Arkivanalyse Tekniske papirarkiv

Transkript

1 1 (42) Arkivanalyse Tekniske papirarkiv Levert av Geomatikk IKT 31. mars 2016

2 2 (42) Innhold 1. Arkivanalyse Kartlegging av papirarkivene hos teknisk sektor Skedsmo kommune Følgende arkivdeler er gjennomgått i arkivanalysen: Ressurser Sammendrag av innhold i arkivene Arkiv for Byggesak og Ventilasjonsanlegg Arkiv for Tilfluktsrom Arkiv for Seksjonering Arkiv for Eiendom, opprettelse og endring Arkiv for Skylddeling Arkiv for Eiendom FDV Kart Eiendom FDV Arkiv for Statiske beregninger Arkiv for Målebrev Arkiv for Vei Arkiv for Grunnerverv eiendom Arkiv for Plan Arkivdel i 4.etasje på rådhuset Arkivdel i 1.etasje på rådhuset (fjernarkivet) Skiltarkiv i 4.etasje på rådhuset Arkiv for Gamle matrikkelbøker Arkiv for Sefrak Strategi Strategi for digitalisering av historiske papirarkiv Målsetting for Skedsmo kommune Arkivstruktur sammendrag Prosjektgruppe Valgt modell for etablering av historiske arkiver Stoppe tilvekst i papirarkiv Grovrydding av Eiendom FDV Milepælsplan for gjennomføring av digitaliseringsprosjekt Produksjonsløype for digitalisering består typisk av følgende arbeidsoperasjoner Ryddeprosedyre Definere arkivdeler og nøkkelfelt pr arkivdel Definere Dokumentkategorier Saksnivå og Tiltaks art Innsynsformater i digitalt arkiv Forbedre arkivet i ephorte... 27

3 3 (42) 7.1. Prosjektgruppe Tiltak for forbedring av ephorte Arkivdeler Mappetyper Dokumentkategorier Sakstittel og dokumenttittel Saksnivå Tiltaksart Arkivstruktur Etterslep Kontrakts arkiv Splitte store PDF filer Budsjett Budsjettpris digitalisering Registrering av nye dokumenter I ephorte Inntekter/ gevinster Salg av eiendomsinformasjon til nye kundegrupper Gevinstrealisering ved redusert manuelt arbeid i arkivet Tidsbruk i dag Antatt tidsbruk etter digitalisering Frigivelse av arkivarealer Ikke kvantifiserbare gevinster Oppnåelige gevinster Arkiv, etter digitalisering Samhandling FET kommune Appendix A Etterslengere Kartdelen i fjernarkivet i 1. etasje på Rådhuset Bilder Detaljer Tidsbruk i dag... 40

4 4 (42) 1. Arkivanalyse Skedsmo kommune har engasjert Geomatikk IKT til å gjennomføre en arkivanalyse av historisk tekniske papirarkiv. Formål er å fremskaffe et beslutningsgrunnlag for å digitalisere hele eller deler av papirarkivet. Det ble tegnet avtale mellom partene 10. desember Arkivanalysen er gjennomført ved et innledende web/ telefon møte, etterfulgt av besøk hos Skedsmo kommune 20. og 21. januar 2016, for gjennomgang av arkivene og intervju av ressurspersoner. Forberedende arbeid til rapporten er gjennomført av Runar Walderhaug (prosjektleder) og Tom Bjærum. Rapporten er inndelt i to hoveddeler. Del 1 tar for seg innhold i papirarkiv og hvordan de er organisert. Del 2 fra kapittel 5 tar for seg gjennomføring av tiltak. 2. Kartlegging av papirarkivene hos teknisk sektor Skedsmo kommune 1. Følgende arkivdeler er gjennomgått i arkivanalysen: Byggesak og Ventilasjonsanlegg Tilfluktsrom Seksjonering Eiendom, Opprettelse og endring Skylddeling Eiendom FDV Statiske beregninger Målebrev Vei Grunnerverv Plan Gamle Matrikkelbøker Sefrak

5 5 (42) 3. Ressurser Følgende personer hos Skedsmo kommune har vært forespurt om informasjon som har resultert i denne rapporten. Navn Kjetil Bundli Johnny Ekse Elisabeth Gade Jan O Teksum Joar Akselsen Karianne Sætersdal Haugen Thorbjørn Smådahl Kristina Radzeviciute Roger Solli Torild Fagerbekk Monica Øverland Terje Linløkken Rolle/Arkiveier Prosjektleder Prosjekteier Byggesaksarkivet Arkiv for statiske beregninger Arkivansvarlig SEFRAK-registrerte bygninger Arkiv over bygningstegninger FDV-dokumentasjon Superbruker Byggesaksarkivet Arkiv for statiske beregninger Førstelinje publikumshenvendelser Seksjoneringsarkivet Eiendomsarkivet, Gamle matrikkelbøker Målebrev Skyldelingsforretninger Veiarkivet Grunnerverv, Delesaksarkivet og Plan (ikke tilgjengelig onsdag 20/1) VA Prosjekteier

6 6 (42) 4. Sammendrag av innhold i arkivene I dette kapittelet beskriver vi hva arkivene inneholder, både i meter og antall ark. Øvrig informasjon om hvert enkelt arkiv, er beskrevet under hver av de enkelte arkivdelene sitt avsnitt, og følger etter dette avsnittet. Oppmåling av arkivene er utført sammen med ansatte i kommunen som kjenner hvor arkivene står og hvordan arkivene er organisert. Det er viktig å ta med seg at metoden gir et omtrentlig volum pr arkiv. Navn på arkiv avviker noe fra arkivnavn i forespørsel fra Skedsmo kommune. Arkivnavn vi benytter i rapporten ble til underveis i arkivanalysen og i samtaler med arkivansvarlige. Forklaring til tabell: Oppmålt: Brutto oppmålt arkiv. Før måling ble hengemapper sammenklemt og for arkivbokser ble fyllingsgrad vurdert. Ryddes: Andel dokumenter som kan ryddes ut av arkivene før digitalisering, er estimert etter gjennomgang av eksempelmapper og eksempel arkivbokser sammen med arkiveier. Til Digitalisering: Netto volum av dokumenter som kan digitaliseres. Arkiv for: Oppmålt (meter) Ryddes (meter) Til digitalisering (meter) Oppmålt (antall ark) Ryddes (antall ark) Til digitalisering (antall ark) Byggesak og Ventilasjonsanlegg 202,5 6,1 196, Tilfluktsrom 1,6 0 1,6 Seksjonering 1,7 0,1 1, Eiendom, Opprettelse og endring 22,8 0,2 22, Skylddeling 0,5 0,0 0, Eiendom FDV 29,7 0,0 (1 29, Statiske beregninger 16,7 0,5 16, Målebrev 5,7 0 5, Vei 0,0 0 0, Grunnerverv 5,9 0,2 5, Plan 1,5 0 1, Gamle Matrikkelbøker 1,8 0 1, Sefrak 0,2 0 0, SUM ALLE ARKIVER (1 Det er ikke gjennomført vurdering for andel dokumenter som kan ryddes bort fra Eiendom FDV. Dette krever egen gjennomgang.

