Barne-, ungdoms og familiedirektoratet KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester knyttet til tjenestedesign

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester knyttet til tjenestedesign 1

2 Innhold 1 OPPDRAGSGIVER OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens formål Behovsbeskrivelse Omfang, varighet og antall leverandører Deltilbud og alternative tilbud Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt og offentlighet Tilleggsopplysninger Oppdatering av konkurransegrunnlaget KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Øvrige kvalifikasjonskrav TILDELINGSKRITERIER Regler for avrop INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Vedlegg 1: Kontraktsmal

3 1 OPPDRAGSGIVER Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) er et forvaltningsorgan underlagt Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet (BLD). Bufdir er et fagdirektorat for områdene barnevern, familievern, barn og ungdom, adopsjon, likestilling og ikkediskriminering og arbeidet mot vold og overgrep i nære relasjoner. Bufdir skal arbeide for gode oppvekstvilkår, gode og stabile foreldrerelasjoner, utjevning av levekårsforskjeller og bidra til å fremme like muligheter, deltakelse og medvirkning for barn, unge og voksne. Som leder av Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat), tilbyr Bufdir barneverntjenester og familieverntjenester på vegne av staten. Bufetat er organisert i fem regioner, i tillegg til Bufetat Senter for administrasjon og utvikling (BSA). Etaten har ca ansatte fordelt på ca. 270 tjenestesteder. Bufdir er lokalisert i Oslo. Det vises for øvrig til og for mer informasjon. Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er representert ved: Navn: Avdeling for familie, forebygging og kommunesamarbeid Seksjon for oppvekst og familie Claus A. Hagen Wenche Mobråten i ukene 29, 30 og 31 E-post claus.albro.hagen@bufdir.no wenche.mobraten@bufdir.no 2 OM ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver innbyr til konkurranse om inngåelse av rammeavtaler for kjøp av konsulenttjenester for tjenestedesign. Med tjenestedesign mener vi design av Bufetats tjenestetilbud der designet ivaretar et helhetsperspektiv fra brukerens ståsted. Designet skal bidra til å skape gode og helhetlige tjenester, som setter menneskets behov i sentrum. Oppdragsgiver ønsker også å benytte tjenestedesignmetodikk på områder som kan styrke brukernes tilfredshet og oppdragsgivers omdømme, og ivareta universell utforming. Design av 3

4 tjenester og tjenesteinnovasjon skal skje i et nært samspill mellom ansatte, brukere, designere, og andre fagdisipliner. Bufdir har en ambisjon om at prosjektene/oppdragene skal være innovasjonsdrivende, og bidra til nyskaping av oppdragsgivers tjenester og kompetanseutvikling. Oppdragsgiver har tidligere gjennomført tjenestedesignprosjekter med bistand fra Norsk Designråd (nå Norsk design- og arkitektursenter) på prosjektnivå. I tillegg har oppdragsgiver gjennomført kompetansehevende tiltak på tjenestedesign og brukerinvolvering på ledelsesnivå og hos nøkkelpersoner i etaten. 2.2 Behovsbeskrivelse Formålet med rammeavtalen er at oppdragsgiver ved bruk av tjenestedesign, skal kunne levere tjenester som er designet ut fra brukernes opplevelse og behov. Det er et mål at deler av tjenesten kan betjene sine brukere ved hjelp av digitale hjelpemidler. Når tjenestedesignmetodikk benyttes, vil målet være at etatens brukere skal oppleve et sømløst tjenestetilbud, fra identifiseringen av eget behov til man har fått den bistanden man trenger i form av nye eller forbedrede tjenester. Både økt brukertilfredshet og økt effektiv bruk av etatens ressurser er ønskede resultater. Noen eksempler på mulige oppdrag innen familievernet er nevnt nedenfor. Det er familievernet som foreløpig har gjort seg erfaringer med tjenestedesign, men det kan også på sikt bli aktuelt med oppdrag på direktoratets øvrige arbeidsområder knyttet til adopsjon, likestilling og inkludering, Deltasenteret (universell utforming) med mer. Bufdir er fra fagdirektorat for hele barnevernet, inklusive de kommunale barneverntjenestene. Hvilke typer oppdrag som kan komme i forbindelse med Bufdir sin nye rolle på dette området er foreløpig ikke vurdert. Eksempler på mulige oppdrag innen familievernet Som ledd i en sammenhengende tjenestedesign, skal Bufdir blant annet finne løsninger på disse oppgavene innen familievernområdet: Digitalisering av Program for foreldreveiledning (ICDP), se Gjennomgang og forenkling av all informasjon og dokumenter nyttet til mekling ved brudd i parforhold. Det er en målsetting å gjøre brukerne bedre forberedt på meklingen gjennom egenaktivitet ved for eksempel digitale hjelpemidler. Barnet skal stå i sentrum, og det skal være et fokus på samarbeid, ikke konflikt omkring barn/samvær. Se Differensiering av meklingstjenesten etter brukernes behov, i to hovedlinjer: Et forenklet tilbud til par som har kommet til enighet før mekling, og styrket bistand til par som er uenige/i konflikt. Avrop på rammeavtalen vil være spesifikke tjenestedesignprosjekter, hvor Tilbyder står for prosjekt- og prosessledelse, og metodikk for tjenestedesign, 4

