Universitetet i Oslo

Transkript

1 Universitetet i Oslo Notat Til: AMU møte 15. mars 2017 Dato: Ansvarlig: Avdeling for Personalstøtte Årlig ARK rapportering til AMU 2017 Bakgrunn ARK Arbeids- og Klimaundersøkelse er et helhetlig opplegg for gjennomføring av en arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse. Det er utviklet av og for universitets- og høgskolesektoren og kan brukes til å kartlegge alle viktige aspekt av psykososiale arbeidsmiljø, både belastninger og ressurser, slik at kravene som ligger i arbeidsmiljølovgivningen, imøtekommes på viktige punkt. De fire største universitetene har siden 2011 utviklet ARK i et tett samarbeid mellom praktikere og vitenskapelige. Høgskolene ble invitert med i bruk og videreutvikling fra Universitets- og Høgskolerådet (UHR) har brukt ca 1,5 mill av SAK-midler til erfaringssamlinger og til deler av det utviklingsarbeidet som vitenskapelige ressurser har bidratt med. ARK er utviklet av og for UH-sektoren. ARK består av flere deler; et spørreinstrument (KIWEST), oppfølgingsmøte med tolkning av svarrapporter og formulering av tiltak, samt standardiserte «faktaark». FaktaARKene brukes ved oppstart og avslutning av ARK-gjennomføring på en enhet, og har flere funksjoner bl.a. underlag for planlegging og langsiktig oppfølging lokalt. Spørreinstrumentet er forskningsbasert og ARK bygger på anerkjent teori - Jobbkrav-ressurs modellen (JD-R) (Bakker, Demerouti, & Sanz-Vergel, 2014). Ansvaret for gjennomføring av ARK ved UiO ble fra overført fra HMS-stab til Avdeling for Personalstøtte. Status mars 2017 Dette notatet inneholder samlede data gjennomføring av ARK som verktøy for systematisk arbeidsmiljøutvikling ved UIO i Gjennomføringen ved UIO har vært sekvensiell og enhetene har selv fått beslutte når det er hensiktsmessig å gjennomføre undersøkelsen. ARK er ikke obligatorisk i den forstand at det er gjort vedtak om at alle enheter skal gjennomføre ARK. Arbeidet med ARK vil være kontinuerlig ved UiO og alle enheter som har gjennomført ARK-prosessen får mulighet til å kjøre en ny runde etter 2 til 3 år. ARK er per 2016 gjennomført for første gang ved 13 enheter ved UiO. I 2017 begynner arbeidet med annengangs gjennomføringer og Avdeling for personalstøtte vil, i samarbeid med gjeldende enheter, ha særlig fokus på å identifisere suksesskriterier for disse nye rundene med systematisk arbeidsmiljøutvikling. Etter underveisevaluering i 2014 ble det påvist at prosesslederopplæring, leders involvering og tilbakemeldingsmøtene er viktige for en vellykket gjennomføring av ARK. Underveisevaluering i 2015 har gjort at det har vært jobbet videre med følgende suksesskriterier: dedikert lokal prosjektleder for ARK, lokal lederforankring, fokus på kommunikasjon og informasjon til medarbeidere, samt lokal oppfølging av handlingsplan. Erfaringer fra 2016 gjør at det legges ennå mer vekt på tiltak og handlingsplaner, både utvikling, oppfølging og informasjon om tiltaksgjennomføring. Avdeling for personalstøtte Kontoradr.: Lucy Smiths hus. Problemveien 7 Telefon: Telefaks: postmottak@admin.uio.no

