Vedlegg til sak 16 i årsmøtepapirene

Transkript

1 Vedlegg til sak 16 i årsmøtepapirene Vedtatt på årsmøtet i 2012 Endringshistorikk: - Årsmøtet Årsmøtet

2 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 4 ENDRINGER GRUNNOPPLYSNINGER I.F. URÆDD ALLIANSEIDRETTSLAG... 4 ORGANISASJONENS OPPBYGGING...5 ÅRSMØTET... 6 IDRETTSLAGETS FORMÅL... 7 VIRKSOMHETSIDÈEN... 7 STYRETS SAMMENSETNINGER OG ARBEIDSOPPGAVER... 8 RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET MEDLEMMER ARRANGEMENT ØKONOMI OG REGNSKAP REKLAME OG SPONSORAVTALER LØNN OG HONORAR REISEREGNING OG KJØREGODTGJØRELSE ØKONOMISK UTROSKAP/VARSLINGSPLIKT KLUBBDRAKTER/PROFILERING POLITIATTEST STRAFFEREAKSJONER INSTRUKSER UTMERKELSER OG ÆRESBEVISNINGER TALENTSTIPEND INFORMASJON LINKER GRUPPER I IDRETTSALLIANSEN

4 INNLEDNING Organisasjonsplanen er I.F. Urædd Allianseidrettslags styringsdokument, og viser hovedforeningens oppbygning og aktivitet. I tillegg skal planen sikre dokumentasjon på drift, slik at klubbens arbeid videreføres uavhengig av utskiftninger i styre og andre tillitsvalgte i I.F. Urædds hovedstyre. Bestemmelser og vedtak av betydning for klubbens drift og aktivitet skal innarbeides i planen. Endringer i organisasjonsplanen skal vedtas på årsmøte. ENDRINGER 2017 Minimum ett styremedlem skal være under 24 år o Egen styreinstruks for styremedlem under 24 år Ett styremedlem bortfaller o Nytt styre vil da bestå av leder, nestleder, sekretær, kasserer, 2 styremedlemmer, styremedlem under 24 år* og varamedlem* * uten møteplikt GRUNNOPPLYSNINGER I.F. URÆDD ALLIANSEIDRETTSLAG Navn: I.F. Urædd Allianseidrettslag Stiftet: 13. september 1880 Allianseidrettslag siden: 8. desember 1993 Idrett: Allianseidrettslag Postadresse: Postboks 172, 3901 Porsgrunn E-post adresse: post@uraedd.no Bankkonto: Bankforbindelse: Nordea Hjemmeside: (har også urædd.no) Org. nr.: Årsmøtemåned: Mars Anleggsadresser: o Uræddhallen Kjølnes Ring 62 C 3918 Porsgrunn o Urædd Klubbhus Grenlandsgata Porsgrunn Medlem i Norges idrettsforbund, olympiske- og paralympiske komite/nif Registrert tilknytning til Telemark idrettskrets Registrert tilknytning til Porsgrunn idrettsråd 4

5 ORGANISASJONENS OPPBYGGING Kjønnsfordeling: Idrettens lov, paragraf 7 krever at det skal være minst 2 representanter for hvert kjønn i styrer, råd, utvalg, mv. med mer enn 3 medlemmer. I styrer, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert. Det er et mål for I.F. Urædds hovedstyre at hvert kjønn er representert med over 40 % i styrer, råd og utvalg. I.F. Urædd Allianseidrettslag Urædd Turnforening Urædd Bryteklubb Utgjør idrettslagsalliansen i fellesskap Urædd Fotballklubb Urædd Friidrett Urædd Håndballgruppe 5

