Årsmøte i Alvdal idrettslag, skigruppa 09. Mars 2015 Dagsorden

Transkript

1 Årsmøte i Alvdal idrettslag, skigruppa 09. Mars 2015 Dagsorden 1. Velkommen 2. Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden 3. Konstituering av årsmøte 4. Valg av møteleder 5. Valg av referent 6. Valg av to personer til å underskrive møteprotokollen 7. Årsmelding og oppmannsrapporter 8. Regnskap Budsjett Anleggsutvikling i Sandegga og videreføring av Solan Gundersens Vinterleker 11. Styresammensetning i skigruppa 12. Valg

2 7. ÅRSMELDING ALVDAL IDRETTSLAG, SKIGRUPPA 2014 Styrets sammensetning: Funksjonsskifte 1. mai. Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Oppmenn: Langrenn (vår) Langrenn (høst) Hopp/kombinert Skiskyting (vår) Skiskyting (høst Rep skiskytterkretsen Stian Hogstad Øyvind Randen Hege Berghagen Marita Gjersvold Liv Guri Eggestad Bjørn Åsen Anita S Ledang, Nina S Enget Tor Eggestad Goro Vardenær Heggset Erik Thorshaug Per Arne Bjørn MØTEVIRKSOMHET Styret har avholdt 6 styremøter. I tillegg møter leder fast i AIL styremøter. ARRANGEMENTENE i 2014: Alvdalsrennet, KM skiskyting: Steimoegga 11. januar Alvdal IL arrangerte KM i skiskyting sprint på Steimoegga.

3 Sandeggrennet, KM hopp og kombinert: Sandeggbakken lørdag 2. februar Arrangementet ble synkronisert med Os slik at det hadde renn i Dalsbygda dagen etter. Sjusjøcup klassisk langrenn og KM sprintstafett: Savalen 8-9. februar Arrangement med Alvdal IL og Tynset IF. Samarbeidet fungerte meget bra og bør tas opp igjen neste sesong. Solan Gundersens Vinterleker 2014: Sandeggbakken februar De 16. Solan Gundersens Vinterleker ble gjennomført som planlagt. Arrangementet kom tidlig i år, men pga værsituasjon hadde det ikke vært mulig å arrangere det senere. TRENERSITUASJONEN: Skigruppa har i 2014 hatt mellom 20 og 25 trenere som har bidratt på treninger og aktivitet for utøvere fra 1. klasse og oppover. Skigruppa vil rette en stor takk til alle sammen! ØKONOMI: Årsregnskapet for 2014 viser et resultat som er vesentlig dårligere enn budsjettert. Dette kan i all hovedsak forklares gjennom lavere inntekter enn budsjettert. Spesielt på inntekter fra startkontingent og Solan Gundersens Vinterleker. DUGNADER: Skigruppa er avhengig av dugnadsinnsats for årlig drift og ved arrangementer. Solan Gundersens Vinterleker er et årlig arrangement, der det er stor dugnadsinnsats. Vinterlekene er også det faste årlige arrangementet som genererer største inntekt Skigruppa har også arrangert andre kretsrenn som også har vært positiv inntektsbringende. Det ble gjennomført en flaskeinnsamling på våren, salg av julenek og et griselotteri før jul.

4 SPONSORER: Generalsponsor AIL Hovedsponsor AIL Skigruppas sponsorer Synnøve Finden Sparebanken Hedmark Alvdal-Tynset Sport AS Østlendingen DMT Alvdal Alvdal Skurlag Br Gjermundshaug Anlegg AS Espeland Transport Joker N.O. Dæhlie Taverna Skigruppa takker alle samarbeidspartnere og sponsorer for deres støtte i Dette er av stor betydning for fortsatt opprettholdelse av aktiviteter innen ski. OPPMENN, TRENERE OG ANDRE FRIVILLIGE: Skigruppa vil takke alle som gjennom frivillig innsats har bidratt innen ulike aktiviteter innen ski. Det står respekt av all dugnasinnsatsen og tidsbruken som er lagt ned, og dette i seg sjøl er gull verdt for skimiljøet! UTØVERE: I 2014 har det vært god deltakelse på både treninger, lokale serierenn og klubbmesterskap. Flere utøvere har i tillegg deltatt på kretsrenn og nasjonale renn og hevdet seg svært bra. STYRET OG GRUPPENE I ALVDAL IL: Skigruppa har et godt samarbeid med daglig leder i Alvdal Idrettslag, øvrige grupper og hovedstyret. Stian Hogstad Leder skigruppa

