Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS

Transkript

1 - VEDLEGG 2 Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS Delrapport 3 for overføringsprosjektet mellom OUS og Vestre Viken statusrapport gitt fra Oslo universitetssykehus HF Rapportperiode Pr Ansvarlig Adm dir Siri Hatlen 1 Overordnet status Tabellen under viser overordnet status per hovedområde sett fra OUS sitt perspektiv. Det vises til punkt 3 for detaljer Område Resultat Tid Forankring/dialog med ulike interessenter Overføring av pasienter HR- Overgang av personale Økonomi / eiendom IKT FOU Omdømme Samlet avtale for overføring Lite symbol markerer siste rapportering til Helse Sør Øst Side 1 / 10

2 2 Fremdrift Figuren under viser status på de viktigste milepælene. Milepælsplanen justeres ved mer detaljert planlegging av høstens aktiviteter innen Milepælene viser sluttdato. Milepælene er markert med farge alt etter status på aktiviteten. Grønn indikerer at arbeidet er i hht. plan. Gul indikerer forsinkelse, der korrigerende tiltak er iverksatt. Uten farge indikerer milepæl der startdato ikke er passert. Nærmere omtale av særskilte områder vil være under punkt 3. Aktiviteter Januar Februar Mars April Mai Juni 2.halvår 1. Overføring av pasienter 1.1Avklare omfang av aktiviteter for overføring 1.2 Plan for ut- og innfasing av pasienter 1.3 Plan for å endre pasientstrømmer i samarbeid med bydeler og kommuner 2. HR overgang av personell 2.1 Fastsette modell og prosedyre for overgang 2.2 Identifisere personell for overgang 2.3 Gjennomføre virksomhetsoverdragelser og overgang av personell 3. Økonomi /eiendom 3.1 Avklare øk modell for overføring 3.2 Konstruere nye åpningsbalanser 3.3 Identifisere investeringsbehov av kapasitetsjustering 4. IKT 4.1 Beslutte hvilket klinisk informasjonsgrunnlag som skal være tilgjengelig fra overføringsdato og hvordan denne informasjonsoverføringen skal gjennomføres 4.2 Etablere teknisk infrastruktur for å sikre overføring av pasientinformasjon 5. FOU 5.1 Avklare omfang UiO og høgskoler 5.2 Plan for overføring av studenter og undervisning 6. Omdømme 6.1 Etablere felles plan for kommunikasjon 6.2 Gjennomføre felles informasjon om overføringsprosjektet 7. Samlet avtale om overføring 7.1 Etablere ramme for samlet avtale om personell, økonomiske forutsetninger, disponering av bygg, førsteutkast Side 2 / 10

3 3 Detaljer per område Område 1 Overføring av pasienter: Tid er varslet på rødt da overføringstidspunkt er avhengig av HR prosess og arealsituasjon i Vestre Viken, forankring/dialog er varslet i gult med tanke på behov for samhandling med 1. linjetjenesten. Område 2 HR Overgang av personale: OUS vurderer fortsatt tidsplan og forankring av HR-prosessen som rød grunnet flere parallelle prosesser og stor belastning på ledere knyttet til utarbeidelse av nye bemanningsplaner som følge av aktivitetsoverføring til Vestre Viken. Foretakene jobber for å finne felles løsning på overføring av legehjemler. Det vil fortsatt kunne være behov for avklaring og styring fra Helse Sør Øst RHF av legehjemler og midlertidige LIS nummer i overføringsperioden. Det er viktig å se særskilt på legehjemler innen fødselsvirksomheten, ref rapportering pr Område 3 Økonomi/eiendom: Forventet resultat er fortsatt varslet i rødt pga manglende omstillingsmidler. Forankring/dialog med ulike interessenter er varslet gul da OUS ønsker en tidsbegrenset avtale med Vestre Viken i deler av 2011 knyttet til at gjeste-pasientoppgjør endres fra 80% -100% DRG finansiering i forbindelse med ut- og innfasing av pasienter. Område 4 IKT: Resultat, tid og forankring er varslet fra grønn til gul. Det er stor arbeidsbelastning internt i IKT miljøene ved OUS og Vestre Viken som følge av at begge helseforetak har måttet gjøre betydelig IKTarbeid for å komme på felles plattform i nye organisasjoner. IKTprosess mellom OUS og Vestre Viken har derfor kommet noe senere i gang. Erfaringer fra OUS Ahus prosessen vil bli benyttet for å sikre at riktig og nødvendig pasientinformasjon overføres på IKT teknisk forsvarlig måte. Område 5 FOU: Pr idag forventes det ikke at Universitetet i Oslo vil foreta omfattende flytting av undervisningsaktivitet eller undervisningsressurser for medisinstudenter til Vestre Viken (Vestre Viken er ikke et universitetssykehus). Det legges fra OUS sin side ikke opp til overføring av forskningsressurser. Disse er i større grad er knyttet til LRO-funksjoner og ivaretakelse av nav-funksjonen, og i mindre grad til lokalsykehusfunksjoner. Oslo universitetssykehus har bedt om et samarbeidsmøte med den sentrale ledelsen ved Universitetet i Oslo for å få en omforent og avklart holdning til konsekvenser av overføringene. Forankring/dialog med ulike interessenter er markert gul. Tidsplan er markert rød. Side 3 / 10

