Confirmit ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 3. APRIL 2008 NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING ON 3 APRIL 2008

Transkript

1 Confirmit ASA Til / To: Aksjonærene / the Shareholders INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 3. APRIL 2008 NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING ON 3 APRIL 2008 This document contains an unofficial English translation of the prevailing Norwegian language notice, which is provided for information purposes only. DAGSORDEN Det innkalles med dette til ordinær generalforsamling i Confirmit ASA torsdag 3. april 2008 klokken 17:00 på selskapets kontor, Hoffsveien 48, 0355 Oslo. Til behandling foreligger følgende: 1. Åpning av generalforsamlingen v/styreleder Marit Døving og opprettelse av fortegnelse over møtende aksjeeiere 2. Valg av møteleder for generalforsamlingen samt representant til å medundertegne protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden for generalforsamlingen 4. Godkjennelse årsregnskap og årsberetning Det foreslås å ikke utbetale aksjeutbytte for Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer Selskapets nominasjonskomité har fremmet forslag om at styrets honorar totalt fastsettes til NOK fordelt som følger: Styreleder: NOK Aksjonær valgte styremedlemmer: NOK Ansatt valgte styremedlemmer: NOK Godkjennelse av godtgjørelse til revisor Revisor foreslås honorert etter regning. 7. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse ved nytegning av aksjer Det foreslås at styret gis en fullmakt til kapitalforhøyelse. Den nye fullmakten foreslås å være på NOK ,- dvs. inntil aksjer hver pålydende NOK 0,175. Fullmakten skal ha en varighet på ett år. Fullmakten skal gi styret mulighet til å utstede AGENDA Notice is hereby given of the Annual General Meeting in Confirmit ASA on Thursday 3 April 2008 at 17:00 at the Company s office, Hoffsveien 48, 0355 Oslo. The following issues are proposed to be resolved: 1. Opening of the General Meeting by the Chairman of the Board of Directors, Mrs. Marit Døving, and recording of attending shareholders 2. Appointment of a chairman of the General Meeting and a person to co-sign the minutes from the General Meeting 3. Approval of the notice and the agenda of the General Meeting 4. Approval of annual accounts and report It is proposed to not distribute any dividend for Determination of remuneration to the Directors The Company s nomination committee has proposed that the aggregate remuneration to the Board of Directors shall be NOK 1,000,000 allocated as follows: Chairman: NOK 300,000 Shareholder elected directors: NOK 150,000 each Employee nominated directors: NOK 50,000 each 6. Approval of the Auditor s remuneration It is proposed that the Auditor is paid according to invoice for services rendered. 7. Board authorization to increase the share capital It is proposed to authorize the Board of Directors to increase the share capital. The new authorization is proposed to be for an amount of NOK 700,000 i.e. up to 4,000,000 shares of nominal value NOK each. The authorization shall be valid for one year. The authorization shall enable the Board of

2 aksjer i forbindelse med innhenting av ny egenkapital, ved fusjoner og oppkjøp med oppgjør i aksjer, samt i overtakelsessituasjoner. Styret foreslår av ovennevnte årsaker at det skal kunne fravike aksjonærenes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten. Fullmakten skal også benyttes til opsjonsprogram i selskapet, men slik at dette begrenses til maksimalt NOK Det vil eventuelt bli fremmet forslag på senere generalforsamling om å forlenge fullmakten ytterligere i den grad det er nødvendig for å oppfylle selskapets forpliktelser under løpetid for opsjonsprogram. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: a) I henhold til allmennaksjeloven gis styret fullmakt til å forhøye selskapets aksjekapital med inntil NOK ,-. b) Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven 10-4 kan fravikes. c) Fullmakten skal bare gjelde for utstedelse av ordinære aksjer. d) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i annet enn penger, og rett til å pådra selskapet særlige plikter, i henhold til allmennaksjeloven Fullmakten omfatter beslutning om fusjon etter allmennaksjeloven Fullmakten kan benyttes i overtakelsessituasjoner. e) Fullmakten kan benyttes flere ganger. f) Fullmakten gjelder i ett år. Ubenyttet del av fullmakt gitt 6. mars 2007 kalles tilbake. 8. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte Med referanse til allmennaksjeloven 6-16 a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte som følger vedlagt innkallingen. Det skal på generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemming over erklæringen, likevel slik at avstemningen om erklæringens punkt 5 (opsjonsordningen) er bindende. Directors to issue shares to raise new equity, in connection with mergers and acquisitions, and also takeover situations. Accordingly, the Board of Directors proposes that the shareholders pre-emptive right to new shares may be excluded when the authorization is used. The authorization may also be used in connection with the Company s option programs, but limited to a maximum of NOK 122,500. A prolongation of the authorization may be proposed at a later general meeting to the extent required to fulfill the Company s obligations under share option programs. The Board of Directors proposes that the General Meeting makes the following resolution: a) The Board of Directors is, according to the Public Limited Liability Companies Act section 10-14, authorized to increase the share capital by up to NOK 700,000. b) Existing shareholders preferential rights according to the Public Limited Liability Companies Act section 10-4 can be excluded. c) The authorization shall apply to the issue of ordinary shares only. d) The authorization covers an increase of the share capital against non-cash contributions, and a right to incur special obligations for the Company, according to the Public Limited Liability Companies Act section The authorization covers resolution on a merger in accordance with the Public Limited Liability Companies Act section The authority may be used in takeover situations. e) The authorization can be used several times. f) The authorization shall be valid for one year. The authority granted on 6 March 2007 is withdrawn; to the extent it has not already been used. 8. Review of the Board of Director s declaration regarding remuneration of the executive management With reference to the Public Limited Liability Companies Act 6-16a, the Board of Directors has outlined a declaration regarding the compensation of executive management (please see enclosure). The declaration shall be subject to an advisory vote on the General Meeting, however, so that the vote regarding the declaration s Section 5 shall be binding for the Company. * * * * * * De aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende vedlagte påmeldingsskjema til selskapet pr post til: Confirmit ASA, Hoffsveien 48, 0377 Oslo eller pr. telefaks på: Meldingen må være mottatt senest 1. april Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Marit Døving eller den som skal lede generalforsamlingen. Shareholders wishing to attend the General Meeting (or their proxies) must give notice by sending the enclosed registration form to the Company by either mail to: Confirmit ASA, Hoffsveien 48, 0377 Oslo, or by fax on fax no: The notice of attendance must have been received by the Company no later than 1 April The Shareholders that are prevented from attending can be represented by a proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. If desirable, proxy may be given to the Chairman of the Board of Directors Marit Døving or the person who shall

3 Confirmit ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt aksjer og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen en beholdning på 6 egne aksjer det ikke kan avgis stemmer for. En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret minst to uker før generalforsamlingen skal avholdes. Denne innkallingen med vedlegg, samt selskapets vedtekter, er også tilgjengelige på selskapets hjemmeside: chair the General Meeting. Confirmit ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued shares and each share has one vote. The shares also have equal rights. As of the date of this notice, the company has share capital of 6 own shares which are not voting shares. A shareholder has the right to have his or her questions addressed at the General Meeting provided these are submitted in writing to the Board of Directors at least two weeks before the General Meeting is held. This notice and its appendices as well as the Articles of Association for the Company are available at the company s homepage: Oslo, 13. mars 2008 / 13 March 2008 For styret i / on behalf of the board of directors of Confirmit ASA Marit Døving (sign.) Styrets leder / Chairman of the Board Vedlegg/Enclosures: - Påmeldingsblankett / Registration form - Fullmakt / Proxy - Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte / Declaration regarding remuneration of the executive management - Årsregnskap og årsberetning for 2007, inkludert revisjonsberetning / Annual accounts and annual report for 2007, including auditor s report

4 PÅMELDING GENERALFORSAMLING 3. APRIL 2008 I CONFIRMIT ASA Varsel om at De vil delta i den ordinære generalforsamlingen 3. april 2008 kan gis på denne møteseddel. Melding må være Confirmit ASA i hende senest 1. april Adresse: Confirmit ASA, Hoffsveien 48, 0377 Oslo. Telefaks: Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Undertegnede: (fullt navn) med adresse: som per 1. april 2008 er innehaver av aksjer i Confirmit ASA vil møte i den ordinære generalforsamlingen i Confirmit ASA den 3. april 2008 og (sett kryss): Avgi stemme for mine/våre aksjer Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) dato sted aksjeeiers underskrift

5 REGISTRATION GENERAL MEETING 3 APRIL 2008 IN CONFIRMIT ASA Notice of attendance at the ordinary General Meeting on 3 April 2008 can be sent via this attendance slip. The notice must be have been received by Confirmit ASA no later than 1 April Address: Confirmit ASA, Hoffsveien 48, 0377 Oslo. Telefax: If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the General Meeting. The undersigned: (full name) with address: who at April 1, 2008 holds shares in Confirmit ASA will attend the ordinary General Meeting of Confirmit ASA 3 April 2008 and (check-off) Cast a vote for my/our shares Cast a vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies) date place The signature of the shareholder

6 FULLMAKT GENERALFORSAMLING 3. APRIL 2008 I CONFIRMIT ASA Hvis De selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 3. april 2008, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktskjema. Undertegnede aksjonær i Confirmit ASA gir herved (sett kryss): Styrets leder Marit Døving eller den hun bemyndiger Dersom styrets leder ikke skal lede møtet: Den som skal lede generalforsamlingen Navn på fullmektig fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling i Confirmit ASA den 3. april Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets formann eller den han/hun bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Sak For Mot Avstår Fullmektigen avgjør stemmegivningen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden for generalforsamlingen 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer 6. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor 7. Styrefullmakt tilkapitalforhøyelse ved nytegning 8. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte Aksjeeierens navn og adresse: dato sted aksjeeiers underskrift

7 PROXY GENERAL MEETING 3 APRIL 2008 OF CONFIRMIT ASA If you are not able to attend the ordinary general meeting 3 April 2008, you can be represented by way of proxy. Please use this proxy form. The undersigned shareholder in Confirmit ASA hereby grants (check-off): The Chairman of the Board of Directors Mrs. Marit Døving or the person she appoints If the Chairman of the Board of Directors is not chairing the meeting: The person who chairs the meeting Name of proxy holder proxy to meet and vote for my/our shares at the ordinary General Meeting of Confirmit ASA 3 April If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or the person he/she authorises. The voting shall take place in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed as an instruction to vote in favour of the proposals in the notice, however, such that the proxy holder decides the vote to the extent to which a proposal is put forward in addition to or instead of the proposals in the notice. Item In favor Against Absen- At Proxy tion holder s discretion 3. Approval of the notice and the agenda for the General Meeting 4. Approval of the annual accounts and annual report 5. Determination of remuneration to the directors 6. Approval of the auditor s remuneration 7. Board authorization to increase the share capital 8. Review of the Board of Directors declaration regarding remuneration of executive management The name and address of the shareholder: Date Place Shareholder s signature

8 Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte: Med referanse til allmennaksjeloven 6-16a, har styret utarbeidet retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte. Hovedformålet med retningslinjene er å tiltrekke, motivere og beholde riktig kompetanse og å sikre at ledelsens interesser samsvarer med aksjonærenes langsikteige interesser. Godtgjørelsen til ledelsen består av en kombinasjon av fast lønn, variabel lønn, samt langsiktige insentiver. De utarbeidede retningslinjene for 2008 er i samsvar prinsippene som ble benyttet i Fast lønn Følgende faktorer er avgjørende ved fastsettelse av fast lønn til selskapets ledelse: - Lønnspraksis hos konkurrerende virksomhet - Arbeidsomfang og ansvar - Vurdering av arbeidsinnsats - Fastlønnen vurderes årlig Selskapets administrerende direktør, Henning Hansen, har krav på etterlønn tilsvarende 18 måneders fastlønn (endret fra 12 måneder i 2007) ved oppsigelse fra selskapets side eller ved oppkjøp av selskapet. Øvrige personer i konsernets ledergruppe har ingen etterlønns avtaler. 2. Variabel lønn Følgende faktorer er avgjørende ved fastsettelse av variabel lønn til selskapets ledelse: - Lønnspraksis hos konkurrerende virksomhet - Arbeidsomfang og ansvar - Vurdering av arbeidsinnsats - Den variable lønnens vurderes årlig Oppnåelse av variabel lønn måles mot definerte omsetnings og resultatmål. 3. Annen godtgjørelse Andre godtgjørelser til ledelsen kan inneholde fordeler som forsikringer, bilgodtgjørelse, fri avis, telefoni og bredbånd. Declaration regarding remuneration of the executive management With reference to the Public Limited Liability Companies Act 6-16a, the Board of Directors has outlined the Company s policies regarding the compensation of executive management. Main objectives for the policy are to attract, motivate and retain the right people and to ensure alignment of management s interest with the long-term interest of the Company s shareholders. The compensation to executive management comprises a combination of base salary, variable salary, and long-term incentive compensation. The outlined remuneration policy for 2008 is consistent with actual remuneration policy for Base Salary The following factors are decisive for the determination of the base salary of Executive Management: - competitive pay practices - job scope and responsibility - evaluation of performance - adjustments in base salary are reviewed every 12 months or longer In the event of termination of CEO s employment by Confirmit or if the CEO terminates his employment as a result of change of control, the CEO will be entitled to a severance pay equal to 18 months fixed salary. The severance pay period was changed from 12 to 18 months in The other members of the executive management do not have any severance pay agreements. 2. Variable salary The following factors are decisive for the determination of the variable salary of Executive Management: - competitive pay practices - job scope and responsibility - evaluation of performance - adjustments in variable salary are reviewed every 12 months or longer Variable salary is measured towards defined revenue and EBIT targets. 3. Other benefits Other benefits to executive management may comprise benefits such as insurances (life, accident/illness, and travel), car allowance, newspaper and telephone/broadband.

9 4. Pensjon Selskapets ledelse deltar i pensjonsordning som er tilgjengelig for øvrige ansatte i aktuell lokasjon. 5. Langsiktig insentiv Dette elementet i den totale godtgjørelsen er dekket gjennom aksje opsjonsprogrammer hvor intensjonen er å sikre at ledelsens interesser er sammenfallende med langsiktige aksjonær interesser. Utøvelsesprisen på opsjonen er fastsatt til markedskurs på tildelingstidspunktet. Opsjonene frigis proporsjonelt årlig over programmets løpetid. Opsjonen kan utøves i et forhåndsdefinert årlig tidsintervall. Aksje opsjonene tildeles basert på en vurdering av arbeidsomfang, ansvar og individuell arbeidsinnsats. Beholdning opsjoner for selskapets ledelse ved årets slutt fremkommer i notene til årsregnskapet. 4. Pensions Members of the executive management participate in the regular pension program available for all other employees in the location where they are based. 5. Long-term incentive compensation This element in the compensation framework is covered through employee stock option programs which are designed to act as an incentive and retention tool which aligns executive management s interests with those of shareholders. The exercise price is set to market price at the of grant. The stock options are vested proportionally on an annual basis through the length of the program and may be exercised on a pre-defined period once a year. The stock options are allocated based on an evaluation of job scope, responsibility and individual performance. Number of share options held by executive management by the end of each year is disclosed in the notes to the annual accounts.