6 ÅRSMØTET Hovedstyret: Leder Nestleder Styremedlem - Kasserer Styremedlem - Sekretær Styremedlem Styremedlem Styremedlem under 24 år Varamedlem uten møteplikt Revisor* Valgkomité Ulike år: Håndball, Fotball Like år: Turn, Bryting, Friidrett Ordenskapitlet Eiendom/utleie Uræddhallen - Komité leder Urædd Klubbhus - Komité leder Arkiv Renhold klubbhus Fotball Håndball Turn Friidrett Ski Bryting Selvstendig Selvstendig Selvstendig Selvstendig I.F. Urædd Allianse- Selvstendig idrettslag * Ikke plikt til eksternrevisjon for organisasjoner med omsetning under 5 millioner i året ÅRSMØTET 1. Årsmøtet er klubbens høyeste organ. 2. Årsmøtet blir avholdt 1 gang i året i måneden som er fastsatt i loven (mars). 3. Protokollen fra årsmøtet sendes til Porsgrunn Kommune, Telemark Idrettskrets og Porsgrunn Idrettsråd. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider. 4. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. 5. Innkalling annonseres på hjemmesiden eller i lokalavisen(e), eller sendes/legges ut til medlemmene. 6. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. 7. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. For I.F. Urædd Allianseidrettslag har alle medlemmer som 6

7 har vært medlem i minst 1 måned og har fylt 15 år stemmerett. Medlemmer under 15 år har forslagsrett. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. 8. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. 9. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12. IDRETTSLAGETS FORMÅL I.F. Urædd Allianseidrettslag skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) I.F. Urædds største oppgaver er å ivareta våre interesser i Uræddhallen og Urædd Klubbhus, samt nye prosjekter på Kjølnesområdet. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Det vises forøvrig til enstemmig årsmøtevedtak fra 1993 hvor det står følgende: «Årsmøtet besluttet at hovedforeningen beholder Urædds Klubbhus, Uræddhallen samt alle tinglyste avtaler og rettigheter overfor Porsgrunn Kommune» VIRKSOMHETSIDÈEN 1. I.F. Urædd ønsker å være hovedaktør for utvikling av idretten til en betydelig bredde- og konkurranseidrett i Porsgrunn og Grenland. 2. I.F. Urædd ønsker å tilrettelegge treningsfasiliteter o.l. for sine undergrupper for at disse skal nå sine mål. 3. I.F. Urædd skal være talerør overfor særforbund, Idrettskrets, idrettsråd og lokale myndigheter så langt dette lar seg gjøre. 4. I.F. Urædd har som hovedoppgave å ivareta Uræddhallen og Urædd Klubbhus samt videreutvikle Kjølnesområdet. 5. I.F. Urædd ønsker å videreutvikle Kjølnes-området med nye treningsfasiliteter 6. I.F. Urædd ønsker å være en foregangsklubb for lederutdanning av ungdom 7

8 STYRETS SAMMENSETNINGER OG ARBEIDSOPPGAVER Styret består av syv personer. Styrets sammensetning er leder, nestleder og 4 styremedlemmer, hvorav 1 sekretær og 1 kasserer og et varamedlem uten møteplikt. Minst ett av styremedlemmene skal være under 24 år. Styret skal: 1. Planlegge å ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for (allianse-) idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben. 2. Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøtet eller andre overordnede idrettsmyndigheter. 3. Stå for I.F. Urædd hovedforeningens daglige ledelse, å representere I.F. Urædd utad. 4. Disponerer I.F. Urædds inntekter (tilskudd, leieinntekter o.a.) å fordele disse etter plan og godkjent budsjett. 5. Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks/mandat for disse. Unders skisseres arbeidsoppgaver til de enkelte styremedlemmer og valgkomiteen: Leder: Leder har det daglige ansvaret for klubben. Han/ hun skal lede styrets møter og klubbens forhandlinger hvis annet ikke er fastsatt. Lederen er øverste ansvarlig for I.F. Urædds Allianseidrettslags økonomi. Leder skal anvise alle utbetalinger, hvis styret ikke har gitt klubbens kasserer fullmakt til dette. Leder skal også påse at valg, adresseforandringer og informasjon meldes kommune og forbund blir meddelt i henhold til retningslinjene. Videre har leder en særskilt plikt til å informere nye styremedlemmer om deres styreoppgaver, og er ansvarlig for å vedlikeholde instrukser i samarbeid med sekretær og det øvrige styret. Leder skal ved gjennomgang av nye sponsorkontrakter etc., alltid gjøre dette sammen med nestleder/sekretær og vedkommende utvalgsleder før det framlegges for et samlet styre. Leder representerer også I.F. Urædd i forbindelse med prosjekt «Porsgrunn Arena». Nestleder: Nestleder er lederens stedfortreder og må ha et nært samarbeid med leder. Nestleder, i samråd med leder, er ansvarlig for informasjon til klubbens medlemmer, enten via klubbens hjemmeside eller på annen måte. Sistnevnte oppgaver kan også delegeres til utvalgsledere. Kasserer: Kasserer har ansvaret for å følge opp I.F. Urædds budsjett, samt føre klubbens regnskap eller koordinere dette med klubbens regnskapsfirma. Klubbens midler settes inn i bank og kan ikke tas ut uten fungerende leder og kasserers underskrift. Kasserer har ansvar for utarbeidelse av statusrapport til styremøtene. Videre skal kasserer se til at regnskapet er revidert til årsmøtet. Sekretær: 8

