Vedlegg 1: Ytelsesspesifikasjon. 1. Generell orientering om anskaffelsen

Transkript

1 Vedlegg 1: Ytelsesspesifikasjon 1. Generell orientering om anskaffelsen 1.1 Mål og hensikt Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtaler som i størst mulig grad skal dekke Oppdragsgivers behov for overnattingstjenester innenlands i Norge Kategori A, samt kurs- og konferansetjenester Kategori B. Det tas sikte på å inngå parallelle avtaler med 3 tre leverandører for kategori A og minimum 3 tre leverandører for kategori B. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er ikke én juridisk enhet. Enhetene bruker felles konkurransegrunnlag. PHS er Oppdragsgivers avtaleadministrator og inngår avtaler på vegne av alle enhetene Kripos Kripos Den nasjonale enhet for bekjempelse av organisert og annen alvorlig kriminalitet er et særorgan underlagt Politidirektoratet med ansvar for å etterforske og iretteføre komplekse og omfattende saker relatert til organisert eller annen alvorlig kriminalitet. Kripos er i tillegg et bistandsorgan for norsk politi med spisskompetanse innenfor bl.a. taktisk etterforskning, kriminalteknikk, elektroniske spor, særskilte etterforskningsmetoder, kriminaletterretning og analyse. Det nasjonale kriminallaboratoriet og politiets datakrimsenter ligger ved Kripos. Kripos er også det internasjonale kontaktpunktet for norsk politi, og vi har ansvar for forvaltningen av politiets sentrale registre. Kripos har totalt i overkant 500 ansatte Politihøgskolen (PHS) Politihøgskolen er den sentrale utdanningsinstitusjonen for politiet. Høgskolen har som oppgave å gi grunnutdanning for tjeneste i politi- og lensmannsetaten og etterog videreutdanning til de tilsatte i etaten. Politihøgskolen driver forsknings- og utviklingsarbeid og faglig formidling innenfor sine fagområder. Målet for Politihøgskolen er å utdanne selvstendige og reflekterte polititjenestemenn og -kvinner. Politihøgskolen har fire studiesteder med ca studenter på bachelorutdanning og 1800 på etter- og videreutdanning, samt ca. 425 ansatte. Politihøgskolen har fire studiesteder i Oslo, Bodø, Kongsvinger og Stavern. I tillegg er det to kurs- og øvingssentre, ett i Stavern og ett i Kongsvinger Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Politiets sikkerhetstjeneste (PST) er den nasjonale sikkerhets- og etterretningstjenesten og håndterer de mest alvorlige truslene mot landets sikkerhet. PST har hovedkontor i Oslo, samt kontorer i alle landets politidistrikt. Totalt har tjenesten ca 750 ansatte. Hotell- og konferansetjenester for PHS, Kripos, PST og Økokrim Side 1 av 5

2 1.2.4 ØKOKRIM ØKOKRIM er spissorganet i politiet og påtalemyndigheten for å bekjempe økonomisk kriminalitet og miljøkriminalitet. ØKOKRIM skal fokusere på de mest omfattende, kompliserte og prinsipielle sakene. Formålet er at våre straffesaker skal gi sterk allmennprevensjon og at vi skal yte vesentlig bistand og kompetansedeling til politidistriktene. Vår oppgave er å avdekke, etterforske, påtale og føre egne saker for retten, bistå nasjonale og utenlandske politi- og påtalemyndigheter, heve politiets og påtalemyndighetens kompetanse og drive opplysningsvirksomhet, drive kriminaletterretning særlig om mistenkelige transaksjoner og ellers være et rådgivende organ for sentrale myndigheter. ØKOKRIM har kontorer sentralt i Oslo, og er ca 150 ansatte. 1.3 Generelt Anskaffelsen omfatter i hovedsak to deler: Kategori A: Overnattingstjenester innenlands i Norge Kategori B: Kurs- og konferansetjenester, primært i Oslo-området og andre regionale sentra i Norge Rammeavtalene for Hotellovernattinger, kurs- og konferansetjenester vil ha en varighet på 2 (to) år etter undertegnelse av kontrakt. På grunn av en pågående og omfattende omorganisering av politiet der et av formålene er sentralisering av alle anskaffelser, må det være en oppsigelsestid på 3 måneder i avtaleperioden i påvente av en sentral rammeavtale for hele politiet og særorganene. Avtalen kan derfor sies opp av Kunden når som helst i løpet av avtaletiden, og avtalen opphører automatisk etter to år, uten oppsigelse. 2. Anskaffelsens omfang 2.1 Overnattingstjenester innenlands og Kurs- og konferansetjenester Kripos I 2014 var Kripos forbruk av rene overnattingstjenester innenlands ca 1050 hotelldøgn. Den geografiske fordelingen av disse overnattingene var svært spredt, men med en hovedvekt av volumet i større bysentra. Kripos har et svært uforutsigbart reisemønster med store variasjoner fra år til år, da mye av virksomheten styres av de lokale politidistriktenes behov for bistand i større kriminalsaker. Omfanget av Kripos reisevirksomhet vil trolig ligge på dagens nivå også i de kommende årene. Den geografiske fordelingen vil imidlertid variere svært mye fra år til år, da denne vil avhenge av hvor Kripos medarbeidere bistår de lokale politidistriktene i etterforskning og iretteføring av saker. Fremtidig volumfordeling er altså umulig å forutse, ettersom dette er styrt av hvilket behov de lokale politidistriktene får for bistand i arbeid med alvorlige straffesaker. Hotell- og konferansetjenester for PHS, Kripos, PST og Økokrim Side 2 av 5