7 7 (42) 4.1. Arkiv for Byggesak og Ventilasjonsanlegg

8 8 (42) Byggesaksarkiv inkludert arkiv for ventilasjonsanlegg Kontaktperson arkivet Johnny Ekse Heldigital status Heldigitale fra mars 2010 Tilvekst i arkivet Nei Arkivets ordningsprinsipp Byggesaksarkivet er ordnet etter adresse. Hver hengemappe er merket med adresse. Unntak rulleskap 7V og skap 8V som er merket med gårds og bruksnummer pr hengemappe. Arkivbokser for Ventilasjonsanlegg er merket med løpenummer. Eget register i samme hylle som beskriver hvilken arkiv boks de forskjellige adressene finnes. Beskrivelse arkivets eksterne forhold Rullearkivet inneholder 4 arkiv deler. Arkiv for Byggesaker og VA saker. Arkiv for ventilasjonsanlegg, Arkiv for Statiske beregninger (se eget avsnitt) Arkiv for Tilfluktsrom (se eget avsnitt) Arkiv delene er skilt fra hverandre ved etikett merking av hyller i front av rulleskap. Hver etikett beskriver første og siste adresse pr hylle lengde. Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Arkiv for Ventilasjonsanlegg Mapper i Byggesaksarkivet: Én saksmappe pr byggesak, og hver saksmappe er merket med saksnummer og dato for ekspedert. Noen saksmapper er merket med gårds og bruksnummer. Inne i en saksmappe kan det finnes blå, grå og grønne saksmapper. De er merket med Rørlegger arbeide/ sanitæranmeldelse. Saksmapper pr hengemappe er ikke sortert etter saknummer, tilfeldig rekkefølge. Dokumentene innenfor en saksmappe er ikke sortert etter dato. Det antas at ca. 3 % av volumet kan ryddes bort fra arkivet for byggesak og ventilasjonsanlegg. I reol 1V, øverste hylle er det plassert arkivbokser med saksdokumenter for Ventilasjonsanlegg. Arkivboksene er nummerert fra 1 til 20. Eget register i samme hylle som beskriver hvilken arkiv boks de forskjellige adressene finnes i. Mesteparten av dokumentene er tegninger større enn A3. Mapper inne i arkivboksene er merket med adresse. Fremstår som et ryddig arkiv.

9 9 (42) 4.2. Arkiv for Tilfluktsrom Kontaktperson arkivet Karianne Sætersdal Haugen Heldigital status Heldigitalt fra mars 2010 Tilvekst i arkivet Nei Beskrivelse arkivets eksterne forhold Plassert i samme rom som byggesaksarkivet og er plassert på gulvet grunnet plassmangel. Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Organisert pr adresse, alfabetisk i saksmapper som står i esker på gulvet. Inneholder saksinformasjon og tegninger, generelt tegninger større enn A3. Behov for rydding 3%

10 10 (42) 4.3. Arkiv for Seksjonering Kontaktperson arkivet Thorbjørn Smådahl Heldigital status Heldigital fra Tilvekst i arkivet Ingen tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Arkivet befinner seg i 4.etg i tre arkivskuffer. Beskrivelse arkivets indre forhold Arkivskuffene inneholder hengemapper Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Ingen fysisk deling internt i en mappe. Kronologisk sortert pr sak. «Kontroll skjema for byggesaken» ligger bakerst i mappen. Behov for rydding Vurdert til 3%

11 11 (42) 4.4. Arkiv for Eiendom, opprettelse og endring Kontaktperson arkivet Kristina Radzeviciute Heldigital status Ikke heldigitalt arkiv. Tilvekst i arkivet Det er fortsatt tilvekst i arkivet. Beskrivelse arkivets eksterne forhold Karusell arkiv. Skap og skuffer er ikke merket. Beskrivelse arkivets indre forhold Mappene er merket med gårds- og bruksnummer. GBnr pr skille i hver hylle. Dette indikerer start på ny serie. Dokumentene i hver mappe er hullet og er festet i saksmappen. Liten andel større enn format A3. Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Hver sak har skille ark, og er arkivert etter dato, eldste bakerst. Behov for rydding Vurdert til 1%. Fremstår ryddig og uten kopier. Beskrivelse av arkivet i sak/arkiv Alt skannes til sak/arkiv, og samtidig arkiveres det i papirarkivet.

12 12 (42) 4.5. Arkiv for Skylddeling Kontaktperson arkivet Kristina Radzeviciute Heldigital status Ikke heldigitalt arkiv. Tilvekst i arkivet Ingen tilvekst i arkivet. Beskrivelse arkivets eksterne forhold Skuff og permer er merket med «Skylddelinger løpenummer» Beskrivelse arkivets indre forhold Skylddelingsarkivet har ingen organisering. En mappe inneholder flere skylddelingsdokumenter, ingen logikk i rekkefølgen. Behov for rydding Vurdert til 3% Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Skannes til sak/arkiv i dag

13 13 (42) 4.6. Arkiv for Eiendom FDV Kontaktperson arkivet Heldigital status Tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Behov for rydding Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Joar Akselsen Er ikke Heldigitalt JA Det er etablert et kart, som viser hvor i arkivet FDV dokumenter for de forskjellige byggene er plassert i arkivreolene. (Se bakerst i dette avsnittet «Arkiv for Eiendom FDV») Dokumentene er mer eller mindre tilfeldig plassert i esker, permer og arkivbokser. Deler av dokumentene eksisterer også digitalt i form av CD/ DVD og minnepenner. Men det finnes ingen oversikt som viser hva som finnes digitalt eller hva som finnes på papir. Alle dokumenter i arkivet er sortert pr bygning. Oversikt over hvor hver enkelt bygning sine dokumenter befinner seg i arkivet kan sees i kartet. Innhold i bokser, esker, permer og mapper er ikke vurdert da dette blir for omfattende innenfor rammen av arkivanalysen. Behov for rydding er absolutt til stede, og må gjennomføres av en som kjenner arkivet. Kan ikke settes ut til 3. part. Det anbefales at rydding gjennomføres før konkurransegrunnlaget skrives. 1) Avklare hvor FDV dokumenter skal arkiveres. Facilit eller annet arkiv, evt sammen med andre dokumenter i ephorte. 2) Identifisere hvilke papir dokumenter som finnes digitalt 3) Avklare om digitale filer er av en slik beskaffenhet at de kan importeres til et arkiv. 4) Fjerne papirdokumenter fra arkivet som kan makuleres. (Identifisert igjennom pkt 1 og 2) Ved mottak av FDV dokumenter registreres ingenting i sak/arkiv. Dokumenter arkiveres i Facilit, eller de «lagres» i papirarkivet. Filer mottatt på minnepinne/ cd har som regel papirkopier med seg som «lagres» i arkivet. I den senere tid har entreprenører selv, lastet FDV dokumenter opp til Facilit, uten at det har blitt levert papirkopier til arkivering.

