Konkurransegrunnlag for anskaffelse av nytt fagsystem for GLØR IKS og GLØR Partner AS.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for anskaffelse av nytt fagsystem for GLØR IKS og GLØR Partner AS. 1. ANSKAFFELSEN 1.1 Lovverk og forskrifter som legges til grunn. Anskaffelsen blir foretatt i samsvar med lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Anskaffelsen blir gjort etter forskriftens del I generelle bestemmelser og del II anskaffelser under EØS terskelverdi. Anskaffelsen gjennomføres som kjøp etter forhandlinger. Anskaffelsen blir også foretatt i samsvar med vedlagte innkjøpsvilkår. 1.2 Formålet med anskaffelsen GLØR IKS er et interkommunalt renovasjonsselskap eid av kommunene Gausdal, Lillehammer og Øyer. GLØR IKS har ansvaret for å drifte husholdningsrenovasjonen på vegne av de tre eierkommuner. Tilsammen er det cirka kildesorteringsabonnement. Utover dette utøves containerrenovasjon i utkantstrøk og på fjellet, samt et stadig voksende antall abonnenter på underjordiske løsninger i tilknytning borettslag og tett bebyggelse. I tillegg til eget deponi og ulike behandlingsanlegg lokalisert til Roverudmyra ved Lillehammer, finnes to betjente miljøstasjoner. En stasjon i Øyer og en i Gausdal. GLØR Partner AS, et heleid datterselskap av GLØR IKS, driver næringslivsrenovasjon, primært i eierkommunene, men også i de tilstøtende kommunene. GLØR Partner kjøper alle tjenester av GLØR IKS. GLØR Partner har en godt etablert kundeportefølje på kildesorteringsløsninger relatert til beholdere, men har ikke før nå tilbudt løsninger for containerrenovasjon. Utover å betjene egne kunder, har GLØR etablert logistikksamarbeid med både landsdekkende selskaper og lokale selskaper i de andre Mjøsbyene. For å møte nye krav til bransjen fra eiere, kunder, ansatte og myndigheter er det besluttet å bytte ut dagens eksisterende IT-baserte fagsystem (herunder transport, logistikk og renovasjonsløsning (opp- og nedstrøm)) til fordel for en ny og mer fleksibel,framtidsrettet løsning. 1.3 Kontraktsform Det vil bli inngått kontrakt med én eller flere leverandører forutsatt akseptable kontraktsvilkår. (eks. dedikert løsning relatert husholdning, næringsliv, spesialavfall) Ved kontraktsinngåelse skal Statens standard kjøpsavtale Stor legges til grunn for avtale. Tilbud skal, så langt det er mulig, bygges opp i dette formatet. GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 1

2 1.4 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser praktiserer oppdragsgiver rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova). Unntak fra offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt leveres to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Det er oppdragsgiver som til slutt bestemmer hva som skal offentliggjøres etter å ha konferert med tilbyder. 2. OPPDRAGSGIVER 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er GLØR IKS og prosjektledere er Kjell Morstad, telefon / , epost kjell.morstad@glor.no og Werner Andersen, telefon / , epost werner.andersen@ergogroup.no. 3. ØKONOMISKE FORHOLD VED TILBUD OG LEVERANSE 3.1 Prisbetingelser Prisene skal spesifiseres i henhold til tabell nedenfor, samt i eget oppsett relatert hvert enkelt punkt i notat Svartabell kravspec. For løsninger som må driftes av leverandør lages eget prisoppsett hvor alle kostnadselementer inngår. Ref. Kravspesifikasjon tabell ; Leverandør skal pr. punkt tydelig merke i hvilken grad deres løsning dekker ønsket funksjonalitet ved å sette en X i gitt celle. (fra Standard til Leveres ikke ). Alle elementer i tilbudt leveranse som ikke inngår i Leveres standard skal spesifikt prises og beskrives. Dersom dette ikke tydelig framkommer i tilbudt løsning anses dette å være en del av standard leveranse. Beskrivelse Enhetspris Eventuelle kommentarer Programvare Tredjepartsprodukt Integrasjonsløsninger Lisenskostnad Driftkostnader/serviceavtale Vedlikeholdskostnader Support GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 2

