program til SKB samtidig med at datoer for neste års eksamener blir levert (15. april). Program Forespørsel til Helse Midt-

Transkript

1 Oppgaver og ansvarsdeling knyttet til praksisarbeidet ved AHS (ikke fullstendig liste på arbeidselementer) Vedlegg 2 Forberedelser til de ulike praksisperioder 1 Fastsette datoer for gjennomføring av praksisstudier 2 Bestilling av plasser regulert av samarbeidsavtale med Helse Midt- Norge HF betinger bestilling senest 1. mars Disse datoene leveres av program til samtidig med at datoer for neste års eksamener blir levert (15. april). Forespørsel til Helse Midt- Norge videreføres fra fjoråret som hovedregel. Der det er endringer i antall praksisplasser, sender programmene forspørsel til praksiskoordinator (HiST) med kopi til praksiskonsulent (AHS). 3 Ajourholde og holde oversikt over ulike skjema og dokumenter: Studie-/Fagplan, praksishefte, halv- og heltidsvurderinger, fraværsskjema, sjekkliste for praksislærere, uniformsreglement, legemiddelhåndtering i praksisstudier, og lignende Praksiskoordinator (HiST) er ansvarlig for at forespørsel blir formidlet til HF Pet vil muligens ha behov for at det blir mulig å forespørre 2 ganger årlig som følge av endret studieplan. Dialog med for å få oppdarte/korrekte informasjon 4 Praksisavtaler Samarbeidsavtaler/praksisavta ler administreres av praksiskoordinator/ sentralt 5 Rettningslinjer og søknadsskjema om særplass (sentralt bestemt) Retningslinjer for søknad og søknadsskjema om refusjon av merutgifter i praksisstudier (sentralt bestemt) Disse blir vedtatt av rektor/høgskolestyret 6 Nye praksisplasser Første kontakt må være et smarbeid mellom og Utdanningen. En faglig vurdering av egnethet, må utføres av program. Den formelle forespørslen om nye praksisplasser sendes av praksiskonsulent. 1

2 7 FS skal bli tatt i bruk av for praksisarbeid. må ha ansvar for at FS blir holdt ajour. Det forutsettes at FS er i stand til å sortere praksisplasser på program 8 Lage oversikt over hvilke studenter som skal delta i praksis Siden FS skal anvendes som database over praksissteder/kontakter, må alle andre oversikter avvikles. Ved behov får utdanningene utskrifter fra praksiskonsulent. Det må være mulig å kunne legge flere kontaktpersoner på samme praksissted Det kreves et tett samarbeid mellom program og for å sikre at databasen er best mulig oppdatert. mene har ansvar for å formidle informasjon om endringer fortløpende tar ansvaret for liste basert på kulloversikt i FS og oversikt over Inn/-utveksling av studenter. Dialog med program for kvalitetssikring. Vedlegg 2 9 Lage oversikt over studenter med tilrettelagt studieløp m.m. (for eksempel forskjøvet praksis, eller 10 Lage oversikt over hvilke studenter fra utenlandske utdanningsinstitusjoner som skal gjennomføre kliniske praksisstudier ved HiST, via ulike 11 Lage oversikt over hvilke studenter fra HiST som skal gjennomføre praksisstudier ved andre utdanningsinstitusjoner (utveksling) 12 Melde opp studenter til undervisning Herunder sjekke at politiatt., taushetsplikt og egenerklæringer er levert. Oversikt i FS Stab/Pro gram Stab/Pro gram Viktig at det er etablert rutiner som gir en riktig oversikt over Kan ha sammenheng med punkt 23 og 24. Jf. Rutine for inn/utveksling Oversikt registreres i FS Jf. Rutine for inn/utveksling Oversikt registreres i FS Der det er krav om nyere politiattest, skal faglig ansvarlig opplyse studentene om dette før oppstart av praksis. 2

3 Framskaffe og fordele praksisplasser/veiledere(kontaktlærer) 13 Utforme brev/forespørsel om praksispla Utforming av et standardbrev for praksisplassforespørsel betinger at programmene kan få inn egne presiseringer/info om sine behov. Utdanningene utformer/godkjenner ordlyden i brevet. Praksisforum forelegges et forslag til brev, og instille på en endelig formulering av brevet 14 Sende ut forespørsel om praksisplasser ved plasser uten rammeavtaler og samarbeidsavtaler. 15 Bestille praksisplasser via rammeavtaler (Helse Midt RHF) og samarbeidsavtaler med de ulike helseforetakene (HF) 16 Bestille praksisplasser via rammeavtale (annet enn HelseMidt, f.eks. Trondheim Kommune), og samarbeidsavtaler med ulike enheter i for eksempel Trondheim kommune 17 Motta tilbud om praksisplasser fra praksisfeltet = Praksiskoordina tor HiST 18 Registrere svar 19 Purre svar etter svarfrist inntil to ganger (eventuelt oppnådd tilstrekkelig antall plasser) Opprette felles epostadresse for utsending/mottak av svar: praksis-ahs@hist.no (egen bruker) Ved utsending med e-post, følger opp og retter feil i FS. Bør sendes ut med lesebekreftelse Der det ikke er hensiktsmessig å bruke en standardforespørsel for praksisperioder, vil utdanningene ha ansvar for å utforme forespørsel og ved praksiskoordinator bestiller ved praksiskonsulent bestiller mene har ansvar for å klargjøre hvem bestillingene skal gå til. Gjelder alle typer plasser: nye, rammeavtaler, samarbeidsavtaler, mm. Opprette felles epostadresse for utsending/mottak av svar: praksis-ahs@hist.no (egen bruker) Sende påminning som e-post 3