2 2 Følgende enheter har nå gjennomført ARK ved UIO: Enhetsnavn Antall inviterte Svarprosent Dato Universitetsbiblioteket , Det medisinske fakultet , Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet , Senter for utvikling og miljø 32 68, Det utdanningsvitenskapelige fakultet , Eiendomsavdelingen , Det odontologiske fakultet , Naturhistorisk museum , Det juridiske fakultet , Ledelsen og støtteenheter , Kulturhistorisk museum , Det humanistiske fakultet , Det teologiske fakultet 59 74, Hele UiO hittil (pr februar 2017) Følgende enheter er i prosess: Institutt for medisinske basalfag ved Det medisinske fakultet planlegger å gjennomføre ARK høsten Det Matematisk-naturvitenskapelige fakultet vil gjennomføre ARK for andre gang i MNs fakultetsadministrasjon gjennomfører våren 2017, mens fakultetet for øvrig gjennomfører høsten Ledere og verneombud ved følgende enheter har innrapportert FaktaARK II i 2016: o Naturhistorisk museum o Det juridiske fakultet o Ledelsen og støttenenheter (LOS) o Kulturhistorisk museum o Det humanistiske fakultet Våren 2017 vil Teologisk fakultet få tilsendt FaktaARK II. Avdeling for Personalstøtte støtter og fungerer som rådgiver for enhetene i oppstart, gjennomføring og oppfølging av ARK. Alle ARK løp organiseres som prosjekt med ansvarlig prosjektleder lokalt for å sikre en beste mulig praksis i gjennomføringen. Oppfølgingsmøtene (tilbakemeldingsmøtene) der alle ansatte inviteres til å tolke resultatene ledes av interne eller eksterne uavhengige prosessledere. For øvrig har både ledere og vernelinjen tydelige roller og ansvar i ARK. Personalstøtte jobber kontinuerlig med evaluering og optimalisering av ARK gjennomføringen ved UIO.

3 3 Om UIO rapporten og tiltakstemaene fra FaktaARK II Den overordnede ARK UIO rapporten inneholder resultat av KIWEST spørreskjema besvarelser for alle enheter ved UIO som gjennomførte ARK fra Disse er presentert i vedlegg 1 ARKrapport UIO 2016 ARK omhandler psykososialt arbeidsmiljø og UIO rapporten tar kun for seg besvarelsene for den innledende kvantitative fasen i kartleggingsprosessen. Disse benyttes til underlag for undersøkelsens kvalitative fase der alle medarbeidere får mulighet til å delta på oppfølgingsmøter for å tolke resultatene og medvirke til å utvikle lokale tiltak for psykososialt arbeidsmiljø. Tiltakene som vedtas av LAMU i lokale handlingsplaner er derfor å anse som de reelle resultatene av ARK. Disse rapporteres inn til ARK via FaktaARK II etter at tiltaksutviklingen er ferdigstilt. Tiltakstemaene for FaktaARK II besvarelsene ved UiO er presentert i vedlegg 2 Tiltakstemaer UIO FaktaARK II Arbeidsmiljøtiltakene ved UIO er sortert etter kvalitativ metode, gruppert og fordelt over 26 temaer. Under angis prosentfordelingen på de temaene med flest tiltak: 1. 11,5 % Organisering/strukturering av arbeid 2. 9,6 % Faste møter/allmøter/seminar/faglige samlinger 3. 9,6 % Samhandling/tverrfaglig samarbeid 4. 8,6 % Kommunikasjon/informasjon 5. 8 % Kompetanseutvikling Fordelingen av de øvrige tiltakene kan sees i vedlegget. Det er kun 0,3% av enhetene som har besvart FaktaARK II som rapporterer å ikke ha utarbeidet tiltak. Følgende observasjoner ble gjort i arbeidet med å gruppere tiltakene: Enkelte tiltak som enhetene rapporterte er overlappende. I noen tilfeller består et tiltak i tillegg av flere tiltak og omhandler dermed flere temaer. I disse tilfellene har tiltakene blitt stykket opp og registrert som flere tiltak. Dette for å få en riktig tematisk registrering av arbeidsmiljøtiltakene. Årets tematiske analyse førte med seg 4 nye tiltakstemaer fra året før. De nye temaene er: 1. Strukturering av møter 2. Beslutningsprosesser 3. Ledelse 4. Jobb/hjem balanse. Tiltakstemaene for LOS ble analysert i forbindelse med rapportering til LAMU i november 2016 og gruppert i henhold til de 22 opprinnelige temaområdene. Sitater som eksempler på tiltaksformuleringer for de fem største tiltakstemaene: 1. Organisering/strukturering av arbeidet «Gjennomgang arbeidsoppgaver: Rettferdig fordeling av oppgaver? Fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver i seksjonen, mellom seksjoner og mellom fakultet og institutter.» «Samordne arbeidsoppgaver gjennom kommunikasjon/informasjon» «Effektivisere undervisningsplanlegging» «God koordinering, kjente og beskrevne arbeidsprosesser» 2. Faste møter/allmøter/seminar/faglige samlinger «Hyppigere møter for faggruppen» «Gjennomgang av seksjonsmøtet» «Nedsette arbeidsgruppe som skal se på hvordan behovet for faglige møteplasser kan dekkes» «Kartlegging og forbedring av felles møteplasser» «Bruke felles møtearenaer til å dele kunnskap og invitere faglige gjester»

