Rett til innsyn i dokument etter offentleglova Formål

Transkript

1 Intern retningslinje En intern retningslinje (IR) sikrer en effektiv og kvalitetsmessig god nok behandling og avgjørelse av UNEs saker ved å gi sentrale og grunnleggende rutiner for saksbehandlingen. En IR godkjennes og revideres av UNEs direktør etter forberedelse av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 17/00210 Dato : Versjon : 01 Ansvarlig : Direktøren Saksbehandler : JBA Nummer : IR-08 Rett til innsyn i dokument etter offentleglova Formål Sikre at innsynskrav i UNE blir behandla effektivt og i tråd med offentleglova.

2 Innhold 1 Innleiing UNEs strategi om offentlegheit Hovudprinsippa om innsyn etter offentleglova Vurderinga av innsynskrav Kven har ansvaret for at innsynskrav blir vurdert? Sentrale element ved vurderinga Teieplikt Behov for å nekte innsyn Heimel Meirinnsyn Grunngiving Medieoppslag Nærare om vurderinga av innsynskrav unntaksheimlar Unntak frå hovudregelen om innsyn rett og plikt til å nekte innsyn Forbod mot å gi ut opplysingar som er underlagde teieplikt Høve til å gjere unntak for visse typar av opplysingar og dokument Unntakseining Unntak for interne dokument kort om offentleglova 14 og Unntaket for organinterne dokument Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebuing Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentleg forskrifta 9 fjerde ledd Førehandsklassifisering av dokument Dokument som er utarbeidd eller motteke som part i ei rettssak... 7 offentleglova Unntak av omsyn til Noregs utanrikspolitiske interesser Behandling av innsynskrav i UNE Form og innhald Mottak og registrering Frist for å avgjere innsynskrav Rutinar når det gis innsyn i dokument Rutinar ved avslag på krav om innsyn Krav om nærare grunngiving for avslag Klagesaksbehandling Side 2 av 10

3 1 Innleiing Retningslinjene inneheld utgangspunkt for behandling av krav om innsyn. Retningslinjene inneheld òg ein kort presentasjon av hovudinnhaldet i reglane om innsyn i offentleg verksemd og UNE sitt prinsipielle utgangspunkt for praktiseringa av føresegnene. 2 UNEs strategi om offentlegheit Det er eit sentralt mål for UNE å vere ei open og tilgjengeleg forvaltningsverksemd. Openheit er ikkje berre viktig fordi det i stor grad er eit lovpålagt krav, men òg fordi det er tillitsskapande. I dokumentet Statens kommunikasjonspolitikk av oktober 2009 blir openheit nemnt som ein av grunnpilarane for staten sin kommunikasjon. Dei tilsette i UNE skal difor ha god forståing av hovudprinsippa i offentleglova, og leggje betydeleg vekt på dei omsyna som talar for innsyn ved si vurdering av krav om innsyn. 3 Hovudprinsippa om innsyn etter offentleglova Den nye offentleglova (lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)) tok til å gjelde 1. januar Lova avløyste lov 19. juni 1970 nr. 69 om offentligheit i forvaltninga (offentlighetsloven 1970). Utfyllande føresegner er gitt i forskrift 17. oktober 2008 nr til offentleglova (offentlegforskrifta). Det mest sentrale føremålet med den nye lova er å styrke retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga. Dette er uttrykk for eit grunnleggjande demokratisk prinsipp som også er forankra i Grunnloven 100 femte ledd. Dei sentrale omsyna bak prinsippet går tydeleg fram av offentleglova 1. Den nye offentleglova utvidar på fleire område retten til innsyn samanlikna med offentlighetsloven Hovudprinsippa frå tidlegare lov er vidareført i den nye lova. Den klare hovudregelen er framleis at einkvar har rett til å gjere seg kjent med saksdokumenta i offentleg verksemd, jf. offentleglova 3. Unntak frå denne hovudregelen krev grunnlag i føresegner i lova sjølv, anna lovverk eller i forskrift gitt med grunnlag i lov. Dersom