Norsk Rotary Forum (NORFO) Styrets årsrapport

Transkript

1 Norsk Rotary Forum (NORFO) Styrets årsrapport Vedtatt i sak 5/ og ved skriftlig saksbehandling av pkt. 7 etter at regnskapet var lagt fram

2 1 Innledning NORFOs styre har i Rotary-året fulgt opp de multidistriktsoppgaver og -aktiviteter som har vært besluttet av de 6 distriktsguvernørene på Høst- og Vårmøte og styremøter, på grunnlag av gjeldende vedtekter for Norsk Rotary Forum (NORFO) og det vedtatte budsjett. Distriktsguvernører (DG) i : Distrikt 2250: Tove Kayser Bergen Sydvest Rk Distrikt 2260: Elsa Nysveen Årnes Rk Distrikt 2275: Hans E. Furfjord Sortland Rk Distrikt 2290: Elisabet Stray Kongsgaarden Rk Distrikt 2305: Roy Heine Olsen Elverum Rk Distrikt 2310: Marianne Smith Magelie* Oslo Rk *DG-enes representant i NORFOs styre/arbeidsutvalg 2 Tillitsvalgte NORFOs styre i Rotary-året : Styreleder: PDG Ingrid Grandum Berget Langesund Rk (D-2290) Innkommende styreleder: IPDG Margit Bjugstad Lillehammer Rk (D-2305) Styremedlem: DG Marianne Smith Magelie Oslo Rk (D-2310) Styremedlem: PDG Lena J Mjerskaug Enebakk Rk (D-2260) Innkommende styremedlem: DGE Eiliv Todal Moe Charlottenlund Rk (D2275) Sekretær: PP Per Kongsnes Enebakk Rk Økonomiansvarlig: Halvor Thommesen Langesund Rk Revisor (betalt verv): Robert Sundt Ernst & Young Leder av NORFOs kommunikasjonskomité Helge Dietrichson, Majorstua Rk, har vært invitert som observatør på alle møter frem til han trakk seg fra vervet, 14. januar I perioden etter dette har webredaktør Tore Jørgen Slettahjel blitt invitert og har deltatt. Landspresident i Rotaract Norge; Lars Klungset og viselandspresident Simen Karset, begge Kolbotn Rotaract, deltok som observatør på Høstmøtet. De ble også invitert til Vårmøtet kunne ikke møte pga sammenfallende møtedato med en konferanse i Østfold. Rådspresident i Inner Wheel Norge, Helene M. Torkildsen, Arendal-Nedenes Inner Wheel Klubb, deltok på Høst- og Vårmøtet 3 Ansvarlige for multidistriktsaktivitetene NORFOs faste multidistriktsaktiviteter har hatt følgende ledere/administratorer/koordinatorer: Kommunikasjonskomiteen: Helge Dietrichson Majorstua Rk til 14.jan Executive Secretary: Terje Lauten Stjørdal Rk Handicamp Norway 2012: Gisle Bjørnstad Færder Rk Ungdomsutveksling: Bente Akre Nord-Odal Rk Årsrapport Side 2

3 Georgia Stipendprogram: Christen Fredriksen Oslo Rk Georgia takkestipend: Helge Torgersen Oslo Rk Landsarkiv: Roy Andersen Gamlebyen Rk Rotary Norden; - Representantskapsmedlem: John Hurlen Ekeberg Rk - Administrator: Jan Spjeldnæs Åsane Rk - Norsk redaktør: Ottar Julsrud Nordstrand Rk Ungdoms- og tiltaksfondet: Lena Mjerskaug Enebakk Rk Ad hoc utvalg: Handicamp Gisle Bjørnstad Færder Rk I tillegg har NORFO opprettet en egen komité i forbindelse med Norges rolle som vertskap for EEMA(Europe East Mediterranean Africa)-konferansen 2014: «EEMA 2014» Herman Meier Færder Rk 4 Møtevirksomhet I løpet av Rotary-året har styret hatt 6 ordinære styremøter: 17. august oktober november februar april juni Alle vedtak er protokollert. Møtereferatene er fremlagt for Høst- og Vårmøtet. Styret har dessuten vært ansvarlige for gjennomføringen av følgende møter: 5. oktober 2013 NORFOs Høstmøte 30. november 2013 Møte med-/opplæring av distriktssekretærer og District Internet Communication Officers (DICO) og kommunikasjonsansvarlige. 7. februar 2014 Dialogmøte med distriktsguvernørene angående oppgradering av Rotary i Norges datasystemer 8. februar 2014 Strategi- og budsjettmøte med District Governors-Elect (DGE) 4. april 2014 NORFOs Vårmøte april 2014 Governors-Elect Training Seminar (GETS) Skriftlig saksbehandling 13. september 2014 Styrets skriftlige behandling av årsrapport og regnskap 5.desember2014 Skriftlig saksbehandling av endring av vedtak i sak 30 (sak 42) 11. februar 2014 Skriftlig saksbehandling av ny norsk administrator for Rotary Norden Årsrapport Side 3