9 Sekretær fører protokoller over styremøter og årsmøter, og fører lagets korrespondanse. Sekretæren fører referat fra styremøter, sender disse til øvrige styremedlemmer. Vedkommende innkaller. I samarbeid med leder, til styremøter. Han/hun er også lagets arkivar av styredokumenter. Nestleder har ansvar for å holde oversikt over klubbens e-post og videreformidle post til øvrige funksjonærer i klubben. Sekretær har ansvar for å overholde frister i forhold til diverse søknader, rapporteringer o.l. Styremedlem: Som styremedlem har en ingen definerte arbeidsoppgaver, men hjelper til med de oppgaver og aktiviteter der det er behov for dette. Eksempel på dette er idrettsregistrering, oppdatere hjemmesider m.m. Styremedlem under 24 år: Styremedlem under 24 år skal være en «frontfigur» for de unge i idrettslagsalliansen. Vedkommende skal være kontaktperson for andre unge som ønsker informasjon o.l. Ungt styremedlem må gjennomgå «Ung lederutdanning» i regi av Telemark Idrettskrets. I tillegg : Være kontaktperson for andre unge i idrettslagsalliansen Være en tillitsvalgt for ungdommen i prosjektet «Ung i Urædd», og fronte dette Komme med innspill om hva de unge er opptatt av Holde seg oppdatert på organisasjonene Bidra aktivt for å få lavere frafall Bidra aktivt mot rusmisbruk og doping Finne på sosiale aktiviteter for unge Bidra til å øke interessen for ung lederutdanning i regi av Telemark Idrettskrets Varamedlem uten møteplikt: Varamedlemmene har en ingen definerte arbeidsoppgaver, men hjelper til med de oppgaver og aktiviteter der det er behov for dette. Valgkomité: Valgkomiteen skal fremme kandidater til styret og utvalgene på årsmøtet. Det er viktig at komiteens medlemmer holder seg oppdatert om styrets arbeid og aktivitet og vurderer styrets virksomhet. Videre må de holdes informert og oppdatert om medlemmer som på sikt kan være kandidater til å tiltre styret. Det innebærer også at passende kandidater kan få relevant kursing og skolering for påtenkt oppdrag i klubben. Komiteens innstilling avgis skriftlig til styret i god tid før årsmøtet. Revisor: Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs lov kapittel 4 eller på 9

