Gjennomføringsplan for Kvalitetsklubb Østfold Fotballkrets

Transkript

1 Gjennomføringsplan for Kvalitetsklubb Østfold Fotballkrets

2 Innhold Kvalitetsklubb som hovedsatsingsområde i Organisering... 5 Kvalitetsklubbutvalg... 6 Kvalitetsklubbveiledere... 8 Kvalitetsklubb i prosess Oppfølging og evaluering Forutsetninger og gevinster Hva kan klubbene oppnå?

3 Kvalitetsklubb som hovedsatsingsområde i Kvalitetsklubb som hovedsatsingsområde i NFFs handlingsplan definerer kvalitetsklubb som en av tre hovedsatsingsområder Handlingsplanen sier bla. at: Kvalitetsklubb er fotballutvikling i regi av klubb, krets og forbund. Med bedre struktur og gjennomføringskraft skal NFF sammen med klubbene skape kvalitetsklubber. Fokus er på aktivitet, organisasjon, kompetanse og verdier. Innenfor disse fire utviklingsområdene vil klubbene oppleve å bli stilt krav til. Med gode verktøy og planverk har klubbene nå en mulighet til å bli en sertifisert Kvalitetsklubb gjennom å mestre kriteriene som ligger til grunn. En Kvalitetsklubb skal ta inn over seg NFFs visjon «Fotballglede, muligheter og utfordringer for alle». Vi ønsker å skape trygge rammer for aktiviteten i alle våre breddeklubber. Flest mulig, lengst mulig og best mulig, skal ha en selvfølgelig plass i fotballen. ØFKs erfaring er at det har skjedd veldig mye positivt for å styrke klubbenes posisjon og styringsdyktighet. Pr 2016 er det i Østfold Fotballkrets sertifisert 16 klubber som Kvalitetsklubb på nivå 1, ytterligere 3-6 klubber er i prosess. ØFK ønsker å videreføre og forsterke det gode arbeidet som er gjort i våre klubber de siste år gjennom «Klubben som sjef» og Kvalitetsklubbkonseptet. NFFs handlingsplan underbygger dette viktige arbeidet og tilfører momenter som ØFK kan ta inn i sine planverk og planlagte tiltak. Nasjonalt Kvalitetsklubbkonsept er styrende for vår tilnærming til arbeidet. Det vil i kommende periode jobbes for at flere av ØFKs klubber skal bli sertifisert, også på nivå 2, og at evaluering og oppfølging bidrar til videre godkjenning for sertifiserte klubber. ØFK ønsker også å bidra til klubbutvikling i klubber som nødvendigvis ikke ønsker/har mulighet til en kvalitetsklubbprosess, men som kan implementere deler av konseptet. Tradisjon er en sterk kraft, også innenfor fotball og klubbdrift. Et sprang framover kan fort skli tilbake til det som har vært. Man sørger for å få en endring til å bestå kun ved å skape en ny og tilstrekkelig sterk organisasjonskultur. Suksessfulle endringer er mer sårbare enn det vi ofte tror, eller ønsker å tenke. En organisasjonskultur endrer seg kun når nye måter å gjøre ting på har vist seg vellykkede over et visst minimum av tid. Av denne grunn vil ØFK vil jobbe systematisk med evaluering, oppfølging og videreutvikling av sertifiserte klubber, noe som vurderes som helt avgjørende for å lykkes med kvalitetsklubbkonseptet over tid. Det er dog slik at uansett hvor mye hjelp og oppfølging ØFK kan bidra med, er det i klubbenes eget ansvar og interesse å gjøre hovedjobben selv. Arbeidet med, og i en kvalitetsklubb, må være en «ryggmargsrefleks» som etablerer seg som en del av en klubbkultur. Langsiktige målsettinger og daglige styringsverktøy som sportsplan, handlingsplan og klubbhåndbok må formes med utgangspunkt i 3