4 5 Særlige fokusområder NORFOs styre har i hatt særlig fokus på: Fortsettelse av gjennomgang og avklaring av arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet, administrative rutiner mm for multidistriktsaktivitetene. Dette gjøres for å sikre og forenkle gjennomføringen og oppfølgingen av disse på vegne av distriktsguvernørene. De multidistriktsaktivitetene som det ble arbeidet med i er Ungdomsutvekslingen og tidsskriftet Rotary Norden. Arbeidet videreføres i Det er oppnevnt en arbeidsgruppe som skal stå for revidering/oppdatering av NORFOs vedtekter. Det er oppnevnt et utvalg som skal utarbeide rutinebeskrivelser for NORFOs styre Det er oppnevnt en arbeidsgruppe for vurdering av felles prosjekt for Rotary i Norge Fortløpende vurdering av hvorvidt NORFOs virksomhet er optimalt organisert, i forhold til de oppgaver som guvernørene ønsker skal bli ivaretatt i fellesskap. Kommunikasjonskomitéen har fått i oppdrag å utarbeide en multidistriktsplan for profilering og omdømmebygging for Rotary Innføring av praksis om at alle ledige verv i NORFO lyses ut på rotary.no Besvare henvendelser og spørsmål fra medlemmer, DG-er og eksterne. 6 Opplæring GETS Opplæring av de norske DGEer ble gjennomført april i forkant av, og som et tillegg til den opplæring DGEer gjennomgår i RIs regi: GETS på sonenivå og International Assembly (IA). Den norske opplæringen fokuserer på konkrete arbeidsoppgaver og områder som ikke dekkes i annen opplæring, nettverksbygging og samarbeid på tvers av distriktene for erfaringsutveksling. På GETS deltok alle DGE-er med sine respektive ledsagere. Som vanlig ble GETS tilrettelagt og ledet av innkommende styreleder, og deltakernes tilbakemeldinger vedrørende seminaret var svært positive. Opplæring av distriktssekretærer og District Internet Communication Officers (DICO) Opplæring av innkommende distriktssekretærer og DICOer ble gjennomført 30. november. Opplæringens mål er å sette DICO-ene og distriktssekretærene i stand til å sørge for at klubbenes internettkontakter (CICO-er) og klubbsekretærene får nødvendig opplæring på de respektive Presidents Elect Training Seminar (PETS), slik at klubbene gjennomfører sine pålagte oppgaver, overholder frister og holder medlemsnettet oppdatert. Likeledes er det fokus på å sikre at DICO-ene gis og innehar nødvendig kompetanse for både å arbeide med distriktenes hjemmesider og å kunne sette CICO-ene i stand til å arbeide med det samme på klubbnivå. Hovedvekten var i år oppgradering av datasystemene. Opplæringen av de innkommende distriktssekretærene og DICO-ene ble tilrettelagt og ledet av kommunikasjonskomiteen, med bistand fra NORFOs sekretær og styret. Opplæring av Distriktstrenere I Rotary-året ble det nedsatt en arbeidsgruppe som skulle vurdere behovet for opplæring i organisasjonen og eventuell revisjon av informasjons- og opplæringsmateriellet. Ett av de tiltakene som arbeidsgruppen ble bedt om å komme med forslag om, var en egen opplæring av Distriktstrenere (DTer). Det ble budsjettert for og planlagt et dagskurs for de påtroppende DTer samme dag som opplæringen av de innkommende distriktssekretærene og DICOene, 1. desember. Det viste seg imidlertid at behovet for opplæring av DTene var lite. De fleste DTene hadde nylig hatt vervet som distriktsguvernører. Styret besluttet derfor ikke å arrangere dette kurset i Rotary-året , men har fastsatt opplæringsmøte til 13. september Årsrapport Side 4

5 7 Økonomi Regnskapet for den totale virksomheten i NORFOs regi i Rotaryåret viser et positivt årsresultat, inklusiv finansposter på kr , mot et budsjettert resultat på kr NORFOs balanse pr viser en egenkapital på kr , inkludert årets resultat. Bundet egenkapital er på kr NORFO - konsernregnskap Det totale regnskapet viser et positivt resultat på kr , mot budsjettert kr Totalt avvik i forhold til budsjett er således på kr NORFOs totale inntekter ble lavere enn budsjettert. Avviket skyldes en noe lavere medlemsmasse og litt lavere utfakturering fra ungdomsutvekslingen, kompensert for høyere inntekter for kommunikasjonskomiteen, samt høyre