4 Område 6 Omdømme: Omdømmerisikoen i denne fasen av prosjektet er primært knyttet til å sikre tilstrekkelig korrekt informasjon til interne og eksterne interessenter om totalprosess. Område 7 Samlet avtale for overføring: Resultat er varslet fra grønt til gult da OUS ønsker avtale med Vestre Viken om midlertidig endret gjestepasientoppgjør ved ut- og innfasing. Side 4 / 10

5 - VEDLEGG 2 2 Risikovurdering av overføringsprosjektet OUS Vestre Viken sett fra OUS`s perspektiv 4.1 Risikomatrise KONSEKVENS SANNSYNLIGHET NR Betegnelse 1. Meget liten 2. Liten 3. Moderat 4. Stor 5. Svært stor 5 Svært alvorlig Alvorlig Moderat 2 Lav 1 Ubetydelig 1. Manglende akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer 2. Økning i ventelister 3. Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen 4. Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 5. Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet 6. Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader 7. Fremdrift innen angitt plan 8. Omdømme Side 5 / 10

6 4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi - omdømme Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 1. Manglende akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer Uklar kommunikasjon om pasientstrøm for akuttpasienter Manglende kapasitet for akuttberedskap 2 Økning i ventelister Omstillingsprosessen tar tid og fokus fra pasientbehandlingen/-omsorg Ulike kulturer og måter å organisere tjenestene på ved de to foretakene 3 Manglende kontinuitet i Endret behandlingsrelasjon pasientbehandlingen for kronisk syke Overføring av pasienter under behandligsforløp IKT overføring av pasientinformasjon Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 5. Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Stor arbeids belastning på ansatte og ledere Ansattes usikkerhet om egen arbeidssituasjon Motstand mot endring Ikke nok leder- og HR/ Mulige konsekvenser Redusert kvalitet på behandlingstilbudet Midlertidig redusert behandlings tilbud Midlertidig redusert behandlingstilbud Pasienter kan falle ut av behandlings-systemet Opplevd utrygghet hos pasienter Tap av gode samarbeidsrelasjoner Mindre kontinuitet I pasientbehandlingen Dårlig arbeidsmiljø Økt sykefravær Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Overtallighet innen stab og støtte-funksjoner Meget liten Liten Moderat stor Svært stor Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Side 6 / 10

