Berammingav bispevisitasi Malmsokn,Verransokn,Namdalseid sokn, Statlandsoknog Beitstadsokni Nord-Innheradprosti2015

Transkript

1 DENNORSKEKIRKE Nidarosbiskop Prosten i Nord-Innherad Verran kirkelige råd Namdalseid menighetsråd Statland menighetsråd Beitstad menighetsråd Namdalseid kirkelige fellesråd Steinkjer kirkelige fellesråd Soknepresten i Verran sokn og Malm sokn Soknepresten i Beitstad sokn og Namdalseid sokn Verran kommune v/ ordfører Namdalseid kommune v/ ordfører Dato: Vår ref: 14/ KST (14/23337) Deres ref: Berammingav bispevisitasi Malmsokn,Verransokn,Namdalseid sokn, Statlandsoknog Beitstadsokni Nord-Innheradprosti2015 Vi gjør kjent at det i samråd med prost, menighetsråd og sokneprest er fastsatt bispevisitas i Malm sokn, Verran sokn, Namdalseid sokn, Statland sokn og Beitstad sokn november Hovedfokus vil rettes mot soknene som visiteres. Prosten leder visitasarbeidet, herunder innkaller til planleggingsmøte, gjennomfører befaringer og utarbeider forslag til visitasprogram, jfr. Retningslinjer for Bispevisitas i Nidaros bispedømme pkt. 3 og 4. Forslag til program skal sendes biskopen senest 1 mnd. før visitasen. Vi ber menighetsråd og sokneprest sammen starte arbeidet med å utforme en beretning om menighetsforholdene, jfr. retningslinjene pkt Beretningen vil danne grunnlag for visitasens samtaler om ulike sider ved menighetens engasjement og målsetninger. Vi ber fellesrådet utforme sin beretning om kirker, kirkegårder, økonomi og ansatte i henhold til retningslinjenes pkt Beretningene skal danne grunnlag for prostens befaringer og rapport i henhold til pkt. 4. Også disse dokumentene vil danne grunnlag for samtaler under visitasen. Det er avtalt med prosten at visitasen i Beitstad sokn ikke skal omfatte møte med Steinkjer kommune, jfr. at det er møte med Steinkjer kommune knyttet til annen visitas i Når det gjelder det øvrige arbeidet med forberedelser og gjennomføring av visitasen, viser vi til vedlagte retningslinjer. Det vil senere bli fastsatt hvem fra biskopens side som skal delta på planleggingsmøtet, jfr. pkt i retningslinjene. Statland betjenes i dag av prest fra Namdal prosti. Som kjent endres dette fra Prosten i Namdal og soknepresten i Flatanger/Statland orienteres likevel ved kopi av E-post:nidaros.biskop@kirken.noTelefon: Saksbehandler Erkebispegården Web: Telefaks: KristianStendahl 7013 TRONDHE1M Org.nr.: Bankkontonr:

2 dette brevet. Prosten i Nord-Innherad bes ivareta at framtidig sokneprest i Statland sokn inkluderes i arbeidet hva angår Statland. Med vennlig hilsen or cw QWL Gunn Karlsaune stiftsdirektør Kopi til: Prosteni Namdal Soknepresteni Flatangerog Statland sokn 2

3 Retningslinjer for bispevisitas Nidaros bispedømme I. INNLEDNING Som en følge av at bispemøtet har vedtatt nytt visitasreglement gjeldende fra , er også retningslinjer for bispevisitaser i Nidaros bispedømme revidert. Generelle endringer i lover, forskrifter, regler og bestemmelser, relasjoner til andre samfunnsinstitusjoner fordrer denne revisjonen av retningslinjene. I tillegg er det hensiktsmessig at retningslinjene ikke fremstår som for detaljerte, men støtter seg på bispemøtets visitasreglement på en måte som åpner for å gi lokale forhold en vesentlig plass i utformingen av visitasen. Intensjonen med retningslinjene er å tydeliggjøre de formelle krav til visitasen, og samtidig gi uttrykk for at den enkelte prost i samråd med soknets organer skal ha stor frihet til å fokusere på lokal forhold og behov, og legge opp et visitasprogram som er tilpasset lokale utfordringer og ønsker. Retningslinjene skal derfor brukes som en huskeliste og veiledning, snarere enn som en instruks. Samtidig er det viktig å understreke at visitasen er et sentraft verktøy for biskopens tilsyn med hele virksomheten i soknet. Det formelle ved visitasene er uttrykt i Bispemøtets visitasreglement.1 