TERTIALRAPPORT og Statusrapport september 2014 DIGITAL FORNYING

Transkript

1 TERTIALRAPPORT og Statusrapport september 2014 DIGITAL FORNYING - for bedre pasientsikkerhet og kvalitet- Status per 16. september 2014 Økonomisk status per 31. august 2014

2 1 Innledning Tertialrapporten for andre tertial 2014 gir en oversikt over status og fremdrift for programmet per 17. august Status på fremdrift i programmene pr september Oppsummering av status. har i andre tertial hatt god fremdrift i programmene Klinisk dokumentasjon, Digital samhandling, Virksomhetsstyring og Infrastrukturmodernisering. Det er enkelte forsinkelser og risikopunkter i disse programmene, men hovedleveransene går etter plan. For EPJ-prosjektet ved Oslo universitetssykehus HF er største risiko knyttet til å rekke gjennomføring av alle planlagte tester og ferdigstilling av kritiske integrasjoner før produksjonssetting 20. oktober. Radiologiprogrammet nådde sin installasjonsdag på Sykehuset Innlandet HF, og var klar for akseptansetest 12. september. For Gjennomgående kurve ved Prosjekt nytt østfoldsykehus pågår testing, og aktivitetene frem mot planlagt produksjonssetting uke 40 er på kritisk linje. For laboratoriedataprogrammet er situasjonen fremdeles krevende, men det er god fremdrift på feilretting og det er forsiktig optimisme i prosjektet. Endelig versjon med all funksjonalitet er planlagt installert 31. oktober 2014, og etter dette vil det bare være feilrettingsleveranser frem mot oppstart i andre kvartal. Det er ved utgangen av andre tertial en prognose som viser en risiko for en overskridelse på 1,7 MNOK over budsjett for programmene i, når prosjekt nytt østfoldsykehus holdes utenfor. Effekter av nedjustert timepris hos Sykehuspartner fra 1. juni er ikke fullt ut hensyntatt, og det vurderes fortløpende ytterligere tiltak for å ta ned overskridelsen. Status for hvert program per 16. september 2014 oppsummeres i tabellen under, med påfølgende overordnet oppsummering. Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Infrastrukturmodernisering Digital samhandling Virksomhetsstyring Område Sept Sept Sept Sept Sept Sept Overordnet Fremdrift Økonomi 2014 Risiko Kvalitet Avhengigheter Gevinst Ressurser Tabell 1: Status hvert program Det er god fremdrift i arbeidet med å etablere en ny gjennomføringsstrategi for programmet, som vil bli fremlagt for fornyingsstyret i november.

3 Tiltak for å besvare funn i rapport fra kvalitetssikring av Tertialrapport er i hovedsak gjennomført eller er under gjennomføring. 2.2 Klinisk dokumentasjon (RKD) Overordnet status for programmet er gult på grunn av at EPJ-prosjektet ved Oslo universitetssykehus HF har risiko knyttet til å rekke gjennomføring av alle planlagte tester og ferdigstilling av kritiske integrasjoner, samt at det er problemer med kvaliteten i leveransene til Regional fødejournal. I EPJ-prosjektet ved Oslo universitetssykehus HF er fremdriften i hovedsak som planlagt til produksjonssetting 20. oktober. De øvrige prosjektene i programmet går i henhold til plan. 2.3 Radiologi (RAD) Programmets opplever fortsatt forsinkelser fra leverandøren, samt utfordringer med kvalitet i løsningen. Dette gjør at den overordnete statusen i programmet er gul. Det er planlagt tiltak for å sikre kvaliteten, men man har ikke sett resultatene av disse tiltakene ennå. Installasjonsdag, dvs. klar for start av akseptansetest, ved Sykehuset Innlandet HF ble godkjent , og oppstart ved Sykehuset Innlandet HF planlegges primo 2015 i tett samarbeid med helseforetaket. Forprosjekt Akershus universitetssykehus HF er startet opp og gjennomføres som planlagt. 2.4 Laboratoriedata (LAB) Overordnet status for programmet er rødt. Gjennomføring av Laboratoriedata til Sykehuset Østfold HF styres nå av Prosjekt nytt østfoldsykehus, og endelig avklaring mellom leverandør og prosjekt/sykehuset Østfold HF om tilpasninger til nytt sykehus på Kalnes er gjennomført. Det er avklart hvilken funksjonalitet som skal leveres til driftsstart, og at restanser i funksjonalitet ikke vil leveres før i Verifiseringstest av siste versjon er gjennomført med godt resultat. Feilretting er forbedret og det er god fremdrift i designarbeid og konfigurasjon av løsning. Endelig versjon planlegges installert 31. oktober Programstyret understreket i møte i september viktigheten av at målsetningen om ett regionalt laboratoriedatasystem står fast, og at ny gjennomføringsstrategi må støtte opp under dette. Videre regionalisering av løsningen er imidlertid satt på vent inntil Sykehuset Østfold HFs løsning er levert og kvaliteten på løsningen tilfredsstillende som utgangspunkt for en regional løsning. Oslo universitetssykehus HF har allikevel valgt å opprettholde lokal forberedelse av egen implementering. 2.5 Digital samhandling (DIG) Overordnet status for programmet er gul/grønn. Programmet vurderes å være i henhold til plan med unntak for prosjekt Interaktiv henvisning og rekvisisjon (IHR). De øvrige prosjektene går som planlagt. Fremdrift på innføring av nytt regionalt laboratoriedatasystem vil ha konsekvenser for sluttføring av prosjekt IHR samt Fagsystemer og integrasjon. Det er fortsatt forsinkelser på etablering av forvaltning i Sykehuspartner, og tilhørende overlevering for de nye tjenestene fra prosjekt til forvaltning. Dette medfører risiko for økte

