Konkurransegrunnlag Entrepriser

Transkript

1 KOMMUNALTEKNIKK Konkurransegrunnlag Entrepriser Del I A - konkurranseregler for Hammersborg lekeplass

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Innbydelse til konkurranse Kontraktsarbeidets omfang Tidsrammer Forbehold om tillatelser eller finansiering Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler Generelle og spesielle konkurranseregler Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Tilbudsåpning Grunnlag for tilbudet Konkurransegrunnlagets oppbygning Spørsmål til konkurransegrunnlaget Informasjonsmøte / Befaring Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk, format, forsegling og merking Tilbudets innhold Tilbudsbrev og vedlegg Forbehold og avvik Alternative tilbud Valuta Offentlighet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbudskostnader Kvalifikasjonskrav Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonsmatrise Tildelingskriterier Tildelingsprinsipp Vektingsmodell Tildelingskriterier i prioritert rekkefølge og vekting Vedlegg 1 Tilbudsstruktur dokumentasjonskrav (tilbudsvedlegg) Dato: Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Innbydelse til konkurranse Trondheim Kommune, Kommunalteknikk, innbyr til konkurranse om kontrakt i prosjektet Hammersborg lekeplass. Det ønskes tilbud fra entreprenører med det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å oppfylle vilkårene i kontrakten. 1.2 Kontraktsarbeidets omfang Det skal anlegges en liten lekeplass i et offentlig friområde i tilknytning til Hammersborg på Byåsen i Trondheim. Prosjektet omfatter plasser og stier med grusdekke, lekeområde med gummibark, kanter og lekeplassutstyr samt benker, drenering og busker. Se for øvrig beskrivelse av omfang i konkurransegrunnlagets del II Kontraktsgrunnlaget. 1.3 Tidsrammer Aktivitet Tidspunkt Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evaluering Uke Eventuell dialog Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Karensperiode Kontraktsinngåelse Tilbudets vedståelsesfrist kl Forbehold om tillatelser eller finansiering Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 2. Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler 2.1 Generelle og spesielle konkurranseregler Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR Prosedyreform og kunngjøring Prosedyreform for anskaffelser under EØS terskelverdier - (FOA del I og II) Åpen tilbudskonkurranse Prosedyreform (sett X) x Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer. Dato: Side 3 av 12

4 Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. 2.3 Utforming av kontrakten Kontrakten vil bestå av dokumentene som utgjør konkurransegrunnlaget, leverandørens tilbud, referater fra eventuelle avklaringsmøter og et avtaledokument. Som kontraktsbestemmelser benyttes NS 8405:2008 med tillegg som framgår av konkurransegrunnlaget. 2.4 Tilbudsåpning To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Det vil bli ført protokoll fra åpningen. Tilbudsåpningen er åpen for de som har levert tilbud. Dato: Side 4 av 12

5 3. Grunnlag for tilbudet 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter: - Konkurransegrunnlagets del I A, Konkurranseregler, dette dokumentet. - Konkurransegrunnlagets del I B, Tilbudsskjema og maler. - Konkurransegrunnlagets del II, Kontraktsgrunnlaget (oppdraget). - Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyder kan ta kontakt med oppdragsgiver dersom det er spørsmål til konkurransegrunnlaget. Frist for å sende spørsmål til konkurransegrunnlaget er Spørsmål til konkurransegrunnlaget sendes elektronisk til: Trondheim kommune, Kommunalteknikk e-post: postmottak.kommunalteknikk@trondheim.kommune.no med kopi til prosjektsekretær Unni E. Hansen e-post: unni-elisabeth.hansen@trondheim.kommune.no Henvendelsen merkes med Tilbud Hammersborg lekeplass Oppdragsgiver legger ut eventuelle spørsmål og svar i Doffin. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. 3.3 Informasjonsmøte / Befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte / befaring. Dato: Side 5 av 12

6 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Språk, format, forsegling og merking Tilbudet skal utformes på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge en oversatt versjon. Fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. Papirversjon av tilbudet og minnepennen skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal således ikke sendes elektronisk. Tilbudet skal merkes: Trondheim kommune, Kommunalteknikk, Tilbud Hammersborg lekeplass Besøksadresse: Trondheim kommune v/ Kommunalteknikk Publikumsmottak i Bytorget Erling Skakkesgt Trondheim Åpningstider Publikumsmottak i Bytorget: 08:00 15:00 Postadresse: Trondheim kommune v/kommunalteknikk Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm / hefte. Tilbudet skal leveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir. 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet i pdf-format. 3. Den del av tilbudet som omhandler prosess-/mengdebeskrivelsen med enhetspriser, delsummer og sluttsum skal også innleveres elektronisk (minnepinne) i G-Prog format eller NS 3459 format. 4. En elektronisk versjon av tilbud som er sladdet, til bruk ved evt. begjæring om innsyn i anskaffelsesprosessen 4.2 Tilbudets innhold Tilbudsbrev og vedlegg Det stilles krav om at tilbudet organiseres etter følgende struktur: 1) Tilbudsbrev m/egenerklæring på at kvalifikasjonskriterier er tilfredsstilt 2) Dokumentasjon vedrørende tildelingskriteriene 3) Evt. andre vedlegg Dato: Side 6 av 12