5 brukerinvolvering og bruk av kreative metoder. Tjenestene og brukerne av tjenestene vil ha ulike kjennetegn og det er derfor behov for at tilbyderne har et spekter av metoder, innfallsvinkler og kommunikative virkemidler å spille på. Dette inkluderer for eksempel forenkling, visualisering og digitalisering av informasjonsmateriell. Avgrensing mot rammeavtaler direktoratet har på tilgrensende områder Oppdragsgiver har følgene eksisterende rammeavtaler på kommunikasjonsfeltet: Reklame og grafisk design (seks avtaler) IKT og utvikling av digitale tjenester herunder prosjektledelse, strategi- og innholdsrådgivning, konseptualisering, interaksjonsdesign, webdesign, brukertesting og systemutvikling (fire relevante avtaler) Krav til universell utforming Det er et krav at alle leveransene er i tråd med gjeldende lovgivning og forskrifter om universell utforming. Dette forutsetter brukerinvolvering gjennom hele prosessen og i alle faser i gjennomføringen av tjenestedesignprosjektene. Med brukerinvolvering menes her ulike og kompletterende metoder for reell brukerinvolvering med personer som representerer mangfoldet i befolkningen, og som inkluderer en bredde av ulike brukerprofiler, herunder personer med nedsatt funksjonsevne, kulturell og økonomisk bakgrunn, alder, kjønn, etnisitet, utdanning og digital kompetanse for å nevne noen relevante parametere. Om lover og forskrifter: _Universell_utforming_i_offentlige_anskaffelser.pdf Om Design for alle, brukerinvolvering og metoder: Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten inneholder klausul som stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår hos leverandør og eventuelle underleverandører. Klausulen har til formål å hindre sosial dumping og utnytting av arbeidskraft. Det vises til vedlagte kontraktsvilkår og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr Omfang, varighet og antall leverandører Det er et mål å inngå en rammeavtale med tre leverandører. Avrop fra avtalen vil skje ved mini-konkurranser for hvert prosjekt, jf. pkt. 6. Regler for avrop. Oppdragsgiver har ikke inngått rammeavtale på tjenestedesign tidligere. Bufetat har mange tjenesteområder, hvor bruk av tjenestedesign kan være aktuelt. Avtalen vil dekke alle oppdragsgivers enheter. Det innebærer at hele etaten vil kunne bruke 5

6 avtalen, men det antas at det vil være Bufdir som hovedsakelig vil være brukeren. Det planlagte arbeidet innen familievernet i vil innebære tre-fire konkurranseinnbydelser. I tillegg kan det være aktuelt å bruke avtalen innen barnevernsområdet og Bufdirs øvrige tjenestetilbud, som barnevern, Deltasenteret (universell utforming), likestilling og inkludering, adopsjon mm. Dette kan samlet dreie seg om avrop i størrelsesorden 2-5 mill. kroner i første del av kontraktsperioden. Kontraktsperioden planlegges til å være 2 år fra kontraktsignering med mulighet til forlengelse i år med årlige prisjusteringer i henhold til gjeldende priskonsumindeks. 2.4 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget eller alternative tilbud. 2.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Tilbudsfrist 27. august kl Meddelelse om valg av tilbyder Uke Kontraktsinngåelse Uke Det gjøres oppmerksom på at tidspunkt for meddelelse om valg av tilbyder og kontraktsinngåelse er veiledende. Tilbudets vedståelsesfrist 1. november 2014 Dersom tilbyder ikke vedstår seg denne fristen, må dette tydelig fremgå av tilbudsbrevet. 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse», jf. FOA del I og III. 6