3 Opplæring Installasjon 3.2 Prisregulering Eventuelle grunnlag for prisendringer utover de forhold som vedlagte felles rammeavtalevilkår beskriver, bes angitt i tilbudet. 3.3 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Oppdragsgiver har ikke økonomisk ansvar for leverandørens nedlagte arbeid eller andre utgifter/kostnader i forbindelse med tilbudet. 4. UTARBEIDELSE OG PRESENTASJON AV TILBUD 4.1 Tilbudet Leverandørens tilbud skal utarbeides på grunnlag av konkurransegrunnlaget og minimum bestå av følgende dokumenter og beskrivelser: Følgebrev med eventuelle forbehold. Følgebrev skal være undertegnet av leverandøren eller leverandørens representant og firmaets stempel skal være påført tilbudet. Tilbud og utfylte skjemaer skal leveres både i papirversjon og redigerbart PC-kompatibelt filformat. (f.eks. Word/Excel-format på USB minnepenn e.l.) 4.2 Språk/rettsvalg Tilbudsdokument og spesifikasjoner vil foreligge på norsk. Eventuell oversettelse til andre språk må utføres og bekostes av leverandør. I et senere kontraktsforhold forutsettes det at all språklig kommunikasjon skal foregå på norsk. Partenes rettigheter og plikter bestemmes av norsk rett. 4.3 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er mandag klokken 12:00. GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 3

4 4.4 Innleveringssted Tilbudet skal sendes eller leveres i lukket sending til: GLØR IKS Åsmarkveien 301 Postboks Lillehammer Sendingen skal være tydelig merket: Tilbud GLØR Nytt fagsystem Tilbud som sendes i posten skal være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Original og trykte vedlegg sendes til postadressen. 4.5 Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. 4.6 Vedståelse Leverandør må vedstå seg sitt tilbud 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.7 Forbehold Eventuelle forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget må beskrives. Forbehold vil bli priset. 4.8 Alternative tilbud Det er anledning til å levere tilbud på deler av løsning som etterspørres eller total løsning. 5. PROSEDYRE FOR TILDELING AV KONTRAKT 5.1 Prosedyrevalg Prosedyren for tildeling av kontrakt er basert på kjøp etter forhandling i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene blir protokollert og åpnet etter fristens utløp av minst to representanter fra oppdragsgiver. GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 4

5 5.3 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier som er angitt i uprioritert rekkefølge: Kompetanse og fagmiljø Dokumentert bransjekunnskap/erfaring via CV er, samt selskapets skriftlige materiale om leveranser, bransjeerfaring og referanser. Funksjonalitet Jfr. krav henvist i kravspesifikasjon tabell. Kostnader o Anskaffelse/kjøp, evt. lisenser o Drift o Vedlikehold o Support/kundeservice o Opplæring o Installasjon o Interne forhold Teknisk løsning o Plattform o Drift o Integrasjon Dokumentert miljøprofil 5.4 Inngåelse av avtale Oppdragsgiver vil, etter å ha innhentet og vurdert tilbud på aktuell anskaffelse, og avholdt forhandlingsmøte(r) inngå kontrakt med valgte leverandører etter på forhånd ha informert alle som deltar i konkurransen. GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 5

6 5.5 Forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til: Å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Å forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6. LEVERANDØRRELATERTE FORHOLD 6.1 Kvalifikasjonskrav For at tilbudene skal bli med i den videre vurderingen gjelder følgende kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal fremlegge skatteattest RF 1244 som skal være vedlagt tilbudet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Attest fra Skatteetaten for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren skal fremlegge HMS - egenerklæring som skal være vedlagt tilbudet. Vurdering av soliditet. Det skal legges ved soliditetsvurdering fra kredittopplysingsfirma. Manglende soliditetsvurdering kan føre til at leverandør anses uskikket til kontrakt. Referanser. Det skal legges ved referanser fra to offentlige kontrakter for levering av tilsvarende løsninger. 7. BESKRIVELSE/KRAVSPESIFIKASJON 7.1 GENERELT Teknisk plattform o GLØR ønsker at løsningen skal kunne kjøres på, eller i samhandling med, GLØR s nåværende tekniske dataplattform. Lokal drift som for tiden består av produkter fra Microsoft som: Windows server 2003/2008R2, MS SQL 2005/2008, Office 2010 og terminalserverteknologi. GLØR kjører pt i et virtuelt Vmware miljø. Leverandøren må være faglig og teknisk utviklingsorientert og inneha ressurser og kompetanse til å fornye produktet i tråd med nasjonale føringer. o Det ønskes en beskrivelse av utviklingen av produktene, samarbeidet med relevante aktører i dette utviklingsarbeidet og hvor mange årsverk tilbyder bruker på det. 7.2 Kravspesifikasjon Jf. vedlagte kravspesifikasjon GLØR nytt fagsystem - konkurransegrunnlag Side 6