MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I FOLLDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I FOLLDAL KOMMUNE MØTEDATO: Onsdag 16. november 2016 KL.: 13:00 STED: Møterom Kommunestyresalen i Folldal kommunehus Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører (jf Kommunelovens 31) SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 31/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 32/2016 Godkjenning av protokoll fra møte /2016 Plan for selskapskontroll /2016 Prosjektbeskrivelse forvaltningsrevisjonsprosjekt /2016 Organisering skatteoppkreverfunksjonen 36/2016 Kontrollutvalgets årsplan for /2016 Oppfølgingssaker 38/2016 Orienteringssaker 39/2016 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 4. november 2016 for Kolbjørn Kjøllmoen leder i Kontrollutvalget Norvald Veland Norvald Veland Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland, tlf eller epost til: nv@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 31/2016

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Noen små korreksjoner er foretatt etter tilbakemelding. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 32/2016

4 Folldal kommune vedlegg MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom kommunestyresalen, Folldal kommunehus Møtedato: Onsdag 14. september 2016 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Kolbjørn Kjøllmoen Kari Brun Moen Forfall: Rolf Ulsletten Vara Liv Jorunn Bekken (innkalt for Rolf Ulsletten) Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Norvald Veland Henning Mikkelsen Merknader: Ingen. Møtet ble avsluttet kl Folldal, Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær Neste møte er onsdag 16. november 2016 kl. 13:00 i Folldal kommunehus Kontrollutvalget i Folldal kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 vedlegg 24/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 25/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 26/2016 Overordnet analyser og plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget legger fram plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon for vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Oppfølging og etterlevelse av Energi- og klimaplan for Folldal Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak 3. Kommunens praktisering av selvkostprinsippet Forvaltningsrevisjon i perioden foretas av Revisjon Fjell IKS. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. Behandling: Revisor gjennomgikk hovedtrekkene i planen og forslag til prosjekter for perioden og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utvalgte diskuterte prosjekter som der var foreslått. Kontrollutvalget i Folldal kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 vedlegg Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget legger fram plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon for vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Oppfølging og etterlevelse av Energi- og klimaplan for Folldal gjeldende handlingsplan for denne perioden 2. Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak 3. Kommunens praktisering av selvkostprinsippet Forvaltningsrevisjon i perioden foretas av Revisjon Fjell IKS. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. Kommunestyrets vedtak: 27/2016 Budsjettforslag 2017 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Folldal kommune Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2017 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Folldal kommune med en ramme på kr Behandling: Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til budsjett for Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2017 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Folldal kommune med en ramme på kr Kommunestyrets vedtak: 28/2016 Oppfølgingssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingslisten til orientering. Kontrollutvalget i Folldal kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 Behandling: Oppfølgingslisten ble gjennomgått.! Rådmann har meldt tilbake at rapportering skal foreligge til neste møte vedr. kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen.! Overordnet analyse for plan selskapskontroll vil komme til behandling i neste møte.! Bostyrets innberetning vedr. Folldal Eiendom AS er ikke ferdigstilt, avventer skatteavregning for boet fra skatteetaten. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingslisten til orientering. vedlegg 29/2016 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget (vedlagt): - Kommunestyresak 27/16 vedtak årsregnskap 2015 Folldal kommune - Kommunestyresak 28/16 vedtak årsmelding 2015 Folldal kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 30/2016 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget vedtok å gjøre henvendelse til rådmannen som følger: Kontrollutvalget etterlyser nærmere opplyst i protokoll fra møter i kommunestyret når utenforstående orienterer om saker i møter. Eksempel er orientering om nedleggelse av Sparebanken 1 sitt kontor i Folldal samt orientering om enøk i møte juni Kontrollutvalget viser også til Folldal kommunes reglement for politiske organer når det gjelder protokoll i pkt. A. 21, siste setning: Protokollen fra møter i politiske organ omtaler ikke-medlemmers deltakelse i møtet. Kontrollutvalget i Folldal kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Plan for selskapskontroll i perioden Saksdokumenter: - Forslag til plan for selskapskontroll av (eget vedlegg) - Ku-sak 05/16 (ikke vedlagt) Bakgrunn: I tråd med forskrift om kontrollutvalg 13 skal det utarbeides forslag til plan for selskapskontroll. Planen ble bestilt av kontrollutvalget sak 05/16, hvor utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Rennebu kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Revisjon Fjell IKS har i henhold til kontrollutvalgets vedtak utarbeidet utkast til plan for selskapskontroll på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg ledd. Annet ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 33/2016

