Årsrapport ( )

Transkript

1 CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier CERES National Center for Systems and Services for Research and Studies Årsrapport ( ) Årsrapport 2016 fra Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Mål og planer for 2017 for CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier Ephorte: 2017/3607

2 Innhold: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall II.1. Introduksjon til virksomheten II.2. Hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater III.1. Mål for 2016 III.2. Virksomhetsmål 1 III.3. Virksomhetsmål 2 III.4. Virksomhetsmål 3 III.5. Virksomhetsmål 4 III.6. Virksomhetsmål 5 III.7. Aktivitet i Nasjonal klagenemnd og Felles klagenemnd IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av fremtidsutsikter V.1. Arbeidsoppgaver for 2017 for området studieadministrative systemer og tjenester V.2. Arbeidsoppgaver for 2017 for området forskningstjenester V.3. Overordnet risikovurdering V.4. Budsjett for 2017 VI. Årsregnskap Vedlegg: - Sluttrapport for Vitnemålsportalen - Sluttrapport for SO 3.0 2

3 I. Styrets beretning Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble etablert 1. juli I 2015 ble den interne organisasjonsstrukturen etablert og organisasjonen ble samlokalisert i nye lokaler i Fr. Nansens vei 19 i Oslo var derfor det første ordinære driftsåret for FSAT. Kunnskapsdepartementet vedtok samorganisering av FSAT og CRIStin Current Research Information System in Norway i ny virksomhet: CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier fra 1. januar Styret for FSAT har trådt av pr 31. desember På grunn av dette, oversendes vedlagte rapport Kunnskapsdepartementet av direktør for CERES og ikke styret for FSAT. Rapporten er utarbeidet med utgangspunkt i tertialrapportene behandlet i styret for FSAT i 2016 og vedtatt årsplan for FSAT. Året 2016 (lik 2015) var preget av strukturendringer i universitets- og høyskolesektoren i tillegg til økende fokus på effektivisering og gevinstrealisering i UH-sektoren. Strategi for FSAT identifiserer digitalisering og standardisering som strategiske hovedmål og kjerneområdene for virksomheten i tillegg til å være sentrale virkemidler for å oppnå nettopp effektivisering og gevinstrealisering i sektoren. Felles studentsystem (FS) og Samordna opptak (SO) er tjenester som er godt forankret i sektoren og har i flere tiår bidratt til nettopp dette. Tjenestene er unike i verdenssammenheng (ingen andre land har nasjonale felles systemer for opptak, studier og forskning med så rik funksjonalitet) og danner et veldig godt grunnlag for videreutvikling av tilhørende tjenester som fører til ytterligere digitalisering og effektivisering av opptak og studieadministrasjon. Etter at miljøene rundt FS og SO ble samorganisert i FSAT, har virksomheten fått samlet forvaltning og utvikling i en organisasjon. Synergieffekten er synlig allerede i 2016 i form av vellykket implementering av ny søkerportal for søkere til grunnutdanninger. Samorganiseringen bidro til bedre kommunikasjon mellom disse miljøene og sikret ytterligere kompetanseheving for begge miljøer. Sammenslåingen sikret også at FSAT er blitt en robust og slagkraftig organisasjon, som kan påta seg nye oppgaver. Sammenslåingen bidrar til bedre sammenheng i tjenesteproduksjon for universitets- og høyskolesektoren. Institusjonene sikres brukermedvirkning, samt brukertilpassede og rimelige tjenester. FSAT har lykkes i å utføre mesteparten av de vedtatte hovedoppgavene for 2016 og realisere hovedmål for virksomheten. Ressursene som FSAT disponerte i 2016 har vært tilnærmet riktig dimensjonert i forhold til de planlagte oppgavene. Det er viktig å understreke at oppgaveporteføljen til FSAT inkluderer både utvikling av nye tjenester og ny funksjonalitet i felles systemene i UH-sektor og forvaltning og stabil drift av tjenestene. Det er ca. 1/3-del av ressursene i FSAT som brukes for nyutvikling og 2/3-deler som bindes opp av forvaltning og drift. Styret for FSAT har vedtatt følgende strategiske hovedmål for FSAT for : I. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere II. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser III. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder IV. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører V. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. 3

4 Hovedprioriteringene for 2017 inkluderer oppgaver som er videreføring av satsing på effektivisering, standardisering og digitalisering av arbeidsprosesser for studieadministrasjon og opptaksadministrasjon samt funksjonalitet for studenter for administrasjon av egne studier. Utvalgte oppgaver for 2017, vedtatt i styret for FSAT: Videreutvikling av opptakssystemet Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen Videreutvikling av omregningstabeller Effektivisering og digitalisering av henvendelser om forhåndsvurdering av utenlandsk utdanning Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura Emner På Nett med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram Integrasjon mellom FS og andre systemer: Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST GAUS overføring av data for NOKUT Utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering Departementets arbeid med ny struktur i norsk høyere utdanning har gitt FSAT en unik mulighet til å styrke FSATs arbeid med å øke graden av standardisering av fellestjenestene. CERES ser frem til resultatene av Organiseringsprosjektet initiert av konklusjonene i rapporten «Kunnskapssektoren sett utenfra». FSAT er det eneste organet i sektoren som egenutvikler brukertilpassede systemer innen opptak, studieadministrasjon og forskningsinformasjonssystem. Ved å forvalte og utvikle studieadministrative tjenester og systemer for UHsektoren i over 20 år, har FSAT tilegnet seg god kjennskap og unik kompetanse på fellesløsninger med høy grad av standardisering. FSAT er nå en samlet og slagkraftig organisasjon som er godt rigget til å påta seg en samordningsrolle på det studieadministrative området. Grete Christina Lingjærde Direktør, CERES Oslo, 13. mars

5 II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall II.1. Introduksjon til virksomheten Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble opprettet med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd, ved at Samarbeidstiltaket Felles studentsystem, Samordna opptak og Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer ved Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo ble organisert i ett felles tjenestesenter. Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. FSAT forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Tjenestesenteret skal også legge til rette for å gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. De nasjonale fellesløsningene som utvikles av FSAT skal i tillegg bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. Andre oppgaver for virksomheten inkluderer blant annet: - Å utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - Å være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - Å bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. - Å informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høyere utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - Å ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - Å utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - Å administrere og utvikle den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - Å levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer som CRIStin og Datavarehus. - Å utvikle og forvalte den nye tjenesten Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken»). FSAT er organisert i tre fagseksjoner og en stabsenhet: Seksjon for systemforvaltning, Seksjon for systemutvikling og Seksjon for kompetansevurdering. Seksjonene ivaretar følgende ansvar og oppgaver: - Seksjon for systemforvaltning har ansvar for alle oppgaver knyttet til systemspesifisering, brukerstøtte og behandling av data i systemene. Dette omfatter opptaksarbeid, forvaltning av FS, GAUS og RUST, samt avtaleforvaltning på en rekke områder. Seksjonen ivaretar også forvaltning av Datavarehus og STAR. - Seksjon for systemutvikling har ansvar for datamodellering, utvikling, vedlikehold, systemdokumentasjon, driftsdokumentasjon. Seksjonen ivaretar daglig kontakt og kommunikasjon med driftsleverandør samt tjenesteleveranser til CRIStin og ITAR. - Seksjon for kompetansevurdering har ansvar for bl.a. saksbehandling av spesielle søkergrupper i NOM (nasjonal opptaksmodell), vurdering av søknader om generell studiekompetanse fra søkere med utenlandsk utdanning, informasjon om vurdering av utenlandsk utdanning fra videregående skole, utarbeidelse av omregningstabeller, og svarer på henvendelser fra søkere og rådgivere. 5

6 Styret for FSAT bestod av: Leder: Christen Soleim, Universitetet i Bergen, Nestleder: Heidi Adolfsen, UiT Norges arktiske universitet, Gunnar Bendheim, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Marianne Øhrn Johannessen, Universitetet i Agder, Kjetil Solvik, Norges Musikkhøyskole, Hogne Ulla/Kristian Myhre, student oppnevnt av Norsk studentunion, Richard Edvin Borge, representant valgt av og blant de ansatte ved FSAT Vararepresentanter er: 1. varamedlem: Heidrun Hole, Westerdals School of Art, Communication and Technology, 2. varamedlem: Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Vararepresentant valgt av og blant de ansatte: Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo deltok på møtene som observatører med talerett. Felles studentsystem (FS) utvikles av FSAT og er det største studieadministrative systemet for universiteter og statlige høyskoler i Norge. FS er i bruk ved alle universiteter, alle statlige høyskoler underlagt Kunnskapsdepartementet, Politihøyskolen, Forsvarets høyskoler og flere private høyskoler. FS er det studieadministrative systemet som støtter opptaksprosessen i Samordna opptak. For institusjonene er FS et av de mest virksomhetskritiske systemene i sektoren. Studieadministrasjon ved universiteter og høyskoler er et omfattende saksområde, og FS, som skal understøtte disse funksjonene, er et komplekst system. FS skal dekke behovet både for store og små institusjoner, offentlige og private. Det at FS er det største studieadministrative systemet i Norge for universitetene og statlige høyskoler i Norge, gir muligheter for stordrift og like løsninger, samtidig som det må være en klar og tydeligbrukermedvirkning i utviklingen av systemet. Systemet FS består i dag av følgende komponenter: FS saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EpN, Etterutdanningsweb, STAR, Webservice Samordna opptak (SO) er en fellestjeneste for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. I dag koordinerer SO opptaket til 32 universiteter og høgskoler. Hovedprinsippet i det samordnede opptaket er én søknad per person. En søker kan søke ti studier i prioritert rekkefølge. Søkeren får tilbud om studieplass på sitt høyeste prioriterte studieønske hvor søkeren er kvalifisert, og i tillegg når opp i konkurransen om en studieplass. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) er en database med vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge. NVB inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vitnemålene som ligger i NVB brukes hovedsakelig til kontroll og poengberegning i opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak. Register for utestengte studenter (RUST) et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør trygg formidling av vedtak om utestenging. RUST er utviklet av FSAT etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. FSAT har forvaltningsansvar for RUST. Godkjenning av utenlandske studier (GAUS) er en søketjeneste for saksbehandlere som arbeider med godkjenning av utenlandsk utdanning, hvor de kan få innsyn i andre institusjoners behandling og vedtak. 6

7 Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsportalen») er en tjeneste der studenter og andre personer på en enkel måte kan synliggjøre sine resultater (dvs. informasjon om grader og karakterer) for arbeidsgiver, utdanningsinstitusjon og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt. II.2. Hovedtall: Antall årsverk: Ved utgangen av 2016 disponerte FSAT 82,7 årsverk. Antall brukerinstitusjoner av FS: Ved utgangen av 2016 var det 36 brukerinstitusjoner. Antall institusjoner har gått ned fra 51 i 2014 og 40 i 2015 grunnet institusjonssammenslåinger. Antall brukerinstitusjoner i SO: Ved utgangen av 2016 var det 32 universiteter og høgskoler som var med i det samordnede opptaket. Statlig finansiering: For 2016 var det bevilget kr til FSAT. Inntekter fra brukerbetaling, utviklingstjenester og driftsinntekter: kr 7

8 III. Årets aktiviteter og resultater III.1. Mål for 2016: Det er vedtatt følgende overordnede mål for FSAT gjennom Prop. 1 S ( ): Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. Styret for FSAT har utarbeidet og vedtatt følgende overordnede strategiske hovedmål og virksomhetsmål for FSAT: I. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere II. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser III. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder IV. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører V. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. FSAT hadde i 2016 følgende overordnede mål for leveransene av systemer og tjenester (under virksomhetsmål 1): 1. Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi 2. Bidra i fusjonsarbeidet 3. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket 6. Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/ Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning 8. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan a. Produksjonssette saksflytsystem for FS b. Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen c. Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging 9. Ferdigstille Vitnemålsbanken 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB 13. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 8

9 I det følgende gis det status for hovedprioriteringer for Rapportering på hovedprioriteringene er delt inn etter vedtatte strategiske hovedmål (virksomhetsmål). III.2. Virksomhetsmål I: I. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere 1. Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Styret for FSAT vedtok Strategi for FSAT 17. desember Den nye strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, og drive frem innovative løsninger og nyskapning. I tillegg har strategien satt mål om å videreutvikle FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. Det ble i 2016 utarbeidet et tiltaksplan for operasjonalisering av strategien, i form av aksjonspunkter og konkrete tiltak tilordnet hvert strategisk mål. Tiltaksplanen angir konkret hva som skal gjøres og når oppgaven skal utføres. Årsplanarbeidet for neste periode skal ha kontinuerlig fokus på de strategiske målene, og arbeidsoppgavene fremover skal ha tydelig kobling til aksjonspunktene og tiltakene. 2. Bidra i fusjonsarbeidet Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT bistår 17 institusjoner i fusjonsarbeidet (til sammen 6 fusjonsprosjekter). Første gruppe med fusjoner ble ferdigstilt våren I 2016 ble det gjennomført prøvefusjon, fusjon av databaser (februar/mars 2016) og etterarbeid frem til semesterstart Andre gruppe ferdigstilles våren Det ble inngått avtale med institusjonene om bistand fra FSAT om inntil 750 timer pr. fusjon I 2016 startet arbeidet med fusjonene hvor FS-basene fusjoneres i februar/mars Det gjelder - Universitetet i Bergen og Kunst- og designhøgskolen i Bergen - Høgskolen i Sørøst-Norge - Høgskolen på Vestlandet (Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane) - VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova. Denne ble stoppen våren 2016, men blir muligens gjennomført FSAT arrangerte et seminar i Bergen i juni og et seminar i Son i oktober for alle fusjonsdeltakerne. Det var delvis plenumspresentasjoner og delvis egne spor for IT-medarbeidere og egne spor for FSmedarbeidere. 9