14 14 (42) 4.7. Kart Eiendom FDV I beskrivelsen av Eiendom FDV, vises det til følgende kart som forklarer hvor i rommet dokumenter til de forskjellige bygningene finnes Arkiv for Statiske beregninger Kontaktperson arkivet Karianne Sætersdal Haugen Heldigital status Heldigitalt fra mars 2010 Tilvekst i arkivet Ingen tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Arkivet er lokalisert i samme rom som byggesaksarkivet Beskrivelse arkivets indre forhold I alle rulleskap på Høyre side sett fra inngangsdøren, er øverste hylle satt av til arkivet for Statiske beregninger og Sprinkleranlegg. Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Arkivet er organisert etter adresser. Hver hylle har et register som indikerer dokument sortering pr arkiv boks. Mapper i arkivboksene er merket med adresser. Inneholder for det meste tegninger større enn A3 og en del beregningsgrunnlag. Vurdert til 3%. Fremstår som et ryddig arkiv.

15 15 (42) 4.9. Arkiv for Målebrev Kontaktperson arkivet Kristina Radzeviciute Heldigital status Heldigitale fra Tilvekst i arkivet Ingen tilvekst i arkivet. Beskrivelse arkivets eksterne forhold Ved hyllene med målebøker står det to arkivskap med kopier av målebrev. De skal ikke digitaliseres, og er heller ikke med i arkivanalysen. Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Fra periode ca 1920 til 2010.Skal digitaliseres som de er, ikke kutte rygg. Innbundet i bøker, bredeste rygg ca. 65 cm Digitaliseres i nummerert rekkefølge. Ingen rydding. Føres i Matrikkelen og Saker føres i Sak/Arkiv.

16 16 (42) Arkiv for Vei Vi ble påvist at det aktuelle Veiarkivet befinner seg i kjelleren, sammen med emnearkivet. Det var usikkerhet angående påvisning av arkivboksene. Og det var usikkerhet vedrørende om innholdet faktisk er arkivverdig. Det ble nevnt at «mye» av innholdet var utskrift fra websiden «Gata vår», hvor mangler og feil kan meldes av innbyggere. Det ble vurdert og avgjort at dette ikke tas med i denne rapporten, ref. Torild Fagerbekk Arkiv for Grunnerverv eiendom Kontaktperson arkivet Per Egil Johnsen Heldigital status Mars 2010 Tilvekst i arkivet JA Beskrivelse arkivets eksterne forhold Arkivet befinner seg i 4.etg i tre arkivskap a fire skuffer. Alfabetisk på skap 1 og 2, 3. skapet er ikke merket Beskrivelse arkivets indre forhold Skapene har hengemapper, og det ligger noe mapper på toppen av arkiv skapet. Grunnet plassmangel er mange dokumentmapper plassert i hyllene over skapet. Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Alfabetisk ordning i skap 1 og 2. Gårds og bruksnummer som ordning i skap 3. Saksmapper er merket med kjøper, eller selger eller leietaker eller adresse. Ikke arkivert kronologisk. Behov for rydding Beskrivelse av arkivet i sak/arkiv Vurdert til 3%. Noe uryddig, men sier at mye er arkivert i andre arkiver også, foreslår å digitalisere alt. Saker og dokumenter registreres og arkiveres i ephorte. Tilgang til alle kontrakter fra ephorte. Saksbehandler skal arkivere alle eposter i ephorte. Usikkert om dette skjer konsekvent. Arkivet inneholder signerte kontrakter. Personavhengig gjenfinning.

17 17 (42) Arkiv for Plan Arkivdel i 4.etasje på rådhuset Kontaktperson arkivet Heldigital status Tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Torild Fagerbekk Ikke heldigitalt Det er fortsatt er tilvekst i Planarkivet Arkivet består av totalt 3 arkivskap á 4 skuffer. 2 av skapene er fylt opp, og det 3. skapet er påbegynt. I arkivskuffene finner vi hengemapper som er organisert etter Planident. Hengemappene er merket med Planident. Behov for rydding Vurdert til 3% Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Alle plansaker som finnes i arkivskapene er digitalisert. Digitaliserte planer arkiveres på lokal server med fil/mappe struktur: V:\Planarkiv\0231 Det bør avsjekkes om kvaliteten av digitalisert planarkiv er av god nok kvalitet til å kunne importeres til et digitalt arkiv/ planregister. Om kvaliteten ikke er god nok, bør dere ta med ny digitalisering av planregisteret i konkurransegrunnlaget.

18 18 (42) Arkiv for Gamle matrikkelbøker Kontaktperson arkivet Heldigital status Tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Kristina Radzeviciute Heldigitalt Ingen tilvekst Arkivet er ordnet i innbundne bøker. Papirformat ca. A5 Ordnet etter GBnr, laveste først. Alt skal digitaliseres. Skannes som bok, ikke kutte rygg Arkiv for Sefrak Kontaktperson arkivet Heldigital status Tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Arkivet er digitalisert og finnes hos Akershus Fylkeskommune. Nei 3 permer i arkivet 1. etg. Permene er merket Sefrak og kommunekrets Arkivert pr kommune krets.

19 19 (42) Behov for rydding Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Sortert på løpenummer innenfor hver kommune krets Alle dokumenter skal digitaliseres. Jan Teksum ønsker at Sefrak skjemaer digitaliseres for lokal tilgang. Ref Lars Mjølhus hos Geomatikk IKT: Kommunens SEFRAK-arkiv er bestilt digitalisert til braarkiv, gjennom et prosjekt som er igangsatt av Akershus Fylkeskommune. AFK skal digitalisere alle Sefrak skjemaer for hele Fylkes Kommunen, inkludert Kommunen sine Sefrak skjemaer. Kommuner får innsyn i arkivet.

20 20 (42) 5. Strategi Strategien for å gjennomføre digitalisering av historiske papir arkiver samt det å tilpasse dagens sak/ arkivsystem deler vi inn i to deler. Digitalisering av historiske papirarkiv. Kapittel 6 Hvilke tiltak som må gjennomføres for å forbedre arkivet i ephorte. Kapittel 7 6. Strategi for digitalisering av historiske papirarkiv Skedsmo kommune har som mål å etablere elektronisk arkiv for historiske dokumenter som det er etterspørsel etter. Strategien er valgt for at Skedsmo kommune skal kunne nå de mål som er satt for teknisk sektor, og som vi er blitt kjent med igjennom arbeidet med arkivanalysen. Det presiseres at de fysiske papirarkivene fortsatt vil være det offisielle arkivet for Skedsmo kommune og skal fortsatt reguleres av Arkivdriften hos Skedsmo kommune. Teknisk sektor vil ved digitalisering av arkivet kunne etablere sin egen arbeidskopi av arkivet i digitalt format som kan tilpasses behov som teknisk sektor har og som gjenspeiles i målsettingen for arkivanalysen Målsetting for Skedsmo kommune I første møte med kommunen ble målsetting for gjennomføring av arkivanalysen avklart, og er gjengitt nedenfor. Endringer og tiltak som vi foreslår i rapporten er ment å medvirke til at målene kan oppnås. Bedre tilgjengelighet Lettere tilgang for saksbehandlere, publikum og næringsliv Åpne digitale arkiver for innbyggerne, virksomheter og organisasjoner. Mer brukervennlig Effektivitet, åpent og transparent med raskere saksbehandling Kvalitet, bredere beslutningsgrunnlag og høyere datakvalitet Frigjøre plass Bedre omdømme, kundeservice med færre kunde henvendelser Hver av de 4 delene kan gjennomføres selvstendig. Arkivstruktur som bestemmes for historiske arkiv, anbefaler vi å være tilsvarende som for arkivstruktur ephorte, forutsatt at endringer i ephorte velges gjennomført.

