Sømna Kommune. Konkurransegrunnlag for innkjøp av mobilt røntgenapparat. Sømna Legekontor

Transkript

1 Sømna Kommune Konkurransegrunnlag for innkjøp av mobilt røntgenapparat Sømna Legekontor

2 Innhold 1 Innledning Generelt om anskaffelsen Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbudet Kvalifikasjonskrav Oppdragsgivers behandling av tilbudene Avgjørelse av konkurransen... 9

3 Innledning Sømna Kommune ønsker å gå til anskaffelse av mobilt røntgenapparat for bruke ved Sømna Legekontor. Sømna kommune er en av fem kommuner på Sør Helgeland og ligger helt sør på Helgelands-kysten. Kommunen har ca 2040 innbyggere (1. jan 2014) fordelt over 193 km2, hvor landarealet utgjør 189 km2. Kommunesenteret Vik, ligger midt i kommunen og her finner du bl.a. bibliotek, bygdetun, butikker, idrettshall, hotell, legekontor, omsorgssenter, Nord Norsk Pensjonistskole og Helgeland rehabilitering 2.0 Generelt om anskaffelsen 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Sømna kommune. Kontaktpersoner for konkurransen er: Navn Rolv-Jørgen Bredesen Kommuneoverlege Alf-Kyrre Holmstrand Innkjøp Epost rolv-jorgen.bredesen@somna.nhn.no alf-kyrre.holmstrand@somna.kommune.no Telefon Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonene, og være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli besvart vie Doffin`s meldingstjeneste. med kopi til alle tilbydere i henhold til forskriftenes krav om likebehandling. Svarene vil anonymiseres, slik at det ikke kan spores 2.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen Sømna legekontor ønsker et mobilt røntgenapparat, som skal brukes til å vurdere skader på skjelett ved mistanke om brudd. Målgrupper for røntgenundersøkelser er pasienter tilknyttet fastlegeordningen i Sømna, legevakt pasienter, beboere ved det lokale sykehjemmet og pasienter ved Sømna rehabilitering. Bruksområde for apparatet vil være slik at det ikke krever godkjenning fra Statens strålevern, bare innmelding i henhold til strålevernforskriften. Apparatet må være heldigitalt slik at bildebehandling og elektronisk samhandling med spesialisthelsetjenesten kan gjøres enkelt.

4 Røntgenapparatet vil stå i et eget rom med 1 mm bly isolerte vegger. Det må være mulighet for å flytte apparatet etter behov til Sømna omsorgssenter, som ligger i samme bygg. I tillegg til apparatet trenger legekontoret en digital arbeidsstasjon for lagring og bearbeiding av bildene. Arbeidsstasjon må leveres med nødvendig hardware og Software Anskaffelsens bruk, opplæring og omfang Sømna legekontor planlegger å utføre undersøkelsene selv ved sykepleier og lege. Tolkning av bildene gjøres av fastlegene. Vi har ikke noen avtale med radiograf eller helseforetaket. På sikt ønsker vi en avtale om drift og bildebehandling med spesialisthelsetjenesten. Opplæring i forsvarlig bruk av apparatet er viktig. Leverandøren må gi tilstrekkelig veiledning og hjelp, særlig i startfasen. Vi ønsker også hjelp til utarbeide standardiserte protokoller for diagnostikk av skjelettskader. I tillegg ønsker legekontoret en serviceavtale på apparatet, med årlig ettersyn og kontroll. Det forutsettes av leverandøren er behjelpelig med innmelding av apparatet til statens strålevern Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren mener at konkurransebeskrivelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning for å levere en pris som kan danne grunnlag for forhandlinger, kan det gjøres skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger til oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Se pkt Dersom det oppdages feil i konkurransebeskrivelsen, bes det om at dette snarest mulig formidles pr mail til oppdragsgivers kontaktpersoner Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransebeskrivelsen Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransebeskrivelsen. 3.0 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbudet 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN samt at dette grunnlaget legges ut for ned lasting via DOFFIN.