7 4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi - omdømme Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 6. Kostnadskontroll/gjennomføri ngskostnader 7 Fremdrift innen angitt plan Stort omfang av komplekse aktiviteter innen kort tidsramme krever stort fokus fra klinikklederne 8. Omdømme Brukere, ansatte, eksterne aktører og media opplever mangelfull og ikke konsistent informasjon om omstillingsprosessen Mulige konsekvenser juridisk støtte knyttet til kompetansekartleggingspros ess og innplasseringsprosess før Dag 3 IKT pga overføring av Økte lønnsutgifter for å pasientdata erstatte/supplere Tap av nøkkelpersonell/ nøkkelpersonell fagkompetanse /fagkompetanse Økt sykefravær Redusert aktivitet Manglende omstillingsmidler Forsinket framdrift i deleprosesser kan ha konsekvens for overordnet masterplan, særlig areal- og Redusert ledelsesmessig flytteprosess knyttet til kapasitet til gjennomføring samlokalisering av OUS for for Dag 3 planlegging Dag 3 Unødig usikkerhet for brukerne og ansatte Uheldig påvirkning på arbeidsmiljøet Negativ relasjon til eksterne samarbeidspartnere Svekket OUS omdømme Meget liten Liten Moderat stor Svært stor Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Side 7 / 10

8 4.3 Tiltak ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko 1 Manglende akuttberedskap ved ut og innfasing av pasientstrømmer Nye tiltak er merket blått Klare prosedyrer for akuttberedskap Revidere veiviseren I samarbeid med AMK Informasjon og dialog fastleger, kommuner og bydeler 2 Økning i ventelistene Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus ifht overlappende områder Snu pasientstrømmene Følge utvikling i ventetid på poliklinikkene og elektive ventetider 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen Involvere avdeling for samhandling for å kartlegge og planlegge aktiviteter innen å snu pasientstrømmer Overføringsrutiner for pasienter o Kontaktpersoner og prosedyrer ved henvisning behandling, og etter utskrivning revideres og tilpasses o Utarbeide retningslinjer for overføring/ivaretagelse av kronisk syke / alvorlig syke pasienter med tett relasjon til behandlere ved OUS Informasjon til befolkningen om endringene o Dialog og informasjon mot fastleger, avtalespesialister, legevakt, bydeler og kommuner Kortest mulig overføringstid Se til erfaringene fra tidligere overføringsprosesser IKT løsninger som sikrer overføring av pasientinformasjon 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Vurdere å innleie av ekstra ressurser ved behov Tett dialog og samspill med TV/ VO Følge nøye med sykefravær statistikk både kort- og lantgtids fravær Oppdatert relevant informasjon til linjeledere på alle nivå Side 8 / 10

9 ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko 5 Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Nye tiltak er merket blått Begge foretak har eierskap og lojalitet til HR metoden og totalprosessen Tett dialog og samspill med TV/ VO Opplæring av linjeledere Estimere behov for HR kompetanse og kartlegge tilgjengelige ressurser Raske avklaringer Kartlegging av ansatte som ønsker overføring Årvåkenhet og særlig vurdering mht potensiell oppsplitting av fagmiljøer som kan bli for små for å opprettholde god behandlingskvalitet. Faglig utvalg mellom sykehusene Hospitering møteplasser holdnings- og kulturarbeid begge sykehus 6 Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader Involvere OUS personale i kompetanseoverføringsplaner Styrt arbeide med aktivitetene innen HR og IKT Kartlegging av konsevenser i berørte klinikker, oppfølging på aktivitet, sykefravær og turnover på nøkkel personell Avtaler vedr økonomisk oppgjør ved ut- og innfasing Gjestepasientoppgjør økes fra 80% til 100% i overgangsperioden (kortest mulig tid) 7 Fremdrift innen angitt plan Følge fremdriftsplanen Samkjøre areal og overføringsprosjektet ut- og innfasing av aktivitet i henhold til Dag 3 redesign Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus 8 Omdømme Felles informasjonsplan OUS Vester Viken Informasjon via hensiktsmessige kanaler, tilstrekkelig og riktig til alle interessenter internt og eksternt Tettere dialog med involverte bydeler Side 9 / 10

10 . 5. Oppfølgingspunkter 6. Beslutningspunkter Beskrivelse av forestående avklaringer/beslutninger for å sikre fremdrift Referansegruppen Styrene i helseforetakene Helse Sør-Øst RHF Det er fortsatt behov for avklaring og styring av legehjemler og midlertidige LIS nummer i overføringsperioden. Det er behov for å drøfte avtaler vedrørende økonomisk oppgjør ved ut- og innfasing Side 10 / 10