beløp i MVA-kompensasjon. NORFOs utgifter var for samtlige aktiviteter/avdelinger betydelig lavere enn budsjettert. I tillegg til at alle planlagt multidistriktsaktiviteter er gjennomført, har utredningsgruppen for ungdomsutvekslingen også blitt belastet regnskapet. Dette er kostnader som ikke var budsjettert. Handicamp Norway ble ikke arrangert i dette rotaryåret, så alle posteringer, både inntekter og utgifter, er balanseført. I forhold til budsjett er det avvik for alle NORFOs regnskapsmessige "avdelinger"; Drift, Ungdomsutvekslingen og Kommunikasjon. Drift NORFO Regnskapet viser et resultat på kr mot budsjettert kr Totalt avvik fra-/underforbruk i forhold til budsjett er således på kr , som i hovedsak skyldes lavere driftskostnader, samt at vi har ca i høyere finansinntekter. Kostnadene for administrasjon av skattefrie RF bidrag er fortsatt ca høyere enn budsjettert. Det er iverksatt tiltak for å få denne kostnaden redusert, bland annet ved redusert bruk av porto for de årlige takkebrevene. Ungdomsutveksling Regnskapet viser et resultat på kr mot budsjettert kr Totalt avvik fra-/underforbruk i forhold til budsjett er således på kr Kommunikasjonskomiteen Regnskapet viser et resultat på kr , mot budsjettert kr Totalt avvik fra/underforbruk i forhold til budsjett er således på kr Det er et positivt avvik på ca på produksjon av trykksaker. Resterende avvik ligger for det meste på it- og informasjonskostnader. Styrets forslag til disponering av årsresultatet Med bakgrunn i driftsresultatet for Rotary-året , foreslår styret følgende disposisjon av årsresultatet på totalt kr : Kr avsettes til Handicamp fondet Kr avsettes til «End Polio Now-kampanjen» kr ,- pr distrikt Kr avsettes til Ungdoms- og tiltaksfondet for tildeling til «gode søknader» Det resterende beløp, kr avsettes til fri egenkapital. Årsrapport Side 5

6 8 Multidistriktsaktiviteter i Kommunikasjonskomiteen Ansvarlig: Helge Dietrichson, Majorstua Rk til 14. januar På dette tidspunktet trakk han og webmaster Johnny Riveli seg fra sine stillinger som følge av at de sittende guvernører stoppet prosessen med oppgradering til ny webplattform. I perioden frem til 1. juli har webredaktør Tore Jørgen Slettahjell og MDA Executive Secretary Terje Lauten tatt ansvaret for å opprettholde drift og vedlikehold av nettsidene. Helge Dietrichson og/eller Tore Jørgen Slettahjell, har vært til stede på alle møter i NORFOs regi. Oppgradering til ny plattform for NORFOs datasystemer Vår leverandør, Web Computing (WC) har siden 2010 varslet oppgradering av NORFOs datasystemer. Parallelt har Rotary International utviklet og implementert nytt profilprogram og modernisert hjemmesiden, tilpasset moderne telefoner og nettbrett. Kommunikasjonskomiteen har gjennom år forberedt overgangen og nedlagt et stort arbeid. Komiteen var dessuten gitt myndighet til å forhandle med leverandøren og utarbeide forslag til avtaletekst. Underveis i arbeidet oppstod det uenighet om prosessen. De sittende distriktsguvernører ønsket at NORFO isteden for å reforhandle avtalen med WC skulle gjøre dette til et oppdrag som ble sendt ut på anbud. De ønsket også opprettelse av en ny arbeidsgruppe. I brev av 8. januar ble styret pålagt å stoppe arbeidet med utforming av avtale, som på dette tidspunkt var i sluttfasen, der styret for å sikre alle formaliteter samarbeidet med en advokat. De to som hadde ledet arbeidet, leder av kommunikasjonskomiteen Helge Dietrichson og webmaster Johnny Rivli, oppfattet dette som mistillit og trakk seg fra sine verv med øyeblikkelig virkning. Et forsøk på dialog i møte 7. februar førte ikke frem, og saken måtte derfor behandles på Vårmøte. Det ble bestemt på Vårmøtet at et addendum til den opprinnelige avtale fra 2003 med WC skulle utarbeides istedenfor å lage en ny avtale. Dette arbeidet ble sluttført i månedsskifte juni - juli. Det oppstod et vakuum i oppgraderingsarbeidet fra januar til juli da addendumet forelå. I denne perioden har den nåværende hjemmesiden