FORFATTER(E) OPPDRAGSGIVER(E) AVINOR AS. STF38 A04421 Åpen Eivind Raknes, prosjektkoordinator KS Sør

Transkript

1 SINTEF RAPPORT TITTEL SINTEF Teknologiledelse Sikkerhet og pålitelighet Postadresse: 7465 Trondheim Besøksadresse: S P Andersens veg Trondheim Telefon: Telefaks: Foretaksregisteret: NO MVA Kontrollsentral Sør (KS Sør): Vurdering av flysikkerhetsmessige effekter av geografisk nærhet mellom aktørene Rapporten er omgradert FORFATTER(E) Per Hokstad, Erik Jersin, Trygve Steiro OPPDRAGSGIVER(E) AVINOR AS RAPPORTNR. GRADERING OPPDRAGSGIVERS REF. STF38 A04421 Åpen Eivind Raknes, prosjektkoordinator KS Sør GRADER. DENNE SIDE ISBN PROSJEKTNR. ANTALL SIDER OG BILAG Åpen ELEKTRONISK ARKIVKODE PROSJEKTLEDER (NAVN, SIGN.) VERIFISERT AV (NAVN, SIGN.) S:\3840\PRO\384656\ SINTEF rapport ENDELIG Per Hokstad Lars Bodsberg ARKIVKODE DATO GODKJENT AV (NAVN, STILLING, SIGN.) SAMMENDRAG Lars Bodsberg, forskningssjef Rapporten vurderer den flysikkerhetsmessige betydningen av geografisk nærhet mellom flygelederfunksjonen og de øvrige aktørene, med spesiell fokus på helikoptertrafikken offshore. Fem relevante løsninger for den framtidige Kontrollsentral Sør (KS Sør) er vurdert. STIKKORD NORSK ENGELSK GRUPPE 1 Transport Transport GRUPPE 2 Sikkerhet Safety EGENVALGTE Trafikkregulering Traffic management

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD...3 SAMMENDRAG OG HOVEDKONKLUSJON Innledning Bakgrunn Generelt om helikoptersikkerhet Oppdragets gjennomføring Forutsetninger og begrensninger ved studien Resultater av litteraturstudien Nåværende kontaktpunkter og kommunikasjon vedr. helikoptersikkerhet Mulige flysikkerhetsmessige effekter av en omorganisert KS Sør Kortsiktige effekter og kompenserende tiltak Varige effekter og kompenserende tiltak Alternative løsninger for plassering av KS Sør Konklusjoner og anbefalinger med hensyn til plasseringen av kontrollen med offshore helikopter Referanser...18 VEDLEGG A: Resultat av litteraturstudien...19 VEDLEGG B: Uttalelse om UK Offshore Helicopter Operations...24

3 3 FORORD Etter oppfordring fra AVINOR ved prosjektkoordinatoren for KS Sør, Eivind Raknes, har SINTEF gjennomført en studie for å vurdere den flysikkerhetsmessige betydningen av geografisk nærhet mellom flygelederfunksjonen og øvrige aktørene. Prosjektet ble gjennomført i perioden 9. juni til 9. juli 2004 av følgende medarbeidere fra SINTEF Teknologiledelse: - Ivonne A. Herrera - Per Hokstad (prosjektleder) - Erik Jersin - Trygve Steiro I løpet av studien har vi hatt en rekke intervju og telefonmøter med representanter for bl.a. kontrollsentralene på Sola, Værnes, Røyken og Bodø. Vi vil takke alle disse for stor imøtekommenhet og verdifulle innspill. I tillegg har det vært uformelle telefonkontakter med Luftfartstilsynet og et oljeselskap som er stor kunde av helikoptertransport offshore. Endelig vil vi takke Eivind Raknes for god støtte underveis. Trondheim,

4 4 SAMMENDRAG OG HOVEDKONKLUSJON Rapporten vurderer den flysikkerhetsmessige betydningen av geografisk nærhet mellom flygelederfunksjonen og de øvrige aktørene, med spesiell fokus på helikoptertrafikken offshore. Rapporten refererer innledningsvis den vedtatte overordnede målsettingen for helikoptersikkerhet (jf. NOU 2002: 17 og det etablerte Samarbeidsforum for helikoptersikkerhet på norsk kontinentalsokkel). Målsetningen sier at risikoen ved helikoptertransport offshore minst skal halveres i inneværende tiårsperiode. SINTEF har lagt til grunn at omorganiseringen, hvis mulig, bør bidra positivt i så måte og i det minste ikke svekke dette arbeidet. Følgende løsninger for KS Sør kan, så vidt vi forstår, være aktuelle og er derfor vurdert: 1. KS Sør - inklusiv kontroll for offshoresektorene som i dag er plassert på Sola (Stavanger Offshore) - lokaliseres på Sola. 2. KS Sør - inklusiv Stavanger Offshore - lokaliseres på Røyken. 3. KS Sør - inklusiv Stavanger Offshore - lokaliseres på Værnes. 4. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Røyken. 5. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Værnes. Konklusjonene i rapporten bygger på litteraturstudien, mottatte interne dokumenter fra AVINOR og en rekke intervjuer av ledelse og flygeledere ved Værnes, Sola, Røyken og Bodø, foruten av representanter for helikopteroperatørene (CHC Helikopter Service og Norsk Helikopter), Luftfartstilsynet og oljebransjen. Studien viser at det er en betydelig møteaktivitet i dag blant aktørene i Stavanger. Det er også sikkerhetsmessige argumenter for å ha KS Sør på Røyken, spesielt nærhet og den opparbeidete kompetanse når det gjelder grensesnittet for den store trafikken mot Oslo TMA. Alt i alt vil en likevel tillegge dette noe mindre vekt enn de mulige negative virkningene av en eventuell flytting av Stavanger offshore fra Sola. Dette på grunn av offshoretrafikkens særpreg. SINTEFs hovedkonklusjon er at en flytting av det eksisterende helikopterfaglige miljøet ved Stavanger Offshore vil være uheldig og synes vanskelig å forene med den overordnede målsettingen for helikoptersikkerheten. Etter at SINTEF hadde trukket denne konklusjonen, fikk vi svar på en forespørsel til Aberdeen Offshore om deres erfaringer med organisering av lufttrafikkontrollen av helikopter og øvrig trafikk. Svaret fra John Mayhew, manager ATC, NATS Aberdeen (Vedlegg B), støtter etter vår oppfatning SINTEFs hovedkonklusjon. Dersom AVINOR likevel, for eksempel av økonomiske grunner, skulle velge en plassering av den framtidige KS Sør som innebærer en flytting av Stavanger Offshore, nevnes en rekke forutsetninger som bør oppfylles. Den største risikoen vil være i overgangsfasen, dvs. før den nye organisasjonen får satt seg. Overgangen må derfor planlegges nøye, slik at opplæringen og erfaringsoverføringen ivaretas på en optimal måte. Dessuten må det iverksettes spesielle kontrolltiltak og tiltak for fortsatt å ivareta den daglige, ad hoc-pregede kontakten mellom aktørene best mulig. Rapporten konkluderer også med at enkelte alternative løsninger for KS Sør synes å ha bedre forutsetninger for å videreutvikle sikkerheten enn andre. En løsning der Stavanger Offshore fortsatt blir liggende på Sola, uansett om den øvrige aktiviteten flyttes, synes mest optimal også i så måte.

5 5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for rapporten er at AVINOR har besluttet å redusere antall kontrollsentraler i Norge fra fire til to, (henholdsvis KS Nord og KS Sør). Som et ledd i dette har Bodø kontrollsentral (Bodø ATCC) overtatt Trondheim ATCC Sektor Nord og vil til høsten også overta Trondheim ATCC Sektor Sør og dermed utgjøre den nye KS Nord. Det spørsmål som gjenstår, er hvor den andre sentralen (KS Sør) skal ligge (Sola, Røyken eller Værnes). Målsettingen med SINTEFs studie er å foreta en kartlegging av den formelle og uformelle informasjonsflyten mellom kontrollsentralen på Sola og helikopteroperatørene offshore, som underlag for vurdering av hvilken betydning kontrollsentralens geografiske lokalisering har for flysikkerheten. I tillegg skal det undersøkes om det i litteraturen finnes generelle forskningsresultater eller erfaringer vedrørende betydningen av geografisk nærhet mellom aktørene med hensyn til effektiv kommunikasjon og erfaringsoverføring. SINTEF har vurdert følgende primærløsninger for KS Sør: 1. KS Sør - inklusiv kontroll for offshoresektorene som i dag er plassert på Sola (Stavanger Offshore) - lokaliseres på Sola. 2. KS Sør - inklusiv Stavanger offshore - lokaliseres på Røyken. 3. KS Sør - inklusiv Stavanger offshore - lokaliseres på Værnes. 4. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Røyken. 5. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Værnes. Alternativene 1-3 vil innebære noe ulike løsninger for lokalisering av innflygingskontroll for en del flyplasser. F.eks. er det slik at hvis KS Sør lokaliseres til Sola, antas Oslo Innflygingskontroll å bli flyttet fra Røyken til Gardermoen. Dette vil ikke fokuseres i denne rapporten. Alternativene 4 og 5 vil innebære at offshoresektorene forblir på Sola og samlokaliseres med innflygingskontrollen til Stavanger Lufthavn. Ved disse alternativ vil det være mulig - ved et senere tidspunkt - å legge offshoresektorene under KS Sør (evt. KS Nord). SINTEF kjenner ikke til noen aktuelle alternativ utover disse fem. 1.2 Generelt om helikoptersikkerhet Helikoptersikkerhet er omfattende behandlet i flere rapporter de senere år. Av interesse i denne sammenheng er blant annet rapporten fra Helicopter Safety Study 2 (HSS-2) 1, der det blant annet konkluderes med at ulykkeskategorien Mid Air Collision (MAC) gir det fjerde største bidraget til totalrisikoen ved offshore helikoptertransport. Videre rangeres Air Traffic Services/Air Navigation Services som nummer 6 når i alt 9 såkalte operasjonelle risikopåvirkende faktorer sorteres etter størrelsen av bidraget til risikoen. I kjølvannet av HSS-2 rapporten ble det utgitt to offentlige utredninger: 1 SINTEF Report No. STF38 A99423, Trondheim 1999.

6 6 NOU 2001: 21 Helikoptersikkerheten på norsk kontinentalsokkel. Delutredning nr. 1: Organisering av det offentliges engasjement. NOU 2002: 17 Helikoptersikkerheten på norsk kontinentalsokkel. Delutredning nr. 2: Utviklingstrekk, målsettinger, risikopåvirkende faktorer og prioriterte tiltak. Flysikringstjenesten er spesielt behandlet i Delutredning 2, der det gis en generell tilrådning vedrørende etablering av kriterier for lufttrafikktjenesten, samband, navigasjon og flyværtjeneste. Dernest gis det tilrådninger vedrørende flykontrolltjenesten, ansvarsdeling og luftromsklassifisering, militær trenings- og øvelsesflyging, varsling om flyttbare innretninger, samband og overvåking. En hovedtilrådning er at den totale sannsynligheten for å omkomme ved helikoptertransport i norsk sektor av Nordsjøen skal minst halveres i neste tiårs periode, sammenlignet med perioden Denne og de andre tilrådningene følges nå opp av Samarbeidsforum for helikoptersikkerhet på norsk kontinentalsokkel, som er nedsatt av Samferdselsdepartementet og ledes av Luftfartstilsynet. Dette nevnes her for oversiktens skyld. 1.3 Oppdragets gjennomføring Oppdraget er gjennomført i henhold til tilbudet og følgende intervjuer/møter er avholdt: Møte 11. juni på Værnes med flygeleder/supervisor Magne Jerpstad og flygeleder/fagspesialist offshore Kristine Støvik, Trondheim kontrollsentral. Møte på Sola 22. juni, første del med sjefflygleder Tore Kallevik, operativ flygeleder Kjetil Berakvam og flygeleder Solveig Kallheim (delvis), Stavanger kontrollsentral. I annen del deltok i tillegg Glenn Christiansen, representant for Norsk Flygerforbund (ansatt i CHC Helikopter Service) og flygesjef Arne Røsok, CHC Helikopter Service. Møte hos SINTEF 25. juni med fagspesialist offshore Stein Løken Clason, Stavanger kontrollsentral og senior luftfartsrådgiver Erik Hamremoen, Statoil. (Møtet fant sted i Trondheim fordi disse to ikke var tilgjengelig på Sola 22. juni.) Møte på Røyken 1. juli med assisterende sjefflygeleder Bjørn Eriksen, flygeleder Thomas Hammerseth (representant for Norsk Flygelederforening) og LTT-fullmektig Øystein Killengren, alle ved Oslo kontrollsentral, Røyken. Telefonmøte 6. juli med sjefflygeleder Ole Petter Nordnes og operativ flygeleder Raymond Ingebrigtsen, Bodø kontrollsentral. Som det framgår av oversikten, har intervjuene både vært gjennomført med interessegruppene atskilt og med ulike grupper til stede samtidig. Enkelte viktige opplysninger ble søkt verifisert gjennom at informantene ble bedt om å framskaffe dokumentasjon i form av møtereferater og lignende. I tillegg til ovennevnte intervjuer har det dessuten vært uformelle telefonsamtaler med personell i Luftfartstilsynet og et oljeselskap. Samlet har dette bidradd til at vi har fått et nyansert og presumptivt korrekt bilde av situasjonen. De fleste intervjuobjektene representerte flere interessegrupper (hadde flere hatter på samtidig). For eksempel er Erik Hamremoen i dag ansatt i Statoil, men er samtidig leder av OLFs Luftfaglige Ekspertgruppe (LFE). I mangel av et formelt mandat ønsket han derfor å uttale seg som privatperson, blant annet på bakgrunn av sin mangeårige erfaring som flyger av Sea King redningshelikoptre. I sammenheng med dette oppdraget fant vi imidlertid ikke at slike blandinger av roller førte til uklarheter eller andre problemer.

7 7 I rapportens Kapittel 2 presenteres forutsetninger og begrensninger ved studien. I Kapittel 3 oppsummeres de funn som er gjort i litteratur og på nett, knyttet til betydningen av geografisk nærhet. Litteraturstudien er nærmere beskrevet i Vedlegg A. De kontakter som i dag eksisterer mellom flygeledelse og helikopteroperatører og oljeselskap, beskrives i kapittel 4. Dette er basert på intervjuene og overleverte dokumenter. En hadde også til hensikt å få en samtale med Aberdeen Offshore for å få fram erfaringer med organisering av luftkontrollen av helikopter og øvrig trafikk. På grunn av tidsrammen lot dette seg ikke gjøre, men en uttalelse fra John Mayhew er gitt som Vedlegg B. I Kapittel 5 diskuteres de mulige virkningene en geografisk flytting av kontrollsentraler vil ha på flysikkerheten. En ser både på temporære og varige effekter. Det er fokus på helikoptertrafikk offshore, men også forsvarets virksomhet og redningstjenesten (HRS) blir kommentert. De enkelte alternativer med hensyn til plassering av KS Sør blir kommentert, og til slutt gis konklusjoner og anbefalinger.

8 8 2 Forutsetninger og begrensninger ved studien Rapporten må leses på bakgrunn av følgende forutsetninger og begrensninger: Oppdraget er begrenset til å vurdere de mulige flysikkerhetsmessige konsekvenser av en etablering av KS Sør. SINTEF har ikke vurdert økonomiske konsekvenser eller mulige andre konsekvenser, for eksempel av personellmessig eller arbeidsmiljømessig art. Det fokuseres på problemstillingen rundt offshore helikopter og betydning av geografisk/organisatorisk nærhet. Oppdraget har vært gjennomført med relativt kort tidsfrist og i en periode da ferieavviklingen allerede var begynt. Det har derfor ikke latt seg gjøre å sende referat fra intervjuene til intervjuobjektene for kommentar. Litteratursøket er ikke meget omfattende, men ut fra gitte ressurser har en etter beste skjønn funnet fram til det mest relevante stoffet. AVINOR har etter oppfordring foreslått hvilke personer SINTEF bør intervjue i de ulike kontrollsentralene, men SINTEF har hatt full anledning til selv å bestemme hvem som skulle kontaktes. Et Utkast til sluttrapport datert er sendt til oppdragsgiver for kommentar og spesielt for korreksjon av eventuelle faktiske feil og misforståelser. SINTEFs vurderinger og konklusjoner står for SINTEFs regning alene. Videre kan nevnes at: Oppdragsgiver bestemmer i hvilken grad utkastet skal sendes på høring til intervjuobjektene eller andre. Rapporten er rutinemessig gradert Fortrolig i henhold til SINTEFs sikkerhetsinstruks. Oppdragsgiver står fritt i å nedgradere den til Åpen (Offentlig).

9 9 3 Resultater av litteraturstudien En del av SINTEFs oppdrag var å gjennomføre en litteratur/nett-søk for å identifisere eventuelle resultater eller erfaringer vedrørende sikkerhetsmessig betydningen av geografisk nærhet mellom aktører, både når det gjelder kommunikasjon og erfaringsoverføring. Litteratur som inneholder en kombinasjon av stikkordene geografisk nærhet og sikkerhet er svært vanskelig å finne. SINTEF har derfor kontaktet ulik fagekspertise, og de bekreftet at problemstillingen er kompleks og at en er nødt til å vurdere kombinasjonen av flere søkeord da det ville være lite litteratur med direkte relevans. Vi har valgt å lete i bøker som behandler sikkerhet, fjernarbeid, kommunikasjon, samhandling, formell og uformell kunnskap og kompetanse. Hver for seg er disse feltene store, så det har vært en utfordring både å lete frem litteratur og å sette den sammen på en fornuftig måte. Fremstillingen er splittet på følgende tema: Ulykkesgransking; eksempler som bl.a. viser betydning av kommunikasjons- og kunnskapsutveksling. Geografisk nærhet; f.eks. betydning av samlokalisering (bl.a. arenaer for utveksling av uformell kunnskap). Taus kunnskap; dvs. kunnskap som ikke er skrevet ned i formelle dokumenter, (i motsetning til eksplisitt, gjerne formelt dokumentert/nedskrevet kunnskap). En kan bl.a. peke på viktigheten av historiefortellinger ; dvs at kolleger gjenforteller historier som gir lærerik erfaring (f.eks. knyttet til kritiske/vanskelige hendelser). Rike/fattige media; f. eks. er ren verbal kontakt (telf.) et fattig medium, mens hvis en har flere ulike kommunikasjonskanaler, f. eks. ansikt-til-ansikt-møter og videokonferanser, oppnås en rikere kommunikasjon/forståelse. Utdyping av litteraturstudien er gitt i Vedlegg A. Under litteraturgjennomgangen har vi ikke hatt hovedfokus på selve utførelsen av flykontrolltjenesten og lokaliseringen av denne. Vi vurderte litteraturen ut fra den formelle og uformelle kontakten det er mellom de ulike miljøene og betydningen av geografisk nærhet i denne sammenheng. Vi får bekreftet at det som vedrører lokal kunnskap og taus kunnskap (ofte ikkeformalisert/dokumentert) er viktig. Likeledes er avstander og relasjonelle forhold av betydning. Basert på den gjennomgåtte litteraturen er det rimelig å konkludere med at håndteringen av taus kunnskap i endringsprosesser er viktig, både på individnivå og gruppenivå. Generelt kan en gå ut fra at disse problemene undervurderes, og at en overvurderer betydningen av formalkunnskap og bruk av teknologi. Dette gjelder også med hensyn til utviklingsarbeid knyttet til flysikkerhet. Når det gjelder relasjoner til sentrale brukere, er det vanskelig på forhånd å si noe om konsekvensene av større avstand og personellutskiftning, i hvert fall uten forholdsvis grundige kartlegginger. Bl.a. kan relasjonsanalyser være et nyttig virkemiddel sammen med andre former

10 10 for risikoanalyse. Det er også viktig å følge opp disse forholdene over tid. Dette fordi kommunikasjons- og samhandlingsmønstre er dynamiske og endrer seg over tid. Den gjennomgåtte litteraturen sier ikke noe entydig om flysikkerheten vil bli svekket ved en geografisk og organisatorisk sammenslåing av kontrollsentraler, og med en større avstand til enkelte av lufttrafikktjenestens kunder. Det er allikevel rimelig å konkludere med at geografisk avstand spiller en rolle for kommunikasjon, samhandling og kompetanseutvikling. Økt geografisk avstand til kundene kan kompenseres. Men spesielt i en overgangsperiode vil det være viktig at det settes inn kompenserende tiltak som f.eks. kan være flere formelle møter kombinert med mulighet for uformell prat, flere videokonferanser, opprettelse av kontor nær kundene med faste kontortider etc. I tillegg er det viktig at man ved en flytting kartlegger kommunikasjons- og samhandlingsmønstrene og analyserer deres bidrag i arbeidet med utvikling av flysikkerheten både før og under omstillingsprosessen, og en stund etter at endringene har satt seg.

11 11 4 Nåværende kontaktpunkter og kommunikasjon vedr. helikoptersikkerhet Mellom de kontrollsentralene som SINTEF har vært i kontakt med og de andre aktørene, er de viktigste kontaktpunktene og kommunikasjonen om helikoptersikkerhet relatert til faste møter, ad hoc fagmøter og prosjektmøter. En oversikt over møtevirksomheten der Stavanger Offshore deltar, er gitt i tabell 1 og tabell 2 2. Tabell 1- Faste møter der Stavanger Offshore deltar Navn Hyppighet og sted Deltakere Omfatter Nordsjømøtet 2 g/år (vår og høst) på Sola. 1-3 planleggingsmøter i forkant. 1-3 oppfølgningsmøter. HO 3. LTT (AVINOR HK, kontrollsentraler, HFISenheter) Oljeselskap. Operative spørsmål knyttet til helikopter-virksomheten offshore. INSHOP 4 1 g/år. Rullerer mellom landene. De statene rundt Nordsjøen som har offshore helikopteroperasjoner. Fra Norge: AVINOR HK. Stavanger ATCC. Status. Samordning av prosedyrer. Utveksling av erfaringer. Utvikling av ICAO EUR DOC 007, HELI 1. Fagmøter 1-2 g/år. Veksler mellom LTT og HO Flest mulig fra operativt miljø (LTT og HO). Temakvelder. Informasjonsutveksling. Utvikling og koordinering av fagsaker. SINTEF legger til grunn at de faste møtene vil bli opprettholdet og derfor ikke påvirkes av lokaliseringsspørsmålet. 2 Oversiktene er i hovedsak basert på KS Sør Innspill 2 Offshore [2] og mottatte møtereferater [10]. 3 HO = Helikopteroperatør(er) 4 INSHOP = Informal North Sea Helicopter Operations Meeting

12 12 Tabell 2- Ad hoc fagmøter og prosjektmøter der Stavanger Offshore deltar Navn Hyppighet og sted Deltakere Omfatter Prosedyre/ regelverksmøte g/år LTT (1-3 personer) HO Hastesaker vedr. utarbeidelse av nye prosedyrer eller endringer i Jeppesen Chapter Norway/AIP Norway. Hendelser/ interne rapporter Hendelser/ eksterne rapporter Fagmøter med oljeselskap og/eller Ptil g/år LTT HO 1-5 g/år LTT HSLB 1-5 g/år Helikopteransvarlig hos oljeselskap, Ptil eller OLF. Oppfølging av hendelsesrapporter, bl.a. de som vedrører prosedyrer/regelverk. HFIS-tjenesten, værtjenesten o.l. LTT fagmøter Sektor Offshore/ TMA Ikke spesifisert. Ikke spesifisert. Ikke spesifisert. LOFAGmøter 1-5 g/år LTT-enhetene (1-3 personer fra hver) Grensesnittet Sektor Offshore og Flesland TMA/Sola TMA Prosjektmøter Etter behov, spesifiseres ikke her. (Se KS Sør Innspill 2 Offshore [2] for detaljer.) (Se KS Sør Innspill 2 Offshore [2] for detaljer.) (Se KS Sør Innspill 2 Offshore [2] for detaljer.) Dersom Stavanger Offshore flyttes, antar SINTEF at det vil være problematisk å opprettholde en så aktiv ad hoc møtevirksomhet mellom partene som tabell 2 viser. Møtevirksomheten (kundekontakten) ved Røyken synes å være fokusert på brukermøter med de største ruteflyselskapene (SASBraathens, Widerøe og Norwegian), foruten deltakelse i Operativt Forum på Gardermoen og Torp og kontakt med Forsvaret. Røyken har således ikke følt noe behov til nå for å delta for eksempel i Nordsjømøtene. 5 Ptil = Petroleumstilsynet (tidligere Sikkerhetsdivisjonen i Oljedirektoratet)

13 13 5 Mulige flysikkerhetsmessige effekter av en omorganisert KS Sør En reduksjon av antall KS, slik at én sentral dekker hele Sør-Norge, vil kunne føre til tidsbegrensede overgangsproblemer i forbindelse flytting og omorganisering, men det kan også tenkes å gi varige effekter for flysikkerheten. Disse to problemstillingene er imidlertid såpass ulike at de her behandles hver for seg. Kapitlet avsluttes med å oppsummere noen hovedsynspunkt knyttet til de alternative plasseringene. 5.1 Kortsiktige effekter og kompenserende tiltak Overgangsperioden antas å representere den største trusselen mot flysikkerheten. Imidlertid har man gode muligheter for å beherske disse problemene ved å etablere en god prosess for omorganisering/flytting i tillegg til grundige analyser. SINTEF vil her bemerke at vi har ut i fra intervjuene med miljøet i Trondheim og Stavanger fått klare kommentarer på at den nylig gjennomførte omorganiseringsprosessen fra Værnes til KS Nord (Bodø) ikke foregikk på en helt tilfredsstillende måte m.h.t. til kompetanseoverføring. Miljøet i Bodø har en noe annen oppfatning, men bekrefter at erfaringsoverføingen ikke foregikk helt optimalt. SINTEF vil derfor understreke viktigheten av at det gjennomføres en god prosess. Det sentrale poenget er å oppnå en fullstendig kompetanseoverføring til den nye sentralen før denne overtar kontrollansvaret. En må da tenke på kompetanse i vid forstand; ikke bare formelle kunnskaper og ferdigheter, men også det en ofte betegner som taus kunnskap. Videre er det viktig at det er en åpen prosess som foregår uten for mye støy i organisasjonen. Erfaringsmessig kan utilfredse medarbeidere føre til svekket fokus på sikkerhet. Her påhviler det alle parter et ansvar. Og naturligvis er det viktig at alle parter er enige om at det ligger strengt faglige grunner bak beslutninger knyttet til sikkerhet, dvs. at en ikke går på akkord med sikkerheten, og at en bruker den tid som er nødvendig. Videre må ledelse og utførende på alle nivåer bevisstgjøres om den økte risiko i overgangsperioden, dvs. før den nye organisasjonen har satt seg og alle detaljer er godt innarbeidet. I denne perioden må nødvendige tilleggsressurser settes inn for ekstra kontroll, menneskelig redundans mv. Hvis ansvar skal overføres fra sentral A til B, vil selve overgangen kunne gjennomføres i to trinn: 1. Kompetanseoverføringen ivaretas ved en prosess som kombinerer at: i. Personell fra A overflyttes til B (permanent). ii. Personell fra B oppholder seg ved A over en lengre periode (kanskje 1-2 år), for så å returnere til B. Ren overføring av personell fra A til B (i) er antakelig å foretrekke, men ved en forholdsvis lang opplæringsperiode som antydet, vil også (ii) kunne gi tilfredsstillende resultat. En tredje mulighet er at personell fra A oppholder seg midlertidig ved B for å overføre kompetanse. Denne løsningen anses mindre tilfredsstillende, og bør eventuelt bare brukes i kombinasjon med i) og ii). 2. Etter at kompetanseoverføringen er iverksatt, overføres ansvaret formelt fra A til B, og sentral A kan evt. nedlegges.

14 14 Overgangsproblemer vil være tilstede uansett hvor en plasserer KS Sør, men de vil være noe ulike, og behovet for kompenserende tiltak vil derfor være noe forskjellig for de ulike alternativ. En eventuell overføring av kompetanse i offshore helikoptertrafikk fra Sola anses å være mest krevende. Tilsvarende framhever Røyken sin kompetanse knyttet til innflygingen mot Gardermoen, og viser til at grensesnittene mot Oslo TMA representerer et atskillig større antall flybevegelser enn tilsvarende grensesnitt mot helikopter offshoresektor. Konklusjonen her er at de kortsiktige overgangsproblemene må tas meget alvorlig. 5.2 Varige effekter og kompenserende tiltak De mer varige effekter av et redusert antall KS kan tenkes å være både positive å negative. Et mer konsentrert flygeledermiljø i et færre antall KS kan også ha positive effekter for flysikkerheten, men dette er ikke nærmere vurdert her. De negative effekter er relatert til nærhet til det operative miljøet, og den mer ad hoc -pregede kontakt. Selv om flykontroll i dag kan gjennomføres helt uavhengig av fysisk plassering av KS, har de eksisterende KS påberopt seg en nærhet til det operative miljøet, og i ulik grad mener de at dette har betydning i det daglige arbeid. Særlig fremheves dette i Stavanger, der en i dag har et samlet miljø med erfaring og kompetanse knyttet til offshore helikoptertrafikk og hvor også HRS befinner seg. En fremhever nærheten til helikopteroperatører og oljeselskap, og til kontinuerlig oppfølging bl.a. av hendelser og spesifikke problemstillinger, f.eks. knyttet til konflikt mellom helikoptertrafikk og militære luftfartøy. I dette ligger at oppdatering av kompetanse/detaljkunnskap i takt med at det skjer endringer i driftsmønster e.l. offshore vil bli vanskeligere å gjennomføre ved å fjerne denne nærheten og dermed bryte opp et eksisterende og godt fungerende samarbeidsmiljø. Tilsvarende fremfører f.eks. Røyken argumenter for sin nærhet til flyoperatører (SASBraathens, Widerøe, Norwegian m.fl.) og kompetanse knyttet til grensesnittet mot Oslo TMA. Alt i alt vil vi likevel tillegge dette noe mindre vekt enn en flytting av Stavanger Offshore. Dette på grunn av offshoretrafikkens særpreg. Når en så skal vurdere den reelle sikkerhetsmessige betydningen av den kontakten som Sola i dag har mot helikopteroperatører m.fl., må SINTEF innrømme at en står overfor meget vanskelige vurderinger. Rent kvalitativt synes det å være liten tvil om at det vil være negativt å flytte kontroll med helikoptertrafikk fra Sola. Men kan en si at dette vil svekke sikkerheten merkbart? Eller er denne kontakten i hovedsak nice to have, og noe som en i all hovedsak kan kompenseres for ved ulike tiltak. Ut fra foreliggende kunnskap er det SINTEFs vurdering at: Det vil være mulig å gjennomføre en forsvarlig kontroll med helikoptertrafikken også etter en evt. flytting av Stavanger KS (inklusiv helikopter trafikk). Denne konklusjonen forutsetter naturligvis en meget grundig og god omorganiseringsprosess, som beskrevet over, og et gjennomarbeidet opplegg for jevnlig kontakt mellom nye KS og helikoptermiljøet. Hvis en vil profilere et tydelig fokus på sikkerhet, og spesielt hvis en vil følge opp intensjonene i NOU om halvering av risiko knyttet til helikoptertrafikken i løpet av

15 15 inneværende 10-årsperiode, bør kontrollen med helikoptertrafikken (i hvert fall i første omgang) ikke flyttes fra Sola. En eventuell beslutning om overføring av kontroll med offshoresektorer fra Sola til en annen KS bør ikke gjennomføres som en hastesak, men bør baseres på en grundig analyse/vurdering av langsiktige konsekvenser. Av kompenserende tiltak nevnes: Den daglige, ad hoc-pregede kontakten med helikopteroperatørene og oljeselskapene bør i størst mulig grad søkes opprettholdt, slik at eventuelle problemer og forbedringsforslag mht. prosedyrer og arbeidspraksis raskt kan identifiseres og løses. Personellet på alle nivåer bør bevisstgjøres på at sikkerhetskunden ikke bare er helikopterflygerne og helikopterselskapene, men også oljeselskapene og deres ansatte (passasjerene), foruten redningstjenesten. De mer programmerte møtene som gjennomføres i dag (Nordsjømøtene, INSHOP og offshore fagmøter) må opprettholdes, selv om det skulle medføre økte kostnader og tidsforbruk pga. lengre reisestrekninger mv. 5.3 Alternative løsninger for plassering av KS Sør Under oppsummeres noen hovedpunkter for de alternative løsningene for KS Sør som er vurdert i denne rapporten: 1. KS Sør - inklusiv kontroll for offshoresektorene som i dag er plassert på Sola (Stavanger Offshore) - lokaliseres på Sola. Denne løsningen viderefører dagens situasjon med hensyn til offshore (helikopter-) sektorene. Samtidig mister en nærheten til (og vi antar samlokalsering med) innflygingskontrollen i Oslo TMA, som tar imot en omfattende trafikk KS Sør - inklusiv Stavanger offshore - lokaliseres på Røyken. Som beskrevet over, anses overføring av offshore sektorer fra Sola til Røyken ikke å være uproblematisk for dette alternativet. 3. KS Sør - inklusiv Stavanger offshore - lokaliseres på Værnes. Rent sikkerhetsmessig er det naturlig å rangere dette noe etter alternativet 2), idet samlokalisering med KS Sør og Oslo TMA gis noe større positiv vekt enn samlokalisering KS Sør og Trondheim TMA. 4. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Røyken. Dette er et alternativ uten alvorlige motforestillinger; og bør vurderes i det minste som en overgangsløsning. 5. KS Sør - unntatt offshoresektorene - lokaliseres til Værnes. Rent sikkerhetsmessig er det naturlig å rangere dette noe etter alternativet 4), idet 6 Tilsvarende argument gjelder for innflygingskontrollen i Trondheim TMA, men denne trafikken er klart mindre omfattende. Noen slike problemer eller utfordringer knyttet til ulike innflygingskontroller vil en få uansett alternativ. SINTEF vurderer det slik at når det gjelder denne problemstillingen er det samlokalisering mellom KS Sør og Oslo TMA som bør tillegges størst vekt på grunn av kompleksitet og trafikkmengde.

16 16 samlokalisering med KS Sør og Oslo TMA gis noe større positiv vekt enn samlokalisering KS Sør og Trondheim TMA. Når det gjelder plasseringen av kontrollen med offshore sektorene legger vi dermed vekt på at det er åpenbart at det samlede offshoremiljøet i Stavanger har opparbeidet et meget godt samarbeid seg i mellom om de sikkerhetsmessige (og for den saks skyld operative) sider av helikoptertransporten. Det gjelder alle aktørene: kontrollsentralen (Stavanger Offshore), helikopteroperatørene (CHC Helikopter Service og Norsk Helikopter) og deres tillitsvalgte/fagforeninger, oljeselskapene, Hovedredningssentralen (HRS) og Luftforsvaret. Dette samarbeidet har særlig utviklet seg gjennom de siste ca. 10 årene, og synes å ha best forutsetninger for å utvikle seg videre dersom miljøet fortsatt holdes samlet. Det arbeides også med en videreutvikling av dette samarbeidet, idet oljeselskapene helt siden 1998 ved flere anledninger har tatt til ordet for å styrke miljøet ytterligere gjennom etablering av et kompetansesenter for helikoptervirksomheten (se ref. 7 og 8).

17 17 6 Konklusjoner og anbefalinger med hensyn til plasseringen av kontrollen med offshore helikopter Basert på den omtalte litteraturstudien, mottatte dokumenter og de foretatte intervjuene vil SINTEF konkludere med følgende vurderinger: 1. Sett i relasjon til flysikkerheten vil en oppsplitting av det eksisterende helikopterfaglige miljøet ved Stavanger Offshore være uheldig og synes vanskelig forenlig med den overordnede målsettingen om en halvering av helikopterrisiko i inneværende tiårsperiode (jf. Avsnitt 3.1). Dersom AVINOR likevel skulle velge en plassering av den framtidige KS Sør som innebærer en slik oppsplitting, må en stille krav om at dagens sikkerhetsnivå for offshore helikoptertrafikk i det minste opprettholdes. For å oppnå dette bør etter vår vurdering følgende forutsetninger oppfylles: A. Overgangen/flyttingen må planlegges nøye mht. opplæring av de flygeledere som skal overta for dagens Stavanger Offshore. Det må iverksettes egnede tiltak for å overføre mest mulig av den erfaring ( tause kunnskap ) som er opparbeidet gjennom flere år på Sola vedrørende både daglig/ordinær drift og avvikssituasjoner. Dette sikres antakeligvis best ved at personell fra Stavanger Offshore flytter med til den nye KS Sør. Alternativt kan de som skal overta, arbeide sammen med flygelederne på Sola over en viss periode (f.eks. et år eller to). B. Ledelse og utførende på alle nivåer må bevisstgjøres om den økte risiko i overgangsperioden, dvs. før den nye organisasjonen har satt seg og alle detaljer er godt innarbeidet. I denne perioden må de nødvendige tilleggsressurser settes inn for ekstra kontroll, menneskelig redundans mv. C. Særlige tiltak må iverksettes for å lette den daglige, ad hoc-pregede kontakten med helikopteroperatørene og oljeselskapene, slik at eventuelle problemer og forbedringsforslag mht. prosedyrer og arbeidspraksis raskt kan identifiseres og løses. Personellet på alle nivåer bør bevisstgjøres på at sikkerhetskunden ikke bare er helikopterflygerne og helikopterselskapene, men også oljeselskapene og deres ansatte (passasjerene), foruten redningstjenesten. D. De mer programmerte møtene som gjennomføres i dag (Nordsjømøtene, INSHOP og offshore fagmøter) må opprettholdes selv om det skulle medføre økte kostnader og tidsforbruk pga. lengre reisestrekninger mv. 2. Enkelte alternative løsninger for KS Sør synes å ha bedre forutsetninger for å videreutvikle sikkerheten enn andre. Det er åpenbart at det samlede offshoremiljøet i Stavanger har opparbeidet et meget godt samarbeid seg i mellom om sikkerhetsmessige sider av helikoptertransporten. Dette samarbeidet har særlig utviklet seg gjennom de siste ca. 10 årene, og synes å ha best forutsetninger for å utvikle seg videre dersom miljøet fortsatt holdes samlet. SINTEF vurderer det derfor slik at oppdatering av kompetanse/detaljkunnskap i takt med at det skjer endringer i driftsmønster e.l. offshore vil bli vanskeligere å gjennomføre ved å fjerne denne nærheten og dermed bryte opp et eksisterende og godt fungerende samarbeidsmiljø. En løsning der Stavanger Offshore fortsatt blir liggende på Sola, uansett

18 18 om den øvrige aktiviteten flyttes, for eksempel til Røyken, anses derfor mest optimalt med hensyn til helikoptersikkerheten. 7 Referanser 1. SV ATCC KS Sør Innspill 1. AVINOR Flysikringsdivisjonen, 24. mai SV ATCC KS Sør Innspill 2 - Offshore. AVINOR Flysikringsdivisjonen ved Stein Løken Clason, Sektor Offshore ved Stavanger ATCC, 2. juni SV ATCC KS Sør Innspill 3. AVINOR Flysikringsdivisjonen ved Tore B. Kallevig, SV ATCC, 2. juni Begrunnet lokaliseringsforslag KS Sør. Oslo Kontrollsentral, 1. juli Helikoptertrafikken i Nordsjøen. Bjørn Eriksen, Røyken. (Udatert, mottatt 1. juli 2004). 6. Samlokalisering Oslo APP og KS Sør. Bjørn Eriksen, Røyken. (Udatert, mottatt 1. juli 2004). 7. Hvor sikker er helikoptertransport? Foredrag av Geir Pettersen, direktør Drift olje, Statoil. Sola-konferansen Helikoptervirksomheten på norsk kontinentalsokkel. Oljeindustriens erfaringer og forventninger til myndighetene. Foredrag av Direktør Henrik Carlsen, representant for Oljeindustrien. Sola-konferansen Lokalisering av kontrollsentral Sør personellmessige konsekvenser. Notat av Per Ove Torsteinsson, Stavern, 7. november Diverse referater fra møter der Stavanger Offshore har deltatt, bl.a. Nordsjømøter. (Mottatt fra Stein Løken Clason etter møte hos SINTEF 25. juni 2004.)

19 19 VEDLEGG A: Resultat av litteraturstudien En del av SINTEFs oppdrag var å gjennomføre en litteratur/nett-søk for å identifisere eventuelle resultater eller erfaringer vedrørende sikkerhetsmessig betydningen av geografisk nærhet mellom aktører, både når det gjelder kommunikasjon og erfaringsoverføring. Litteratur som inneholder stikkordene geografisk nærhet og sikkerhet er svært vanskelig å finne. Noe er funnet innen begrensete tids- og kostnadsrammer, men det er viktig å presisere at mer omfattende søk kunne ha gitt flere nyanser eller flere referanser. SINTEF har også tatt kontakt med ledende fagpersoner i SINTEF og NTNU- miljøet for å få hjelp med litteraturtips på områder som grenser mot vårt sikkerhetsområde. De fagpersonene som ble kontaktet er: Professor Per Øystein Saksvik, Psykologisk Institutt Professor Per Morten Schiefloe, Institutt for Sosiologi og Statsvitenskap Førteamanuensis Roger Klev, Institutt for Industriell Økonomi og Teknologiledelse Førsteamanuensis Alf Steinar Sætre, Institutt for Industriell Økonomi og Teknologiledelse Alf HN Tjora, Førsteamanuensis, Institutt for Sosiologi og Statsvitenskap Disse har hjulpet til med tips, men SINTEF alene hefter for studien. Fremstillingen tema er behandlet og diskutert: Ulykkesgransking (eksempler) Geografisk nærhet Taus kunnskap Rike/fattige media og nærhet Ulykkesgransking (eksempler) I litteraturen har vi funnet to ulykker hvor geografisk avstand var en viktig faktor, 1) Longfordulykken i Australia som skjedde i en kjemisk fabrikk (Hopkins, 2000) og 2) nedskytingen av to US Army Black Hawk- helikoptre av to US Air Force F-15 (Snook, 2000). Disse ulykkene gir også et innblikk i kompleksiteten som ofte er i ulykker. Her er det kun plass til å dra hovedlinjene. Hopkins (2000) peker på at ulykken må sees på bakgrunn av flere store endringer over lang tid, som ikke var tilstrekkelig analysert gjennom risikoanalyser (slik som HAZop). Endringene av anlegget hadde skjedd gradvis slik at man opererte et annet anlegg enn hva som var dokumentert og verifisert. Dette skyldtes i følge Hopkins at flere år før ulykken var ingeniørene fra Longford flyttet fra anlegget. Dette førte til at modifikasjoner gjort av operatørene ble enten gjort uten at tegninger ble justert eller at ingeniørene ikke ble rådført og at ingeniørene mistet "hands- on" kontakt slik at endringer ble foretatt uten deres godkjenning. Avstanden førte til mindre kontakt mellom ingeniører og operatører. Det pekes på at en analyse av dette kunne ha avdekket denne mangelen i informasjon og kunnskapsutveksling. Hovedpoenget til Hopkins er manglende analyse og kompenserende tiltak. Snook (2000) tar for seg ulykken der to amerikanske jagerfly mistok to amerikanske helikoptre for å være irakiske helikoptre i flyforbudssonen i Nord- Irak. Også denne ulykken er kompleks og skyldes bl.a. svikt i jagerflyenes IFF- system ("Identify Friend or Foe") der et av helikoptrene ble identifisert som fiende, mens det andre som venn. Dermed måtte jagerflyverne måtte gjøre en visuell observasjon og mistok de for å være Irakiske helikoptre. Dette hang sammen med at jagerflyene og helikoptrene skulle vært separert i tid og dette bidro til at jagerflyverne ble sikrere i sin identifikasjon av Irakiske helikoptre. Det lå også et AWACS overvåkingsfly som kunne ha

20 20 grepet inn, men også her sviktet det. Snook (2000) er forsiktig med å fordele skyld og det er heller ikke hans poeng i boka. I hovedsak trekker han frem kombinasjonen av teknisk svikt, menneskelig feilhandling og manglende koordinering. Til det siste punktet hører det med at p.g.a. innsparinger etter den kalde krigen var liaisonoffiseren (forbindelsesoffiseren) fjernet som skulle sikre koordinering av jagerfly og helikopteroperasjonene da de foregikk fra to ulike baser. Geografisk nærhet Det er blitt forsket på geografisk nærhet, samhandling og kommunikasjon i gjennomføringen av byggingen av Boeing 777. Utviklingen av Boeing 777 foregikk ved hjelp av avansert informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Alle tekniske tegninger var oppdatert online slik at alle jobbet på samme plattform til en hver tid. Dette var spesielt viktig da arbeidet med utviklingen skjedde i re verdensdeler der den ene overtok for den andre ved arbeidsdagens slutt slik at utviklingsarbeidet foregikk 24 timer i døgnet. Prosjektet og flyet er regnet som en stor suksess. Teknologien gjorde samhandlingen lettere og flere beskrev at det bidro til mer nærhet. Samtidig fremholder Groth (1999) at praten i kaffebaren og mer uformelle treff ad hoc var helt essensielt for å formidle kunnskap og erfaring og var et nødvendig bidrag til prosjektets suksess. Husemoen (1997) har studert to offshore utbyggingsprosjekter. I det ene var kunde og leverandør sterkt integrert og samlokalisert, mens i det andre prosjektet jobbet man sammen men la mer vekt på å ha hyppige prosjektmøter både regelmessig og etter behov. Det første prosjektet ble regnet som mer vellykket teknisk og økonomisk enn det andre. Hva var forskjellen mellom prosjektene som kunne bidra med forklaring? Husemoen (1997) konkluderte med at i det første prosjektet var den gjensidige forståelsen og respekten bedre mellom kunden (driftsmiljøet i oljeselskapet) og leverandøren. Det var lettere å lufte sine innvendinger å raskt ta tak i utfordringer når de oppsto. Samlokaliseringen syntes å bidra til gjensidig respekt og forståelse og at miljøene tør å utfordre hverandre til sammen å finne bedre løsninger i utbyggingsprosjektet (Husemoen, 1997). Taus kunnskap Taus kunnskap går på viktig kunnskap som er ikke skrevet ned i dokumenter, men som er viktig kunnskap (Nonaka og Takeuchi, 1995). Tradisjonelt er den eksplisitte kunnskapen (boklig lærdom) mer verdsatt og fokusert på enn det som går på hvordan man utfører en handling. Taus kunnskap handler ofte om forståelsen av det vi gjør fremfor det vi har. Vi vet ofte mer enn vi kan fortelle (Carlsen, 1999). Et klassisk eksempel på betydningen av den ikke- formaliserte kunnskapen finner man i studien til Orr (1990). Han studerte reparatører av kopimaskiner i Xerox. Firmaet som lever av salg og drifting av kopimaskiner hadde meget detaljerte og oversiktlige manualer for reparasjon. I tillegg var historikk for hver kunde og hver enkelt kopimaskin tilgjengelig. Allikevel viste det seg at den dominerende formen for kunnskapsutveksling var gjennom historiefortellinger. Spesielt gjaldt dette de tilfeller som innebar avvik fra malen. Ved spesielt vanskelige problemer var praksisen at reparatørene gjenfortalte historier til hverandre (Orr, 1990). Konklusjonen fra studien er at det er viktig å skape sosiale arenaer for historiefortelling. Rike/fattige media og nærhet Teknologi slik som Intranettets betydning synes ofte å bli overvurdert i kunnskapsutveksling (Coll og Mæhle, 2003). Forfatterne peker på at utviklingen og brukersnittene blir bedre og at bruk av videosnutter der bl.a. historier lettere kan formidles og der budskapet blir rikere ved at man ser ansiktsuttrykk, kroppsspråk og får en idé om engasjement o.s.v som gjør kommunikasjonen mer effektiv. Torgersen og Vavik (2004) peker på at vi husker 10 % av det vi leser, men man husker 50 % av det vi ser og hører. Forfatterne er nøye med å understreke at dette baserer seg på enkelte studier og med støtte av noen teoretiske modeller, og derfor bør man være varsom med å generalisere til alle sammenhenger (Torgersen og Vavik, 2004).

21 21 Draft og Lengel (1986) har pekt på viktigheten av "mediarikhet" eller også omtalt som "fattige" og "rike" kanaler og betydningen for den kommunikative samhandlingen. En viktig kvalitet ved kommunikasjonskanaler er informasjonsrikdommen de tillater. Informasjonsrikdommen er kanskje størst når mennesker arbeider med direkte øyekontakt. En kan da se hva den andre gjør, snakke med hverandre, kommunisere gjennom fysiske bevegelser og kroppsspråk, og kanskje gripe til blyant og papir dersom et budskap formidles best gjennom en figur. En telefon er en fattigere kommunikasjonskanal, fordi en mister kommunikasjon gjennom fysiske bevegelser og kroppsspråk. Kommunikasjon gjennom notater eller e-post er enda fattigere, blant annet fordi en mister mye av muligheten for å teste ut forståelsen av budskapet løpende gjennom å stille oppfølgingsspørsmål. En ekstremt fattig kommunikasjonskanal er et signallys som bare viser rødt eller grønt. Draft og Lengel (1986) konkluderer med at audiovisuelle systemer formidler mer av kommunikasjonssituasjonen, sammenlignet med mer tekstuelle tjenester. Til det siste hører e- post og tekstmeldinger. Det er derfor rimelig å hevde at videokonferanseutstyr åpner for større grad av emosjonell formidling samt en mer effektiv fortolkning av det emosjonelle budskap (Saksvik et. al. 2004). Man har sett en økning i kommunikasjonen mellom organisasjoner og denne er både av formell og uformell karakter. Et annet trekk ved kommunikasjonen er at den flyter like mye horisontalt som vertikalt i organisasjonen (Grennes, 1999, Erlien 1999). Det pekes også på at mange opplever færre hemninger for å uttrykke seg via skriftlige medier enn via muntlig samtale (Erlien, 1999, Grennes, 1999). Kommunikasjonen blir raskere og mer effektiv på en rekke områder og dette bidrar ytterligere til mer kommunikasjon mellom organisasjoner. Thompson og Covert (2003) skriver at visse type fjernarbeid byr på kommunikasjonsproblemer og dette begrunnes med den manglende ansikt- til- ansikt kommunikasjonen som er et viktig bidrag til kommunikasjonsforståelsen. Grennes (1999) peker videre på at et overforbruk av elektroniske kommunikasjon kan føre til et underskudd på sosial kontakt og tilbakemelding. Thompson og Covert (2003) peker på at de nonverbale signalene gjør den personlige kommunikasjonen rikere og mindre krevende. Karl Weick diskuterer betydningen av rike kommunikasjonskanaler i en artikkel om kultur og pålitelighet i komplekse systemer (Weick, 1987). Det teoretiske utgangspunkt for artikkelen er prinsippet om at den som skal styre et komplekst system, må ha en evne til informasjonshåndtering som matcher kompleksiteten og dynamikken i systemet. Et praktisk eksempel på prinsippet er at enkelte fly krever raskere og/eller mer komplekse reaksjoner enn et menneske er i stand til å utføre. For å kunne fly disse flyene er man avhengig av tekniske styringssystemer som matcher kravene til raske og komplekse reaksjoner. Overført på organisasjoner innebærer prinsippet at organisasjoner ikke kan kontrollere et komplekst system på en pålitelig måte med mindre organisasjonens kapasitet for informasjonshåndtering matcher kompleksiteten og dynamikken til systemet som skal kontrolleres. Denne kapasiteten avhenger blant annet av kapasiteten og kvaliteten på kommunikasjonskanalene organisasjonen bruker. I enkle og entydige situasjoner kan fattige kommunikasjonskanaler være mer effektive og pålitelige enn rike kommunikasjonskanaler. Mottakeren får mindre informasjon å forholde seg til, og mulighetene for feiltolkning blir færre. I tråd med dette bruker en standardformuleringer i rutinemessig kommunikasjon mellom piloter og kontrolltårn. På den annen side er rike kommunikasjonskanaler, i følge Weick, en forutsetning for å håndtere komplekse og flertydige situasjoner. Weick belegger ikke denne påstanden med empiriske forskningsresultater. Derimot peker han på at den kritiske beslutningen om å skyte ut Challenger-romferjen til tross for ekstremt lave temperaturer ble tatt i et telefonmøte, hvor deltakerne bare hørte stemmene til hverandre. Han hevder at dersom beslutningstakerne i NASA hadde sett ansiktsuttrykkene og kroppsspråket til alle deltakerne, kunne de ha fått en riktigere forståelse av bekymringene til fagspesialistene.

22 22 En studie av trafikkstyring ved undergrunnsbanen i London belyser hvordan et fellesskap av operatører kan utnytte rike kommunikasjonskanaler til å håndtere store informasjonsmengder (Heath og Luff, 1998). De fant blant annet at operatørene i mange tilfelle la vekt på å synliggjøre handlingene sine for kollegene ved å utføre dem på en slik måte at det var tydelig for alle hva som foregikk. På denne måten kunne en dele informasjon om hva som foregikk og holde hverandre oppdatert om situasjonen uten å fortelle hverandre med ord hva som foregikk. Fra ergonomiske forskning vet vi at menneskers kapasitet til å behandle informasjon er størst dersom en anvender flere ulike informasjonskanaler for eksempel både verbal og ikke-verbal kommunikasjon. Ut fra dette er det god grunn til å anta at operativ informasjonshåndtering innenfor en kontrollsentral blir mer effektiv og pålitelig dersom operatørene kan se hverandres arbeidsutførelse. Studien til Heath og Luff gir empirisk støtte for at en grad av fysisk nærhet hvor operatører kan observere hverandres handlinger, gjør det mulig å dele operativ informasjon mer effektivt, eksempelvis i en kontrollsentral. Utover dette gir Weick en teoretisk argumentasjon for at rike kommunikasjonskanaler generelt er en forutsetning for å håndtere komplekse systemer på en pålitelig måte, eksempelvis at møter ansikt til ansikt i visse tilfelle gir mer effektiv og pålitelig informasjonsutveksling enn et telefonmøte. Saksvik et. al. (2004) skriver at det er en utfordring spesielt for ledere å finne balansegangen mellom buk av personlig kommunikasjon og kommunikasjon via medier (telefon, SMS, e- post etc.). I noen sammenhenger er det umulig å ta i bruk personlig kommunikasjon slik som stor geografisk avstand. I andre sammenhenger vil det være svært nødvendig å møte personlig og forfatterne gir her eksempel på tema av personlig og følelsesmessig karakter og eksemplifiserer med konfliktløsning eller omstilling (Saksvik, et. al. 2004). Forfatterne peker på at mer kunnskap trengs for bedre å forstå balansegangen mellom ulike kommunikasjonsformer. Det er også viktig å understreke følgende som Grennes er inne på og det er at kommunikasjon er en dynamisk prosess som utvikler seg over tid. Kommunikasjon foregår i en dynamisk relasjon mellom ulike aktører som spiller flere roller samtidig. Et siste poeng til Grennes er at kommunikasjon foregår i en sosial sammenheng eller kontekst som setter rammer (Grennes, 1999). Den teknologiske utviklingen er omfattende og bidrar til at ulike verktøy blir innført på ulike nivå i organisasjonen og i stadig flere sammenhenger. Forhold som brukervennlighet vil spille inn m.h.t. av både bruk godheten av teknologien. Referanser til litteraturstudie. Carlsen, A., (1999): Om kunnskap i KIFT- bedrifter. SINTEF rapport STF38 S ISSN Coll, G., og Mæhle, Å. (2003): Bruk av intranett i kunnskapsforvaltning. SINTEF rapport STF38 S0202. Daft, R. & Lengel, R. (1986): Organizational Information Requirements, Media Richness and Structural Design. Management Science, 32, Erlien, B. (1999): Intern kommunikasjon, planlegging og tilrettelegging. Oslo: Universitetsforlaget. Grennes, C. E. (1999): Kommunikasjon i Organisasjoner. Oslo: Abstrakt Forlag AS.