FutureLab årsrapport

Transkript

1 FutureLab årsrapport Avdeling for IT Nora MacLaren / Overingeniør /

2 1 Aktiviteter i FutureLab i studieåret Denne rapporten oppsummerer erfaringer og aktiviteter i forbindelse med FutureLab for studieåret Hovedaktiviteter det siste året: FutureLab har offisielt blitt en tjeneste i regi av Seksjon for Klientdrift (KLI) og blitt aktivt reklamert for som en del av dialogmøtene med fakultetene. Instituttet for lærerutdanning og pedagogikk har startet å etablere en ny FutureLab på Mellomveien. Det ble holdt 12 kurs i verktøy, blant annet Adobe Photoshop og InDesign, LaTeX og IBM SPSS. FutureLab en i Teorifagbygget har fått flere oppgraderinger i form av møbler, hardware og programvarer. FutureLab skal være et sted for å teste ut teknologi som Avdeling for IT (ITA) vurderer å ta i bruk ved. Derfor inkluderer denne rapporten en del erfaringer med teknologien som er i bruk i FutureLab. Gruppen som jobber aktivt med utvikling av FutureLab-konseptet (FutureLab-gruppen) består av Magnus Strøm Reibo, Nora MacLaren, Nils Johan Lysnes og Geir Tore Voktor. Nora fortsetter med de samme ansvarene hun hadde som studentansatt; nemlig daglig drift, kurs og blogg. Flere fra KLI (særlig Helge Nilsen) og andre seksjoner ved ITA har bidratt på enkelte opplegg i forbindelse med oppgraderinger og drift /brukerstøtte. FutureLab har ikke et formelt budsjett. Det er dermed ikke inkludert budsjett eller regnskap i denne rapporten. KLI og Seksjon for tjenester og applikasjoner (STAR) delte kostnaden til nye bord. STAR betalte for én kursholder utenfra ITA og KLI for én annen. Ut over dette er ikke kostnadsbildet ytterligere klargjort. 2 Aktiviteter FutureLab er ikke en stille PC-stue. Det er et sted for aktivitet, både for utvikling av konseptet og miljøet i selve FutureLab. 2.1 Formelle utviklinger FutureLab begynte som et prosjekt i STAR. I løpet av det foregående året har FutureLab formelt blitt avsluttet som prosjekt og satt i drift som en tjeneste, forankret i KLI. Tjenesten har blitt reklamert for ut til fagmiljøene og arbeid har nylig begynt med å etablere en ny FutureLab på Mellomveien. Dokumentasjon om FutureLab ligger nå i idoc: FutureLab ble nevnt som et spesifikk tiltak for å forbedre tilbudet mot utdanning: «UiT skal ha en moderne, funksjonell og standardisert AV-infrastruktur ved å tilby en moderne AV infrastruktur i undervisningsrom/pc-laber som bidrar til større fleksibilitet og kreative undervisningsformer (F. eks. Futurelab)» (Veikart for Avdeling for IT , s.5). 2