bare blitt vedlikeholdt slik at drift er opprettholdt, og klubbene har fått hjelp med sine utfordringer. Utviklingsarbeidet fortsetter etter at addendumet er godkjent og underskrevet i juli. Informasjonsarbeidet Når det gjelder ekstern informasjon/kommunikasjon, har det vært liten oppmerksomhet rundt Rotary, og således få landsdekkende oppslag, både negative og positive, i media i løpet av året. Enkelte klubber har fått oppslag i lokale media i forbindelse med Rotary arrangement. Rotarys «End Polio Now»-kampanje fikk omtale i ulike lokale medier ifm aksjoner i regi av klubbene, men oppnådde ingen landsdekkende omtale ei heller ved Bill Gates besøk til Norge ble Rotary omtalt. Komiteen og styreleder hadde «medieberedskap» i forbindelse med ShelterBox, men det ble ikke registrert noen henvendelser eller omtale av saken. Årsrapport Side 6

7 Trykksaker Håndboken på nett er kommet for å bli. Den er i stigende grad i bruk og krever kontinuerlig oppdatering. Til tross for at stadig flere går over til de elektroniske løsningene, oppleves det økende etterspørsel etter den trykte håndboken og de trykte brosjyrene. Det pågår kontinuerlig redigering/opptrykk av våre ulike publikasjoner. I rotaryåret 2013/14 ble det laget ny invitasjonsbrosjyre som er godt mottatt og allerede mye brukt av klubbene. Likeledes blir oversettelser av engelske artikler / informasjonsmateriell fra Rotary International i stadig større grad etterspurt, og arbeidet med å utarbeide dette vil bli prioritert. Websiden Ansvarlig webredaktør: Tore Jørgen Slettahjell NORFOs webside er godt besøkt og statistikk gir oss god dokumentasjon om bruk av nettstedet. Aktiviteter, klubb- og distriktsoversikter samt Rotaryinformasjon oppdateres kontinuerlig. Distrikter og klubber oppfordres til å bidra med stoff til websiden. Medlemsnettet Medlemsnettet brukes av stadig flere, men det er fremdeles mange medlemmer som sliter med overgangen fra det skrevne, trykte ord til den elektroniske verden (innlogging, passord osv.) For å oppnå en økt kunnskap om og forbedring av dataene i Medlemsnett, er det viktig å sikre at DICO-ene samt distriktssekretærene innehar tilstrekkelig kunnskap om systemet, og at de motiverer CICO-ene og klubbsekretærene til korrekt bruk. Det er viktig å sørge for kontinuerlig videreutvikling av IT-tjenestene. Executive Secretary, bl a administrator for Norsk Multidistrikts Administrasjon (NOMDA) Ansvarlig: Terje Lauten Gjennom siste rotaryår har hovedoppgavene vært: Generelt vedlikehold av informasjon om medlemsmassen og synkronisering mot RIs register Arbeid knyttet til avtale om oppgradering av IT løsninger til ny teknisk plattform og ny funksjonalitet. Møter i Kommunikasjonskomiteen og deltagelse på Vårmøtet Handicamp Norway 2014 Ansvarlig Gisle Bjørnstad. Handicamp Norway 2014 er forberedt i løpet av dette rotaryåret. Handicamp Norway 2014 en internasjonal aktivitetsleir for fysisk funksjonshemmet ungdom i alderen år - går av stabelen i perioden 20. juli til 2. august 2014 på Haraldvangen i Hurdal kommune. Ved utgangen av rotaryåret var det ca. 90 påmeldte deltagere og assistenter. Leiren er et samarbeidsprosjekt mellom Rotary, Inner Wheel og Rotaract i Norge og med NORFO som den økonomiske og juridiske ansvarlige instans. I år er Færder RK ledende klubb. Målsettingen med leiren er å integrere fysisk funksjonshemmet og ikke-funksjonshemmet ungdom gjennom sport og andre fritidsaktiviteter, å bygge opp internasjonalt vennskap og forståelse og å lære deltakerne om Norge og norske forhold. Årsrapport Side 7