10 Det er i løpet av 2016 lagt til rette i basene for formell fusjon fra , hvor ulike FS-baser skal framstå som en institusjon. Videre skal det arbeides fram mot demofusjonen i januar, hvor det foretas en full fusjon i demomiljøet, slik at det er kontroll på tidsbruk, og omkringliggende systemer for prodfusjonen. Produksjonsfusjonen er planlagt for slutten av februar, etter rapportering av høstdata til DBH. 3. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Et av de vedtatte hovedmålene for 2016 var å implementere én enhetlig driftsmodell for alle FS-institusjonene. Pr 2015 var det 3 institusjoner som ikke driftes av FSAT: UiB, NHH og UiO. I 2016 ble drift av FS for UiB ble flyttet til USIT helgen juni. Flytting av FS for NHH ble foretatt helgen oktober. Flyttingen var godt forberedt og testet grundig på forhånd. UiB og NHH gjennomførte god testing av FS og tilhørende integrasjoner i flyttehelgen. Til sammen resulterte dette i så godt som ingen supporthenvendelser etter flyttingen. Etter 9. oktober 2016 er det kun UiO som drifter FS på egenhånd. 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, gjennomførte FSAT en risikovurdering for virksomheten. Risikovurderingen skal deretter følges opp på halvårs basis. I 2016 ble det laget en fremdriftsplan for en samlet risikovurdering av FSAT samt forslag til temaer som risikovurderingen bør inneholde. Planen ble behandlet og vedtatt på styremøte 15. juni. Det ble deretter gjennomført en prosess for identifisering av risikoer i følgende grupper: styret for FSAT, ledergruppen for FSAT, opptaksledere og planleggingsgruppen for FS. Arbeidet med risikovurderingen for systemene og tjenestene fortsetter i Det er i tillegg gjennomført oppdatering av risikovurdering av følgende tjenester: o Opptakssystemet o FS o Studentbevisappen 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Status for fremdrift i henhold til plan: (gult) Kommentar: Arbeidet er påbegynt UHR nedsatte en arbeidsgruppe for utredning av alternative modeller for samordning av masteropptak med det overordnede målet å effektivisere og standardisere masteropptaket for UH-sektor. Styret for FSAT ønsker 10

11 at det samordnete masteropptaket forvaltes og utvikles av FSAT, og satte derfor i gang en utredning av økonomiske konsekvenser forut for oppstart av et samordningsprosjekt. Stortingsmelding om fagskoleutdanning kom i desember og der er det foreslått at det skal igangsettes et felles samordnet opptak til fagskoleutdanning. CERES må i den forbindelse tilrettelegge opptakssystemene, slik at de er generelle og kan fungere for mange typer opptak. Arbeid med å spesifisere hva som må utvikles og hva det krever av ressurser for å kunne kjøre et samordnet masteropptak, har startet. Utviklingsarbeidet har ikke startet pga manglende resursser, men er planlagt å starte i Det har vært avholdt møter med Råd for utdanning i utøvende musikk, hvor de utreder muligheter for et eventuelt samordnet felles opptak til musikkutdanninger. 6. Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 (Se også vedlagt Sluttrapport for prosjektet SO 3.0) Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet er fullført. Ny nettsøknad er en leveranse fra SO 3.0-prosjektet, som ble avsluttet juni Ny nettsøknad ble tatt i bruk 1. februar 2016 for opptaket som gjennomføres i Nettsøknaden gjør det enkelt og oversiktlig for søkerne å søke på opptak og svare på tilbud om opptak til høyere utdanning i Norge. I 2016 var det jobbet med følgende funksjonalitet: Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø: Det ble kontinuerlig arbeidet med å få en fungerende synkronisering gjennom opptaket. Ledige studieplasser: Arbeidet med dette var fullført og testet innen 20. juli, når det ble åpnet. Søknad til forkurs for lærerutdanning: Arbeid med å lage løsning for å kunne søke om forkurs til lærerutdanning. Dette var testet og klart i begynnelsen av juni før påmeldingen åpnet. Dette var det første året med nye opptakssystemer, og det var forbundet med høyere risiko. For å redusere risikoen har arbeidet blitt tett fulgt opp med interne statusmøter hver fjortende dag, og hyppig kontakt med USIT-drift om etablering av driftsmiljø. Det har vært krevende å både å ha nytt system og innføre ordningen med forkurs i matematikk til lærerutdanning. Begge deler har vært store og krevende oppgaver. Innføring av ny nettsøknad har vært vellykket. 7. Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet er gjennomført. 11

12 Opptaket til studieåret 2016/2017 ble gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Den praktiske gjennomføringen innebar noen endringer, siden et nytt opptakssystem (dvs ny nettsøknad) ble tatt i bruk. NOM-opptaket 2016/2017 var krevende for de fleste institusjonene som deltar i det samordnede opptaket. Dette skyldes ny nettsøknad, behandling av elektronisk dokumentasjon fra søkerne og innføring av nye rutiner i saksbehandlingen. Samspillet mellom opptakssystemet og saksbehandlingssystemet var ikke optimalt, og det er implementert nødvendige endringer til opptaket 2017/2018. Seksjon for kompetansevurdering behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, søkere med Steinerskolebakgrunn, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. FSAT behandlet til sammen 5642 søknader opptaksåret 2016/2017. I 2016 var det 3635 søkere med utenlandsk, ikke nordisk, utdanningsbakgrunn, mens tilsvarende tall for 2015 var Antall søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn økte med nesten 1000 fra 2015 til Helt sammenlignbare tall for søkere med norsk bakgrunn var det i 2016 ikke mulig å få fram i og med at søkere med e-vitnemål var inkludert i tallene. Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Tallene for 2016 var slik: Norsk utdanningsbakgrunn Antall søkere 2016 Antall søkere 2015 Norsk utdanning (særskilt vurdering) Steinerskole-bakgrunn Sum norske 2025 inkl evm 1573 uten evm Utenlandsk utdanningsbakgrunn Antall søkere 2016 Antall søkere 2015 Øst-Europa og tidligere Sovjet 1050* 843 Vest-Europa inkl Norden 779** 526 Amerika 399*** 280 Afrika Asia 832**** 550 Oseania Midt-Østen/Tyrkia 187***** 92 EB/IB

13 Uoppgitte/ukjente Sum: utenlandsk utdanning Det har vært en økning i søkere fra de fleste land. Nedenfor følger en oversikt over land der søkningen var ekstra stor. *Bulgaria 27 til 41, Polen 146 til 179, Litauen 138 til 165, Russland 159 til 208, Ukraina 111 til 125. ** Frankrike 108 til 147, Hellas 23 til 39, Nederland 14 til 37, Spania 38 til 77, Tyskland 110 til 160, Sverige 39 til 72. *** USA fra 138 til 176, Canada 26 til 45, Mexico fra 9 til 25. ****Filippinene fra 117 til 195, Vietnam fra 17 til 51, Kina fra 67 til 81, Nepal fra 23 til 50, Iran 86 til 138, Pakistan 53 til 81. ***** Syria fra 20 til 68, Libya fra 5 til 13. Det var færre søkere fra Afrika og Oseania enn i Gjennom hele opptakssesongen tilbyr Seksjon for kompetansevurdering (ASK) veiledning og informasjon til opptaksmedarbeidere ved lærestedene. Dette skjer gjennom henvendelser på e-post og telefon. I forkant av opptaket deltok ansatte fra Seksjon for kompetansevurdering på regionalseminarer for saksbehandlere i Vestlandsregionen, Nord-Norge og Sør-/Øst-Norge. Seksjonens ansatte holdt kurs for nybegynnere i opptaksarbeid, informerte om saksbehandling av utenlandske søkere herunder nordiske og gav veiledning om arbeid med særskilt vurdering. I forkant av NOM-opptaket var det møter i de nasjonale utvalgene (Omregningsutvalget, Nordenutvalget, Brukerstøtteutvalget, Dispensasjonsutvalget) for å avklare problemstillinger og saksbehandlingspraksis i det kommende opptaket. Informasjon og veiledning til bruk av saksbehandlerne i sektoren utarbeides og publiseres i Boka vår og Vurderingshåndbøkene. Forhåndsvurdering Hvert år foretar FSAT en vurdering av innvandreres og flyktningers utdanningsdokumentasjon utenom opptaket til høyere utdanning. Disse henvendelsene har økt fra år til år, og ligger nå på ca 700 saker i året. Det legges ned et omfattende arbeid i disse vurderingene. Arbeidet med å effektivisere og digitalisere både søknads- og saksbehandlingsprosessen startet opp i 2016 og vil fortsette i Opptaket til studieåret 2016/2017 har blitt gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Sentrale tall: Antall tilbud gitt i hovedopptaket Antall JA-svar mottatt i hovedopptaket Antall tilbud gitt i suppleringsopptaket Antall JA-svar mottatt i suppleringsopptaket Antall tilbud gitt totalt frem til 21. aug. (inkl. ledige studieplasser) tallene er fra tilbud til studieplasser tilbud til studieplasser tilbud til studieplasser 13

14 Ledige studieplasser: Antall registrerte søkere ved sesongslutt til ledige studieplasser ift studieønsker Antall søkere som ikke søkte ordinært innen 15. april Antall tilbud på ledige studieplasser gitt per dato søkere med totalt studieønsker 7918 søkere med totalt studieønsker Antall JA-svar per dato søkere med totalt studieønsker Hovedopptaket har blitt gjennomført i henhold til planen. Suppleringsopptaket ble gjennomført med to avvik. Avvikene ble behandlet på styremøte i FSATs styre 21. september Det har blitt gjennomført et oppsummeringsseminar, invitert institusjonene til å sende inn tilbakemeldinger og endringsønsker til senere opptak og flere interne evalueringsmøter for blant annet å få oversikt over hva som bør endres til opptaket Opptaket har blitt gjennomført i henhold til planen. 8. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan a. Produksjonssette saksflytsystem for FS b. Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen c. Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging Status for fremdrift i henhold til plan: Forvalte FS (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Status for saksflytsystem (gult) Kommentar: Frem til integrasjon mellom arkivsystem og FS er på plass, vil ikke alle institusjoner kunne fult ut utnytte systemet Status for arbeidsprosesser knyttet til eksamen og sensur (gult) Kommentar: Funksjonalitet for å be om begrunnelse og klage i Studentweb er planlagt i Denne arbeidsprosessen er knyttet til saksflytsystemet, og avhenger av integrasjon med arkiv. Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2016 ble en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilt og produksjonssatt. Dette omfatter Fagpersonweb, Søknadsweb, Saksflytsystem, STAR for FS samt Feide Connect og integrasjon med TimeEdit og kortsystemer. Det ble gjennomført videreutvikling av Studentweb. Det ble arbeidet kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. 14

15 Nye oppgaver inkluderte bl.a. utvikling av ny versjon av EpN og EVUweb. Det ble jobbet med planlagt modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen og integrasjon med Folkeregisteret. Produksjonssette saksflytsystem for FS FSATs bidrag til effektivisering, standardisering og digitalisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UHsektoren inkluderer produksjonssetting av saksflytsystem for FS. Systemet er en «søm» mellom FS og de institusjonelle arkiv- og saksbehandlingssystemer, og vil særlig bidra til å lette arbeidet med godkjenning og innpassing av ekstern utdanning. Det er gjennomført en analyse av gevinstrealisering for systemet. Systemet sørger for betydelige kostnadsbesparelser og økt datakvalitet som følge av desentral datafangst. Institusjoner som bruker Ephorte vil ikke kunne utnytte dette systemet fullt ut før integrasjon mellom Ephorte og FS er virksom. I 2015 ble kravspesifisering av saksflytsystem initiert, bl. a. som del av Fagpersonweb. Utviklingsarbeidet startet i Det arbeides videre med integrasjon mellom FS og Public 360. Universitetene planlegger å kjøpe inn et nytt arkivsystem som skal erstatte dagens Ephorte. Til dette er det nedsatt en prosjektgruppe. Frem til integrasjon mellom arkivsystem og FS er på plass, vil ikke alle institusjoner kunne fult ut utnytte systemet. Prosjektet er i gang, Datamodellen og funksjonalitet diskuteres med utviklere i CERES, en utviklingsdatabase for testing er bestilt. Integrasjon med Folkeregisteret og Kontakt og reservasjonsregisteret I 2016 ble det inngått avtale om tilknytning til Folkeregisteret. Det ble laget integrasjoner for å kunne hente opplysninger fra Folkeregisteret for FS-basen, Studentweb og Søknadsweb. Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Studentbevisappen Studentweb: Utrulling av Studentweb ble ferdigstilt i 1. Tertial. Gammel versjon av Studentweb er tatt ut av produksjon. Det ble i 2016 arbeidet med ny modul for begrunnelser og klager i forbindelse med eksamen. Ny versjon av Studentweb ble lagt ut i februar Våren 2017 skal det jobbes videre med å utvide funksjonaliteten i modulen, slik at begrunnelser på sensur kan behandles helt elektronisk, og studenten kan få presentert begrunnelsen fra sensorene på Studentweb. Arbeidet med den nye søknadsmodulen i Studentweb, hvor studenter kan søke om innpassing av ekstern utdanning, ble ferdigstilt i februar. Modulen blir lagt ut med neste versjon, planlagt i april Søknadsweb: Ny Søknadsweb er i 2016 tatt i bruk ved alle institusjoner, og den gamle applikasjonen er tatt ut av produksjon. Ny versjon ble ferdigstilt, med kopling mot Kontakt- og reservasjonsregisteret, EMREX og ID-porten. Samt noen andre nye funksjoner som har vært ønsket. Studentbevisappen: FSAT inngikk avtale med Computas i 2016 for videreutvikling av Studentbevisappen. Ny versjon av denne appen har fått en arkitektur enn den opprinnelige, og baseres på innlogging via den nye Dataporten-tjenesten. Appen 15