4 20 Ved fortsatt mangel på plasser etter svar fra alle forespurte, må nye forespørres eller eventuelt ny kontakt med tidligere forespurte. / Arbeid med å skaffe tilstrekkelig antall plasser gjøres som et samarbeid mellom og programmene. Det må erfaringsmessig ringes til aktuelle kontaktpersoner, eller forespørselen må rettes til andre i organisasjonen 21 Motta skjema, der navn på praksisveil., oppmøtetid og -sted og antall praksisplasser er påført, i retur fra praksisfeltet 22 Skaffe oversikt over kontaktlærere /interne veiledere fra studieprogrammet 23 Fastsette søknadsfrist for søknad om tildeling av praksisplass ut fra særlige behov 24 Saksbehandle studenters søknader om praksisplass ut fra særlige behov, sende svarbrev til studentene, iverksette tiltak 25 Planlegging og gjennomføring av valg / fordeling av praksisplasser til studentene. Betinger at oppdatert liste overstudenter som skal ut i praksis er levert av 26 Bekjentgjøre praksisplasser og interne veiledere for studenter, og formidle liste til for registrering i FS 27 Lage og sende ut informasjon til praksisfeltet (praksisstudieplasser, kundesenter og tøylager STOH): informasjonsbrev, deltakerliste (navn på studenter), fagplaninvitasjon til praksisveilederseminar Skjemaene ordnes i mappe og leveres til praksisansvarlig på program mene lager oversikt som leveres som registrer i FS /Pro gram Fristen vil avhenge av når fordeling av plasser skal foretas Må være ferdig saksbehandlet før pkt. 25 saksbehandler. I tilfeller hvor program mener at det bør tas spesielle hensyn (direkteplassering) gir de innspill om dette til. (for eksempel studenter som ut fra faglige vurderinger har behov for spesiell oppfølging) Liste fra til program Så tidlig at stud. Kan skaffe hybel Presenteres i klassen og/eller på ITL Vi må få noen entydige retningslinjer for hva slags studentopplysninger vi kan sende og på hvilken måte. Bare Fysio studenter som bruker uniform i praksis? Bør studieleder være med på å underskrive brevet. For studenter som ikke oppfyller kravet til særplass, men har tungtveiende gunner bør og få saksbehandlet en søknad om direktepassert praksisplass. Sjekk ut bruk av StudentWeb/itslearning 28 Sende brev til ubenyttede praksisplasser 29 Registrere basisdata og praksisperiode, registrere/koble praksissteder, studenter og Bør det opprettes kontrakter med ekstern veileder om ansvar og tidsbruk for oppgaven? Lage et standard brev som legges i brevbank Forutsatt at databasen legges i FS. 4

5 Veilederseminar 30 Planlegge veilederseminar 31 Lage invitasjon Vedlegg 2 Er det mulig å bruke EVU modulen for påmelding/rapportering??? Forslag om brevmal med informasjon: bl.annet parkering 32 Sende ut invitasjon Utsending basert på liste i FS 33 Motta påmeldinger fra praksisveiledere til praksisveilederseminar, registrere påmelding og videreformidle til ansvarlig for seminar når frist er utgått Liste på hvor mange må formidles til program for bestilling av rom og mat. Undersøke mulighet for informasjon på nett og webpåmelding 34 Bestille rom 35 Bestille mat og drikke 36 Gi beskjed til servicesenter om dato/tid/ 37 Sette opp info skilt Vit ansvar for oppg. Med bistand, dersom arrangementet er i Ranheimsveien Forberedende undervisning/praksisforberedende uke 38 Planlegge praksisforb. uke/undervisning 39 Arrangere praksisforberedende uke Bør delta i forbindelse med undervisning med info om lover/forskrifter/rettningslinjer, innsending av skjemaer m.v. 40 Registrere studenters fravær fra praksisforberedende uke, (videreformidle dette til kontaktlærere) 41 Bestille og fordele rom til kontaktlærere og studenter sitt møte før praksisperioden starter Blir registrert på liste som sendes rundt? Ved fravær ilegges ind.arbeidskrav PVE har forberedende undervisning som del av praksis underlagt tilstedeværelsesreglene Der det blir ilagt arbeidskrav skal det lages et formelt brev i ephorte. skriver brevet i samarbeid med programmet Arb.krav: PBV og PSU. Ikke på PVE. Jobbe mot at det er felles regler ved AHS ift tilstedeværelse også for undervisning? Mulig at PSU gjør dette. 5