8 Styret har bestått av: Grete Holte Eriksen (Inner Wheel), Lena Mjerskaug (NORFO), Ann-Kristin Sæther(leirleder), Knut Erling Granaas (leirleder) Maria Eline Stigar (Rotaract og leirleder), Vigdis Kittang Ramstad (logistikk), Gunnar Olaussen (deltagerkoordinator), Harald Kaasa Hammer (sekretær) og Gisle Bjørnstad(administrator). Styret hadde sitt første styremøte 6/1 2014, og har siden hatt enda 5 styremøter, der fremdriften for årets arrangement er gjennomgått. Videre bidro Inger-Britt Zeiner med utsendelse av invitasjoner og Gunn Langedrag med logistikk. Ved inngang til det nye rotaryåret var fremdriften i henhold til plan. Leiren er gratis for deltakerne og er i hovedsak finansiert gjennom et årlig, fast beløp betalt av hvert enkelt Rotary medlem i Norge. Deltakernes reiser er ofte betalt av Rotary klubber på deltakernes hjemsteder. Ungdomsutvekslingen Ansvarlig: MultiDistrict Youth Exchange Officer (MDYEO) Bente Akre, Nord-Odal Rk. Long term-utveksling (ettårig) I Rotary-året var klubbene i de 6 norske distriktene vertskap for totalt 31 utvekslingsstudenter; 23 studenter fra hhv Colombia, Ecuador, Mexico, Brasil, USA, Canada, Taiwan, Brasil, og Argentina ankom Norge sommeren 2012, mens 8 studenter, henholdsvis 7 fra Australia og 1 fra Argentina ankom Norge i januar Totalt sendte de norske klubbene ut 31 studenter. Språkkurs for inbounds-studentene som kom til Norge i august, ble avviklet i Sandvika, Emma Gjestehus, i regi av MDYEO og Cato L. Gulli, korrespondent. Det ble ikke avviklet sammen med studentenes høstmøte på grunn av omgjøring på rekkefølge i arrangørdistrikt og tidspunkt for konferansen. D2305 sto for årets høstmøte for studentene. Det var samtidig med D2305 sin Distriktskonferanse på Hamar. Dette ble veldig vellykket, til tross for kort varsel på å forberede arrangementet. For studentene som kom i januar, ble språkkurset som vanlig avviklet i Nesbyen, i forkant av «SkiCamp». Begge språkkursene var på 5 dager. Tradisjonen tro, arrangerte Nesbyen Rk «SkiCamp» i Nesbyen i februar, et populært arrangement som blir godt mottatt av de utenlandske studentene. Likeledes arrangerte Kolsås Rotaryklubb «Holmenkolltreff» for de utenlandske studentene i Oslo i mars. Studentene ble kjent i vår hovedstad, og de ble kjent med Norges vintersportkultur ved å delta som publikum i Holmenkollen. Disse arrangementene som to rotaryklubber sporty står som arrangør av, er svært populære blant studentene. Europaturen ble arrangert i april/mai. De fleste studentene deltok, selv om turen er frivillig. Det måtte gjøres noen endringer på programmet, som var lagt innom St.Petersburg, på grunn av uroligheter i forbindelse med situasjonen i Ukraina. Reiseruten ble av sikkerhetsmessige årsaker lagt om slik at gruppen ikke kom til Russland. Dette førte til skuffelser hos noen studenter og medførte noen ekstra utgifter for Ungdomsutvekslingen, men turen ble likevel vellykket. Rotary stiller selv med reiseledere, et viktig verv for å sikre at studentene blir ivaretatt på en ordentlig måte. Junimøtet for studenter vi sender ut, sammen med deres foreldre, ble som vanlig arrangert i Oslo. I år den 8. juni. Der gis informasjon om utvekslingsåret, reise, forsikring, visum, kultur i landet de skal til, utfordringer de kan møte, informasjon om Rotary osv. Årsrapport Side 8

9 Multitidistriktskorpset, som består av MDYEO, 6 distriktsansvarlige (DYEO), 4 korrespondenter og en short-term/camp-koordinator, har avholdt tre samlinger i løpet av året. De 6 distriktsansvarlige deltar med sin spesialkompetanse i teamet for ungdomsutvekslingen, som f. eks. forsikring, innvandringsprosedyrer, data og økonomi, noe som gjør teamet robust i arbeidet med oppgavene som følger med ungdomsutveksling. Short term-utveksling (camps) Det ble i arrangert ca. 100 sommerleirer rundt om i verden, og mange av dem hadde deltakelse av norsk ungdom mellom 15 og 24 år. Vi ønsker økt oppmerksomhet om dette tilbudet. EEMA-konferansen 2014 Ansvarlig: Herman Meier, Færder Rk: Norge er arrangør av EEMA konferansen juni 2014 på Holmenkollen Park Hotell. NORFO er ansvarlig for konferansen. Det er etablert med en organisasjonskomité og underkomiteer. NORFOs styre er representert i organisasjonskomiteen med påtroppende styreleder og økonomiansvarlig. EEMA komiteen har bestått av Herman Meier, leder EEMA2014 og leder programkomite, Bente Akre, MDYEO og leder informasjon og