Valgstyret. Møteinnkalling

Transkript

1 Valgstyret Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. 1

2 Sakskartliste: Saksnr: Sakstittel Side PS 1/17 Stortingsvalg Forhåndsstemmegivning 3 PS 2/17 Stortingsvalg Åpningstider valgting 5 PS 3/17 Stortingsvalg Godtgjøringer 6 PS 4/17 Stortingsvalg Godtgjøringer til valgmedarbeidere 8 PS 5/17 Stortingsvalg Delegering til leder, fullmakt til rådmann 10 (opplæring) og utlegging av manntall PS 6/17 Stortingsvalg Oppnevning av representanter til Stemmestyrene 11 Eivind Norman Borge leder 2

3 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 6 Arkivkode 011 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Forhåndsstemmegivning Saksopplysninger Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for forhåndsstemmegivningen til stortingsvalget Ihht Valgloven 8-1 kan velgere i perioden henvende seg til kommunen og be om å få avgi stemme (tidligstemmegivning). Den ordinære forhåndsstemmegivningen skal foregå i perioden Tidligstemmegivning og forhåndsstemmegivning bør foregå i Hvaler rådhus. I tillegg til nevnte tidlig- og forhåndsstemmegivninger, skal det også være en dag med forhåndsstemmegivning ved Dypedalsåsen sykehjem i løpet av uke 35/36 (institusjonsstemming). Det skal også legges til rette for at innbyggere som bor hjemme, og som av helsemessige årsaker ikke kan møte på valgting, gis anledning til å forhåndsstemme hjemme (ambulerende stemmegivning). Denne forhåndsstemmegivningen foregår i uke 36. I følge valgloven 8-2 må de som skal motta forhåndsstemmer oppnevnes av Valgstyret. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 8-1 Perioden for forhåndsstemmegivning Valgloven 8-2 Hvem kan motta forhåndsstemmer Valgloven 8-3 På hvilke steder kan de mottas forhåndsstemmer KS sak 65/16 delegering av fullmakt til Valgstyret Vurdering Fram til 2009 har kommunen hatt forhåndsstemmegivning i kontortiden, med langåpent til kl 20:00 en dag i uka i hele forhåndsstemmegivningsperioden. Dette er et tilbud som er kostbart da det betales overtid til to ansatte. Ved evaluering av valget i 2009 (Valgstyret, sak 8/09) ble det konstatert at det var få eller ingen som benyttet tilbudet om langåpent i de første ukene, og konklusjonen var at det skulle holdes langåpent en dag i uka i de to siste ukene i forhåndsstemmegivningsperioden. Ved valgene i 2011, 2013 og 2015 ble det levert forhåndsstemmer på disse to langdagene, men uten kødannelser. Dette viser at behovet for langdager er der, men at det bør være tilstrekkelig med to langdager. Ved forhåndsstemmegivning ved Dypedalsåsen sykehjem, flyttes den ordinære forhåndsstemmegivningen dit, i tillegg til rådhuset. Alle som ønsker å avgi forhåndsstemme kan da få gjort det der. Dette er også positivt for personalet og øvrige eldre som bor i nærheten. Ambulerende forhåndsstemmegivning har i hovedsak foregått over 2-3 dager. Denne forhåndsstemmegivningen skal fastsettes av Valgstyret, og det bør foregå i løpet av uke 36. Frist for å søke om ambulerende forhåndsstemmegivning må ihht valgloven settes til mellom tirsdag og fredag uken før valgdagen (uke 36). Rådmannen foreslår å sette fristen til tirsdag Som ved valgene i 2013 og 2015 legges tidlig- og forhåndsstemmegivning til Servicetorget ved rådhuset. Institusjons- og ambulerende stemmegivning ivaretas av kommunens administrativt 3

4 ansatte, og disse vil også kunne fungere som backup for Servicetorget for mottak av forhåndsstemmer. Rådmannen ber derfor Valgstyret oppnevne følgende forhåndsstemmemottakere: Tone Ruscelli, Heidi Nordby Henriksen, Heidi Wilberg, Celine Schefte Martinsen, Victoria Alexandra Solheim Klannerud, Karen-Anja Ravnå Storhaug, Torunn Akselsen Engum, Odd Magne Ulvund, Henrik Kristiansen, Ellen Andresen, Tone Midtby, Grethe Johansen, Anne-Kari Haakenstuen Holvik, Tora Klevås. Rådmannens forslag til vedtak 1. I perioden kan velgere henvende seg til kommunen og be om å få avgi stemme (tidligstemme). Den ordinære forhåndsstemmegivningen skal foregå i perioden Tidligstemme- og forhåndsstemmegivning skal foregå i Hvaler rådhus. Det skal være langåpent 1 dag i uken de to siste ukene i forhåndsstemmegivningsperioden. 2. Det skal være forhåndsstemmegivning en dag ved Dypedalsåsen sykehjem i løpet av uke 35/36 (institusjonsstemmegivning). 3. Innbyggere som bor hjemme, og som av helsemessige årsaker ikke kan møte på valgting, gis anledning til å forhåndsstemme hjemme (ambulerende stemmegivning). Frist for å søke om ambulerende stemmegivning settes til tirsdag Denne forhåndsstemmegivningen skal foregå i løpet av uke Valgstyret oppnevner følgende stemmemottakere: Tone Ruscelli, Heidi Nordby Henriksen, Heidi Wilberg, Celine Schefte Martinsen, Victoria Alexandra Solheim Klannerud, Karen-Anja Ravnå Storhaug, Torunn Akselsen Engum, Odd Magne Ulvund, Henrik Kristiansen, Ellen Andresen, Tone Midtby, Grethe Johansen, Anne-Kari Haakenstuen Holvik, Tora Klevås. Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 4