3 Sommeren/høsten 2013 startet FutureLab-gruppen på et arbeid som førte til et saksfremlegg for ITAledelsen. Store deler av arbeidet besto av å beskrive kostnadsbildet til etablering av en ny FutureLab og selve FutureLab-konseptet. Den 02. september 2013 ble saksfremlegget presentert til ITA-ledelsen (sak 110/13). Ledelsen støtter konseptet og anbefalte et par forandringer til kostnadsbildet. Se Vedlegg 1 for lenker til relevante dokumentasjon i idoc. Tidlig i 2014 ble FutureLab en sak på ITA sine dialogmøter med fakultetene. ITA reklamerte for å sette opp en FutureLab per fakultet. Se Vedlegg 2 for «salgsbrosjyren». Flere enheter viste interesse i konseptet. Disse inkluderte Universitetsbiblioteket, Det helsevitenskapelige fakultetet, Det juridiske fakultetet, og Instituttet for lærerutdanning og pedagogikk (ILP). I juni 2014 begynte ILP prosessen for å etablere en ny FutureLab på Mellomveien. Lanseringen er satt til oktober Se Vedlegg 3 for en liste over involverte partier. I mai 2014 ble det sendt en søknad til Norgesuniversitet (NUV) som hadde lyst ut prosjektmidler for Dessverre ble ikke søknaden tatt med i den andre søknadsrunden. Muntlig tilbakemelding fra NUV orienterte om at søknaden fokuserte for mye på internopplæring; noe som regnes som en del av internbudsjettet. Likevel, NUV likte ideen om «digitale klasserom» og oppfordrer oss til å søke på nytt til neste år. Da bør søknaden fokusere på hvordan FutureLab kan skape et pedagogisk utvikling. Mer om utlysningen: Kurs I studieåret ble det holdt 12 kurs i FutureLab med totalt over 100 deltakere. Deltakere kan være studenter, stipendiater eller ansatte. Ni av kursene ble rettet mot spesifikke fagmiljøer. Det var flere fagmiljøer som tok initiativet til å ta kontakt med FutureLab for å be oss sette opp et kurs i en programvare som studenter/stipendiater på fagmiljøet trengte opplæring i. Dette synes vi er svært positivt fordi det viser interesse fra fagmiljøene, i tillegg til å reklamere for FutureLab-konseptet og ITA generelt. En fullstendig liste over kurs finnes i Vedlegg 4. I to av kursene (LaTeX og SPSS) ble det leid inn kursholder fra andre fakulteter på ITA sin regning. STAR betalte for den ene og KLI for den andre til cirka 5000,- hver. I begge tilfeller var det spesifikke fagmiljøer som hadde bedt om kurs der ansatte ved ITA manglet kunnskapen. Å betale for kursholderne ble sett på som et tiltak for å reklamere for FutureLab. Kurs er reklamert for via bloggen (se neste seksjon), Tavla og direkte til kontaktpersoner i relevante fagmiljøer. Om et fagmiljø har bedt om et kurs pleier de å fylle 50-80% av ledige deltakerplasser. Resten fylles med individer som har hørt om kurset gjennom de forskjellige reklameringskanalene. Kurs som er rettet mot et spesifikk fagmiljø har det beste oppmøte og de mest engasjerte kursdeltakerne. Tilbakemeldinger fra kurs er generelt veldig positive. Folk er fornøyd med FutureLab som læringsarena, teknologien som brukes og læringsmetoder. De er også takknemlig for å få opplæring i relevante 3

4 programvarer. Enkelte kursdeltakere liker ikke gruppearbeid og foretrekker å jobbe alene på egen PC, men de fleste ser fordeler av å jobbe i grupper på programvarekurs. Her er et utvalg av kommentar fra kursdeltakerne: Flott læringsarena! Vi var 4, passet fint Gr. på 2 eller 3 hadde vi fått prøvd litt mer på hver oppg. med samling jobb veksling Tipp topp utstyr Dette er en effektiv læringsmetode Flott og moderne! Skulle vært flere slike kurs og lokaler Fantastisk skjermstørrelse Fin balanse mellom teori og praksis Tar litt lenger tid, men er mer sosialt og læring ved kommunikasjon Alt jeg lærte var veldig relevant for meg Kanskje det kunne vært mulig å tilby variasjoner av kurset rettet mer mot fysikk/matematikkeller økonomi-studenter? Grei lengde, men burde kanskje tas over flere dager for å få et mer utfyllende kurs Fint tilbud for kurs man normalt ikke har tilgang på Dere er flinke! Stå på og fortsett videre med slike kurs I Vedlegg 5 finnes det oversikt over statistikk fra evalueringsskjemaene. 2.3 Blogg WordPress-bloggen, fortsetter å være hovedkanal for informasjon om aktivitet i FutureLab og andre saker innenfor temaet «teknologi i utdanning». Alle saker blir automatisk lagt ut på en tilsvarende Facebook-side, som i skrivende stund har 183 følgere. Det legges ut gjennomsnittlig én sak per uke. Respons fra FutureLab-interesserte er ikke overveldende gjennom WordPress- og Facebook-kanalene, men enkelte tar kanalene i bruk som kontaktpunkt. Vi synes det er viktig å fortsette med bloggen for å vise aktiviteten rundt FutureLab og som reklameringsog dokumentasjonskanal. 3 Teknologi I tillegg til et sted der det skapes aktivitet, er FutureLab et testområde for ny teknologi. Denne seksjonen oppsummerer oppgraderingene som har blitt gjort det siste året og deler erfaringer med teknologien som er i bruk i lab en. 3.1 Oppgraderinger Oppgraderinger det siste året omfattet både møbler, programvarer og maskinvarer. 4

