Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS Kravspesifikasjon

Transkript

1 Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS Kravspesifikasjon Fagsystem for feiing- og tilsynsoppgaver Et web basert saksbehandlings- og arkiveringssystem Vedlegg 1

2 Innhold 1. Bakgrunn og hensikt for et nytt fagsystem Nytt fagsystem prinsipper - struktur Omfang Utstyr og anleggsanskaffelse Krav til leveransen og leverandørene Regler for gjennomføring av konkurransen Anbudskonkurranse Betalingsbestemmelser Spesifikasjonskriterier Lav brukerterskel Være nettbasert og ha Sky-løsninger Inneha eller kommunisere digitalt med et saksbehandlings og registreringssystem Være tilknyttet matrikkelopplysninger Kunne brukes sammen med kartverk Kunne kommunisere med Outlooks kalendersystem Digitaliserte skjemaer Kunne være kompatibelt mot et faktureringssystem Inneha utvidet søkefunksjoner Modul for vurdering av risiko og sårbarhet Modul for hendelses- og statistikk

3 1. Bakgrunn og hensikt for et nytt fagsystem Utvikle Nedre Romerike brann- og redningsvesen (NRBR) sin myndighetsforvaltning, saksbehandlings- og arkiveringssystem i tråd med dagens allmenne teknologiske krav. Hensikten er å få til en videreutvikling og effektivisering av våre feie- og tilsynstjenester. NRBR som tilsynsmyndighet har som mål å bringe myndighetsforvaltingen ut på tilsynstedet. Samtidig må det gjennom applikasjoner mot nøkkelopplysninger og registre kunne hentes ut statistikker og underlag for vårt myndighetsarbeid fremover, i tråd med den til enhver tid skiftende samfunnsrisiko. Våre saksbehandlere som utøver feiing- og tilsynsoppgaver skal gjennom bruk av mobile enheter videreutvikle og effektivisere tjenesten. 2. Nytt fagsystem prinsipper - struktur Våre saksbehandlere som utøver feiing- og tilsynsoppgaver skal gjennom bruk av mobile enheter kunne hente frem objektopplysninger, avkrysningsskjemaer og saksbehandlingsmaler hvor man gjennom rullegardinmenyer og avkryssingsbokser kan fylle ut avdekkede forhold. Dette gjennom nettbaserte systemer og sky-løsninger. Med mobile enheter menes eks. vis nettbrett, mininettbrett og eventuelt smarttelefoner. Vi ønsker at de mobile enheter kan benyttes til å ta foto av de avdekkede forhold som automatisk blir lagret i aktuell tilsynsrapport. Videre ønskes kartapplikasjon til bruk både til arbeidsplanlegging, til verifikasjon av koordinater og til innsatskortregistreringer. I tillegg til de mobile enheter forutsettes at systemet også kan betjenes gjennom de stasjonære Pc-er på virksomheten. Når tilsynet er avsluttet ønskes de registrerte forhold fra tilsynsobjektet å kunne flettes inn i saksbehandlingsmaler slik at utsendelse av rapporter kan effektueres på en kvalitetsriktig og rask måte. Arkiveringssystemet bør kunne oppfylle, eventuelt oppgraderes til Noark 5- standarden. Vi ønsker at systemet har utvidet søkefunksjoner i forhold til å kunne gi detaljerte statistikker på flere områder, samt ha varslingsfunksjoner for å kunne kvalitetssikre at forvaltningen oppfyller regelverkets krav. 3. Omfang Anskaffelse/leasing av et fullverdig fagsystem for feiing- og tilsynsoppgaver.oppdragsgivers vurdering av et fullverdig fagsystem er hvorvidt det innehar eller oppfyller grunnleggende kriterier og forutsetninger, uavhengig av om det benyttes til feie- eller tilsynsoppgaver. Med feie- og tilsynsoppgaver menes tradisjonelle feieroppgaver, samt tilsyn i bolig, og tilsyn i andre ROS-vurderte tilsynsobjekter, herunder i særskilte brannobjekter. Oppdragsgiver ønsker alle kostnader oppgitt i årlige lisens/driftsutgifter. Eventuelle engangskostnader ønskes, innlemmet i de årlige kostnader fordelt over avtaleperioden. 3

