnå ved å innføre e-sporingsløsninger. Dette gjelder ikke bare gevinster i det korte perspektivet, men også sett i et strategisk perspektiv. Motivasjonen for aktivt å bidra på reisen videre, avhenger i stor grad av hvilke forretningsmessige gevinster som ligger der fremme. I det etterfølgende er vist en egnet metodikk som sikrer en strategisk forankring i prosjektet og at tiltak prioriteres i forhold til virksomhetens mål og strategier. I strategi- og planprosessen handler det om å bestemme mål, velge strategier og utarbeide handlingsplan for innføring av løsninger for esporing. April 2009 Side 19 esporing

20 Hovedresultatet er en plan med konkrete tiltak som er i samsvar med valgt strategi. Denne kan være del av en rapport, men i tillegg vil prosessen i seg selv ofte være av stor betydning for bedriften ved at innføringen får den ledelsesforankring som er viktig for å lykkes og oppnå forretningsmessige gevinster. Strategi- og planprosessen knyttet til innføring av e-sporingsløsninger skal være en brobygger mellom forretningsmessige og de mer teknologirelaterte mål og strategier, men erstatter ikke normal, forretningsmessig planlegging. Forholdet er likevel tosidig: Innføring av løsninger for elektronisk sporing kan i seg selv skape nye forretningsmuligheter, eller endre prioriteringer og strategi for eksisterende. Hva går en strategi- og planprosess i sammenheng med e-sporing ut på? Som for andre planleggingsprosesser er det tre spørsmål som må besvares: Hvor står vi i dag? Hvor ønsker vi å være? Hvordan kommer vi dit? I dette temaheftet deler vi arbeidet med å finne svar på disse spørsmålene opp i en fire trinns prosess. Hvert trinn utgjør en milepæl og omfatter et antall aktiviteter. De fire trinnene er: 1. Forretningsmessig analyse der arbeidet i analysefasen videreføres til en mer detaljert vurdering om hvorvidt e-sporing vil kunne påvirke fremtidig forretningsmodell 2. Vurdering av mulighetene som kan knyttes til innføring av e-sporingsløsninger som støttes av analyser av konkurransesituasjonen i bransjen og av bedriftens interne status og forutsetninger 3. Etablering av mål og strategier for utnyttelse av e-sporingsløsninger som strekker seg utover målsettingen om å oppfylle myndighetskravene 4. Etablering av tiltak og handlingsplan for praktisk implementering av strategier og dermed måloppnåelse Vi har valgt å fokusere på trinn 2-4, og mindre på trinn 1 da innføring av løsninger for elektronisk sporing er å betrakte som en forbedring av en eksisterende funksjon mer enn et forretningsstrategisk virkemiddel. Strategisk analyse Ekstern analyse: Produkter Kunder Konkurrenter Teknologi Trusler/Muligheter Forretningsmessig analyse Vurdering av muligheter Intern analyse: Organisasjon / funksjoner Teknologi Systemer Økonomi Styrker/svakheter Etablering av mål og strategier Etablering av tiltak og handlingsplaner April 2009 Side 20 esporing

21 De eksterne og interne analysene er støtteaktiviteter for å skaffe til veie relevant informasjon om ulike eksterne og interne forhold. Ved å analysere bedriften fra ulike angrepsvinkler avdekkes problemstillinger som det er viktigst å få gjort noe med i forbindelse med innføring av e-sporingsløsninger. Dette er en iterativ prosess som trenger vekselvis analyse/kartlegging, idegenerering/innovasjon og prioritering. Det vi til slutt ender opp med er konkrete planer for å implementere de mulighetene som blir vurdert som de beste. To nøkkelteknikker I analysearbeidet kan det anvendes ulike teknikker og verktøy som for eksempel; målhierarki grov