FREMDRIFTSPLANLEGGING

Transkript

1 FREMDRIFTSPLANLEGGING

2 1.Hva er en «god plan»? Per A. Nøkleby Mob: Mail:

3 HVA MÅ TIL FOR Å LAGE EN GOD PLAN? 1. Kunnskap om og innsikt i hva planen skal omhandle, temaområde. 2. Kunnskap om planleggings verktøyet. 3. Kunnskap om hvilke forhold som må være tilstede for å lage en god plan og dermed kunne ta i bruk analyse hjelpemidlene som ligger i planverktøyet. Dagens tema

4 BRUK AV ISY-PLAN INNENFOR KATEGORI «BC»

5 2. ELEMENTER SOM BØR SJEKKES I ENHVER PLAN

6 HVA MÅ TIL FOR Å LAGE EN GOD PLAN (I)? Punkter som bør sjekkes i enhver plan, godhetstest: 1. Hva er med av Header informasjon? Følgende bør være med: 1. Prosjekt tittel 2. Prosjekt nummer 3. Revisjons dato 4. Revisjons trinn 2. Hva med hierarkisk nedbrytning? Hierarkisk nedbrytning er en funksjonell nedbrytning av et prosjekt i f.eks.: 1. Total prosjekt 2. Faser 3. Sub-faser 4. Detaljer 3. Er prosessen pr arbeids steg gjennomtenkt? Er aktivitetene brutt ned på et nivå som gjør oppfølging greit og oversiktlig, eller er aktivitetene for store og altomfattende? 4. Er det gjort en hindringsanalyse? En hindringsanalyse er en kartlegging av usikkerhet med hensyn til fremdrift, eller elementer som kan være kostnadsdrivende eller begge deler. En slik analyse kan bidra til å justere tidsallokeringen til en aktivitet. 5. Finnes det en overordnet summasjonslinje på nivå 1, d.v.s. de øvrige nivåer skal ligge på nivå 2 og nedover? Det skal kun være en summasjonslinje på nivå 1, som favner hele prosjektet. Alle andre aktiviteter og summasjoner skal ligge på lavere nivå.

7 HVA MÅ TIL FOR Å LAGE EN GOD PLAN (II)? Punkter som bør sjekkes i enhver plan, godhetstest: 6. Finnes det en innledende aktivitet/milepel, kontraktsdato/kontraheringsdato, som øvrige aktiviteter er avledet av? Det er en god regel at det i begynnelsen av et prosjekt er en milepel som indikerer kontrakts dato, oppstart dato eller tilsvarende, og at de øvrige aktiviteter og milepeler er direkte eller indirekte avledet av denne milepelen. 7. Er det dato lås på mange aktiviteter? Er de nødvendige? Datolås er en dato begrensning på aktivitet, som sier at aktiviteten ikke kan starte «tidligere enn», «må starte på», «ikke senere enn» etc. Dette begrenser dynamikken i en plan. Datolåser skal settes bevisst, det skal ikke være for mange av dem. 8. Hva med kobling mellom aktivitetene, finnes de? Koblinger mellom aktiviteter sier noe om sekvensen og logikken i planen og gjør at man bygger inn avhengighetsforhold som bidrar til dynamikk i planen. 9. Er bruk av milepeler tilstede, fornuftig satt? En milepel er en markering av en viktig hendelse og er enten starten eller slutten på en aktivitet. 10. Hva med aktivitetsnavn, meningsfylte? Et aktivitetsnavn skal være så konsist og entydig som mulig, slik at andre i tillegg til forfatter skal forstå hva som ligger i det.