Disse retningslinjene erstatter retninglinjer av , og gjelder fra OM BISPEVISITAS i tjenesteordning for biskoper fastslår at biskopene visiterer sokn i tilsynsområdet i samsvar med visitasreglementet fastsatt av Bispemøtet. Gjeldende visitasreglement for Den norske kirke ble vedtatt av Bispemøtet Formålet med visitasene er å legge forholdene til rette for aktivt engasjement og stadig fornyelse i den evangelisk-lutherske folkekirke i Norge. Biskopen skal legge vekt på forkynnelse av Guds ord i soknet, gi sin støtte til menighetens virksomhet og styrke fellesskapet. Visitasen skal også gjøre kirkens nærvær synlig i lokalsarnfunnet. Sammen med menighetsråd og ansatte skal biskopen prøve menighetslivet på Guds ord og vår kirkes bekjennelse, samt inspirere til frimodighet og fornyelse Virksomheten skal vurderes opp mot planer og strategier fra kirkelige organer. Vedlagt (8)

4 Retningslinjer for bispevisitas - Nidaros FORBEREDELSER 3.1. Prostenledervisitasarbeidet2,i samrådmedbiskopensrepresentant(3.6).prostenskal følgeoppde fonnellekravenetil visitasenog koordinereplanleggingen.i den grad visitasenpådrarseg kostnadertil bespisningellerannet,skaldettedekkeslokalt. Utgiftertil overnatting,bespisningog reise for biskopen,prostenog biskopens medarbeider(e)dekkesav NidarosBispedømmeråd Tidspunktfor visitasensettesopp avbiskopeni forståelsemedmenighetsråd, fellesrådog prost senest6 månederi forkant Prosteninnkallertil planleggingsmøtefor visitasenså rasktsommuligetter at berammingsbrevetermottatt.på planleggingsmøtetdeltarforutenprosten,biskopens medarbeider,samtde somprostenfinnerdet hensiktsmessigå ta med i planleggingsarbeidet.det er ønskeligat virksomhetener bredtrepresenterti planleggingsfasen.prostenutarbeiderreferatfra dettearbeidetsomskal sendestil biskopen Prostenutarbeidervidereforslagtil visitasprogrami samrådmedvisitasområdets organer.prostenber en av soknepresteneom særskiltå bidrai programarbeidet. Programmetskal leggesfremfor biskopensenest 1månedførvisitasenog fastsettes av biskopensenest 14dagerfør visitasen Det er ønskeligat lokalemedierblir gjortoppmerksompå visitasen.prostenbør sendeut pressemeldingmed programi forkantav visitasen Biskopensmedarbeiderdeltari planleggingav visitasen,undervisitasen,fører visitasreferatog deltari oppfølgingsmøtet Umiddelbartfør visitasenskalprostogbiskopkommesammentil forberedendemøte. BEFARINGER Befaringenemå seesi sammenhengmedrapportene(5). Flereav punktenefor befaring tangererelementersom skalrapporteresi forkantav visitasen Befaringav kirkerog kirkegårder Detgjennomføresen befaringsomnormaltskalomfattehver enkeltkirke og kirkegård.dette gjennomføresav prostenfør selvevisitasuken.ved prostesetene gjennomføresbefaringeneav denbiskopenbestemmer. Gravprotokoller,kirkegårdskartog kirkegårdsvedtektermå være for håndenved befaringen. Befaringengjennomføresslikat en kortrapportfra befaringeneforeliggerhos biskopen1 uke før visitasenbegynner.fellesrådetsberetningmå foreliggefør prostensbefaringer. Deltagerevil normaltværeprost,kirkeverge,sokneprestog evt. ansatteved de enkeltekirker og kirkegårder. Detkan ogsåbli tale om å gi plasstil andrenødvendigebefaringer,f.eks. grensereguleringer,kirketomt,nybyggosv. Her er det viktigå vurdereom dette skal skjei visitasukenslikat biskopenkan delta. Møte med staben Biskopenskalha egetmøtemed stabeni menighetene.det skalåpnesfor samtalermed de ansatteut fra visitasenshovedformål. Møte med menighetsarbeidet Biskopenskalha sin oppmerksomhethenvendtpå menighetslivet,og gjøre segkjentmed virksomheteni menighetengjennombesøkpå institusjoner,kontaktmed ledereog representanterfor det frivilligekristeligearbeidi menighetene.l. Kontakt med kommune Normaltbørdet legges til rette for et møtemed representanterfor kommunensledelse. Kontakt med skole og barnehage I visitasenbør det inngåprogrampostersomhar til