4 verdigrunnlaget, ikke omvendt. Først når målene er i tråd med verdigrunnlaget, og dette er kommunisert og forstått, vil de videre utviklingsplanene for klubben tegne seg. Det vil legge føringer for både klubb, anleggs- og aktivitetsutvikling. Mål i perioden 3 nye sertifiserte klubber på nivå 1 hvert år i perioden Evaluere godkjente kvalitetsklubber etter fastsatt tidsplan 1 ny sertifisert klubb på nivå 2 hvert år i perioden Bruke elementer fra kvalitetsklubbkonseptet i all klubbutvikling i ØFK, også for ikke sertifiserte klubber Øke utviklingskapasiteten i krets og styrke samarbeidet klubb/krets og klubb/klubb 2020: Minst 50% av alle barn og unge i ØFK skal være tilknyttet en sertifisert kvalitetsklubb Stimulere til og sikre at ungdommen får medbestemmelse i egen aktivitet Styrke lederroller og kompetanse i klubb 4

5 Organisering Organisering ØFK vil i perioden som kommer ta en mer direkte og tydelig rolle i arbeidet som iverksettes med mål om mer og bedre klubbutvikling. Det nedsettes et Kvalitetsklubbutvalg og utnevnes Kvalitetsklubbveiledere i følgende organisering: 2 representanter fra ØFK, derav 1 styrerepresentant Ledes av ØFK 6 kvalitetsveiledere utnevnt av ØFK 2 representanter fra klubbsiden Organisering Kvalitetsklubbutvalg og kvalitetsveiledere: Klubb Kvalitetsklubbveileder Kvalitetsklubbveileder Støttefunksjoner/ fagressurser Økonomi, lovverk, sport osv. Klubb Kvalitetsklubbutvalg ØFK adm. og styre Kvalitetsklubbveileder Kvalitetsklubbveileder Kvalitetsklubbveilede Kvalitetsklubbveileder I tillegg vil Kvalitetsutvalget og kvalitetsveiledere benytte fagressurser og støttefunksjoner i sitt arbeid mot klubbene, for eksempel innenfor områder som økonomi, sport, dommerutvikling o.l. 5

6 Kvalitetsklubbutvalg Kvalitetsklubbutvalg For å tilrettelegge arbeidet på en best mulig måte nedsetter ØFK et Kvalitetsklubbutvalg som vil bestå av representanter fra kretsadministrasjon og kretsstyre, klubbrepresentanter samt kvalitetsklubbveiledere. ØFK vil ta en mer direkte og tydelig rolle i kvalitetsklubbarbeidet, både hva gjelder prosess med nye klubber og oppfølging/evaluering av allerede godkjente klubber. En studie fra Norges Idrettshøyskole (Smeland og Seippel, 2015) undersøker norske fotballklubbers arbeid med Kvalitetsklubb. Tre forbedringspunkter peker seg ut: 1. Oppfølging fra kretsene varierer, oppfølgingen bør ha en mer overordnet organisering. Enkelte klubber mente prosjektet virket «uferdig» og var kritisk til om kretsen hadde tilstrekkelig med ressurser til å gjennomføre prosjektet. 2. Ulike forhold knyttet til veilederproblematikk. Noen klubber forteller at de ikke hadde møtt veilederen i det hele tatt, mens andre klubber ga uttrykk for at veilederen ikke har nok kompetanse. 3. Enkelte klubber mener at mangelfull og/eller motstridende informasjon fra kretsen er et problem fordi det hindrer fremdrift i kvalitetsklubbarbeidet. ØFK har ikke gjennomført lignende undersøkelse i egen krets, men tar på alvor at kretsleddet har en sentral plass og viktig ansvar for at klubbene skal få nødvendig hjelp og støtte. ØFK er trygg på at klubbene i Østfold vil få nødvendig oppfølging av veiledere med god kompetanse med tilnærmingen det legges opp til i dette dokumentet. Vi mener ØFK både har kapasitet og kompetente kandidater til arbeidet. 6