8 HVA MÅ TIL FOR Å LAGE EN GOD PLAN (III)? Punkter som bør sjekkes i enhver plan, godhetstest: 11. Er kalender satt opp for prosjektet, dekker den hele prosjektperioden og litt til? En prosjekt kalender skal sørge for at ferier og helligdager blir ivaretatt uavhengig av forløpet i prosjektet. Kalender regulerer også definisjonen av arbeidstid. 12. Hva med fremdrift, er denne meldt opp? Fremdrift er faktisk fremdrift, altså verdiskapning. Alle aktiviteter skal måles på fremdrift i en aktiv plan. Fremdrift, eller mangel på, gir grunnlag for hva som det bør fokuseres på i prosjektet. 13. Er basisplan satt opp, hvis ikke hvorfor? Basisplan er en referanse plan. Brukes til å vurdere fremdrift i prosjektet i forhold til opprinnelig plan f.eks Er det mulig å vise kritisk linje i prosjektet? Kritisk linje i et prosjekt favner de aktiviteter fra start til slutt som hver for seg vil kunne påvirke sluttdato direkte. 15. Hva med slakk, finnes det, hvor? Slakk er den tid en aktivitet kan forlenges eller skyves på i tid uten at det får en konsekvens for sluttdato.

9 BRUK AV ISY-PLAN INNENFOR KATEGORI «BC»

10 HAR VI EN GOD PLAN? Punkter som bør sjekkes i enhver plan, godhetstest: 1. Hva er med av Header informasjon? 2. Hva med hierarkisk nedbrytning? 3. Er prosessen pr arbeidssteg gjennomtenkt? 4. Er det gjort en risikoanalyse? 5. Finnes det en overordnet summasjonslinje på nivå 1, d.v.s. de øvrige nivåer skal ligge på fra og med nivå 2 og nedover? 6. Finnes det en innledende aktivitet/milepæl, kontraktsdato/kontraheringsdato, som øvrige aktiviteter er avledet av? 7. Er det dato lås på mange aktiviteter? Er de nødvendige? 8. Hva med kobling mellom aktivitetene, finnes de? 9. Er bruk av milepæler tilstede, fornuftig satt? 10. Hva med aktivitetsnavn, meningsfylte? 11. Er kalender satt opp for prosjektet, dekker den hele prosjektperioden og litt til? 12. Hva med fremdrift, er denne meldt opp? 13. Er basisplan satt opp, hvis ikke hvorfor? 14. Er det mulig å vise kritisk linje i prosjektet? 15. Hva med slakk, finnes det, hvor? Gå igjennom vedlagte plan og noter punkter som er tilstede/ikke tilstede i denne i forhold til de 15 punktene ovenfor.

11 1. HVA ER MED AV HEADER INFO?

12 1. HVA ER MED AV HEADER INFO? Ikke mye!! Header info Tittel Revisjons dato og revisjons trinn Utskrifts dato

13 MED TILLEGGS HEADER INFO LAGT INN Header info Tittel + Prosjekt nummer Revisjons dato + Revisjons trinn Utskrifts dato

14 2. Hva med hierarkisk nedbrytning? Svar : Delvis. Plan har to nivåer, med intensjon om flere, dårlig satt opp.

15 PLANNIVÅER, HIERARKISK NEDBRYTNING Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 «Disp» gir indikasjon på nedbrytnings nivå, altså WBS nivå.

16

17 VED Å VÆRE KONSEKVENT PÅ HIERARKISK NEDBRYTNING SÅ KAN SUMMARISKE NIVÅER VISES ENKELT, SAMMENLIGNBAR INFO PÅ SAMME NIVÅ.

18 VED IKKE Å VÆRE KONSEKVENT PÅ HIERARKISK NEDBRYTNING SÅ BLIR VISNING PÅ HØYERE NIVÅ INKONSISTENT. Nivå 3 av plan vist.

19 AGGREGERING AV DATA. Hva med aggregert sum på neste nivå? Er det korrekt? Kost meldt opp på aktivitetene.

20 AGGREGERING AV DATA. «Råbygg» inneholder 5 aktiviteter, men 2 ligger på et annet nivå enn resten. Kost summeres til neste høyere nivå. Siden «Råbygg» ligger på nivå 3, vil det underliggende på nivå 4 bli summert til «Råbygg».

21 AGGREGERING AV DATA. «Råbygg» inneholder 5 aktiviteter, men 2 ligger på et annet nivå enn resten. Summen for «Råbygg» blir feil fordi aktivitetenes disposisjonsnivå er inkonsistent plassert.