16 ble også utviklet for Windows phone. Ny versjon var klar i slutten av juni og ble deretter testet. Den ble lagt ut 8. august. Antall unike pålogginger fra 8. august til 2. september er Etter at ny versjon (v.2.0) av appen ble lansert 8. august 2016 har det kun blitt gjort småjusteringer i appen; det ble lagt til nynorsk språkpakke og autooppdatering av appen ukentlig. Den gamle serveren, som ble benyttet i versjon 1 av appen, ble stengt den 24. oktober. Versjon 1 av appen ble med det faset helt ut. Det videre arbeidet (fra Computas sin side) vil dreie seg om utbedrede rapportmuligheter (særlig på institusjonsnivå), å endre strekkodetype og sette inn visning av datoer i appen for når semesterkvittering er gyldig. Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging Det arbeides kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: oppgaveproduksjon, tilrettelegging, sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. Hele prosessen for vurdering skal digitaliseres. Fagpersonweb skal utvides til også å kunne brukes til sensurregistrering. Det vil gi en stor gevinst administrativt, da det vil fjerne dobbeltregistrering av sensur og dermed redusere risiko for feilregistrering. I 2016 ble det arbeidet med søknadsmodul i Studentweb. Dette er en modul hvor en student kan søke om innpassing av ekstern utdanning. Det ble nedsatt en ekspertgruppe for digital vurdering, og de har hatt ett møte. Andre moduler og applikasjoner: Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. FS: Det er klargjort for rapportering for campus til DBH. Fagpersonweb: Ny versjon av Fagpersonweb ble utviklet i løpet av tredje tertial Fagpersonweb ble flyttet til en nyere teknisk plattform. Ny versjon av Fagpersonweb på ny plattform ble lagt ut til test i midten av november, og produksjonssatt rett over nyttår. Eksisterende funksjonalitet i applikasjonen er forbedret og skrevet om til ny plattform, men noe utvikling må påregnes også i 2017 for å ferdigstille arbeidet med oppmøtemodulen, samt komplettering av noe funksjonalitet fra den gamle applikasjonen, før arbeidet med sensurmodulen påbegynnes. RUST: Det er startet en gjennomgang sammen med UiO om å forbedre funksjonalitet i RUST/FS. Forbedring av funksjonalitet i RUST/FS er under arbeid. Videre utvikling vil bl.a fokusere på datavarehus med tanke på å få statistikk fra RUST. Integrasjoner - FSWS: Ferdigstilt ny løsning for integrasjon av studentstatus til Lånekassen (i test), påbegynt arbeid med integrasjon mot Canvas, utbedring og nyutvikling av integrasjon for Digital eksamen, påbegynt prosjekt for nytt FS-api/ny BAS, vedlikehold og videreutvikling av en rekke andre tjenester. 16

17 FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper: FS-Planleggingsgruppen avholdt 5 møter i 2015 I 2016 jobbet gruppen med følgende saker: Program for FS-Kontaktforum april Program for FS-Kontaktforum november Program for FS-Brukerforum mars 2017 Høringssak om program- og emneinformasjon i Vitnemålsportalen Arbeidet med felleskoder Risikovurdering av FSAT Forsøksprosjekt med webinarer som kursform Brukermedvirkning: Planleggingsgruppen og ekspertgrupper Utveksling av person- og studentdata Arbeidsoppgaver 2017 Gevinstrealisering Prosjektgruppe for ROMS Beregning av strykprosent Ekspertgruppe for STAR Behov for campusfunksjonalitet i FS Forslag til kursplan for høsten 2016 Resultatutveksling knyttet til opptak Semesterkvitteringer Emnekombinasjon samlebilde Omskriving av BAS Merking av geografisk sted i FS Registrering av UNIS-emner Høringssvar om bruk av fellesgrader Fusjoner og registrering av eksterne studier Ekspertgruppe for Undervisningsmodulen UNIS og registrering av eksternstudium I 2016 ble det avholdt møter i følgende ekspertgrupper: Ekspertgruppe for Studentweb (to møter), Ekspertgruppe for Undervisningsmodulen (fire møter), Ekspertgruppe for Vurderingsgruppen (ett møte), Ekspertgruppe for Doktorgradsgruppen (ett møte), Ekspertgruppe for Digital vurdering (ett møte). FS-kontaktforum: Seminar for alle FS-kontaktpersoner ble gjennomført april i København og november i Kiel. Temaer var i tillegg til nytt om FS, brukermedvirkning, STAR og Tableau, nytt digitaliseringsrundskriv, personverndirektiv og behandling av personopplysninger i FS. Kontakt med andre aktører. Som en del av forvalting og utvikling av FS med tilhørende applikasjoner og tilgrensende systemer, har FSAT jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. Undervisningsmodulen: Datamodellen for den nyskrevne modulen er ferdig, og nødvendige kodetabeller er oppdatert. Det jobbes med å lage ferdig sentrale skjermbilder i modulen, slik at den kan legges ut til test i løpet av Campus: Det ble i 2016 utviklet tilpasninger for campusfunksjonalitet i FS. Arbeidet med testing fortsetter i Rapporteringen har startet. 9. Ferdigstille Vitnemålsportalen (Se også vedlagte Sluttrapport for Vitnemålsportalen) Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. 17

18 Utvikling av en vitnemålsbank gir en stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurttjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Prosjektet ble påbegynt i 2015 og en første versjon av tjenesten for UH-sektor ble utviklet i En versjon av vitnemålsportalen ble produksjonssatt som del av EMREX-nettverket i januar 2016, med funksjonalitet for kun aktive studenter, for deling av resultater med andre utdanningsinstitusjoner. Det ble deretter jobbet med å ferdigstille løsningen for deling av resultater via lenke, samt nødvendig funksjonalitet for Vitnemålsportalen, slik som oversettelser til nynorsk og engelsk, mulighet til å generere signert PDF av delte resultater, henting av navn fra Folkeregisteret, layout/design m.m. Det har også blitt jobbet med ytelsestesting, brukertesting, ferdigstilling av produksjonsmiljøet for tjenesten, samt lagring av statistiske data. Det har blitt arrangert to workshops for leverandører av rekrutteringssystemer for integrering med vitnemålsportalen. Arbeidet med å få andre utdanningsinstitusjoner, slik Handelshøyskolen BI, fagskoler og Folkeuniversitetet, til å levere data til Vitnemålsportalen har også blitt påbegynt. Videre har tjenesten blitt presentert for en rekke aktører slik som Difi, Arbeids- og velferdsdirektoratet, NOKUT og Helsedirektoratet for å nevne noen, samt på konferanser som NOKIOS og Sikkerhetskonferansen. Vitnemålsportalen ble produksjonssatt Grunnet ønske fra departementet om å få lagt inn informasjon i institusjonenes FS-baser om resultater oppnådd ved fusjonerte institusjoner, vil pressemeldig først bli sendt ut når disse dataene er på plass og Vitnemålsportalen kan fremvise informasjonen på en hensiktsmessig måte (trolig april/mai). Det videre arbeidet omtales i sluttrapporten. 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Statistikk, analyse og rapporter Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Rådgivende gruppe for STAR-prosjektet leverte sin anbefaling av videreføring av arbeidet med datavarehus for studiedata i januar I andre kvartal av 2016 ble ekspertgruppen for STAR formelt opprettet. Basert på tilbakemeldingene fra institusjonene om behovet for antall brukere på Tableau, har FSAT vært i dialog med vår leverandør om ny lisensmodell. FSAT har utarbeidet en ny modell som sikrer at institusjonene kan ha så mange brukere på Tableau server som de har behov for. Dette vil gjøre det mye enklere for institusjonene og ta Tableau i bruk i hele organisasjonen. Gruppen har hatt to møter i Gruppen jobbet med å ferdigstille nye STAR-rapporter, blant annet innenfor internmobilitet og opptak. Gruppen jobbet også med rapporter og datakilder knyttet til FS-siten. Institusjonene har nå mulighet til å gi sine ansatt tilgang til STAR-rapportene og det er implementert ved flere institusjoner. 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 9,4 årsverk. 18

19 CRIStin For CRIStin 2.0-prosjektet har det blitt jobbet med andre versjon av APIet for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret. 2. fase av integrasjonsprosjektet med SPREK er godt i gang og det jobbes med endringer og utvidelser av APIet, samt tilpasning av webapplikasjonen for prosjekter for å støtte nye krav. En ny versjon av webapplikasjonen er klar for produksjon. Løpende oppgaver har vært vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon. ITAR Løpende oppgaver har vært drift av importtjenesten og import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus). Datavarehus for økonomi ved UiO og UiB I 2016 er det avholdt fire styringsgruppemøter i datavarehusprosjektet for økonomi. Hovedfokus for styringsgruppen er innføringen av Tableau for økonomimedarbeidere ved Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen(UiB). Prosjektet er organisert med prosjektleder fra FSAT og delprosjektledere fra UiO og UiB. Prosjektet har sluttdato våren FSAT har i tillegg fulgt opp alminnelig drift av datavarehusløsningen slik det følger av avtalen med UiO og UiB. Driften oppfattes som stabil og velfungerende. UiO og UiB har kommet med endringsønsker og disse er blitt løst fortløpende. 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. I 2016 har FSAT vedlikeholdt de eksisterende dokumentene og initiert arbeid med omskriving av systemet til nytt teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Det har i 2016 kommet to nye ansatte og det har blitt avholdt et internt seminar for å gjennomgå systemet og planlegge videre arbeid. Det har blitt opprettet et eget utviklingsteam for NVB og de starter med arbeidet 1. januar Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det ble i 2016 jobbet med å videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. Det ble laget et myndighetskart for FSAT. Arbeidet med roller og ansvar i organisasjonen fortsetter i

20 III.3. Virksomhetsmål II: II. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser Det er store samfunnsmessige gevinster ved økt digitalisering i offentlige virksomheter og bedre samhandling mellom IKT-systemer i offentlig forvaltning. UH-sektor i Norge har benyttet seg av nasjonale felles systemer for studieadministrative oppgaver og for oppgaver knyttet til opptak i over 20 år. Mye av den studieadministrative saksbehandlingen er digitalisert ved at saksbehandling foretas i Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner. Det er allikevel et kontinuerlig behov for videreutvikling av systemene og tjenestene samt samordning og digitalisering av hele prosesser (som for eksempel digital eksamen eller godkjenning eller innpassing av ekstern eller utenlandsk utdanning). Det er i tillegg viktig at eksisterende IKT-plattformer moderniseres kontinuerlig slik at de ikke oppstår etterslep eller teknisk gjeld. Produktivitetskommisjonsrapport (NOU 2016: Ved et vendepunkt: Fra ressursøkonomi til kunnskapsøkonomi) trekker frem utfordringer knyttet til digitalisering: manglende forståelse av digitalisering som strategisk virkemiddel for fornying og effektivisering, manglende forankring på ledernivå, mangelfull organisatorisk implementering og svakheter i realisering av gevinster. For å lykkes er det avgjørende at lederne har god strategisk forståelse av at digitalisering er en av de viktigste drivkreftene for forvaltningsutvikling og effektivisering. Det er derfor avgjørende at FSAT/CERES har god dialog med kontaktpersoner og representanter for ulike nivåer i UH-sektor for å sikre både brukermedvirkning i utviklingsprosessen og vellykket og hensiktsmessig implementering av nye systemer og applikasjoner som FSAT/CERES utvikler. I 2016 har FSAT arbeidet med følgende tiltak for standardisering og digitalisering (utvalgte tiltak): o Siste fase og implementering av Digital eksamen o Utvikling av Vitnemålsportalen o Utvikling av integrasjonsløsninger, styrking av bruk av dataporten i FSATs løsninger o Videreutvikling av integrasjonen med Lånekassens systemer o Implementering av løsning for å gjøre styringsdata tilgjengelige i egne grensesnitt o Standardisering og forenkling av løsninger for kompetansevurdering av utenlandsk utdanning I tillegg til det nasjonale arbeidet har FSAT vært en av pådrivere og har deltatt i det Europeiske samarbeidet rundt resultatutveksling på tvers av landegrenser. FSAT har ledet utvalgte arbeidspakker (Work packages) i to Erasmus+ prosjekter: EMREX og Erasmus without paper (EWP). EMREX er en internasjonal tjeneste som gir studenter og søkere mulighet til elektronisk å overføre sine studieresultater fra høyere utdanning mellom ulike studiesteder i Europa. EMREX vil blant annet være nyttig for følgende grupper: utenlandske personer som søker på høyere utdanning i Norge norske personer som søker på høyere utdanning i utlandet studenter som har vært på utvekslingsopphold studiesteder som har søkere med høyere utdanning fra andre land studiesteder som har studenter som har vært på utvekslingsopphold EMREX utvikles med mål om å bidra til internasjonalisering av høyere utdanning, økt studentmobilitet og økt kvalitetssikring av resultatinformasjon. 20