hensiktå fremmekirkenssamarbeidmed skoleog barnehage. Diakoni I visitasenbør det inngåprogrampostersom viserkirkensdiakonaleansvarog arbeidi lokalsamfunnet Kontakt med lokalsamfunnet I visitasenbør det leggestil rette for kontaktmed kulturlivet,bedrifter,frivillige organisasjonerog andrekirkerog trossamfunn/religioner/livssynsorganisasjoner. Visitasrapport og visitasforedrag Biskopenskalutarbeideen visitasrapport,og innholdfra denneskal leggesfrem for menigheteni formav et visitasforedrag,for eksempeli tilknytningtil visitasgudstjenesten, jf bokstava). Protokoll Visitasinnberetningenfra soknene,visitasprogrammetog biskopensvisitasrapportutgjør protokollfra visitasen.utskriftav protokollensendestil bispedømmerådet,prosten, soknepresten,menighetsrådet,fellesrådetog kommunenkort tid etterat visitasener gjennomført. Utskriftav bispedømmetsvisitasprotokollsendeshvert år til Kirkedepartementet,Kirkerådet og Bispemøtetsammenmed biskopensårsmelding. Oppfelging av bispevisitas Mellom6 og 12månederettervisitasengjennomførerprostenet møtemed stabog menighetsråd,hvor biskopensvisitasrapportgjennomgås. Se TfP 7b. Synlighet er blant formålene med visitasen. Det kan være hensiktsmessig å invitere mediene til spesielle arrangementer, eller benytte pressemelding til å profilere en konkret sak eller uttalelse. 4 Punkt 4, befaringer, må tilpasses lokale forhold og til Rundskriv P-14/2012 «Avvikling av papirbasert kirkebokføring»

5 Retningslinjer for bispevisitas - Nidaros 8. Vedlegg 1 VISITASREGLEMENT FOR DEN NORSKE KIRKE (Vedtatt i Bispemøtet oktober 2012) Formålog definisjon Formålet med visitasreglementet er gjennom bispevisitasene å legge forholdene til rette for aktivt engasjement og stadig fornyelse i den evangelisk-lutherske folkekirke i Norge. En bispevisitas er et institusjonalisert og rettslig ordnet besøk av biskopen i ett eller flere solas i den hensikt å utøve kirkelig tilsyn. Det kan holdes egen visitas ved norsk kirke i utlandet, ved døvemenighet eller annen kategorialmenighet, ved valgmenighet, militærforlegning, sykehus, institusjon, fengsel m.v. med egen tilsatt prest eller annen ordnet kirkelig tjeneste. Formålet med bispevisitasen er å støtte, inspirere og veilede menigheter og ansatte, og gjøre kirkens ntervær synlig i lokalsamfunnet. Biskopen skal ved visitasen legge vekt på forkynnelsen av Guds ord i soknet. Ved dette skal biskopen gi støtte til menighetenes virksomhet og styrke fellesskapet i menighetene. Sammen med menighetsråd og ansatte skal biskopen under visitasen gå inn i et felles arbeid for å prøve menighetslivet på Guds ord og vår kirkes bekjennelse, og inspirere til frimodighet og fornyelse. Menighetens arbeid skal også vurderes opp mot de planer som foreligger fra kirkelige organer. Rammebefingelser Som hovedregel visiteres hvert sokn av biskopen minst hvert 8. år. Biskopen utarbeider en plan for hvilke sokn som visiteres sammen, og legger i den forbindelse vekt på de naturlige enheter i bispedømmet. Planlegging Tidspunkt for visitasen fastsettes av biskopen senest 6 måneder på forhånd, etter samråd med menighetsråd, fellesråd og prost. Sokneprest, menighetsråd og fellesråd rapporterer til biskopen om virksomheten i soknet siden forrige bispevisitas. Prosten avgjør hvem av sokneprestene som har ansvar for rapporten. Program for visitasen fastsettes av biskopen etter forslag fra prosten og i samråd med soknets organer. Innhold Visitasen omfatter: Gudstjenester Biskopen forretter en avsluttende visitasgudstjeneste som er felles for alle visiterte sokn. Biskopen skal så langt det er mulig gis anledning til å høre prestene forkynne. Møte med menighetsråd ogfellesråd Biskopen skal ha møte med menighetsråd og fellesråd. Samtalen skal ta utgangspunkt i foreliggende planer og i organenes kjemevirksomhet i henhold til kirkeloven 9 og Kontorvisitas Kontorvisitasen