4 kostnader i programmet i 2014 og Infrastrukturmodernisering (IMP) Overordnet status for programmet er grønn. Programmet går som planlagt, og har levert et målbilde for en regional løsning i henhold til nytt mandat. Omleggingsprosjektet for Sykehuset Innlandet HF er i pilot, og en risiko- og sårbarhetsanalyse er gjennomført. Denne rapporten skal behandles i september. 2.7 Virksomhetsstyring (VIS) Overordnet status er grønn. For den første versjon av ERP-løsningen til Akershus universitetssykehus HF, må det regionale prosjektet fortsatt støtte forvaltningen etter behov. Godkjenningsperioden (kontraktsmilepæl) ble avsluttet 15. september. Versjon to av ERP-løsningen er i akseptansetest i henhold til plan. Den skal produksjonsettes for Akershus universitetssykehus HF 1. november 2014 og for Sykehuset Østfold HF 1. januar Innføringsprosjekter ved begge foretak har startet og er på plan. Prosjektet har meldt at det ikke klarer oppfylle innsparingskrav i forhold til revidert budsjett 2014, men styrer mot opprinnelig budsjett. 3 Status PNØ, IKT utvidet omfang Denne rapporteringen er en oppsummering av Prosjekt nytt østfoldsykehus månedsrapport til eget prosjektstyre per 31. august 2014, og prosjektets økonomirapportering per august 2014, samt vurderinger fra fornyingsstyrets programkontor. I Prosjekt nytt østfoldsykehus rapporteres det forsinkelser blant annet på viktige leveranser som kurve og laboratoriesystem, samt vedvarende tekniske problemer på klientomlegging og en økende risiko som krever tett oppfølging. Det er iverksatt styringsmessige tiltak for å sikre omforent forståelse av omfang og fremdrift, samt sikre raske og effektive beslutningsprosesser. For Gjennomgående kurve i Prosjekt nytt østfoldsykehus pågår akseptansetest og ytelsestest, og leverandøren har levert et stort antall feilrettinger i ukentlige leveranser. Fremdeles eksisterer en del feilrettinger som må på plass før man går inn i referanseanlegg sammen med DIPS. Feilrettingene er planlagt levert av leverandør til installasjon i referansemiljø uke 38 i henhold til plan. Aktivitetene frem mot planlagt produksjonssetting uke 40 er på kritisk linje. Prosjekt nytt østfoldsykehus har meldt til sitt prosjektstyre at deres prognoser peker på et vesentlig overforbruk innen for Det vurderes hvilke tiltak som må iverksettes for å håndtere dette. Leveranser fra Sykehuspartner har i perioden oppnådd flere milepæler. Blant annet har Datasenterprosjektet har fullført testing, og har overlevert datasenteret til Test & Innføringstjenester. Tjenestemigrering har vellykket migrert DIPS fra datasenter i Fredrikstad til regionale datasenter. Det totale risikobildet for programmet viser at risikoen er synkende, og de høyeste risikoene er nå Laboratoriedataprosjektet Opphopning av leveranser i Q3/ kan gi for kort tid til test, tilpasning og mottak. Forsinkelse i leveranse fra Kurveprosjektet