21 III.4. Virksomhetsmål III: III. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder Universitets- og høyskolesektoren i Norge er i rask endring. Analyser og kartlegginger av det fremtidige behovet for studieplasser viser behov for økt kapasitet. Høyere utdanning har på kort tid blir en global vare, med raskt økende grad av internasjonalisering av utdanningstilbud. Sektoren er i tillegg i endring som følge av rask utvikling innen IKT og andre teknologier. UH-sektor spiller derfor en viktig rolle ved å etterspørre innovasjon for å møte disse utfordringene. UH-sektoren er like mye pådriver som bruker av innovasjon. Regjeringen har satt tre overordnede mål for forskning og høyere utdanning (Meld. St. 7 Langtidsplan for forskning og høyere utdanning ): - Styrket konkurransekraft og innovasjonsevne - Løse store samfunnsutfordringer - Utvikle fagmiljøer av fremragende kvalitet Regjeringen trekker i tillegg frem informasjons- og kommunikasjonsteknologi som en av de tre muliggjørende teknologiene der innsatsen vil trappes opp. Den samfunnsøkonomiske gevinsten ved hjelp av bedre IKT-løsninger og brukerdrevet innovasjon er stor. FSAT har kontinuerlig fokus på å drive frem innovative løsninger innen sine tjenesteområder gjennom følgende aktiviteter: Deltakelse i det internasjonale samarbeidet for å få og spre kunnskap om utviklingstrekk: o Deltakelse i Nordforum-nettverket o Deltakelse i International Association of Admissions Organisations (IAAO) o Deltakelse i de nordiske opptaksorganisasjonene årlige møter o Presentasjoner av FSATs tjenester på EUNIS og på SUHS-konferansene. o Deltakelse i EU-prosjektene: EMREX, Erasmus without Paper o Deltakelse på internasjonale konferanser og kurs o Deltakelse i innovasjonsforum FedEx-delivery -initiativet: FSAT arbeider med å tilrettelegge for at ansatte kan arbeide innovativt og prøve ut ny teknologi. Tiltaket FedEx delivery gjennomføres årlig ved FSAT. Aktiviteten innebærer at utviklere I FSAT gis 24 timer for å utvikle og presentere en ny tjeneste eller funksjonalitet. Aktiviteten inviterer til kreativitet og fremmer selvutvikling. III.5. Virksomhetsmål IV: IV. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører Brukerstyrt utvikling og brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av systemene og tjenestene har vært et viktig suksesskriterium som sikret utbredelse og utstrakt bruk i UH-sektor. For å bevare den gode dialogen, nærhet til det nasjonale nettverket og sikre tilfang av ressurser (fagmiljø og infrastruktur) ble driften av disse fellesløsningene lagt til en brukerinstitusjon. Dette unike utgangspunktet har gitt FSAT gode forutsetninger for dialog med UH-sektoren. Tett dialog med sektoren sikrer både brukermedvirkning 21

22 i utviklingsprosessen og hensiktsmessig implementering og gevinstrealisering etter at tjenestene er tatt i bruk. God dialog med sektoren og andre aktører sikrer også hensiktsmessig fordeling av oppgaver samt at man unngå dublering av oppgaver og ressurser. FSAT har i 2016 arbeidet for å videreutvikle strategisk samarbeid med sektoren og andre aktører gjennom følgende aktiviteter: o o o Gjennomgang av eksisterende samarbeidsfora og møteplasser med hensikt å styre brukermedvirkning fra institusjonene, opprettelse av ny modell for brukermedvirkning. Etablering og samarbeid i ekspertgruppen for STAR Statistikk, analyse og rapporter der NSD er også representert. Dialogmøte med U5-initiativet, NSD og NOKUT med tema statistikk og analyse. III.6. Virksomhetsmål V: V. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. FSATs fagmiljø innehar variert spesialistkompetanse innenfor systemutvikling, systemforvaltning og kompetansevurdering av utenlandsk utdanning. Kompetansen er bygget over tid og styrket og videreutviklet takket være synergieffekten som kom med sammenslåing av miljøene i Samordna opptak, Felles studentsystem og USITs Seksjon for utvikling av nasjonale systemer. I 2016 har vi sett full effekt av sammenslåingsprosessen i form av hevet kompetanse, styrket og mer effektiv dialog, mer innsikt og forståelse for hverandres områder (dvs. systemutvikling, systemforvaltning og saksbehandling). FSAT har i 2016 arbeidet med følgende tiltak og aktiviteter for å styrke måloppnåelsen innenfor dette virksomhetsmålet: o Arbeid med rutiner for kommunikasjon, både horisontalt og vertikalt o Videreutvikling av interne rutinebeskrivelser for FSAT o Styrking av intern kommunikasjon ved hjelp av videreutvikling av intern møtestruktur, fellesseminar og nyhetsbrev. o Oppstart av prosess for å utvikle lønnspolitikk for FSAT o Tilrettelegging for kompetansedeling og økt faglig samarbeid Som en del av dette arbeidet samt strategiarbeidet for virksomheten ble det i april 2016 gjennomført personalseminar for alle ansatte i FSAT og CRISTIN. Fellesseminaret ble holdt i Gdansk og styrket i tillegg arbeidsmiljøet i begge virksomhetene. FSAT har merket seg regjeringens mål om økning av antall lærlinger i statsforvaltningen og har i 2016 startet prosess for å bli godkjent lærebedrift for kontor- og administrasjonsfag. Prosessen med å ansette en lærling i FSATs/CERES Seksjon for stab og støtte for perioden høst 2017-vår2019 er igangsatt og fortsetter våren

23 III.7. Aktivitet i Nasjonal klagenemnd og Felles klagenemnd Nasjonal klagenemnd FSAT har sekretærfunksjonen for Nasjonal klagenemnd for opptakssaker. I 2016 behandlet klagenemnda 118 saker. I det nasjonale samordnede opptaket er det få klagesaker tatt i betraktning det store antallet søknader om opptak som behandles ved lærestedene og i Samordna opptak. Klagenemnda opprettholdt vedtaket i 109 av sakene. I tre saker fikk klager helt eller delvis medhold og vedtaket ble opphevet. Fem saker ble avvist og en sak falt bort. Til sammenlikning behandlet Nasjonal klagenemnd 85 saker i Felles klagenemd FSAT har sekretariatsfunksjonen for Felles klagenemnd. Felles klagenemnd behandler klagesaker på vedtak fattet i medhold av lov om universiteter og høyskoler (uhl.) 4-7 til Fra og med 1. juni 2015 fikk Felles klagenemnd også ansvaret for å behandle klager på avgjørelser fattet av universitet eller høyskoler etter offentliglova. Studentsakene: FSAT har sekretariatsfunksjonen for Felles klagenemnd. Felles klagenemnd behandler klager på vedtak fattet i medhold av lov om universiteter og høyskoler (uhl.) 4-7 til Dette er i hovedsak saker hvor det er fattet vedtak om utestengelse på bakgrunn av eksamensfusk, merknad på politiattest og uskikkethet. I tillegg har Felles klagenemnd ansvaret for å behandle klager på avgjørelser fattet av universitet eller høyskoler etter offentliglova, altså innsynssaker. I løpet av 2016 fattet Felles klagenemnd vedtak i 71 saker etter universitets- og høyskoleloven. 64 av sakene gjaldt annullering av eksamen og utestengelse på bakgrunn av fusk i forbindelse med eksamen. En sak gjaldt bruk av forfalsket dokumentasjon i forbindelse med opptak, tre saker gjaldt tvil vedrørende studentenes skikkethet og tre saker dreide seg om studenter som hadde merknad på politiattesten. Underinstansens vedtak ble stadfestet i 62 av sakene. I en sak endret nemnda utestengelsesperioden fra to til ett semester og i seks saker ble vedtaket i sin helhet opphevet. Sakstype Fusk - uhl. 4-7 (1) bokstav b og/eller uhl. 4-8 (3) Dokumentfalsk uhl. 4-7 (1) bokstav a og/eller uhl. 4-8 (3) Antall 64 1 Merknader på politiattest - uhl Skikkethet - uhl Innsynssaker offl. 27 Innsynssakene: I 2016 behandlet Felles klagenemnd 27 saker som gjaldt klager på institusjonenes avgjørelser om innsyn. Tabellen under er en oversikt over utfall i disse innsynssakene. 23

24 Resultat Antall saker (27 totalt) Klagen ble gitt medhold 9 Klagen ble gitt delvis medhold 9 Klagen ble avslått 8 Klagen ble avvist 0 Klagen ble videresendt til KD 1 I de sakene hvor klagen ble gitt fullt eller delvis medhold, ble det også gitt fullt eller delvis innsyn i de aktuelle opplysningene eller dokumentet. I flere av disse sakene fant nemnda at det kunne gis innsyn i dokumenter som inneholdt taushetsbelagte opplysninger, dersom opplysningene ble anonymisert. I andre saker fant nemnda at hensynet til meroffentlighet veide mer enn de hensyn som begrunnet unntaksbestemmelsen. I noen saker fant nemnda at det ikke var grunnlag for anvende den påberopte unntaksbestemmelsen i utgangspunktet. I de sakene hvor klagen ble avslått, kom nemnda enten til at opplysningene var taushetsbelagte og innsyn innebar en koblingsfare, eller at hensynene bak unntaksbestemmelsen gjorde seg gjeldende og at de veide mer enn hensynet til meroffentlighet. Det var én sak som ble oversendt til Kunnskapsdepartementet, med en forespørsel om at departementet vurderte å behandle denne saken selv. Nemndas vurdering var at dette var en sak av prinsipiell karakter, og at den reiste vanskelige problemstillinger. Forespørselen ble etterkommet av departementet. 24

25 IV. Styring og kontroll i virksomheten Det er laget funksjons- og bemanningsplan for virksomheten. I den sammenheng ble det også utarbeidet et ansvars- og mydighetskart for FSATs organisasjonsmodell. Tjenestesenteret består av fire seksjoner. Seksjonsledere rapporterer til direktør for FSAT. FSAT er opprettet med hjemmel i universitets- og høyskolelovens 1-4 (4). Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT følger dermed UiOs retningslinjer for personalforvaltning, HMS og anskaffelser. FSAT kjøpte i årsverk fra UiO til områder HR og økonomi. Styret for FSAT har utarbeidet en stillingsinstruks for direktør for FSAT. I 2016 ble det foretatt en halvårig vurdering av styrets og direktørens arbeid. Deretter foretas det en årlig evaluering. Evalueringen har en metodisk struktur. FSAT holder halvårlige kontaktmøter med sikkerhetssjefen og juridisk rådgiver innen personvern ved Universitetet i Oslo. På møtene gjennomgås status for utvikling av FSATs systemer og tjenester og status for gjennomføring av risikoanalyser for de ulike forvaltningsområdene. Vurdering av behandlingsgrunnlag i henhold til Personopplysningsloven kan diskuteres ved behov. Direktør for FSAT rapporterer status for den faglige aktiviteten til FSATs styret hvert tertial. I 2016 er det innført flere effektiviseringstiltak for det interne arbeidet ved virksomheten: o Videreutvikling av rutiner for håndtering av henvendelser fra andre leverandører av tjenester o Digitalisering av interne arbeidsprosesser for kompetansevurdering av utenlandsk utdanning o Videreutvikling av opplæringsplaner for nyansatte for de ulike virksomhetsområder o Etablering av fora for kompetansedeling o Rotasjon av oppgaver og ansvarsområder o Etablering av ordning med prosjektledere der dette ikke er implementert 25

26 V. Vurdering av fremtidsutsikter V.1. Arbeidsoppgaver for 2017 (Området: studieadministrative systemer og tjenester inkl. opptak) Dette kapitlet gir oversikt over oppgaver vedtatt for FSAT for I framstillingen skilles det mellom løpende drift og forvaltning og videreutviklingen og nye oppgaver. Hovedfokus i dokumentet legges på oversikt og beskrivelse av videreutvikling og nye oppgaver. Beskrivelse av oppgaver inneholder kort omtale av gevinster som oppnås ved institusjonene når de nye tjenestene er tatt i bruk. Oppgavene knyttes også til de strategiske målene vedtatt forfsat. Det er vedtatt følgende overordnede mål for FSAT gjennom Prop. 1 S ( ): Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. FSAT har følgende faste, løpende oppgaver: Forvaltning og utvikling av fagsystemer: - FS med tilhørende applikasjoner: Søknadsweb, Studentweb, EpN, EVUweb, Fagpersonweb, Nomination - GAUS - RUST - SO - NVB - Vitnemålsportalen Dokumentasjon, statistikk og analyse - Datavarehus for studiedata (STAR) - Nasjonal opptaksstatistikk Samordning, koordinering, støtte og veiledning - Gjennomføring av opptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler - Gjennomføring av kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Regelverksforvaltning - Forvaltning av opptaksforskriften Gi råd og bistå Kunnskapsdepartementet innenfor FSATs tjenesteområder Sekretariatsfunksjon - Felles klagenemnd - Nasjonal klagenemnd 26