7 Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal dette framkomme i tilbudsbrevet. Kvalifikasjonskrav skal være oppfylt for alle som inngår i tilbudet. Forpliktleseserklæring for underleverandører vedlegges tilbudet Forbehold og avvik Forbehold og avvik kan medføre at tilbudet blir avvist. Før tilbyder tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, anbefales det at juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/ avvik bør leverandøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger kan medføre at tilbudet blir avvist. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige, og skal beskrives og prises i egen tabell i tilbudsbrevet. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte eller på andre steder i tilbudet Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf pkt ovenfor Valuta Tilbudsprisene skal gis i norske kroner (NOK). 4.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-3 og 7-4 og, jf. forvaltningsloven 13. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil oppdragsgiver benytte den elektroniske versjonen av tilbud som er sladdet og evt. ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. Ved evt. klagesak/innsynbegjæring vil Trondheim kommune vurdere hvorvidt sladdet tilbudsdokument er i henhold til offentlighetsloven. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 4.6 Tilbudskostnader Alle kostnader knyttet til utarbeidelse og levering av tilbud må bæres av tilbyder. Dato: Side 7 av 12

8 5. Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Generelt kreves det at tilbyder er kvalifisert for å utføre de arbeider det gis tilbud på. Tilbyder skal ha nødvendig kompetanse og erfaring, både teknisk, faglig, organisasjonsmessig og administrativt. Grunnlaget for byggherrens vurderinger av om krav er oppfylt, er tilbyders dokumentasjon som er vedlagt tilbudsbrevet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå for gjennomføring av oppdraget. Oppdragsgiver vil også vurdere om det er sannsynliggjort at det tilbys et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Dersom tilbyder er et arbeidsfellesskap (leverandørgruppe), skal det med tilbudet følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor byggherre og tredjemann, samt en redegjørelse for foretaksform og sammensetning av arbeidsfellesskapet inkludert deltagernes organisasjonsnummer. Tilbyder må da sørge for å dokumentere hvordan kompetansekravene skal oppfylles av deltakerne. Videre skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Vi gjør oppmerksom på at byggherren kan innhente opplysninger fra Brønnøysundregistrene og fra oppgitte referanser. Manglende eller utilstrekkelig dokumentasjon på ett eller flere kriterier kan medføre at tilbudet blir avvist. Hvert enkelt krav må tilfredsstilles. Dersom det er gitt opplysninger som er grovt feilaktige, kan dette medføre avvisning. Dato: Side 8 av 12

9 5.2 Kvalifikasjonsmatrise Kvalifikasjonskrav - under EØS terskelverdi Leverandøren skal i tilbudsbrevet bekrefte at han oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransen, slik disse er angitt i tabellen nedenfor. Dokumentasjon på at leverandør oppfyller kvalifikasjonskrav trenger ikke og leveres sammen med tilbudet. Oppdragsgiver vil etterspørre dokumentasjon senest før kontrakt signeres. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å etterspørre dokumentasjon fra alle deltakere i løpet av konkurransen. Forpliktelseserklæringer fra underleverandører med en redegjørelse for foretaksform og sammensetning av arbeidsfellesskapet inkludert deltagernes organisasjonsnummer. Kriterier Krav Dokumentasjonskrav Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgiving i det land hvor leverandøren er etablert. Firmaregistrering, skatt, arbeidsvilkår Økonomisk og finansiell stilling Ordnede forhold Tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten Skatteattest leveres for merverdiavgift og skatt. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. Egenerklæringer: - Lønns- og arbeidsvilkår - ILO-konvensjon - Vandel - Kvalitets- og miljøstyringssystem - Tilknyttet offentlig godkjent lærlingordning Kredittvurdering/ -rating, ikke eldre enn 3 måneder. Vurdering/ rating skal være utført av off. godkjent kredittvurderings-institusjon. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha sentral godkjenning i tiltaksklasse 2 i godkjenningsområdene ansvarlig utførende med arbeidsområder b. Veg- og grunnarbeider c. Landskapsutforming Alternativt legges det med dokumentasjon av kvalifikasjoner tilsvarende sentral godkjenning. Dato: Side 9 av 12