marked, Sissel Skyltbekk, leder logistikk og påmelding, Elsa Nysveen, leder sosiale arrangement, Øystein Mogensen, leder økonomi og Post Tours og Margit Bjugstad og Halvor Thommesen, begge representanter for NORFO. Det har vært avholdt 6 komitemøter og 2 møter med president og vise-president I EEMA i løpet av Rotaryåret. Fire av komitemedlemmene deltok på EEMA- konferansen I Roma I august 2013 og fikk med seg gode erfaringer til eget arbeid. Det er et krevende arbeid, særlig for påmeldingskomiteen, som lagt ned et stort arbeid for å få alle detaljer på plass. Samarbeidet med hotellet har fungert bra og de har vist stor velvilje og imøtekommenhet slik at konferansen skal bli vellykket. Så langt er det påmeldt rundt 200 deltakere fra 28 forskjellige land. Inntekter utover konferanseavgiften har vært mindre enn budsjettert og det er særlig sponsorbidrag som er uteblitt. Et foreløpig overslag viser at inntekter og forventede utgifter vil gå i balanse, så det er ikke noe rom for uventede kostnader. Georgia Stipendprogram Georgia Rotary Student Program (GRSP) Koordinator: Christen Fredriksen, Oslo RK Rotarianerne i staten Georgia, USA innvilger hvert år ettårige stipend til ca. 90 studenter mellom 18 og 24 år fra hele verden, for å studere ved college og universitet i staten Georgia USA. Alle skolekostnader for ett år, herunder studieutgifter, bøker, samt studentbolig og mat på studiestedet dekkes av Rotary-stipendet. Kandidatene dekker selv reise frem og tilbake til USA, lommepenger og forsikringer. Studentene bor på «campus», men ivaretas under oppholdet godt av dedikerte «vertsfamilier» fra Rotary. Dette medfører at studentene i tillegg til å studere får et godt innblikk i det vanlige familielivet i Georgia, deltar på turer, inviteres til ulike Rotary-sammenkomster osv. Årsrapport Side 9

10 Det har vært en del henvendelser, men relativt få søkere i foregående år. Bare tre fullstendige søknader ble sendt. Fra Norge ble dessverre kun en kandidat plukket ut, men hun har mottatt tilbudet og starter opp i høst. Det har blitt informert om stipendet til presidenter både for kullet og Dette har skjedd i form av en powerpoint presentasjon. I tillegg ligger det informasjon på rotary.no og distriktssiden til Erfaringen viser at den uvanlige modusen med å søke om en studieplass ett år frem i tid er uvanlig for mange norske avgangselever. For de som har tenkt å studere i USA og fullføre en bachelor er dette stipendet ikke veldig relevant ettersom man ofte må bytte universitet, i tillegg har Statens Lånekasse igjen åpnet for støtte til første studieår. Det kan ytterligere redusere interessen, men vi må være positive og sørge for å fortsette promoteringen av ordningen. Når det gjelder den tekniske løsningen for å søke på nettet, så er den meget gammeldags og uvant for de fleste. Vi kan håpe at det blir lansert en mer tidsriktig løsning innen rimelig tid. Dagens løsning førte også til tekniske utfordringer slik at søknadsfristen i fjor ble forlenget med to uker. Georgia takkestipend Ansvarlig: Helge Torgersen, Oslo Rk. Etter omfattende utvelgelse fra Georgia Rotary Student Program (GRSP), Savannah, Georgia, kom 3 positive og godt kvalifiserte stipendiater til sommeropphold 2014 på den Internasjonale Sommer Skolen (ISS) ved universitetet i Oslo. Alle kom fra Georgia, USA: Shelby Anne Novak, 21 år fra Athens Alexandria Brooke Owens, 21 år fra Dahlonega Abby Ann Brown, 20 år fra Athens, Studentene ankom fredag 20. juni og programmet ble åpnet mandag 23.juni med åpningsseremoni i Universitetets Aula og mottakelse i Oslo Rådhus. Studentene reiste hjem etter avsluttet program fredag 1. august. ISS har et meget aktivt studieprogram, men også et aktivt sosialt program. Studenter fra ca land ristes sammen via fag, sosiale aktiviteter på Universitetet i Oslo, så vel som gjennom diverse ekskursjoner. Våre tre studenter deltok også på den store ekskursjonen som var en langweekend til Vestlandet og Bergen. Studentene besøkte Oslo