27 Strategiske hovedmål, vedtatt for FSAT I. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere II. III. IV. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører V. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. Oppgaver i 2017: Vedlikehold og drift av systemer FSAT har ansvar for løpende vedlikehold og drift av følgende systemer: Tjeneste/system FS løpende drift, forvaltning og brukerstøtte GAUS RUST SO løpende drift, forvaltning og brukerstøtte NVB Karakter- og vitnemålsportalen Datavarehus for studiedata (STAR) og økonomidata (DV-prosjektet) CRIStin ITAR Totalt antall årsverk for drift: 36,15 Oppgaver i 2017: Ny funksjonalitet/ nye applikasjoner Oversikt over nye oppgaver for FSAT i 2017 er utarbeidet basert på innspill fra brukere, utdanningsinstitusjoner, FS-planleggingsgruppe, ekspertgrupper og studiedirektørmøtet. Ny funksjonalitet/ nye applikasjoner 1. Digital eksamen: tilrettelegging for sensur, begrunnelse og klage i Studentweb 2. Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse 3. Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura 4. EPN med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram 5. Evuweb nyskriving i nytt utviklingsverktøy 6. Utvidelse av Fagpersonweb: registrering av sensur 7. Integrasjon mellom FS og andre systemer: Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet 8. Videreutvikle Studentbevis-app 9. Learning agreement for inn- og utreisende: utvikling 10. Nomination Nytt brukergrensesnitt 27

28 11. SO systemene 12. Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen 13. Doktorgradsopptak i Søknadsweb utvikling 14. Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker 15. NVB omskriving i nytt utviklingsverktøy 16. RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST 17. GAUS overføring av data for NOKUT 18. Karakter- og vitnemålsportalen produksjonssetting 19. Datavarehus STAR utvikling av nye rapporter 20. ROMS produksjonssette saksflytsystem 21. EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner. Finansiert av EU. 22. Erasmus without paper. Finansiert av EU. 23. eid: utvikle og tilrettelegge 24. Dataporten: produksjonssetting 25. CRIStin nyutvikling ihht avtale Totalt antall årsverk for videreutvikling og nye oppgaver: 27,3 Andre oppgaver i Utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering 27. Bidra i fusjonsarbeidet 28. Videreutvikle modell for brukermedvirkning 29. Styrke samarbeid med DBH, UNINETT og NOKUT 30. Initiere og delta i internasjonalt samarbeid 31. Digitalisere og effektivisering av saksbehandling av vurderingssaker 32. Øke saksbehandlingskapasitet innen opptak og videreutvikling av forvaltningskompetanse 33. Digitalisering og wikiløsning «Boka vår» 34. Digitalisering og wikiløsning «Vurderingshåndbøkene» 35. Utvikling av opplæring/kurstilbud til lærestedene 36. Utvikling av opplæring/kurs til eksterne samarbeidspartnere 37. Videreutvikling av omregningstabeller 38. Effektivisering av saksbehandling i opptaket - nettsøknaden SO3.1 og FS 39. Utredning av en løsning for samling av kompetanse og oppgaver, saksbehandling av utvalgte søkergrupper 40. Sekretariat for Nasjonal klagenemnd digitalisere arbeidet 41. Videreføre arbeidet med implementering av ny strategi 42. Følge opp risikovurdering for FSAT 43. Gjennomføre brukerundersøkelse 44. Arbeidsmiljøundersøkelse 45. Kompetanseheving av de ansatte 28

29 Beskrivelse av oppgavene I det følgende beskrives oppgaver for FSAT i Alle oppgavene støtter FSATs overordnede strategiske mål: brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 1. Digital eksamen: tilrettelegging for sensur, begrunnelse og klage i Studentweb For å kunne digitalisere eksamensprosessen, så skal det utvikles funksjonalitet for at studenter skal kunne be om begrunnelse og sende klage på sensur. I den forbindelse må en også se på løsninger for å kunne motta og arkivere dokumenter med sensitive opplysninger. Gevinster: Digitalisering av saksbehandling knyttet til sensur, begrunnelse og klage vil gi effektivisert intern saksbehandling ved institusjonene og redusert saksbehandlingstid for studentene. Gevinstene vil være målbare i antall frigjort timeverk eller årsverk og innsparing i kroner per år. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. 2. Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse FSAT vil utarbeide forslag til verktøy som støtter utdanningsledelse med studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon på programnivå. FSAT skal utrede sammen med utdanningsledere på ulike nivå hva behovet er, og dette vil utgjøre grunnlaget for en kravspesifikasjon. Et slikt verktøy vil potensielt kunne gi ledere på ulike nivåer mer støtte for beslutninger. Gevinster: Verktøyet vil effektivisere og kvalitetssikre prosessene knyttet til studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon og godt samarbeid med sektoren. 3. Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontantprinsippet er beholdt for semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektsføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I 29

30 dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. I henhold til digitaliseringsrundskrivet er vi pålagt å tilrettelegge slik at kan sendes ut elektronisk handelsfaktura (EHF) fra FS. Gevinster: Samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 4. EPN med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny Studentweb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WO-applikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny Studentweb settes i produksjon. Gevinster: Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er også et stort behov for å kunne arbeide med studieprogrammer i EPN, slik at EpN skal utvides med funksjonalitet for å kunne gjøre det. Det vil være nødvendig med god dialog med institusjonene for å utvikle EPN til å bli et godt verktøy innen utdanningsledelse. Utviklingsarbeidet kan deles opp i delleveranser, slik at ny versjon med funksjonalitet knyttet til undervisning og vurdering leveres først, slik at den gamle WO-applikasjonen kan fases ut. Deretter leveres funksjonalitet for behandling av studieprogram. Gjennom et utvidet EpN vil en kunne få bedre oversikt over planleggingen av nye studieprogram og endringer i eksisterende. Det vil gi institusjonene bedre oversikt og et digitalt verktøy for å gjennomføre prosessen for studieprogram. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 5. Evuweb nyskriving i nytt utviklingsverktøy Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens Evuweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Det er et stort behov for å kunne laste opp dokumenter digitalt. I ny løsning vil det være flere måter å logge inn blant annet feide og ID-porten, da det har vært kompliserende at en kun har hatt innlogging med epostadresse i dagens løsning. Kravspesifikasjon for ny løsning ble utarbeidet i Arbeidsomfanget av en ny løsning er ikke klart pr nå, og utviklingen av denne planlegges i hovedsak gjort i Gevinster: Institusjonene vil få en mer effektiv saksbehandling ved at deltakerne selv laster opp aktuell dokumentasjon når de søker. Det vil være mindre behov for hjelp til innlogging når en får flere ulike innloggingsmåter i ny løsning. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. 30

31 6. Utvidelse av Fagpersonweb: registrering av sensur Fagpersonweb kommer i ny versjon høsten Applikasjonen har blitt flyttet over på nyere teknisk plattform for å øke sikkerheten. Det skal i 2017 arbeides med ny funksjonalitet for å kunne registrere sensur. Før utviklingsarbeidet starter skal det spesifiseres hvordan funksjonaliteten av sensurregistrering skal være. Dette arbeidet skal sees i sammenheng med hvordan det skal gjennomføres i digitale eksamenssystemer. Det er viktig å se helhetlig på prosessen for å kunne gjøre det på den mest effektive og hensiktsmessige måten. Dette vil være en av de siste brikkene for og få fulldigitalisert eksamensprosessen. Gevinster: Effekten for den enkelte institusjon vil være stor resurssbesparing i forhold til sensurregistrering for de eksamener som ikke gjennomføres i digitalt eksamenssystem. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. 7. Integrasjon mellom FS og andre systemer: Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet Integrasjon mellom FS og arkiv FSAT har hatt en ekspertgruppe for arkiv siden ca Gruppen har både representanter fra institusjoner som bruker Ephorte og Public360. Integrasjonen med Public 360 har kunnet levere kontakter fra FS til P360 ganske lenge. Det er ca. 2 år siden dette ble testet for de første institusjonene. Uninett satte de første institusjonene i produksjon med P360 januar 2014 og brukte det meste av fjoråret og første kvartal i 2015 for å få ut P360 på institusjonene. Høsten 2014 støttet styringsgruppa for P360 (e.l.) i Uninett at integrasjonen skulle utvides med godkjenningssaker. Sommeren 2015 fikk FSAT klarsignal for at det var teknisk mulig å sende saker fra Godkjenningsmodulen til P360. Etter testing skal løsningen rulles ut til alle P360-institusjonene. Ekspertgruppe for arkiv har tidligere ment at overføring av opptakssaker er det mest aktuelle området for utvidelse av integrasjonen. Sammen med et saksflytsystem så vil dette bidra til digitalisering av prosessen for godkjenning av ekstern utdanning, både norsk og utenlandsk. FSAT skal utvikle en integrasjon mellom FS og Ephorte. Gevinster: Det vil gi institusjonene bedre flyt av data mellom systemer, og vil medføre mindre arkivarbeid med innscanning av dokumenter og registrering og oppdatering av saker i arkivsystemet. Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre på grunn av begrensninger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FSinstitusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Integrasjonen ble utviklet og testet i I 2017 skal arbeid med å implementere integrasjonen ved institusjonene fortsette. Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsninger for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app-en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS ble utvikler i 2015, men er ikke tatt i bruk ved noen institusjon enda. Dette forutsetter utviklingsarbeid på institusjonene/hos leverandør av kortsystem. 31

32 Oppgavene støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren. 8. Videreutvikle Studentbevis-app Arbeid med studentbevisapp fortsetter i De fleste institusjoner tar den i bruk i løpet av Gevinster: Løsningen sørger for at institusjonene ikke bruker papir til å lage studentbevis. Gevinsten vil kunne måles i antall frigjorte timeverk og innsparing i kroner per år. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og innovasjon. 9. Learning agreement for inn- og utreisende: utvikling For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av Nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i Studentweb, Søknadsweb, FS-klienten og muligens i Fagpersonweb. Gevinster: Det brukes i dag store ressurser på å tilrettelegge for studentutveksling, og dette prosjektet er et viktig bidrag til å forenkle og digitalisere prosessen. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 10. Nomination Nytt brukergrensesnitt Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Gevinster: Nytt brukergrensesnitt vil gi bedre brukeropplevelse og redusert saksbehandlingstid ved institusjonene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 11. SO systemene - omskriving I prosjektet SO3.0 ble store deler av opptakssystemene skrevet. Det er nødvendig å fortsette dette arbeidet med omskriving av de resterende delene, som opptakskjøring, filoverføring, diagnoser, endring av fnr, bestilling av snr-nr og vurderingstjenesten. Opptaksregelverket skal vedlikeholdes i samsvar med endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning. Det bør også foretas en helhetlig gjennomgang/ videreutvikling av verktøy for informasjon til søkere i søkerportalen, nettsidene, epost-system, sosiale medier, mm. I tillegg må systemet endres å ta i bruk digital postkasse. En må også se på muligheter til å kunne digitalt ta i mot dokumenter med sensitive opplysninger. Høsten 2016 gjennomgikk FSAT og lærestedene sammen erfaringer fra årets opptak, og det ble kartlagt hva som bør forbedres til opptaket i

33 Arbeidet må fortsette i årene fremover. Gevinster: Omskriving av SO-systemet vil gi store innsparinger ved å redusere saksbehandlingstid og sikre datakvalitet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 12. Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen Det er et sterkt ønske i sektoren om et felles nasjonalt masteropptak. For å kunne benytte Søkerportalen som er utviklet til det samordnete opptaket, til flere andre opptak, så kreves det en god del endringer i systemet. FSAT ønsker å tilrettelegge for økt brukt av Søkerportalen. Disse endringene vil også gjøre det mulig å tilby et samordnet opptak til musikkutdanninger. Kunnskapsdepartementet har gitt signaler om at FSAT muligens vil bli bedt å forvalte nasjonalt samordnet opptak til fagskoleutdanninger. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 13. Doktorgradsopptak i Søknadsweb utvikling Opptak til doktorgrad er en egen funksjonalitet i FS, som ikke understøttes av web-løsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med Søknadsweb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. Gevinster: Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjent, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 14. Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker FSAT mottar løpende søknader om vurdering av generell studiekompetanse. Det er årlig rundt 800 søknader. I dag foregår dette på papir, og vi ønsker å se på muligheten til å effektivisere og digitalisere denne prosessen. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og innovasjon. 15. NVB omskriving i nytt utviklingsverktøy Den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. NVB er grunnsteinen i opptaksarbeidet og den viktigste faktoren i digitalisering og effektivisering av opptaket. Kontrollprogrammet må vedlikeholde i samsvar med endringer i det totale føringsregelverket og for å ta igjen etterslep. Det bør utvikles rutiner og funksjonalitet for å opprettholde nødvendig kvalitet i NVB, og det bør 33