21 21 (42) 6.2. Arkivstruktur sammendrag Følgende tabell viser papirarkivene for teknisk sektor i Skedsmo kommune og tilsvarende arkivering i ephorte for hvert enkelt arkiv. I kolonnen til høyre gjengis forslag til hvilket ordningsprinsipp arkivdelen bør arkiveres i ved digitalisering. Arkiv for: Papirarkiv Ordningsprinsipp Tilvekst i arkivet ephorte Ordningsprinsipp Ny inndeling Ordningsprinsipp Byggesak og Ventilasjons anlegg Adresse Nei GBnr GBnr Tilfluktsrom GBnr Adresse Nei GBnr Seksjonering GBnr Saknummer Nei GBnr Eiendom, GBnr Opprettelse og Ja endring GBnr GBnr Skylddeling GBnr Løpenummer Nei GBnr Eiendom FDV Noe arkiveres i Facilit Pr bygning Ja Facilit eller GBnr Statiske GBnr beregninger Adresse Nei GBnr Målebrev GBnr Løpenummer Nei GBnr Grunnerverv GBnr Adresse/ GBnr Ja GBnr Plan Emne PlanID Ja PLAN Gamle Matrikkelbøker GBnr Nei GBnr Sefrak Løpenummer Nei GBnr

22 22 (42) 6.3. Prosjektgruppe Etter beslutning om å digitalisere historisk eiendomsarkiv, etableres det en prosjektgruppe bestående av saksbehandlere fra aktuelle saksområder, arkivansvarlig, IKT og innkjøpsavdeling sammen med prosjektleder. Prosjektgruppen bør følge prosjektet fra beslutning om gjennomføring til prosjektet med digitalisering av papirarkivene er avsluttet, og må ha et klart mandat fra ledelsen i Kommunen Valgt modell for etablering av historiske arkiver Skedsmo kommune har i forkant besluttet at alle oppgaver ved digitalisering digitalisering av historiske papirarkiver skal settes bort til ekstern aktør for gjennomføring. Rapporten forutsetter at alle oppgaver ved digitalisering av historiske papirarkiver utføres av en ekstern aktør. Unntaket for dette er grovrydding av FDV arkivet som må gjennomføres av noen i kommunen som har kjennskap til hva arkivet inneholder. Beskrevet i kapittel Stoppe tilvekst i papirarkiv For papirarkivene som fortsatt har tilvekst, anbefaler vi at det iverksettes tiltak for å stoppe tilvekst. Må være gjennomført før aktuelt arkiv sendes til digitalisering Grovrydding av Eiendom FDV Arkivet for Eiendom FDV har vi målt til omtrent 30 hyllemeter med dokumenter. Som beskrevet i kapittel 4.6, er det nødvendig å grovrydde i henhold til beskrivelse under «Behov for rydding».

23 23 (42) 6.7. Milepælsplan for gjennomføring av digitaliseringsprosjekt. Etter at modell for digitalisering er gjennomgått og valgt, kan følgende milepælsplan være et utgangspunkt for gjennomføring av anbudsforespørsel og digitalisering. Det anbefales at Skedsmo kommune henvender seg til andre kommuner som kan dele erfaringer med skriving av konkurransegrunnlag. Milepæl Oppgaver Antatt fremdrift M1 Etablere prosjektgruppe Stoppe tilvekst i papirarkiv Grovrydding av Eiendom FDV Utarbeide konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon i henhold til valgt gjennomførings modell. Det er mulig å gjennomføre anbudskonkurransen på flere måter (dette kan Innkjøpsavdelingen bistå med). Konkurransegrunnlaget kan som eksempel forespørre om følgende oppgaver: Beskrive fremdriftsplan for prosjektet Beskrive prosjektgjennomføring og organisering Referanser for tilsvarende prosjekt Beskrivelse av rutiner for rydding Beskrive rutiner for pakking av arkivet for transport Sikkerhets- og risikoanalyse for frakt av arkivet Rutiner for registrering av metadata Beskrive rutiner for etterspurt arkivmateriale i prosjektet Beskrivelse av digitaliseringsprosessen Beskrivelse av rutiner for rydding Beskrive rutiner for kvalitetssikring og avvikshåndtering Beskrivelse av innsynsløsning i prosjektperioden Beskrive integrasjoner mot Matrikkel, Geointegrasjon Beskrive støtte for Noark5 Drift av det digitaliserte eiendomsarkivet Beskrive rutiner for avlevering til IKA Beskrive krav til autentisering via ID Porten Beskrive krav til universell utforming Eksempler på elementer som inngår i vekting av besvarelse for valg av leverandør (høy vekting på enkelte elementer reduserer frihet ved valg): Oppgaveforståelse/ Kvalitet/ Integrasjoner/ Erfaring/ Pris Erfaringer de siste årene viser at kommunene i noen tilfeller inviterer til dialogkonferanser hvor aktuelle leverandører får presentere sine løsninger og tjenester. En oppsummering av disse sett opp imot kommunens målsetting og situasjon ender opp i selve konkurransegrunnlaget mnd M2 Utlyse konkurranse på DOFFIN 2. mnd M3 Evaluere svar og velge leverandør basert på besvarelser og vekting 3. mnd M4 Oppstart digitalisering av historisk teknisk papir arkiv mnd M5 Ferdig digitalisert historisk teknisk papir arkiv mnd M6 Evaluere gjennomført prosjekt opp mot Kommunens målsetting mnd

24 24 (42) 6.8. Produksjonsløype for digitalisering består typisk av følgende arbeidsoperasjoner For å kunne gi en oversikt over kommende oppgaver i et digitaliseringsprosjekt, nevner vi følgende som et forslag. Noen oppgaver vil naturlig få flere underliggende beskrivelser mens andre oppgaver kan vurderes å gjennomføres etter ferdig digitalisert arkiv. Utarbeide ryddeprosedyre o Definere arkivdeler og nøkkelfelt o Definere dokumentkategorier Pakking og transport av arkiv til digitalisering Rydde og registrere i henhold til prosedyrer Digitalisere arkivene Klargjøring og transport til fjernarkiv Drift av digitalisert arkiv 6.9. Ryddeprosedyre Denne utarbeides samen med valgt leverandør for digitalisering. Ryddeprosedyren må være så detaljert at det er mulig å engasjere personer utenfra til å forestå rydding. En må allikevel forutsette at fagpersoner løpende må kunne kontaktes for å avgjøre detaljer i ryddingen. Dette kan organiseres gjennom at fagpersonene setter av faste tidspunkt slik at rydderne kan få diskutere dokumenter som er vanskelig å kategorisere. En ryddeprosedyre kan typisk bestå av følgende trinn: o Innledning o Tilrettelegging, verifisere eiendom og bygning o Oppslag i Matrikkel o Oppslag i kart o Sortere ut ikke arkivverdige dokumenter kan kastes o Sortere dokumenter i rekkefølge o Fjerne stifter, binders, tape etc. o Registrere nøkkelinformasjon for sak o Registrere nøkkelinformasjon for dokumenter o Klargjøring for digitalisering