7 Mandat Kvalitetsklubbutvalg Mandat Kvalitetsklubbutvalg Etablere veiledergruppe for klubbutvikling Utvikle strategier for rekruttering, utdanning og oppfølging av veiledere Sertifisere flere klubber til kvalitetsklubb på nivå 1 Etablere og systematisere oppfølgingsregime for evaluering av godkjente klubber Tilby sertifisering på nivå 2 for aktuelle klubber Utarbeide veileder for å engasjere ungdom i styrearbeid Iverksette tiltak for å rekruttere ungdom til lederroller i klubb Tilby erfarings- og utviklingsnettverk for ledere i klubbene Gjennomføre årlig lederseminar Utarbeide aktivitetskalender og tilby alle relevante kurs: o FLK 1: 2 ganger pr. år o FLK 2: 1 gang i året o FLK 3: 1 gang pr år (OFK arrangerer) Tilby fagsamlinger innenfor ulike tema/fagområder Integrere arbeid i Jenteutvalg, Spillerutviklingsutvalg, Dommerutvalg og Verdi/Fair Play utvalg tettere mot arbeidet Kvalitetsklubbutvalget og Kvalitetsklubbkonseptet. 7

8 Kvalitetsklubbveiledere Kvalitetsklubbveiledere Et viktig virkemiddel/tiltak for å nå målene er, slik kretsen ser det, å etablere kvalitetsklubbveiledere med direkte ansvar for aktuelle klubber i henholdsvis Indre Østfold, Søndre Follo, Moss, Fredrikstad, Sarpsborg og Halden. Det er viktig at ØFK har et solid veilederkorps med nok kapasitet til å kunne serve kretsens klubber. For å sikre kvaliteten i sertifiseringen og oppfølgingen av klubbene er det avgjørende for klubbene å vite at de kan spille på fagfolk og andre med kompetanse. Veilederne har naturlig nok ikke fagkompetanse på alt og det må de heller ikke ha. Flere veiledere kan godkjenne og følge opp mye innenfor «sine» spesialområder/ fagfelt, mens på andre områder kan man spille på andre/hverandre. Aktuelle kvalitetsklubbveiledere blir utnevnt av ØFK. Alle kvalitetsklubbveiledere får en felles opplæring og gjennomgang av ansvar og oppgaver, samt oppfølging av klubbutviklingsansvarlig i ØFK Ansvarsområdene til kvalitetsklubbveiledere: Å være ØFKs representant i direkte arbeid mot kvalitetsklubber Sørge for at kvalitetsklubbarbeid i regi av ØFK fremstår som strukturert, koordinert og enhetlig Medlem av Kvalitetsklubbutvalget, inntil 6 totalt Ha ansvar for prosessklubber og aktuelle prosessklubber innenfor et geografisk område Ha ansvar for et definert antall godkjente kvalitetsklubber innenfor et geografisk område Ha jevnlig dialog med kvalitetsklubbansvarlige og styreledere i kvalitetsklubber Bistå klubbene i evalueringsprosess og utviklingsarbeid i kvalitetsklubb Bidra til erfaringsutveksling om kvalitetsklubbarbeid mellom klubber/geografiske områder Sørge for at klubbene er informert om og benytter verktøykasse for kvalitetsklubber, både på fotball.no og ØFKs egne hjemmesider Ved behov bidra med klubbutvikling i klubber som ikke er i prosess eller godkjent. Oppgavene til kvalitetsklubbveiledere: Gjennomføre prosess for klubber som ønsker å bli kvalitetsklubb Delta, og ev bidra, på årlig kvalitetsklubbseminar Gjennomføre årlig evalueringsmøte med godkjente klubber o Fasilitere møtetidspunkt for klubbmøter Gjennomgå rapportering i FIKS Gjennomgå «Utfyllende egenerklæring Kvalitetsklubb» Gjennomgå hjemmesiden til aktuelle klubber Bidra til å vurdere og evaluere om klubbenes godkjenning skal forlenges eller ikke Holde Leder 1 kurs på vegne av ØFK 8