34 utvikles bedre grensesnitt for vedlikehold av kontrollprogrammet. Det er et stort ønske fra mange læresteder å utvide NVB til også å inneholde kompetansebevis. I 2017 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til ny teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Det er søkt om midler fra KD til modernisering av NVB. Konsekvensen av å ikke gjøre endringer nå, vil kunne bli at vi risikerer at ingen kan gjøre oppdateringer i kontrollprogrammet ved nye endringer i regelverket/innføring av nye fagkoder, og at gyldige vitnemål dermed ikke blir importert til NVB. For opptaket alene er det estimert at et elektronisk vitnemål mindre medfører en kostnad for manuell saksbehandling på ca. kr. 300,-. Det betyr at mangel på oppdatering av kontrollmotoren før et opptak vil føre til ekstra administrative utgifter pr. år til UH-sektoren på minimum 6 millioner kroner (basert på vitnemål fra årets avgangselever). Dersom det gjøres endringer i regelverket for opptak til høyere utdanning, f.eks. endring av karakterkravet i matematikk for opptak til lærerutdanning, er det også nødvendig med endringer i kontrollmotoren. Manglende endringer her vil ha konsekvenser for alle søkere med elektronisk vitnemål, ikke bare årets avgangselever. Manglende elektroniske vitnemål medfører også økt sannsynlighet for flere forfalskninger. I tillegg til økte saksbehandlingskostnader ved lærestedene, vil videregående skoler måtte bruke mer tid selv å kontrollere at vitnemålene er korrekt ført. Det er i dag over 500 gyldige løpskombinasjoner i videregående skole, med ulike regler knyttet til fagsammensetning, krav til antall eksamener, fritaksordninger mm. Videregående skole har ansvar for at vitnemålene til elever er gyldig ført, ikke bare de som søker høyere utdanning. I 2014 ble det sendt inn ca vitnemål til NVB fra årets avgangselever. FSAT har ingen informasjon om tidsbruk på manuell kontroll av vitnemål i videregående skole, men dersom man måtte bruke i snitt 10 minutter ekstra pr. vitnemål vil det medføre en årlig ekstrakostnad på i underkant av 5 millioner. Gevinster: For universiteter og høyskoler innebærer bruk av elektroniske vitnemål i NVB at de har en kvalitetssikret kilde for vitnemålene og at de har kunnet utvikle systemer (gjennom SO) for automatisk saksbehandling av søknader om opptak til grunnutdanningene. Denne automatiseringen av saksbehandlingen fører til effektivisering av opptaksarbeidet ved Universiteter og høgskoler for millioner av kroner årlig. For søkerne innebærer kvalitetssikrede vitnemål i NVB at de kan sjekke vitnemålene sine i en tjeneste på nettet, for å få oversikt over hvilke studier de er kvalifisert for og hvilke de ikke er kvalifisert for. Ved søknad om opptak til høyere utdanning blir vitnemål i NVB distribuert direkte til saksbehandler, uten at søkeren behøver å sende inn papirkopier. CERES har fått midler til arbeid med fornying av NVB. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 16. RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST Arbeid med vedlikehold av systemet foregår kontinuerlig. Det er i 2016 startet et arbeid med å se på nasjonale vedtak i sammenheng med lokale vedtak om utstenging. Gevinster: FSAT mottar jevnlig ønske om statistikk fra både Kunnskapsdepartementet og media. Vi ønsker å forenkle og effektivisere dette arbeidet, slik at forvaltningen kan ta ut statistikk uten at utviklerne er involvert. Det er estimert 1 månedsverk til statistikkproduksjon fra RUST. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 34

35 17. GAUS overføring av data for NOKUT Det skal arbeides videre med overføring av data for NOKUT til GAUS Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 18. Karakter- og vitnemålsportalen produksjonsetting Utvikling av en vitnemålsportal vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Første versjon Vitnemålsportalen skal settes i produksjon i løpet av I 2017 skal Vitnemålsportalen videreutvikles for å gi en bedre tjeneste og med mer funksjonalitet. Gevinster: Besparelser som en vitnemålsportal gir, omhandler besparelser i søknadsprosessene for utdanning og arbeid. I tillegg gir en vitnemålsbank en økt sikkerhet sett i forhold til forfalskning, og bedret datakvalitet sett i forhold til manuell registrering av informasjonen. Om lag 2,7 millioner nordmenn er i arbeid, og 23% skifter jobb hvert år. Dette betyr at personer skifter jobb hvert år, og for hver av disse brukes det ressurser på sending, mottak, registrering og verifikasjon av karakterutskrifter og vitnemål. Dersom sending, mottak, registrering og verifikasjon for hver stilling eksempelvis beløper seg til kr 200,-, gir dette en besparing på over 100 mill. kroner pr år. For utdanning gjelder produksjon, sending, mottak, registrering og verifikasjon av vitnemål og karakterutskrifter opptaks og godkjenningsprosessene. I dag eksisterer det utveksling av data fra videregående utdanning til høyere utdanning, og denne datautvekslingen vil ikke erstattes av en vitnemålsbank. Men mellom høyere utdanning er det ikke tilsvarende elektronisk utveksling. Dersom studenter bestiller karakterutskrift hvert år innen høyere utdanning, og hver av disse tar 4 minutter å produsere, signere, pakke, sende, vil det summere seg opp til om lag 7 årsverk. Verifisering av vitnemål/karakterutskrift for arbeidsgiver har vi ikke noen tall på, men antall henvendelser er økende. Både innenfor NOM og lokale opptak gis det poeng for høyere utdanning. I 2012 hadde over 40% av søkere til høyere utdanning, har beståtte resultater fra annen norsk institusjon. Dersom innhenting, arkivering og kontroll i snitt tar 15 minutter pr dokument, summerer dette seg opp til over 10 årsverk. I tillegg kommer tilsvarende tall for innpassing/godkjenning av ekstern utdanning, noe som i stor grad utføres av andre personer på institusjonen, ofte med ny innhenting av dokumenter. Om lag 33% av aktive studenter innen høyere utdanning har beståttresultater fra andre institusjoner. Tallene som er angitt over er bare regneeksempler, men det er liten tvil om at arbeidsomfang som spares inn ved innføring av en vitnemålsbank langt overstiger kostnadene ved utvikling og drift av et slikt system. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 19. Datavarehus STAR utvikling av nye rapporter Ny ekspertgruppe for STAR starter sitt arbeid i 2016 og gruppen skal jobbe med spesifikasjon av rapportbehov på FS-siten, spesifikasjon av løsning for deling av rapporter på FS-siten, spesifikasjon av rutiner for bruk av institusjonelle sitene og vedlikehold og videreutvikling av rapportmaler og datakilder på site med STARrapportmaler (FS-Datavarehus site). 35

36 Tableau er nå tatt i bruk av de fleste institusjonene. FSAT skal arbeide for å lage gode rapporter som tilrettelegges for brukerne. Sommeren 2016 ble lisensmodellen endret slik at en nå har et ubegrenset antall lisenser. Gevinster: Økt datakvalitet og bredere beslutningsgrunnlag for ledere ved institusjonene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 20. ROMS produksjonssette saksflytsystem Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. Gevinster: Når data og dokumenter kan flyte mellom systemene uten at det må registreres manuelt på nytt i hvert system blir det også sikrere, mer transparent i tillegg til at datakvaliteten øker ved at det er færre feilkilder underveis i flyten. Kommunikasjon, informasjon og beskjeder vil også bli ivaretatt ett sted, og derfor enkelt kunne spores ved behov. Samtidig vil det være mulig å styre hvem som skal ha tilgang til og kunne lese hvilken informasjon til enhver tid. Færre ledd i prosessen og digital saksflyt med sikker pålogging og bruk av digital signatur vil også redusere behandlingstiden, og derfor oppleves som en kvalitetsheving både for søkere og saksbehandlere. En stor reduksjon i bruk av papirutskrifter, kopier og bruk av intern og ekstern postgang vil være kostnadsbesparende både for søkerne og institusjonene, jf. at én papirutskrift koster institusjonen ca. 40 øre. Besparelsen kan derfor bli stor i rene kostnader, i tillegg til miljøgevinstene ved mindre bruk av papir og elektrisitet. Arbeidet startes høsten 2016 og skal være klart for pilottesting i august Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 21. EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner. FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som settes i gang mellom norske institusjoner nå i høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. I 2016 ble det gitt Erasmus+ midler for gjennomføring av EMREX, som et treårsprosjekt. Hoveddelen av utviklingen er gjennomført i 2016, blant annet er det laget en tidlig versjon av Vitnemålsportalen som vil være en del av EMREX-nettverket. I 2016 vil det gjennomføres en Field trial av løsningen, og den vil bli evaluert i

37 Gevinster: Løsningen sikrer trygg overføring av resultater. Det skal ikke sendes papirversjoner av vitnemål og transcripts, fare for forfalskninger blir dermed mindre. Institusjonene får resultatene importert direkte i FS, og sparer dermed saksbehandlingstid for godkjenningssakene. Løsningen har stort potensiale for bruk ved opptak og saksbehandlingstiden som i dag brukes på opptak vil kunne reduseres. Dette prosjektet er finansiert av EU. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 22. Erasmus without paper. Et Erasmus+ - prosjekt, der FSAT inngår som partner, er Erasmus Without Paper (EWP). Dette prosjektet er finansiert av EU. EWP har som målsetting å fulldigitalisere utdanningsinstitusjonenes prosesser som gjelder studentmobilitet. Prosjektet skal beskrive disse prosessene, og utvikle grensesnitt og systemer for datautveksling mellom institusjonene. FSATs rolle i EWP er som leder av Work package for standardisering, og utvikle integrasjonene mot FS som den norske delen av EWP. Dette prosjektet er finansiert av EU. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 23. eid: utvikle og tilrettelegge FSAT vil i samarbeid med Difi utvikle integrasjon med europeiske eid-er. Det er behov for dette i forhold til det samordnete opptaket, Studentweb og Søknadsweb. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 24. Dataporten: videreutvikling for FS Dataporten er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. Uninett har i 2015 gjennomført en pilottesting av tjenestene innenfor Dataporten, og FS har vært sterkt involvert på tjenestesiden i dette arbeidet. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Dataporten er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både app-er og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. Dataporten ble produksjonssatt i Arbeidet med utvikling innenfor FS fortsetter i Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 25. CRIStin utvikling ihht avtale FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin. Avtalen er for 7 årsverk. 37

38 Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 26. Utredning og utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det skal i 2017 videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. FSAT skal i samarbeid med sektoren utarbeide metoder for systematisk oversikt over gevinstrealisering for studieadministrasjonen nasjonalt og ved institusjonene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 27. Bidra i fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT kommer til å bistå flere institusjoner i fusjonsarbeidet i Første gruppe med fusjoner ble ferdigstilt våren I 2017 skal det gjennomføres prøvefusjoner, fusjon av databaser (februar/mars 2017) og etterarbeid fremt il semesterstart Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet og godt samarbeid med sektoren. 28. Videreutvikle modell for brukermedvirkning For systemene og tjenestene som FSAT leverer er det svært viktig å ha grad av brukermedvirkning. Det gjøres gjennom seminarer: oppstartsseminar, oppsummeringsseminar, fs-kontakforum, FS-brukerforum, ulike utvalg og ekspertgrupper. Dette arbeidet skal videreføres. FSAT skal gjennomgå hvordan brukermedvirkningen skal organiseres, og etablere gode rutiner for kontinuerlig brukermedvirkning. Data fra systemene til FSAT brukes i mange andre systemer, og endringer en gjør i ett system får ofte konsekvenser for ett eller flere andre systemer. FSAT skal være pådrivere for forenkling og standardisering, og utvikle rutinebeskrivelser i samarbeid med brukerne. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 29. Styrke samarbeid med DBH, UNINET og NOKUT Det er viktig for FSAT å ha et avklart forhold og god rolleforståelse til andre aktører i sektoren. Det er spesielt viktig i forhold til DBH, UNINETT og NOKUT. FSAT skal aktivt arbeide for styrket samarbeid med sentrale aktører i sektoren. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 30. Initiere og delta i internasjonalt samarbeid FSAT viderefører arbeid i ulike internasjonale fora: Nordforum, IAAO (international assosiation of assesing officers), EUNIS, EU-prosjekter. 38

