MØTEINNKALLING Formannskap

Transkript

1 Ås kommune Møtetid: kl Møtested: Ås kulturhus, Lille sal MØTEINNKALLING Formannskap Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 9/16 Økonomiske konsekvenser og endring av foreldrebetaling i SFO 3 10/16 Norm for ute- og oppholdsareal ved skolene i Ås kommune 11 11/16 Mulighetsstudie Moer sykehjem 16 12/16 Årlig drift av TV-aksjonen i Ås 23 13/16 Ås kommunes reglementer - Ad hoc utvalg for revidering /16 Søknad om permisjon fra kommunale verv - Marte Haugen Moen (Rødt) 31 Ås, Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00120

2 Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker 1. Nordre Follo Renseanlegg IKS Referater fra styremøter , og Formannskap Side 2 av 33

3 Saker til behandling F-9/16 Økonomiske konsekvenser og endring av foreldrebetaling i SFO Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for oppvekst og kultur 9/ Formannskap 9/ Kommunestyret Hovedutvalg oppvekst og kulturs innstilling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Det innføres et 3-delt betalingssystem basert på morgenåpning, ettermiddagsåpning og fram til stengetid for 2, 3, 4, eller 5 dager per uke. Denne ordningen evalueres i januar/februar i Følgende satser vedtas for 2016: Morgen til skolestart Etter skoletid til Etter skoletid til stengetid 2 dager per uke kr 260 kr 690 kr dager per uke kr 390 kr kr dager per uke kr 520 kr kr dager per uke kr 650 kr kr Det innføres ikke inntektsredusert betaling. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: HOK Formannskap Kommunestyre Vedtak i saken sendes til: Rektorene på barneskolen Økonomiavdelingen Oppvekst og kultursjef Formannskap Side 3 av 33

4 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Momentum Consulting har på oppdrag fra Ås kommune gjennomført en selvkostberegning av SFO for hele kommunen for regnskapsåret Som selvkostberegningen viser, var SFO i Ås kommune 70 % finansiert av foreldrebetaling. Resten er finansiert gjennom kommunale midler. For 2016 øker graden av selvkost til 76 %. Rådmannen foreslår at det innføres et nytt prissystem med større grad av fleksibilitet. Det foreslås å innføre et 3-delt betalingssystem basert på morgenåpning, ettermiddagsåpning og fram til stengetid for 2, 3, 4, eller 5 dager per uke. Det er utregnet kostnadene ved å innføre inntektsredusert betaling for de med inntekter under kr Det er imidlertid ikke foreslått å innføre det i denne omgang. Fakta i saken: Økonomiske konsekvenser SFO i Ås kommune. Selvkostberegning av SFO Momentum Consulting har på oppdrag fra Ås kommune gjennomført en selvkostberegning av SFO for hele kommunen for regnskapsåret Dette er et firma som har spesialisert seg på selvkostberegninger og som har god kontroll på hvilke retningslinjer som gjelder for selvkostområdet. De gjennomfører også selvkostberegninger for VAR-området i Ås. I Ås kommune er det slik at de fleste kostnader knyttet direkte til brukeren slik som mat, lærere, assistenter med mer blir ført på kostnadsstedet og i dette tilfellet med funksjon 215 Skolefritidsordning. Kostnader knyttet til drift av bygget blir ikke ført her. Det blir ført på eiendomsavdelingen, men vi kan allikevel identifisere disse kostnadene da det blir ført på funksjon 222 Skolebygg i tillegg til at de blir ført på anlegget. Ved selvkostberegningen blir alle kostnader ført på funksjon 215 lagt til grunn. I tillegg blir det beregnet en andel av funksjon 222 Skolebygg på de anlegg som er aktuelle (barneskolene). I dette tilfellet er kostnaden fordelt på andelen av antall brukere av anleggene. SFO-barna er telt både som skoleelever og bruker av SFO. Beregningen: SFO-barn/(SFO-barn+ skoleelever)= andel SFO viser at SFO står for omtrent 30 % av bruken. I tillegg kan alle andre kostnader som er direkte henførbare på driften tas med. Dette gjelder f.eks. økonomitjenester, forsikring, osv. Ved selvkostberegningen for Ås kommune er SFO-avdelingen ved Rustadtunet holdt utenfor med både inntekter og kostnader. Nedenfor er en oversikt over hvordan Selvkost SFO ser ut med regnskapstall for 2015 og budsjett Budsjettallene er det som er vedtatt av kommunestyret Formannskap Side 4 av 33

5 SFO 2015 Etterkalkyle selvkost 2016 Prognose Brukerbetaling opphold **** Øvrige salgsinntekter **** Refusjoner Driftsinntekter **** Lønn **** Varer og tjenester **** Varer og tjenester **** Overføringsutgifter 0 0 Direkte driftsutgifter Avskrivningskostnad Kalkulatorisk rente Direkte kapitalkostnader Indirekte driftsutgifter (netto) Indirekte avskrivningskostnad Indirekte kalkulatorisk rente Indirekte kostnader Driftskostnader /- Bruk av/avsetning til bundne fond 0 +/- Overstyring bruk av/avsetning til selvkostfond Foreløpig resultat Subsidiering av årets underskudd Resultat 0 0 Kostnadsdekning i % 70,8 % 76,3 % Formannskap Side 5 av 33

6 Som selvkostberegningen viser, var SFO i Ås kommune 70 % finansiert av foreldrebetaling. Resten er finansiert gjennom kommunale midler. For 2016 øker graden av selvkost til 76 %. Vurdering: Inntektsredusert betaling Det kan legges opp til muligheten for å ha reduserte satser for foreldrebetaling for husholdninger med lave inntekter. Det kan legges opp til 3 nivåer på betalingene. Husholdninger med samlet inntekt opp til kr per år kan gis 50 % reduksjon i prisen. Husholdninger med samlet inntekt mellom kr og kr kan gis 25 % reduksjon, og husholdninger med samlet inntekt fra kr og oppover betaler 100 %. Ut fra erfaringstall på barnehageområdet, regner rådmannen med at det er barn som kommer til å få redusert betaling hvis man benytter seg av inntektsredusert betaling. Forslaget vil gi reduserte inntekter til kommunen. I tillegg viser erfaring med dette arbeidet på barnehagesektoren at det krever mye arbeid fra administrasjonen med godkjenning av søknader samt innsamling og verifisering av informasjon. Alle satser må i tillegg vedlikeholdes i faktureringssystemet 2 ganger ekstra ved endringer i satser. Det er svært ressurskrevende hvis det skal innføres redusert betaling på alle satsene som foreslås. Det er også mulig at man kun innfører inntektsredusert betaling for de som bruker ordningen 5 dager per uke slik tabellen under viser. Med det nye opplegget for oppholdstid som rådmannen foreslår, kan kostnaden for husholdningene på årsbasis se slik ut: Redusert betaling kr kr kr Inntekt 11 mnd Inntekt 11 mnd Inntekt 11 mnd Per mnd Per mnd Per mnd Full plass Morgen + ettermiddag til stengetid kr kr Kr kr kr Kr Morgen + ettermiddag til 1530 kr kr Kr kr kr Kr Fra skoleslutt til 1530 kr kr Kr 850 kr kr Kr Fra skoleslutt til stengetid kr kr Kr kr kr Kr 1800 Formannskap Side 6 av 33