5 Økt arbeidsomfang: Det er godkjent flere nye endringer og ytterligere forslag til utvidet arbeidsomfang drøftes. Totalt gir dette betydelig økt kompleksitet i leveransene og betydelig økt risiko for prosjekts evne til å implementere allerede planlagte leveranser. Det er iverksatt styringsmessige tiltak for å sikre riktig prioritering og mer effektive beslutningsprosesser mellom Sykehuset Østfold HF og Prosjekt nytt østfoldsykehus, effektivt fra ultimo mai. 4 Samlet risikovurdering Samlet risikovurdering for programmet vurderes som helhet vurderes til middels høy. Tidligere risikoer verdrørende måloppnåelse og gevinstrealisering er tatt ut av rapporteringen og vil bli revurdert etter at ny gjennomføringsplan blir vedtatt. ID Beskrivelse av viktig enkeltrisiko Viktige tiltak Status på tiltak 1 Problemer i LAB-leveransene kan føre til at løsningen ikke kan regionaliseres som planlagt. Tett oppfølging av leverandør Pågående 5 Hvis forvaltning ikke er tilfredsstillende etablert ved program- og prosjektslutt så kan det føre til økt prosjektkostnad, forsinket leveranse og at oppstart av nye prosjekter også kan forsinkes. 1. Prosjekt Forvaltning er etablert 2. Forvaltningsressurs tas inn i prosjektenes tidligfase Pågående 6 Hvis avhengigheter mellom programmer ikke er godt nok kjent så kan det føre til at programmer/prosjekter skaper problemer for hverandre ved produksjonssetting. 1. Ukentlige møter med programarkitekter hvor avhengigheter identifiseres og diskuteres 2. Release Advisory Board er opprettet Pågående

6 7 Prosjekt nytt østfoldsykehus: Samtidig innføring av mange IKT-løsninger samt problemer med noen av leveransene (LAB, kurve, integrasjon) kan føre til forsinkelser ved oppstart. 1. Tiltak for risikoer ved Prosjekt nytt østfoldsykehus er identifisert og følges opp av prosjektet. Håndteres av PNØ 1. Risikopott etableres for Stram likviditet i programmene kan føre til ineffektiv programgjennomføring og måloppnåelse. 2. Tydeligere tildeling og oppfølging på prosjektfinansiering over prosjektenes levetid 5 Samlet økonomisk status 5.1 Påløpte kostnader per 31. august 2014 har følgende budsjettramme for 2014: Budsjett 2014 (i MNOK) Investering Drift SUM Budsjettramme 1527,0 148,0 1675,0 RNB midler fra 2013* 17,8 17,8 Ramme 1527,0 165,8 1692,8 *RNB-midler (revidert nasjonalbudsjett 2013) er knyttet til Digital samhandling og EPJ-prosjektet på Oslo universitetssykehus HF. Investeringene fordeler seg som følgende: Budsjett 2014 (i MNOK) Investering 1182 PNØ U5B 345 Ramme 1527 Per 31. august 2014 var det for de seks strategiske programmene samt Driftsinvesteringer påløpt 832,8 MNOK i investeringer og 92,0 MNOK i driftsmidler. Av driftsmidlene utgjør 7,4 MNOK forbruk av RNB-midlene. I tillegg har PNØ U5B påløpte kostnader på 264,8 MNOK. De påløpte kostnadene fordeler seg som følgende for 2014 pr 31. august 2014:

7 Satsningsområde Påløpte kostnader pr AUGUST Investeringer Drift Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering Øvrige SUM Driftsinvesteringer SUM PNØ U5B SUM IKT Årsprognose sammenlignet med budsjett Det totale avviket mellom årsbudsjett og årsprognose er 1,7 MNOK. Det er da hensyntatt 17 MNOK i risikobuffer ved det reprioriterte budsjettet i juni, for å håndtere uforutsette hendelser ut året, som ligger på øvrig i budsjettet. Det vurderes som å være risiko for ytterligere overskridelser og det jobbes kontinuerlig med tiltak for å sikre budsjettbalanse. Nedgang i timepris fra Sykehuspartner per 1.juni er ikke fullt ut hensyntatt prognosene. SUM helår 2014 Investering hel år 2014 Drift helår 2014 Program Budsjett Prognose Avvik Budsjett Prognose Avvik Budsjett Prognose Avvik Klinisk dokumentasjon 393,5 388,8 4,8 334,6 341,7-7,1 59,0 47,1 11,9 Radiologiprogrammet 73,2 73,0,2 65,2 63,9 1,3 8,0 9,1-1,1 Laboratorieprogrammet 73,0 85,6-12,6 52,0 61,7-9,7 21,0 23,9-2,9 Digital Samhandling 31,0 34,2-3,2 20,0 22,9-2,9 11,0 11,3 -,3 Virksomhetsstyring 195,0 203,5-8,5 185,0 197,0-12,0 10,0 6,5 3,5 Infrastrukturmodernisering 341,0 338,6 2,4 302,0 301,3,7 39,0 37,3 1,7 Øvrig 38,0 21,3 16,7 29,0 12,1 16,9 9,0 9,2 -,2 Driftsinvesteringer SP 202,4 203,8-1,4 202,4 203,8-1,4,0,0 SUM 1 347, ,8-1, , ,4-14,2 157,0 144,4 12,5 PNØ U5B 345,0 412,1-67,1 345,0 412,1-67,1,0,0 SUM IKT 1 692, ,9-68, , ,4-81,3 157,0 144,4 12,5 Klinisk dokumentasjon har i tillegg til overnevnte prognoserapportering signalisert et merbehov for 2014 for PAS/EPJ i Oslo universitetssykehus HF. Merbehovet ansees som en periodisering mellom år, og det vil derfor tilgjengeliggjøres økt likviditet til programmet for Klinisk dokumentasjon i Laboratoriedata har en prognose på totalt 12,6 MNOK over tildeling, da det er estimert økte kostnader i forbindelse med leveransene til Sykehuset Østfold HF og nedtrappingen av programaktiviteten. Digital samhandling overskrider årets tildeling med ca. 3 MNOK på grunn av forsinkelser med Interaktiv henvisning og rekvisisjon og manglende overlevering til Sykehuspartner forvaltning. Som en del av budsjettrevisjon i juni 2014 ble virksomhetsstyringsprogrammet pålagt et innsparingskrav på 8 MNOK. Det har vist seg at programmet ikke klarer å gjennomføre innsparingen uten skape vesentlige forsinkelser i fremdrift i leveransen til nytt østfoldsykehus.