kost-/gevinstvurdering, risikovurdering, analyse av eksisterende systemer og teknologi, analyse av organisasjonens modenhet og kompetanse, med flere. I tillegg bør spesielt nevnes to nøkkelteknikker: PROBLEM/MULIGHETSLISTER Denne teknikken brukes til å fange opp problemstillinger og muligheter gjennom hele strategi- og planprosessen. En problemstilling definerer noe bedriften må ta stilling til, ikke nødvendigvis fordi det er et problem i dag, men et område bedriften ser kan bli en utfordring på mellomlang sikt. VERDIKJEDEN Verdikjeden synliggjør aktørene fra råvareleverandør til ferdig produkt hos konsument. Kilde: Sintef April 2009 Side 21 esporing

22 Å ha et verdikjedeperspektiv er viktig av flere grunner: Ved å sette bedriftens egne navn på aktiviteter og informasjon i verdikjeden skapes en felles forståelse av hva den enkelte bedrifts ansvar er/vil bli i forbindelse med elektronisk sporing Ved å spørre hvor i verdikjeden elektronisk sporing vil påvirke samhandlingen mellom bedriftene og bedriftene og myndighetene, vil vi kunne knytte forbindelser mellom problemstillinger/muligheter og de aktiviteter som påvirker disse På denne måten kan en enkelt se hvor avhengighetene ligger Forretningsmessig analyse For å innføre løsninger for esporing er det normalt ikke nødvendig å gjennomføre en generell forretningsmessig analyse. Det vi er ute etter å finne frem til, og forstå er om og i hvilken grad løsninger for elektronisk sporing og videreutviklingen av teknologien innenfor dette området kommer til å påvirke forretningsstrategi og/eller forretningsmodeller innenfor en strategisk horisont på 3-5 år. 9 Der det er nødvendig er det fornuftig å foreta en mer detaljert, og spesialisert undersøkelse og analyse. Disse kan rette seg mot både eksterne og interne forhold, og mot både produktene og prosessene. Vurdering av nye muligheter Den første delen av mulighetsanalysen er en ideprosess, typisk orientert mot brainstorming og scenario-teknikker. Men også bruk av teknikker fra innovasjonsprosesser, herunder bruk av verktøy som Lego Serious Play er verdt å benytte for å tenke outof-the-box. Figur 12:Fra verdikjede til tiltak Under er det trukket frem noen konkrete punkter som virksomhetene må adressere og ha et bevisst forhold til i gjennomføringen av analysen. 9 Gjelder for eksempel ved utvidet bruk av RFID og kommende sensorteknologi April 2009 Side 22 esporing

23 1. Bevisstgjøring av kravet til intern-/og eksternsporing a. Hvilken påvirkning vil myndighetskrav ha for meg? Hvilke føringer gir fellesløsningen når det gjelder bruk av egne identifikatorer Rapporteringskrav (hva til hvem) Konsekvens ved tilbakekalling/trekking av minste handelsenhet 2. Strategi som innfrir myndighetskrav og som gir markedsfordeler a) På hvilket handelsenhetsnivå skal det spores? Definere aktørens minste tilbakekallingsenhet. Dette burde bestemmes av en forretningsanalyse med økonomiske konsekvenser ved en eventuell tilbakekalling. Dersom hver enkelte salgsenhet kan identifiseres vil eventuelle farlige produkter kunne enhetsidentifiseres og omfang av tilbakekalling vil kunne begrenses. b) Hvor er min plass i verdikjeden og hvilke verdiøkende tjenester er mulige? Innfri myndighetenes minimum krav til rapportering, men analysere hvilke tilleggsinformasjon som eventuelt kan bidra til bedre logistikk eller verdiøkende tjenester i verdikjeden eller overfor sluttbruker Hvordan rapportere hva, når, hvor og til hvem? 3. Hvilken påvirkning vil dette ha på eksisterende infrastruktur(fysiske og datatekniske)? Noen eksempler på