10 Generelt: Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Det vurderes til hver tid om organisering av klubben er maksimal operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer i forbindelse med utvikling er forankret og at det er kontaktpunkt fra styret og ned til de operative trenere. Alt må baseres på at medlemmene blir ivaretatt. Alle styremedlemmer må oppdatere seg på I.F. Urædds årshjul. RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Leder har det overordnede ansvar for styrearbeidet. Styremedlemmer med ansvar for underutvalg-/ komiteer skal rapportere status til styret. Rapport gis styret på de månedlige styremøter, om ikke annet er bestemt. Styret er beslutningsdyktig når minimum fire styremedlemmer er til stede, men det kreves at leder eller nestleder deltar. Ved stemmelikhet, har leder/ nestleder dobbeltstemme. For saker som avgjøres ved stemmelikhet, skal styret utad forholde seg samlet til fattet vedtak. MEDLEMMER Medlemskap i I.F. Urædd Allianseidrettslag er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent i en av undergruppene. Kvittering på betalt medlemskontingent må fremvises på årsmøtet til I.F. Urædd Allianseidrettslag. Alle regler som innebefatter medlemmer i idrettslag henvises til 7 i NIF s LovNorm. Medlemskap i I.F. Urædd og dens undergrupper kan opphøre ved utmelding, strykning eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. En ansatt kan være medlem i klubben, men har ikke stemmerett på årsmøtet. En ansatt kan ikke velges til verv i klubben eller overordnede organisasjonsledd. Et medlem som skylder kontingent for mer enn ett år kan strykes fra medlemsregisteret. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemmet strykes. Ved innmelding fyller medlemmene ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post og mobilnummer. Dette skjemaet kan erstattes med eget skjema online, enten på eller på NIF s egen side minidrett.no Innbetalingsblankett for medlemskontingent blir pr sendt ut fra undergruppene. 10

11 ARRANGEMENT I.F. Urædds Allianseidrettslag er ikke arrangør av noen konkurranser, kamper el.l. ØKONOMI OG REGNSKAP 1. Styret er juridisk ansvarlig for klubbens økonomi 2. Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. 3. Alle innkjøp skal godkjennes av styret. 4. Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene. 5. Klubben skal føre regnskap i henhold til regnskapsloven. 6. Alle inn- og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto, og det er ikke lov å sette penger som tilhører klubben inn på medlemmers personlige kontoer. REKLAME OG SPONSORAVTALER I.F. Urædd Allianseidrettslag har kun en barter avtale med Viken Fiber. Det finnes pr 2016 ingen felles avtaler med gruppene. LØNN OG HONORAR Det gis økonomisk kompensasjon til enkelte styremedlemmer i forhold til å få utført sitt styreverv. Det være seg dekket internettlinje o.l. I.F. Urædd Allianseidrettslag dekker også styremedlemmenes medlemskontingent i de andre gruppene i alliansen. REISEREGNING OG KJØREGODTGJØRELSE Skjema, Kjørebok for I.F. Urædd, ligger tilgjengelig på hjemmesiden og skal brukes ved reiser. Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): 1. Originalkvitteringer skal alltid vedlegges. 2. Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE. ØKONOMISK UTROSKAP/VARSLINGSPLIKT Det å håndtere klubbens økonomiske midler er en oppgave som er forbundet med tillit, og mislighold av disse oppgaver er et grovt tillitsbrudd mot klubben. Foreligger det mistanke om økonomisk utroskap, skal leder umiddelbart varsles. Varsleren skal beskyttes og saken skal håndteres på forsvarlig måte. Personer som begår økonomisk utroskap kan ved styrevedtak ekskluderes fra klubben. 11