5 3.1.1 Møbler, innredning I desember 2013 fikk FutureLab nye bord til gruppesonene. De gamle bordene ble funnet på et lager da FutureLab ble opprettet og var egentlig for smale; man måtte snu hodet ganske langt for å kunne se skjermen. De nye bordene er konferansebord og er en del bredere. De ble bestilt fra Kjell Arnesen AS til ,50 (inkl MVA), og kostnaden ble delt mellom STAR og KLI. Se Vedlegg 6 for lenker til dokumentasjonen i idoc. Det ble opprettet en femte gruppesone. Animasjonssonen (som var lite i bruk) ble til den nye Gruppesone 3. Navnene på skjermene, til datamaskinene, til Evoko ene, i Exchange og i NAV ble oppdatert deretter Programvarer Programvarene ble også oppgradert i løpet av året. Operativsystemet på Mac-delen ble oppgradert til OS Mavericks. Vi gikk fra å bruke Adobe Creative Suite 6 til Adobe Creative Cloud. I tillegg, etter forespørsel fra en student og i forkant av et kurs, fikk alle sonene en kopi av IBM SPSS og pakken Amos (kun på Windows-delen av datamaskinene). Alle sonene har også blitt oppgradert med Office Det var også noen forandringer rundt bookingsystemet Evoko. Alle Evoko ene ble lagt inn i overvåkingssystemet Network Administration Visualized (NAV) slik at man kan sjekke om alle er aktive uten å forlate kontoret. I tillegg ble innstillingene til Evoko ene forandret slik at man må bekrefte en booking som ble gjort i Exchange innen et kvarter fra da bookingen starter. Det ble bestemt å gjøre dette etter at flere studenter hadde klaget over at andre booket en sone i flere uker uten å bruke den hver dag Maskinvarer Hardwareoppgraderinger fokuserte på presentasjonssonen i år. Vi fikk en gratis Next Unit of Computing (NUC) fra Intel. NUC en ble satt opp med Windows 8 og plassert i presentasjonssonen. Presentasjonssonen fikk også bytte ut prosjektøren og lerretet med en 70 touch-skjerm fra Sharp. Alle soner har nå en HDMI kabel som studentene kan bruke til å koble sin egen PC direkte til skjermen. Den nye gruppesonen fikk utstyr som tilsvarte de andre sonene (selv om modellene var ikke helt like). Nye mus til alle gruppesonene ble også kjøpt inn. Noen av de som ble kjøpt i mai 2012 hadde forsvunnet og blitt erstattet med mus av lavere kvalitet. For at alle gruppesonene skulle bli like, ble det bestemt å kjøpe inn nye mus til alle sammen. 3.2 Erfaringer Denne seksjonen oppsummerer en del erfaringer med teknologien som er i bruk i FutureLab per i dag. 5