eit dokument ikkje er omfatta av eit slikt lovforankra unntak, kan det ikkje nektast innsyn i det. Etter offentleglova 3 andre punktum kan alle ( ) krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Kva som er omfatta av omgrepet saksdokument, er definert i 4. Ei viktig endring med den nye lova, er at organet kan ha plikt til å lage eit nytt dokument. Plikta til å lage eit nytt dokument kjem an på om vilkåra for å krevje innsyn i ei samanstilling av opplysingar i 9 er oppfylt. At alle kan krevje innsyn, er dessutan meint bokstaveleg. Dette inneber at kven som helst kan krevje innsyn i dokument hos verksemder som er omfatta av lova, anten det gjeld journalistar eller andre enkeltindivid, selskap eller organisasjonar, norske statsborgarar eller utlendingar, anten dei krev innsyn på eigne eller andre sine vegne. Føremålet med å krevje innsyn har ingenting å seie for retten til å sjå dokumentet. Krav om innsyn må ikkje grunngias. Offentleglova 11 stiller krav om at forvaltningsorganet skal vurdere meirinnsyn. Dette inneber at sjølv om det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet av eige tiltak vurdere om det likevel er høve til å gi innsyn. I slike dokument bør det gis innsyn der det ikkje ligg føre eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn i heile eller delar av dokumentet. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. Ved vurderinga av om det er grunn til meirinnsyn, skal det gjerast ei konkret interesseavveging. Dei omsyna som taler for unntak frå innsyn må vegast opp mot omsynet til innsynsretten. Sentrale omsyn Side 3 av 10

4 er i kva grad dei omsyna som ligg til grunn for unntaksføresegna gjer seg gjeldande for det aktuelle dokumentet, i kva grad innsyn i dokumentet vil skade dei interessene som er verna av føresegna og om det er stor offentleg interesse knytt til det spørsmålet som dokumentet omhandlar. Plikta til å vurdere meirinnsyn gjeld berre for dokument eller opplysingar som forvaltningsorganet kan nekte innsyn i. Det vil seie dokument eller opplysing der forvaltningsorganet har ein rett til å nekte innsyn. Dersom dokumentet inneheld opplysingar som er underlagde teieplikt, har organet derimot ei plikt til å nekte innsyn. 4 Vurderinga av innsynskrav Det skal foretas ei konkret vurdering når nokon krev innsyn i eit dokument. Hovudregelen er at det skal gis innsyn, jf pkt Kven har ansvaret for at innsynskrav blir vurdert? Einingsleiar har ansvaret for at eit innsynskrav blir vurdert. Saksbehandlar avgjer om det skal gis innsyn. Saksbehandlar har i denne samanheng eit særleg ansvar for å vurdere om det føreligg grunnlag for meirinnsyn. Er saksbehandlar i tvil om resultatet, skal dette leggast fram for næraste leiar, eller den som eventuelt tidligare har behandla dokumentet i linja. 4.2 Sentrale element ved vurderinga I praksis vil det avgjerande spørsmålet vere om det føreligg eit eller fleire omstende som gjer at innsyn likevel må eller bør nektast, jf. offentleglova 13 til 26. Ei slik vurdering vil normalt bestå av følgjande element: Teieplikt. Saksbehandlaren må undersøkje om dokumentet inneheld opplysingar som kan vere underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov. Dersom opplysingane er belagde med slik teieplikt, for eksempel etter forvaltningsloven (fvl.) 13 fyrste ledd, skal innsyn i opplysingane ikkje under noko omstende gis Behov for å nekte innsyn. Sjølv om opplysningane ikkje er underlagde teieplikt, kan det likevel vere behov for å nekte innsyn i opplysningane, jf. offentleglova 14 til 26. Det må føreligge ein legitim grunn for ikkje å gi innsyn i opplysingane. Her gjeld eit generelt krav om at innsyn må antakast å kunne ha skadelige konsekvensar. Dersom saksbehandlar