alternative innfallsvinkler for å generere muligheter er: Identifikasjon av muligheter med utgangspunkt i allerede definerte problemstillinger fra verdikjede- og prosessgjennomgangene Mulighetsvurdering ut fra analyserte funksjoner og deres behov (eksempelvis inngående logistikk) Identifikasjon av muligheter med utgangspunkt i forretningsmessige mål og strategier Mulighetsvurderinger ut fra konkurransemessige krefter Mulighetsvurderinger med utgangspunkt i kunders kjøpskriterier SWOT analyser, mulighetsvurderinger med utgangspunkt i bedriftens sterke og svake sider (eksempelvis flaskehalsproblematikk ) Hele tiden stiller vi oss spørsmålet: Hvordan kan en løsning for elektronisk sporing i verdikjeden bidra til at.? Prioritering av problemstillinger og muligheter På slutten av mulighetsvurderingen når vi et kritisk beslutningspunkt: Vi må velge de problemstillingene som er viktigst å få løst for bedriften, for så å velge de beste mulighetene (mulige løsninger) for disse. For å kunne velge ut de viktigste problemstillingene må vi bestemme oss for hvilke kriterier vi vil bruke i prioriteringsarbeidet. Eksempler på slike kriterier kan være på nivå 1: reduserte kostnadene, økte kostnader, og på nivå 2: redusert svinn og forbedret omdømme. April 2009 Side 23 esporing

24 Å prioritere muligheter er en prosess som ligner på arbeidet med å prioritere problemstillinger. Det må etableres kriterier for prioritering som gir uttrykk for de faktorene som er viktige for å kunne gjennomføre muligheten, faktorer som påvirker resultatet, også kalt drivere. Etablering av mål og strategier Mulighetsanalysen munner ut i et kritisk beslutningspunkt hvor alternative mål, strategier og tiltak må sees i sammenheng. Det ideelle er å etablere et sammenhengende hierarki hvor tiltakene er knyttet opp mot de forretningsmessige mål og strategier som bedriften allerede har definert. Se eksempel i figur 13. Kostnads-/gevinst vurdering Figur.13 Gevinsthierarki I en kostnads-/gevinst vurdering er det hensiktsmessig å basere seg på en gevinstlogikk som vist i figuren under. På inntektssiden tar en med seg de gevinstområdene som er identifisert gjennom arbeidet med mulighetsanalysen (se kapittel 4). Gevinstområdene kvantifiseres og knyttes enten til økt omsetning eller reduserte kostnader. Denne gevinstlogikken settes opp mot de samlede estimerte kostnadene for innføring av løsninger for elektronisk sporing. Nåverdi og tilbakebetalingsperiode beregnes. Dette er viktige nøkkeltall for å kunne foreta en prioritering mellom e-sporingsprosjekter og andre initiativer og prosjekter som løper i bedriften, og hvor det alltid vil være en konkurranse om ressurser og investeringsmidler. April 2009 Side 24 esporing

25 11. Etablering av handlingsplan Planleggingsprosessen stopper ofte ved etablering av overordnet strategier. Strategier har imidlertid liten verdi med mindre de blir realisert. For å kunne realisere gevinster ved innføring av esporing anbefales det å etablere en handlingsplan med konkrete tiltak. Planen skal inneholde kostnader, ressurser og tidsforløp med fornuftige milepæler. Det bør legges vekt på enn balansegang mellom kortsiktige og langsiktige tiltak. Viktige problemstillinger kan ikke vente på en ideell løsning (les: ideelt sporingsopplegg) som kommer en gang i fremtiden. Kortsiktige problemløsninger øker også aksepten fordi resultater blir fortere tilgjengelig. 