REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE"

Transkript

1 Vedlegg 1: REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE KAPITEL 1 BYSTYREKOMITEENES RETTSGRUNNLAG, ANSVAR OG OPPGAVER 1.1 Rettslig grunnlag Bystyrekomiteene som omfattes av dette reglementet er opprettet med hjemmel i kommuneloven Bystyrekomiteenes oppgaver Bystyrekomiteene er saksforberedende og innstillende organ for bystyret. Komiteene skal behandle følgende saker: saker fra byrådet og bystyrets organ med innstilling til bystyret saker fra byrådet hvor komiteene har uttalerett saker hvor komiteene har avgjørelsesmyndighet saker som omhandler egne aktiviteter Komiteene kan vedta at byrådet skal fremme sak om et konkret emne. For saker som berører flere komiteers ansvarsområder, tar Forretningsutvalget stilling til hvilke komite som innstiller til bystyret og hvilke komite(er) som kan fremme forslag som behandles av innstillende komite eller bystyret. Alle komiteer skal behandle budsjett. Fagkomiteene oversender sine forslag til finanskomiteen som innstiller til bystyret. Bystyrekomiteene skal legge til rette for en dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene velger selv hvordan de skal ivareta dette, f.eks. gjennom møter i bydelene, folkemøter o.l. Bystyrekomiteene skal legge til rette for at innspill og initiativ fra Ungdommens bystyre blir tatt hensyn til, og at Ungdommens bystyre blir involvert i behandlingen av relevante spørsmål og saker. Bystyrekomiteene skal oppnevne to kontaktpersoner. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Kontaktpersonen(e) har ansvar for å løfte frem vedtak, innspill og uttalelse fra Ungdommens bystyre i komitemøtene særlig i behandlingen av saker hvor Ungdommens bystyre også har kommet med en uttalelse. 1.3 Bystyrekomiteenes tilsynsansvar Bystyrekomiteene skal føre politisk tilsyn og kontroll innen sine respektive ansvarsområder.

2 Bystyrekomiteene skal innenfor egne ansvarsområder vurdere: om driften er i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler om bystyrets vedtak blir iverksatt om resultatene er i samsvar med fastsatte mål, strategier, planer mv. om det er behov for egne saker på særskilte politikkområder Komiteenes politiske tilsyn gjennomføres i hovedsak ved behandling av enkeltsaker rapporteringssaker som og statusmeldinger Komiteene skal behandle Bergen kommunes årsmelding og tertialrapporter. Komiteene må selv vurdere om fremlagte saker og informasjon fra byrådet er tilstrekkelig for å kunne ivareta tilsynsansvaret. Det politiske tilsynsansvaret ivaretas også gjennom spørreordningene, høringer og temamøter o.l Komiteledere, -nestledere og arbeidsutvalg har et særskilt ansvar for opplæring i, tilrettelegging for og planlegging av arbeid med politisk tilsyn og kontroll i komiteene. Hver komite vedtar årlig et opplegg i form av et årshjul for komiteens arbeid med politisk tilsyn og kontroll Komiteenes ansvarsområder Bystyrekomiteene behandler saker innenfor følgende områder: Komite for finans Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: budsjett- og økonomistyring, skatter, avgifter, gebyr og andre inntekter, overføringer til trossamfunn, opptak og innfrielse av lån, eierskapsstyring, innkjøp og konkurranseutsetting av tjenesteproduksjon, arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling, likestilling, informasjon og IKT, eiendomsforvaltning, beredskap, regionalt og internasjonalt samarbeid Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Bystyrets administrasjon: Bystyrets kontor, Byombudet, Sekretariatet for kontrollutvalget Byrådsleders avdeling: Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap, Seksjon for informasjon, Kommuneadvokaten Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap: HR -seksjonen, Seksjon IKT konsern, Økonomiseksjon, Innkjøpsseksjon, Eierskapsseksjon, Forhandling, Etat for utbygning, Etat for bygg og eiendom, Kemneren, Lønns- og regnskapssenteret, IKT-drift, Yrkesopplæring, Vikarservice, Bedrifsthelsetjenesten, Gjenbruk Andre: Bergen Vann KF, Bergenshalvøens kommunale kraftselskap BKK AS, Bergen Tomteselskap AS, Bergensområdets Interkommunale Renovasjonsselskap BIR AS,