8 PNØ U5B har et budsjett på 345 MNOK og en årsprognose på 404,2 MNOK, som følge av endret periodisering av kostnader i underliggende prosjekter. I tillegg er det signalisert en merkostnad på kurveprosjektet ved Prosjekt nytt østfoldsykehus på 8 MNOK. Overskridelsene håndteres i Prosjekt nytt østfoldsykehus styringslinje. De andre programmene melder mindre avvik. 5.3 Totalprognose sammenlignet med påløpte kostnader Alle programmene har nå rapportert og fått et forhold til programmenes estimerte totalkostnad i hele programmets levetid. Det vil fremover fokuseres på prosjektets totalkostnad i prosjektets levetid. Dersom det fremkommer forskyvninger av kostnader mellom år, vil det dermed fremkomme tydeligere om dette har betydning for totalkostnaden eller ikke. Når ny gjennomføringsstrategi er på plass vil de oppdaterte estimatene rapporteres på ved hvert tertial. 5.4 Status budsjettprosessen 2015 Det er foreløpig tildelt tentative rammer til programmene inntil endelig budsjett for Digital fornying foreligger. har foreløpig lagt til grunn en investeringsramme på 1,1 MRD og en ramme på driftsmidler på 200 MNOK for Rammene påvirker videre Sykehuspartner og helseforetakenes planer til neste år. Budsjettprosessen 2015 styrer etter følgende milepæler: MILEPÆLER BUDSJETT 2015 Invitere og informere programmene angående budsjettprosessen 2015 Møte med Driftsinvesteringer angående budsjett 2015 Informasjonsmøte med programmene angående budsjettprosessen 2015 Møte med PNØ - U5b inkl. SP IKT SØK angående budsjett 2015 Rapportering i Clarity Innspillsrunde 1 til Sykehuspartner IKT - budsjett 2015 Innspillsrunde 1 leveres til Sykehuspartner IKT fra Digital fornying Estimere programmets totale kostnad fordelt på hovedprosjekter Rapportering i Clarity Oppdaterte estimater Infrastrukturmodernisering og Klinisk dokumentasjon som følge av ny gjennomføringsstrategi Innspillsrunde 2 til Sykehuspartner IKT fra Budsjettinnspill til helseforetakene - vise tjenesteprisutvikling for 2015 Orientering i fornyingsstyret Fornyingsstyremøte Forslag til statsbudsjettet Budsjettleveranser /helseforetak Dato 04. jul 11. aug 12. aug 14. aug aug 18. aug 20. aug 01. sep sep 22. sep 24. sep 24. sep sep 25. sep 08. okt okt/nov

9 Styret i Helse Sør-Øst behandler budsjett 2015 Fornyingsstyret behandler budsjett 2015 for inkl. gjennomføringsplan for hele perioden Budsjett behandles i driftsstyret til Sykehuspartner Oppdaterte mandater med årlig tildeling for 2015 sendes programmene 20. nov 26. nov 15. des 31. des 6 Tiltak, satsninger og forbedringer Det jobbes i med kontinuerlig forbedring av programmets gjennomføring, samt tiltak knyttet til programmets risiko. I 2014 har fornyingsstyrets programkontor særlig oppmerksomhet på følgende områder for forbedring og tiltak for å besvare funn i rapport fra kvalitetssikring av Tertialrapport Rammer og budsjettering Gjennomføringsplanen for 2015 vil bli ferdigstilt ultimo november. Leveranseomfanget skal ha en realistisk avstemming mot det budsjettet får tildelt. I tillegg vil Digital fornying sette av en risikopott på i størrelsesorden 100 MNOK for å sikre at det er midler til å dekke utgifter som oppstår ved at uforutsette hendelser og risikoer slår til. 6.2 Risikostyring Fornyingsstyrets programkontor har satt risikostyring i som det viktigste området for forbedring for 2014, og har initiert forbedring av risikoprosessen. Veileder i risikostyring og felles maler for risikoplan og risikomatrise er nå iverksatt i Digital fornying sine programmer og prosjekter. En risikokoordinator er oppnevnt i alle programmer, og skal bidra til å drive frem god risikostyring i prosjektene, holde oppsyn med programmets risikoprofil og være kontaktpunkt mellom fornyingsstyrets programkontor, programmet og prosjektene. De enkelte programmene følges opp fortløpende for å sikre en ensartet gjennomføring og oppfølging av risikostyringen. Fornyingsstyrets programkontor gjennomgår risikorapportene med programmenes risikokoordinatorer i en-til-en møter. For å styrke samarbeidet på tvers av programmene blir de også innkalt til møter for blant annet å utveksle risikoinformasjon. Den samlede risikovurderingen for sammenstilles av fornyingsstyrets programkontor, basert på en skjønnsmessig vurdering av risikoer programmene har rapportert og diskusjoner i programmøtene. 6.3 Økonomistyring Tiltak for 2015: Alle programmene har estimert hvor mye programmenes leveranser vil koste totalt sett i prosjektenes levetid. Ved denne, og hver tertialrapportering fremover, vil det rapporteres på historisk forbruk mot estimert totalkostnad på kostnadene i det enkelte prosjekt, og programmet som helhet, uavhengig av årlig periodisering. Programmene skal estimeres i henhold til ny gjennomføringsstrategi. Ved eventuelle endringer i estimatet på programmenes totalkostnad i rapporteringene fremover, skal endringen forklares. Innen 31. desember: Prosjektlederne skal estimere grad av gjennomføring og antatt gjenstående arbeid til fullføring av prosjekt og/eller fase. Dette skal danne grunnlag for å kunne forbedre