ikkje kan sjå noko behov for unntak, skal innsyn gis Heimel. Dersom saksbehandlaren ser at det kan vere behov for å nekte innsyn i heile eller delar av eit dokument, må han/ho undersøkje om det finst ein heimel som gir høve til dette Meirinnsyn. Dersom ein må anta at ei eller fleire av føresegnene i offentleglova kapittel 3 gir heimel for å nekte innsyn, skal saksbehandlaren vurdere om heilt eller delvis innsyn likevel bør gis. Etter offentleglova 11 skal det foretas ei interesseavveging, der dei omsyna som taler for unntak frå offentlegheit må vegast opp mot omsynet til innsynsretten, sjå pkt. 3. Side 4 av 10

5 4.2.5 Grunngiving. Dersom saksbehandlaren går inn for at innsyn i eit dokument, eller visse opplysningar i eit dokument skal nektast, må dette grunngias, jf. offentleglova 31. Sjå elles til punkt. 7.1 om kva form og innhald avslag på krav om innsyn skal ha. 5 Medieoppslag I tillegg til å vurdere spørsmål om innsyn og meirinnsyn, skal den som har ansvaret for å avgjera innsynskravet vurdere om saka kan føre til medieoppslag. Dersom eit innsynskrav kan føre til medieoppslag, skal einingsleiaren varsle avdelingsdirektøren, direktøren og kommunikasjonsdirektøren. 6 Nærare om vurderinga av innsynskrav unntaksheimlar 6.1 Unntak frå hovudregelen om innsyn rett og plikt til å nekte innsyn. Offentleglova inneheld to typar unntak frå hovudregelen om at saksdokument for eit forvaltningsorgan er offentlege: Forbod mot å gi ut opplysingar som er underlagde teieplikt. Eit forvaltingsorgan skal nekte innsyn i opplysingar som er underlagde teieplikt etter lov eller forskrift, jf. offentleglova 13. UNE har plikt til å avslå innsyn i slike opplysingar. Brot på teieplikta kan medføre straffeansvar. Lovpålagd teieplikt når det gjeld personopplysningar kan i visse tilfelle opphevast ved samtykke, jf. offentleglova 13 tredje ledd Høve til å gjere unntak for visse typar av opplysingar og dokument. Eit forvaltingsorgan kan etter omstenda nekte innsyn i enkelte typar av opplysingar eller dokument etter føresegnene i 14 til 26 i lova. Etter desse unntaksføresegnene har organet rett, men inga plikt, til å gi innsyn i visse opplysingar eller dokument. Organet har alltid plikt til å vurdere om ein likevel bør gi heilt eller delvis innsyn, såkalla meirinnsyn, jf. offentleglova Unntakseining Offentleglova inneheld to unntakseiningar; opplysing og dokument. Dei fleste av unntaksføresegnene gir høve til å nekte innsyn i opplysingar i dokumentet, medan nokre av føresegnene gir høve til nekte innsyn i heile dokumentet. Dersom det berre er grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysingar i eit dokument, er hovudregelen at dokumentet elles er offentleg, jf. offentleglova 3 om meirinnsyn. Dersom vilkåra i offentleglova 12 er oppfylt kan innsyn likevel nektast i heile dokumentet. 6.3 Unntak for interne dokument kort om offentleglova 14 og 15 Føresegnene i offentleglova 14 og 15 ivareteke omsynet til å kunne utveksle fortruleg og uformell informasjon internt i forvaltninga. Dei to føresegnene gir rett, men ikkje plikt, til å nekte innsyn. Regelen om meirinnsyn gjeld også her. Føresegnene er grundig behandla i Justis- og politidepartementet sin rettleiar. Her skal det bare kort peikast på nokre sentrale vurderingstema: Side 5 av 10

6 6.3.1 Unntaket for organinterne dokument Offentleglova 14 gjeld for dokument som eit organ har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing. Dokumentet må vere utarbeidd av UNE. Ei problemstilling er kva som utgjer eitt og same organ. Sjølv om UNE administrativt er underlagd Justis- og beredskapsdepartementet, er UNE og departementet å rekne som to ulike organ. Føresegna i 14 gjeld derfor ikkje for dokument som utvekslast mellom UNE og departementet. Det same gjeld som utgangspunkt dokument som utvekslast mellom UNE og Landinfo. For slike dokument må det eventuelt gjerast unntak frå innsyn i medhald av andre reglar. Utgangspunkta for kva som utgjer eitt organ og kva som er ulike organ er rimeleg klare, men vil i nokre tilfelle by på tvilsspørsmål. Eksempel er ulike typar av arbeidsgrupper og utval. Desse kan for eksempel gjelde samarbeid mellom fleire sjølvstendige organ. I slike tilfelle må det foretas ei konkret vurdering. Nokre generelle utgangspunkt for vurderinga er nemnt i Justis- og beredskapsdepartementet sin rettleiar kapittel Kravet om at dokumentet må vere internt inneber at det som hovudregel ikkje kan vere sendt ut av UNE. Det gjeld ikkje krav om at dokumentet gjeld ei bestemt sak. Dokument som for eksempel inneheld generelle vurderingar og statistikkar vil vere omfatta. Det skal vurderast om det likevel bør gis innsyn i organinterne dokumenter, jf. offentliglova 11. Ved denne vurderinga skal det for eksempel leggjast vekt på omstende som dokumentet sitt innhald og form, omsynet til den vidare behandlinga av saka, om det inneheld personlege synspunkt som vil kunne skape tvil om kva som er UNE sitt syn og om innsyn i dokumentet vil kunne skape ei forventning om eit bestemt resultat i ei eller fleire saker, Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebu ing Utgangspunktet i offentleglova er at det ikkje er høve til å gjere unntak for dokument som blir innhenta utanfrå til bruk i intern saksførebuing til eit organ. Offentleglova 15 opnar for at det i visse situasjonar likevel kan gjerast unntak frå retten til innsyn der dette er naudsynt for å sikre ein forsvarleg intern avgjerdsprosess. Høvet til å gjere unntak for dokument som utvekslast mellom ulike organ er snevrare enn unntaket for organinterne dokument etter offentleglova 14. Føresegna i offentleglova 15 første ledd gjeld dokument som innhentast frå eit underordna organ, eller som innhentast frå eit departement til eit anna. Det må vere fare for at innsyn i dokumentet vil skade den interne behandlinga av saka. Føresegna i offentleglova 15 andre ledd gjeld utan omsyn til kven som er avsendar av dokumentet. Det avgjerande er om dokumentet inneheld råd og vurderingar, og om det vil vere påkravd av omsyn til ei forsvarlig ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka å gjere unntak frå innsyn. Det sistnemnte vilkåret er ei streng formulering av det generelle skadekravet. Føresegna vil kunne vere aktuell for dokument innhenta frå Landinfo og der det for eksempel ikkje bør gis innsyn av omsyn til kjeldane. Offentleglova 15 tredje ledd inneheld to alternative kategoriar av dokument der det kan gjerast unntak for innsyn. Det første alternativet gjeld dokument om innhenting av dokument som nemnt i første og andre ledd. Det andre alternativet gir heimel for ikkje å gi innsyn i visse typar møtereferat. Alle dei tre alternativa i offentleglova 15 vil etter omstenda kunne reise ei rekkje problemstillingar. For nærare oversikt vert det vist til Justis- og beredskapsdepartementet sin rettleiar kapittel 7.3. Side 6 av 10

7 6.4 Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentleg forskrifta 9 fjerde ledd I offentlegforskrifta 9 er det, med heimel i offentleglova 27, fastsett nokre unntak frå innsynsretten ut over dei som følgjer av sjølve lova. Offentlegforskrifta 9 fjerde ledd inneheld ei generell unntaksføresegn for saksdokument og journal i enkeltsaker etter utlendingslova og statsborgarlova. Føresegna er ei vidareføring av det generelle unntaket for framandsaker i forskrifta til offentlighetsloven av Hovudomsynet bak unntaksføresegna er at det vil kunne vere svært arbeidskrevjande