25 25 (42) Definere arkivdeler og nøkkelfelt pr arkivdel Historiske dokumenter er dokumenter på papirformat, og som ikke allerede er digitalisert til ephorte. For hver arkivdel som er med i arkivanalysen, må det gjøres en gjennomgang av hvilken nøkkelinformasjon som skal registreres. Vi foreslår at dette utarbeides sammen med valgt leverandør for digitalisering. Ved å registrere i GBnr arkivet etter følgende eksempel, er det mulig å søke seg frem til et enkelt dokument, samtidig som dokumentene kan grupperes innen hvert av nøkkelfeltene. Eksempler: Bygningsnummer (BID) Sak Manuell inntasting Automatisk retur fra Matrikkel ved inntasting av matrikkel/gate-adresse i ephorte. Eller pek i kart. Mappetype Sak Manuelt etter nedtrekks meny Tiltaksart Sak Manuelt etter nedtrekks meny Saksdato Dokument Manuell registrering Nøkkelinformasjon Kilde Metode Kommentar Arkivdel Sak Manuelt etter nedtrekks meny En bør velge samme struktur for arkivdeler i det historiske arkivet som i ephorte GID (GNR/BNR/ FNR/SNR) Sak Manuell inntasting Dokumentkategori Dokument Manuelt etter nedtrekks meny Dokumentstatus Dokument Manuelt etter nedtrekks meny Opprinnelig Dokument Manuell saksnummer registrering (SID) Digitalisertdato Dokument Automatisk Digitaliseringsdato Dato for oppstart av saken. Evt. gis automatisk dato innenfor saksåret. Saksår er bestemt ut i fra opprinnelig saksnummer. Dokumentkategori bør velges ut fra nedtrekks liste Status må være Gjeldende eller Utgått Tabell viser nøkkelinformasjon som skal registreres for eksisterende dokumenter

26 26 (42) Definere Dokumentkategorier Dokumentkategorier med tilhørende dokumenttyper for hvert enkelt saksområde, vil typisk kunne utarbeides som en del av gjennomføring av digitaliseringen. Ved utarbeidelse av rydde/ registreringsprosedyre, er det naturlig å etablere gode dokumentkategorier for de forskjellige dokumenttypene som behandles hos Skedsmo kommune. Det vil være en fordel for gjennomføringen om prosjektgruppen kan forberede de forskjellige saksområdene på at dokumentkategorier skal etableres. Dette kan typisk gjøres i samarbeid med saksbehandlere og de som arkiverer i sak/ arkivsystemet. Det er vedlagt denne rapporten et sett dokumentkategorier som kan utvikles til å bli Skedsmo kommune sin egen dokumentkategorisamling. Dokumentkategoriene kan så overføres til ephorte, om Skedsmo kommune velger å tilrettelegge for bruk av dokumentkategorier i ephorte. En må da ta hensyn til at de dokumentkategoriene som gjelder i ephorte i dag, faktisk har en hensikt og at de ikke kan nulles ut. Dokumentkategorier er en effektiv og godt fungerende metode for å skille de ulike dokumentene i et historisk arkiv. Det er også tryggere vedrørende registrering av informasjon pr dokument, at en har forhåndsdefinert og kan velge fra liste, de ulike dokumentkategoriene en ønsker å benytte. Om felles dokumentkategorier kan gjelde både for historisk og for det som registreres i ephorte, vil kommunen eie et godt datagrunnlag for å kunne etablere en innbyggerportal som baseres på en kart løsning. Med hensyn til gjenfinning av dokumenter er bruk av dokumentkategorier en enkel og allment forståelig inndeling av dokumentene. Følgende dokument legges ved rapporten som separate dokumenter: Dokumentkategorier Eiendomsarkiv_MAL.docx Byggesak Seksjonering Deling Sanitærmeldinger(VA) Landbruk Dokumentkategorier_oppmåling_MAL.docx Oppmåling saker D-04 Dokumentkategorier Plan sak rev 1-0 ua.doc Plan saker D-07 Dokumentkategorier Kommunal eiendom rev 1-1.doc Kommunal Eiendom

27 27 (42) Saksnivå og Tiltaks art Både saksnummer og tiltaks art skal registreres som metainformasjon ved digitalisering og bør beskrives i rydde/ registreringsprosedyren for digitalisering av arkivene. Nedenfor viser vi eksempel på hvordan dette kan se ut i både ved registrering og i et søk etter saksnummer, for å få tilgang til alle dokumenter innenfor et saksnummer. Saksnummer og Tiltaksart registreres som metainformasjon pr dokument Innsynsformater i digitalt arkiv For å ivareta behovene hos de ulike brukerne av digitaliserte dokumenter anbefales at en benytter ett innsynsformat og ett format godkjent av Riksarkivaren for langtidslagring. Behovet for innsynsformater avklares internt hos kommunen, og gjenspeiles i konkurransegrunnlaget. 7. Forbedre arkivet i ephorte Hos Skedsmo kommune er arkivet i ephorte riktig sammensatt med hensyn til god arkivdrift i henhold til norsk arkiv lovgiving. Når en ser på målsettingen for arkivanalysen for Teknisk sektor, vil en kunne se at avdelingen har behov som går utenfor alminnelig arkivpraksis for en kommune. Arkivet i ephorte er som vi allerede har nevnt, i god arkivteknisk stand. Når vi nå skal foreslå endringer for arkivet i ephorte, er dette for å forsterke arkivet, og ta i bruk funksjoner som er tilrettelagt i ephorte, men ikke fullt ut nytte gjort hos Skedsmo kommune og som til sammen vil utgjøre at målsetting for teknisk sektor kan bli oppnåelig Prosjektgruppe Vi anbefaler at prosjektorganisasjon som gjennomfører digitalisering av historiske arkiv, også deltar i forbedring av ephorte. Årsaken er kompetanseoverføring Tiltak for forbedring av ephorte For gjennomføringsplan for endringer i ephorte, er det naturlig å henvende seg til leverandør av ephorte for en eksakt fremgangsmåte for å oppnå de mål som settes for prosjektet. Vi vil anbefale noen enkle endringer i arkivdeler og mappetyper, samt en noe større endring vedrørende dokumenttyper.