Rotary Klubb 17. juli og ga en felles presentasjon av ISS og seg selv. Direktør Einar Vannebo fra ISS deltok sammen med dem på møtet. Vi har også i år mottatt takkehilsener i etterkant hvor studentene uten unntak bekrefter at ISS har overgått enhver forventning de hadde på forhånd og at dette er en erfaring for resten av deres liv. Rotarys landsarkiv Ansvarlig: Roy Andersen, Gamlebyen Rk Arkivet omfatter arkivalier helt tilbake til Rotarys begynnelse i Norge. Alle distriktsguvernører oppfordres til å avlevere regnskap, årsberetninger, månedsbrev, program på distriktskonferanser, klubb-besøk, utklipp, fotografier, sanger og annet materiale av interesse for fremtiden. Alt må være trykt på papir og ikke på noen måte innbundet, fordi at alt blir lagret i arkivmapper. Årsrapport Side 10

11 Dessverre er det ikke mye materiale som er blitt avlevert i inneværende år, og arkivaren appelerer til distriktene om å be tidligere guvernører som ikke alt har gjort det om sende inn sine mapper. På denne måten sikres materialet for ettertiden. Styret vil presisere at det også er mulig for klubber å fremsende arkivverdig materiale til landsarkivet, f.eks jubileumsskrifter, men den enkelte klubb bør fortsatt prioritere lagring i eget arkiv. Rotary Norden Norsk redaktør og hovedredaktør fra : Ottar Julsrud, Nordstrand Rk Norsk administrator: Jan Spjeldnæs, Åsane Rk Medlem i representantskapet og leder av «Styringsgruppen for arbeidet med digital plattform»: John Hurlen, Ekeberg Rk Hovedadministrator for perioden, Timo Katajisto, Finland, omkom under tragiske omstendigheter i august Bjarne Lysgaard, Danmark ble konstituert som hans etterfølger. Tidsskriftet Rotary Norden har siden 1936 vært et bindeledd mellom Nordens rotarianere, sertifisert som offisielt medlemsorgan for rotarianerne i Norden av Rotary International fra Fra 2014 er Rotary Norden organisert som et registrert konsern, med offisielle firmaregistreringer i de enkelte landenes virksomhetsregistre. I Norge er Rotary Norden nå organisert som en egen aktivitet under NORFO, og registrert med NORFOs registreringsnummer i Brønnøysund-registrene. Rotar Norden utkom med syv nummere, med de spesifikke landssidene fordelt i forhold til antallet klubber i de respektive land og med vekselvis Rotary-stoff og allment nordisk stoff på temasidene. Kontaktene med klubbene og respons fra leserne tyder på at bladet har god nytteverdi. Men Norgesredaktøren kunne ønske en større geografisk bredde når det gjelder stoffbidrag fra klubbene. Bladet fullførte i løpet av 2013 fase 1 av den planlagte moderniseringen ved at bladet ble gjort tilgjengelig i elektronisk form. I første versjon som en pdf-fil som er tilgjengeliggjort for alle medlemmer. Ny teknikk, basert på Indesign og ContentStation og bildebehandling er tatt i bruk. Hver redaktør har nå ansvar for layout og produksjon av sine respektive sider, hovedredaktør for alle øvrige sider, i tillegg til det journalistiske arbeidet. I 2014 startet også et arbeid med ny design, i tråd med nye krav fra RI. Forsiden så vel som de øvrige sider står foran en merkbar ansiktsløftning. Samtidig forberedes overgangen fra papir til digitale plattformer, hvilket medfører at redaktørene står foran ytterligere opplæring og omstilling. Medlemmene ble i løpet av gitt mulighet til å velge å endre sitt abonnement fra å motta et trykt blad i posten til å motta melding om at nytt nummer foreligger elektronisk. Kostnadene med utviklingsprosjekt er omtrent som forutsatt. Medlemskontingenten, som ble samordnet til 9 Euro per år fra 2009 er holdt uendret siden. NORFOs styre har i Rotary-årene arbeidet med å gjennomgå gjeldende praksis, og klargjøre de norske DG-enes rolle overfor-, forhold til- og ansvar overfor Rotary Nordens styre og representantskap. Årsrapport Side 11