22 AGGREGERING AV DATA. «Råbygg» inneholder 5 aktiviteter, nå ligger alle underaktiviteter på samme nivå. Summen for «Råbygg» har blitt korrigert som et resultat av at de to siste postene under «Råbygg» har blitt en del av det som skal summeres.

23 3. Er prosessen pr arbeidssteg gjennomtenkt? Svar : Med prosess menes oppdeling av et arbeidsstykke i mindre deler for så å angripe det hele fra den kant som er logisk ut fra logistikk, tilgjengelighet og flyt på arbeidsplassen. Dette er ikke gjort. Svar : Prosess tenkning er et steg i retning «lean».

24 4. Er det gjort en risikoanalyse? Svar : Umulig å si ut fra plan alene. Bør settes opp fase for fase, sone for sone. Risiko analyse av Rivning og graving Risikoelementer Økonomi Fremdrift Kvalitet Kommentar Fase Miljøfarlige materialer i bygg Asbest, maling, spillolje Rivning, sone 1-5 Fjerning av traverskran Kran må tas ned for så å bli delvis demontert for transport Rivning sone 4 Oljetank Forurenset grunn Noe restolje. Må tømmes før fjerning Rivning sone 1-2 Prøveboring har avdekket forurenset grunn i sone 7. Vet ikke omfanget Rivning sone 7 Risikoanalysen kan være med på å påvirke planen ut fra faktorer som er identifiserte og andre som kan dukke opp.

25 4. OPPSPLITTING AV AKTIVITET Svar : Her er Rivningsprosessen delt opp i 7 steg, hvert steg kan evalueres for seg hva gjennomføring angår og knyttes opp i neste prosess steg.

26 5. Finnes det en overordnet summasjonslinje på nivå 1, d.v.s. de øvrige nivåer skal ligge på fra og med nivå 2 og nedover? Svar : Nei. Planen har mange aktiviteter på nivå 1.

27 6. Finnes det en innledende aktivitet/milepel, kontraktsdato/kontraheringsdato, som øvrige aktiviteter er avledet av? Svar : Nei. Planen går rett på første aktivitet.

28 7. Er det dato lås på mange aktiviteter? Er de nødvendige? Hvorfor er det dato lås på alle aktiviteter? Svar: Fordi aktivitetene er manuelt satt opp, ikke koblet. Svar : Ja, dato lås på alle aktiviteter. Slik skal det ikke være i en plan.

29 8. ER DET KOBLINGER I PLANEN? Svar : Nei, ingen koblinger. (Sjekk at visning ikke bare er slått av!) Hvilken konsekvens har det? Svar: Ingen dynamikk i planen, d.v.s. en justering på en aktivitet har ingen innflytelse på noe annet.

30 KOBLING AV ELEMENTER I PLANEN, HVORFOR? For å oppnå dynamikk i planen, d.v.s. se konsekvens av at en aktivitet blir forsinket eller forsert. Kunne vise kritisk linje. Kunne vise slakk. Få fokus på tiltak som må gjøres for å bringe prosjektet tilbake på «track», hvis forsinkelse oppstår. Det krever litt innsats å koble aktiviteter, men man får det igjen mange ganger i ettertid.

31 9. Er bruk av milepeler tilstede, fornuftig satt? Svar : Det finnes en milepel, men det burde vært langt flere. Hva markerer en milepel? Svar: Start eller slutt på en viktig aktivitet/hendelse.

32 FORDELER MED Å KOBLE AKTIVITETER OG MILEPELER Alle aktiviteter og milepeler har en forgjenger og en etterfølger. (Ikke første og siste). Viktig å se hvordan aktivitetene og milepelene henger sammen i prosjektet. Det forenkler oppdatering av planen. En plan kommer alltid til å bli forandret. Den skal ikke være et statisk dokument. Uten kobling må hver enkelt aktivitet oppdateres manuelt. For å se konsekvenser av en planoppdatering så må aktivitetene og milepelene være koblet på korrekt måte. For å få frem kritisk vei i prosjektet så må samtlige aktiviteter og milepeler være koblet. For å få frem hvor mye slakk aktivitetene og milepelene har må aktivitetene være koblet. Hele hensikten med et plan verktøy er å utnytte evnen til å koble og analysere aktiviteter og milepeler. Ellers blir det likt en plan i Excel som gir et statisk bilde.

