Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret 2017.

Transkript

1 Byrådssak 1395 /16 Særskilte fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet 2016 EJR ESARK Hva saken gjelder: Spesielle fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet for Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret Vedtakskompetanse: Gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter, punkt 4.8. Byråden for finans, innovasjon og eiendom innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Byrådet vedtar de avsetninger i regnskapet for 2016 som fremgår av sakens premisser og gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre detaljerte justeringer av budsjettet for Dato: 20. desember 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Dag Inge Ulstein byråd for finans, innovasjon og eiendom 1

2 Saksutredning: Økonomi konsern i Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom (BFIE) har mottatt innspill fra byrådsavdelingene om særskilte fondsavsetninger ved årsavslutningen av 2016-regnskapet. Disse innspillene er vurdert i forhold til økonomireglementet og budsjettfullmaktenes punkt 4.8, der det bl.a. heter: Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Det er mottatt innspill fra BLED, BFIE, BHO, BBSI og BKKN. Byrådsleders avdeling (BLED) Driftskontinuitetsprosjekt i forbindelse med Sykkel-VM 2017 I byrådssak /16 ble det vedtatt å etablere et eget prosjekt for driftskontinuitet og samferdselskoordinering under Sykkel-VM 2017 med virkning fra 1. oktober 2016 til 1. oktober Driftskontinuitetsprosjektet ble etablert med tre midlertidige prosjektstillinger ved Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap og to stillinger ble øremerket arbeid med samferdselskoordinering ved Bymiljøetaten. Delårseffekten i 2016 ble beregnet til kr. 1,0 mill., hvorav kr 0,6 mill. gjelder Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap. På grunn av noe senere oppstart i stillingene enn forutsatt og behov for etterarbeid etter arrangementets slutt, foreslås det å sette av kr ,- på fond i forbindelse med årsregnskapet Innbyggerservice Seksjon informasjon fikk tilført budsjettmidler i tertialrapport 1 (sak 166/16, pkt ) til en prosjektstilling (delårseffekt i 2016) for videreutvikling av innbyggerservice. Etablering av innbyggerservice innebærer blant annet en styrking av veiledningskompetansen hos servicepersonell ved å etablere en felles servicestandard og et felles kunnskapsnivå. Det skal arbeides videre med digitalt førstevalg og Seksjon informasjon har et særskilt ansvar for å gjøre dette tilgjengelig for alle innbyggerne og gjøre tilgangen til spesialiserte tjenester mer tilgjengelig for publikum ved hjelp av bestillingssystem. På grunn av forsinkelser er ikke prosjektstillingen besatt og det foreslås å sette av kr ,- på fond i forbindelse årsregnskapet Finansbyråden vil tilrå at det i BLED gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom (BFIE) Vikarservice Vikarservice søker - som foregående år - om å kunne fakturere enhetene for vikartjenester som blir levert av Vikarservice i desember Bakgrunnen er som følger: De som kjøper våre vikartjenester i 2016 ønsker å få disse belastet i samme regnskapsår. Dette på tilsvarende måte som for eksterne vikarbyråer. Lønn til vikarene våre blir først belastet regnskapet i januar. Dvs. at vikarservice får en inntekt i desember og en utgift i januar. Det søkes derfor at inntekten kan overføres til januar 2017, slik at Vikarservice kan oppnå samsvar mellom utgifter og inntekter. Beløpet vil være avhengig av omsetning i desember, men det anslås at beløpets størrelse vil ligge omkring 1,3 millioner kr. Beløpet kan beregnes mer nøyaktig beregnes ca