7 Alle interessert tilbydere gis adgang til å levere tilbud. De innkomne tilbud vil bli evaluert slik de foreligger, og det er ikke lov å gjennomføre forhandlinger. Denne anskaffelsen er kunngjort på Doffin/TED. 3.2 Taushetsplikt og offentlighet Oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.februar 1967(fvl.) 13(1). Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses som forretningshemmeligheter, er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentligheten. 3.3 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med navnet på anskaffelsen og saksnummeret. Henvendelsen sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3.4 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin/TED. 7

8 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ikke ha restanser iht. betaling av skatt og MVA. Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vi ber om at tilbyder fyller ut mal for HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 i forskrift til offentlige anskaffelser, se link: L_7#KAPITTEL_7 Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Krav Tilbyder skal være kredittverdig. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom det skal brukes underleverandører til oppfyllelse av kontrakten, skal dette dokumenteres. En angivelse av hvor stor del av kontrakten tjenesteyteren har til hensikt å benytte underleverandører. Tilbyder må dokumentere at de vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Tilbyder er ansvarlig for at underleverandør oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget. 8

9 Krav Tilbyder skal ha kapasitet og kompetanse til å gjennomføre oppdrag etter rammeavtalen Tilbyder skal ha erfaring og referanser fra tidligere oppdrag med tjenestedesignmetodikk og universell utforming Dokumentasjonskrav - Liste over ansatte med angivelse av navn og funksjon for konsulenter som skal jobbe med rammeavtalen. - For samtlige konsulenter som skal jobbe med rammeavtalen: CV som skal inneholde opplysninger om relevant kompetanse og erfaring. CV skal videre inneholde en kort presentasjon av relevante referanseoppdrag, uavhengig av om erfaringen er tilegnet hos tidligere eller nåværende arbeidsgiver. - Tilbyders samlede erfaring med tjenestedesignmetodikk dokumenteres med kort presentasjon av leverandørens tre mest relevante referanseoppdrag, fortrinnsvis fra offentlig sektor. Referanselisten skal inneholde opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navn på den offentlige eller private mottakeren av ytelsen. For referanseoppdragene skal referanser kunne kontaktes. Erfaring med universell utforming og aktuelle forskrifter og lovkrav: - Dokumentert erfaring med universell utforming i praksis. Tilbyder bør kunne vise til oppdrag/referanser som er basert på prinsippene om universell utforming i tjenesteutvikling Lenke: 5 TILDELINGSKRITERIER Kontrakt vil bli tildelt på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på nedenforstående tildelingskriterier. I evaluering av tilbudene vil følgende tildelingskriterier bli vektlagt på en skala fra 1-10, hvor 10 er høyeste verdi. Tildelingskriterier Dokumentasjonskrav Vekt Metodikk Beskrivelse av tilbyders tjenestedesignmetodikk, herunder bruk av bruk av ulike kreative metoder. Beskrivelse av hvordan tilbyders metodikk vil bidra til å oppfylle oppdragsgivers behov og formål med avtalen 70% Pris Innlevert tilbud spesifiseres i henhold til: - Timepris spesifisert på teamets roller og sammensetning ( juniordesigner, seniordesigner, prosjektleder, konsulent/rådgiver, eller tilsvarende stillingsbetegnelser) %