4 4. Utstyr og anleggsanskaffelse Antallet mobile/stasjonære enheter med nødvendig softvare fra planlagt oppstart, utgjør ca. 40 brukere / saksbehandlere. 5. Krav til leveransen og leverandørene Oppdragsgiver stiller strenge krav til at det nye fagsystemet er operativt fra planlagt oppstart og til enhver tid gjennom avtaleperioden. Dersom systemet inkluderer applikasjoner fra brukerenhetene til ekstern server må leverandør garantere at bortfall av systembruk skal unngås. Leverandør har ansvar for oppfølging og retting av feil knyttet til den tekniske driften av NRBRs systemer installert hos leverandør. Feil som skyldes leverandør skal rettes uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal så raskt som mulig varsle NRBR om feilen og om når systemene kan forventes å være tilgjengelig. Feil som oppdages av leverandøren og som skyldes forhold utenfor dennes ansvarsområde, skal uten ugrunnet opphold varsles NRBR. Leverandøren skal bistå NRBR ved feilsøking selv om feilen ikke hører hjemme inn under leverandørens ansvarsområde. Leverandør skal sørge for å gi nødvendig opplæring til de ulike brukernivåer, og må angi tidspunkt, ramme og kostnadsfordeling for opplæringen. Oppdragsgiver ønsker at leverandør angir tids- og kostnadsramme for implementering eller vasking av data fra våre nåværende systemer. Vår datamengde i dag er i hovedsak fordelt via KomTek og Proaktiv og inkluderer ca røykløp, og ca. 800 særskilte brannobjekter. 6. Regler for gjennomføring av konkurransen 6.1. Anbudskonkurranse Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyre for anbudskonkurranse med forhandling i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser Betalingsbestemmelser Alle priser oppgis eks. mva. Fakturering av abonnementskostnader skjer per kvartal. Mottatt faktura forfaller til betaling 30 dager etter fakturadato. Faktureringsgebyr aksepteres ikke. Driftskostnader påløper fra det tidspunkt NRBR har fått tilgang til systemet. Endringer av volum som følge av utvidede funksjonelle eller volumspesifikke forhold vil kunne medføre endringer i driftsprisen for NRBR. En slik prisendring skal meldes og godkjennes av NRBR i forkant. Reise, diett og oppholdsutgifter bes oppgitt. 4

5 7. Spesifikasjonskriterier NRBR ønsker at systemet innehar, eller oppfyller grunnleggende kriterier og forutsetninger, uavhengig av om det omhandler modul for feiing- eller branntilsyn Lav brukerterskel NRBR ønsker at systemet har lav brukerterskel og at det er basert på kjente operative systemer, og innehar enkelt oppbygging med færrest mulig innloggings- og dialogvinduer Være nettbasert og ha Sky-løsninger NRBR ønsker et nettbasert system som har sky-løsninger hvor man kan benytte mobile enheter som nettbrett / mininettbrett / smarttelefon. Den nettbaserte løsningen ønskes benyttet på så vel bærbare som stasjonære datamaskiner Inneha eller kommunisere digitalt med et saksbehandlings og akiveringssystem NRBR ønsker at systemet kommuniserer digitalt med Ephorte som er vårt saksbehandlings- og arkiveringssystem. Noark 5- standarden ønskes oppfylt, eventuelt oppgradert til Være tilknyttet matrikkelopplysninger NRBR ønsker at systemet innehar applikasjoner til, eventuelt å være automatisk oppkoplet mot, matrikkelopplysninger Kunne brukes sammen med kartverk NRBR ønsker at systemet kan brukes sammen med kartverk/kartapplikasjon, herunder DSB s kartverk hva angår FAST- anlegg Kunne kommunisere med Outlooks kalendersystem NRBR ønsker at systemet kan kommunisere med Outlooks kalendersystem i forhold til tid- og ruteplanlegging, varselfunksjoner og statistikkføringer. Varselfunksjoner bør kunne dekke alle formelle og praktiske saksbehandlingsfrister, varsel ut mot kunden/objektet om tilsyn, feierlapper etc Digitaliserte skjemaer NRBR ønsker at systemet innehar digitaliserte skjemaer Kunne være kompatibelt mot et faktureringssystem NRBR ønsker at systemet er kompatibelt mot Agresso- faktureringssystem. Dette i forhold til fakturering direkte, til fritak etc Inneha utvidet søkefunksjoner NRBR ønsker at systemet innehar utvidet søkefunksjoner slik at man med letthet kan hente ut nøkkelopplysninger, rapporter og statistikker Modul for vurdering av risiko og sårbarhet NRBR ønsker at systemet innehar en modul for vurdering av risiko og sårbarhet Modul for hendelses- og statistikkdata NRBR ønsker at systemet innehar en modul for hendelses- og statistikkdata. Lørenskog