3 Bergen Kino AS, Torget i Bergen A/S, Bergen Sentrum AS, Bergen Bompengerselskap AS, Bergen Parkering AS, Bergen Bydrift AS, Bergen kommunale pensjonskasse, Bergen og Omland Havnevesen, Helleren AS, Vernede bedrifter, andre AS med kommunale interesser Komite for miljø og byutvikling Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: areal- og byutvikling, klima og miljø, samferdsel og kollektivtransport, forvaltning av parker, natur- og friluftsområder, kulturminneforvaltning, vann- og avløpsforvaltning, brannsikkerhet og -forebygging Komiteen fatter vedtak i følgende saker: i alle saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret, i klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf byrådets fullmakter 14. Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling byutvikling, klima og miljø: Seksjon byutvikling, Seksjon klima, Etat for utbyggingsavtaler, Etat for byggesak og private planer, Etat for plan og geodata, Byantikvaren, Vann- og avløpsetaten, Trafikketaten Byrådsleders avdeling: Bergen brannvesen. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing: Grønn etat Komite for oppvekst Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Barnehager, skoler, barn og unges oppvekstsvilkår Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for barnehage og skole: Fagavdeling barnehage og skole, Barnehager, Grunnskoler, Oppveksttun, PPT-kontorer, Byomfattende tjenester: Bergen Voksenopplæring, Innføringssenter for minoritetsspråklige (Nygård skole), Hålandsdalen leirskole, Syns- og audiopedagogiske tjeneste Komite for helse og sosial Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester, sosialtjenester, skjenkebevillinger, rus, barnevern, integrering, boliger for vanskeligstilte

4 Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Klagesaker vedrørende avslag på søknad om tildeling av skjenkebevillinger, klagesaker vedrørende vedtak om inndragning av skjenkebevillinger Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for helse og omsorg: Etat for alders- og sykehjem, Etat for hjemmebaserte tjenester, Etat for forvaltning, Etat for barn og familie (inkl barneverntjenesten og barnevernvakten), Etat for tjenester til utviklingshemmede, Etat for helsetjenester (inkl Bergen legevakt), Gullstølen kjøkken Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing: Etat for sosiale tjenester (inkl Introduksjonssenteret for flyktninger), Etat for psykisk helse og rustjenester, Boligetaten, Etat for boligforvaltning Byrådsleders avdeling: Kontor for skjenkesaker Komite for kultur, idrett og næring Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Næringsutvikling, landbruk, kultur, idrett, frivillig arbeid innen lag og organisasjoner, trossamfunn Følgende etater, virksomheter og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke: Idrettsseksjon, Næringsseksjon, Kunst- og kulturseksjon, Bergen Kulturskole, Bergen Byarkiv, Idrettsservice, Bergen Off. Bibliotek, Kulturkontorer i bydelene, Etat for landbruk Andre enheter og virksomheter: Business Region Bergen, Stiftelsen KODE (tidl Bergen Kunstmuseum), Stiftelsen Bymuseet i Bergen, trosamfunn /Bergen kirkelig fellesråd, Bergen Internasjonale Kultursenter (BIKS) 1.5. Oppnevning av medlemmer Bystyret velger på det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Komiteenes faste medlemmer velges av og blant bystyrets medlemmer. Komiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Bystyret velger komiteenes ledere og nestledere. Varaordføreren skal velges som leder eller nestleder for en av komiteene. Komité for finans skal ha 17 medlemmer. Alle politiske partier som blir valgt inn i bystyret skal være representert i finanskomiteen. Komité for miljø og byutvikling skal ha 15 medlemmer. De øvrige komiteene har 11 medlemmer."

5 KAPITEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Komiteene treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt- og planer Komiteene vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når komiteleder eller minst 1/3 av komiteens medlemmer krever det 2.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til komitemøter sendes som hovedregel komitemedlemmer og varamedlemmer senest ei uke før møtet. 2.4 Forfall Komitemedlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på komitemøter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. Varamedlemmer innkalles i den rekkefølgen de er valgt av bystyret. 2.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles av en komite skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i komiteene har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 2.6 Møteledelse Komitemøter ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Komitelederne skal sørge for at komiteens medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene komiteene har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for komiteen.

6 Komitelederne skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 2.7 Taletid Komiteene kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 2.8 Åpne eller lukkede møter Komitemøter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 2.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 3 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 3.1 Forslag og merknader Komiteens medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i en komite er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i en komite kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komitelederen når forslag/merknader fremmes.

7 3.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Komiteen avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra komiteleder. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 3.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. 3.4 Stemmemåter Vedtak og innstillinger i komiteene treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 3.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komiteleder. Komiteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 3.6 Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyrekomiteene. Hver bystyrekomite skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at komiteen kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra komiteenes møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og ansvarlig rådgiver. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning.