28 28 (42) 7.3. Arkivdeler Vi forutsetter at saksområdene innenfor teknisk sektor består slik de er i dag. Teknisk sektor håndterer stort sett saker og dokumenter som omhandler en eller flere eiendommer. I dag arkiveres dokumenter angående en eiendom i GBnr arkivet. Dette skal kommunen fortsette med. For saksdokumenter som ikke lar seg identifisere med ett gårds og bruksnummer, foreslår vi at det etableres nye arkivdeler i ephorte som følger: o o o Prosjekt for dokumenter som omhandler flere eiendommer, eller for områder som enda ikke er delt/ seksjonert. Det kom fram i intervjurundene at det kan være vanskelig å søke fram VA saker som omhandler flere Gårds og Bruksnummer, som eksempel ble det nevnt ett kvartal som inneholder flere eiendommer. Vi foreslår at det etableres en ny arkivdel for Prosjekter i ephorte med ordningsprinsipp Prosjektnummer. Alle saker knyttet til et prosjekt kan da holdes samlet innenfor det samme prosjektnummer. Arkivdelen kan romme flere typer prosjekter som kan skilles med mappetyper. Med en slik organisering vil det i ettertid være enkelt å søke fram alle saker på skjermen knyttet til et gitt prosjekt. Vei for dokumenter som omhandler en vei som går over flere eiendommer. Det eksisterer et VEG arkiv i papirformat hos Skedsmo kommune. Det er lokalisert sammen med emnearkivet i kjelleren, men som beskrevet i kapittel 12, «Arkiv for Vei» er det ikke avklart om dette arkivet inneholder arkivverdige dokumenter. Dette bør avklares først, og resultatet her bør lede til svar på om det er behov for å etablere en egen arkivdel for Veg. Plan For dokumenter som omhandler plansaker med plan ID som øverste ordning. Planregisteret finnes i dag på fil mappestruktur på en lokal server hos Skedsmo kommune. Plansaker registreres i ephorte og saksdokumenter arkiveres i emnearkivet under hensiktsmessige K- koder. Vår anbefaling er å etablere en ny arkivdel i ephorte med ordningsprinsipp PLANID. Forskjellige typer planer kan skilles med hjelp av mappetyper i ephorte, og egen klassering på dokumenttype. Det er vedlagt et eget dokument til denne rapporten som gir et grunnlag for å danne egne dokumentkategorier for Plansaker i Skedsmo kommune. o Emnearkiv For eksisterende arkivdel EMNE-arkiv, skal dette arkivet fortsatt eksistere hos Skedsmo kommune, men teknisk sektor bør ikke anvende dette for arkivering i fremtiden. Dokumenter som typisk har blitt arkivert i emnearkivet tidligere, kan legges i arkivdel Prosjekt, Plan eller Vei. Om Emnearkivet: o Arkivet er ordnet i K-koder, og en må kjenne til K- kodene for å arkivere og for å gjenfinne informasjon. o Ved en eventuell periodisering av Emnearkivet, må kommunen ta stilling til hvordan søkbarhet til etterspurte dokumenter for teknisk sektor i Emnearkivet skal ivaretas Mappetyper I hver enkelt arkivdel, vil det kunne eksistere dokumenter fra forskjellige saksområder. Vi foreslår at det anvendes mappetyper som skille mellom saksområdene. For GBnr arkivet foreslår vi følgende mappetyper: BS- Byggesak DS- Delingssak OPM- Oppmålingssak VA- Vann og Avløpssaker KE- Kommunal Eiendom LBR- Landbruk BR- Brannsak ES- Eiendomsskatt

29 29 (42) For Planarkivet foreslår vi følgende mappetype: PL- Plansak For Vegarkivet foreslår vi følgende mappetype: VEG For Prosjektarkivet foreslår vi følgende mappetype: VA- VA/ Utbyggingsprosjekter 7.5. Dokumentkategorier Dokumentkategorier, slik de er i bruk i ephorte i dag, samsvarer ikke med dokumentkategoriene vi foreslår for historisk arkiv. En tilpassing av ephorte vil utgjøre at feltet Dokumenttype bygges om fra dagens nedtrekks liste til å inneholde de dokumentkategoriene som Skedsmo kommune velger å anvende ved digitalisering av historisk arkiv. Viser til kapittel 7.6. Sakstittel og dokumenttittel Sakstittel og dokumenttittel skal registreres i ephorte som før. Ingen endring Saksnivå Saksnivå skal registreres i ephorte som før. Ingen endring Tiltaksart Tiltaksart skal registreres i ephorte som før. Ingen endring.

30 30 (42) 7.9. Arkivstruktur Følgende figur viser sammenhengen mellom saksområde, arkivdel, mappetype og dokumentkategori. Vårt forslag går ut på at Historisk arkiv digitaliseres etter denne modellen, og at ephorte tilpasses tilsvarende denne modellen. Dette vil gi Teknisk sektor mulighet for å oppnå de mål som er satt i kapittel 6.1. Pilen som går ut fra BS, viser til figur på neste side som viser et eksempel på et utvalg av dokumentkategorier og dokumenttyper.

31 31 (42) Følgende figur viser fortsettelse fra forrige side og viser dokumentkategori og Dokumenttype for eksempelet BS(Byggesak) Flere dokumenter med forslag til dokumentkategorier og dokumenttyper er vedlagt rapporten Etterslep Om kommunen velger å gjennomføre de endringene vi foreslår i ephorte vil det stå igjen en periode med dokumenter i ephorte som vi vil kalle for «Etterslep». Det vil fra 2010 og frem til dato for endring befinne seg dokumenter i ephorte som må tilføres mer informasjon. Vi ser for oss to områder som må avklares, Arkivdel og Dokumentkategori. De er begge omtalt i avsnittene som følger. Arkivdel: Om dere skal flytte dokumenter fra Emnearkivet til GBnr arkivet, er en vurdering i forhold til om dokumenter som finnes i emnearkivet etterspørres. Det bør gjøres en forundersøkelse for å se om det er behov for flytting av etterspurte dokumenter fra Emnearkivet. Dokumentkategori: Øvrige av dokumenter i perioden for etterslep, vil allerede befinne seg i arkivdelen GBnr. Dokumentene er riktig registrert, men mangler metainformasjon for dokumentkategori. Omfanget av dokumenter som skal tilføres metainformasjon, bør kartlegges i en forundersøkelse. Arbeidsmengde og tilpassinger som må gjøres for å produsere etterslepet må avklares sammen med Leverandør av ephorte.

32 32 (42) 8. Kontrakts arkiv I samtalene med ansatte ble det etterlyst et felles kontrakts arkiv for Skedsmo kommune. Vår befaring i arkivene bekreftet dette. Signerte kontrakter oppbevares noe tilfeldig, og kunnskap om hvor forskjellige kontrakter oppbevares er personavhengig. Vi anbefaler at det etableres et sentralt arkiv for oppbevaring av signerte kontrakter. 9. Splitte store PDF filer I samtaler med saksbehandlere nevnes det at dokumenter (PDF fil) som mottas i epost, noen ganger har flere dokumenter inne i én PDF fil. Saksbehandlere ønsker at hvert dokument trekkes ut, og etableres som et selvstendig søkbart dokument. Årsaken er at det er vanskelig å identifisere enkle dokument inne i en PDF siden det bare er PDF filen som er navngitt. Det samme gjelder ved henvendelser fra Infoland. Det er en utfordring å finne/identifisere dokumenter inne i en PDF fil. I samtale med arkivleder ble denne utfordringen registrert, og rutiner for oppsplitting av dokumenttyper skulle vurderes.