9 MØTEBOK nedfelt i selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. Saksvurdering: Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. I revisjonens forslag til plan for selskapskontroll blir selskapene presentert i en tabell som viser Folldal kommunes eierandel, styreoversikt, selskapets revisor og om det kan gjennomføres selskapskontroll i henhold til kommunelovens 80. I planforslagets punkt 4, om gjennomføring av selskapskontroll, foreslås det at utvalget én gang i året vurderer aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Sekretariatet slutter seg til dette forslaget og mener det er mest fornuftig å vurdere behovet for selskapskontroll årlig. Kontrollutvalget peker selv ut den som skal bistå utvalget i selskapskontrollen. I henhold til avtaleforutsetningene for deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjon og sekretariat i Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS, er det disse selskapene som skal yte slike tjenester til kontrollutvalget. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll i Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS må kontrollutvalget innhente bistand fra andre og da sikre at leverandøren er habil. Revisors konklusjon: En samlet vurdering av risiko og vesentlighet peker mot at det er størst behov for selskapskontroll i følgende selskaper: - FIAS - Folldal Vekst AS - IKT Fjellregionen IKS - Midt- Hedmark brann- og redningsvesen IKS - Folldal Næringspark AS Kontrollutvalget og revisor har pr. i dag rett til innsyn etter kommunelovens bestemmelser i disse selskapene. Prioritering av selskapskontroll må også vurderes i forhold til tilgjengelige ressurser for kontroll og tidligere gjennomførte kontroller. Kontroller som kan gjennomføres i samarbeid mellom flere kommuner vil innebære lavere kostnader. Forvaltningsrevisjon i selskaper kan også ses opp mot forvaltningsrevisjon i kommunen. Sekretariatets konklusjon: Sekretariatet mener revisjonens forslag til plan for selskapskontroll kan vedtas slik den foreligger. Planen skal være ferdig behandlet i kommunestyret innen utgangen av Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 33/2016

10 MØTEBOK Sekretariatets forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Folldal kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 33/2016

11 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 34/16 Kontrollutvalget Prosjektbeskrivelse forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Saksdokumenter: 1. Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2015, utarbeidet av Revisjon Fjell IKS, datert Kontrollutvalgets vedtak 26/2016 overordnet analyser og plan for forvaltningsrevisjon , møtedato (ikke vedlagt) Behandles i kommunestyremøte Saksframlegg: Kontrollutvalget har gjennom sin behandling av plan for forvaltningsrevisjon (sak 26/16) vedtatt å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området Oppfølging og etterlevelse av Energi- og klimaplan for Folldal ". Prosjektet startes opp tidlig i Forventes ikke ferdigbehandlet i kontrollutvalget 1. halvår Saksvurdering: For at den endelige rapporten skal være i samsvar med utvalgets forventninger, er det avgjørende at utvalget underveis får anledning til å komme med innspill. Som bestiller bør kontrollutvalget ha mulighet til å forme forvaltningsrevisjonsprosjektet i samarbeid med utfører av oppdraget. Revisjonen har derfor lagt fram en foreløpig beskrivelse av prosjektet. Prosjektbeskrivelsen legges fram for utvalget for gjennomgang og diskusjon. Sekretariatets forslag til innstilling: Med forbehold om kommunestyrets endelig godkjenning av kontrollutvalgets prioriteringer plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017, - Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan for Folldal kommune, utarbeidet av Revisjon Fjell IKS, vedtas slik den foreligger i beskrivelse datert Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 34/2016