5 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 7 Arkivkode 011 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Åpningstider valgting Saksopplysninger I kommunestyret , sak 65/16, ble det vedtatt at Stortingsvalget 2017 skal foregå over to dager i Hvaler kommune, søndag 10. og mandag 11. september. Det ble også vedtatt å beholde tidligere stemmekretsinndelinger i Østre stemmekrets med stemmested ved Floren skole og Vestre stemmekrets med stemmested ved Åttekanten skole. I Valgloven 9-3, 2.ledd heter det at «Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. (..) Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl 21.» I denne saken fremmes det forslag til åpningstider for valgtinget 10. og 11. september i de to kretsene. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 9-3, 2.ledd KS sak 65/16 fastsetting av valgdager og stemmesteder Vurdering Åpningstider for valgtinget ved valgene i 2011, 2013 og 2015 var kl 15:00 20:00 i både Østre og Vestre valgkrets for begge valgdagene. Det har vist seg at stemmegivningen fordeler seg ganske likt på de to valgdagene og mellom de to valgkretsene, og at valgavviklingen har foregått uten de store kødannelsene innenfor disse åpningstidene. Rådmannen foreslår å opprettholde de samme åpningstidene også for Stortingsvalget Rådmannens forslag til vedtak Åpningstider for valgtinget ved Stortingsvalget 2017 er i begge valgkretser: Søndag 10. september: kl 15:00 20:00 Mandag 11. september: kl 15:00 20:00 Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 5

6 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 9 Arkivkode 011 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Godtgjøringer Saksopplysninger Saken gjelder godtgjøringer til Valgstyret og de to Stemmestyrene i Hvaler i forbindelse med Stortingsvalget Hvert stemmestyre består av en leder og 5 medlemmer. Godtgjøring til stemmestyrene i forbindelse med valgarbeid er godtgjøring for verv. Medlemmene har i tillegg rett til eventuell dekning av utgifter og økonomisk tap i henhold til reglement for godtgjøringer og kommuneloven 41. Møtegodtgjøringene i Hvaler kommune har de siste årene kun blitt konsumprisindeksjustert mellom valgene. Men ved en sammenligning av møtegodtgjøringene i Fredrikstad kommune, viser det seg at Hvaler kommune har betydelig lavere valggodtgjøringer. Nedenfor følger en oversikt over hva Hvaler sine satser konsumprisindeksjustert (4,8%) vil være til årets valg, og årets vedtatte satser for Fredrikstad kommune. Antall Hvaler Fredrikstad Medlemmer Valgstyret Leder av Valgstyret Medlemmer i Stemmestyrene = = Leder av Stemmestyrene = = Medlemmer i tellekorpsene (valgkvelden) Hente/bringe valgurner (pr tur) Vurdering Rådmannen mener at Valgstyrets arbeid under valget er like tidkrevende og komplekst som for Valgstyret i Fredrikstad. Selv om det volummessig antagelig er færre saker å behandle på selve valgdagen, er tidsbruk og arbeidsoppgavene sammenlignbare. Rådmannen mener også at det er lik tids- og arbeidsbelastning for Stemmestyrene i Hvaler sine 2 og i Fredrikstad sine 18 stemmelokaler. Rådmannen ser det derfor som naturlig at man ser på godtgjøringssatsene for valg i Fredrikstad når satsene for Hvaler skal fastsettes. Satsene er gjennomgående satt høyere i Fredrikstad enn på Hvaler, og det er opp til Valgstyret å vurdere om man ønsker å tilnærme seg, eller ha tilsvarende, godtgjøringssatser som i Fredrikstad kommune. Rådmannen fremmer forslag om satser tilsvarende Fredrikstad kommune. Til orientering er det satt av kr i årets budsjett til godtgjøringer i forbindelse med valggjennomføringen. Vedtas rådmannens forslag til satser vil denne budsjettposten overskrides med kr , men dette dekkes inn ved å omdisponere fra øvrige poster avsatt til valg. Beregninger viser at disse øvrige budsjettpostene er noe overbudsjettert slik at det kan frigjøres budsjettmidler som dekker overforbruket. 6