gjennomføres av prosten før selve visitasuken. Ved prostesetene gjennomføres kontorvisitasen av den biskopen bestemmer. Kontorvisitasen skal omfatte gjennomgang av følgende: Kirkebøker5(det skrives merknad om gjennomgangen bakerst i kirkeboken) Kallsbok6 (det skrives merknad om gjennomgangen bakerst i kallsboken) Journal, kopibok og sakarkiv Møtebok for menighetsrådet Katastrofeperm (evt. elektronisk) Kontorlokalitetene (vurderes på bakgrunn av bispedømmets kontorstandard) Prosten skriver en kort rapport fra kontorvisitasen som skal foreligge hos biskopen senest 1 uke før visitasen. 5. RAPPORTER For å skape best mulig forutsetninger for visitasen, er det viktig at både biskop og menigheten selv har god oversikt over virksomheten i soknet. Dessuten utarbeider biskopen visitasforedrag til avslutningen av visitasen, som sammen med rapportene danner kjernen i visitasprotokollen Sokneprest skal i samarbeid med menighetsråd levere en fellesberetning på vegne av embete og råd. Prosten avgjør hvilken av sokneprestene som har ansvar for beretningen i de tilfellene der det er flere sokneprester. Beretningen sendes til prosten som formidler videre til biskop senest 14 dager før visitasen. Alle ansatte og menighetsrådsmedlemmer skal ha kopi av rapporten i forkant av visitasen. Beretningen bør inneholde følgende: Gudstjenesteliv og gudstjenesteordning (lokal grunnordning) Kirkelige handlinger Statistikker kirkesøkning (gudstjenester, kirkelige handlinger, konfirmanter etc.) Oversikt over kirkelig arbeid i menigheten inkl, frivillige organisasjoners aktivitet. Barne- og ungdomsarbeid (dåpsopplæring, konfirmasjon, unge voksne). Lokale planer for trosopplæring Oversikt over samarbeid kirke - skole/barnehage Diakonalt arbeid. Lokale planer for diakonien Menighetens misjonsengasjement Menighetens egen økonomi (evt.) Annet (evt. menighetsblad, nettaktiviteter, samarbeidsrelasjoner 0.1) Rapporten beskriver virksomheten, men menigheten skal i rapporten også skriftlig vurdere funnene og reflektere rundt hvilke utfordringer de spesielt peker på i menighetens virksomhet. Menigheten bør her peke på utviklingstrekk og skissere strategier, planer og visjoner som imøtekommer disse. Det er viktig at menigheten vurderingene også har øye for planer og strategier fra kirkelige organer. ffr. Rundskriv P-14/2012; Evt. uavsluttede kirkebøker/kallsbøker avsluttes, og prosten vurderer hvordan nye løsninger er implementert. 6 se note 5.

6 Retningslinjerforbispevisitas- Nidaros 5.2. Fellesrådet (daglig leder) utarbeider beretning som sendes til prosten som formidler videre til biskop senest 14 dager før visitasen. Medlemmer av menighetsråd og fellesråd skal ha kopi av rapporten. Beretningen bør inneholde følgende: Tilstandsrapport for kirkebygg og kirkegårder Fellesrådets økonomiske situasjon (hovedtall fra budsjett og regnskap, samt kortfattet redegjørelse) Oversikt over ALLE kirkelig ansatte med navn stilling og stillingsstørrelse. 6. INNHOLD OG PROGRAM Virksomheten i en menighet er omfattende og mangfoldig. Programmet noen korte visitasdager kan selvsagt ikke fange inn alt dette. Innhold og program må derfor begrense seg til noen viktige punkter innenfor gudstjenesteliv, undervisning, diakoni, administrasjon og organisasjon Gudstjenester Søndagen i visitasuken holdes visitasgudstjeneste som er felles for alle visiterte sokn. Biskopen forretter og preker ved gudstjenesten, mens pastor loci forbereder den. Dåp bør ikke legges til visitasgudstjenesten. Visitasgudstjenesten etterfølges av visitasmøtet (6.5). I løpet av visitasen skal Biskopen så langt det er mulig høre prestene forkynne. Det bør være gudstjenester i alle kirker som omfattes av visitasen. Det er naturlig at disse gudstjenestene får forskjellig preg og opplegg. Det er viktig at lokale kor og musikere kan gis oppgaver ved gudstjenestene Møter med virksomheten