6 42 Avholde praksisforberedende møte med kontaktlærere/intern veileder og student, orientere om rutiner og retningslinjer knyttet til oppfølging av studenter i praksis (gjelder PET og???) 43 Fordele til kontaktlærere før møte med studenter: skjema fra praksisfeltet med navn på praksisveil., oppmøtetid og -sted for student er påført Når FS er database for praksis, kan lister genereres der og fordeles til kontaktlærere. :?Være med i forberedelsen til møtet i stedet. 44 Bekjentgjøre romoversikt til studentenes møte med kontaktlærer på It's Learning Kan legge liste på ITL for studenter og lærere som gir oversikten for alle praksissteder? 6

7 Praksisgjennomføring (Dette punktet er ikke nøye drøftet da vi er usikre på om det må lages nye prosedyreregler i rettningslinjene) 45 Innleveringer av mål/plan og arb.krav fr Avklare ansvar og rettigheter ift veiledningsituasjonen (praksiskontrakt) Gjøres via ITL? 46 Ringe/besøke studenter i praksis 47 Motta halvtidsvurdering Herunder purring av ikke mottatt Ved Tvil om bestått varsle program Får alle halvtidsvurderingene i dag? 48 - ved tvil om bestått følge prosedyreregler i Rettningslinjer for praksisstudier ved helse- og sosialstudier HiST, pkt Motta varsel om Tvil om bestått i perioden etter halvtidsvurdering og følge prosedyreregler i Rettningslinjer pkt. 7.3 event Sende brev om vedtak med begrunnelse til student og praksissted, og konsekvenser/rettigheter skal opplyses om. Endre utd.plan. 51 Motta sluttvurdering og skriftlig individuell vurdering fra praksisveileder/student Herunder purring 52 Kontrollere at alle underskrifter og "avhakinger" er gjort på alle vurderingsskjema 53 Studieleder eller bemyndiget kan vedta at en praksis er vurdert til Ikke bestått 54 Skrive ut Vurderingsprotokoll for praksis fra FS, og levere til den fagpersonen/studielederen som er ansvarlig for praksisperioden. Ved tvil om bestått, blir lærere/program varslet på annen måte en gjennom skjemaet? Lage et standard brev som legges i brevbank Bør innvolveres? - Formalregler og konsekvenser ift (tvil om) ikke bestått praksis. Se nr 49 Bør innvolveres i forhold til saksbehandlingskrav? Se nr 48. bør delta på møte, har et annet fokus enn VIT og kan støtte ift SiTtjenestene og ift HiST regelverk/retningslinjer Jf. Rettningslinjer for praksisstudier ved helse- og sosialstudier HiST,, pkt. 7.6 Studenten har ansvaret for å purre (de får ikke karakter før denne er mottatt) Dette som erstatning/tillegg for skjemaet Sluttvurdering Praksisoppsumering 55 Planlegge praksisoppsummerende uke (vanligvis 3 dager i første uka etter oppstart på nyåret) 56 Arrangere praksisoppsummering 7

8 60 Nerværsregistrering 61 Rombestilling 62 Utforme arbeidskrav ved for mye fravær (20 %) i teoretisk del 63 Lage brev og sende ut arbeidskrav til de studentene som har hatt for mye fravær 64 Godkjenne arbeidskravet / formidler liste over studenter til rette fagperson, som gjennomfører registrering. Ferdig liste leveres for registrering Melde fra til Er 10% det rette? 8

9 Felles praksissamlinger for høgskoler 65 Beskrivelse og arbeidsdeling bør utarbeides ved det å være vertskap for samlingen Gjelder PBV, PSU OG PVE. Årlig arrangement for aktuelle høgskoler på rundgang (AHS ansvar ca hvert 10. år) Etterarbeid 66 Lage protokoll som grunnlag for registrering skriver ut fra FS. fyller ut sensurvedtak og leverer tilbake 67 Registrere sensur i FS og overføre til protokoll Avklare om eksamenskontoret eller om praksiskontoret skal registrere sensuren 68 Sende vurderingspapirer til arkiv for oppbevaring i studentmapper 69 Administrering av praksisrapporter/arbeidskrav (sørge for alle underskrifter, arkivere m.m.) 70 Motta vurderingsskjema for studentenes praksis fra studenter/kontaktlærere/praksisveilede re etter avsluttet praksisperiode 71 Saksbehandle søknader om fritak/delvis fritak fra obligatoriske emner på grunnlag av at emne/deler av emne blir tatt i forbindelse med utenlandsstudier. Skrive fritaksskjema som oversendes eksamenskontoret Jf. Rutine for inn-/utveksling Tilskudd til merutgifter m,m. 72 Informasjon til studenter om tilskuddsor 73 Saksbehandle søknader om bruk av egen bil i eksterne praksisstudier, videresende svarbrev til økonomi 74 Saksbehandle søknader om refusjon av merutgifter i praksisstudier, videresende til økonomi og/eller Uenighet om hvorvidt oppgaven skal ligge til eller. Dersom skal ha ansvar for oppgaven, skal rettningslinjene ligge til grunn for saksbehandlingen. 9