7 Det er også behov for personer som jobber med valgarbeid sentralt, bl.a. forhåndsstemmemottak, vaktmestertjeneste og valgsekretariat. Utbetalinger av godtgjørelse for slikt valgarbeid fastsettes av Valgstyret i egen sak. Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret fastsetter følgende godtgjørelser i forbindelse med stortingsvalget 2017: Medlemmer i valgstyret: kr (som også inkluderer valgkvelden) Leder av valgstyret: kr (som også inkluderer valgkvelden) Medlemmer i stemmestyrene: kr (søndag) / kr (mandag), totalt kr Leder av stemmestyrene: kr (søndag) / kr (mandag), totalt kr Medlemmer i tellekorpsene: kr (valgkvelden) Tillegg for 2 av medlemmene i hvert stemmestyre for å hente og bringe stemmeurnene mellom stemmelokalene og rådhuset: kr 170 (pr tur) Medlemmene har i tillegg rett til eventuell dekning av utgifter og økonomisk tap i henhold til bestemmelsen i kommuneloven 41. Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 7

8 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 11 Arkivkode 011 Saksbehandler Henrik Kristiansen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Godtgjøringer til valgmedarbeidere Sammendrag Saken gjelder fastsetting av godtgjørelse til ansatte som deltar i valgarbeidet ved stortingsvalget Saksopplysninger Saken gjelder fastsetting av godtgjørelse til ansatte som deltar i ulike funksjoner ved valgarbeidet ved stortingsvalget Gjennomføring av valg er omfattende og krever mange ulike funksjoner, blant annet valgsekretariat, forhåndsstemmemottak, valgmedarbeidere, opptellingsmannskaper på rådhuset og vaktmestertjeneste. Økonomiske konsekvenser er at utgifter ved valgavviklingen dekkes over valgbudsjettet. Tidligere har ikke valgmedarbeiderne i Hvaler kommune fått betalt for overtiden valgavviklingen medfører, med unntak av medarbeiderne ved Servicetorget. Derfor har ikke denne utgiften blitt tatt med i budsjettet. For å følge arbeidsmiljølovens bestemmelser må denne posten nå tas inn. Vedtas rådmannens forslag til satser vil denne budsjettposten overskrides med kr Av disse dekkes kr inn fra øvrige poster avsatt til valg. Antall Satser Prosjektleder i valgstyrets sekretariat Prosjektmedarbeidere Medarbeidere i forhåndsstemmegivning Sum Vurdering Sekretariatet vil ha behov for medarbeidere i forkant av valget og på selve valgdagene. Det er blant annet oppgaver knyttet til opplæring av stemmestyrene, forhåndsstemmegivningen og innrapporteringer til valgnattsystemet/departementet, samt teknisk og fysisk beredskap. Lik de senere valgene vil Hvaler kommune ha Servicetorget som forhåndstemmested. Vi har også forhåndsstemming på sykehjemmet (institusjonsstemming) og ambulerende stemmegivning (hjemmestemming). Tellingen av stemmesedlene vil foregå i rådhuset. Valgmedarbeidere rekrutteres blant administrasjonen. Alle valgmedarbeidere forplikter seg til å delta på opplæring i EVA-systemet og valgordningen. For annet valgarbeid etter endt normalarbeidstid, kommer tariffavtalens bestemmelser om overtid til anvendelse. Dette gjelder blant annet for vaktmestertjenester som har ansvaret for flagging på valgdagene. Ved forrige valg tok leder for stemmestyrene ansvar for flagging på stemmestedene og valgmedarbeidere ansvaret for flagging på rådhuset. Opp- og nedrigging i valglokalene foretas av vaktmestertjenesten i normal arbeidstid. 8

9 Konklusjoner Rådmannen anbefaler at det utbetales godtgjørelse som det følger av innstillingen. Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret fastsetter følgende godtgjøringer i forbindelse med storingsvalget 2017: Prosjektleder i valgstyrets sekretariat: kr Prosjektmedarbeidere som deltar i forhåndsstemming, mottak av materiell fra stemmestyrene og valgoppgjør, hver: kr Medarbeidere i forhåndsstemmegivningen, hver: kr Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 9