10 6. Tildelingskriterier 6.1 Tildelingsprinsipp Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er mest gunstig ut fra de kriterier som fremgår av tabell i kapittel 6.3. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i prissammenstillingen foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. 6.2 Vektingsmodell I evaluering av tilbudene benyttes det en poengskala fra Beste tilbud (eventuelt flere hvis de blir vurdert som likeverdige) gis poengsum 10 på det enkelte tildelingskriteriet. Gitt poengsum for samtlige tildelingskriterier multipliseres med relative vekt og tilbyder med samlet høyeste vektede poengsum anses å ha tilbudet som er det mest gunstige. Poengscore for pris beregnes etter en lineær skala. Den tilbyderen som har den laveste samlede pris får 10 poeng. En vilkårlig tilbyder B med X % høyere pris en beste tilbyder får poeng etter følgende ligning som beskriver en rett linje i et diagram: Y = 10 (X x10/100). 100 % over laveste pris gir 0 poeng. Ved alle beregninger benyttes en desimal. Den tilbyder som har det mest attraktive tilbudet innenfor hvert tildelingskriterium gis 10 poeng. De øvrige tilbydere gis skjønnsmessig poeng lavere enn 10 slik at de gjenspeiler oppdragsgivers vurdering av tilbudets attraktivitet i forhold til det angjeldende kriteriet på en skala fra 0 til 10 hvor det mest attraktive har fått 10 poeng. Vurderingstema innenfor kvalitet og vektingen mellom disse, framgår av oppstillingen under 6.3. Dato: Side 10 av 12

11 6.3 Tildelingskriterier i prioritert rekkefølge og vekting Tildelingen vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris / kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier angitt i prioritert rekkefølge: Prioritet Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Tilbudsbrev med totalpris ekskl. merverdiavgift inkl opsjoner 1 Prissammenstilling Pris % Timepriser mannskap, maskiner Påslagsprosent, materialer Transportkostnader 2 Kvalitet % Leverandørens organisering av arbeidene Nøkkelpersoners erfaring, kompetanse og planlagt rolle i prosjektet. Erfaring og kompetanse dokumentert med CV på tilbudt nøkkelpersonell. Referanseprosjekt. Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. 3 Gjennomføringsevne % Bemanningsplan og kort redegjørelse for gjennomføring. Dato: Side 11 av 12

12 Vedlegg 1 Tilbudsstruktur dokumentasjonskrav (tilbudsvedlegg) 1. Tilbudsbrev - Signert av person med signeringsfullmakt - Informasjon om tilbudt totalpris ekskl. merverdiavgift - Informasjon om leverandørkonstellasjon - Egenerklæring på oppfyllelse kvalifikasjonskrav - Evt. forbehold/avvik Brev 2. Dokumentasjon kvalifikasjonskrav Ettersendes ved forespørsel 2.1 Organisatorisk og juridisk stilling - Firmaattest - Skatteattest, merverdiavgift og skatt - Egenerklæring, lønns- og arbeidsvilkår - Egenerklæring ILO-konvensjon - Egenerklæring vandel - Egenerklæring kvalitetssystem - Egenerklæring miljøstyringssystem - Egenerklæring tilknyttet offentlig godkjent lærlingordning Økonomisk og finansiell stilling - Kredittvurdering / rating ikke eldre enn 3 mnd Tekniske og faglige kvalifikasjoner - Sentral godkjenning i henhold til Plan og bygningslov og kopi av sertifikater og godkjenninger for tiltaksklasser knyttet til de aktuelle arbeidene 3. Dokumentasjon tildelingskriterier 3.1 Pris - Totalpris ekskl. merverdiavgift inkl opsjoner - Prissammenstilling - Utfylt mengdebeskrivelse med tilbudte enhetspriser (G-Prog) - Kostnader for regningsarbeider - Timepriser - regningsarbeider, mannskap - Timepriser - regningsarbeider, maskiner - Påslagsprosent, materiell - Transportkostnader regningsarbeider 3.2 Kvalitet - Leverandørens organisering av arbeidene (organisasjonskart) - Nøkkelpersoners erfaring, kompetanse og planlagt rolle i prosjektet - Erfaring og kompetanse dokumentert med CV på tilbudt nøkkelpersonell - Referanseprosjekt. Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene 3.3 Framdrift - Framdriftsplan som minimum skal inneholde oppstart, ferdigstillelse, levering av FDV- dokumentasjon og kartoppdateringer 4. Evt. øvrige relevante vedlegg Forpliktelseserklæring fra evt. underleverandør med en redegjørelse for foretaksform og sammensetning av arbeidsfellesskapet inkludert deltagernes organisasjonsnummer Tilbudsvedlegg Tilbudsbrev Tilbudsvedlegg Tilbudsvedlegg Dato: Side 12 av 12