33 10. Hva med aktivitetsnavn, meningsfylte? Svar : Delvis, men det er satt opp en nummerering foran aktivitetsnavn. Tiltak? Fjern denne nummerering og legg inn et nytt disposisjonsnivå

34 11. Er kalender satt opp for prosjektet, dekker den hele prosjektperioden og litt til? Svar : Må inn i Prosjektkalender for å finne entydig svar, men tvilsomt. Offentlig fridag er satt opp som arbeidsdag.

35 12. Hva med fremdrift, er denne meldt opp? Svar : Tilsynelatende ikke, visning kan være skrudd av. Sjekker som kan gjøres: 1: Se om kolonne «% fullført»/«fysisk % fullført» ligger inne, hvis ikke ta den inn. 2: Huk av visning av «Fremdriftslinje» (Gantt visning)

36 12. Hva med fremdrift, er denne meldt opp? Sjekk alternativ 1: Huket av visning av «Fremdriftslinje», visning i Gantt Sjekk alternativ 2: Kolonne «% fullført» / «Fysisk % fullført» er tatt inn. Konklusjon: Fremdrift ikke meldt opp.

37 13. Er basisplan satt opp, hvis ikke hvorfor? Gå til «Angi opprinnelig plan». En sub-meny kommer opp. Hvis det ikke er angitt noen dato for noen valg av basisplan, så er basisplan ikke satt. Svar: Nei. Basisplan er ikke satt

38 BASISPLAN / BASELINE En Baseline er en «Omforent» referanse plan. Baseline er et «øyeblikksbilde» av planen, som vi ønsker å bevare som en referanse for ettertiden. En Baseline kan vise hvilke endringer som har skjedd i planen siden Baseline ble satt. For å rapportere på en bra måte trengs en Baseline. Leverandørene / PG bør Baseline sine planer. Er som et «0-Punkt» Alt som avviker fra prosjektets Baseline kan da måles og analyseres. Eventuelle tiltak i planen kan lettere styres. En grad av tilbakeholdenhet skal utvises med hensyn til å sette Baseline - ikke i tide og utide - forslagsvis når ny fase starter eller ved endringer i prosjektets forutsetninger.

39 14. Er det mulig å vise kritisk linje i prosjektet? Svar: Nei. Når ingen ting er koblet så kan vi ikke vise reell kritisk linje i prosjektet. Kritisk linje i prosjektet er de aktiviteter som hver for seg kan bidra til å endre slutt dato i prosjektet.

40 15. Hva med slakk, finnes det, hvor? Svar: Må huke av for visning av «Slakk» for å se. I utgangspunktet er dette meningsløs visning i denne sammenheng p.g.a. manglende koblinger. Svar: Uten kobling mellom aktiviteter vil alle aktiviteter vise uendelig slakk!

41 KRITISK VEI OG SLAKK Ved å koble aktiviteter så muliggjøres visning av kritisk vei og slakk Kritisk vei: Enkel måte å se hvilke aktiviteter som prosjektet må fokusere på. Endre varighet på disse og prosjektets sluttdato endres Slakk: Slakk på aktivitet gir mulighet for bevegelse i tid uten å påvirke sluttdato til et gitt punkt. Når prosjektet settes opp kan disse funksjonaliteter brukes før å legge inn slakk i planen. I begynnelsen vil vi ha slakk i planen. Slakk til aktivitet Aktiviteter på kritisk linje

42 HAR VI EN GOD PLAN? nei, så langt ikke!! Tiltak: Tar for oss planen og bearbeider den punkt for punkt av det som er listet opp av punkter for avsjekking.