10 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 8 Arkivkode 011 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Delegering til leder, fullmakt til rådmann (opplæring) og utlegging av manntall Saksopplysninger Valgstyret kan delegere myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning til leder i valgstyret, jfr Kommuneloven 10 nr 4. Tilsvarende kan rådmannen gis fullmakt til å avgjøre og iverksette opplæring av forhåndsstemmemottakere, stemmestyrene, og eventuelt for valgstyret, jfr Kommuneloven 23 nr 4. Ihht Valgloven 2-6 skal manntallet legges ut til offentlig ettersyn så raskt som mulig. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 2-6 Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn Kommuneloven 10 nr 4 delegering av fullmakt til leder Kommuneloven 23 nr 4 delegering av fullmakt til rådmannen Vurdering Av praktiske hensyn bør valgstyret delegere myndighet i avgjørelser av ikke-prinsipiell betydning til leder av valgstyret. Likeledes bør rådmannen gis myndighet til å iverksette opplæring av forhåndsstemmemottakere og av stemmestyrene. Manntallet legges ut til offentlig ettersyn i Hvaler rådhus og på Kiwi Vesterøy, så raskt som mulig etter skjæringsdatoen Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret delegerer myndighet i avgjørelser av ikke-prinsipiell betydning til leder av valgstyret. 2. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette opplæring av forhåndsstemmemottakere, stemmestyrene, og eventuelt for valgstyret. 3. Manntallet legges ut til offentlig ettersyn i Hvaler rådhus og på Kiwi Vesterøy, så raskt som mulig etter skjæringsdatoen Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 10

11 Hvaler kommune Saksnr 2016/ Stortingsvalg Doknr 5 Arkivkode 011 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret /17 Stortingsvalg Oppnevning av representanter til Stemmestyrene Saksopplysninger Dersom stemmegivningen foregår på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst 3 medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted, jfr. Valgloven 4-2. Kommunestyret har i sak 65/16 delegert fullmakt til oppnevning av stemmestyrer til Valgstyret. Valgbar og pliktig til å motta oppnevning som medlem i stemmestyrene, er alle som har stemmerett ved valget, oppført i folkeregisteret, og som er bosatt i kommunen når valg av stemmestyrer skal finne sted. Det bør fortrinnsvis oppnevnes personer som bor i vedkommende stemmekrets. En ny bestemmelse i valgloven ( 9-3 nr 4), gjeldende fra valget 2013, sier at kandidater som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, ikke kan oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidater som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 4-2 Stemmestyrer KS sak 65/16 delegering av fullmakt til Valgstyret KS sak 71/15 oppnevning av formannskapet som Valgstyre Vurdering Det vil være tre stemmeavlukker i valglokalene i Vestre stemmekrets og fire stemmeavlukker i valglokalene i Østre stemmekrets der stemmestyrene skal veilede og kontrollere. I tillegg deles avkrysningsmanntallet i to, og hver stemmekrets utdeles to stempler. For at stemmestyrene skal kunne betjene de ulike oppgavene med veiledning, kontroll, avkryssing og stempling, bes valgstyret å oppnevne 6 faste medlemmer med 4 varamedlemmer til stemmestyrene ved henholdsvis Vestre stemmekrets på Åttekanten skole, og ved Østre stemmekrets på Floren skole. Til orientering nevnes at følgende personer ble valgt til medlemmer av stemmestyrene under kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015: Stemmestyret for Vestre stemmekrets på Åttekanten skole: Medlemmer: Tronn Bankerød (leder), Tone Ruscelli (nestleder), Villy Olsen, Ragnhild Skjulhaug, Dag Eriksen Varamedl.: Kirsti Mathissen, Mogens Christensen, Tormod Dahlberg, Anne Sofie Borge Stemmestyret for Østre stemmekrets på Floren skole: Medlemmer: Halvor Reff (leder), Stina Adolfsen (nestleder), Mona Fjeldberg, Wenche Sture, Marius Mikkelsen Varamedl.: Kari Reinertsen, Finn Arne Kjølberg, Jan Romberg, Anne Ramberg 11

12 Valgstyrets leder gis myndighet til å avgjøre eventuelle spørsmål om fritak fra personer som blir oppnevnt til stemmestyrene. Varamedlemmene trer i så fall inn i den rekkefølge de er valgt. Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret oppnevner følgende stemmestyrer for stortingsvalget 2017: Stemmestyret for Vestre stemmekrets på Åttekanten skole: 1. Leder: 2. Nestleder: 3. Medlem: 4. Medlem: 5. Medlem: 6. Medlem: 7. Varamedlem: 8. Varamedlem: 9. Varamedlem: 10. Varamedlem: Stemmestyret for Østre stemmekrets på Floren skole: 1. Leder: 2. Nestleder: 3. Medlem: 4. Medlem: 5. Medlem: 6. Medlem: 7. Varamedlem: 8. Varamedlem: 9. Varamedlem: 10. Varamedlem: Valgstyrets leder gis myndighet til å avgjøre eventuelle spørsmål om fritak fra personer som blir oppnevnt til stemmestyrene. Varamedlemmene trer i så fall inn i den rekkefølge de er valgt. Hvaler kommune, Dag Willien Eriksen rådmann 12