4 4 3. Samhandling/tverrfaglig samarbeid «Styrking og utvikling av samarbeid innad i og på tvers i faggruppene. Målsetting å styrke kultur for deling av erfaringer og å utvikle flere felles aktiviteter innen undervisning og forskning.» «Invitere relevante innledere fra andre seksjoner, lederstøtten og fakultetene.» «Teamarbeid utvikles ytterligere» «Økt samarbeid om forskningsprosjekter» 4. Kommunikasjon/informasjon «Tiltak for å sikre informasjonsdelingen: Avklare behovet og starte med møter som har en strukturert agenda og gir info, sørge for innkalling og sende ut referat.» «Instituttleder møter på administrasjonens infomøte og forteller om store saker ved instituttet» «Det er ønskelig at avgjørelser fra driftsmøtet og andre møter, også uformelle møter, oppsummeres skriftlig.» 5. Kompetanseutvikling «Større fokus på kompetanseutvikling i medarbeidersamtaler med tydeliggjøring av kompetansekrav og utviklingsmuligheter» «Medarbeidersamtaler med fokus på kompetanseutvikling og karriereutvikling.» «Kompetanseutvikling kartlegge og følge opp» Tiltak for psykososialt arbeidsmiljø som skjer utenfor ARK handlingsplan Avdeling for personalstøtte har samme kommentar som i fjor knyttet til tiltaksutviklingen for utfordrende psykososiale forhold som AMU bør gjøres oppmerksom. I forkant av ARK-møter lokalt har AP som rutine å gå gjennom alle KIWEST rapporter for å vurdere avvik som kan kreve ekstra oppmerksomhet eller oppfølging. Lokalt er ledere, verneombud, prosessledere og prosjektledere viktige støttespillere for at slike forhold blir vurdert. Erfaringen med tiltaksarbeidet i forhold til krevende psykososiale arbeidsmiljøforhold er foreløpig todelt: I en del sammenhenger erfarer AP at krevende psykososiale forhold blir trukket frem i tilbakemeldingsmøtene og laget tiltak på. I andre tilfeller kommer ikke disse forholdene frem verken i møtet eller i tiltaksplanen. På tross av dette observerer AP at ARK-prosessen likevel kan bidra til at det blir tatt tak i slike forhold. I oppfølgingsarbeidet opplever AP derfor i økende grad å bli kontaktet for råd rundt håndteringen av saker knyttet til for eksempel personkonflikt, motivasjon, dårlig sosialt klima, lederutfordringer m.m. Rådene AP gir varierer i forhold til sak, det henvises blant annet til BHT. Dette notatet har følgende vedlegg: Vedlegg 1 ARK KIWEST rapport UIO 2016 Vedlegg 2 Tiltakstemaer UIO FaktaARK II 2016

5 Felles ARK rapport UIO 2016 Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK

6 Om rapporten: oversikt over KIWEST resultater for UIO Denne rapporten baserer seg på første gangs gjennomføring av ARK som verktøy for systematisk arbeidsmiljøutvikling ved UIO. Rapporten inneholder resultat av KIWEST spørreskjema besvarelser for alle enheter ved UIO som gjennomførte ARK fra Det er kun to fakulteter, Humanistisk fakultet og Teologisk fakultet som er lagt til fjorårets rapport. Det vil gjøres et større analysearbeid av UiOs samlede KIWEST resultater når alle fakultetene har gjennomført ARK. ARK omhandler psykososialt arbeidsmiljø og denne rapporten tar kun for seg besvarelsene for den innledende kvantitative fasen i kartleggingsprosessen. Disse benyttes til underlag for undersøkelsens kvalitative fase der alle medarbeidere får mulighet til å delta på oppfølgingsmøter for å tolke resultatene og medvirke til å utvikle lokale arbeidsmiljøtiltak. Tiltakene som vedtas av LAMU i lokale handlingsplaner er derfor å anse som de reelle resultatene av ARK. Disse rapporteres inn til ARK via FaktaARK II etter at tiltaksutviklingen er ferdigstilt. Tiltakstemaene for FaktaARK II besvarelsene ved UiO er presentert i et eget vedlegg. Notatfeltet for hvert enkelt lysbilde i powerpointen inneholder bakgrunnsinformasjon om hvordan tolke innholdet i dataene. 11. april 2011 Ny Powerpoint mal