3 Prosjekt Orntli' arbeid - fondsfinansiering Avsatte midler fra Arbeidsledighetspakke (sak 1339/16) (7,5 mill.) Ubrukte midler avsatt til lærlinger i 2016 (3 mill.). Etablering av en kommunal vikartjeneste I budsjettet for 2016 var det avsatt engangsmidler på 0,5 mill. til utreding av en kommunal vikarpool. Dette beløpet er ikke brukt i 2016, og foreslås overført til 2017, og lagt til prosjektet for etablering av en kommunal vikartjeneste. Enhet for digitale driftstjenester - ubenyttede tiltaksmidler mm BFIE har etter oktober måned meldt samlet sett et positivt avvik på 9,1 mill. på tjenesteområde 16 Administrasjon. Dette er i hovedsak er knyttet til mindreutgifter på prosjekter ved Enhet for digitale driftstjenester, vakanser i flere enheter samt noe ubenyttede tiltaksmidler. Beløpet foreslås avsatt med tanke på digitaliseringsarbeidet i Finansbyråden vil tilrå at det i BFIE gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen 21,4 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO) Digitale låsesystemer Prosjekt nøkkelfri elås-løsning for hjemmeboende brukere av kommunale helse og omsorgstjenester, hvor kommunen administrerer nøkler til brukernes boliger, startet opp våren Det er i 2016 avsatt 4,0 mill. til anskaffelse og gjennomføring av prosjektet. Det har tatt lengre tid enn forutsatt å få på plass en avtale med Visma (Elektronisk pasientjournalsystem) om å få etablert et standard grensesnitt for overføring av data fra Profil til låssystemet. Planen er at integrasjonen skal være implementert, testet og godkjent innen utgangen av første kvartal Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i 2 trinn. Prekvalifiseringen er allerede gjennomført og konkurransegrunnlaget vil bli sendt kvalifiserte leverandører i slutten av desember Oppstart av kontrakten vil skje med en utprøving av elås-løsningen i Åsane Vest (èn sone i hjemmesykepleien). Implementeringen til alle soner i hjemmesykepleien vil skje etter sommeren Det forventes at budsjettmidlene brukes i sin helhet i På grunn av den forsinkede fremdriften er det ikke påløpt kostnader i 2016 og det er derfor behov for å overføre de avsatte 4,0 mill. til Søreide sykehjem manglende oppgraderinger Søreide sykehjem, som frem til 1. april 2016 var drevet av en kommersiell aktør, har et betydelig mindreforbruk i Det foreslås at mindreforbruket på 5,3 mill. avsettes for å kunne framskynde kvalitetshevingssatsingen på sykehjemmene som er vedtatt i planen «Omsorg med kunnskap» og ligger inne i økonomiplanperioden. Dette gjelder bl.a. kommunal farmasøyt, økt grunnbemanning korttidsavdelinger og ergo- og fysioterapi. I tillegg vil det kunne være behov for å ta igjen et etterslep med tanke på fornyelse av inventar og utstyr. Prosjekter Smart omsorg Smart omsorg, som består av en rekke prosjekter innenfor Byrådsavdeling for helse og omsorg, vil ha et forventet mindreforbruk, knyttet til 3 prosjekter med forsinket framdrift i forhold det som har vært planlagt og budsjettert. Etablering av responssenter for alarmmottak Responssenteret som etter planen skulle startet opp medio 2016 er et halvt år forsinket pga. forsinket beslutning om lokalisering, senere rekruttering til senteret etc. Dette har medført at de budsjetterte oppstartskostnadene (utstyr opplæring etc.) ikke blir belastet i 2016, men i Det er behov for å avsette 2,0 mill. for å møte disse kostnadene i