3. Beslutning I beslutningsfasen er oppgaven å planlegge og komme frem til en omforent sporingsløsning (opplegge for sporing) som virksomheten vurderer som realistisk å få på plass i trinn 1. Et viktig arbeid er å enes om sporings- og identifikasjonsstandarder. Selv om fellesløsningen inneholder funksjonalitet for lokal/global oversetting 10, anbefales det å bruke internasjonale standarder. Dette reduserer kompleksiteten i egen organisasjon, mellom virksomhetene og for utstyrsleverandørene. Videre reduseres kostnadene både i selve innføringen og for det utstyret som skal anskaffes. 10 Den lokale/globale oversetteren etablerer en kobling mellom aktørens lokalt unike ident og den globale unike identen som automatisk blir generert i fellesløsningen April 2009 Side 25 esporing

26 En sporingsløsning består av mange komponenter, og kan realiseres på ulike måter og i ulike modeller. Det viktigste er at aktørene velger en åpen, standardisert løsning som virksomhetene kan vokse med og at løsningen må kunne operere på tvers av land; dette i forbindelse med eksport / import. Erfaringer fra bransjepilotene har vist at for mange av bedriftene vil kostnader, kompleksitet og muligheter knyttet til en integrasjon mot den nasjonale infrastrukturen være avgjørende for å velge et realistisk ambisjonsnivå. I kjøttbransjen er for eksempel mange ulike ERP-løsninger med lokale tilpasninger, herunder eldre løsninger i drift ute hos aktørene. Internsporing foregår enten i ERP-løsningene, i frittstående sporingsløsninger, i manuelle dataløsninger (Excel, Access) eller helt manuelt det vil si på papir. Mange bedrifter vil ha flere av nevnte løsninger på sporing, avhengig om det er registrering av råvarer, innsatsmiddel, emballasje eller annet. 4. Gjennomføring I gjennomføringsfasen består oppgaven i å spesifisere krav til løsning og til leverandørene, gå til anskaffelse av nødvendig utstyr og innføre løsningen slik at aktørene får tilgang til en operativ løsning som tilfredsstiller myndighetskravene, eventuelt også andre mulighetsområder dersom aktørene har blitt enig om dette skal innføres i første trinn. Startpunktet i hver verdikjede er å få på plass løsninger for å utveksle informasjonen mellom bedriftene (kjedesporbarhet). Hver aktør må være oppmerksom på følgende ved innføring av kjedesporing: 1. Sikre at det finnes identifikatorer på mottatte enheter. a. Registrer disse identifikatorene ved mottak. b. Dersom enhetene ikke er identifisert unikt, oppfordre leverandørene av råstoffer/ingredienser til å identifisere enhetene de sender ut av bedriften unikt. c. Dersom det er vanskelig å få disse leverandørene til å identifisere enhetene unikt, kan aktørene gi enhetene en mottaks identifikator.. d. Knytt mottatt informasjon til identifikatorene på de mottatte enhetene (relasjon) 2. Sikre at det finnes identifikator på enheter som sendes ut av bedriften a. Registrere unike identifikatorer på enheter som sendes ut av bedriften. Kjedesporing forutsetter at den interne sporingen er på plass. For å få til den interne sporingen, må hver aktør rydde i sitt eget hus og være oppmerksom på følgende: 1) Hvor går informasjonen tapt internt? a) Finn de kritiske hullene i forhold til sporing og tett de igjen. 2) Dokumentere splitting og blanding av enhetene 3) Kontinuerlige prosesser a) Definere en start og en slutt. 4) Knytt produkt/prosess informasjon til interne identifikatorer a) Lag unike identifikatorer for enhetene internt. Kravet er at de er unike internt. 5) Knytt identifikator til mottatte enheter til intern enhet 6) Knytt identifikator på interne enheter til enhetene som sendes ut av bedriften. April 2009 Side 26 esporing