5 8. REGNSKAP BUDSJETT 2014 ALVDAL IDRETTSLAG AVD. 2 SKIGRUPPA Nr. INNTEKTER Kontonavn 3000 Fra gruppene Freske Fraspark 08 Budsjett 2014 Regnskap Annonsesalg Annonsesalg Østlendingen 3003 STØTTE ENKELTUTØVERE MVA PLIKTIG Annonser Solanavisa Budsjett TRENING OG INSTRUKSJONSAVG TRENINGSAVGIFT SENIOR SALGSINNTEKT HANDELSVARER, avgiftsfri ANDRE OVERFØRINGER FRA IDRETTSORG 3230 KOMMUNALE TILSKUDD/KULTURMIDLER 3360 STARTKONTIGENT SOLAN GUNDERSENS VINTERLEKER 3375 (RESULTAT) INNTEKT FRA ARRANGEMENT 3540 KIOSK-/ KAFFESALG POTETFESTIVAL SKITREKK NORGES SKIFORBUND 3590 DIVERSE SALG LOTTERI DUGNADSVIRKSOMHET SPONSOR/SAMARBEIDSAVTALER SPONSOR ENKELTUTØVER INNBET FRA UTØVERE IFM DIVERSE INNTEKTER SUM INNTEKTER Nr. STEVNE- OG AKTIVITETSUTGIFTER Kontonavn 4010 STARTKONTIGENT/PÅMELDING PÅMELDING YA 4012 PÅMELDING YA CUP/TURNERING

6 4013 PÅMELDING JR/SEN 4015 REISEUTGIFTER REISEUTGIFTER TRENERE 4025 UTLEGG HEDMARK SKIKRETS N.Ø. SKISKYTTERKRETS VARER KIOSK EGNE STEVNER/AKTIVITETER PREMIER/UTMERKELSER DIVERSE UTGIFTER SOLAN GUNDERSENS VINTERLEKER 4151 KOSTNADER MIDTSOMMERDAGENE 4210 TRENING- OG INSTRUKSJONSTILTAK TRENERHONORAR JR/SEN 4240 BANE-/HALL-/SALLEIE UTDANNING OG KURS INNKJØP AV VARER FOR 4301 VIDERESALG bruk post MILJØSAMLINGER MATERIELL/UTSTYR VARER KJØPT FOR VIDERESALG STØTTE ENKELTUTØVERE REKRUTTERING 4460 FORSKUTTERT FOR UTØVERE (3760) SUM STEVNE- OG AKTIVITETSUTGIFTER ADMINISTRASJON OG MØTER 5000 LØNN 5001 ARBEIDSGIVERAVGIFT 5002 AVSATTE FERIEPENGER 5945 TJENESTEPENSJON SUM ADMINISTRASJON OG MØTER Nr. ANLEGG/MASKINER Kontonavn AVSKRIVING PÅ BYGN. / FAST EIENDOM AVSKR. TRANSPORTMM, MASKINER OG INVENTAR 6500 DRIFT AV HUS OG LOKALER VEDLIKEHOLD/REPARASJONER 6520 KOMMUNALE AVGIFTER 6530 STRØM - VARME 6551 Datautstyr