9 ØFK har utarbeidet en «Utfyllende egenerklæring Kvalitetsklubb» som skal fylles ut av hver enkelt klubb i forkant av evalueringsmøte og rapportering i FIKS. Dette for å få klubben til å sette egne ord på hvordan de helhetlig har arbeidet med kvalitetsklubb gjennom året, noe har vist seg nødvendig for å få et best mulig helhetsinntrykk i en evalueringsprosess, samt å avdekke områder hvor kretsen kan målrette innsats i den enkelte klubb. 9

10 Kvalitetsklubb i prosess Kvalitetsklubb i prosess Med dette menes alle klubber som er i prosess, men som ennå ikke er blitt sertifisert, altså det mange stort sett forbinder med «kvalitetsklubbarbeid». Kretsens veiledere gjennomfører møter med klubben og kretsen legger til rette for samlinger, utviklingsfora og oppfølging. Prosessen i seg selv, med sterkt eierforhold, er viktig. Slik bygges kontinuitet og varighet i samspillet mellom klubb, krets og forbund. Veiledningen baserer seg på et avtaleforhold og er derfor kjennetegnet av både struktur og progresjon. I veiledningen er det klubben som er i fokus. Veiledning kan derfor sees på som en måte å stimulere klubbenes egen læring på. Følgende dokumenter danner grunnlag for denne prosessen: «Nasjonal gjennomføringsplan for Kvalitetsklubb» Nasjonal gjennomføringsplan for Kvalitetsklubb er hovedarbeidsverktøy for veileder og kvalitetsklubbansvarlig i krets og klubb. Den skal sikre struktur og fremdrift, solid implementering og legge til rette for varig endring. Den skal være en oversikt som på en enkel og overordnet måte gir veileder og kvalitetsklubbansvarlig opplysninger om gjennomføringen av tiltaket, med synliggjøring av ansvarsområder, tiltak, ansvarlige, gjennomføring ferdigstillelse- og ikke minst videre oppfølging og utvikling. 10

11 Oppfølging og evaluering Oppfølging og evaluering I «Nasjonal veileder for Kvalitetsklubber» står det følgende: Alle klubber som er blitt sertifisert som Kvalitetsklubb, skal følges opp for å sikre at kriteriene etterleves i klubbhverdagen. Kravet til oppfølging er ett unikt oppfølgingsmøte med veileder og ett møte på fellestiltak/seminar rettet mot klubbutvikling per år. I tillegg skal en Kvalitetsklubb årlig levere en egenmelding i FIKS. En evaluering av sertifisert Kvalitetsklubb vil naturlig nok ikke være like omfattende som en sertifiseringsprosess. Like fullt er det, uavhengig av om klubben er sertifisert på nivå 1, 2, eller3, svært viktig med en strukturert og grundig gjennomføring av evaluering og eventuelt videre godkjenning. Det er i tiden etter selve godkjenningen det er som viktigst at klubben holder fokus og opprettholder trykk på arbeidet, også når trenere og ledere etter hvert erstattes av nye. Erfaringer viser at det ofte er slik at man fyller kriterier delvis, og ikke enten/eller. Med dette utgangspunktet ønsker ØFK, spesielt i en evalueringsprosess, å innføre en mer finmasket vurdering av hvor klubbene står. Istedenfor kategorisk godkjent/ikke godkjent vil vi benytte grønn, gul og rød sone for å synliggjøre klubbenes status ift oppfyllelse av kriterier. Klubber i grønn sone viser at de har det meste på plass og vil få en videre godkjenning, mulig med noen mindre justeringer. Klubber i gul sone har mange eller en del kriterier på plass, men for mange mangler totalt og står i fare for å ikke bli videre godkjent. Mangler innenfor viktige områder som sportsplan og klubbhåndbok vil veie tungt i en slik sammenheng. Økt oppmerksomhet og definerte tiltak er nødvendig for å komme i grønn sone. Klubber i rød sone har mange og vesentlige mangler. Klubber i rød sone vil avkreves markant mer oppmerksomhet mot kvalitetsklubbarbeid for å beholde godkjenningen. Økt innsats og oppfølging fra ØFK vil bli prioritert. Vurdering og videre godkjenning av Kvalitetsklubber vil således basere seg på flere verktøy og momenter, og bestemmes ut fra et samlet inntrykk av klubbens status og arbeid. Følgende verktøy og kriterier benyttes i en evalueringsprosess: Årlig oppfølgingsmøte med klubb Årlig rapportering/egenevaluering i FIKS Årlig «Utfyllende egenerklæring Kvalitetsklubb» Årlig gjennomgang av hjemmeside Årlig skolerings- og kompetanseplan Kategorisering av klubber i grønn, gul eller rød sone 11

