Saksnr.: Referat tilbudskonferansen Løvstien etappe 4 Dato: 29. juni Sted: Neumanns gate 1 Kopi til:

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byutvikling/Grønn etat Meddelelse 03 Referat Emnekode: ESARK-66 Saksnr.: Referat tilbudskonferansen Løvstien etappe 4 Dato: 29. juni 2016 Tid: /12.30 Møtenr.: Sted: Neumanns gate 1 Kopi til: Til: Referent: Tilstede: Forfall: Birger Eldøy Ottesen Kjetil Møklebust, Odd Magne Sekkingstad + 4 representanter for tilbydere. Ingen Nr. Sakens tittel/emne Frist: Ansv.: Info Møte ble innledet av Birger Ottesen. Kjetil Møklebust presentert konkurransegrunnlagets del 1 og Birger Ottesen del 2. Oppdragsgiver informerte om at Grønn etat fra 1. Okt inngår i Bymiljøetaten Det er likevel Bergen Kommune som blir oppdragsgiver. 1. Kjetil Møklebust gikk gjennom del Spørsmål og avklaringer til del Spørsmål: Det står i referanseskjema (vedlegg I.2) oppgitt «erfaring fra lignende oppdrag de tre siste årene» og i kvalifikasjonskravene står det oppgitt 5 år. Svar: Feil i referanseskjema Det skal stå «erfaring fra lignende oppdrag de 5 siste årene». Tilbydere retter opp feilen i sine kopier. Alle Spørsmål: I tildelingskriterier under grunnlag er det oppgitt 25 reiser til Bergen kommune. Hva menes med det? Svar: De 25 reisene er for firma som ikke har kontor i Bergen kommune. Er firma lokalisert i Bergen, men benytter kompetanse fra andre deler av landet. Skal denne reisevirksomheten inkluderes i fast pris. Spørsmål: I tildelingskriterier under punktet Kvalitet, er det Grønn 1 av 3

2 oppgitt at: For oppdragene skal følgende framgå: byggherre, størrelse, verdi og type/art. Kan en utdype forståelsen av ordet størrelse? etat 2.4 Svar: Ordet størrelse utgår fra punkt 5.1 Tildeling av kontrakt, Kriteriet Kvalitet, under kolonne C:grunnlag. Avklaring: Under oppgaveforståelse er det oppgitt maks 3 A4 sider til prosessbeskrivelse. Det presiseres at kravet maks 3 A4 sider gjelder for kun prosessbeskrivelsen, og at planer og arbeidsprogram er å anses som vedlegg. 3. Under presentasjonen av del 2, ble følgende hovedpunkt gjennomgått: Prosjektbeskrivelse Organisasjonen Gjennomføringsmodell Fremdriftsplan Vedlegg Oppdragsbeskrivelse, forprosjekt, detaljprosjekt og kontrahering/byggefase. Representanter fra tilbydere etterspurte om å få tilgang til PP presentasjon i digitalversjon. Presentasjon er vedlagt møtereferatet. 4. Spørsmål og avklaringer til del 2: 4.1 Spørsmål: Hvordan ser en på mulktbelagte frister om kontraktsigneringen blir utsatt utover uke 37. Svar: Ved forsinket kontraktsignering, ble det opplyst fra oppdragsgiver at dette vil forskyve øvrige frister tilsvarende. Oppdraget skal tilbyes ut fra oppsatte frister. 4.2 Avklaring: Det er viktig at tilbyderne så snart som mulig gir tilbakemelding om framdriften satt i punkt B.4 er urealistisk. Er det tilstrekkelig med tilbyder som anser framdriften for krevende vil oppdragsgiver gjøre en vurdering om noen frister skal endres i tilbudsunderlaget. Alle 4.3 Spørsmål: Representanter for tilbydere etterspurte hvorvidt naboavtaler er avklart. Svar: Oppdragsgiver kunne her opplyse om at 3 avtaler er under ekspropriering, men at prosjekteringsarbeidet ikke hindres av dette. 4.4 Avklaring: Det ble opplyst fra oppdragsgiver, at prosjekteringsmøtene vil bli avholdt hos prosjekterende, minimum hver 14.dag og at prosjekterende selv må beregne behovet for antall møter. Dersom prosjekterende ønsker side 2 av 3

3 deltakere på videooverføring, er dette opp til disse. Avklaring: «Funksjonskrav til veglys i Bergen kommune» legges ut på Doffin. Avklaring: Under punk B 1.5, Oppgaver. Ble det presisert at tilbyder må inkludere nok tid og ressurser i prosjekteringen, til at en kan utrede minimum 3 alternativer, nok til at oppdragsgiver kan fatte en beslutning. Avklaring: Snuhammer(ene) bør prosjekteres, mens passasjeplasser tas i anleggsfasen. Avklaring: Det er et ønske og råd om at skogrydding kommer tidlig i prosjekteringsfasen og at vurderinger av skogrydding utenfor traseen er viktig i skogplanen. Spørsmål: Hva menes med oppgave i Punkt 4, side 8 vedrørende gjennomgang av tiltaksplan? Svar: Oppgavepunkt 4, side 8 utgår fra oppdragsbeskrivelsen Avklaring: Ved behov for omregulering av utenfor reguleringsplanen vil oppdragsgiver stå for grunnerverv, prosjekterende ansvar for søknadsprosessen Grønn etat Info Prosjektleder har ferie fram til Spørsmål som framsettes før den tid må sendes med kopi til Kjetil Møklebust - Kjetil.Moklebust@bergen.kommune.no Vedlegg: Presentasjon av del II side 3 av 3

4 LØVSTIEN, ETAPPE 4 - OPPDRAGSBESKRIVELSE KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

5 Prosjektbeskrivelse Anskaffelsen gjelder tverrfaglig rådgivning og prosjekteringstjenester med tilhørende forundersøkelser og risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med at Bergen kommune skal bygge siste etappe av Løvstien turvei (etappe 4). Etappe 4 er ca. 2 km lang og går i til dels bratt og svært krevende terreng og store deler av strekningen går svært nær bebyggelse. Viktig med fokus på SHA i prosjekteringsfasen Total prosjektkostnad er satt til ca kr 27 mill inkl mva. Bygge en sikker og trygg turvei med gode kvaliteter og opplevelser. Skape gode forbindelseslinjer mot bebyggelse.

6 Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgiver: Prosjektleder (PL) Byggeleder (BL) Bergen kommune, Grønn etat Sissel Lerum Neumansgate Bergen Telefon sentralbord: E-post: gronn.etat@bergen.kommune.no Bergen kommune, Grønn etat Birger Ottesen Neumannsgate Bergen Telefon: / E-post: birger.ottesen@bergen.kommune.no Bergen kommune, Grønn etat Odd Magne Sekkingstad Neumannsgate Bergen Telefon: / E-post: odd.sekkingstad@bergen.kommune.no

7 Gjennomføringsmodell

8 Fremdrift Tilbudsfrist: Forventet kontraktsignering: Uke 37 Ferdig utarbeidet forprosjekt / byggesøknad: Uke 48/49 Forventet ferdig detaljprosjekt / ferdig utarbeidet konkurransegrunnlag: Uke 4/ Forventet byggestart: April Ferdigstillelse: September 2018.

9 Vedlegg til oppdragsbeskrivelsen

10 Standarder som er lagt til grunn for vegutforming Vegutforming iht kommunale normer, Statens vegvesens normaler og håndbøker og Normaler for landbruksveier legges til grunn for prosjektering. For universell utforming legges NS 11005:2011 til grunn. For vegbelysning legges «Funksjonskrav til veglys i Bergen kommune» til grunn. Bergen kommunes VA-norm skal følges.

11 Forprosjekt Forprosjekt omfatter videreutvikling av prosjektet til endelig utforming som grunnlag for detaljprosjektering, og med dokumentasjon som underlag for byggesaksbehandling og oppdragsgivers beslutning for gjennomføring. Ved avsluttet forprosjekt skal alle relevante prinsippvalg og hovedsystemløsninger for prosjektet som grunnlag for detaljprosjektering være omtalt og begrunnet i forprosjektrapporten. I grunnlagsmaterialet er det vist et forslag til trasé. Prosjekterende skal utrede, begrunne og foreslå et endelig valg innenfor regulert område. Utredningen skal inneholde alternativsvurderinger. I spesielt bratte og krevende partier skal det utredes minimum 3 ulike alternativer/prinsipper for fremføring av veien. Fastlegge et tilstrekkelig antall permanente adkomster (kjørbar, ikke kjørbar) til Løvstien og oppholdsplasser langs traseen Beskrive og prosjektere et tilstrekkelig antall provisoriske anleggs/adkomstveier Fysisk kjennskap til det regulerte område og problemstillingene Utarbeide program for rydding av skog og avhending av virke. ROS analyse

12 Detaljprosjekt Detaljering av valgt løsning Oppdatering økonomiske anslag Konkurransegrunnlag Utarbeidelse detaljprosjekt med detaljtegninger og beskrivelse / mengdeoppsett. VA rammeplan Beskrive kompetansekrav Utarbeide plan for nødvendige sikringstiltak Møtevirksomhet Kvalitetssikring

13 KONTRAHERINGSFASE/BYGGEFASE Deltakelse på tilbudsbefaring og tilbudskonferansen. Kontroll av innkomne tilbud, med oppstilling og rangering. Utarbeidelse arbeidstegninger. Deltakelse i oppstartsmøte, 1 representant fra PG, antatt PGL. Deltakelse i byggemøter, 1 representant fra PG, antatt PGL. Antatt 6 møter. As built tegninger for alle fag utarbeides når byggefasen er avsluttet, i digital form og i papirversjon for arkivet. Utarbeides på grunnlag av data/dokumentasjon fra entreprenør. Ferdiggjøring og kopiering av konkurransegrunnlag til entreprenører, samt oversendelse av tegninger og mengdeoppsett i det filformat som er anvendelig for entreprenører.