7 6560 ANDRE UTGIFTER 6600 VEDLIKEHOLD KLUBBHUS 6605 DRIFT UTEANLEGG FOTBALLBANER 6620 HOPPBAKKER 6625 SKITREKK 6630 LYSLØYPE 6632 OPPKJØRING SKISKYTTERARENA 6636 HINDERLØYPE 6640 SKILEKEBAKKE 6650 VARMESTUE 6560 SAVALEN SKIARENA Verktøy, inventar, reparajon og vedlikehold ANDRE UTGIFTER 6800 MATERIELL/REDSKAP ADMINISTRASJONSUTGIFTER KONTORMATERIELL/KOPIERING HÅNDBØKER/PUBLIKASJONER 6850 ARBEIDSTØY MØTE, KURS, OPPDATERING OG 6860 LIGNENDE 6861 ÅRSMØTE STYRETS MØTEUTGIFTER 6870 KLUBBUTVIKLING 6880 IDRETTSSTIPEND Kontorrekvisita, trykksaker og lignende TELEFON 6940 PORTO Telefon, porto og lignende Nr. Driftskostn. Av- og nedskrivinger / Annen driftskostnad: Kontonavn 7100 BILGODTGJØRELSE AVGIFT SÆRKRETSER 7240 KONTIGENTER/FORSIKRINGER 7300 ANDRE OVERFØRINGER 7310 OVERF. BARNE OG REKRUT.UTV GAVER FORSIKRINGSPREMIE

8 7540 KIOSK-/KAFFESALG INNKJØP SALGSARTIKLER 7610 LOTTERI HYGGEKVELD/ÅRSFEST PROVISJON SPONSOR-/SAMARB.AVT TIL GRUPPENE TAP PÅ FORDRINGER 0 SUM ANDRE UTGIFTER SUM DRIFTSUTGIFTER DRIFTSRESULTAT FINANS-EKSTRAORD. INNT./UTG 8010 RENTEINNTEKTER 8055 RENTEINNTEKT KUNDEFORDRINGER SUM FINANS- EKSTRAORD. INNT./UTG Veksel inn Veksel ut ÅRSRESULTAT Regnskap 2014: Årsresultatet for 2014 viser et underskudd på ,- noe som er 80344,- under budsjett. Solan Gundersens Vinterleker 2014 gav et vesentlig dårligere resultat enn budsjettert. Restinntekter fra hovedlandsrennet på Savalen 2013 og inntekter fra Sjusjøcup sammen med Tynset i 2014 er ikke ført inn i regnskapet og vil komme inn i Dette utgjør ca kr ,- noe som gjør det reelle underskuddet til ca kr ,- Støtte enkeltutøvere: Vi støtter 50 % av reise og påmeldingsavgift på nasjonale renn. Budsjett 2015: Inntekter: Sponsorinntekter er en viktig post på inntektssiden og ser ut til å bli lik som fir Solan Gundersens Vinterleker er et av hovedprosjektene til skigruppa, ut fra prognoser er inntekter fra arrangementet budsjettert inn med et moderat resultat. Pga lavt aktivitetsnivå er det budsjettert med relativt lave inntekter fra egne arrangement. Det er tatt inn restbeløp fra HL

9 2013 og Sjusjøcup på Savalen Skigruppa må være mer aktiv i forhold til å gjennomføre dugnader i Dugnadsposten innebærer økning av salg av julenek, 2 stk flaskeinnsamlinger, griselotteri, dugnad for Synnøve Finden i tillegg til øvrige dugnader. Utgifter: De største utgiftene er knyttet til anleggsdrift og løypekjøring. Disse er uforandret fra Skigruppa øker årlige overføringer jfr økt stillingsressurs for daglig leder AIL, denne settes til kr ,- for Ordningen med dekning av utgifter til reise og påmelding i forbindelse med større arrangement reduseres. Det settes et tak på totalt ,- som blir forholdsvis fordelt mellom de som leverer reiseregning. Klarer gruppa å skape et overskudd ved årsavslutning kan dette taket økes.