4 Trygghetspakker Trygghetspakker er vesentlig del av velferdsteknologiprogrammet og satsingen på at folk skal bo hjemme så lenge de ønsker. En trygghetspakke består av ulike sensorer som sammen med en hjemmesentral monteres i brukerens hjem. I 2016 var det planlagt og budsjettert med utplassering av 500 trygghetspakker. Så langt er det imidlertid kun utplassert 130 trygghetspakker. Forsinkelsene skyldes flere forhold, men et vesentlig moment er at dette har vært til dels umoden teknologi, som det har tatt lengre tid enn planlagt å få til å fungere. En regner imidlertid med at de tekniske utfordringene nå er løst og at dette etterslepet vil bli tatt igjen i Det er behov for å overføre 1,0 mill. ubrukte midler til dette i Logistikk TTU & HSY Det har i 2016 vært gjennomført omfattende eksterne analyser av hjemmesykepleien og tjenester til utviklingshemmede, med sikte på finne frem til mulige endringer som kan gi en mer effektiv tjenesteutøvelse. Det har vært planlagt og budsjettert med et omfattende prosjektbasert endringsarbeid i etterkant av disse analysene, basert på konklusjoner og anbefalinger i analysene. Analysene ble imidlertid ikke ferdigstilt så tidlig som forutsatt i budsjettet, og kostnadene til endringsprosjektene har dermed ikke påløpt i samme grad som det var planlagt. Det er av helt avgjørende betydning at en ikke mister finansiering til disse prosjektene, ettersom de forventes å gi betydelige driftsmessige gevinster fremover. Det er behov for å overføre 3,0 mill kr av ubrukte midler til Oppgradering av gamle arbeidsstasjoner Det er i budsjettet for 2016 av satt 6,8 mill. kr til oppgradering av arbeidsstasjoner innenfor Byrådsavdeling for helse og omsorg. Det har vært gjennomført en konkurranse om levering av disse, leverandør ble valgt og kontrakt underskrevet. Levering skulle i henhold til avtalen skje i senest i uke 48. Leverandøren meddelte imidlertid at leveranseplanen ikke kan følges slik som avtalt, og at betydelige deler av leveransen først vil skje i Det er derfor behov for å overføre 5,6 mill. til Finansbyråden vil tilrå at det i BHO gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen 20,9 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett (BBSI) Billettsystem ADO, billettautomater Nordnes sjøbad og Stemmemyren svømmehall Idrettsservice fikk i september klarsignal for å benytte opsjonen som lå i innkjøpsavtalen for billettsystem til ADO, for anskaffelse av billettautomater til Nordnes sjøbad og Stemmemyren svømmehall. To av billettautomatene innkjøpt til ADO overføres til Idrettsservice sine anlegg i Ekstraordinære budsjettmidler ble overført Idrettsservice og avsatt for installering og tilhørende utstyr mm. Idrettsservice fikk i møte med leverandør signal på at mesteparten av leveransen (minus opplæring og Installasjon) kunne leveres i løpet Dette har i etterkant vist seg ikke å la seg gjøre pga lengre leveringstid enn først anslått, samt at leverandør ikke har kapasitet til å gjøre installeringen (på Nordnes) i Totalanskaffelsen har en kostnadsramme på kr ,- inkl. installasjon og opplæring. Kun kr vil påløpe i De resterende kostnader, kr ,-, vil komme i Det søkes derfor om ekstraordinær fond avsetning kr tildekning av inngått avtale. 4

5 Finansbyråden vil tilrå at det i BBSI gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det Byrådsavdeling for klima, kultur og næring (BKKN) Fyllingsdalen og Laksevåg kulturkontor Fyllingsdalen og Laksevåg kulturkontor har bestilt ombygging av Håsteinsgt. 3 (tidligere LAR), for innflytting av Kulturkontoret. Ombyggingen er estimert til en kostnad på kr. 0,3 mill. og skulle etter planen vært gjennomført i 2016 hvor kulturkontoret har satt av egne budsjettmidler for å dekke kostnaden. Ombyggingen har imidlertid trukket ut i tid og er ikke kommet i gang før i begynnelsen av november og vil først fullføres neste år. Internfaktura fra EBE vil foreligge i Byråden foreslår en avsetning til disposisjonsfond på kr. 0,3 mill. til bruk i 2017 som inndekning for kostnader knyttet til ombygging av Håsteinsgt. 3. Fana og Ytrebygda kulturkontor Fana og Ytrebygda kulturkontor har i budsjettet for 2016 avsatt midler knyttet til overføring av enhetens lokale arkiv til Bergen byarkiv. Oppdraget er bestilt, men det har ikke vært mulig å gjennomføre arkivordning og overføring i Arbeidet vil bli utført i 2017, og Byråden foreslår at kostnaden på kr. 0,319 mill. avsettes til disposisjonsfond. Klimaseksjonen Det er i 2016 avsatt kr. 1,0 mill. til å revidere tiltaksutredningen for luftkvalitet i Bergen slik at den tilfredsstiller Miljødirektoratets og EUs krav. Bergen kommune (BK) skal levere en revidert tiltaksutredning for bedre luftkvalitet i Bergen til Miljødirektoratet innen 1. juni Tiltaksutredningen utarbeides p.t. av NILU i samarbeid med Urbanet Analyse. BK har inngått kontrakt med NILU om å utføre arbeidet for kr. 1,052 mill. eks. mva. Sluttproduktet vil leveres i Det er gjennomført møter Statens vegvesen (SVV) om prosjektet og man prøver å få til en form for kostnadsfordeling mellom SVV og BK. Utfallet av denne forhandlingen er p.t. ikke klar, og vil bl.a. avhenge av 2017-budsjettet for SVV. Da sluttproduktet først leveres i 2017, og det fortsatt er noe usikkerhet rundt den totale kostnaden, foreslår byråden at avsatt bevilgning til formålet på kr. 1,0 mill. avsettes til disposisjonsfond. Bergen Døvesenter Byråd for klima, kultur og næring har mottatt en søknad på kr. 0,5 mill. fra Bergen Døvesenter knyttet til Den internasjonale tegnspråkfestivalen i Bergen august Festivalen vil også være en feiring av 50 års jubileum for Døves Kulturdager i Norge. Søknaden er p.t. ikke behandlet, men vurderes å være i randsonen for de åpne tilskuddsordninger byrådsavdelingen disponerer. Det er heller ikke disponible rammer innenfor tilskuddsordningene i Vi er heller ikke kjent med andre tilskuddsordninger i kommunen hvor søknaden kan rutes. På den andre siden bør Byrådet med bakgrunn i både tiltredelseserklæring og politisk plattform kunne stille seg bak et ekstraordinært tilskudd tegnspråkfestivalen og 50 års jubileet. Av hensyn til Bergen Døvesenter forberedelser og gjennomføringen av arrangementet haster det med en avklaring. Nivå på støttebeløp vil bli vurdert i saksbehandlingen, men Byråden foreslår at det innenfor BKKN Stab kan foretas en avsetning knyttet til støtte til Den internasjonale tegnspråkfestivalen i Bergen

6 Seksjon for kunst og kultur Byrådet holder fast ved planene om kulturhus i Fyllingsdalen, og det er anskaffet konsulentbistand som skal gjennomføre behovsanalyse knyttet til hvilke kulturlokaler Fyllingsdalen bydel har og hva et nytt kulturhus må omfatte. Det er avsatt midler ved Seksjon for kunst og kultur til formålet i 2016 og arbeidet er påbegynt, men den endelige analysen leveres først i 2017 av Respons Analyse. Byråden foreslår at kr. 0,065 mill. avsettes til disposisjonsfond for å dekke utgiften i Bergen byarkiv arkivordning, avlevering og digitalisering Et av målene i ABM-planen, er at Bergen Byarkiv skal være ene-arkiv for Bergen kommune. Det vil bl.a. si at byarkivet skal motta bortsettingsarkiver fra alle enheter innen få år. Dette arbeidet går mye senere enn det som er nødvendig for å oppfylle planen. Årsaken til dette er av ressursmessig karakter. Etter gjeldende regelverk er klargjøring for avlevering den avgivende enhetens ansvar, inkl. ordning, registrering, pakking og etikettering. Noen gjør dette arbeidet selv, men de fleste kjøper denne tjenesten fra byarkivet. Mange av dem som ønsker at byarkivet skal utføre slike tjenester mot betaling melder dette relativt sent på året, slik at det ikke er mulig å få effektuert bestillingen i inneværende år. En mulig forklaring på dette kan være at enhetene først mot slutten av året vet at det kan avsettes ressurser, uten at den løpende tjenesteproduksjonen blir skadelidende. Byarkivet kan innenfor dagens system ikke påta seg risikoen med å motta betaling i november/desember samtidig som hele eller deler av kostnadene påløper påfølgende år. Byarkivet er således avhengig av at oppdrag gjennomføres innenfor samme kalenderår som betaling mottas. Dette fører til at overføring av arkivmateriale tar lengre tid enn nødvendig. Byråden foreslår at byarkivet får anledning til å avsette mottatte midler til disposisjonsfond slik at prosjektene kan ferdigstilles påfølgende år. Forventet beløp inneværende år er anslått til ca. kr 1. mill. Finansbyråden vil tilrå at det i BBSI gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på til sammen 3,184 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det Generelt Tidligere avsatte fondsmidler (Ubundne driftsfond/disposisjonsfond) Slike fondsmidler i den grad de ikke er benyttet i 2016 vil automatisk bli stående disponibelt til neste år. Oppsummering: Samlet forslås finansbyråden at det i forbindelse med regnskapsavslutningen legges til rette for fondsavsetninger på i alt 46,8 mill til de formål som er gjennomgått ovenfor, og som er oppsummert i tabellen under. Det gjøres oppmerksom på at i en situasjon med regnskapsmessig underskudd for bykassen som helhet, kan de budsjetterte fondsavsetninger - helt eller delvis - bli strøket i tråd med strykningsreglene i de kommunale regnskapsforskriftene. Alle fondsavsetninger er oppad begrenset til de faktiske mindreutgifter i den aktuelle resultatenhet. Samlet oversikt pr. byrådsavdeling: 6

7 Byrådsavdeling: Innspill fra byrådsavdelingene Sum pr. avd. Byrådsleders avdeling Tilleggsbev. fra T1-2016: -Arbeid med å utvikle innbyggerservice i forsinket oppstart Tilleggsbev. fra T2-2016: Driftskontinuitetsprosjekt Sykkel-VM Finans, eiendom og eierskap Vikarservice: Avsetning av inntekter ført i tilhørende kostnader i Prosjekt Orntli arbeid - fra Arbeidsledighetspakken - byrådssak Prosjekt Orntli arbeid - ubrukte midler 2016 avsatt til lærlinger Etablering av kommunal vikartjeneste - avsetning av utredningsmidler kommunal vikarpool Enhet for digitale driftstjenester - ubenyttede tiltaksmidler Sum BFEE Helse og omsorg Digitale låsesystemer Kvalitetshevingssatsing sykehjemmene Smart omsorg - etablering av responssenter for alarmmottak Smart omsorg - trygghetspakker Smart omsorg - logistikk TTU & HSY Oppgradering av gamle arbeidsstasjoner Sum BHO Barnehage, skole og idrett Idrettsservice: Billettsystem ADO, billettautomater Nordnes sjøbad og Stemmemyren svømmehall Sum BBSI Klima, kultur og næring Fyllingsdalen og Laksevåg kulturkontor: Ombygging av Håsteinsgt Fana og Ytrebygda kulturkontor: overføring lokalt arkiv til Bergen byarkiv Klimaseksjonen: revidere tiltaksutredningen for luftkvalitet i Bergen Bergen Døvesenter: Internasjonal tegnspråkfestival i Bergen august Kulturhus i Fyllingsdalen: konsulentbistand til gjennomføring av behovsanalyse Bergen byarkiv: arkivordning, avlevering og digitalisering - avsetting av mottatte midler Sum BKKN TOTALT