8 KAPITEL 4 SPØRSMÅL OG ARBEIDSFORM 4.1 Generelle regler for spørsmål I komiteenes ordinære møter settes det av tid til behandling av muntlige og skriftlige spørsmål til byrådet eller komitelederen. Komiteene selv kan vedta tidsramme for behandling av spørsmål. Spørsmålene må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under komiteens virkeområde. Spørsmålene skal være korte. Spørsmål kan ikke stilles om konkrete saker som ligger til behandling i bystyrets organer, eller med samme innhold som et allerede fremsatt spørsmål som ennå ikke er besvart. I tvilstilfelle avgjør komitelederen om et spørsmål kan fremmes eller ikke. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål. Spørsmål protokolleres ikke, men legges inn i kommunens spørsmålsregister. 4.2 Muntlige spørsmål Ansvarlige byråder eller komiteleder svarer på spørsmål som stilles muntlig i møtet. Muntlige spørsmål som ønskes inntatt i kommunens spørsmålsregister må oversendes Bystyrets kontor skriftlig. Muntlige spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar. Skriftlig svar må foreligge, senest to uker etter komitémøtet. 4.3 Skriftlige spørsmål Skriftlige spørsmål skal leveres til Bystyrets kontor en uke før møtet, senest kl samme ukedag som møtedagen. Bystyrets kontor oversender spørsmålet til vedkommende byråd eller komiteleder. Spørsmålet skal besvares skriftlig. Skriftlig svar skal fortrinnsvis fremlegges til spørreren i det møtet spørsmålet blir tatt opp og senest innen to uker etter komitémøtet. Er ikke spørreren til stede kan en medrepresentant ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt. De partier som ikke er representert i en komité kan sende inn skriftlige spørsmål til byrådet. Svar fra byrådet blir lagt frem i komitémøtet og legges inn i kommunens spørsmålsregister.

9 4.4 Underutvalg og arbeidsutvalg Komiteene kan velge å opprette permanente underutvalg som skal forberede bestemte sakstyper. Komiteene kan også oppnevne arbeidsgrupper som skal forberede enkeltsaker. Komiteene skal opprette et arbeidsutvalg som skal tilrettelegge for komiteens arbeid. 4.5 Saksordfører og særskilt behandling av saker Komiteene kan underlegge saker eller saksområder en særskilt behandling, f.eks. gjennom høringer, seminar, befaringer, eller lignende. Komiteene kan oppnevne saksordfører for særskilt behandling av enkelte saker eller temaer. 4.6 Innkalling av kommunale virksomheter Komiteen kan innkalle representanter for kommunale virksomheter som er underlagt komiteens ansvarsområder dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. Slik innkalling skal skje gjennom vedkommende byråd. 4.7 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m.v. (deputasjoner) Foreninger, grupper og enkeltpersoner gis mulighet til å holde muntlige innlegg i en sak som står på komiteenes saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger/forespørsel om muntlig innlegg skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl dagen før et komitemøte. Det protokolleres hvem som har møtt. 4.8 Høringer Komiteene kan avholde høringer. Komiteene fastsetter selv eget opplegg for gjennomføringen av høringer Et mindretall på minst 1/3 av komiteens medlemmer kan kreve å arrangere en høring. Et slikt mindretall kan kreve å kalle inn medlemmer av byrådet, representanter fra kommunens administrasjon kan kreve å invitere eksterne aktører har rett til å angi tema som skal behandles har rett til representasjon i forberedelsen av høringen og fastsettelse av spørsmål til innkalte personer kan kreve bestemt dokumentasjon eller materiale fremlagt

10 Alle partier og uavhengige representanter som ikke er representert i komiteen inviteres også til å delta med en representant. Inviterte bystyremedlemmer har under høringen samme rettigheter som komiteens medlemmer. Komiteene avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan høringen skal følges opp. Fra høringene skal det lages egen protokoll som omtaler følgende: tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok, og eventuelt vedtak om offentliggjøring av innlegg og synspunkter fra lukkede høringer. Innlegg, lydopptak og annet materiale som er taushetsbelagt kan bare offentliggjøres med opphavspersonens godkjenning For øvrig gjelder bestemmelser i kommuneloven og annet relevant lovverk. KAPITEL 5 REISER I FORBINDELSE MED KURS, SEMINARER OG STUDIETURER For reiser i forbindelse med kurs, seminar og studieturer gjelder følgende bestemmelser: Alle tjenestereiser/studiereiser hvor bystyrekomiteen, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for Forretningsutvalget hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. Reiser utenlands for enkeltmedlemmer av komiteer og komitéledere skal godkjennes av ordføreren. Reiser innenlands for enkeltmedlemmer av en komité hvor kostnadene dekkes av komiteens budsjett, skal godkjennes av komité eller komitéleder. Søknad om dekning av kostnader skal inneholde informasjon om reisens formål, program og kostnadsoverslag. Komitéleders vedtak skal være skriftlig og kopi sendes Forretningsutvalget til orientering. Samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles.