I KA VA I KA årg, Lurer du på hva personene på bildene over har med hverandre og slaveskipet "Fredensborg" å gjøre?

Transkript

1 årg, MELDINGSBLAD FOR: AUST-AGDER-ARKIVET (AAA) INTERKOMMUNALTARKIV I HORDALAND (IKAH) INTERKOMMUNALT ARKIV I KONGSBERG (IKAK) INTERKOMMUNALTARKIV I ROGALAND (IKAR) INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER (IKAVA) I KA 4-X CROt4 Slapeskipet "Fredensborg" Petter Wesel Tordenskjold Ludoig Holberg Hans Herlofsen I KA VA Lurer du på hva personene på bildene over har med hverandre og slaveskipet "Fredensborg" å gjøre? Dette finner du svar på inne i bladet, og for øvrig kan du også lese mer om: Samarbeid over profesjonsgrensene Elektroniske arkiv Nye retningslinger for bevaring av kommunale og fylkeskommunale arkiver

2 På den annen side er det verd å merke seg at av Arkheion siden sist har økt betraktelig i opplag og leserkrets i og med IKA Kongsbergs tilslutning til bladet og redaksjonen. Mer informasjon om IKA Kongsberg finner du på side 14, samt på institusjonssidene bakerst i bladet. Bladets forside illustrerer forskjellig kildemateriale som styrerne ved henholdsvis Aust- Agder-Arkivet og Aust-Agder Museet kan berette om med bakgmnn i informasjon i Fredensbogutstillingen" som for tiden vises på Aust-Agder Museet, Arkivets kildemateriale: skipsprotokoller og bokmateriale. Om mangfold og muligheter når det gjelder formidlingsarbeid og kildemateriale' kan du lese mer om i artikkel om Arkivets boksamling og i i artikkelen " samarbeid over profesjonsgrensene "mellom arkiv, bibliotek og museum kan du lese mer om i artikkelen på side 3 5. Gjesteskribent i dette nummer av Arkheion er Ole Kolsrud, Riksarkivet som redegjør for "bevaringsutvalgets rapport". Et dokument som vil være av stor betydning for framtidens arkiver og kildegrunnlag. Elektroniske arkiv er naturlig nok et høyaktuelt tema for alle som arbeider med dokumentasjon. Arkheion nr 2/99 har flere artikler om dette emne. Rapport som er utarbeidd og utgitt i bokform av IKA Hordaland Depotordning for elektroniske arkiv" "Digitalisering av arkiv" som var hovedemne på årets kontaktseminar i regi av IKA Kongsberg og høydepunkter fra Evelyn Wolds foredrag om "elektroniske arkiver utfordringer og krav" er gjengitt i bladet. Arkivplaner som med arkivforskriftene er blitt en obligatorisk oppgave for all offentlig forvaltning kan du lese om på side 23. For øvrig håper vi du finner inspirerende lesning i artikkelen om besøk i Londons historiske arkiver og om besøk av skole-elever i kommunale arkiv. GOD LESNING! Om forsidebildene: Petter Wessel Tordenskjold, Ludvig Holberg og Hans Herlofsen hadde alle tilknytning til den dansk-norske slavehandelen: Tordenskjold seilte i triangelfart med slaver fra Guinea til Vestindia, Holberg spekulerte i aksjer i slavehandelen og Herlofsen brakte negerslaven Adam med seg hjem til Arendal fra Vestindia. Arkh eion Informasjonsblad for Aust-Agder-Arkivet (AAA) Interkommunalt Arkiv i Hordaland (IKAH) Interkommunalt Arkiv i Kongsberg (IKAK) Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IAKR) Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Ansvarlig redaktor: Berit Stie Adr. Parkveien 16, 4838 Arendal, tlf , fax Redaksjonskornite: Karin Gjelsten, IKAH Steinar Marvik, IKAK Sigve Espeland, IKAR Kjetil Reithaug, IKAVA Layout og trykk: Varodd Industrier Annonsepriser: 1/1 side 2500,00 1/2 1500,00 1/4 1000,00 Innhold: Bokmateriale på Aust-Agder-Arkivet 3 Fra kommunearkivkonferasen: Samarbeid over profesjonsgrensene 5 Elektroniske arkiv utfordringer og krav 7 Digitalisering av arkiv 8 Ny bok fra IKAH 9 Arkiv til nytte og glede 11 IKA Kongsberg 14 Nye retningslinjer for bevaring av kommunale og fylkeskommunale arkiver? 16 Arkivplan tradisjon og utforming 23 Skole-elever i kommuanle arkiver 24 Aust-Agder-Arkivet 27 Interkommunalt Arkiv i Hordaland 28 Interkommunatl Arkiv i Kongsberg 29 Interkommunalt Arkiv i Rogaland 30 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder 31 side

3 BOKMATERIALE Helt fra Aust-Agder-Arkivet ble opprettet, la man vekt på et godt og fyldig bibliotek som kunne dekke personalets og lesesalsbesøkendes behov for litteratur og annet mangfoldiggjort materiale. Med sine bind og sin lange historie er biblioteket ved Aust-Agder-Arkivet en spesiell samling. Både for arkivet og biblioteket ved arkivet går historien tilbake til 1832 da "Arendal høyere Skoles offentlige Bibliotek og Museum" ble opprettet. Det nyopprettede biblioteket fikk den gang fine og verdifulle bokgaver som forteller om reiser og stor kontakt med andre land. Det forteller også om bevisstheten i forhold til samtidens og fortidens skriftlige materiale. Arkivets bibliotek Biblioteket, museet og arkivet ble etter hvert splittet opp i selvstendige institusjoner. Da arkivet i 1958 ble skilt ut fra museet, fikk de ansvaret for biblioteksdriften. Da besto samlingen av bind med historisk og juridisk litteratur i tillegg til topografisk og lokalhistorisk litteratur fra Aust-Agder. Boksamlingen ble bygget opp som en håndboksamling for personalet og som støttelitteratur for historisk forskning. Etter hvert har bokbestanden økt kraftig gjennom arvegods, gaver og innkjøp. Arkivets første arkivar kunngjorde at arkivet med glede tok imot det folk kunne avse av bøker. Dette resulterte i store bokmengder, og det kunne være vanskelig å begrense utfra våre mål. Men det kom også mye verdifullt inn på denne måten. Eldre litteratur I folkebiblioteket hadde man siden vår felles start, holdt boksamlingen fra 1832 til 1883 samlet med en egen katalog. På grunn av plassmangel ble denne samlingen overført til arkivet i Innholdsmessig spenner denne samlingen over alle emner fra en 1700-talls bok om kiromanti til franske handelsleksika. Stoff herfra er stadig i bruk, og vi ser at en slik samling er av stor verdi som kilder i et historisk orientert bibliotek. Disse bøkene er hos oss en nød- PÅ AUST-AGDER-ARKIVET Brit Østerud bibliotekar Aust-A der-arkivet vendighet, - ikke en kuriositet. Spesielt når det gjelder eldre litteratur er arkivets samlingen unik med mange sjeldne og verdifulle bøker. Her kan man lese samtidens syn på aktuelle tema eller følges bokas historie. I dag har vi 2 paleotyper og 75 bøker fra tallet. Flere av dem er vi alene om å ha her i landet og 1700-talls litteratur har vi aldri talt. Dagens samling Samlingen fremstår i dag både som et håndboksbibliotek med støttelitteratur for personalet, forskere, lokalhistorikere og andre, og som en samling med stor egenverdi med et stort forskningspotensiale sett i et bokhistorisk perspektiv. Primæroppgaven for vårt bibliotek er å kjøpe det som gis ut av lokalhistorisk verdi, faglitteratur av forfattere fra fylket og dessuten den støttelitteratur som er av betydning for de ansatte og våre brukere. I tillegg til bøker inneholder biblioteket 140 hyllemeter tidsskrifter, og vi mottar ca.40 ulike periodika årlig. Det er arkivfaglige, lokalhistoriske og historiske tidsskrifter som blir innkjøpt eller mottatt som gaver og bytteforbindelser. Aviser fyller omtrent tilsvarende mengde hyllemeter. I dag mottas kun "Agderposten" fra Arendal til oppbevaring i papirutgave. Biblioteksamlingen inneholder mye lokalhistorisk stoff som er samlet i egen avdeling. Lokale småtrykk (brosjyrer, programmer, vedtekter, reklame etc.) har det vært lagt vekt på å samle. Vi opplever ofte at det nettopp er disse trykkene som gir brukeren svar på sitt spørsmål, og slike trykk er ellers vanskelig å få tak Generell historisk og kulturhistorisk litteratur utgjør naturlig nok en betydelig del av samlingen, men det finnes også stoff om de fleste emner fra kokebøker til filosofi og forsikring. Sjøfart har det blitt lagt vekt på, og juridisk litteratur og administrasjonshistorie utgjør også en stor del. Dessuten er den religiøse litteraturen med sin 45 hyllemeter en omfattende samling. Religios litteratur var utbredt og gjenspeiler seg i de gaver arkivet har mottatt. Innen denne sjanger finnes både mangfoldiggjort, ARKHEION 2/99 3

4 tilnærmet verdiløst materiale, men også virkelige perler som en håndskreven, illuminert predikenbok fra Island og 6 eksemplarer av Chrristian hus bibel fra 1550! Oppstilling og katalogisering Fysisk er boksamlingen plassert dels på lesesalen (ca.2000 bind), dels rundt på kontorene og d els i magasin. Fordi lesesalen er liten, står uforholdsmessig mye i magasin. En slik ordning gjør brukere utenfra mindre selyhjulpne enn onskelig. Samtidig er det klart at mye ma stå i maasin fordi det er verdifullt materiale og /eller er avhengig av spesiell oppbevaring (lys, tuktighet etc.). Ti:gjengeligheten til samlingen er også avhengig av et godt gjenfinningssystem og en god katalog. Oppstillingssystemet er foreløpig et gammelt utviklet av Riksarkivet med lokale tilpasninger. Det fungerer godt når man blir kjent, men er vanskelig for andre. Bokene er registrert i kortkatalog. Folkebibliotekets gamle samling har egen katalog i bokform. Fra 1994 er tilveksten blitt regis-- trert i biblioteksystemet Mikromarc. Etter hvert blir også deler av den eldre litteraturen registrert her. Det er en tidkrevende, men nødvendig oppgave enklere for b. muligheter, ;v arbeide biblioteke't kny oss 111,11.hgt- r",)fog utlandet måte. Samlingen er ikk presenssamlirv trenger den.17: også best let. Men v;.. system og Biblioteket siden 1961, har Aust-, landss eldre sorn arb, nye (... til staelse jore litteratursoking itten gi flere sokekatalog. For a foresporsler, er pp rn(a In liri (At. Dette gir ff både fra Norge og mer presis utl;r:n 1)et skal være en bf.)l1. der når man ma,en samlingen {,)r - drkivmateria-, junale bibliotekwoliotekers lesesal. igutd',--tnnet personale ±)eidstid. I dao-.1<. er spesiell i mengden nodvendige For oss - stadig eiser i forhold får også forcie AJst-Agder arkivets minste bok Fsoto: Aust-Agder Arkivet 4 A.,RKVEION 2/99

5 Samarbeid over profesionsgrensene Av Brit Østerud o Anne Tone Aanin Aust-A der-arkivet Dette var et av hovedtemaene på årets kommunearkivkonferanse som ble avholdt i Grimstad i tiden Til å foredra om emne var invitert Dag Mangseth fra Riksarkivet og Anniken Selmer fra Nasjonalbiblioteket i Oslo. Med bakgrunn i stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum drøftet Dag Mangseth hvilke muligheter han mente finnes for samarbeid over profesjonsgrensene mellom disse tre institusjonene. Hans utgangspunkt var arkivloven med forskrifter, riksarkivarens regelverk og myndighet, samt den struktur man i dag har innen arkiv, bibliotek og museum. Nh'ir det gjelder statlig arkivrnateriale kunne Mangseth vanskelig tenke seg dette som et samarbeidsområde. Bibliotek og museum vil ikke ha anledning til å ta imot og formidle denne typen arkiv. Kommunale arkiver skiller seg fra de statlige blant annet i depotfunksjonen som er et sentralt element i de statlige arkivene. Dette er ikke et selvfølgelig element i de kommunale arkivene. Mangseth mente at det er lite aktuelt med samarbeid mellom disse arkivene og bibliotek og museer, men at en samlokalisering ved nybygg kan være en mulighet. Deretter gikk han over til å snakke om privatarkiv. Han nevnte at arkivloven gir RiksarkiVaren i oppgave å registrere spesielt verneverdige arkiv. Man kan se for seg en nasjonal verneplan koordinert av Riksarkivaren. Her vil det være av betydning med et samarbeid mellom alle som oppbevarer arkiv. Mangseth mente at kommunale arkivinstitusjoner bør legalisere arbeidet med privatarkiv, men han stilte spørsmålstegn ved om for eksempel museene bør hruke sine ressurser på arkivarbeid. Et nasjonalt register over verneverdige privatarkiv som skal være i en samkatalog, har et registreringssystem som forutsetning. Her mer ASTA inn. Mangseth hevdet at bib1iote og museum kan være med i samkatalogen gjp-.om bruk av ASTA, men han lurte på om instit jonene selv ønsker det. Kanskje kan andre s'jr,temer være aktuelle. Riksarkivaren utarbeider retningslinjer for arbeid med privatarkiv i arkivverket, og her ligger det ARKHEION 2/99 åpent for samarbeid. Trolig er det på IT-siden man vil få de største gevinstene av et samarbeid, for eksempel gjennom felles standarder og moduler for registrering og kanskje også ved å knytte ulike programmer til hverandre, for eksempel ASTA og Primus. Mangseth så også andre viktige samarbeidsområder. Formidligstjeneste gjennom samkatalog, kulturnett og informasjon om lokalsamfunnet var områder som ble nevnt. Han tok også opp spørsmålet rundt konservering. Det er viktig å utveksle erfaring rundt vedlikehold av elektronisk informasjon, det kan samarbeides om konservering av tradisjonelt materiale for eksempel foto, og mindre institusjoner vil kunne få mulighet til konserveringstjenester når de går sammen om det. Mangseth var skeptisk til at samlokalisering vil være det rette å satse på. Dersom det skal bygges kommunale depoter, kan det muligens være åpent for samarbeid med flere. Han konkluderte med at man kan samarbeide om: Privatarkiv En felles standard for registrering Formidligstjenester Konservering Eventuell samlokalisering ved nybygg. Annike Selmer tok for seg Nasjonalbiblioteket som institusjon og gav oss et bilde av organisasjonen og arbeidsoppgavene. Institusjonen arbeider med mangfoldiggjort materiale. Dette skal hentes inn til oppbevaring i Nasjonalbiblioteket, noe som er hjemlet i pliktavleveringsloven, og deretter gjøres allment tilgjengelig. Hun gjennomgikk hvilke informasjonsbærere det er pliktavlevering på, hvor de leveres og hvor de senere er tilgjengelige. 5

6 Vi fikk en oversikt over organiseringen og strukturen i Nasjonalbiblioteket med fordelingen mellom NB Rana og NB Oslo, samt de ulike spesialsamlingenes tilhørighet. Nasjonalbiblioteket er kommet langt i den digitale utviklingen. De ser det som et mål å bygge det digitale bibliotek slik man ser det for foto i Galleri Nor og for radioprogrammer i Digitalt radiolager. Utfordringene for Nasjonalbiblioteket er mange. For eksempel bør det samles inn og bevares nettdokumenter. Her dukker det opp flere problemer blant annet er ikke dette statiske dokumenter, men dokumenter i stadig endring. Andre utfordringer er lagringsmedium, oppbevaring og muligheten til avlesing. Disse utfordringene gjelder både arkiv, bibliotek og museer i like stor grad. I stortingsmeldingen om bibliotek, arkiv og museum er den digitale mulighet et av de viktigste områdene. Selmer tegnet et fremtidsbilde der hun så for seg det digitale bibliotek som et kunnskapssenter. Dette skulle være et senter der det er mulighet for spesialtilpasninger med større brukergrensesnitt, men der informasjonen, ikke nettverkene blir synlig for sluttbrukeren. Hun så også for seg at skillet mellom institusjonene viskes ut idet man deler samme teknologi og jobber mot de samme brukerene. I diskusjonen etter disse to innleggene korn det fram at man ser for seg at samarbeidet mellom bibliotek, arkiv og museer vil være mellom institusjoner der profesjonene blir bevart. Det er i formidlingsleddet samarbeid er viktig. I oppbyggingen av samlingene vil man fremdeles være så ulike at man bør fortsette uavhengig av hverandre. Den årlige konferansen som avholdes for landets interkommunale arkivinstitusjoner, byarkiv og fylkesarkiv ble avholdt i Grimstad Hovedtema for årets konferanse: "Samarbeid over profesjonsgrensene". Tema har sin bagrunn i den bebudede stortingsmeldingen om " Samarbeid arkiv bibliotek og museum". "Elektroniske arkiv " Arkivloven av 1992 som trådte i kraft med forskrifter gjeldende fra og med 1999 stiller nye krav til kommunens håndtering og bevaring av arkivrnateriale. I kap V i forskriften slås det fast at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne depot for eldre og avslutta arkiv. Depotet skal ta vare på arkivene i ubegrenset tid, føre register over arkivene og sikre disse mot skader og nedbryting. Depotet skal også legge forholdene til rette for at publikum skal kunne bruke arkivene. 6 I forskriftenes 2-13 og 2-14 åpnes for elektroniske arkiv kan erstatte de papirbaserte arkivene under forutsetning av at det blir brukt fullgode systemer, rutiner, lagringsformat og lagringsmediurn, som godkjent av Riksarkivaren. De elektroniske arkivene blir samtidig underlagt de samme bevaringskrav som vanlig papirbaserte arkiv. Konferansen inneholdt også en ekskursjon til Aust-Agder Museet, der vi ble geleidet av styrer ved museet, Fie Skaar Trysnes, gjennom utstillingen "Fredensborg med slaver elfenen gull". På forhånd hadde forsamlingen høre styrer ved Aust-Agder-Arkivet, Kjell- Olav Masdalen foredra fra arkivets samlinger om samme emne. Konferansen samlet i alt 43 deltakere. ARKHEION 2/99

7 Elektroniske arkiv - utfordringer og krav Høydepunkter fra Evelyn Wolds foredrag på kommunearkivkonferansen i Grimstad På kommunearkivkonferansen i Grimstad i september holdt Evelyn Wold fra Bergen Byarkiv et foredrag om vår felles lysende fremtid, elektroniske arkiver. Hun ga oss en del oppklarende definisjoner, pekte på en del tankekors og delte sine erfaringer med oss. Flere av tilhorerne fikk dystre blikk og andre fikk bekreftet det noen av oss visste fra for: Nå blir det enda mer spennende å drive med arkivarbeid! Her folger en gjennomgang av noe av det jeg bet meg merke Hva er elektroniske arkiv? nale utstyret, programvaren og dataene, med Dersom vi slår såmmen og tolker det som står i andre ord bli museum. Et noe bedre alternativ er arkivlovens forskrift må elektronisk arkiv i følge å konvertere de originale dataene til standardfor- Wold gis følgende definisjon: "All informasjon mat uten å ta hensyn til datastrukturen. Det nestsom blir skapt, lagret og behandlet elektronisk, beste er en videreutvikling av det forrige konsamt dokumentasjon som beskriver systemets vertere og laste in i database som kan rekonstrumetadata". Av eksempler på elektroniske arkiver ere den opprinnelige datastrukturen. Det beste trakk hun frem fagsystemer lagret i forskjellige alternativet, ifølge Vold, vil være å legge vesenttyper databaser, tekstbehandlingsfiler, e-post og lig vekt på oppbygging og vedlikehold av en multimediafiler. Og hva er så "metadata"? Jo det metadata-database. er data om data, altså noe som beskriver struktui; sammenheng, bruk og mening med data. Dette Etter hvert kom Wold inn på sine erfaringer fra innbefatter blant annet brukermanualer, funksjonsbeskrivelser arbeidet i Bergen med å organisere og planlegge og rutinebeskrivelser. arbeidet for bevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiver, hva som må planlegges og Det fysiske og det psykiske arkiv. punkter man må ta hensvn til. Det klassiske arlivet med papirdokumenter, arkivskap og alt det kjente kan vi nyttegjøre oss Tilstedeværelse, disiplin og ledelsesforankring dersom vi kan se og tolke tegnene som står på Et av fyndordene som Wold hadde krvdret sin papiret. Dette kan vi kalle det fysiske arkiv. Når framstilling med, fortjener fremfor noe å bli det gjelder elektronisk arkiv trenger vi noe mer enn det blotte øye og en normal grunnskoleutdannelse, vi trenger verktøy av forskjellig art, vi sitert: "Mangelfulle og dårlig arkiv er et organisatorisk problem som oppstår allerede i planleggingsfasen, ikke et problem eid av arkivenheten". trenger til tider store kunnskaper og detaljerte Dette er et postulat som har gyldighet på flere opplysninger om hvordan dataene er lagret og sider av arkivarbeidet, men som er ekstra riktig i produsert. Dette kalte kvold det psykiske arkiv. forbindelse med edb i arkivarbeidet og arkivarbeidet for edb. Arkivinstitusjoner, jeg vil legge til Bevaring og tilgjengeliggjøring for egen regning alle som arbeider med arkiv, må Det store prosjektet som ligger framfor alle oss huske på å "blande oss opp i" innføringen av nye som arbeider med arkiv vil bli å bevare og gjøre elektroniske systemer, deriblant NOARK4-systemer disse psykiske arkivene filgjengelige. Hittil har vi som etter hvert vil bli innført i kommunen- klart oss med å bevare mediet (eks. papiret) og orge. Vi må også få til en sterkere integrasjon innholdet (eks. teksten) og bevare det samlet slik mellom it- og arkivkompetanse og det evig at det ikke ødelegges. For fremtidens (og c ns) tilbakevendende problemet: arkivfunksjonen må digitale materiale må vi bevare innholdet men med metadata og sørge for at innholdet kan brukes. Mediet er ikke så vesentlig så lenge ån- få mer myndighet Store utfordringer, og påvirkningskraft. mange krav, mye å huske på holdet er intakt og metadataene er omfatb og gode nok. Vi kan velge forskjellige strategier for bevaring og tilgjengeliggjøring. Vi kan ta vare på det origi- ARKHEION 2/99 og et arbeid som gjøres i samarbeid med fagfolk vi ikke alltid snakker like godt med. Det som allikevel blir den største bøygen, det som nesten alltid er den største bovgen, behov for økte ressurser. 7

8 Digitalisering av arkiv Av Steinar Marvik Ika Kon sber Spennende og fremtidsrettede arkiver på sakskartet på IKA Kongsbergs årlige kontaktseminar Krav til elektroniske arkiv Henning Søndergaard fra Oslo byarkiv klarte det kunststykket å gi en innføring i regleverk som finnes rundt elektronisk arkiv samtidig som han klarte å forklare farene og problemene med elektronisk oppbevaring på en forstålig måte. Begreper som flate filer og systemdokumentasjon ble trolig langt enklere å forholde seg til for de fleste. For å kunne ta igjen gamle dataer fra en database er det nødvendig å ha en gjennomtenkt strategi både for oppbevaring og valg av format. En god dokumentsajon av både dataene, systemet og omgivelser er nødvendig for gjenbruk av data. "Borrreprosjektet" Under det nokså kryptiske navnet "Borre-prosjektet" skjuler det seg en dristig satsning på bruk av data i Borre kommune. Vi hadde IT-sjef Ivar Wessel Thomassen til å fortelle og fikk en spennende innføring i hvordan hele kommunen er i ferd med å bli knyttet opp til et intranett. I løpet av neste år kommer et sentralt arkiv til å skanne all innkommen post. Det blir en fordeling mellom forskjellige systemer, vi kan nevne økonomisystem, postjournal eller system for "arkivuverdig" post. Det hele baseres på kjente IT-løsninger, men er organisatorisk dramatisk. Det er derfor viktig at hele kommunen har vært med på å legge premissene, bl.a. for såkalte "suksesskriterier". Brukerne møter systemet via menyer der kravet var at enhver funksjon ikke skal være mer enn 3 "museklikk" unna. Dette har de visstnok klart for 90% av mulighetene. Systemet i seg selv opptrer med en del "tvangstrøyer" for å tvinge brukerne inn i en del handlingsmønstre. En del ting er det ikke mulig å få skrevet ut, store "mailer" stoppes og en del typer filer slettes automatisk etter en viss tid. Prosjektet er utrolig spennende og banebrytende og vi vil ønske Borre kommune all hell og lykke. Digitale kart Fra Fotokart AS på Kongsberg hadde vi Jon Møller til å fortelle om digitale kart. Gjennom de erfaringer han kunne formidle, så var det helt tydelig at problemstillinger rundt langtidsoppbevaring helt samsvarer med erfaringene fra offentlig sektor. De hadde etter hvert kommet fram til et standard format (utvekslingsformat) og oppbevaring på både bånd og CD-rom. For å få helt målriktige kart må man bruke vektorformat ved skanningen. Rasterformat med god oppløsning gir også godt resultat, men kartene egner seg da ikke til videre bruk. De fleste kart blir, imidlertid, nytegnet i vektorformat. Det som fremdeles er et problem er at enhver endring overskriver det gamle slik at bare siste versjon tas vare på i elektronisk form. Foredragsholderen så for seg at dette burde kunne løses ved å "datomerke" versjonene og ta vare på alle. Elektronisk byggesaksarkiv i Bergen Bergen kommune har allerede i flere år skannet sine byggesaksarkiver. Avdelingsleder Ole Vold fortalte om erfaringer fra dette. Det er en formidabel mengde dokumenter og kart som er lagt inn i en database som oppbevares på WORMplater i såkalte juke-bokser. WORM-platene gir en god langtidsholdbarhet, men til en mye høyere pris enn andre systemer. Dokumentene i sakene skannes ikke inn før saken er avsluttet. De forskjellige typer dokumenter i saken sorteres i grupper. Noen av disse blir ikke skannet. For å få inn både kart og tegninger i tillegg til vanlige A4-ark, benyttes to forskjellige skannere. 8 ARKHEION 2/99

9 Ny bok frå Interkommunalt arkiv i Hordaland Av Gudmund Valderhau Interkommunalt Arkiv i Hordaland Interkommunalt arkiv i Hordaland ga i september ut ei bok med tittelen "Depotordning for elektroniske arkiv - rapport om bevaring av edb-baserte arkivsystem frå kommunale forvaltning". Den lange tittelen til tross - boka er berre på knappe 50 sider og eit overkommeleg stykke lesing. I påvente av ein eventuell omtale av boka her i Arkheion, trykkjer vi her inn- Den elektroniske utfordringa Kommuneforvaltninga er no inne i ein prosess der dei tradisjonelle papirbaserte arkiva er på veg ut, og nye elektroniske arkiv er på veg inn. Sjølv om det mykje omtala "papirlause kontoret" neppe vil bli ein realitet med det første, blir dei fleste saksdokument i kommunalforvaltninga skapt elektronisk. Dei fleste av desse blir enno skrivne ut på papir, men ein del - særleg innanfor fagsystem og databasar - blir lagra berre i elektronisk form. Dette nye arkivmediet stiller nye krav til arkivbevaringsarbeidet. Elektroniske arkiv er svært sårbare. Det er lett å manipulere informasjon som er lagra elektronisk, og dette kan skape tvil om autentisiteten til elektroniske dokument. I motsetning til papirdokumentet, som er direkte lesbart, er elektronisk informasjon berre tilgjengeleg med hjelp av maskin- og programvare som kan lese magnetiske eller optiske lagringseiningar. Når eit elektronisk dokument ikkje lenger kan lesast, er det heller ikkje eit dokument. Endringar i maskin- og programvare kan- snøgt gjere informasjonen utilgjengeleg. Knapt nokon har i dag datamaskiner som kan lese 5,25 toms diskettar. Holkorta, som var den vanlege lagringsmediet for tretti år sidan, kan berre brukast som bokmerke når vi ikkje har tilgang til ein lesar. Endringane i programvara har like store konsekvensar. Eit dokument som vart skrive i ein tekstbehandlar for ti år sidan, vil neppe kunne lesast i dag. Levetida til magnetiske og optiske lagringseiningar er dessutan kort. Magnetiske media (magnetband og harddiskar) vil neppe vere lesbare etter 30 år. Cdplater varer noko lenger, men knapt så lenge som dei 100 åra einskilde produsentar reklamerer med. Dei tradisjonelle papirarkiva tar stort sett vare på seg sjølv når dei er ordna og står i gode arkivmagasin. Ei arkivboks med saksdokument kan setjast i ei hylle og hentast fram om hundre år, og dokumenta vil vere like lesbare som i dag. Eit magnetband som blir oppbevart utan vedlikehald vil som oftast vere utilgjengeleg etter ti år, anten på grunn av fysisk nedbryting, manglande leseutstyr, programvare som ikkje lenger kan lesast eller ein kombinasjon av dette. For at dei elektroniske arkiva skal vere tilgjengelege for bruk, må vi drive kontinuerleg vedlikehald av både lagringseiningar og data. Kan vi då ikkje overføre informasjonen frå datamaskiner til papir? Dette lar seg sjølvsagt gjere med dokument som er skrivne i ein tekstbehandlar. Men ein stor del av dei elektroniske dokumenta kan ikkje skrivast ut på papir, utan at vesentlege delar av informasjonen blir borte. Om vi skriv ut alle enkeltpostane i ein database, vil vi likevel misse totaliteten i databasen: relasjonane mellom einskildpostane vil forsvinne, likeins høvet til å definere bestemte søk. Dei moderne sak-/arkivsystema er bygd på koplingar mellom databasar og tekstdokument, og viktig informasjon vil gå tapt om vi berre bevarer papirutskriftene. Vi har ikkje noko anna val enn å bevare dei elektroniske arkiva. Dette krev at vi etablere ordningar som kan føre konstant tilsyn med at informasjonen forblir leseleg, tilgjengeleg og forståeleg. Når vi seier at informasjonen skal vere leseleg, betyr dette at vi må ha utstyr som kan lese lagringseiningane. At informasjonen skal vere tilgjengeleg, vil seie at vi skal kunne identifisere og finne fram til dei opplysningane vi søkjer dvs, at dataene må vere strukturert slik at det er mogleg å finne fram til dei einskilde registreringane. At informasjonen skal vere forståeleg, krev at vi har programvare som kan tolke dataene rett, slik at vi kan forstå det som kjem fram på dataskjermen. Arkiva er samfunnet sitt felles minne. Dersom det ikkje blir gjort noko aktivt for å bevare dei ARKHE1ON 2/99 9

10 elektroniske arkiva, vil dei gå tapt - anten på grunn av fysisk nedbryting av lagringseiningane eller fordi dataene ikkje lenger kan lesast. Det vil ikkje finnast dokumentasjon av saksbehandling, vedtak og oppfølging. Konsekvensane av ein slik situasjon kan vi knapt førestille oss. Problemstilling og disposisjon I denne boka drøftar vi ulike alternativ for korleis langtidsbevaring av elektroniske arkiv frå kommunesektoren kan gjennomførast og organiserast. Kommunane er i følgje arkivlova og arkivforskrifta pålagde å etablere depotordningar for sine arkiv, inkludert dei.elektroniske arkiva. Arkivdepota skal sikre at arkiva er tilgjengelege for bruk i samtid og ettertid. Eit hovudmål for denne rapporten er difor å klargjere korleis kan vi best organisere slike arkivdepot. Er det realistisk å tru at kvar kommune vil etablere si eiga kvalifiserte depotordning, eller er dette ei oppgåve som må løysast gjennom interkommunalt samarbeid? For å kunne gi eit tilfredsstillande svar på denne problemstillinga, er det nødvendig å vise kva oppgåver ei depotordning for elektroniske arkiv må løyse. Innleiingsvis har vi ein relativt grundig gjennomgang av bestemmelsane i arkivlova og arkivforskrifta om behandling og bevaring av elektroniske arkiv og om etablering av arkivdepot. Med utgangspunkt i undersøkinga av elektroniske arkiv i kommunane i Hordaland i 1998, gir vi eit oversyn vi dei generelle utfordringane som er knytte til bevaring av elektronisk materiale og drøftar korleis bevaringsarbeidet kan gjennomførast. Avslutningsvis oppsummerer vi kva ressursar dette arbeidet vil krevje og drøftar ulike organisatoriske modellar for arkivdepota. Denne rapporten går berre i liten grad inn på dei ulike edb-tekniske spørsmåla som kan vere relevante for bevaringa av elektronisk informasjon. Desse spørsmåla blir behandla løpande i faglitteraturen, og dei svara som blir gitt endrar seg i takt med den teknologiske utviklinga. Vi har difor freista å fokusere på meir overordna spørsmål og formulere generelle retningsliner for behandlinga av elektroniske arkiv. Desse vil truleg vere gyldige over lengre tid og meir uavhengige av teknologi. NY BOK! Interkommunalt arkiv i Hordaland: DEPOTORDNING FOR ELEKTRONISKE ARKIV Rapport om bevaring av elektroniske arkiv frå kommunane Kr. 75,- Bestill frå Interkommunalt arkiv i Hordaland tlf ARKHEION 2/99

11 ARKIV TIL NYTTE OG GLEDE Av G.elsten IKA Hordaland. Inspirasjon og vitamininnsprøyting er to ord som kan oppsummere en ukes studietur til London. Alle de inntrykkene som vi daglig mottok blir vanskelig å formidle innenfor rammene av én enkelt artikkel. Dette blir derfor en presentasjon av enkelte høydepunkt fra turen. Den siste lørdagen i september, satte vi kurs mot London og en studietur i engelske arkiver. Arrangementet var arrangert av AFS, "Arkivernes faglige studjereiser." Leder for studiereisene er de danske arkivarene Birgitte Dedenroth-Schou (Kolding Stadsarkiv) og Jørgen Dieckmann Rasmussen (Esbjerg Byhistoriske Arkiv). Disse hadde laget et godt program, og det ble ei lærerik uke. Vi fikk innblikk i hvordan våre britiske kolleger jobber, og framfor alt hvordan de bruker arkiva til forskjellige formidlingsformål. Tema for turen var da også: "Elektroniske medier og digital formidling". Foruten oss fire fra Hordaland, var det åtte deltagere fra andre deler av landet. I tillegg var det 12 deltagere fra Danmark og 14 fra Sverige. Fra mandag til fredag var vi innom: Public Record Office (PRO), The Society of Archivists ("Arkivarforeningen"), Surrey History Center i Woking, Hampshire Record Office i Winchester og British Library. Dessuten besøkte vi to store private forretningsarkiver i London: ING Barings, et stort bankinvesteringskompleks, og News International plc som er et nyhetsbyrå bestående av The Times, New of the World, The Sunday Times og The Sun. Riksarkivet et elektronisk mekka For å ta det forfra: det hele startet ved PRO, som kan oversettes med "Riksarkivet". Dette er et praktfullt som ligger ved Kew Gardens. Det heie er svært moderne, og blant annet den effek- tive ekspederingen fra magasin til lesesal til var til å bli misunnelig av. Her gikk det bokstavelig talt på skinner. Det vil si: ekspedisjonsbokser med arkivmateriale oppi gikk på skinner, og disse skinnene var festet langs veggen oppunder taket. Teknologisk var alt tipp, topp av ypperste klasse, og så lenge strømmen ikke går eller elektronikken skulle finne på å lage krøll på noen måte må dette være et drømmested av et arkiv. Bøker og brosjyrer i hopetall burde være inspirasjon nok til formidling av arkivstoff. Etter et foredrag om "freedom of information", om tilgang til arkivmateriale og problemene omkring utvalgsbehandling, fikk vi høre om PRO's arbeid med elektroniske arkiv. Oppgavene og utfordringene er velkjente: sikring av elektronisk arkivmateriale for framtiden og utvikling av elektronisk arkiv for arkivinstitusjonen. I tillegg fikk vi høre om den elektroniske katalogen til PRO som befinner seg på internett. Noe av det mest fascinerende av alt i fikk se i London, var etter min mening utdannelsesprogrammet "Learning Curve". Dette er et opplæringsprograrn fra PRO som er lagt ut på nettet og rettet mot skolene. Her kan en studere britisk historie, og lese spesialartikler om enkelte emner. "Learninng Curve" vil en kunne finne på nettsiden til PRO. Det er kostnadskrevende å utvikle et slikt undervisningsopplegg. Blaire-regjeringen som har utdanning som et prioritert område, hadde imidlertid bidratt med enorme pengeressurser. ARKHEION 2/99 11

12 Elektronisk formidling - fotografier Et annet elektronisk formidlingsprosjekt ble vi presentert for ved The Society of Archivists: EVA-prosjektet (European Visual Archive Project). Dette er et internasjonalt toårig prosjekt, hvor man samarbeider om å legge fotografier ut på nettet i en egen database. Prosjektet er et ledd i INF02000, og skal ende ut i en arbeidsmodell som skal gjøre det mulig for offentlige arkiver i Europa å bruke systemet. Foreløpig er det foto fra London og Antwerpen det blir arbeidet med, og både private og offentlige sektorer er involvert. Målet er blant annet å stimulere til bruk av multimedia-informasjon. Ved The Society of Archivists fikk vi også høre om etterutdanningstilbud for arkivarer og konservatorer. Målet er å forbedre status og høyne profesjonalitet. Et IT-nettverk for arkivarer ble nevnt, og likeså internett-kataloger. På denne måten vil arkivarene lettere kunne kommunisere med hverandre om felles faglige utfordringer, samtidig som katalogene når et større publikum enn de som tradisjonelt oppsøker arkivinstitusjonene. Regionale samarbeid om kultur Gode, regionale samarbeid mellom bibliotek, museum og arkiv blir det også arbeidet for å få til. Hvordan dette kan organiseres, fikk vi se da vi neste dag besøkte Surrey History Centre i Woking og Hampshire Record Office i Winchester. Surrey History Center ble offisielt innviet i 1999, og består av: offentlige- og privatarkiver, bibliotek, arkeologer, museumsutviklingsgruppe og museumspedagog. Senteret har egen konsevatorgruppe, og driver også med utdanning, utstillinger og foredrag. Etter at det nye bygget korn, ble publikum mer klar over hva som finnes ved senteret. Det ble mer synliggjort, og som en konsekvens av dette har de også fått flere midler. Hampshire Record Office er også forholdsvis nytt (1993), et distriktsarkiv som inneholder: regionalt og kommunalt offentlig arkiv, kirkearkiv og privatarkiv. I tillegg er her også lyd- og filmarkiv, egen konservatoravdeling, bibliotek, lesesal og kurs- og utdannelsestjeneste. Vi fikk demonstrert et elektronisk arkivregistreringssystem "Calm 2000, et arkivkatalogsystern som også er for teknisk konservator og administrasjon. 30 forskjellige arkivinstitusjoner bruker systemet, og i USA har man også vist sin interesse for dette systemet. Katalogen kommer etter hvert ut på nettet, med muligheter for søk og bestilling av materiale. Bruk av arkivmateriale i private bedrifter Det må også nevnes hvordan arkivarene ved bankinvesteringskomplekset Ing Barrings hadde tatt i bruk det historiske arkivmateriale på en utsøkt og bevisst måte. Arkivet ved et bankforetak er i høyeste grad styrt av kapitalkrefter, og dette må utnyttes også for å få midler til arkivet. Arkivenes nytteverdi kommer til syne blant annet i møte med forretningsforbindelser. Utstillinger i montre, som dokumenterer at kontakten med forretningsforbindelsens hjemland har historiske røtter, har vist seg å skape en mer uformell og avslappet atmosfære. Arkivene blir et samlingspunkt og et utgangspunkt for ulike samtaler. I tillegg blir arkivene brukt i markedsføring. Lekre brosjyrer blir laget, smykket med kopier av gamle dokumenter og brevhoder. Formidling og hjemlige forhold Hele Norges befolkning er omtrent som en forstad i London, så det sier seg selv at vi ikke kan bruke de samme store summene på formidling av det slaget som de hadde fått til ved det britiske riksarkivet. Deres 12 ARKHEION 2/99

13 undervisningsopplegg ligger heldigvis på nettet, fritt tilgjengelig for hvem som helst til å bruke - og til å la seg inspirere av. I Hordaland har noen kommuner begynt å legge sin lokale historie inn på CD-plater, så elektronisk formidling av arkiv er på full fart inn her hjemme også på det lokale planet. I tillegg har vi de sentrale nettsidene til Arkivnett Norge. Englandsturen ga ellers inspirasjon og ideer til mer beskjedne opplegg for bruk av arkivene, i brosjyresarnmenheng, til utstillinger og andre undervisningsprosjekt. En forutsetning er at arldvene blir bevart. Dette er blant annet kommunenes oppgave og ansvar, og vi vet ikke i dag hva framtidige forskere og arldvarer vil trekke fram som eksempel fra vår egen tid når de skal formidle forholdene på slutten av 1900-tallet. * ARKHEION 2/99 13

14 IKA KONGSBERG Interkommunalt arkiv for kommuner og fylkeskommuner i Vestfold, Telemark og Buskerud Av Steianr Marvik IKA Kon,sber Etter mange år som utgiver av vårt eget blad, IKA Stikka, er det med en viss vemod at vi nå for forste gang er med og lager Arkheion. Likevel, de positive forventningene dominerer. Våre medlemskommuner vil helt sikkert få et mye bedre faglig tilbud gjennom denne nye ordningen. Som alle de andre interkommunale arkivene, er også IKA Kongsberg en frivillig sammunslutning av kommuner som ønsker å gjøre noe for sine arkiver og sine arkivrutiner. Geografisk består vi av fylkene Vestfold, Telemark og Buskerud som tilsammen utgjør en stor del av Østlandet. Vi er forøvrig også det eneste interkommunale arkiv på hele Østlandet! Ved stiftelsen i juni 1991 var det 14 kommuner og 1 fylkeskommune som bestemte seg for å danne en interkommunal arkivorganisasjon. Den kom i gang med 3 stillinger den 2.februar 1992 på Kirketorget i Kongsberg. At bygningen tidligere var det offentlige badet i byen utgjør ikke noen fare for arkivene. Her er tykke Murvegger og ingen farlige vannrør fra husets tidligere historie. Med tiden har vi vokst til å bli 22 kommuner og -1 fylkeskommune av i alt 54 kommuner og 3 fylkeskommuner i fylkene våre. Her er potensiale for vekst og store oppgaver å ta fatt på. Utfordringene ligger i å være i forkant med utviklingen slik at våre medlemmer kan få den hjelp de trenger når de trenger den. Samtidig må vi passe på å ivareta de vanlige "gammeldagse" arkivproblemene. Grunnholdningen til IKA Kongsberg har hele tiden vært at arkivarbeid har to sider, arkivdanning og oppbevaring. Begge disse sidene har vært sett på som viktige og har således formet våre tilbud til medlemmene. Kunnskap er her, som de fleste andre steder, en vesentlig innsatsfaktor for å bedre kvaliteten på det arbeid som blir gjort. Opplæring og kurs har derfor hele tiden vært et sentralt satsningsområde. Rutinene rundt arkivarbeidet i kommunene har kommet mer og mer i fokus de siste årene, 14 senest gjennom forskriftene til arkivloven som kom i Begrepet arkivplan har etterhvert blitt "allemannseie" og vi har vært med på flere prosjekter i våre kommuner. Forut for arkivplanen ligger et nødvendig arbeid med å fastsla hvilke rutiner som finnes i kommunen allerede for så videre å komme fram til en felles mal. Slike kartlegginger har vi utført i de fleste av våre kommuner. Både arkivloy og tidligere lover har bestemmelser om innbinding av møtebøker, kopibøker og postjournaler. Vi har lenge tilbudt en slik innbindingstjeneste med det resultat at mange kommuner nå har god orden og oversikt over disse arkivseriene. Kommunenes oppbevaringsplikt for sine eldre arkiver er helt klar både i eldre og nyere lover og forskrifter. Det nye er at arkivene også skal være tilgjengelige for publikum. Denne tilgjengeligheten krever ikke bare at arkivene finnes, de må også være ordnet og katalogisert. I tillegg ligger det her et krav om betjening. IKA Kongsberg har i alle sine år arbeidet med ordning av kommunenes eldre (og nyere) arkiver. Dette er et møysommelig arbeid hvor mye fremdeles er ugjort, men resultatene har begynt å komme. Spesielt har kommunene vært interessert i å ferdigstille arkiver etter nedlagte kommuner. Et spesialfelt innen oppbevaring er eie konsesjonspliktige arkivene. IKA Kongsberg har i mange år arbeidet med å få til en avleveringsordning for kommunene. Vi har nå gitt ut to retningslinjer for klientmapper i sosialsektoren og innen barnevernet og er klare for å ta imot arkiver. Våren 2000 skal vi utarbeide retningslinjer for PPT, elevmapper i skolen og barn i barnehage. De moderne tidene med sine datamuligheter og teknologiske utvikling stiller arkivene og arkivmedarbeiderne overfor store utfordringer av en type de fleste arkivarer er lite faglig forberedt på. Faren her ligger i at IKT-folkene overtar styringen uten å ha den nødvendige ARKHEION 2/99

15 arkivkompetanse. Det er nødvendig å bringe disse to gruppene sammen slik at felles problematikker kan bli løst i fellesskap. Mye har blitt gjort på nasjonalt plan med f.eks. KOARK og NOARK-4, men det er i kommunene det til syvende og sist skal skje det som vil utforme arkivene i fremtiden. IKA Kongsberg forsøker å formidle kunnskap om dette og andre faglige emner. Bl.a. hadde høstens "Kontaktseminar" tittelen "Arkivdokumenter i digital form" fikk IKA Kongsberg utarbeidet og vedtatt en strategiplan. Denne er i dag det styringsverktøy som legger prioriteringer på våre arbeidsoppgaver. Som følge av dette har vi bl.a. hatt vårt første arkivlederseminar tidligere i høst. Vi har i dag en stab på 3 faste medarbeidere, en prosjektmedarbeider og en på arbeidsmarkedstiltak. Det skjer nå en svært etterlengtet utskifting av det tekniske utstyret med ny kopimaskin og datamaskiner i nettverk knyttet opp mot en av våre medlemskommuner. Det vil da også si at vi får tilgang til kommunens programvare og nye sak/arkiv-system. Dette vil være av stor betydning for vår måte å arbeide på. Forhåpentligvis vil det gi økt innsikt og større evne til å hjelpe våre medlemmer i tida framover. S.M. Røyskatt, rottar, mus og rev i arkivet? Fra IKA Hordaland har vi fått tilsendt kopi av arkivsak som ble funnet under ordning av arkiver i Kvam kommune: Utskiftingsformann Lars Matre skriver i brev til ordføreren i Kvam kommune den 2.des. 1942: "Eg vart i går merksam på at det truleg av vernemakta er slege hol i muren til arkivet slik at mus og rotter og rev og røyskatt fritt kan ferdast derinn og gjere seg bol i dei arkivsaker som er gøymde der. Med dette torer eg be herr ordføraren om d.vende seg til rette vedkommande med pålegg om at dette holet vert stengt såpass at dyr ikkje kjem inn i arkivet. Det kan truleg tene føremålt." Ordføreren videresender brevet til lensmannen i Kvam samme dag med følgende påskrift: "Vert å sende lensmannen i Kvam. Eg vil beda deg få ei ordning i stand med dei fyrste so at det i allfall ikkje kjem røyskatt inn i arkivet". Kvam lensmannskontor svarer i brev av 23.des.1942: "Går attende til ordføraren i Kvam meddi eg kan upplysa at eg hev gjordt henvending til Ortskommandantur og gitt beskjed om denne saka. Det vart lova at dette skulde verta ordna. Saka har eg no sjølv sett etter og s'er at murholet er stengd so ikkje noko udyr kjem inn til arkivet. Dette til vitring." ARKHEION 2/99 15

16 Nye retningslinjer for bevaring av kommunale og fylkeskommunale arkiver? Ole Kolsrud Gjeldende bestemmelser Gjeldende kassasjonsbestemmelser for kommunearkivene trådte i kraft fra 4. juni 1987, altså for vel tolv år siden, og heter "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiver." Disse retningslinjene dekker kommunale arkiver etter For eldre arkiver kan kassasjoner bare foretas etter tillatelse fra Riksarkivaren. På samme måte som for statlige arkiver skiller en i de kommunale retningslinjene mellom arkivbegrensning og kassasjon. Aukivbegrensning er et begrep som ble introdusert her i landet i Det tar sikte på å hindre at unødig arkivmateriale oppstår, eller dersom det gjør det, å sørge for at det fjernes umiddelbart, det vil si før en sak arkivlegges. En taler her om arkivuverdig materiale, uten litvdning for sakbehandlingen. Retningslinjene angir konkret hva slags materiale det tenkes på, så som trykksaker, rundskriv, mangfoldiggjort materiale av ulikt slag. Med kassasjon mener en fjerning av materiale som har vært nødvendig under saksbehandlingen, og som derfor er blitt arkivlagt, men som antas å ha liten eller ingen verdi for ettertiden. Her taler en om arkivverdig, men ikke bevaringsverdig, materiale. Retningslinjene opererer videre med to ulike kassasjonsprinsipper., nemlig saksrettet kassasjon og kassasjon etter utvalgsmetoden. Med saksrettet kassasjon menes at materialet (eller sakene) bevares eller kasseres ut fra dets antatte verdi for ettertiden. Som dere kjenner til, knytter de gjeldende retni ngslinjene an til arkivnøkkelen for kommunene, utarbeidet av Norske kommuners sentralforbund. 48 av de nesten 70 sidene som retningslinjene utgjør, består av en opplisting av saksområder med angivelse av konkrete bevaringspåbud, bevaringsfrister og kassasjonstillatelser. Ut fra den betraktning at alle kommuner grovt sett har de samme arbeidsoppgaver, fant 16 en det naturlig å lage en slik fellesnøkkel for alle landets kommuner. Her skiller kommunearkivene seg fra det statlige. Kommunen Grimstads arbeidsoppgaver er i hovedsak - ikke andre enn de arbeidsoppgaver for eksempel Lillesand har. En liten sammenlikning med statlig sektor kan her være nyttig. Justisdepartementet vil fremdeles i hovedsak - stelle med helt andre ting enn Sosialdepartementet. Men også her går visse arbeidsområder igjen i alle departementer: nemlig departementenes administrasjon av seg sely. I statsforvaltningens arkivnøkkel har en derfor skilt mellom egenforvaltningen (så som personalsaker, økonomi og budsjett), som går under betegnelsen administrative fellessaker, og fagsaker, som sikter til de spesielle saksområder departementene har fått i oppdrag å forvalte. Det er derfor bare en liten del av den statlige arkivnøkkelen som er fellesnøkkel, nemlig klassene 0, 1 og 2. Klassene 3 til 9 må det enkelte departement fylle ut med sine spesielle fagsaker etter behov. Gruppe 34 vil være "Edruskapsarbeid" under klasse 3 "Sosiale tiltak" i alle kommuner, enten den ligger i Østfold eller i Finnmark. I Sosialdepartementet vil gruppe 34 være "Sosial omsorg eldreomsorg'' under klasse 3 "Sosialvesen." Her ligger faktisk fellesnøkkelen for kommunene og Sosialdepartementets nøkkel tett opp til hverandre. Men i Justisdepartementet vil derimot gruppe 34 være noe som kalles "De enkelte forvaltningsgrener" under klasse 3 "Spesielle rettsområder, lover og bestemmelser Lovavdelingens fagsaker." Med kassasjon etter utvalgsmetoden bevares deler av et materiale på grunnlag av statistisk representative utvalg, for eksempel hvert tiende år, eller, hvis det dreier seg om personmapper, utvalg av bestemte fødselsdatoer. Bering-utvalget ble en oppmerksom på at forståelsen av ARKHEION 2/99

17 - retningslinjene så vel som praktiseringen av dem varierte sterkt fra kommune til kommune. På et kontaktmøte i Riksarkivet i Samarbeidsog koordineringsutvalget for kommunale arkivinstitusjonar i 1997 besluttet man derfor å opprette et utvalg som skulle legge fram forslag til nve bevaringsregler for kommunale arkiver. Slik oppsto "Bering"-utvalget, bestående av Bjørn Bering fra Oslo byarkiv (leder og sekretær), Arne Skivenes fra Bergen byarkiv, Anne Marie Bøhmer og Bente Hartviksen fra Riksarkivet og Torkel Thime fra Statsarkivet i Stavanger. nedsatt et nytt utvalg til å føre stafetten videre. Dette utvalget skulle fremme for Riksarkivaren forslag om overordnede prinsipper og retningslinjer for bevaring av kommunale, inklusive fylkeskommunale, arkiver et bevaringsutvalg. En tenkte seg dessuten at bevaringsutvalget i neste omgang skulle koordinere det påfølgende arbeidet med å utforme veiledninger i kassasjon og bevaring for de ulike kommunale sektorer. Det ble dermed lagt opp til at bevaringsutvalget skulle bli, om ikke et permanent utvalg, så i hyert fall et utvalg som kunne komme til å være i virksomhet lenge. Utvalget leverte sin innstilling 30. januar Bering-utvalgets arbeid er å betrakte som et forprosjekt, som trakk opp hovedretningslinjene for det videre arbeidet. Utvalget mente for det første at oppmerksomheten burde konsentrerer om bevaring av kommunale arkiver i stedet for kassasjon. Innsats og oppmerksomhet burde legges på det viktigste, på det som skal bevares og ikke på det som kan kasseres. For det andre pekte utvalget på tre elementer i de eksisterende kassasjonsreglene som de mente var uheldige: - kassasjons/bevaringsbestemmelsene burde ikke knyttes til arkivnøkkelen - bevaring av klient- og personmapper etter utvalgt fødselsdato burde ikke benyttes det burde ikke satses på felles retningslinjer knyttet til de enkelte saksområder eller på opplisting og beskrivelse av det arkivmaterialet man kunne forvente å finne hos kommunale arkivskapere. En burde i stedet ta utgangspunkt i den saksbehandling som utføres i kommunale virksomheter. Det tredje og siste punktet er antakelig det mest kontroversielle. En la her opp til en vridning av bevaringsbestemmelsene over fra de konkrete arkivsaker til de "abstrakte", om en kan si det slik. Det var et forsøk på å innfore formelle bevaringskriterier. Dernest anbefalte Bering-utvalget at det ble Bering-utvalget hadde i og med sitt forprosjekt lagt premissene for et kassasjonssystem for kommunene som brøt ganske radikalt med tidligere ordninger. Det ville også bryte med gjeldende bestemmelser i den statlige sektor. Man gikk inn for såkalt funksjonell bevaring. I stedet for å se på det konkrete innhold i arkivene, skulle en ta utgangspunkt i hvilke kommunale aktiviteter en ønsket permanent dokumentasjon på. Utvalget sa det slik: "Det vil være nødvendig å flytte oppmerksomheten fra kassasjon av arkivserier og dokumenttyper over til sikring og bevaring av dokumentasjon (eller spor) av saksbehandling og beslutningsprosesser." Dette ville gjøre bevaringsarbeidet mindre krevende, fordi en unngikk detaljvurderinger av dokumenter, saker og serier. Samtidig var det et forsøk på å skape et system som tok hensvn til de nye krav elektronisk saksbehandling og arkiv stilte bevaringsarbeidet overfor. Bevaringsverdig informasjon kunne identifiseres og sikres allerede i systemplanleggingen og arkivdanningsfasen. Thime-utvalget På dette grunnlaget oppnevnte så Riksarkivaren i slutten av april 1998 et utvalg til å utrede fremtidige retningslinjer for bevaring av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale det såkalte "Bevaringsutvalget." Torkel Thime fra Statsarkivet i Stavanger ble leder av utvalget, og Alf Thorsen fra Interkommunalt Arkiv i Rogaland ble sekretær. De øvrige medlemmene var Arne Skivenes fra Bergen Byarkiv, Ole Myhre-Hansen fra Oslo ARKHEION 2/99 17

18 Byarkiv og undertegende fra Riksarkivet. Bevaringsutvalget hadde sitt første møte 31. august, og sitt foreløpig siste i begynnelsen av april Utvalget kunne dermed levere sin innstilling til Riksarkivaren temmelig nøyaktig ett år etter oppnevnelsen. Det mandat Bevaringsutvalget hadde fått fra Riksarkivaren var å lage bestemmelser som tok utgangspunkt i den kommunale saksbehandling. Saksbehandlingen ble bevaringskriteriet. Saksbehancllingen ble således inndelt i seks k:itegorier: - 1 Saksbehandlingens hjemmel - 2 Saksbehandlingens konsekvens (for de involverte parter) - 3 Saksbehandlings-adferdstype - 4 Saksbehandlingsledd - 5 Saksbehandlingssted - 6 Saksbehandlingens omfang/hyppighet Innenfor hver av disse seks kategoriene opereres det med en poengskala fra 0 til 6. Dersom saksbehandlingen i kategori 1 er hjemlet i lov, forskrift eller vedtak i kommunestyre/fylkesting eller i formannskap/fylkesutvalg, får dokumentasjonen av denne saksbehandlingen (i poeng. Er den hjemlet i sedvane eller praksis får dokumentasjonen bare 1 poeng. I kategori 2 "Konsekvens" opereres det med begrepene langvarig/kortvarig på en glideskala fra 6 til 0 etter skjønn. Antatt lang varighet gir mange poeng, antatt kort varighet få eller kanskje ingen - poeng. Hvordan skal en så velge ut det bevaringsverdige etter disse kriterier? Neste ledd i vurderingen av et arkivmaterialets bevaringsverdi blir så å legge sammen poengene det har oppnådd. Her har vi tenkt oss sju nivåer, fra "alt bevares" til "ingenting bevares." a) 2-6 poeng: Ingenting (eventuelt prøver) bevares b) 7-10 poeng: Resultatet eller beslutningen bevares c) poeng: I tillegg bevares bearbeidede premisser eller innstillinger 18 d) poeng: I tillegg bevares grunnlagsmaterialet e) poeng: I tillegg bevares materiale som dokumenterer iverksettelse og økonomi f) poeng: I tillegg bevares materiale som dokumenterer saksforberedelse, bearbeiding, faglig samarbeid på saksbehandlernivå og annet arbeidsmateriale g) 25 poeng: Alt materiale bevares Med andre ord, dokumentasjonen av en endelig beslutning fattet sentralt etter omfattende saksbehandling med langvarig virkning for de involverte, og hjemlet i lov eller kommunestyrevedtak, vil få seks poeng for hjemmel, seks poeng for konsekvens, seks poeng for adferdstype, fire poeng for saksbehandlingsledd, tre poeng for sted og ett poeng for omfang/hyppighet. Denne dokumentasjonen skårer maksimalt, nemlig 26 poeng, og skal bevares i sin helhet. Men dersom en orienteringssak med kortvarig betydning for de involverte parter, hjemlet i sedvane eller praksis etter lite saksbehandling i institusjon eller på tjenestested som mellomledd, da vil den få ett poeng for sedvane, ett poeng for saksbehandlingssted, og null på resten. Dokumentasjonen her skal ikke bevares. Etter dette forslaget vil altså ikke noe arkivmateriale kunne få mer enn 26 poeng og ikke noe mindre enn 2 poeng. Det betyr blant annet at ikke noe blir betraktet som fotalt verdiløst. At ikke noe materiale betraktes som helt uten verdi for ettertiden, berører som dere sikkert straks ser selve hoveddilemmaet i alt arkivbevaringsabeid. Enhver kassasjon forringer et arkivs verdi. Vi vet at vi kasserer materiale som kan tenkes i en eller annen sammenheng å være av verdig for en forsker en gang i den nære eller fjerne fremtid. Og dette må vi være villige til å gjøre vi må gjøre det med åpne øyne. Der er utelukkende erkjennelsen av at det er fysisk og praktisk umulig å ta vare på alt som tvinger fram kassasjon av arkivmateriale. At vi nå har forsøkt å aksentuere bevaringsaspektet, blant annet ved å kalle oss "bevaringsutvalget," endrer selvsagt ikke noe på et slikt ARKHEION 2/99

19 faktum. Spørsmålet er: hvordan gjøre minst mulig skade i arbeidet med å få redusert arkivmengdene ned til et akseptabelt volum? bestemme at noe skal bevares, innebærer selysagt at noe annet kan kasseres. Samtidig som vi her lanserer et nytt bevaringsprinsipp den funksjonelle eller saksbehandlingsrettede bevaring, innebærer dette automatisk også et kassasjonsprinsipp, som gjerne kalles den negative kassasjon. Ved å definere hva som skal bevares, opereres det med et "positivt" bevaringsprinsipp. Så lenge det ikke sies noe konkret om hva som skal/kan kasseres blir den andre siden av dette en "negativ'' kassasjon. Om en med et slikt grep vil lykkes med å vri oppmerksomheten over fra kassasjonsaspektet til bevaringsaspektet, gjenstår det naturlig nok å se. Hva skal bevares? Hua skal kasseres? ARKHEION 2/99 19

20 Skoleelever i kommunale arkiver: -Skrekkscenario eller spennende mulighet? Av arkivkonsulent 13.ørn Tore Rosenclahl IK/WA Hvordan hores det ut å få besok av åttendeklassinger som krever å få se alle sakspapirene knyttet til hyttebygging i et tidligere fredet friområde? Eller videregående elever som vil se forhandlingsprotokollene til den lokale forsyningsnemnda i perioden Det kan hores urealistisk ut, men kan snart bli en realitet. Kildegranskning på vei inn i skolen Offentlighetsloven setter ingen alders-grense. Det betyr at hvem som helst kan kreve å få se den offentlige journalen og få utlevert kopier av dokumenter også skoleelever. Hittil har skolen ikke benyttet seg av denne muligheten, og de arkivansvarlige i kommunene hatt liten eller ingen pågang fra denne gruppen. Men nå er kildebruk på full vei inn i norsk skole. Vi har tidligere i Arkheion kunnet lese om IKA i Hordaland sitt samarbeidsprosjekt om bruk av lokalhistoriske kilder i grunnskolen. Dette gjenspeiler en utvikling i norsk skole der det blir lagt økt vekt på bruk av kilder i undervisningen. Den viktigste årsaken er noe som kalles Læreplanverket for den 10-årige grunnskolen, som kom i Det er en politisk vedtatt plan for hvordan og hva lærere skal undervise. Her finner vi en sterkere vekt enn tidligere på nettopp kildegranskning i undervisningen. Bruk av lokale og kommunale historiske kilder er mest aktuelt i fagene historie og samfunnskunnskap. Men også i den generelle delen læreplanen, som også omfatter undervisning i videregående og voksenopplæringen, blir kildegranskning framhevet for å trene opp en vitenskapelig tenkning. Den storste endringen læreplanen fra 1997 har fort til for skoleelever, er den sterke vekten som skal legges på prosjektarbeid. Tavleundervisningen skal reduseres og læringsprosessen skal i større grad skje gjennom samarbeid og foregå utenfor klasserommene. Elevene skal også mer selv kunne velge hva slags temaer de skal arbeide med. Når undervisningen i tillegg skal tilpasses lokale forhold, sier det seg selv at kommunale arkiver vil egne seg ypperlig i mange sammenhenger. Når denne læreplanen kom allerede i 1997, hvorfor har ikke de arkivansvarlige i kommunene opplevd å bli nedrent av henvendelser fra 20 elever og lærere? Forst og fremst er det en del treghet i systemet. Det tar tid for lærere å omstille seg til alle de nye kravene som blir satt til undervisningen. Trolig er det de nyutdannede som vil følge de nye kravene mest samvittighetsfullt opp. Det tar tid før disse utgjør en vesentlig andel av lærerstanden. Videre vet kanskje ikke så mange lærere om hvilke muligheter offenthghetsloven gir, eller om mulighetene til å finne kilder i kommunale arkiver. Samarbeidsprosjektet som de har prøvd ut i Hordaland er i den forbindelse en fin måte å presentere hva kommunen har å tilby av kildemateriale. Aktuelle kommunale kilder Hva slags kilder kan det da være aktuelt at elever kan komme å spørre etter? I læreplanen står det blant annet konkret at elever i 8. klasse skal drøfte saker som kommunestyret behandler, utforske arealbruk i kommunen og følge en planprosess. Her er det altså dagsaktuelle saker det er snakk om. En elev skal da på samme mate som en journalist få tilgang til dokumentene i en sak. Men det er ikke bare i dagligarkivet det kan befinne seg interessante kilder, bortsettingsarkivet kan en elev kanskje finne svaret på hvorfor fritidsklubben ble nedlagt for 10 år siden, eller hvordan kommunen kunne tillate utbygging i friområder ved sjøen. I fjernarkivet er det trolig vanskeligere for en elev eller lærer å vite hva man kan finne og ha nytte av. Her vil hjelp og tips fra den arkivansvarlige i kommunen være spesielt nyttig. Dette kan virke arbeidskrevende, og dessuten kan det være dristig å la barn og ungdom komme i kontakt med gammelt og verdifullt Videre vil det for mange kommuner være problematisk å finne et egnet kontor eller 1,2sesal hvor materialet kan studeres. Hvis pagangen for a få se pa kilder som befinner seg i disse arkivene skulle bli sterk, vil det kanskje ARKHEION 2/99