7 Gjennomføring av ARK ved UiO og svarprosenter : Enhetsnavn Antall inviterte Svarprosent Dato Universitetsbiblioteket , Det medisinske fakultet , Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet , Senter for utvikling og miljø 32 68, Det utdanningsvitenskapelige fakultet , Eiendomsavdelingen , Det odontologiske fakultet , Naturhistorisk museum , Det juridiske fakultet , Ledelsen og støtteenheter , Kulturhistorisk museum , Det humanistiske fakultet , Det teologiske fakultet 59 74, Hele UiO hittil (pr februar 2017)

8 Ressurser den enkeltes oppgaveutførelse: Autonomi Selvstendighet i oppgavegjennomføring Myndiggjørende ledelse Anerkjennelse Støtte fra nærmeste leder Krav til kompetanseutvikling 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

9 Ressurser i kollegafellesskapet: Samarbeid mellom kolleger Fellesskap mellom kolleger Romslighet og sosialt ansvar Sosialt klima 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

10 Sosialt klima «Hvordan er klimaet på din arbeidsenhet?» Konkurranseorientert Oppmuntrende og støttende Mistroisk og mistenksomt Avslappet og behagelig Stivbeint og regelstyrt 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

11 Ressurser i den organisatoriske enheten: Målklarhet Forbedringskultur Støtte til forskning og undervisning Rettferdig nærmeste leder Ledelse og tillit, egen enhet Ledelse og pålitelighet, egen enhet Ledelse og pålitelighet, overliggende enhet 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

12 Støtte til forskning og undervisning: Støtte til undervisning og eksamen Administrativ støtte til forskning Teknisk støtte til forskning Støtte til internasjonalisering 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

13 Jobbkrav i den enkeltes arbeidssituasjon: Fravær av Illegitime arbeidsoppgaver Fravær av dysfunksjonell støtte Fravær av personkonflikter Fravær av rollekonflikter Fravær av tidspress 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

14 Tilknytning til jobben Mening i jobben Jobbengasjement Arbeid-hjem fasilitering Fravær av arbeid-hjem konflikt Tilknytning Fravær av arbeidsavhengighet 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

15 Oppsummering: 1: Autonomi 2: Selvstendighet 3: Myndiggjørende ledelse 4: Anerkjennelse 5: Støtte nærmeste leder 6: Krav til kompetanseutvikling 7: Samarbeid kolleger 8: Fellesskap kolleger 9: Romslighet/sosialt ansvar 10: Sosialt klima 11: Målklarhet 12: Forbedringskultur 13: Støtte forskn./undervisn. 14: Rettferdig nærmeste leder 15: Ledelse/tillit, egen enhet 16: Ledelse/pålitelighet, egen enh. 17: Led/pålitelighet, overl enh. 18: Fravær illegitime arb.oppg. 19: Fravær dysfunksjonell støtte 20: Fravær personkonflikter 21: Fravær rollekonflikter 22: Fravær tidspress 23: Mening i jobben 24: Jobbengasjement 25: Arbeid - hjem fasilitering 26: Fravær arbeid-hjem konflikt 27: Tilknytning 28: Fravær arbeidsavhengighet U&H 3 4, ,5 3 2,5 2 1, UiO

16 Oppsummering: 1: Autonomi 2: Selvstendighet 3: Myndiggjørende ledelse 4: Anerkjennelse 5: Støtte nærmeste leder 6: Krav til kompetanseutvikling 7: Samarbeid kolleger 8: Fellesskap kolleger 9: Romslighet/sosialt ansvar 10: Sosialt klima 11: Målklarhet 12: Forbedringskultur 13: Støtte forskn./undervisn. 14: Rettferdig nærmeste leder 15: Ledelse/tillit, egen enhet 16: Ledelse/pålitelighet, egen enh. 17: Led/pålitelighet, overl enh. 18: Fravær illegitime arb.oppg. 19: Fravær dysfunksjonell støtte 20: Fravær personkonflikter 21: Fravær rollekonflikter 22: Fravær tidspress 23: Mening i jobben 24: Jobbengasjement 25: Arbeid - hjem fasilitering 26: Fravær arbeid-hjem konflikt 27: Tilknytning 28: Fravær arbeidsavhengighet