å vurdere alle krav om innsyn i desse enkeltsakene konkret. Enkeltsaker på utlendingsfeltet inneheld i så stor grad teiepliktbelagde opplysningar om personlige forhold at det av praktiske grunnar vil vere vanskeleg og tidskrevjande å skilje ut dei enkelte opplysningane som det kan gis innsyn i (jf. offentleglova 12 bokstav b). UNE skal difor som hovudregel avslå krav om innsyn i enkeltsaker ved å vise til 9 fjerde ledd i offentlegforskrifta. Dette gjeld òg eit krav om innsyn i ei rekke vedtak knytte til ein eller fleire problemstillingar, sjå òg pkt Meirinnsyn skal likevel vurderast dersom det er openbart at saksdokumenta i ei bestemt sak inneheld opplysningar som ikkje er teiepliktbelagde, og desse er av eit visst omfang og enkelt kan skiljast frå resten av dokumenta. 6.5 Førehandsklassifisering av dokument Førehandsklassifisering betyr i denne samanhengen at ein påfører eit dokument ein merknad/heimel om at det vert unntatt frå offentlegheit. Slik merknad/heimel vert påført dokumentet utan at det føreligg eit innsynskrav, typisk ved utarbeiding av dokumentet. Rettsleg sett inneber ikkje førehandsklassifisering noko meir enn eit signal til mottakar av dokumentet, slik at vedkommande blir gjort merksam på at dokumentet inneheld opplysningar som det kan eller skal gjerast unntak frå innsyn i. Førehandsklassifisering av dokument vil særleg være aktuelt der det openbart ikkje er aktuelt å vurdere meirinnsyn. Dette gjeld for eksempel dersom dokumentet inneheld teiepliktbelagde opplysningar. Ut over dette bør ein bruke førehandsklassifisering minst mogeleg. Det må gå klart fram kva unntaksføresegn som er aktuell. Dersom nokon krev innsyn i eit dokument som er førehandsklassifisert, skal det likevel foretas ei konkret vurdering av om innsyn skal gis. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til at dokumentet er førehandsklassifisert, uavhengig av kven som har gjort dette. Dette inneber at UNE alltid må gjere ei konkret og sjølvstendig vurdering av innsynskravet, sjølv om for eksempel departementet meiner at innsyn ikkje bør bli gitt i det aktuelle dokumentet. Når ein får krav om innsyn i dokument som UNE har motteke frå andre organ bør ein kontakte avsendarorganet for å forhøre seg om organet sitt syn på innsynsspørsmålet. Svaret vil ikkje i seg sjølv vere avgjerande for om innsyn skal gis. 6.6 Dokument som er utarbeidd eller motteke som part i ei rettssak offentleglova 18 Offentleglova 18 gir høve til å gjere unntak frå innsyn for dokument som eit organ har utarbeidd eller motteke som part i rettssak for norsk domstol. Heile dokumentet er omfatta av unntaket. Unntaket omfattar stemning og andre prosesskrift, brev og annan korrespondanse mellom UNE og retten eller motparten. Vedlegg som ligg i saka er òg omfatta. All korrespondanse mellom UNE og UNE sin advokat i saka vil være omfatta. Rettsavgjerder vil vere offentlege i domstolane og er ikkje omfatta av offentleglova 18. Side 7 av 10

8 Plikta til å vurdere meirinnsyn etter offentleglova 11 gjeld også for slike dokument. 6.7 Unntak av omsyn til Noregs utanrikspolitiske interesser Offentleglova 20 gir høve til å gjere unntak frå retten til innsyn av omsyn til Noregs utanrikspolitiske interesser. Vilkåra i 20 fyrste ledd er at unntak frå innsyn er påkravd av omsyn til Noregs utanrikspolitiske interesser og at eitt av følgjande vilkår er oppfylt; 1) at Noreg har folkerettsleg plikt til å nekte innsyn 2) opplysingar som er mottekne under føresetnad av at dei ikkje skal offentleggjerast, eller det følgjer av fast praksis at dette ikkje skal skje 3) opplysingar som gjeld norske forhandlingsposisjonar, forhandlingsstrategiar og liknande. Alternativ 2) kan for eksempel være relevant der en