39 Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering, innovasjon og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 31. Kartlegge muligheter for effektivisering av saksbehandling av vurderingssaker FSAT mottar løpende søknader om vurdering av generell studiekompetanse. Det er årlig rundt 800 søknader. I dag foregår dette på papir, og vi ønsker å se på muligheten til å effektivisere og digitalisere denne prosessen. Digitalisering av vurderingssaker vil være en stor gevinst både for kommende søkere, rådgivere og veiledere for asylsøkere, flyktninger og innvandrere generelt og FSAT som saksbehandler. Servicenivået vil øke som følge av raskere saksbehandling. Mål: Saksbehandlingstiden og ressursbruken må ned. Behandle sakene raskere innenfor et system som også muliggjør gjenbruk av resultater. Løsningen finnes allerede i FS og i den nye nettsøknaden. Det må gjøres et lite utviklingsarbeid her for å omlag 900 søknader om forhåndsvurdering i året over fra manuell innsending og behandling i ephorte til en tilpasning i allerede eksisterende systemer. Gevinsten ved å digitalisere dette arbeidet er uvurderlig. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 32. Øke saksbehandlingskapasitet innen opptak og videreutvikling av forvaltningskompetanse 33. Digitalisering og wikiløsning Boka vår Veiledningsmateriellet som FSAT utvikler skal være digitalisert og skal kunne brukes effektivt av lærestedene. Dobbeltarbeid skal unngås og gjenbruk av løsninger er målsettingen. «Boka vår» er et saksbehandlerverktøy utviklet for alle saksbehandlere som arbeider med opptak i sektoren. «Boka vår» er et pdf-dokument på over 300 sider. Dette dokumentet oppdateres hvert år, slik at endringer i opptaksforskriften og andre regelendringer tas inn. Innholdet i «Boka vår» skal nå over på wiki. Dette betyr at struktur og innhold skal gjennomgås, målsettingen er at «Boka vår» fra opptaket 2017 skal ha en wikiløsning i SO3.1-systemet. Brukervennlig dokumentasjon er kravet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 34. Digitalisering og wikiløsning Vurderingshåndbøkene (utenlandsk utdanning) Veiledningsmateriellet som FSAT utvikler skal være digitalisert og skal kunne brukes effektivt av lærestedene. Dobbeltarbeid skal unngås og gjenbruk av løsninger er målsettingen. «Vurderingshåndbøkene» er et saksbehandlerverktøy utviklet for alle saksbehandlere som arbeider med opptak i sektoren. Pr i dag er det utviklet om lag 124 vurderingshåndbøker for utdanning fra land og delstater i alle verdensdeler. Innholdet i «Vurderingshåndbøkene» skal over nå på wiki. Dette betyr at struktur og innhold skal gjennomgås. Arbeidet er påbegynt og målsettingen er å ha en wikiløsning for en rekke land klar i SO3.1- systemet til opptaket Brukervennlig dokumentasjon er kravet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 35. Utvikling av kurstilbud/opplæring til lærestedene FSAT skal ivareta oppgaver med hensyn til fortolkning av opptaksregelverket og påse at regelverket praktiseres likt i sektoren. Det må arbeides med å forenkle unødig komplekse regelverk og systemer slik at effektiviseringsgevinster oppnås. Felles rutiner og rutinebeskrivelser må organiseres og systematiseres, slik at vi og lærestedene kan arbeide på en effektiv måte. Tjenesten Samordna opptak (SO) har en koordineringsfunksjon i det samordnede opptaket. UH-sektoren har et felles regelverk i NOM-opptaket, noe 39

40 som innebærer at SO skal påse at saksbehandlingen er lik i hele sektoren. For å få dette til er det nødvendig med felles opplæring. I dag blir saksbehandlingsspørsmål drøftet på oppstart- og oppsummeringsseminarer og regionale saksbehandlerseminarer. Disse arenaene dekker imidlertid ikke behovet for en felles opplæring i saksbehandling. FSAT må vurdere å tilby en relevant kurspakke til saksbehandlerne i sektoren. Ambisjonen er å utvikle e-læringsmoduler til bruk i sektoren. Det vurderes også å holde ordinære kurs. Arbeidet med opplæring henger nøye sammen med saksbehandlerverktøyene nevnt ovenfor. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 36. Utvikling av opplæring/kurs for rådgivere, programrådgivere andre FSAT har allerede vært involvert i kursrekke om vurdering og godkjenning av utenlandsk utdanning, samt deltatt på informasjonsmøter om opptak til høyere utdanning i regi av tiltaket «akademisk dugnad». Det kursopplegget som allerede er utarbeidet skal bygges videre på Målgruppen er rådgivere, programrådgivere, ansatte i jobbsjansen og andre som er i kontakt med flyktninger, asylsøkere og innvandrere. Opplæring av denne gruppen vil gi gevinster ved at antall henvendelser via e-post, telefon og anmodninger om forhåndsvurdering av tidligere utdanning går ned. Videre arbeid med dette saksfeltet, planlegging av opplæringstilbud, utføres høsten Det utarbeides en e-læringsmodul. Behov utover dette skal vurderes. Vurdere behov utover dette. E-læringsmodulen skal også være et tilbud til lærestedene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 37. Videreutvikling av omregningstabeller Arbeid med omregningstabeller har i en periode vært et eget prosjekt, men er nå en fast oppgave med kontinuerlig oppfølging og videreutvikling. Målsetting: Flere gode kvalitetssikrede tabeller og videreutvikling av eksisterende tabeller. Dette er et komplekst og tidkrevende arbeid. Mulighetene for å digitalisere deler av dette arbeidet skal undersøkes. Dagens arbeidsmetodikk med innsamling av karakterstatistikk skal derfor gjennomgås. FSAT skal vedlikeholde dagens internasjonale nettverk, holde seg oppdatert på utviklingen med vurderingsordninger/gjensidige godkjenninger for utenlandsk utdanning, etablere kontakt med myndigheter i land der sektoren har mange søkere med tanke på innhenting av offisielle statistikker. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 38. Effektivisering av saksbehandling i opptaket nettsøknaden, SO3.1 og opptaksmodulen i FS Evaluering av opptaket 2016 viser at det er behov for å gjøre endringer i systemene slik at saksbehandlingen kan gjøres på en god og effektiv måte. Innspill fra internt evalueringsseminaret og lærestedenes erfaringer skal følges opp. Innspill til forbedring av årets nettsøknad, samt vurdere egen nettsøknad for søkere med utenlandsk utdanningsdokumentasjon skal vurderes. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, godt samarbeid med sektoren. 39. Samling av kompetanse og oppgaver behandle utvalgte søkergrupper Lærestedene ved opptaksmedarbeidere har lenge og i mange sammenhenger uttrykt behov for samling av kompetanse og oppgaver på enkelte områder eksempelvis utenlandsk utdanning, særskilt vurdering, 40

41 dispensasjoner mv. FSAT må vurdere ressursbehovet tilrettelegge for å kunne påta oss nye oppgaver, dersom lærestedene ønsker dette. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 40. Sekretærfunksjon for Nasjonal klagenemnd Det brukes mye tid og ressurser til dette arbeidet innad i FSAT. Digitalisering av prosesser og rutiner vil gi gevinster både ved læresteder og i FSAT. I tillegg vil en helhetlig tilnærming til prosesser og rutiner gi bedre kvalitet i tjenestene for brukerne. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 41. Videreføre arbeidet med implementering av ny strategi Den strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, drive frem innovative løsninger og nyskapning. Strategien setter i tillegg mål om å videreutvikle FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. I 2016 lages det tiltaksplaner, som skal følges opp i Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 42. Følge opp risikovurdering for FSAT FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, skal FSAT gjennomføre en risikovurdering for virksomheten i Risikovurderingen skal deretter følges opp på halvårs basis. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 43. Gjennomføre brukerundersøkelse FSAT skal gjennomføre brukerundersøkelser med ulike relevante brukergrupper som for eksempel søkere, studenter, studieadministrativt personale og ledelse. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, godt samarbeid med sektoren. 44. Arbeidsmiljøundersøkelse Etter at både sammenslåing av FS, SO og SUN med påfølgende omorganisering samt at samlokalisering er gjennomført, skal det foretas en arbeidsmiljøundersøkelse blant de ansatte. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om videreutvikling av FSATs fagmiljø. 41

42 45. Kompetanseheving av de ansatte FSAT er en leverandør av spesialiserte tjenester og systemer, og det er derfor svært viktig at de ansatte er kompetente og oppdaterte på hva som skjer på de aktuelle områdene. Kompetanseheving skjer gjennom kurs, seminarer og workshop. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om videreutvikling av FSATs fagmiljø. V.2. Arbeidsoppgaver for 2017 (Området: forskningstjenester) Denne delen av dokumentet gir oversikt over oppgaver i 2017 for tidligere Cristin, nå Seksjon for forskningstjenester i CERES. Prioritering av oppgaver for 2017 er behandlet av det tidligere styret for Cristin. I framstillingen skilles det mellom løpende oppgaver og videreutvikling/nye oppgaver. Hovedfokus legges på beskrivelse av videreutvikling og nye oppgaver. For hver oppgave gis kort omtale av gevinster og knytning til vedtatt strategi for Cristin. Gjennom tildelingsbrev for 2017 er seksjonen gitt følgende spesielle oppdrag: - Virksomheten som fra 2017 er en sammenslåing av FSAT og CRIStin, skal føre til mest mulig effektiv studieog forskningsadministrasjon. - Virksomheten skal gi forskningen større samfunnsmessig verdi ved å legge til rette for at forskning i flere sektorer blir sett i sammenheng. - Videre forventer departementet god fremdrift i arbeidet med CRIStin 2.0 i tråd med oppsatt plan Det er fra 2017 gitt økt basisbevilgning for å etablere en ny tjeneste for å håndtere en komplett bibliometrisk database og legge til rette for bruk av denne i Norge (Nasjonal infrastruktur for bibliometri). Løpende oppgaver Seksjon for forskningstjenester har følgende faste, løpende oppgaver: Gjennomføring av årlig NVI-rapportering - Opplæring og løpende støtte til institusjonene for registrering, kontroll og godkjenning - Sekretariat for Tvisteutvalget for NVI - Utregning av publikasjonspoeng - Samarbeid med NSD, NIFU og NFR om rapportering til KD og HOD Forvaltning av Cristin - Forvaltning av grunndata om personer og institusjoner, inkl fusjoner, omorganiseringer og overføring av persondata - Brukerstøtte og opplæring i alle deler av systemet ikke bare det som er relevant for NVI-rapportering Dokumentasjon, statistikk og analyse - Synliggjøring av norsk forskning via Cristin og tilhørende oversikter og analyser - Tverrsektoriell statistikk for vitenskapelige publikasjoner - Synliggjøring av utvikling innen Open Access - Utlevering av spesialiserte data-uttrekk fra Cristin Forvaltning og reforhandling av lisensavtaler for forskningsinstitusjonenes tilgang til elektroniske tidsskrifter, bøker og databaser - Reforhandling av avtaler - Administrasjon av deltagelse i avtalene - Dialog med deltagerinstitusjonene 42

43 Være koordinator og pådriver for arbeid med Open Access - Koordinere og holde oversikt over nasjonalt arbeid - Opprettholde høy kompetanse på internasjonalt arbeid på området - Internasjonalt samarbeid for forhandlinger Forvalte kobling mellom Cristin og institusjonenes vitenarkiver Gi råd og bistå Kunnskapsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet innenfor våre ansvarsområder Mål for og satsingsområder for 2017 I Cristins strategi for perioden er det angitt mål delt inn i fire områder. Samfunnsmålene skal bidra til å oppfylle det langsiktige samfunnsoppdraget. Brukermålene synliggjør de effektene CRIStins brukere skal kunne se av det arbeidet vi gjør. Prosessmål er knyttet til CRIStins arbeidsprosesser og verktøy, mens organisasjonsmål er knyttet til kompetanse, kultur, ledelse og utvikling av de ansatte. Årsplanen angir tiltak som skal bidra til å nå disse målene. Samfunnsmål 1. Cristin har samlet et ennå bredere utvalg av norsk forskning ved å inkludere flere forskningsinstitusjoner og flere datatyper, i tråd med ønsker fra eiere og brukere. 2. Det er utredet hvordan Cristin best kan bidra til betydelig forenkling av forskningsadministrative prosesser, som søknadsprosesser og rapportering. 3. En betydelig større andel av norske vitenskapelige publikasjoner er åpent tilgjengelig. Et stort antall norske tidsskrifter er lagt om til Open Access og norske forskere gjør i økende grad sine publikasjoner tilgjengelig, enten gjennom publisering i Open Access tidsskrifter eller gjennom institusjonelle arkiver. 4. Cristin er en faglig pådriver og en viktig møteplass for dialog innenfor sine ansvarsområder. Brukermål 1. Brukernes tilfredshet med Cristins tjenester har økt betydelig. De opplever at CRIStin forenkler administrative arbeidsprosesser, at data i Cristin-systemet gir et godt grunnlag for beslutninger, og at deres forskning synliggjøres. 2. Flere typer institusjoner har tatt i bruk Cristin-systemet. Alle offentlig finansierte forskningsinstitusjoner er invitert inn (ikke bare de som er med i ordningen med publiseringspoeng) og resultater av kunstnerisk utviklingsarbeid er innlemmet. 3. Både instituttsektoren og helseforetakene er kommet godt med i lisensavtalene for tilgang til elektroniske tidsskrifter og databaser. Prosessmål 1. En ny versjon av Cristin-systemet er levert, og gir forskerne mulighet til å gjenbruke registrert informasjon i søknader og rapportering til relevante instanser. 2. Infrastruktur for Open Access er ytterligere forbedret. Innhold i CRIStin-systemet er godt synkronisert med institusjonenes vitenarkiver, og publikasjoner fra Open Access tidsskrifter sendes automatisk til vitenarkivene. Det kommer tydelig frem i CRIStin-systemet om en publikasjon er åpent tilgjengelig. 3. Prosessene knyttet til forhandling av lisensavtaler er ytterligere forbedret gjennom aktiv bruk av statistikk. Bibliotekene er tett involvert i forhandlingsprosessen. Organisasjonsmål 1. Cristin-ansatte har økt sin kompetanse innen områdene interaksjonsdesign, forhandling og prosjektledelse. 2. Cristin er kjent som en organisasjon med kultur for å holde det vi lover, gode leveranser og kompetansedeling. 3. Det er etablert tydelig rolle- og ansvarsfordeling både internt og overfor viktige samarbeidspartnere. 4. Medarbeidertilfredsheten er høy og vi har lavt sykefravær. 43