20 Oppsummering: 1: Autonomi 2: Selvstendighet 3: Myndiggjørende ledelse 4: Anerkjennelse 5: Støtte nærmeste leder 6: Krav til kompetanseutvikling 7: Samarbeid kolleger 8: Fellesskap kolleger 9: Romslighet/sosialt ansvar 10: Sosialt klima 11: Målklarhet 12: Forbedringskultur 13: Støtte forskn./undervisn. 14: Rettferdig nærmeste leder 15: Ledelse/tillit, egen enhet 16: Ledelse/pålitelighet, egen enh. 17: Led/pålitelighet, overl enh. 18: Fravær illegitime arb.oppg. 19: Fravær dysfunksjonell støtte 20: Fravær personkonflikter 21: Fravær rollekonflikter 22: Fravær tidspress 23: Mening i jobben 24: Jobbengasjement 25: Arbeid - hjem fasilitering 26: Fravær arbeid-hjem konflikt 27: Tilknytning 28: Fravær arbeidsavhengighet U&H HF 3 4, ,5 3 2,5 2 1,

22 Hvor mange timer ut over avtalt arbeidstid arbeider du vanligvis pr uke? Diagramtittel U&H 60 UiO Prosent Over 10

23 Hvor mange timer ut over avtalt arbeidstid arbeider du vanligvis pr uke?

26 Hvor mange timer ut over avtalt arbeidstid arbeider du vanligvis pr uke? Diagramtittel U&H 60 HF Prosent Over 10

27 Hvor mange timer ut over avtalt arbeidstid arbeider du vanligvis pr uke? Diagramtittel 60 U&H TF Prosent Over 10

28 Medarbeidersamtale Har du hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene? Prosent som har svart «ja» Gjennomsnittlig opplevelse av medarbeidersamtalens nytteverdi Diagramtittel U&H UiO Diagramtittel U&H 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 UiO

29 Medarbeidersamtale Har du hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene? Prosent som har svart «ja» Gjennomsnittlig opplevelse av medarbeidersamtalens nytteverdi

32 Medarbeidersamtale Har du hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene? Prosent som har svart «ja» Diagramtittel U&H HF Gjennomsnittlig opplevelse av medarbeidersamtalens nytteverdi Diagramtittel U&H HF 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1

33 Medarbeidersamtale Har du hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene? Prosent som har svart «ja» Gjennomsnittlig opplevelse av medarbeidersamtalens nytteverdi Diagramtittel 100 U&H TF Diagramtittel U&H TF , , , ,5 0 1

34 Gjennomsnittlig opplevelse av hvordan jobben påvirker helsa Diagramtittel 5 U&H UiO 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Helsa påvirkes positivt Helsa påvirkes negativt

35 Gjennomsnittlig opplevelse av hvordan jobben påvirker helsa

38 Gjennomsnittlig opplevelse av hvordan jobben påvirker helsa Diagramtittel 5 U&H HF 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Helsa påvirkes positivt Helsa påvirkes negativt

39 Gjennomsnittlig opplevelse av hvordan jobben påvirker helsa Diagramtittel 5 U&H TF 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Helsa påvirkes positivt Helsa påvirkes negativt

40 ARK tiltakstemaer 2016 HF JUS NHM KHM LOS Total Prosent Organisering/strukturering av arbeid ,5 % Faste møter/allmøter/seminar/faglige samlinger ,6 % Samhandling/tverrfaglig samarbeid ,6 % Kommunikasjon/informasjon ,6 % Kompetanseutvikling ,0 % Målklarhet/ prioritering ,5 % Rolleavklaring/arbeidsinstruks ,3 % Sosiale tiltak ,5 % Samarbeid på tvers av enheter ,9 % Sosialt klima ,7 % Involvering ,7 % Møteplasser/fellesarenaer/kantine ,8 % Tidspress ,4 % Ressurser ,1 % Medarbeidersamtaler ,0 % Ledelse ,0 % Beslutningsprosesser ,8 % Strukturering av møter ,7 % Tilbakemelding/anerkjennelse ,4 % Engasjement/motivasjon ,4 % Illegitime arbeidsoppgaver ,2 % Økt lederstøtte/ mer kontakt med leder ,9 % Autonomi/akademisk frihet ,6 % Mottak nytilsatte ,3 % Jobb/hjem balanse 2 2 0,3 % Ingen tiltak 2 2 0,3 % Innovasjon 0 0,0 % TOTAL %