ambassade i en verifikasjonsrapport tilrår UNE om hemmeleghald. Dersom føresetnader om hemmeleghald ikkje har komma klart til uttrykk i dokumentet, vil det normalt vere høve til å gjere unntak frå innsyn i medhald av dette føresegna. Føresetnaden er at det òg her vurderast om unntak er påkravd av omsyn til utanrikspolitiske interesser. Føresegna i 20 tredje ledd er ment som eit særleg snevert unntakshøve for andre opplysingar på utanriksområdet. Det må føreligge særleg tungtvegande utanrikspolitiske interesser. I departementets rettleiar nemnast eit eksempel på kva som kan vere omfatta; kritiske rapportar og vurderingar av tilhøve i andre statar eller innanfor mellomstatlege organisasjonar, utarbeid av norske styringsmakter eller andre norske organ. Føresegna vil difor kunne vere aktuell for dokument innhenta frå Landinfo og der det av utanrikspolitiske omsyn ikkje bør gis innsyn. 7 Behandling av innsynskrav i UNE Under vert det gjort greie for rutinar i UNE ved behandlinga av innsynskrav. Sjå dessutan Vurderinga av innsynskrav i pkt. 4 og pkt. 9 i Rettleiar til offentleglova. 7.1 Form og innhald Krav om innsyn kan setjast fram skriftleg eller munnleg eller dessutan på kva måte som helst, jf. offentleglova 28 første ledd. Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av ei viss art, jf. offentleglova 28 andre ledd fyrste punktum. Det inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis beskriving av saka vedkommande ynskjer innsyn i. Det krevst ikkje at ein identifiserar saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande. Kravet om at innsynskravet må gjelde ein bestemt sak er til hinder for at eit innsynskrav kan gjelde alle saker av ei bestemt art utan at den enkelte sak blir identifisert. Det er mogeleg i rimelig utstrekning å gi innsyn i slike høve der det er tale om saker av ei viss art. Dette tek sikte på den samla arbeidsbyrda for UNE. 7.2 Mottak og registrering Krav om innsyn skal rettast til Postmottak@une.no. Dersom nokon i UNE mottek eit innsynskrav direkte, skal dette først sendast til Postmottak@une.no. Krav som kjem som brev skal skannast og sendast til Postmottak@une.no. Dei som framsetter eit munnlege krav skal oppmodas til å sende ein e-post til Postmottak@une.no. Dersom vedkommande motsett seg dette, må den som tek imot kravet munnleg, skrive det i ein e-post og sende den til Postmottak@une.no. Side 8 av 10

9 Arkiv og fellestjenester (AF) flyttar alle e-postane som kjem til Postmottak over i ei eigen mappe oppretta for desse. Innsynskravet skal snarast sendast som e-post til den saksbehandlar som har hatt saka. Kopi vert sendt næraste overordna. Saksbehandlar skal sende svar attende kor ein bekreftar mottak av innsynskravet Om AF ikkje mottek slikt svar skal innsynskravet sendast einingsleiar med merknad om at saksbehandlar ikkje har stadfesta mottaket av e-posten med innsynskravet. 7.3 Frist for å avgjere innsynskrav Krav om innsyn som UNE tek imot skal avgjerast utan ugrunna opphald, jf. offentleglova 29. Kravet skal seinast avgjerast innan tre arbeidsdagar etter at kravet kom inn. I særlege høve kan det gjerast unntak frå fristen på tre dagar. Dette gjeld for eksempel der det er behov for å foreta undersøkingar eller dersom kravet omfattar ei betydeleg mengde dokument. I så fall skal saksbehandlaren gi eit førebels svar til den som har sett fram innsynskravet. Kravet skal uansett avgjerast så snart det er praktisk mogleg. Dersom innsynskravet ikkje er avgjort innan to dagar, skal AF sende ei påminning til saksbehandlaren. 