12 KLUBBDRAKTER/PROFILERING Logo: Det ble i 2013 utarbeidet instruks o.l. for bruk av felles logo i henhold til lovnorm fra NIF. Gruppene er forpliktet til å benytte denne i henhold til godkjent lovnorm. POLITIATTEST Politiattest avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Håndtering av politiattest: 1. Bekreftelse på at vedkommende skal utføre arbeid som krever politiattest utstedes av klubben. 2. Søknaden sendes inn elektronisk, av den som søker om politiattest. 3. Den søknaden gjelder for, skal framvise sin politiattest til ansvarlig person i styret. I.F. Urædd Allianseidrettslag skal ikke lagre attesten, men kun få den framvist. STRAFFEREAKSJONER For spiller(e), trener(e) eller andre medlemmer som bryter med idrettens regelverk, kan følgende reaksjoner iverksettes: 1. Skriftlig advarsel. 2. Bortvisning. 3. Utelukkelse i inntil en måned (jfr i NIFs regelverk) Direkte utelukkelse kan benyttes ved grove overtredelser. Grov overtredelse kan for eksempel være bruk av fysisk vold, befatning med narkotiske stoffer, mobbing, tyveri og annet som bryter med klubbens eller idrettens prinsipper. Alminnelige disiplinærforføyninger må ikke tildeles uten at saken er undergitt en forsvarlig saksbehandling, hensett til forseelsens at og alvorlighet, graden av skyld og reaksjonens strenghet. INSTRUKSER Forslag til skjemaer som kan benyttes er sendt til gruppene. Disse ligger også på Kriseinstruks og forebyggende tiltak mot overgrep Reiseinstruks Beredskapsplan ved ulykker Alle skjemaene tilpasses av styrene i gruppene og anbefales brukt. 12

13 UTMERKELSER OG ÆRESBEVISNINGER I.F. Urædd har egne utmerkelser og æresbevisninger. Personer som gjør en innsats for klubben kan etter evaluering fra styret, innstilles til utmerkelse i IF Urædds ordenskapittel. Utmerkelsene er poengbasert. TALENTSTIPEND Gruppene kan hvert år søke om talentstipend for egne utøvere. Egne tildelingskriterier følges og det er styret i I.F. Urædd Allianseidrettslag som avgjør hvem som får tildelt talentstipend. Inntil kr kan deles mellom flere utøvere. OL-STIPEND Styret i I.F. Urædd Allianseidrettslag kan vedta å gi årlig stipend til utøvere og dommere som inngår i OL-satsning for sin idrettsgren. Vedkommende må representere Urædd og det må fremlegges bevis fra særforbundet at vedkommende er med i en satsning mot OL. Årsmøtet kan vedta inntil kr i stipend til hver utøver pr. år. IF Urædd Allianseidrettslag kan stoppe stipendet når de selv måtte ønske. Stipendet kan utbetales utøveren/dommeren eller idrettslaget i alliansen vedkommende representerer. INFORMASJON I.F. Urædd Allianseidrettslag informerer medlemmene via mail så langt det lar seg gjøre og nettsiden I tillegg benyttes Facebook, Twitter og Instagram. LINKER I.F. Urædd Allianseidrettslags hjemmeside Norges idrettsforbund: Telemark Idrettskrets: Porsgrunn Kommune, link til kultur, idrett og fritid Porsgrunn Idrettsråd: SportsAdmin - Et nasjonalt idrettsadministrativt system utarbeidet av og for norsk idrett. Systemet hjelper deg med de vanligste og sentrale arbeidsoppgavene: KlubbAdmin Idrettens eget medlemssystem som bl.a. I.F. Urædd Allianseidrettslag benytter - Mer informasjon ligger på uraedd.no 13

14 14

15 Notater 15

16 GRUPPER I IDRETTSLAGSALLIANSEN I.F. Urædd Allianseidrettslag danner en idrettslagsallianse med følgende grupper: 1. Fotball 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Fotballklubb 3. Postboks 101, 3901 Porsgrunn 4. Org.nr Håndball 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Håndballgruppe 3. Postboks 149, 3901 Porsgrunn 4. Org.nr Friidrett 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Friidrett 3. Benytter ikke postboks 4. Org.nr Turn 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Turnforening 3. Benytter ikke postboks 4. Org.nr Bryting 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Bryteklubb 3. Benytter ikke postboks 4. Org.nr Ski 1. Hjemmeside er 2. Registrert i Brønnøysundregistrene som Urædd Skiklub 3. Benytter ikke postboks 4. Org.nr Gruppene er organisert med hvert sitt styre og hver gruppe er selv ansvarlige for sin økonomi. Hvordan de organiseres, er opp til hver klubb, det som er viktig er at alle gruppene står samlet og jobber bra i sammen. 16