12 I tillegg vil følgende momenter kunne spille inn i en helhetsvurdering for videre godkjenning som Kvalitetsklubb: I hvilken grad klubben leverer egenerklæring, rapportering og kompetanseplan i henhold til frister. I hvilken grad klubben er representert på møter i regi av krets. I hvilken grad klubben responderer på henvendelser og forespørsler fra ØFK knyttet til klubbutvikling og andre områder I hvilken grad klubben er representert og fremstår på årlig oppfølgingsmøte med klubb Samlet vil dette danne grunnlaget for evaluering av Kvalitetsklubber. 12

13 Forutsetninger og gevinster Forutsetninger og gevinster For å lykkes med kvalitetsklubbarbeidet, og for å nå målene i Handlingsplanen for ØFK , må klubbene sørge for at følgende forutsetninger er til stede: Involvering og tydelighet fra klubbledelse, styret må ta eierskap og peke retning Etablere funksjonen «Kvalitetsklubbansvarlig». Denne har plass i klubbens styre Arbeidet med kvalitetsklubb er en naturlig del av ethvert styremøte Klubbene utpeker egne tillitsvalgte til arbeidet med kvalitetsklubb Aktivt arbeid med og som kvalitetsklubb foregår gjennom hele året, ikke kun to dager før registrering i FIKS Sagt på en litt annen måte handler klubbutvikling om små og store endringer som bidrar til utvikling i klubben. En mulig definisjon er «Summen av ulike aktiviteter eller tiltak som skaper en forbedring for klubben». Målet må alltid være å skape mer og bedre aktivitet for alle, samt finne en klar og tydelig retning. All utvikling må forankres i klubbens verdier og ikke minst hos medlemmene, slik at alle trekker i samme retning- også over tid. Arbeidet er ikke slutt den dagen man får diplom og godkjenning, det er i realiteten da det vanskeligste og viktigste arbeidet starter. Hva kan klubbene oppnå? Det finnes utallige gode erfaringer og eksempler på hva som skjer i en klubb og med et klubbmiljø når det etableres arbeidsfordeling, rutiner og strukturer som er tydelige for alle og som peker i én bestemt retning. Det vil stimulere til en utvikling i klubben som forsterker helheten. Strukturerte klubber tiltrekker seg frivillige og gir grobunn for kvalitet i og rundt barne og ungdomsfotballen. Dette vil øke kontinuiteten hos klubblederne, legge til rette for frivilligheten og sikre trygge omgivelser for barn, unge og voksnes aktivitet. Å tilby fotballaktivitet for hundrevis og tusenvis av barn og unge medfører et stort samfunnsansvar. Vi skal gi like muligheter for jenter og gutter. Fotballen er også en unik integreringsarena hvor alle er like mye verdt, uansett hudfarge, legning, funksjonsevne. Å drive som kvalitetsklubb legger et nødvendig grunnlag for å ivareta alle disse aspektene. 13