27 Hvor er utfordringene ved innføring av løsninger for elektronisk sporing? For å dele informasjonen mellom bedriftene raskt, er det en fordel at denne informasjonen kan hentes frem effektivt og automatisert. Denne informasjonen er som oftest lagret i forskjellige IT-systemer i bedriften. Utfordringen er hvordan få tak i denne informasjonen og knytte den til de unike identifikatorene. Her må det vurderes hvordan dette skal gjøres; skal det lages et eget system som ivaretar intern sporing, skal IT-systemene til aktørene omprogrammeres for å sikre intern sporing, osv.? 5. Oppfølging / evaluering og videreutvikling Et overordnet mål i e-sporingsprosjektet og hos myndighetene er at aktørene i løpet 2010 har etablert en elektronisk infrastruktur som muliggjør elektronisk sporing i hele kjeden. Det vil derfor være naturlig at den løsningen som blir etablert som et første trinn blir videreutviklet etter en viss tid i operasjonell drift. Videreutviklingen kan delvis baseres på et ønske om å nyttiggjøre seg flere av de forretningsfordelene felleløsningen gir (ref. funksjonalitet for verdiøkende tjenester), men også forbedringer som en følge av nye myndighetskrav, nasjonalt og internasjonalt. 12. Rammeverk Til hjelp i gjennomføringen vil det være nyttig å benytte et rammeverk som vist i tabell 7. Langs den horisontale aksen består rammeverket av trinnene: Fremtid/målbilde (hva er fremtidsbilde for et ideelt sporingsopplegg, og hvordan ser målbilde for den enkelte pilot ut/hva er ambisjonene) Nåsituasjonen (hvordan er status hos den enkelte aktør og i verdikjeden i dag) Gap/endringselementer (hvilke gap er det mellom et ideelt sporingsopplegg og dagens situasjon, og hvilke endringer må gjennomføres for å flytte seg til trinn 1) Handlingsplan (utarbeid en felles handlingsplan som knyttes til handlingsplaner hos den enkelte aktør) Innholdet i de ulike trinnene vil variere i forhold til hvilken fase en befinner seg i. Typisk vil en i analysefasen bevege seg på et mer overordnet nivå enn i beslutningsfasen og spesielt i gjennomføringsfasen. Langs den vertikale aksen består rammeverket av fokusområdene: Verdikjede (hvordan ser verdikjeden ut i dag og hvilke aktører blir involvert) Prosesser (hvilke prosesser hos den enkelte blir påvirket, hvilke produkter skal spores) Informasjon/data (hvilke informasjon skal spores) Systemarkitektur/infrastruktur og teknologi/løsning (hvilke konsekvenser vil e-sporing ha for nåværende infrastruktur - fysiske og datatekniske) Roller, ansvar og kompetanse (hvilken rolle og hvilket ansvar har den enkelte og hvilke kompetanse er nødvendig for å tilfredsstille kravene til elektronisk sporing) Det grunnlaget som utformes i analysefasen i form av skisser, dokumenter og prinsipielle føringer vil kunne gjenbrukes og foredles i beslutnings- og gjennomføringsfasen. April 2009 Side 27 esporing

28 Rammeverket bidrar til å sikre: At en får med seg de grunnleggende elementene som er nødvendig for å ta frem en løsning som dekker myndighetskravene til sporing i hele verdikjeden At løsningen er på et ambisjonsnivå som aktørene kan stille seg bak At aktørene er i stand til å innføre / realisere løsningen i sin organisasjon At gevinster for den enkelte aktør synliggjøres og ivaretas i det videre arbeidet Tabell 7: Rammeverk for prosjektgjennomføring TRINN/Fokus FREMTID/ MÅLBILDE NÅSITUSJONEN 1. Verdikjede 2. Prosesser 3. Informasjon/data 4. Systemarkitektur/ Teknologi/løsning 5. Roller, ansvar GAP / ENDRINGS- ELEMENTER HANDLINGSPLAN Når det handler om innføring av esporingsløsninger viser erfaringene fra bransjepilotene