6 3.2.1 Dualboot Forrige studieåret installerte vi dualboot (refit) på Mac-mini i alle sonene slik at det kunne kjøres både Windows og Mac fra samme maskin. Grunnen for å gjøre dette var todelt: 1) Windows kunne kjøre på en kraftigere maskin uten å kjøpe inn nye maskinvare, og 2) gjøre rommet mindre rotete ved å fjerne én boks og mange kabler per sone. Begge punktene har vært vellykket. Ulempen med dualboot er at det blir vanskeligere å laste inn oppdateringer og installasjoner via LANDesk eller tilsvarende system. Dette er fordi datamaskinen må være slått på i riktig operativsystem for at det skal kunne fungere. Studentene lærte seg fort til å bytte mellom operativsystemene med hjelp av oppslag på rommet og opplæring fra hverandre. Det er delte meninger om det er best å bruke dualboot eller switche mellom to maskiner som deler samme skjerm. Uansett bør FutureLab ha både Windows og OS X tilgjengelig, helst begge to i hver sone, for å dekke behovene/preferanser til studentene og ansatte Evoko Det er et veldig bra tiltak å ha et bookingssystem som kan brukes både der og da og for å booke frem i tid via Exchange. Vi ser at mange (men ikke alle) er flinke til å booke ved å bruke begge metodene. Studentene er også flinke til å se at rommet er booket til et kurs og flytte på seg før kurset begynner. I år har det ikke vært noe klaging om folk som booker mye uten å bruke rommet. Det sikkert skyldes innstillingen som ble gjort i år som gjør at alle må bekrefte at de har faktisk kommet til sonen de booket på forhånd. Av og til er det en Evoko som ikke starter opp ordentlig om morgenen. Dette løses ved å trekke ut strøm for å restarte den. Nå som alle Evoko ene er meldt inn i NAV er det lett å sjekke fra kontoret om man må ta seg en tur ned til FutureLab for å restarte en Evoko. En gang i blant er det en Evoko som viser grønt i NAV uten at den har startet opp helt NUC NUC en virker stabil og bra. Det er ikke registrert noen problemer med den SHARP Touch-skjerm Å ha en 70 touch-skjerm i presentasjonssonen er bra for wow-effekten. I begynnelsen var det ikke bestandig at touch-funksjonen fungerte. Det virker til å være bedre siden den tilhørende touch-penn ble satt på plass. Per i dag er det satt opp slik at touch-skjermen er den eneste skjermen i presentasjonssonen. Den fungerer bra til spesifikke formål; som PowerPoint der man bare blar fremover i presentasjonen. Ulempen er om man skal presentere en programvare som Photoshop og vise menyer, osv. samtidig som 6

7 man skal snakke til kursdeltakerne. For å kunne bruke touch-funksjonen må man snu ryggen til publikumet, og dette er ikke helt ønskelig. Det har kommet et par riper i skjermen, årsaken er ukjent. 4 Ser fremover I år har FutureLab blitt til en tjeneste levert av Seksjon for klientdrift, og Instituttet for lærerutdanning og pedagogikk har begynt å etablere sin egen. Det har blitt holdt 12 kurs der de fleste var rettet mot spesifikke grupper studenter/stipendiater. Rommet er ofte fullt, særlig i forkant av eksamenstid. Det har vært en del oppgraderinger, for både møbler, maskinvarer og programvarer. Til neste år forventer vi at den nye FutureLab på Mellomveien blir ferdiggjort og tas i bruk. Den er den første som settes opp på bestilling og vi ser frem til å få den opp å gå. Denne prosessen kommer til å kreve litt arbeid med klargjøring og konkretisering av enkelte ting som står beskrevet i tjenestebeskrivelsen i saksfremlegget (Vedlegg 1). Blant annet vil ITA nå få et koordineringsansvar for en studentansatt på Mellomveien og det skal bygges relasjoner til fagmiljøet. Rammeverket rundt FutureLab-konseptet må bygges og realiseres. Gjerne med utgangspunkt i tjenestebeskrivelsen, men med hensyn til nye organisatoriske endringer i ITA og nye erfaringer med opprettelse av ny lab. I det store bildet har fjoråret blitt brukt til å definere konseptet og tjenesten FutureLab. Vi har reklamert ut mot fagmiljøene og flere har vist interesse. Vi har fått den første bestillingen av en FutureLab og man kan håpe at dette er starten på en snøballeffekt som inspirerer flere fagmiljø. Det har allerede kommet ønsker om kurs som kan holdes i én eller flere FutureLab. Videre kommer vi til å fortsette med mange av de samme aktivitetene som før. Med fokus på videre reklamering og arbeide for å få satt opp flere FutureLab'er på campus. Vi vil også arbeide med å konkretisere konseptet og rutiner, basert på erfaringer fra lab en som settes opp på Mellomveien. 4.1 Anbefalinger/ønsker Det er et par punkter som FutureLab kunne ønske seg: Få et fagmiljø til å ta ansvar for FutureLab en på Teorifagbygget og ansette en student til å jobbe aktivt med den. Klargjør koordineringsansvaret mot alle FutureLab ene og sine studentansatte. Få et budsjett for 1) å leie inn studenter og stipendiater til å holde kurs der FutureLab-gruppen mangler kunnskap, og 2) oppgradere eksisterende og nye FutureLab utover standarden. Installer Lars Tiede sin Display Cloud (DC). FutureLab-gruppen fikk en demo av DC i april 2014 og syntes at det kan være nyttig i kurssammenheng, samt la oss teste en ny måte å holde kurs på. FutureLab bør fortsette å være med på testing av nye teknologier for å kunne dele erfaringer med ITA og andre fagmiljøer. 7