12 9 Ungdoms- og tiltaksfondet Ansvarlig: NORFOs styre med Lena Mjerskaug, Enebakk Rk som administrator. Fondets virksomhet har vært ledet av NORFOs styre med forrige års styreleder; Lena J Mjerskaug, Enebakk Rk som administrator. Fondet har Rotary-året behandlet og innvilget søknader fra følgende søkere: D-2260/«Område B» - støtte ifm «Tall Ships Races 2014 i Fredrikstad»: kr 20000,- Oslo Vest Rk m/flere støtte til «Young Friends VI-prosjektet»: kr 15000,- Eiksmarka Rk m fl - støtte til «vannrenseutstyr i Uganda»: kr 20000,- Skaugum Rk m/fl støtte til «Semiaden 2014»: kr 20000,- D-2260/«Område G - klimagruppen» - støtte til solcelleprosjekt i Sør-Afrika : kr 50000,- Totalt ble det i Rotary-året innvilget og utbetalt kr ,- i støtte. Alle innkomne søknader fikk innvilget støtte, om enn det innvilgede beløp i flere tilfeller ble lavere enn det omsøkte beløp. Fondets administrator vil særlig påpeke at det kun er mottatt og behandlet søknader fra to av de seks norske Rotary-distrikt; D-2260 og D Fondets kapital pr 1. juli 2013 var på kr ,-. Fondets regnskapsmessige saldo pr 30. juni 2014 er på kr ,-. Høstmøtet 2013 besluttet å tilføre fondet kr ,- ifm disponeringen av årsresultatet i Rotary-året Avkastningen som tilføres fondet for Rotary-året 2013/14 utgjør kr ,-. (Fordelingen av renter for Rotary-året foretas ifm årsoppgjøret, og fremkom således ikke på fondets konto pr 30. juni.) I henhold til fondets vedtekter, senest vedtatt på NORFOs Vårmøte den 28. april 2011, er fondets bundne kapital kr ,-. Fondets kapital til fri avbenyttelse er således: Saldo pr 30. juni 2014 kr ,- + avkastning kr ,- bunden kapital kr ,- Fri kapital pr 1. juli 2014: kr ,- 10 Sluttkommentarer har vært et aktivt, spennede, utfordrende og arbeidskrevende år. Aktivitetsnivået har vært usedvanlig høyt. Svært mange har lagt ned mye arbeid og på den måten gjort det mulig å gjennomføre de løftene som er gjort. En av de store utfordringen var å finne administrator og ledende klubb for Handicamp Gleden var derfor stor da Gisle Bjørnstad i slutten av september bekreftet at han tok utfordringen, godt støttet av sin klubb, Færder Rk. Forberedelsen til Handicamp 2014 kom sent i gang, men har deretter gått på skinner. Årsrapport Side 12

13 Gjennomføringen av EEMA-konferansen er også et stort løft for oss. Takket være stor innsats fra leder og et erfarent ungdomsutvekslingteam ligger alt an til at dette krevende internasjonale arrangementet skal bli vellykket. Arbeidet med oppgradering av datasystemene våre har vært utfordrende og arbeidskrevende. Uenighet om prosess har ført til forsinkelser og uro, og vi beklager at vi gjennom dette mistet både leder av kommunikasjonskomiteen og vår webmaster. Vi er glade for at saken fant en løsning og ser frem til at rotary.no og klubbenes hjemmesider skal fremstå i ny og moderne form. Som det fremkommer av denne beretning er en rekke store saker behandlet på styremøter og Vårog Høstmøtet. Forut for dette Rotary-året var de viktigste målsettinger å videreføre arbeidet med styrket samhandling mellom og med distriktenes guvernører, fortsette gjennomgang, klargjøring og strukturering av ansvar og myndighet for styret og multidistriktsaktivitetene og videreføre utvikling og oppgradering av våre dataystemer. Vi mener at vi er kommet et godt stykke videre på alle disse områdene, og gleder oss over alt det gode arbeidet som er nedlagt. Den største utfordringen for Rotary generelt er uendret. Nedgang i medlemstall og økende gjennomsnittsalder er en trend som fortsetter. Vi registrerer imidlertid at mange klubber arbeider godt for å snu de negative tallene, og vi tror at satsingen på lengre sikt vil gi resultater. Styret vil takke alle tillitsvalgte, multidistriktsaktivitetsledere og deres medarbeidere for at de i Rotary-året så generøst har gitt av sin fritid til beste for Rotary, slik at organisasjonen forblir handlekraftig og relevant. En særlig takk rettes til NORFOs sekretær, Per Kongsnes og økonomiansvarlig, Halvor Thommesen for deres positivitet og gode ivaretagelse- og koordinering av de mange oppgaver som har passert deres bord og/eller PC-er. 8. september 2014 Årsrapport Side 13