43 Fått inn milepel Fått inn tittel, dato og rev. info Fått inn summasjonslinje som Fått inn start på aktiviteter favner i hele prosjektet henhold til opprinnelig plan Kalender ligger inne Fått inn hierarkisk nedbrekk og Fjernet de fleste Fått inn koblinger ryddet opp i aktivitets navn dato låser

44 PLAN OPPDATERT

45 3. Andre aspekter ved etablering av plan

46 LEGG GRUNNLAGET I ETABLERINGSPERIODEN Få med Samtlige aktiviteter prosjektet skal jobbe med i planen. Legg inn milepeler. Disse kan gjøre prosjektet enklere å følge opp. Koble aktivitetene og milepelene sammen. Legg inn slakk i planen. (Unngå å bruke «Opphold» bruk «Start tidligst») Vekte planen med timer (kost) Kontroller og jobb med resurshistogrammet. Fjern topper. Be kollega eller rådgiver om å kvalitetssikre planen Frys planen Baseline

47 A B «OPPHOLD» KONTRA «DATO LÅS» Konsept «Opphold», avstand til etter liggende aktivitet forblir. Aktivitet B er satt opp til å starte 5 dager etter at aktivitet A er avsluttet Aktivitet A blir 5 dager forsinket A B 5 dager Begge aktiviteter blir 5 dager forsinket. Innbyrdes slakk mellom aktivitet A og B er opprettholdt.

48 «OPPHOLD» KONTRA «DATO LÅS» Konsept «Dato lås», avstand til etter liggende aktivitet blir redusert med forsinkelsen, inntil forsinkelse er spist opp. Aktivitet B er satt opp til å starte 5 dager etter at aktivitet A er avsluttet og er satt opp til å starte på en gitt dato, «Start ikke tidligere enn». A B Aktivitet A blir 5 dager forsinket A B 5 dager Aktivitet B blir ikke berørt, men slakk på 5 dager er borte. Aktivitet A blir 10 dager forsinket, A og B er koblet A B 10 dager Aktivitet A er forskjøvet 10 dager, aktivitet B er forskjøvet 5 dager.

49 PLANOVERSIKT, GOD PRAKSIS Hvis alle aktiviteter under en summasjonslinje er 100%, kollapses visning til kun summasjonslinje. De pågående fasene viser nivå på laveste nivå, størst detaljrikdom. De fremtidige fasene vises i nivå høyere nivå. «One page» viser fremdrift status for fasene og for hele prosjektet.

50 5. Oppsummering

51 HVA ER HENSIKTEN MED EN PLAN? Kartlegge forløpet av et prosjekt. Monitorere progresjon, virkelig fremdrift, i forhold til prognose (fordrer at det settes en basisplan). Basisplan = Låser et øyeblikksbilde av planen Analysere tiltak ved uforutsette hendelser/forsinkelser.

52 PRINSIPPENE FOR Å SETTE OPP EN GOD PLAN ER VERKTØY UAVHENGIG. Plan skal ha tittel, dato og revisjons info i plan header. Planen skal kun ha en summasjonslinje på nivå 1. Hierarkisk nedbrekk skal ivaretas. Det skal være koblinger mellom aktiviteter for å få dynamikk i planen. Milepeler synliggjør viktige hendelser i plan forløpet, som oftest en start eller slutt på en hendelse. Plan skal i utgangspunktet settes opp med kalender. Kan ha flere kalendere i samme plan, men det skal være et bevisst valg! Bruk plan verktøy flittig, slik som visning av kritisk linje og slakk. Sett Baseline.

53 HVA EN PLAN IKKE ER: Kun kartlegging av ting som har hendt. Noe man gjør i begynnelsen av prosjektet, og så er man ferdig! Noe som man kan ta lett på, kan hoppe over.

54 UTNYTT PLANVERKTØYETS EGENSKAPER: Lær deg mulighetene i planverktøyet! Forstå hva analyse av plan går ut på. Mulighetene for å hente inn igjen forsinkelser i et prosjekt ligger i analyse av hva som ligger foran oss.