33 33 (42) 10. Budsjett Dette kapittelet inneholder oversikt over kostnader, inntekter, mulig gevinstrealisering, samt tidsplan og kostnytte vurdering for gjennomføring av de foreslåtte tiltak. Det er forutsatt følgende timerater: Personell fra Skedsmo kommune : 550,- Innleid Ryddepersonell : 450,- Innleid IT personell : 1.350,- Kostnader for Skedsmo Kommune utover det som forespørres i anbudet, kan være: Grovrydding av arkivet for Bygningstegninger og FDV. Motiv for å grovrydde FDV: digitalisering av 1 meter arkiv er stipulert til en kostnad mellom kr og kr Prosjektledelse fra Skedsmo Kommune i gjennomføring av digitalisering og kan utgjøre 15-20% stilling som prosjektleder i den perioden prosjektet gjennomføres Utarbeiding av konkurransegrunnlag vil i tillegg til prosjektleder involvere innkjøpsavdeling og IT avdeling hos kommunen Ved utarbeiding av ny registrerings og arkiveringsrutine i sak/arkiv, vil det tilkomme timer for intern prosjektledelse, samt timer ved involvering av ansatte Budsjettpris digitalisering Med bakgrunn i dagens markedspris vil vi antyde at pris for digitalisering varierer mellom kr og kr pr meter oppmålt arkiv. Budsjettpris: mellom kr ,- og kr ,- Budsjettpris regnes ut fra oppmålt arkiv, siden rydding er en del av oppdraget som skal gjennomføres Registrering av nye dokumenter I ephorte Det anbefales at en definerer tydelige regler for registrering av dokumenter i ephorte. Det kan med fordel etableres en prosedyre med registreringsregler. Prosedyrene kan gjerne inneholde beskrivelse av hva arkivet registrerer og hva som skal registreres av saksbehandler. Standardisering av navngiving i de ulike tekstfeltene er en fordel. Endringer er beskrevet i kapittel 7. Kostnadsestimat for ny prosedyre for registrering av nye dokumenter i ephorte innenfor saksområder for teknisk sektor. (Tjenesteyter i parentes) 90 timer prosjektledelse med timepris kr 550,- (Skedsmo Kommune) 150 timer rutineutvikling med gjennomsnittlig timepris kr. 850,- (Skedsmo Kommune og leverandør)

34 34 (42) 11. Inntekter/ gevinster Salg av eiendomsinformasjon til nye kundegrupper Dersom Skedsmo kommune iverksetter digitalisering av eksisterende arkiver, kan leveranse til meglere og andre eksterne aktører gjøres enklere når dokumentene allerede er digitale. Når meglere får dokumentene levert digitalt, er det grunnlag for å ta en høyere pris. Dette kan gi økte inntekter, samt at man gir en rask og fullelektronisk leveranse. Det er estimert ca henvendelser fra meglere pr år. Gevinstrealisering ved redusert manuelt arbeid i arkivet Det er antatt gevinstrealisering når arkivene er tilgjengelige digitalt og det vil kunne bli frigitt tid og kapasitet som tidligere ble benyttet til å hente og legge tilbake mapper i arkivet, samt utføre generell håndtering av papirbaserte dokumenter. Det kan påregnes full gevinstrealisering når alle dokumenter er digitalisert og gjort tilgjengelig i digitalt arkiv. Det er også erfart fra andre kommuner en forbedring i kvaliteten på saksbehandlingen når de historiske arkivene blir lettere tilgjengelig Tidsbruk i dag Følgende tabell er en oversikt over tidsbruk i arkivet pr år, pr arkivdel. Denne er ment å vise potensialet for besparelser ved digitalisering av arkivene. Tallene er hentet ved intervju av arkiveiere. Arkivnavn Arkiveier Ant. henvendelser Henvendelser pr år* Tidsbruk i minutter pr henvendelse Minutter summert Byggesak Johnny 10 henvendelser pr Ekse dag Saksbehandlere er innom 4 ganger pr dag. Seksjonering Thorbjørn 3-4 ganger pr mnd Grunnerverv Per Gunnar 1 pr dag Eiendom Plassen Statiske Johnny 1-2 pr mnd beregninger Ekse 270 Skylddelings Kristina R 1 forespørsel pr mnd forretning 360 Målebrev Kristina R 2-3 pr uke Infoland Marianne Infoland: 4-5 saker pr Kolstad dag. Plan- Grunnerverv Torild F 2 pr uke Kristina R 1 pr mnd Gamle matrikkelbøker Bygningstegninger Joar 1 pr uke og FDV Akselsen SEFRAK Jan O 2-3 forespørsler pr Teksum mnd Eiendom Kristina R 1 pr dag SUM *250 arbeidsdager pr år, 50 uker pr år Omregning: minutter = 286 dagsverk.

35 35 (42) Antatt tidsbruk etter digitalisering Arkivnavn Arkiveier Ant. henvendelser pr: Henv pr år Tidsbruk i minutter pr henvendelse Minutter summert Byggesak Johnny 10 henvendelser pr Ekse dag Saksbehandlere er innom 4 ganger pr dag Seksjonering Thorbjørn 3-4 ganger pr mnd Grunnerverv Eiendom Per Gunnar 1 pr dag Plassen 750 Statiske beregninger Johnny 1-2 pr mnd 18 3 Ekse 54 Skylddelings Kristina R 1 forespørsel pr mnd 12 3 forretning 36 Målebrev Kristina R 2-3 pr uke Infoland Marianne Infoland: 4-5 saker Kolstad pr dag Plan- Grunnerverv Torild F 2 pr uke Gamle Kristina R 1 pr mnd 12 3 matrikkelbøker 36 Bygningstegninger og Joar 1 pr uke 50 3 FDV Akselsen 150 SEFRAK Jan O 2-3 forespørsler pr 30 3 Teksum mnd 90 Eiendom Kristina R 1 pr dag SUM Vi vil anslå at en henvendelse som det i dag brukes 15 minutter på, vil kunne håndteres i løpet av 3 minutter med digitalt søkbart og riktig organisert arkiv. Infoland henvendelser vil ha en antatt reduksjon til 5 min pr henvendelse. Omregning: minutter = 18 dagsverk. Anslag på tidsbruk viser at det potensielt kan spares 268 dagsverk hos Kommunen ved digitalisering av papirarkivene.