Biskopen skal ha eget møte med staben i menighetene. Samtalene her skal ha utgangspunkt i visitasens hovedformål (1.2). Dette møtet skal som regel være visitasens første. Biskopen skal møte både menighetsråd og fellesråd. Samtalen i disse møtene skal ta utgangspunkt i foreliggende planer slik de fremgår fra rapportene, samt organenes kjernevirksomhet i henhold til Kirkelovens 9 og 14. Biskopen skal ha sin oppmerksomhet vendt mot menighetslivet, og gjøres kjent med virksomheten gjennom eksempelvis besøk på institusjoner og kontakt med representanter for det frivillige arbeidet i menigheten. Det bør inngå programposter som viser kirkens diakonale arbeid i lokalsamfunnet Møter i virksomhetens nærområde Normalt skal det legges til rette for et møte med representanter for kommunens ledelse. Spesielt innenfor helse- og omsorgssektoren er det områder der samarbeidet mellom kirke og kommune bør være tema, gjerne i relasjon til kirkens diakonale engasjement Dette møtet skal som regel legges mot slutten av visitasen. I visitasen bør inngå programposter som har til hensikt å fremme kirkens samarbeid med skole og barnehage7. Det vil være naturlig å tilby Selvomrelasjonenerendret,forankrerbådeoppkeringslovogbarnehagelovsittformåli "kristenog humanistiskarvogtradisjon",ogdeternaturligatkirkengjennomvisitasenleggertilretteforsynliggjøringav denneforarda-ingen. Temaforsamtalermedbarnehageogskolekanf.eksnettoppværeforståelsenog realiseringenavverdifonnidlingeni skolenpåbakgrunnav lovtekstenesformålsparagraf. 4 skole/barnehagegudstjenester, eller det kan være aktuelt å arrangere samtalemøter med barnehage, skole eller lærere. Det bør nonnalt også legges til rette for møter/kontakt med representanter for kulturliv, næringsliv, frivillige organisasjoner og andre kirker, trossamfunn eller livssyn. I områder med sørsamisk befolkning skal det legges til rette for arrangement med fokus på dette; sørsamisk gudstjeneste, besøk el.l. Der det er asylmottak kan et besøk inngå i visitasen Individuelle samtaler Biskopen skal ha individuelle samtaler med hver enkelt innenfor de stillingskategoriene som innebærer vigsling: prest, kantor, kateket og diakon. Samtalen er ingen medarbeidersamtale, men begrunnet i biskopens tilsynsansvar for de ansatte. Andre ansatte i virksomheten samt medlemmer i menighetsrådet, vil kunne få individuell samtale med biskop etter nærmere avtale Andre besøk/møter Prost, biskop og biskopens medarbeider oppsummerer visitasen i et møte som siste post på prograrnmet (før visitasgudstjenesten). Visitasgudstjenesten etterfølges av visitasmøtet. Der holder biskopen sitt visitasforedrag og oppsummerer visitasuken. På visitasmøtet bør det videre legges til rette for samtale om foredraget og menighetssituasjonen. Visitasmøtet er åpent for alle Institusjonsvisitaser Når det gjelder større institusjoner kan det være aktuelt med egne visitaser til disse. Det kan gjelde sykehus, universitet og høgskoler. Slike visitaser vil nonnalt omfatte: Gudstjeneste Sanriale med institusjonens ledelse om institusjonens arbeid og kirkens rolle i institusjonen Enkeltsamtaler med de kirkelig ansatte ved institusjonen Møte med institusjonens brukergrupper og/eller ansatte 7. PROTOKOLL OG OPPFØLGING 7.1. Visitasinnberetningen fra soknene, visitasprogrammet og biskopens visitasrapportt utgjør protokoll fra visitasen. Utskrift skal sendes til bispedømmerådet, prosten, soknepresten, menighetsrådet, fellesrådet og kommunen kort tid etter at visitasen er gjennomført Prosten skal gjennomføre møte med stab og menighetsråd mellom 6 og 12 måneder etter visitasen, hvor visitasrapporten gjennomgås. Biskopens medarbeider skal være med på møtet. Der det er naturlig kan prosten også invitere representanter for kommune, fellesråd el. svisitasrapportenkan bestå av to deler;referat fravisitasensprogramogvisitasforedraget.