7 Dersom man tar utgangspunkt i full plass og at henholdsvis 20 barn kommer fra hjem med lavest inntekt og 30 barn fra den andre gruppen vil maksimalt inntektstap for kommunen bli omtrent kr. I tillegg må vi forutsette at omtrent 10 % stilling totalt vil gå til administrering av ordningen. Dette gir total kostnad for ordningen på kr. Ny betalingsordning Rådmannen foreslår at det innføres et nytt prissystem med større grad av fleksibilitet. Oppholdstid SFO før skoletid 2 faste dager per uke SFO før skoletid 3 faste dager per uke SFO før skoletid 4 faste dager per uke SFO før skoletid 5 faste dager per uke Ferier Morgenåpningen + skoletiden de 2 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet. Morgenåpningen + skoletiden de 3 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet. Morgenåpningen + skoletiden de 4 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet. Morgenåpningen + skoletiden SFO ettermiddag til kl 15:30 2 dager per uke SFO ettermiddag til kl 15:30 3 dager per uke SFO ettermiddag til kl 15:30 4 dager per uke SFO ettermiddag til kl 15:30 5 dager per uke Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 de 2 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 de 3 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 de 4 dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 SFO ettermiddag til stengetid 2 dager per uke SFO ettermiddag til stengetid 3 dager per uke SFO ettermiddag til stengetid 4 dager per uke SFO ettermiddag til stengetid 5 dager per uke Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid de 2 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid de 3 dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid de 4 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid Formannskap Side 7 av 33

8 Morgen til skolestart Etter skoletid til Etter skoletid til stengetid 2 dager per uke kr 260 kr 690 kr dager per uke kr 390 kr kr dager per uke kr 520 kr kr dager per uke kr 650 kr kr Det er mulig å sette sammen ulike alternativer etter behov. F.eks. kan man velge 3 dager morgen SFO + 2 dager til dager til stengetid. Dette vil da koste 390 kr kr kr = kr. Ved behov for full plass med morgentilbud og etter skoletid til stengetid 5 dager per uke vil det koste: kr. Det er i tillegg mulig å kjøpe enkeltdager: Kr 460 for enkeltdag i ferier og kr 255 for en ekstra skoledag. Disse prisene ble vedtatt i handlingsprogrammet for Denne ordningen gir meget stor grad av fleksibilitet. Det er stor usikkerhet hvor ressurskrevende denne ordningen vil være, og det anbefales derfor at dette blir evaluert i januar/februar 2017 for evt å foreta justeringer. Økonomiske konsekvenser: Budsjettet for 2016 er vedtatt på bakgrunn av dagens ordning hvor 70 % av barna har full plass. Ved innføring av ny ordning må det antas at antall barn med full plass går relativt mye ned. Hvis vi antar at antall barn med full plass går ned til 20 % og at 50 % av barna har 3 morgener + 3 korte dager + 2 lange dager= kr og 30 % har 4 dager til = kr, vil inntektsanslaget bli som følger: Antall barn per jan 2016 = 717 barn 717 Andel Inntekt *11 mnd * andel Full plass kr % kr m + 3 korte + 2 lange kr % kr korte kr % kr Sum Kr Dette anslaget er 3 millioner lavere enn budsjetterte inntekter i Det vil derfor være nødvendig med en vurdering av inntektsanslagene i 2. tertial når vi ser effekten av den nye betalingsordningen. Formannskap Side 8 av 33

9 Alternativer: Det ble utarbeidet 3 forslag til åpningstider, 7 i vedtektene for skolefritidsordningen, som ble sendt ut på høring: Forslag 1 a. Deltid opptil 3 dager pr uke - i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager. b. Heltid 4 5 dager c. Mulighet for kjøp av enkeltdager De barna som har deltidsplass har i dette forslaget anledning til å bruke skolefritidsordningen opp til 15 timer per uke. Det er i dette forslaget anledning til å kjøpe enkeltdager. Foreldre kan bruke forskjellige dager i like og ulike uker så lenge det er en fast ordning. Forslag 2 Det samme som forslag 1, men i tillegg er det mulig å velge bare ettermiddagsåpent SFO. a. Deltid 1-3 dager i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager b. Heltid 4 5 dager c. Kun ettermiddagsåpent - fra skoleslutt til kl 15:30 hver dag. I feriene får de bruke 3 dager fram til kl 15:30. d. Mulighet for kjøp av enkeltdager Forslag 3 Forslag 2 med tillegg av egen morgenåpning. a. Deltid 1-3 dager i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager b. Heltid 4 5 dager c. Morgenåpning fra åpning til skolestart hver dag. I feriene får de bruke 2 dager fram til kl 15:30. d. Ettermiddagsåpning fra skoleslutt til kl 15:30 hver dag. I feriene får de bruke 3 dager fram til kl 15:30. e. Mulighet for kjøp av enkeltdager Flesteparten foretrakk alternativ 3. Forslag 4 I tillegg kan det legges inn et 4. forslag Oppholdstid SFO før skoletid 1-3 faste dager per uke SFO før skoletid 4 faste dager per uke SFO før skoletid 5 faste dager per uke Ferier Morgenåpningen + skoletiden de 3 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet. Morgenåpningen + skoletiden de 4 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet. Morgenåpningen + skoletiden SFO ettermiddag til kl 15: dager per uke Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 de 3 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Formannskap Side 9 av 33

10 SFO ettermiddag til kl 15:30 4 dager per uke SFO ettermiddag til kl 15:30 5 dager per uke Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 de 4 dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til kl 15:30 SFO ettermiddag til stengetid 1-3 dager per uke SFO ettermiddag til stengetid 4 dager per uke SFO ettermiddag til stengetid 5 dager per uke Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid de 3 dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid de 4 faste dagene eleven benytter seg av tilbudet Skoletiden + ettermiddagen fram til stengetid Ovennevnte forslag er mindre fleksible for brukerne, men vil sannsynligvis være rimeligere for kommunen. Konklusjon med begrunnelse: Det er nå foreslått en løsning som er svært fleksibel for brukerne, men mer krevende å administrere enn alternativ 1, 2, og 3. Samtidig så er det noe innstramming i forhold til tidligere prismodell. Ut fra hva som er kommet fram i høringen, så bør denne modellen kunne tilfredsstille de fleste brukernes behov da valgfriheten er stor. Dette krever imidlertid at avtalene om brukstid som er inngått mellom foreldrene og SFO blir overholdt. Bemanningen skal tilpasses det antall barn som til enhver tid benytter SFO. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskap Side 10 av 33

11 F-10/16 Norm for ute- og oppholdsareal ved skolene i Ås kommune Saksbehandler: Svanhild Bergmo Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12/ Formannskap 10/ Kommunestyret Ungdomsrådets uttalelse og Hovedutvalg oppvekst og kulturs innstilling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Veiledende minstenorm på ute- og oppholdsareal (elevenes bruksareal) på 15 m2 pr elev for skolene i Ås kommune vedtas. 2. Veiledende minstenorm og funksjonskrav implementeres i alle fremtidige planer som omfatter nye skolebygg i Ås kommune. 3. Veiledende minstenorm og funksjonskrav implementeres i arbeid med miljørettet helsevern i skoler. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Funksjonskrav til uteområde og lekeareal for skolene i Ås kommune Øvrige dokumenter som ligger i saken: K-sak 23/15, Vedtatt verbaldel punkt 18, Kommunestyret Vedtak i saken sendes til: Rådmann Oppvekst og kultursjef Formannskap Side 11 av 33

12 SAKSUTREDNING: Sammendrag: I forbindelse med skoleutbygging i Ås kommune er det vedtatt at rådmannen skal lage en minstenorm om uteoppholdsareal på skoler. På grunn av den økende befolkningsveksten stiger elevtallet raskt, spesielt i de sentrumsnære områdene, og det er stort behov for bygging av nye skoleanlegg. Rådmannen har vurdert ulike alternativer for en minstenorm og vurderer det mest hensiktsmessig at Ås kommune har en veiledende minstenorm med funksjonskrav, som er basert på de anbefalinger til funksjoner og kvaliteter en skoles uteområde bør inneholde (jf. rapport utgitt av Sosial- og helsedirektoratet i 2003 «Skolens utearealer Om behovet for arealnormer og virkemidler») Fakta i saken: I kommunestyres vedtatte verbaldel i K-sak 23/15 ble det bedt om at Rådmannen legger frem forslag om minstenormer for uteareal pr elev for skolene. Normtallet skal implementeres i alle planer som omfatter nye skolebygg i Ås kommune. Rapporten Skolens utearealer om behovet for arealnormer og virkemidler utgitt av Sosial- og helsedirektoratet i nov. 2003, kommer blant annet med anbefalinger til funksjoner og kvaliteter en skoles uteområde bør inneholde. Utformingen skal ta hensyn til områdets særpreg og egenart, og inspirere barn og ungdom til å bruke egen fantasi og kreativitet i leken. En godt utrustet skolegård, med rom for positive aktiviteter, er sentral i arbeidet for å redusere mobbing (jf. Olweus programpakke mot mobbing, ECICSB 1998). Studier viser at gode uteareal reduserer mengden vold, mobbing og uro blant elevene og stimulerer trivsel, motivasjon og læringsevne. Kommunene i Norge har i dag ulike krav som stilles til skolenes utearealer. Det er kun noen få kommuner i Norge som har valgt å lage en minstenorm, andre kommuner har funksjonskrav og ikke arealkrav. Oslo kommune har mange skoleanlegg hvor tilgjengelig tomteareal er begrenset. De har en omfattende prosjekteringsveileder som inneholder funksjonskrav. Innbyggertallet i Ås kommune vokser og medfører et behov for skoleutbygging, spesielt i de sentrumsnære delene av Ås. Det er pr i dag vedtatt utbygging av Solberg skole til 2-parallell med mulighet til utvidelse til 4-paralell, Rustad skole til 4-parallell og Åsgård skole til 4-parallell. Vurdering: Skolenes uteområde er en viktig arena for elevers utfoldelse og læring og må derfor tilrettelegges for allsidig lek og trygghet, både fysisk og sosialt og utformes etter prinsippene for universell utforming. Utearealet til skolene skal kjennetegnes ved at Formannskap Side 12 av 33

13 det er variert, tilrettelagt for ulike aktiviteter og tilpasset aktivitetsbehovene og alderssammensetningen til elevene. For skolene i Ås kommune er det aktuelt å benytte skolens nærområde aktivt i opplæringen, og det er nærliggende å peke på tema innen miljølære, naturfag og samfunnsfag hvor en kan samarbeide med lokalmiljøet og gjøre seg nytte av nærområdene til skolene. Ved utbygging av nye og eksisterende skoleanlegg kan ofte tilgjengelig tomteareal være begrenset. Det vil da være en viktig del av planleggingsfasen og et krav til utbygger om å finne løsninger som ivaretar kravet til elevers mulighet for utfoldelse og variasjon i aktiviteter på det arealet som er tilgjengelig. Uteområdene til skolene i Ås er forskjellige i størrelse, utforming og kvalitet, og noen av de sentrumsnære skolene har mindre areal og utvidelsesmuligheter enn andre. Eksempel: Solberg skole har et stort uteområde på 28600m2 og vil få et ute- og oppholdsrom på ca 72m2 pr. elev som 2-parallell skole og ved en utbygging til 4-parallell vil de få ca. 36m2. Med en arealnorm på 50m2 pr elev vil skolen kunne ha plass til maks 572 elever. Rustad skole som en 4-parallell skole med plass til ca. 800 elever vil ha et uteområde på ca m2 og vil få et ute- og oppholdsareal på ca. 15m2 pr. elev. Med en arealnorm på 50m2 pr elev vil skolen kunne ha plass til maks 240 elever som er ca. 100 færre elever enn de har i dag. Vurdering av alternativer Alternativene gjelder for etablering av nye skoleanlegg eller ved rehabilitering/ utvidelse av eksisterende skoleanlegg. Elevenes bruksareal defineres som tilgjengelig nettoareal innenfor tomtegrensen når bygninger og parkeringsplasser er trukket fra. Her inngår de de bruksarealene elevene har til rådighet, inkludert beplantning, bevart natur og lignende. Kravene i alternativene må implementeres i kommunens arbeid med miljørettet helsevern i skole. For alle alternativene gjelder følgende: Funksjonskrav til uteområde/ lekeareal må ivaretas (se vedlegg) Hver skole organiserer skoledagen sånn at alle elever kan bruke uteområdet på en hensiktsmessig måte. Uteområdet må følge standard for universell utforming Skolen involveres i arbeidet med å planlegge uteområde gjennom deltakelse i brukergruppe. Alternativ 1: Ås kommune har en veiledende minstenorm på ute- og oppholdsareal (elevenes bruksareal). Den veiledende arealnormen er på ca15 m2 pr elev. Fordeler: Med en veiledende minstenorm vil kommunen ha større fleksibilitet i plassering av og størrelse på nye skoleanlegg, i motsetning til en minimumsnorm som vil være begrensende for skoleanleggets beliggenhet og størrelse. Formannskap Side 13 av 33

14 Det kan bygges skoler i sentrumsnære områder i Ås hvor det er størst behov for utbygging i følge befolkningsprognoser. Det vil være flere barn som får plass på sine «nærskoler». Det vil kunne bygges større skoler, noe som er økonomisk og pedagogisk hensiktsmessig. Ulemper: Uteområdene vil ved noen skoler være små og vil kreve mye organisering av skolen for å tilrettelegge for utemiljø hvor allsidig lek og trygghet ivaretas. Her vil det være viktig at alle funksjonskrav er med og at skolen får være med i planleggingsfasen av uteområde. Alternativ 2: Ås kommune har en minstenorm på ute- og oppholdsareal (elevenes bruksareal). Minstenormen er på 15m2 pr. elev og er et absolutt minimum arealkrav pr. elev. Fordeler: Det kan bygges skoler i sentrumsnære områder i Ås hvor det er størst behov for utbygging i følge befolkningsprognoser. Det vil være flere barn som får plass på sine «nærskoler». Kommunen vil kunne bygge store skoler som ivaretar elevtallsveksten. Ulemper: En minstenorm vil være en absolutt minimumsnorm som ikke gir rom for at tomten kan være litt liten i forhold til antall elever skolen skal bygges for. Konsekvensen vil være at det er tomtens størrelse som vil bestemme hvor mange elever skolen kan ha. Dette igjen fører til at man ikke kan bygge de skolene det er behov for. Dette vil medføre til forsinkelser i den vedtatte skoleutbygging og kommunen får ikke de skolene man trenger. Uteområdene vil ved noen skoler være små og vil kreve mye organisering av skolen for å gi elevene et utemiljø hvor allsidig lek og trygghet ivaretas. Her vil det være viktig at alle funksjonskrav er med og at skolen får være med i planleggingsfasen av uteområde. Alternativ 3: Ås kommune følger anbefalinger fra Sosial- og helsedirektorat i rapport fra 2003 «Skolens utearealer Om behovet for arealnormer og virkemidler» (IS-1130) Det stilles et generelt minimumskrav på 50 m² nettoareal per elev. Det stilles krav om minste samlede areal gradert etter skolestørrelse basert på SSBs inndeling: Minimumsareal ved små skoler (færre enn 100 elever): ca m² Minimumsareal ved middels store skoler (mellom 100 og 300 elever): ca m² Minimumsareal ved store skoler (flere enn 300 elever): ca m². For hver elev over 300 kommer et tillegg på 25 m². Formannskap Side 14 av 33

15 Fordeler: Alle skolene vil få store ute- og oppholdsarealer. Det vil kunne bygges skoleanlegg med et variert og tilrettelagt uteareal. Ulemper: Dette vil medføre at ingen av de vedtatte skolebyggene vil kunne bygges ut slik det er planlagt. Det må bygges flere skoler for å ivareta elevtallsveksten. Mange elever vil ikke kunne gå på skole i sitt nærmiljø. Flere elever vil bli kjørt til skolen og skoleskyssen vil øke, noe som er lite miljøvennlig. Det vil medføre økte kostnader for kommunen. Rådmannen vurderer på bakgrunn av dette at det vil være svært vanskelig å følge sosial og helsedirektoratets anbefalinger for uteareal (alternativ 3). Det vil også være vanskelig å lage en minstenorm (alternativ 2), da dette også setter begrensninger på hvor skolene kan ligge og hvor store de kan være. Rådmannen vurderer en veiledende norm på ute- og oppholdsareal med funksjonskrav som det mest hensiktsmessige for kommunen. Det vil være viktig å stille krav til utbygger om funksjoner, plassering av bygg m.m. I tillegg kan skolene se på sin organisering av skoledagen. Et tiltak for å skape mer rom for den enkelte elev ute kan være å dele opp friminuttene slik at alle ikke er ute samtidig. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen ser at det vil være umulig å gjennomføre de vedtatte skoleutbyggingene i Ås kommune ved å følge anbefalingene om et minimumskrav på 50m2 per elev. Kommunene vil ikke ha mange og store nok tomter til dette formålet. Rådmannen ser på alternativ 1, som er en veiledende minstenorm, som det beste alternativet. Dette vil kunne sikre videre fremdrift for vedtatte skoleutbygginger i Ås kommune, samtidig som den sikrer gode uteområder for elevene ved å sikre at funksjonskravene blir ivaretatt. Ved å sikre at disse blir fulgt i en utbyggingsprosess vil skolene i Ås kommune ha uteområder for allsidige aktiviteter som fremmer trygghet, helse, trivsel og læring. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 15 av 33

16 F-11/16 Mulighetsstudie Moer sykehjem Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 2/ Formannskap 3/ Kommunestyret Trukket 4 Formannskap 11/ Kommunestyret Saken legges frem på nytt for formannskapet/kommunestyret for å kunne igangsette forprosjektet ut fra ny beregnet ramme. Jf. Ås kommunes reglementer punkt Plan- og byggekomiteen, Planlegging og gjennomføring av store prosjekter, Utviklingsfase, Forprosjekt inkludert kalkyle: «Hvis kalkylen overskrides i forhold til budsjettrammen, må komiteen legge saken frem for Formannskap og Kommunestyre.» Formannskapets behandling : Plan- og byggekomiteens behandling og innstilling , ble sendt på epost før Formannskapets møte. Formannskapet vedtok enstemmig å avvise saken på grunn av Plan- og byggekomiteens vedtak. Plan- og byggekomiteens vedtak : 1. Videre planlegging av utvidelse av Moer sykehjem skjer etter alternativ 3 i fremlagt mulighetsstudie. 2. Rådmannen gjennomfører et forprosjekt for utvidelsen. 3. Det forutsettes at prosjektet utformes i tråd med Husbankens retningslinjer for investeringstilskudd til sykehjemsplasser og omsorgsboliger, slik at det kan søkes om maksimalt tilskudd. 4. Økte kostnader innarbeides i neste budsjett- og handlingsprogram. Formannskap Side 16 av 33

17 Plan- og byggekomiteens behandling : Johan Alnes (Ap) fremmet følgende forslag: 1. Videre planlegging av utvidelse av Moer sykehjem skjer etter alternativ 3 i fremlagt mulighetsstudie. 2. Rådmannen gjennomfører et forprosjekt for utvidelsen. 3. Det forutsettes at prosjektet utformes i tråd med Husbankens retningslinjer for investeringstilskudd til sykehjemsplasser og omsorgsboliger, slik at det kan søkes om maksimalt tilskudd. 4. Økte kostnader innarbeides i neste budsjett- og handlingsprogram. Votering: Forslag fra Johan Alnes (Ap) ble enstemmig vedtatt ved alternativ votering mot Rådmannens innstillinger. Saksfremlegg Rådmannens innstilling til Plan- og byggekomiteen, Formannskapet og Kommunestyret: 1. Investeringsrammen for 1. byggetrinn - utvidelse Moer sykehjem, økes fra 133,9 mill. kr. til 184,2 mill. kr. 2. Kostnader til løst inventar og utstyr, evt. fjernvarmetilknytning, ombygging fra varmepumpe til fjernvarme inkl. tilpasninger i eksisterende bygg, samt konsekvenskostnad i forhold til flytting/ fjerning av energibrønner og ny adkomst tilkommer og skal bearbeides i forprosjektet og fremmes som egen sak til kommunestyret. Rådmannens innstilling til Plan- og byggekomiteen: Under forutsetning av at fremlagte investeringsramme vedtas av kommunestyret vedtar plan og byggekomiteen følgende: 1. Mulighetsstudien for Moer sykehjem godkjennes. Med bakgrunn i mulighetsstudien alternativ 3, innstilles det på utarbeidelse av et forprosjekt, for utvidelse av Moer sykehjem. Utbygging i 2 faser, for inntil 80 plasser i løpet av en periode på 5-10 år. 2. Fremdriften i prosjektet tilsier en mulig ferdigstillelse av det første byggetrinnet/fløy 1, med inntil 40 plasser, ultimo Byggetrinn 2/fløy 2 ferdigstilles ultimo Det anbefales at prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 4. Det forutsettes at prosjektet utformes i tråd med Husbankens retningslinjer for investeringstilskudd til sykehjemsplasser og omsorgsboliger, slik at det kan søkes om maksimalt tilskudd. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Formannskap Side 17 av 33

18 Avgjørelsesmyndighet: Plan- og byggekomitéen (gjennomføringsdelen) Kommunestyret (investeringsrammen) Behandlingsrekkefølge: Plan- og byggekomitéen Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Sendt til Formannskapets medlemmer ) 1. Kostnadskalkyle og FDVU til sak om mulighetsstudie Moer sykehjem, unntatt off, jfr. offl. 13, fvl. 13, 1. pkt Mulighetsstudie Moer sykehjem 3. Kostnadskalkyle mulighetsstudie, unntatt off. jfr. offl. 13, fvl. 13, 1. pkt LCC beregning mulighetsstudie, unntatt off. jfr. offl. 13, fvl. 13, 1. pkt 2. Vedtak i saken sendes til: Eiendomssjef Teknisk sjef Helse og sosialsjef Fakta i saken: Sammendrag: Moer sykehjem er et eksisterende sykehjem på Nordre Moer (Tunveien 2) som sto ferdig i Sykehjemmet har i dag 80 plasser i enerom, med 4 beboergrupper med 10 rom i hver av de to etasjene. I tillegg kommer fellesfunksjoner og en skjermet avdeling med 6 plasser i 1. etasje. Denne avdelingen flyttes snart til nytt senter for demente. På oppdrag fra Eiendomsavdelingen i Ås kommune har KODA arkitekter AS utarbeidet en mulighetsstudie med sikte på å utvide kapasiteten fra dagens nivå med inntil 80 plasser i løpet av 5-10 år innenfor egen tomt. Utvidelsen vil skje trinnvis, og det ble opprinnelig etterspurt en økning av kapasiteten med 20 plasser (2 boenheter à 10 plasser) for hvert byggetrinn dvs. totalt 4 byggetrinn. Med bakgrunn i at dette ville ha medført en nærmest kontinuerlig byggevirksomhet over mange år, er bestillingen endret til at de 80 plassene ønskes fordelt på 2 byggetrinn. Mulighetsstudien (vedlagt) konkluderer med at en trinnvis bygging med den ønskede kapasiteten er mulig under visse forutsetninger. Størst risiko knytter det seg til at det anbefalte løsningsforslaget medfører ekstra investeringer som ikke er utredet ennå. I tidlig fase må dagens energibrønner erstattes eller utgå til fordel for fjernvarmetilknytning allerede i byggetrinn 1, og dagens store parkeringsplass må erstattes av ny P-kjeller i byggetrinn 2. Samtidig må det etableres ny innkjøring og adkomstvei fra Brekkeveien (jfr. mulighetsstudiets pkt.13, Tegninger). Det knytter seg usikkerhet til reguleringsmessige konsekvenser, men i samråd med Ås kommunes Planavdeling tas det sikte på å søke om mindre endring av gjeldende reguleringsplan Formannskap Side 18 av 33

19 før byggetrinn 1. Det knytter seg også usikkerhet til grunnforhold, og dette må undersøkes nærmere i utarbeidelsen av forprosjektet. Det samme gjelder lokal håndtering av overvann. Til grunn for mulighetsstudien ligger et romprogram for 2 bogrupper (med 20 plasser) utarbeidet av Ås kommune, helse og omsorgstjenesten, hvor nettoarealet er estimert til 1089 m2 (jfr. mulighetsstudiens pkt. 4, Romprogram). Romprogrammet er basert på arealbruken i dagens sykehjem, som har et noe mindre nettoareal enn romprogrammet. Arkitekten har med bakgrunn i denne bestillingen tegnet et mulig løsningsforslag i mulighetsstudiets alternativ 3, som har resultert i relativt arealeffektive bogrupper med B/N (brutto/netto areal)-faktor på ca. 1,3. I tillegg til de rene bogruppene kommer nye forbindelseskorridorer mellom fløyene, tekniske rom, lager mv. I forbindelse med byggetrinn 1, oppføring av fløy A, etableres også nye fellesarealer med et nytt felles inngangsparti/atrium og utvidelse av eksisterende kantine. I forbindelse med byggetrinn 2, oppføring av fløy B, etableres ny P-kjeller (jfr. mulighetsstudiets pkt. 9, Arealoversikt nybygg). Mulighetsstudien vurderer i korte trekk 3 alternative utvidelsesmuligheter (jfr. mulighetsstudiens pkt. 7, Løsningsforslag). Det gjøres et tidlig konseptvalg av de 3 alternativene, hvor alternativ 1 er et påbygg på eksisterende bygg, mens alternativ 2 og 3 er tilbygg til eksisterende bygg. Mulighetsstudien råder Ås kommune å jobbe videre med alternativ 3, som er det alternativet KODA arkitektur AS har valgt å detaljere videre i mulighetsstudien. Det er også dette alternativet som er lagt til grunn for kostnadskalkyle og LCC-beregning. Mulighetsstudiens alternativvurderinger: Generelt: Reguleringsmessige konsekvenser: Eiendommen er i dag regulert til bruk for offentlig bebyggelse, sykehjem og barnehage. Maksimal utnyttingsgrad er et samlet bebygd areal (BYA) på 20% av tomtens netto areal. I tillegg er det gitt krav til maks. møneog gesimshøyde for sykehjemmet og krav til saltak/takvinkel. Alle alternativene medfører noen avvik fra gjeldende reguleringsplan: - Alternativ 1, som er et påbygg til eksisterende bygg med en etasje, vil medføre at maks. regulert møne- og gesimshøyder overskrides vesentlig for hele påbygget/utvidelsen. Usikkert om det vil utløse behov for omregulering eller kun mindre endring av planen. - Alternativ 2, som er som er en forlengelse av eksisterende bygg, vil medføre at maks. regulert utnyttingsgrad overskrides vesentlig spesielt i byggetrinn 2. Usikkert om det vil utløse behov for omregulering eller kun mindre endring av planen. - Alternativ 3, som er separat utvidelse av bygget som egne fløyer, vil medføre at både maks. regulert utnyttingsgrad og maks. regulerte byggehøyder vil overskrides Avvikene er mindre i byggetrinn 1. Begge byggetrinn vil samlet antatt kun utløse behov for mindre endring av planen, og Ås kommunes planavdeling anbefaler å søke om slik planendring før byggetrinn 1. Formannskap Side 19 av 33

20 Sykehjem i drift: Driften av dagens sykehjem forutsettes opprettholdt i hele byggeperioden, dvs. i begge byggetrinn. Hovedårsaken til dette er at Helse- og omsorgstjenesten opplyser om at det vil være umulig å flytte de ca. 100 pasientene som bor på Moer sykehjem i dag det finnes heller ingen lokaler i dag som egner seg til en slik midlertidig flytting. Alle alternativene vil medføre utfordringer i forhold til kontinuerlig drift, men i sterkt varierende grad: - Alternativ 1, som er et påbygg til eksisterende bygg med en etasje, vil medføre at full drift vil være urealistisk og at det derfor må etableres midlertidige lokaler i byggeperioden. - Alternativ 2, som er en forlengelse av eksisterende bygg, vil medføre at ombyggingen er forstyrrende for driften og trolig må deler av driften flyttes til midlertidige lokaler. - Alternativ 3, som er separat utvidelse av bygget som egen fløy, vil medføre mindre forstyrrelser sammenlignet med de to andre alternativene. Utvidelsen kan gjennomføres mens sykehjemmet er i full drift forutsatt god HMS-planlegging. Adkomstforhold: Det forutsettes at det gjøres en nærmere vurdering av adkomstforhold uansett hvilket alternativ som velges. I alternativ 3 som er utredet lengst må innkjøring til eksisterende P-plass og varelevering flyttes ved utbygging av byggetrinn 2. Parkeringsbehov: Det forutsettes at det gjøres en nærmere vurdering av parkeringsbehovet for anlegget. En økning i sykehjemmets kapasitet medfører noe økt trafikk og større behov for både kort- og langtidsparkeringer uansett hvilket alternativ som velges. I alternativ 3 som er utredet lengst er det lagt inn en økning med 20 P-plasser, selv om antall sykehjemsplasser økes med 80. I forprosjektet må det avklares med brukerne hva som er behov og ønsker, med sikte på at den samlede parkeringsdekningen skal dekke det reelle parkeringsbehovet. Trafikkforhold og støy: Det forutsettes at det gjøres en nærmere vurdering av trafikksituasjonen. Det samme gjelder støyforhold. Trinnvis utbygging: Det forutsettes at det gjøres en nærmere vurdering av konsekvenser for både beboere og personale, som følge av en utbygging i flere trinn fordelt over flere år. Fremdrift: Forutsatt at den trinnvise utvidelsen gjennomføres som totalentreprise, estimeres byggetrinn 1 ferdigstilt september 2020, og byggetrinn 2 ferdigstilt september Alternativer: Alternativ 1: Påbygg av eksisterende bygg med ny etasje Løsning med et påbygg med ny etasje vil kunne gi plasser. Dette alternativet ble forkastet, da det vil medføre en meget omfattende bygningsmessig ombygging av eksisterende bygning og det er usikkert om bygget er dimensjonert til å tåle en ny etasje. I tillegg vil det måtte etableres midlertidige sykehjemsplasser for hele sykehjemmet i byggeperioden pga. åpenbare ulemper for drift, HMS og støy. Alternativet egner seg heller ikke for en trinnvis utbygging. Formannskap Side 20 av 33

21 Alternativ 2: Forlengelse/utvidelse av eksisterende bygg Løsning med forlengelse av eksisterende fløyer vil kunne gi 60 nye plasser. Dette alternativet ble også forkastet, da det også vil medføre en relativt omfattende ombygging av eksisterende bygning og det ikke er mulig med gruppering av 2 boenheter sammen. Det anses ikke som ideelt at hver nye fløy må fordele en bogruppe for 20 plasser over 2 etasjer. Konseptet medfører utbygging av noen fløyer i bakkant av sykehjemmet, og dette anses som en utfordrende løsning da terrenget skråner nedover. I tillegg blir logistikken dårligere pga. for lange avstander. Løsningen medfører også større inngrep i eksisterende bygg, og vesentlig større kostnader knyttet til f.eks. eksisterende varelevering som må ombygges/flyttes. Også dette alternativet vil forstyrre den daglige driften av sykehjemmet, og det antas å måtte etableres midlertidige sykehjemsplasser for deler av sykehjemmet i byggeperioden. Alternativ 3: Separat utvidelse av eksisterende bygg som egen fløy Løsningen innebærer en utvidelse med et separat tilbygg som knytter seg sammen med eksisterende bygg. Fordelen med denne løsningen er at utvidelsen kan gjennomføres mens sykehjemmet er i full drift og forstyrrelsene minimeres. Gjennomgangstrafikk gjennom eksisterende bogrupper unngås. Løsningen er også fordelaktig med tanke på en trinnvis utbygging. Noen tilpasninger av eksisterende bygg vil være nødvendig i sammenføyning, men dette er relativt beskjedent sett i forhold til de øvrige alternativene. I tillegg til små inngrep i eksisterende bebyggelse, gir konseptet gode sambruksmuligheter med mange fellesfunksjoner i eksisterende bygg. Løsningen gir frihet til å lage en optimal planløsning for beboer og personale. Brukerne selv mener at denne løsningen vil berøre veldig få av de eksisterende sykehjemsplassene negativt, da det kun er noen få rom som mister utsikt. Det valgte konseptet har også et sentralt plassert inngangsparti, og gir god logistikk og vareflyt. Persontrafikk og vareflyt skjer i utgangspunktet atskilt, og dette er viktig for brukerne. Utvendig forstyrres ikke eksisterende hovedatkomst og gjesteparkering mv. unødig, og vareleveringen berøres heller ikke. Alternativ 3 ble valgt for videre bearbeidelse og er illustrert med plantegninger og illustrasjoner og beskrevet videre i mer detalj. Alternativ 3 er detaljert videre og lagt til grunn for LCC-beregningen og kostnadskalkylen i mulighetsstudien. Kostnadskalkyle se vedlegg til saksdokumentet. FDVU - se vedlegg til saksdokumentet. Formannskap Side 21 av 33

22 Vurdering: Med tanke på at en investering i omsorgsbygg/sykehjem med tilfredsstillende FDV har en antatt levetid på 60 år, anbefales det å gå videre med alternativ 3. Se vedlagt LCC-beregning fra arkitekten, der det er lagt til grunn en levetid på 60 år. Økonomiske konsekvenser se vedlegg til saksdokumentet. Usikkerhetsanalyse: Anbefales utført på forprosjektstadiet. Konklusjon med begrunnelse: Forut for mulighetsstudiet har det vært vurdert andre utbyggingsmuligheter, bl.a. på nærmeste nabotomt øst for sykehjemmet. Denne løsningen anses som mindre aktuell av flere årsaker. En utvidelse mot øst vil gi en mer desentralisert løsning med vanskeligere logistikk, lengre avstander, større fellesarealer og færre stordrifts- og sambruksfordeler enn en utvidelse av sykehjemmet mot nord, på kommunens egen tomt. I tillegg er det et mer utfordrende, skrånende terreng som gir flere ulemper i forhold til å kunne bygge arealeffektive bogrupper på samme plan og nye atkomstløsninger mv. I tillegg er nabotomten i dag regulert til boligformål, og en utbygging til offentlig sykehjem vil antatt kreve full omregulering. Da nabotomten ikke er eid av kommunen selv vil en slik utbygging kunne medføre økonomisk merkostnad og andre usikkerhetsmomenter. Det er derfor konkludert med at en utvidelse av Moer sykehjem innenfor egen tomt er å anse som en bedre løsning enn en mer desentralisert utvidelse på nabotomt i øst. Mulighetsstudie for utvidelse av Moer sykehjem på egen tomt godkjennes. Det anbefales å gå videre med alternativ 3 i mulighetsstudien for Moer sykehjem, som utredes og bearbeides videre i et forprosjekt og gjennomføres som totalentreprise. Den valgte lokaliseringen innenfor kommunens egen tomt egner seg både for en utvidelse av Moer sykehjem på inntil 80 plasser samt at det gir flere stordrifts- og sambruksfordeler. Lokaliseringen er også hensiktsmessig i forhold til at det nå anlegges fjernvarme langs Brekkeveien, så selv om omlegging til fjernvarme medfører investeringskostnader også for eksisterende bygg (det kan bl.a. bli behov for nytt kjølesystem) ville dagens energibrønner ikke ha dekket behovet for den planlagte utvidelsen. Samtidig er alternativ 3 det eneste alternativet som oppfyller forutsetningen om at sykehjemmet kan være i kontinuerlig drift samtidig som det valgte konseptet gir gode muligheter for videre bearbeiding i forhold til brukernes behov og ønsker. Helse og sosialetaten har vært sterkt delaktig i arbeidet med mulighetsstudiet og anbefalte løsning er godt i tråd med brukernes ønsker og behov. Da det er vesentlig for kommunens investering at Husbanken gir tilskudd til alle 80 sykehjemsplasser selv om de planlegges utbygd i 2 byggetrinn, bør det avholdes et avklaringsmøte med Husbanken tidlig i forprosjektet. Formannskap Side 22 av 33

23 F-12/16 Årlig drift av TV-aksjonen i Ås Saksbehandler: Marit Roxrud Leinhardt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial 6/ Formannskap 12/ Kommunestyret Hovedutvalg for helse og sosials innstilling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: Ås kommune søker etter et frivillig lag / en frivillig forening som vil ta på seg oppgaven med å gjennomføre den årlige TV-aksjonen i Ås, mot en godtgjøring på ,- pr gang / år. Ås, Trine Christensen Rådmann Marit Roxrud Leinhardt Helse og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Formannskap Kommunestyret Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Helse og sosialsjef Formannskap Side 23 av 33

24 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås frivilligsentral har siden 1997 driftet den årlige TV-aksjonen i regi av rikskanalen NRK. Denne oppgaven ble lagt til Ås frivilligsentral i en periode da frivilligsentralen hadde mye ressurser, lav aktivitet og var nyetablert. Siden den gang har Ås kommune vært i kraftig vekst, frivilligsentralen har vokst og endret oppgavemengden betraktelig. Oppgaver i hverdagen er endret i tråd med sentrale føringer og kommunens behov blant annet innenfor folkehelsefeltet siste tiårs periode. Frivilligsentralen har kun en ansatt i 100 % stilling. Rådmannen ønsker at Ås kommune løser oppgaven med gjennomføring av TVaksjonen som sammenliknbare kommuner, ved å overføre oppgaven til frivillige lag og foreninger mot en godtgjøring / «dugnadsinntekt». Fakta i saken: Tv-aksjon anses som verdens største frivillige dugnad. TV-aksjonen er en årlig, riksdekkende norsk innsamlingsaksjon til veldedige formål, som har blitt arrangert siden Den arrangeres av NRK i samarbeid med utvalgte organisasjoner. Innsamlingen foregår på flere måter. Det mest sentrale er rundt bøssebærere som går fra dør til dør til alle Norges 1,8 millioner husstander, men det gis også gaver fra bedrifter og privatpersoner direkte til innsamlingen, samt at det er tradisjon for å ha en direktesendt auksjon i NRKs sendinger. Innsamlingen foregår også en tid etter selve aksjonsdagen. Formålet bestemmes av et innsamlingsråd i NRK. Flyktningrådet og Kirkens Nødhjelp er de organisasjonene som har hatt TV-aksjonen flest ganger. Aksjonen arrangeres en søndag i oktober hvert år, og på denne dagen setter NRK1 av store deler av sin sendetid til å fortelle om TV-aksjonen og organisasjonen bak den. I tillegg har NRK programmer om TV-aksjonen før selve aksjonen. Målt i innsamlede midler per person er TV-aksjonen verdens største innsamlingsaksjon. TV-aksjonen regnes som den mest kjente innsamlingsaksjonen i Norge. (Kilde Wikipedia) I 2016 går TV-aksjonen til Røde Kors. TV-aksjonen fordrer store ressurser. Krav fra TV-aksjonens administrasjon sentralt tilsier at det forventes bruk av forholdsvis store ressurser, også over tid. Oppgaver for gjennomføring av TV aksjonen: (for selve kommunekomiteen fra mai) - Nedsette komite - Dele inn kommunen i roder samt ha oversikt over rode-ledere. - Arbeide med informasjon til skoler, helst besøke skoler med årets tema og få skoleledere til å benytte seg av opplæringsplanen til tv-aksjonens tema hvert år. - Gjennomføre stands og evt. utstillinger ihht «årets tema» - Gjennomføre tiltak som fremmer giverglede og frivillig innsats og forståelse av årets tema (show, underholdning, foredrag) - Gjennomføre ringedugnad med næringslivet Formannskap Side 24 av 33

25 - Delta på flere regionsmøter (dag/kveldsmøter) - Gjennomføre møter med komiteen (ofte kveldstid, frivillige har tid etter arbeid). - Planlegging og gjennomføring av selve aksjonssøndagen, samt legge til rette for samarbeid med lokal bank. - Skaffe nok frivillige bøssebærere, ca. 250 personer. Kommunen har et dokumentasjonsunderlag og vil være behjelpelig med oppstart for frivillig lag/forening. Vurdering: Grunnet stor arbeidsmengde er det behov for økte arbeidsressurser for å gjennomføre forarbeidet til tv-aksjonen. Det er ikke målt, men en ser at tv-aksjonen en periode totalt kan kreve en % stilling for gjennomføring. (Dette uten tidsbruk hos skole og næringsliv) For Ås kommune ble det i 2015 i tillegg til leder for aksjonen, planlagt arbeide for ytterligere to personer. I tillegg kommer frivilliges deltagelse i komiteen. I 2015 var det ingen frivillige som ønsket denne rollen. Da oppgaven er for stor for en person, ble det satt av ekstra ressurser for gjennomføring av aksjonen, bistand fra en person i service og kommunikasjon i I 2015 tilsvarende to personer fra service og kommunikasjonsavdelingen. Disse kunne likevel ikke bidra i den grad det var behov for blant annet på grunn av merarbeid rundt kommunevalget I dagene før aksjonen var 5 kommuneansatte i arbeid med aksjonen. Selve aksjonsdagen var 6 ansatte i Ås kommune i drift med administrasjon i tillegg til 9 frivillige. Fordelt på Ås sentrum og Nordby. I Follo er det kun Ås frivilligsentral (kommunal sentral) som har lederansvar i tvaksjonen. Andre kommunale frivilligsentraler ser ikke at de har mulighet til å avse så mye ressurser til en så stor oppgave over tid i tillegg til øvrig drift. Økonomiske konsekvenser: Det har anslagsvis blitt brukt 100 timer årlig til drift av tv-aksjon. I tillegg tilkommer andre kommunale ressurser (bl.a. ansatte på selve innsamlingsdagen) Ordfører har i tillegg brukt mye tid på oppgaven, i Ås også praktisk tilrettelegging, utover det som ordinært forventes av det politiske miljøet. Kostnad i perioden mai-oktober: Leder: ca. 80 timer- kostnad ca ,- Reisekostnader kostnad ca. 1500,- Øvrige (ordfører/andre kom.ansatte) ca timer pr person kostnad ca ,- Innkjøp av kaffe og servering av kake osv. til samtlige bøssebærere på to steder. Ås og Nordby kostnad ca. 6000,- Formannskap Side 25 av 33

26 Alternativer: Kommunen beholder hele oppgaven, men den overføres til en annen avdeling eller enhet i kommunen. Ås kommune har knappe ressurser på oppgaver i de avdelinger i sentraladministrasjonen som er aktuelle. Rådmannen ser det vanskelig å øremerke folk til hele denne oppgaven. Det vil i overgangen være en kontaktperson i tillegg til ordfører som frivillige kan kontakte. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen kan ikke se at kommunen har ressurser til å prioritere at frivilligsentralen arbeider med den årlige Tv-aksjon. Aksjonen krever for mye ressurser ifht daglig drift av sentralen med kun en ansatt, men kan være en flott oppgave for en forening som kan spille på flere folk. Sammenliknbare kommuner har overført denne oppgaven til frivillige lag og foreninger. TV-aksjonen er en stor frivillig dugnad. Rådmannen mener at dette bør også gjelde for forberedelser og avviklingen av hele aksjonen, og at lag og foreninger kan påta seg denne oppgaven som en dugnad. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 26 av 33

27 F-13/16 Ås kommunes reglementer - Ad hoc utvalg for revidering 2016 Saksbehandler: Vibeke Berggård Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 13/ Rådmannens innstilling: 1. Ad hoc utvalg for revidering av Ås kommunes reglementer opprettes. 2. Ad hoc utvalget sammensettes slik: Som medlemmer velges: Som leder velges: Som nestleder velges: Fra administrasjonen: Representant fra Rådmannen, sekretær. 3. Ad hoc utvalget skal fremme forslag til revidert reglement. 4. Ad hoc utvalget leverer sitt forslag til Rådmannen innen Rådmannen legger frem sak med ad hoc utvalgets innstilling til Formannskapet. Ås, Trine Christensen Rådmann Anne Eid Service- og kommunikasjonssjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Behandlingsrekkefølge: Formannskap Lenker til dokumenter som ligger i saken( 1. Gjeldende reglementer, sist oppdatert : «Ås kommunes reglementer gjeldende fra 21. oktober 2015» Trykt utgave ble delt ut i Kommunestyrets konstituerende møte Kommunestyrets behandling og vedtak i K-sak 61/15, : «Ordførergodtgjøring, oppfølging av K-sak 41/15 av ». 3. Kommunestyrets behandling og vedtak i siste revidering: K-sak 41/15, Kommunestyret , «Ås kommunes reglementer - revidering Forslag fra politisk arbeidsgruppe». Formannskap Side 27 av 33