36 36 (42) Frigivelse av arkivarealer Man vil konkret kunne frigjøre arkivarealer til gjennom å flytte arkivene til rimeligere lokaler (fjernarkiv/arkivdepot). Dersom en ikke har godkjente arkivlokaler som sikrer trygg oppbevaring av papirene ligger det en besparelse i at en slipper å gjøre endringer for å siker arkivlokalene Ikke kvantifiserbare gevinster Det vil være betydelige ikke kvantifiserbare gevinster ved å etablere elektronisk arkiv. Følgende nevnes spesielt: Kvalitetsheving for egne arbeidsprosesser i arkiv og saksbehandling Kvalitetsheving i leveranser til eksterne aktører Økt servicegrad til interne og eksterne brukere Økt oppfattelse som en profesjonell aktør Bedre motiverte medarbeidere gjennom kompetanseheving med elektronisk saksbehandling Frigjøre tid fra å lete i papirarkiv til å drive med saksbehandling og kvalitetskontroll. Enhetlig registrering av arkivet gjør det enklere for nyansatte og andre i kommunen å finne frem. Frigjort tid kan ta unna økende saksmengde på grunn av økende befolkning og byggeaktivitet i kommunen uten å ansette flere ressurser Oppnåelige gevinster Realisering av mulige gevinster er avhengig av hvilke tiltak som gjennomføres. Frigjøring av arkivareal Enklere saksbehandling. Etter at arkivet er digitalisert vil saksbehandlere kunne bruke mindre tid på å søke etter informasjon. Reduksjon av antall utskrifter og kopier som følge av at saksbehandler får digital tilgang til informasjon til bruk i saksbehandling. Kvalitetsheving for egne arbeidsprosesser i arkiv og saksbehandling Kvalitetsheving i leveranser til eksterne aktører Økt servicegrad til interne og eksterne brukere Økt oppfattelse av kommunen som en profesjonell aktør Bedre motiverte medarbeidere gjennom kompetanseheving med elektronisk saksbehandling Frigjøre tid fra å lete i papirarkiv til å gjøre saksbehandling og kvalitetskontroll Frigjort tid kan ta unna økende saksmengde på grunn av økende befolkning og byggeaktivitet i kommunen

37 37 (42) 12. Arkiv, etter digitalisering Papirarkivene, slik de står i dag, er kommunen sitt originale arkiv. Arkivene kan ikke makuleres etter digitalisering. Papirarkivene kan avleveres til depot etter digitalisering. Dette vil frigjøre plassen som arkivene fyller i dag. Se egnet veiledning for avlevering av arkiv: Samhandling FET kommune 29.januar 2016 sa kommunestyret i Skedsmo ja til intensjonsavtale om sammenslåing av Fet og Sørum. GeoIKT har levert forundersøkelse samt digitalisering av Fet kommunes byggesaksarkiv. Følgende tiltak ble foreslått i arkivanalyse for Fet kommune: Etablere prosjekt for innføring av nye registreringsregler i ephorte. Det bør vurderes å utvide oppgavene for servicetorget slik at de kan håndtere eksterne henvendelser. Definere to nye arkivdeler for VA saker. VA-PROS med ordningsprinsipp Prosjektnummer, og VA-GBNR med ordningsprinsipp GBnr. Definere arkivstruktur og nøkkelfelt for historiske dokumenter Fet kommune velger hvilken gjennomføringsmodell de ønsker å benytte for skanning av historiske arkiver Etablere historisk, digitalt arkiv: - Definere arkivdeler og nøkkelfelt - Definere ryddeprosedyre og dokumentkategorier - Rydde og registrere - Skanne

38 38 (42) Appendix A Etterslengere Kartdelen i fjernarkivet i 1. etasje på Rådhuset Bilder

39 39 (42) Detaljer Kontaktperson arkivet Tilvekst i arkivet Arkivets ordningsprinsipp Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold Behov for rydding/rengjøring Sentralarkivet: Berit Seljeset, Geodataavdelingen: Sonja Aasen/Morten Eines Nei Kart av likt format er samlet på samme sted i arkivet. Det finnes en mappe i arkivet som lister opp hvor man kan finne hva i arkivet. Det er usikkert om denne oversikten er fullstendig. Kartene er lagret i ulike formater; Rør med kartfolier/papirruller Kartplater i papp eller metall av ulik størrelse og tykkelse Frittliggende kartruller Det er uvisst hvor mange dokumenter det er i hvert, men anslår til mellom 1 og 15 for hvert rør. Frittliggende kartruller: 7 frittliggende kartruller, et kart i hver rull Rør med kartfolier/kartruller: 81 plastrør med kartfolier 42 papprør av nyere dato med kartfolier 27 gamle papprør med kartruller Papp-plater: 18 middels tykke papp-plater i størrelse 60 x 90 cm 15 middels tykke papp-plater i størrelse 68 x 54 cm 12 tykke papp-plater i størrelse 95 x 75 cm 21 middels tykke papp-plater i størrelse 61 x 101cm 10 tynne papp-plater i størrelse 71 x 56 cm 33 cm høy bunke med middels tykke papp-plater i størrelse 44 x 34 cm 12 cm høy bunke med tynne papp-plater i størrelse 45 x 29 cm Metallplater Ca 130 middels tykke metallplater i størrelse 87 x 66 cm 14 middels tykke metallplater i størrelse 12 x 54 cm 20 middels tykke metallplater i størrelse 68 x 59 cm For at det skal kunne være lettere å finne fram i arkivet er det behov for: Større plass for arkivet. Det er i dag fysisk tungt å finne fram på grunn av tunge plater som er lagret tett sammen. Bedre merking av kartene, med beskrivelse av type innhold og årstall Det er mye støv i dette arkivet, kan være ubehagelig å puste der.

40 40 (42) Tidsbruk i dag Arkivnavn Arkiveier Ant. henvendelser Henvendelser pr år* Kartdelen i fjernarkivet, 1. etasje på Rådhuset Sentralarkivet, Berit Seljeste Tidsbruk i minutter pr henvendelse Minutter summert Ca Arkivdel i 1.etasje på rådhuset (fjernarkivet) Kontaktperson arkivet Heldigital status Tilvekst i arkivet Beskrivelse arkivets eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Torild Fagerbekk Ikke heldigitalt Det er ingen tilvekst i fjernarkivet. Arkivet består av 140 arkivesker som for det meste er fylt fullstendig opp. I tillegg er det 2 meter med esker som inneholder ikke vedtatte planer. Hver eske inneholder materiale for en eller flere planer, kategorisert etter planident. Det er gjort en telling av antall ark i en typisk eske, og den inneholdt 594 ark.

41 41 (42) Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Der hvor det er flere planidenter i samme eske, er materialet for hver plan samlet i en gul omslagsmappe. Eskene er merket med planident(er). De gule omslagsmappene er også merket med planident. Vurdert til 7 %. Så lav ryddegrad at det ikke anses nødvendig ifølge arkivleder i Skedsmo Kommune. Nyere plansaker finnes i ephorte. Saker eldre enn 2004 finnes kun i dette papirarkivet, samt at originale kart og bestemmelser er digitalisert, og finnes i papirarkiv i 4.etasje.

42 42 (42) Skiltarkiv i 4.etasje på rådhuset Kontaktperson arkivet Torild Fagerbekk Heldigital status Heldigitale fra 2004 Tilvekst i arkivet Nei Arkivets ordningsprinsipp Skiltarkivet er ordnet etter området. 1.Lillestrøm 2.Strømmen, 3.Skedsmokorset og Leirsund 4.Skjetten og kjeller Beskrivelse arkivets Arkivet består av 4 hyller, en hylle for hvert området som er 60% fylt opp. eksterne forhold Beskrivelse arkivets indre forhold Beskrivelse av innhold og ordning i mappen Behov for rydding Det er mange mapper i hver hylle. Mappene inneholder skiltplan og vedtak, kategorisert etter årstall. Mappene er markert med årstall og området Nei Beskrivelse av papirarkivet i sak/arkiv Nyere skiltsaker finnes i ephorte. Saker eldre enn 2004 finnes kun i dette papirarkivet.