10 prognostisering av programmenes totale kostnad, samt vurdere levert omfang opp mot forbrukt kostnad. I ny gjennomføringsstrategi vil målbildet for Digital fornyning beskrives i form av tidssatte leveranser og rapportering vil måle grad av ferdigstillelse av disse. 6.4 Endret gjennomføringsstrategi For endret gjennomføringsstrategi henvises det til sak 35/14 i dette møtet. 6.5 Kvalitetssikring For å sikre gjennomføringen av er flere tiltak iverksatt for å bedre kvalitetssikringen i programmene og prosjektene. Følgende kvalitetssikringsaktiviteter er iverksatt ekstern kvalitetssikring av statusrapport pr første tertial 2014 o Det vil være ekstern kvalitetssikring av programmet som helhet hvert tertial. ekstern kvalitetssikring av DIPS, Oslo universitetssykehus HF ekstern kvalitetssikring av radiologiprogrammet ekstern kvalitetssikring av infrastrukturmoderniseringsprogrammet ny ekstern kvalitetssikring av leverandør til laboratoriedataprogrammet kvalitetsforbedringsregister Det har blitt utarbeidet og distribuert sjekklister og malverk, for intern kvalitetssikring av prosjekter og programmer. Oppfølging vil bli ivaretatt av Sykehuspartner. Det opprettholdes et eget register hvor aktiviteter på kvalitetsforbedring følges opp. Tiltaket er lukket. 6.6 Leverandøroppfølging Det er utarbeidet nye prosesser og rutiner for leverandørstyring og -strategi. Disse er under implementering. 6.7 Organisering Etter dialog i fornyingsstyret er det konkludert med at alle helseforetak skal kunne være representert i programstyrene om de ønsker det. Programstyrene vil bli forsterket med ytterligere kapasitet og kompetanse ved behov. 7 Oversikt over programmenes leveranser i 2014 Ferdigstillelse av leveranser fra Klinisk dokumentasjon i 2014 Regional EPJ innført i barne- og ungdomspsykiatrien i Sørlandet sykehus HF i januar. Regional anestesi og intensivkurve innført på Sykehuset Østfold HF i mars. Regional fødejournal innført på Oslo universitetssykehus HF i mars. Nasjonal løsning for eresept på Akershus universitetssykehus HF startet bredding 15 september. Regional løsning for hjerteultralyd innført på Oslo universitetssykehus HF i okt/nov. Regional gjennomgående kurve innføres på Sykehuset Østfold HF i september. Anskaffelse av regional løsning for medikamentell kreftbehandling konkluderes i

11 oktober. Regional løsning for endoskopi innføres på Oslo universitetssykehus HF i oktober. Regional EPJ innføres for hele Oslo universitetssykehus HF i oktober. Anskaffelse av dokumentstyring og forbedringssystem konkluderes i desember. Ferdigstillelse av leveranser fra Radiologiprogrammet i 2014 Regional RIS/PACS pilot ved Sykehuset Innlandet HF medio oktober. Ferdigstillelse av leveranser fra Digital samhandling i 2014 Pleie- og omsorgsmeldinger Interaktiv henvisning og rekvisisjon OSEAN(NHN)/adressering Ferdigstillelse av leveranser fra IMP i 2014 Nytt datasenter (SDS3) Etablere HSØ kjernenett Felles regional IDM Sikker print (RHF, Sykehuspartner, Sunnaas Sykehus HF, Sykehuset Østfold HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset Telemark HF) Omlegging Oslo universitetssykehus fase 1 - Software distribusjon Ferdigstillelse av leveranser fra Virksomhetsstyring i 2014 ERP Release1 på Akershus universitetssykehus HF ERP Release2 på Akershus universitetssykehus HF ERP Release2 på Sykehuset Østfold HF (januar 2015) Ferdigstillelse av leveranser fra Laboratoriedata i 2014 Idriftsetting av Generell Kjemi, Mikrobiologi og Patologi ved Sykehuset Østfold HF, og løsningen tilpasset løsning ved Kalnes er utsatt til 2015