5 3.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen skal gjennomføres som konkurranse med forhandlinger, og i henhold til forskriftenes Fremdriftsplan Tidspunkt Kunngjøring i Doffin- database Frist for å levere tilbud kl Åpning av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Uke 5 Valg av leverandør og meddeling til Uke 6 leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Uke 8 Fremdriftsplan kan reguleres Ti kalenderdager fra tidspunktet for kontraktstildeling 3.4 Krav til tilbudet Tilbudsfrist Tilbudet skal være Sømna Kommune Administrasjonen i hende senest: klokken Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 2 måneder regnet fra tilbudsfristen Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket «Røntgen Sømna Legekontor «til: Sømna kommune Kystveien 84a 8920 Sømna

6 3.4.4 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal inneholde et oversendelsesdokument datert og undertegnet av en person med fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Tilbudet og dokumentasjon skal leveres på papir, og i tillegg på CD eller minnepenn i PDF-format. 3. Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i anbudsprosessen skal foregå på norsk. Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Det er ikke tillatt å levere tilbudet per epost. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransebeskrivelsen besvares/belyses. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering, samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransebeskrivelsen, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 3.6 Konfidensielt Alle opplysninger som tilbyder får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbudet, skal behandles konfidensielt. 3.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises eller samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet.

7 3.8 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.9 Offentlighet Med bakgrunn i at dette er konkurranse med forhandlinger, vil anbudsåpning være lukket. Protokoll vil ikke bli offentligjort før forhandlinger er ferdig og man har valgt leverandør. Dette med forankring i Lov og Forskrift om offentlig anskaffelser 3-5 og Offentlighetsloven 23 Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn for det. Med saklig grunn menes blant annet at innkjøp overgår den politiske vedtatte økonomiske ramme. 4.0 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og innbetaling av merverdiavgift. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. HMS-egenerklæring

8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Firmaattest lovlig etablert foretak 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Oppdragsgiver vil gjennomføre en egen selvstendig vurdering av økonomisk kapasitet til å tilbyders økonomi. Vurderingen vil bli gjennomført i samarbeid gjennomføre med et kredittvurderingsselskap. Tilbyder må minst få oppdraget/kontrakten betegnelsen kredittverdig eller tilsvarende for å være kvalifisert. Det kreves at tilbyderen har Nyetablerte selskaper vil bli vurdert særskilt. god soliditet slik at risiko for oppdragsgiver er minimal ved kontraktsinngåelse. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Godkjennelse Leverandør må ha nødvendig godkjennelse fra Statens Strålevern for å kunne være leverandør av medisinsk utstyr - røntgen. Dokumentasjon på godkjennelse må vedlegges. Leverandøren skal ha erfaring Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste fra tilsvarende oppdrag. relevante leveransene de siste 3 år Leverandøren skal ha nødvendig ressurser til å oppfylle kontrakten. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Garanti Leverandøren må redegjøre kort for leveringstid og logistikksystemer. Egen redegjørelse for/ekstern dokumentasjon på leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Leverandøren må redegjøre for hvordan garanti ordningen på tilbudte produkter fungerer.

9 5.0 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført, med status før og etter forhandlinger. ( se for øvrig punkt. 3.6 ) 5.2 Avvising av leverandører Oppdragsgiver kan avvise tilbydere i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.3 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver kan avvise tilbud i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt i pris, vil oppdragsgiver skriftlig anmode om opplysninger om tilbudet som anses relevante i sammenhengen. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut fra objektive grunner. 6.0 Avgjørelse av konkurransen 6.1 Kriterier for valg av tilbud Det økonomiske mest fordelaktige tilbud velges, etter følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier: Pris 1 Kvalitet 2 Funksjonsmessige egenskaper 3 Oppdragsgiver ønsker ikke å vekte kriteriene i %, men kun i prioritert rekkefølge jfr. forskriftens del II 6.2 Pris nærmere informasjon Tilbud skal fylles ut med enhetspriser i NOK eks. mva, men inkludert alle leverandørenes øvrige kostnader (gebyrer, levering, emballasje, godtgjørelse og alle andre kostnadselementer). 6.3 Informasjon om og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli meddelt skriftlig til alle deltakerne samtidig og protokoll vedlegges. Etter tildeling er meddelt, løper en karensperiode på 10 kalenderdager. Etter karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. ( se punkt. 3.3)