10 10. ANLEGGSUTVIKLING I SANDEGGA OG VIDEREFØRING AV SOLAN GUNDERSENS VINTERLEKER. Sandeggbakken: Anleggsutvalget i Alvdal IL oppnevnte i mai 2012 ei prosjektgruppe for videre utredning anleggsutbygging av Sandeggbakken. Prosjektgruppa bestående av: Jan Sagplass, leder Olav Tellebon, fra anleggsutvalget Øystein Nerby, fra skigruppa Terje Skaret, medlem Prioritert rekkefølge for prosjektgruppas arbeid: - sikkerhet - tekniske løsninger mht å bevare verdier - tekniske løsninger iht behov som blir meldt På årsmøte i skigruppe i 2014 ble vedtatt å videreføre arbeidet med Sandeggbakken med ei gruppe bestående av Stian Hogstad, Bjørn Åsen, Tor Eggestad og Jan Sagplass. Nødvendig vedlikehold ble prioritert og hovedlaget i Alvdal IL bevilget kr ,- for å gjennomføre dette. Det er og bevilget gavemidler fra Sparebanken Hedmark som er øremerket Sandeggbakken. Solan Gundersens Vinterleker: For 2014 ble det bemerket at nøkkelpersoner var vanskelig å oppdrive og disse utfordringene har vist seg enda større i For skigruppa er dette et viktig arrangement økonomisk sett, men det kan være at dugnadsressurser som legges ned kunne vært nyttet på en annen måte. For hoppmiljøet i Alvdal bidrar arrangementet til å skape aktivitet og oppmerksomhet om Sandeggbakken. For lokalsamfunnet gir SGV økt oppmerksomhet og handel av varer og tjenester dog i en begrenset periode. Skigruppas vurdering: Sandeggbakken: Det er satt av penger til og igangsatt arbeid med strengt nødvendig vedlikehold. Det må settes i gang et prosjekt for renovering og

11 utvikling av Sandeggbakken av størrelsesorden som kvalifiserer til tippemidler dersom videre drift skal forsvares. Solan Gundersens Vinterleker: Årsmøtet må ta stilling til om Solan Gundersens Vinterleker skal videreføres i regi av Alvdal IL skigruppa. NSF ønsker tidlig tilbakemelding dersom årsmøtet er negativ til å videreføre SGV, slik at de kan finne evt ny arrangør av tilsvarende arrangement. Dersom det er ønske om at SGV skal videreføres betyr det at arbeidet i Sandeggbakken må prioriteres. 11. STYRESAMMENSETNING I SKIGRUPPA Skigruppa har ikke klart å generere nok aktivitet i sesongen 14/15. Spesielt utvikling og rekruttering av trenere har vært mangelfull. Etter modell av skigruppa i Tynset IF er det ønskelig å utvide skigruppa med et medlem som utnevnes som sportslig ansvarlig. Vedkommende skal lede sportslig utvikling i skigruppa og er ansvarlig for rekruttering og utvikling av trenere i samarbeid med resten av skigruppa. Det forutsettes at sportslig ansvarlig må ha en viss kompetanse for å kunne lede dette. Forslag: Årsmøtet gir styret i skigruppa myndighet til å utpeke midlertidig sportslig ansvarlig som får plass i styret i skigruppa fram til neste ordinære årsmøte. 12. VALG Valgkomiteens sammensetning: Erik Thorsheim, leder på valg i 2015 Vigdis Vestby på valg i 2015 Inge Tannåneset på valg i 2016 Valgkomiteen har følgende til årsmøtet i skigruppa : Frasigelser verv: Til årsmøtet i skigruppa har følgende sagt fra seg sitt verv og stiller ikke til gjenvalg:

12 Øyvind Randen Valgkomiteens forslag til styresammensetning på årsmøtet : Leder Knut Aaeng, leder for ett år (Ny) På valg i 2017 Nestleder Stian Hogstad (Gjenvalg) På valg i 2017 Styremedlem Liv Guri Eggestad På valg i 2016 Styremedlem Marita Bakås Gjersvold På valg i 2016 Styremedlem Hege Berghagen Jonsmoen På valg i 2016 Styrets innstilling til valgkomite frem til neste årsmøte i skigruppa, 2015: Leder Inge Tannåneset På valg i 2016 Medlem Lillian Henningsen På valg i 2017 Medlem Leif Langodden På valg i 2017