7.4 Rutinar når det gis innsyn i dokument Når saksbehandlaren kjem til at innsyn kan gis i eit heilt dokument, skal vedkommande snarast gi Postmottak@une.no beskjed om dette. Eksempel: «Innsyn gis». AF skal deretter oversende alle dei filene tilhørande dokumentet til den som har sett fram kravet. Dersom krav om innsyn er sett fram ved brev tar AF utskrift av alle filene tilhørande dokumentet og oversender ved brev. 7.5 Rutinar ved avslag på krav om innsyn Eit avslag på krav om innsyn skal være skriftleg, jf. offentleglova 31 fyrste ledd. Avslaget skal dessutan innehalde følgjande opplysningar: Presis heimelstilvisning, jf. offentleglova 31 fyrste ledd, fyrste punktum. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til kva paragraf i lova som er grunnlaget for avslaget; det må òg visast til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Eksempel: «Innsyn avslås, jf. offentleglova 15 første ledd første punktum». Dersom grunnlaget for avslag er offentleglova 13 om opplysningar underlagt teieplikt, må det i avslaget visast til den føresegna som pålegg teieplikta, jf. offentleglova 31 første ledd, andre punktum. Eksempel: «Innsyn avslås, jf. offentleglova 13 jf. forvaltingsloven 13 første ledd nr. 1». Informasjon om at meirinnsyn er vurdert i dei tilfelle det er plikt til å foreta ei slik vurdering, jf. offentleglova 11. Eksempel: «Det er vurdert om det skal gis merinnsyn, jf. offentleglova 11» Opplysingar om høvet til å klage og om klagefristen, jf. offentleglova 31 siste punktum. Det går fram av avslaget at klaga vert sett fram for UNE. AF legger her inn standardtekst. Dersom det ikkje skal gis innsyn (heilt eller delvis), skal det utarbeidast eit avslag, jf. pkt. 4. Ved delvis avslag skal saksbehandlaren sladde dei aktuelle delar av dokumentet i PixEdit på PC-en i AF. Det skal gå tydeleg fram av avslaget at innsyn er avslått for delar av dokumentet og Side 9 av 10

10 kva delar dette er. Dokumentet skal ikkje redigerast slik at det står fram som eit fullstendig dokument, ein skal vise at det er gjort unntak. AF sender avslaget til den som har sett fram kravet. 7.6 Krav om nærare grunngiving for avslag Den som har fått avslag, kan innan tre veker frå avslaget er motteke, krevje ei nærare grunngiving for avslaget, jf. offentleglova 31. Krav om nærare grunngiving skal gis snarast råd og seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet vart motteke. Når AF mottar slikt krav, skal dette snarast sendast (på e-post) til saksbehandlar, kopi vert sendt den næraste leiar til orientering. Det skal snarast utarbeide ei skriftleg grunngiving for avslaget, der dei hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget skal nemnast. AF sender svaret på krav om nærare grunngiving til den som har sett fram kravet. 7.7 Klagesaksbehandling Dersom UNE har avslått eit krav om innsyn, kan avgjerda påklagast til overordna organ. Klageinstans er Justis- og beredskapsdepartementet. AF tar imot og registrerer klagen i P360 og fordeler saka til ansvarlig eining for innleiande klagebehandling. Klage skal førebus og avgjerast utan ugrunna opphald, jf. offentleglova 32 tredje ledd. Det skal foretas ei ny konkret og sjølvstendig vurdering av innsynskravet. Omgjering av eit avslag på innsynskrav skal godkjennast av ansvarleg næraste leiar. Dette gjeld også delvis omgjering. Etter godkjenninga skal eininga gi AF beskjed om dette. AF sender over alle filene tilhørande dokumentet til den som har sett fram kravet. Dersom ansvarleg kjem til at avslaget ikkje skal omgjerast, skal vedkommande utarbeide ei innstilling til departementet, der det vert gjort greie for dei vurderingar som ligg til grunn for avslaget. Innstillinga skal behandlast i linja opp til avdelingsdirektøren før ho vert oversendt til departementet med alle dei tilhørande filene per e-post, med kopi til klagar utan vedlegg. Ingunn-Sofie Aursnes (sign) direktør Side 10 av 10