8 Oppgrader til Windows 8. Etabler rutiner for oppdatering av programvarer i forbindelse med dualboot. Sikre at alle studenter og ansatte har korttilgang til FutureLab. 8

9 Vedlegg 1 Sak 110/13 på ITA ledermøte Relevante dokumentasjon ligger i idoc. Saksfremlegget: ferat%20ita-lederm%c3%b8ter/ita-lederm%c3%b8ter%202013/ Etablering%20av%20FutureLab%20som%20tjeneste.pdf&action=default Referat ITA ledermøte, : ferat%20ita-lederm%c3%b8ter/ita-lederm%c3%b8ter%202013/ ref-lederm%c3%b8teita.pdf&action=default 9

10 Vedlegg 2 Salgsbrosjyren Salgsbrosjyren ligger tilgjengelig på FutureLab-bloggen:

11 Vedlegg 3 FutureLab på Mellomveien Følgende kommer til å bli involvert i etablering av en ny FutureLab i Mellomveien som er forankret i ILP. Nils Johan Lysnes, Magnus Strøm Reibo, Nour Eddine Azzout, Kenneth Hazard, og Nora MacLaren fra ITA. Henning Marius Sollid, Gørill Warvik Vedeler, og Rachel Elise Jakhelln fra ILP. Frode Lien fra Stab. Avdeling for bygg og eiendom. 11

12 Vedlegg 4 Kurs oversikt Nr Kurs Dato Varighet Kursholder 1. FutureLab som læringsarena t Nora MacLaren (STAR) 2. Photoshop for Studentsamfunnet t Nora MacLaren (STAR) 3. Photoshop t Nora MacLaren (STAR) 4. Grunnkurs i LaTeX t Thomas Kræmer (IFT) 5. Photoshop t Nora MacLaren (STAR) 6. Grunnkurs i WordPress t Klaske van Vuurden (STAR) 7. Lage vitenskapelige posters i InDesign t Anika Mackenroth, Bjørn-Kåre Iversen (HELSE) 8. Photoshop t Nora MacLaren (STAR) 9. Photoshop for Utropia frivillige t Nora MacLaren (STAR) 10. Photoshop t Nora MacLaren (STAR) 11. Lage vitenskapelige posters i InDesign (EPINOR) t Inger Torhild Gram (ISM), Nora MacLaren (STAR) 12 Grunnkurs i SPSS t Kamila Stankiewicz (ILP) 12

13 Vedlegg 5 Statistikk fra evalueringsskjemaene I hvilken grad var du fornøyd med informasjon som ble lagt ut før kurset? I hvilken grad var du fornøyd med kursets opplegg? I hvilken grad var du fornøyd med det du lærte fra kurset? I hvilken grad sto kurset til forventningene dine? I hvilken grad var du fornøyd med læringsmetoder? I hvilken grad var du fornøyd med maskinvarene?

14 I hvilken grad var du fornøyd med programvare og operating system? I hvilken grad likte du å jobbe i grupper?

15 Vedlegg 6 Nye bord til gruppesonene Relevant dokumentasjon ligger i idoc. Tilbud fra Kjell Arnesen AS: umentbibliotek/bestilling%20av%20nye%20bord%20- %20h%C3%B8st%202013/Tilbud%20om%20nye%20bord%20fra%20Arnesen.pdf&action=default Innkjøpsorde umentbibliotek/bestilling%20av%20nye%20bord%20- %20h%C3%B8st%202013/Innkj%C3%B8psordre.pdf&action=default 15