10 6 Regler for avrop Avrop på rammeavtale vil skje gjennom minikonkurranse mellom de (inntil 3) leverandørene Bufdir inngår rammeavtale med. Tildeling av oppdrag vil skje på grunnlag av følgende kriterier Tildelingskriterier Dokumentasjonskrav Vekt Løsningsbeskrivelse Hvordan leverandøren med sin metodikk foreslår å løse oppdraget, herunder konkret hvilken kompetanse og teamsammensetning som foreslås benyttet til oppdraget. 70% Pris Totalpris for oppdraget fremkommer av timeprisen som er fastsatt i rammeavtalen, samt timeomfang for hver av de ulike rollene som er spesifisert i avtalen. Oppdragsgiver kan be om en fastpris for det enkelte oppdraget, eller en timebasert pris basert på timeestimat. 30 % Om nødvendig vil Oppdragsgiver innkalle til avklarings- og/eller forhandlingsmøte før oppdrag tildeles. 7 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 7.1 Innlevering av tilbud Tilbudet adresseres til: Navn: Adresse: Claus A. Hagen Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) Stensberggata 27 (Holberg Terrasse) 7. etasje, resepsjonen 0170 Oslo Det presiseres at det er tilbyders ansvar og risiko at tilbudet er fysisk kommet frem til Bufdirs resepsjon i 7. etasje innen den oppgitte tilbudsfristen. Tilbud som ikke er registrert i resepsjonen innen tilbudsfristens utløpt, vil bli avvist. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt, og denne skal merkes med: Tilbud på «Rammeavtale tjenestedesign, ephortenr. 14/60842» 10

11 Tilbudet skal leveres på minnepinne. Innholdet må kunne leses av vanlige Microsoft Office-applikasjoner, evt. Adobe Reader. Signerte dokumenter skal være skannet. 7.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres på ett av følgende språk: norsk, svensk eller dansk. Tilbudet deles inn i følgende mapper på minnepinnen: (Mappene og filene må ha korte navn uten bruk av spesialtegn): A Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av bemyndiget fullmaktshaver for tilbyder. Tilbudsbrevet skal inneholde: - hvilken konkurranse det leveres tilbud på - informasjon om tilbyders kontaktperson (navn, tittel, telefon og e-post) - angivelse av eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, jf. kapittel 4. C Løsningsbeskrivelse Tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen, se kapittel 2.1 Anskaffelsens formål og omfang. Løsningsbeskrivelsen skal inneholde følgende punkter/overskrifter: 1. Beskrivelse arbeidsmetodikk 2. Timepriser, ref. kategoriene under tildelingskriteriene D Avtalevilkår Oppdraget vil bli regulert av Difis standardmal for konsulentoppdrag se vedlegg 1. Dersom tilbyder ikke aksepterer avtalevilkårene, må disse vilkårene spesifiseres og manglende aksept begrunnes. I tillegg skal tilbyder foreslå alternativ tekst til disse vilkårene. E Sladdet versjon av tilbudet I henhold til punkt 3.2 skal det legges ved en sladdet versjon av tilbudet. 8 VEDLEGG 8.1 Vedlegg 1: Kontraktsmal Oppdraget vil reguleres av Difis standardmal for konsulentoppdrag, med de nødvendige tilpasninger til vilkårene for denne konkurransen, slik de er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Tilpasningene vil ved kontraktsinngåelse settes inn i 11

12 avtalemalens bilag 6 «Endring i generell avtaletekst». Der vil det også bli lagt inn følgende tilføyelser: Punkt 10.5 nytt avsnitt Endring For oppdrag som går over et årsskifte gjøres det forbehold om at planlagte bevilgninger over statsbudsjettet faktisk blir gjort. Faller bevilgningen bort, vil også oppdraget kunne falle bort nytt avsnitt Oppdragsgiver jobber for å ta i bruk DFØs e-handelsløsning. Fra det tidspunkt denne løsningen er operativ hos oppdragsgiver, må tilbyder ha lagt til rette for å kunne motta bestillinger og sende fakturaer til denne løsningen. Dette vil måtte gjøres for tilbyders egen regning og risiko. Tilbyder vil få varsel om implementering av en e-handelsløsning, samt praktiske konsekvenser som følge av denne, i god tid før gjennomføringen vil finne sted. For tilbydere av FoU tjenester forventes det ikke å knytte seg vesentlige kostnader til bruk av denne løsningen. 12