at de største utfordringene vil ligge innenfor fokusområdene 3 og 4 ( rød sone). For mange av bedriftene vil kostnader, kompleksitet og muligheter knyttet til en integrasjon mot den nasjonale infrastrukturen være avgjørende for å velge et realistisk ambisjonsnivå både når det gjelder valg av teknologi og når det gjelder implementeringstakt. Bedriftene har for eksempel mange ulike ERP-løsninger med lokale tilpasninger, herunder eldre løsninger i drift. Internsporing foregår enten i ERP-løsningene, i frittstående sporingsløsninger, i manuelle dataløsninger (Excel, Access) eller helt manuelt det vil si på papir. Mange bedrifter vil ha en kombinasjon av nevnte løsninger på sporing, avhengig om det er snakk om registrering av råvarer, innsatsmiddel, emballasje eller annet Det å få en oversikt over viktige endringselementer i forhold til en ideell sporingsløsning hjelper bedriftene med å planlegge en trinnvis tilnærming uten å miste det ideelle målbildet av synet. Samtidig gir det bedriftene muligheten til å rydde i eget hus, herunder foreta forenkling av dagens praksis og sanering av manuelle dataløsninger og papirbaserte løsninger. April 2009 Side 28 esporing

29 Eksempel fra pilot Korn Rammeverket er benyttet i noen av pilotprosjektene, her et eksempel fra pilot Korn. Utfordringen for Korn er å få et omforent bilde av hvilke endringselementer som det er nødvendig å ta tak i med utgangspunkt i hvor bransjen/aktørene står i dag. Dette for senere å kunne definere tiltak og prioritere disse i forhold til et realistisk ambisjonsnivå og en vurdering av kost/nytte for bransjeaktørene. Det ble fokusert på kornstrømmen fra produsentmottak til kystanlegg. Dagens verdikjede ble nedtegnet i forhold til involverte aktører, vare- og informasjonsflyt og roller/ansvarsforhold knyttet til sporing. I forhold til kravene og mulighetene som fellesløsningen gir, ble det definert noen prinsipper eller kjøreregler. Eksempelvis at minste sporbare enhet (den enhet man knytter sporingsinformasjon til ved eksternsporing) for Korn mest realistisk vil være en forsendelse (et skip, en lastebil) og /eller en logisk enhet (container, kasse, henger). De interne prosessene, med stor grad av blanding av inngående sporbare enheter til en større enhet (celle) gjør det vanskelig å ha en fullgod internsporing. En mulighet er derfor å kompensere dette ved hyppig prøvetaking knyttet til eksternsporingstidspunktet (reduserer antallet alternativer og risiko ved krav om tilbaketrekking). Tabell 8: Eksempel på bruk av rammeverket i pilot Korn TRINN/Fokus HVOR SKAL VI? HVOR ER VI? GAP / ENDRINGS- ELEMENTER HANDLINGSPLAN Verdikjede Fra jord til bord Nedtegn dagens verdikjede og involverte aktører Prosesser Informasjon/data Systemarkitektur/ Teknologi/løsning Roller, ansvar og kompetanse Prosesser hvor mat bearbeides, transporteres og lagres Sporbar enhet, hendelse, sende informasjon Nasjonal infrastruktur for e-sporing Mottaker/avsender, esporingsorg./ Myndigheter Kartlegg vareflyten i kornkjeden (*) Kartlegg informasjonsflyt og flaskehalser Kartlegg roller og ansvar ift sporing Reg. av container/henger/ transportmiddel fra bonden Kvalitetskontroll: Bygge inn automatisk prøvetaking ved hver utkjøring (bil, båt) på transitt-/ produksjonsanlegg Sporingsenhet: Minste enhet er en bil-/båtlast (som Lokal Unik Identifikator) Har de fleste nøkkeldata i systemet til å skape en LUI Fra Bygg Kløfta 2008 til forsendelse 30/10-08, parti nummer 23546, bilnummer 251 Hvilken form skal den Lokale Unike Identifikatoren ha? April 2009 Side 29 esporing