44 For å bidra til å nå disse målene og til å oppfylle kravene i tildelingsbrevet har besluttet styret for Cristin følgende satsingsområder for 2017: Første leveranse av nytt brukergrensesnitt og ny søketjeneste i Cristin 2-prosjektet Videreutvikle tjenesten DUCT (Data Ut fra Cristin via Tableau), som gir institusjonene mulighet for selv å hente ut data fra Cristin Etablere Nasjonal infrastruktur for bibliometri Bedre og mer effektiv forvaltning av konsortieavtalene gjennom innføring av administrasjonsverktøyet Consortia Manager Bedre forhandlingsforberedelser for konsortieavtalene gjennom fortsatt utvidet innhenting og bruk av statistikkgrunnlag Oppfølging av tiltak i nasjonale retningslinjer for åpen tilgang Ekstern kommunikasjon Oppgaver i 2017: Løpende oppgaver Oppgave Spesifikke mål for 2017 Gjennomføring av årlig NVI-rapportering Tvister avklart før rapportering NVI-rapportering gjennomført Rapporteringsinstruks for 2017-publikasjoner klar ca Forvaltning av Cristin Interne omorganiseringer etter fjorårets fusjoner gjennomført ca Nye fusjoner gjennomført senest Løpende kurs og brukerstøtte Løpende utlevering av data til forskning og analyser Dokumentasjon Resultater publisert senest Løpende kurs og lisenstildeling i DUCT (Tableau) Avlevering av statistikk over Open Access til KD Forvaltning og reforhandling av lisensavtaler Fakturering for 2017-avtaler avsluttet april 2017 Løpende avtaler fornyet senest Flerårige avtaler reforhandlet senest Være koordinator og pådriver for arbeid med Konferanse om effekten av åpen tilgang og måling av Open Access denne avholdt februar Lanseringsseminar for Nasjonale retningslinjer for åpen tilgang avholdt senest Deltagelse i EU-prosjektet OpenAIRE, Nordisk Open Access Forum, NordLic (Nordiske lisensadministratorer), mm. Representere Norge som National Point of Reference overfor EU og i EUAs ekspertgruppe for «Big deals» Forvalte kobling mellom Cristin og institusjonenes vitenarkiver Gi råd og bistå Kunnskapsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet innenfor våre ansvarsområder Inkludere nye arkiver Andre forvaltningsoppgaver i dialog med institusjonene og arkivleverandørene Bidra i KDs arbeid med Nasjonale retningslinjer for åpen tilgang. Bidra i HODs arbeid med indikator for kliniske studier og i HelseOmsorg21 monitor. 44

45 Oppgaver i 2017: Nye og videreutviklede tjenester innenfor satsingsområdene Mens arbeidet i perioden primært var rettet mot å oppfylle myndighetenes krav til rapportering av vitenskapelig publisering, setter strategien for fokus på å levere tjenester med verdi for forskerne og forskningsinstitusjonene. 1. Første leveranse av nytt brukergrensesnitt og ny søketjeneste i Cristin 2-prosjektet I løpet av 2017 skal første leveranse i Cristin 2-prosjektet med nytt brukergrensesnitt leveres. Denne inneholder visning av resultater, prosjekter og personer. Sammen med dette skal det leveres ny søketjeneste, og ny søketeknologi skal tas i bruk gjennomgående. Arbeidet skal gjennomføres i nært samarbeid med brukergrupper og styringsgruppe. Parallelt med ferdigstilling av første leveranse, vi det arbeides med spesifikasjon av de neste leveransene. I dette arbeidet gis det prioritet til funksjonalitet som gjør at vi raskest mulig kan avvikle dagens Cristin-system. For på sikt å effektivisere utviklingsarbeidet og øke kvaliteten på levert programvare, vil vi i 2017 også starte arbeid med å innføre automatisert testing. Resultater av utviklingen vil hele veien bli diskutert med og eksponert for ekspertgruppene, slik at vi får tilbakemeldinger og kan korrigere basert på brukernes behov og prioriteringer. Oppgaven bidrar til å nå følgende av Cristins strategiske mål: B1, P1, O1, O2 2. Utvide Cristins integrasjonstjenester og bidra til samhandling med flere eksterne systemer En av de store gevinstene knyttet til Cristin er mulighetene for gjenbruk av data. Vi vil fortsette arbeidet fra 201t både med å gjenbruke mer data fra andre og å tilby stadig flere tjenester for gjenbruk av data i Cristin. Aktuelle samarbeidspartnere i 2017 er Forskningsrådet, NSD, TSD, m.fl. Oppgaven bidrar til å nå følgende av Cristins strategiske mål: S2, B1 3. Videreutvikle tjenesten DUCT (Data Ut fra Cristin via Tableau) Tjenesten DUCT ble etablert i 2016, og tilgang er gitt til 43 institusjoner som nå kan hente ut egne data. Dette gir besparelser både for institusjonene selv og for CERES. I 2017 vil vi utvide antall institusjoner som får tilgang og samtidig videreutvikle de rapportene brukerne har tilgang til. Oppgaven bidrar primært til å nå følgende av Cristins strategiske mål: B1, O2 4. Etablere Nasjonal infrastruktur for bibliometri Cristin har for 2017 fått tildelt 3 millioner til prosjektet Nasjonal infrastruktur for bibliometri. Dette gir oss mulighet til å komme i gang med kompetanseheving, etablere en infrastruktur for tjenesten og i noen grad gå til anskaffelse av bibliometriske data for hele verden. Prosjektet gjennomføres i samarbeid med Forskningsrådet, NIFU og brukerinstitusjoner med kompetanse på bibliometri. Hvor langt vi kommer i løpet av året vil avhenge av den planen prosjektgruppen enes om og av kostnadene for infrastruktur og data.. Oppgaven er helt ny og var ikke påtenkt da Cristins strategi ble lagt. Den kan likevel sies å bidra i noen grad til mål: B1 5. Bedre og mer effektiv forvaltning av konsortieavtalene gjennom innføring av administrasjonsverktøyet Consortia Manager 45

46 CERES har i dag et egenutviklet system for forvaltning av konsortieavtalene. Dette innebærer mye manuelt arbeid, og det gjør oss svært sårbare. I 2015/2016 kartla vi ønskede arbeidsprosesser knyttet til forvaltning og forhandling av konsortieavtaler og det ble utarbeidet en kravspesifikasjon. En undersøkelse av tilbud i markedet viste at det bare var én leverandør som oppfylte kravene. Vi inngår i disse dager avtale om anskaffelse av verktøyet Consortia Manager, som også er kjøpt inn av de danske og svenske konsortiene. Dette vil bidra til både effektivisering av de interne rutinene, til bedre tjenester til brukerinstitusjonene og til redusert personavhengighet. Det vil også gi oss bedre tilgang på statistikk til bruk i forhandlingene, og det vil legge til rette for tettere samarbeid med Sverige og Danmark. Oppgaven bidrar til å nå følgende av Cristins strategiske mål: P3 6. Bedre forhandlingsforberedelser for konsortieavtalene gjennom fortsatt utvidet innhenting og bruk av statistikkgrunnlag Anskaffelse av nytt administrasjonsverktøy vil gi oss enklere tilgang til bruksstatistikk for elektroniske tidsskrifter og databaser. Samtidig vil vi videreutvikle bruken av data fra Cristin som kan brukes i forhandlingene. Eksempel på slike data kan være artikler med norsk forfatter som kan brukes i beregninger for hvilke kostnader som vil påløpe ved en avtale om å kjøpe fri artikler. Hittil har vi vært avhengige av leverandører for slike tall, men vi ser at det er viktig å kunne kontrollere disse selv. Målet er at vi skal stille ennå bedre forberedt til forhandlingene og at vi skal kunne sammenligne oss med samarbeidspartnere i andre land. Oppgaven bidrar til å nå følgende av Cristins strategiske mål: P3, O1 7. Oppfølging av tiltak i nasjonale retningslinjer for åpen tilgang I juni 2016 leverte et utvalg oppnevnt av Kunnskapsdepartementet forslag til nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsresultater. Utvalget ble ledet av professor Torkel Brekke fra UiO/PRIO, og Cristin var sekretariat. Forslagene ble sendt på høring, og Cristin har bistått departementet i bearbeiding av høringsuttalelsene. I 2017 vil de faktiske retningslinjene bli vedtatt, og arbeidet med å implementere tiltak for å implementere retningslinjene vil starte. Hvilke oppgaver som vil komme som følge av dette er avhengig av beslutninger i Kunnskapsdepartementet. Vi skal, i samarbeid med deltagerinstitusjonene, videreføre arbeidet med å sikre at norske forskere gis gode betingelser for å publisere med åpen tilgang. Dette vil både omfatte omlegging av etablerte lisensavtaler og forhandlinger på pris på publiseringsavgifter (såkalt APC Article Processing Charge). Internasjonalt samarbeid blir avgjørende for å lykkes. Cristin har etablert et godt samarbeid med de andre nordiske konsortieteamene og deltar også i en internasjonal gruppe av konsortie-team ledet av Max Planck Digital Library og Nederland. Målet er å få elementer som på en eller annen måte beveger norsk forskning i retning av Open Access, inn i alle reforhandlede avtaler. Oppgaven forventes å bidra til å nå følgende av Cristins strategiske mål: S3, P2 8. Ekstern kommunikasjon Det skal utvikles nye nettsider for forenkler brukernes tilgang til informasjon om og fra Seksjon for forskningstjenester, og det skal etableres en kommunikasjonsplan for seksjonen. Samarbeid med både Cristin-institusjonene, samarbeidspartnere og internasjonale organisasjoner vil videreføres og styrkes. Oppgaven bidrar til å nå følgende av Cristins strategiske mål: S4, O3 46

47 Oppgaver i 2017: Andre oppgaver Statistikk og indikatorer for Open Access Når retningslinjer er etablert er det behov for å måle om de fungerer etter intensjonen og for å kunne følge opp utviklingen på feltet. Det er nødvendig å etablere et sett med indikatorer for å følge utviklingen over tid. En slik samling indikatorer vil kunne inngå i Kunnskaps departementets forskningsbarometer. Cristin samarbeider med de andre nordiske landene, med JISC i Storbritannia og med EU-prosjektet OpenAIRE i dette arbeidet for å sikre internasjonal samordning av indikatorene. I 2017 vil vi hente inn data fra ulike kilder, blant annet Cristin, Sherpa/RoMEO, Directory of Open Access Journals (DOAJ), kanalregisteret og forlagene vi har avtaler med, for å kunne måle fremveksten av og kostnaden ved en økende mengde åpent innhold. Omlegging av norske tidsskrifter innen humaniora og samfunnsvitenskap til Open Access Forskningsrådet stiller fra 2017 krav om at norske vitenskapelige tidsskrifter innen humaniora og samfunnsvitenskap som mottar driftsstøtte fra dem, skal har lagt om sin forretningsmodell til åpen publisering. Cristin viderefører samarbeidet med Forskningsrådet og UHR i dette arbeidet. Tjenester til brukere av fylkes- og folkebibliotekene Cristin har siden etableringen levert enkelte tjenester til folkebibliotekene. Det er gjort konkrete avtaler med leverandører om å se på nye løsninger for å gi fylkes- og folkebibliotekene et bedre tilbud gjennom andre aktører enn Cristin. Det er et mål å få gjennomført denne overgangen før 2017-fornyelsene. (Litt usikker på status her. Ennå ikke noe møte med Biblioteksentralen) Deltakelse i prosjektet På Tvers III UH-Nett Vest har gitt prosjektmidler til et biblioteksamarbeide for å bedre tilgangen til forskningslitteratur og forskningsdatabaser i organisasjoner med få relevante brukere. Dette er en fortsettelse av et prosjekt vi tidligere har vært involvert i. Cristins rolle i prosjektet er å forhandle frem gode løsninger med forlagene der disse organisasjonene sikres tilgang gjennom mer fleksible modeller. Prosjektperioden går ut desember Samarbeid om nasjonale og internasjonale autoritetsregistre I regi av det såkalte Samhandlingsforum vil vi, sammen med andre aktører i forsknings-norge, videreføre arbeidet med felles forvaltning og bruk av autoritetsregistre, som for eksempel for prosjekt-id, forsker-id, institusjonsregister og stillingsbetegnelser. Dette vil redusere dobbeltarbeid og bidra til å forenkle integrasjon mellom ulike tjenester. Samarbeidet videreføres i det tempo det er mulig ut fra ressurssituasjonen. Et svært viktig punkt under overskriften autoritetsregistre er å få tatt i bruk den internasjonale tjenesten ORCID (Open Researcher and Contributor ID) for unik identifisering av både norske og utenlandske bidragsytere til publikasjoner. Etablere automatisk overføring av persondata fra flere institusjoner Pr har 15 institusjoner tatt i bruk løsningen for automatisk jevnlig overføring av endringer i persondata til Cristin-systemet. Dette sparer ressurser både for institusjonen og for Cristin og gir trygghet for at persondata er oppdatert. Gitt at data som overføres er av god kvalitet, er det ønskelig å få så mange som mulig av de større institusjonene over på denne løsningen. Vi er i dialog med flere institusjoner om å innføre tjenesten, og vil ta inn disse i den grad ressurssituasjonen tillater det. 47

48 V.3. Overordnet risikovurdering Nedenfor følger en overordnet risikovurdering av FSAT med overordnet omtale av forhold i og utenfor virksomheten som kan innvirke på CERES fremtidige evne til å nå fastsatte mål og resultater. Risikovurderingen er foretatt av ledergruppe for FSAT høsten Risikomatrise: 48