3 Det er derfor av stor betydning for Kripos at vi de hotellkjeder vi inngår rammeavtale med til sammen har en best mulig geografisk dekningsgrad nasjonalt. Kripos har kapasitet til å gjennomføre en del kurs og konferanser i egne lokaler, men kjøpte i 2014 i tillegg kurs-/konferansedøgn og dagpakker til en total kostnad på ca kr 2,5 mill. De fleste av arrangementene er av 2 dagers varighet, og hovedvekten av volumet er i Oslo-området Politihøgskolen (PHS) I 2014 var Politihøgskolens forbruk av rene overnattingstjenester innenlands ca 440 hotelldøgn til en kostnad på ca ,-. Geografisk fordeling av disse overnattingene var svært spredt, men med en hovedvekt av volumet i større bysentra. I tillegg ble det kjøpt 195 konferansedøgn og 120 dagpakker til en total kostnad på ca ,-, med hovedvekt av volumet i Oslo-området. Omfanget av Politihøgskolens reisevirksomhet anslås å ligge på dagens nivå også i de kommende årene Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Antall overnattingsdøgn for 2014 var på totalt ca 1450 døgn til en pris på ca 1,5 mill. Hittil i 2015 har PST hatt ca 1050 døgn til en pris på ca 1,2 mill. Disse tallene for 2014 og 2015 inkluderer overnattingsdøgn for kurs- og konferanse også, men inkluderer ikke konferansepakker, frokost og bespisning. Vi antar at det er ca 650 av disse overnattingsdøgnene som hvert år blir brukt i forbindelse med kurs- og konferanse. Prisene er eksl MVA. Hovedvekten av volumet vil ligge i Oslo-området også i årene fremover. I tillegg vil det være behov for overnattingstjenester andre steder i landet, og da i hovedsak i følgende byer: Stavanger Bergen Trondheim Tromsø Kirkenes Omfanget av PSTs reisevirksomhet anslås å ligge på dagens nivå også i de kommende årene ØKOKRIM ØKOKRIM hadde i 2014 ca. 550 innenlands overnattingsdøgn/enkeltdøgn. Antallet varierer avhengig av mengde bistand som ytes ute i landet. Antall enkelt overnattingsdøgn for 2014 tilsvarer en totalkostnad på ,- I tillegg står ØKOKRIM ansvarlig for 3-5 årlige konferanser for politietaten med varierende antall deltagere. Hovedvekten anslås til de største byene, men også øvrige steder. Hotell- og konferansetjenester for PHS, Kripos, PST og Økokrim Side 3 av 5

4 Presisering: ØKOKRIM er imidlertid bundet av annen avtale om kurs- og konferansetjenester fram til Dette innebærer at ØKOKRIM f.o.m oppstart på konkurranseutsatt avtale binder seg til vanlige overnattingstjenester innenlands i Norge Kategori A, men at de ikke binder seg til kurs og konferansetjenester Kategori B før Ytelse og spesifikasjoner 3.1 Kategori A: Overnattingstjenester innenlands i Norge Overnattingstjenester er avgrenset til innenlands i Norge hvor det vil være et behov for hotelltjenester over hele landet. Behovet for hotelltjenester utover dette, annet enn at det skal være landsdekkende, er vanskelig å fastsette ut i fra Oppdragsgivers tjeneste. Hotellene skal ha en gjennomgående norm. Overnattingsrommet skal være av god standard med muligheter for arbeidsplass (-bord) og internett-tilgang. Frokost skal være inkludert. Det skal være mulighet for oppgradering av rom ved behov, romgaranti ved sen ankomst, samt langtidsopphold utover 3 uker. Gjestene skal ha tilgang til hotellets treningsfasiliteter. Ved booking av overnattingstjenester må Leverandøren kunne tilby et bookingsystem som anonymiserer oppdragsgiver i henhold til et sikkerhetsperspektiv. 3.2 Kategori B: Kurs- og konferansetjenester Kurs- og konferansetjenester er avgrenset til innenlands i Norge og det antas at den største geografiske konsentrasjonen vil være Oslo- og Østlandsområdet. Det vil også være aktuelt for tjenester i andre deler av landet uten at det er fastsatt ved kontraktsinngåelse. Tilbud på kurs- og konferansetjenester skal inneholde både konferansepakke og dagpakke hvor møterom er inkludert. Møterom skal ha internettilgang og muligheter for AV-utstyr. For kurs og konferanser vil det bli avholdt minikonkurranse blant avtalepartnerne, som beskrevet i Kontrakten. Om Oppdragsgiver tillater å holde kurs/konferanse på båt, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å innhente tilbud på dette. 3.3 Priser Tilbydere skal spesifisere faste priser for de ulike varer/tjenester som er listet i prisskjemaene hhv Vedlegg 4: Prismatrise Kategori A Overnattingstjenester innenlands i Norge og Vedlegg 5: Prismatrise Kategori B Kurs- og konferansetjenester. Hvis Leverandøren har ulike priser for ulike hoteller må dette spesifiseres. Hotell- og konferansetjenester for PHS, Kripos, PST og Økokrim Side 4 av 5

5 På grunn av Kripos reisemønster, med en stor andel reiser som foretas på kort varsel og som i stor grad styres av forhold utenfor enhetenes egen kontroll, anses det uhensiktsmessig å basere avtalene på dynamiske priser. Hotell- og konferansetjenester for PHS, Kripos, PST og Økokrim Side 5 av 5