12 Bildet kan ikke vises. vedlegg Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Kommune: Folldal Prosjektnavn: «Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan for Folldal kommune» Bakgrunn: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 26/2016 har miljøspørsmål som tema for undersøkelse i Bærekraftig utvikling betyr å overlate til våre etterkommere et samfunn i like bra eller bedre stand enn vi overtok det fra våre forgjengere. I økonomisk sammenheng vil det bety at kommunen ikke sløser med ressursene og formuen slik at det skjer en verdiforringelse, men at formuen bevares eller gjøres større. Bærekraftig utvikling kan også vurderes ut fra et miljømessig aspekt. Staten forventer at kommunene skal gå foran i arbeidet med å redusere klimautslipp og sikre mer effektiv energibruk og miljøvennlig energiomlegging i kommunene. Kommunene skal innarbeide tiltak og virkemidler i sine planer for å redusere utslipp av klimagasser. Planer som behandler klima- og energispørsmål skal følges opp i kommuneplanens handlingsdel og være en veileder for kommunens detaljerte planlegging og myndighets- og virksomhetsutøvelse I kommuneplanen for Folldal er det klare målsetninger innen miljø og videre satsing som «Nasjonalparkkommune». Følgende mål er inntatt: Delta aktivt i «Nasjonalpark kommuneråd» Aktiv deltakelse i forvaltningsorganene for verneområder Bidra til å ivareta det biologiske mangfoldet Bidra til bærekraftig bruk av naturen Folldal kommune har i tillegg vedtatt klima- og energiplan. Kommunedelplan Klima- og energiplan for Folldal kommune og Handlingsplan er vedtatt av kommunestyret Klima- og energiplanen er inndelt i følgende temaer: - Global og lokal klimautfordring faktabeskrivelse, - Hva er mulige tiltak, forhold som påvirker klimautslippene Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 1

13 Bildet kan ikke vises. vedlegg - Kommunens rolle og myndighet - Lokal målsetting for reduserte utslipp - Handlingsplan Klimaregnskap lokalt. Tematisk omhandler handlingsplanen: Forbruk, ressurser og fordeling Transport og arealplanlegging Landbruk Energieffektivisering og utnyttelse av alternative energiformer til fossilt brensel. Handlingsprogrammet skal revideres i Formål: Kommunens klima- og energiplan gir målsettinger som skal nås innen 2015, 2020 og Det innebærer at det i 2017 kan være for tidlig å evaluere om det kan måles noen effekt av planen. Mer sentralt vil det være å følge opp hvilke interne tiltak kommunen har iverksatt for å møte de utfordringene som ligger i planen. Metode/ Avgrensning: Undersøkelsen avgrenses til å omhandle hva kommunen gjør i forhold til oppfølging og rapportering av de mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen. For å kunne synliggjøre hvor langt kommunen har kommet ville det vært ønskelig å kunne presentere statistikk over utviklingen på klima- og energiområdet i kommunen i de siste årene. Statistisk sentralbyrå (SSB) har imidlertid sluttet å oppdatere den kommunale energi- og utslippsstatistikken da de har vurdert det slik at kvaliteten på statistikken ikke var god nok. Revisjonen vil gjøre et utvalg blant de målsettingene som er formulert i klima- og energiplanen. Dette vil ikke bli gjort kjent for administrasjonen på forhånd. Utvalget vil dekke alle temaene i planen og vi vil legge vekt på å dekke målsettinger som er vesentlige og hvor det er mulig å måle tiltak som er iverksatt. Vi vil legge vekt på å innhente faktagrunnlag som er hensiktsmessig for å kunne belyse spørsmålet om kommunen har iverksatt tiltak for å møte utfordringene som ligger i klima- og energiplanen. Det sendes oppstartbrev til rådmannen der vi varsler om oppstart av prosjektet. Fakta innhentes gjennom dokumenter og skriftlige- og muntlige spørsmål til administrasjonen. Undersøkelsen gjennomføres ved gjennomgang og analyse av innhentede dokumenter og innhentede svar på spørsmål til administrasjonen. Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 2

14 Bildet kan ikke vises. vedlegg Tidsforbruk: Anslått tidsforbruk til 20 dagsverk i 2017 og at prosjektet avsluttes og presenteres for kontrollutvalget i løpet av første halvår Problemstillinger: Med utgangspunkt i formålet med prosjektet vil hovedproblemstillingen være spørsmålet om kommunen har iverksatt tiltak for å møte utfordringene som ligger i klima- og energiplanen. Spørsmålet kan konkretiseres nærmere i følgende problemstillinger: - Har Folldal kommune etablert et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? - Arbeider Folldal kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Revisjonskriterier: Revisjonskriterier skal danne norm eller en referanse som de innsamlede dataene vurderes opp mot og gir uttrykk for et ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området. Revisjonskriterier utledes fra lover, forskrifter, politiske vedtak, retningslinjer, mål, føringer osv. Intern kontroll skal være etablert i hele kommunens virksomhet, og de interne ansvarsforholdene skal være avklart. Etablering og oppfølging av intern kontroll i kommunen er rådmannens ansvar, jfr. kommuneloven 23. I henhold til forvaltningsloven og god forvaltningsskikk skal planer, vedtak og saksbehandling med oppfølging og gjennomføring dokumenteres skriftlig. Av dette følger det at tiltak og status i kommunens arbeid med å nå mål i klima- og energiplanen bør rapporteres skriftlig. For øvrig vil vi benytte revisjonskriterier som utledes fra kommunens egen klima- og energiplan. Det gjelder fastsatte mål i planen med tilhørende tiltak, ansvarlig i kommunen for igangsetting, virkemidler og frister. Folldal, Svein Magne Evavold Revisjonssjef Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 3

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 35/16 Kontrollutvalget Organisering av skatteoppkreverfunksjonen i Folldal kommune Saksdokumenter: Brev fra rådmann datert Vurdering angående skatteoppkreverfunksjonen (vedlagt) Kontrollutvalgets vedtak 14/16 oppfølging kontrollrapport fra Skatteetaten (ikke vedlagt) Saksframlegg: På bakgrunn av kontrollrapport fra Skatteetaten behandlet i kontrollutvalget den sak 14/16 med følgende vedtak: Kontrollutvalget vil anmode rådmannen å vurdere organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen i kommunen, herunder mulig samarbeid med annen kommune. Kontrollutvalget ber om tilbake rapportering innen I Skatteetatens kontrollrapport anmerkes bla følgende: Skatteoppkreveren opplyser i sin årsrapport for 2015 at økt innfordringsaktivitet øker innfordringsresultatet. Skattekontoret vil bemerke at det heller ikke i 2015 er iverksatt gjennomgang av foreldede krav per utgangen av gjeldende år. Foreldelse av krav skyldes i stor grad manglende iverksettelse av innkrevingstiltak. Innkrevingsarbeidets manglende omfang ble omtalt i kontrollrapport 2014 av 15. februar Skattekontoret finner også for 2015 at innkrevingsarbeidet ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Det er imidlertid ikke avdekket vesentlige forhold ved det utførte innkrevingsarbeidet som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk. I rådmannens svarbrev, vedlagt, redegjøres det for diskusjonen i skatteetaten om fremtidig organisering. Rådmannen anser ikke at det er aktuelt å gå inn i et samarbeid med annen kommune på nåværende tidspunkt, men mener disse vurderingene må gjøres i forbindelse med videre oppfølging av vedtaket i kommunereformen. Svarbrevet fra rådmann gir ikke svar på anmerkning fra Skatteetaten om at innkrevingsarbeidet ikke utføres i tilstrekkelig omfang og eventuelt hva som er gjort av tiltak for å bedre innkrevingsarbeidet. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget kan ikke se at rådmanns brev av gir svar på anmerkning fra Skatteetaten om at innkrevingsarbeidet ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Kontrollutvalget ber rådmannen gi er nærmere orientering om kommunens organisering av innkrevingsarbeidet og tiltak som er blitt iverksatt på bakgrunn av Skatteetatens anmerkning. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 35/2016

16 FOLLDAL KOMMUNE Rådmannen vedlegg Kontrollutvalg Fjell IKS Os Kommunehus 2550 OS I ØSTERDALEN Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. Dato: 16/ / Torill Tjeldnes _ VURDERING ANGÅENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Viser til vedtak i Kontrollutvalgets sak 14/2016 ang. Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Folldal kommune Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget vil anmode rådmannen å vurdere organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen i kommunen, herunder mulig samarbeid med annen kommune. Kontrollutvalget ber om tilbakerapportering innen Videre har kontrollutvalget i sak 28/2016 Oppfølgingssaker Oppfølgingslisten ble gjennomgått. Rådmann har meldt tilbake at rapportering skal foreligge til neste møte vedr. kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen. Erik Lindberg, underdirektør i Skatt øst, Avdeling innkreving skriver i en e-post til skatteoppkreverne i Østerdalen følgende. «Når det gjelder diskusjonene knyttet til tettere samarbeid mellom skatteoppkreverne, vil vi komme tilbake til dette etter hvert. Vi håper at kanskje dere også gjør dere noen tanker fremover om mulige veier å gå for å utvikle et tettere og mindre sårbart samarbeid.» Ut fra denne formuleringen kan man tolke at diskusjonen mellom skatteoppkreverne så vidt er i gang. I forbindelse med kommunereformen har Folldal kommune i likhet med de andre Nord- Østerdalskommunene gjort vedtak om at kommunen ønsker å være en aktiv pådriver for videre utvikling av samarbeid i regionen for å skape best mulig tjenester for våre innbyggere, og for å nå kommunereformens fire målsetninger. I videre samtaler i regionen ang. samarbeid i regionen mellom kommunene har ikke endringer i organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen vært tema så langt. Rådmannen har ut fra dette gjort en vurdering i forhold til organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen i kommunen. Rådmannen anser ikke at det er aktuelt å gå inn i et samarbeid med annen kommune på nåværende tidspunkt, men mener disse vurderingene må gjøres i forbindelse med videre oppfølging av vedtaket i kommunereformen. Postadresse Besøksadresse Telefon Org.nr: NO FOLLDAL Bankgiro: E-post:

17 Folldal kommune vedlegg Med hilsen Torill Tjeldnes Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur. Vår ref. : 16/

18 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 36/16 Kontrollutvalget Årsplan og møteplan for 2017 Saksdokumenter: - Utkast til årsplan Saksopplysninger: Møter i kontrollutvalget holdes på de tidspunkt som er vedtatt av kontrollutvalget selv, eller når kontrollutvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold Kommuneloven 31. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlige revisor. Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Ordfører har møte- og talerett. Saksvurdering: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Kontrollutvalgets møter har i 2016 vært holdt i Folldal kommunehus, Kommunestyresalen. For samtlige eierkommuner i Kontrollutvalg Fjell IKS legges det i 2017 opp til fem ordinære møter i året, og for Folldal kontrollutvalg foreslås tre i første halvår og to i siste halvår. Enkelte år har det vært behov for ett møte utenom oppsatt møteplan. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, samt formannskapets behandling av regnskap for Møteplan 2017 for andre politiske utvalg er ikke vedtatt. Det kan derfor bli nødvendig å foreta endringer i kontrollutvalgets planlagte møte i mai hvor regnskapet skal behandles. Sekretariatet har satt opp noen datoer der vi, så langt det har vært mulig, koordinerer i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr 36/2016

19 MØTEBOK oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. Utvalget må avklare hva som passer best, herunder når møtene skal starte. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Møtedato i forhold til behandling av uttalelsen til regnskap 2016 for Folldal kommune må tilpasses, slik at formannskapet får kontrollutvalgets uttalelse før de lager sin innstilling til kommunestyret. Sekretariatets forslag til vedtak: Sekretariatet legger saken fram for avgjørelse i kontrollutvalget med slik tilrådning for møter i 2017: Møtene starter kl 13:00 Møtestedet er fortrinnsvis Folldal kommunehus Møtedatoene er: o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr 36/2016

20 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 37/16 Kontrollutvalget Oppfølgingsoversikt Saksdokumenter: - oversikt saker til oppfølging Saksframlegg: Kontrollutvalget skal pa se at kommunen følger opp merknader og vedtak fra kommunestyret i saker som kommer fra kontrollutvalget. Dette skal sikre at kontroll- og tilsynsaktiviteter får effekt og bidrar til forbedring. For å sikre at saker følges opp er det utarbeidet en oppfølgingsoversikt. Utvalget vedtok i sitt første møte i valgperioden at de ønsker oppfølgingsoversikten framlagt i hvert møte. Sakvurdering: Det legges opp til en drøfting og gjennomgang av listen under behandling. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingslisten til orientering. Brev fra rådmann skatteoppkreverfunksjon mottatt Videre behandling i sak 35/16 Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 37/2016

21 Oppfølgingsoversikt Folldal kommune Saknr Saktitel Vedtak Oppfølging Status 03/16 Årsmelding KU Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Følge behandling i K- styret K- sak 9/16 OK 04/16 Bestilling overordnet analyse forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Folldal kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Bestilling foretatt vedlegg 05/16 Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll /16 Bostyrets innberetning vedr. Folldal Eiendom AS Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Folldal kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Kontrollutvalget avventer behandling av saken inntil Folldal kommune har mottatt bostyrets innberetning vedr. Folldal Eiendom AS, og kommunestyret med det kan klargjøre bestillingen i hht sitt vedtak 01/14. Utvalget har ikke fått noen tilbakemelding i fra kommunestyret. Videre behandling opp til kommunestyret. Bestilling foretatt Avventer tilbakemelding 14/ / mai 2016 Kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Folldal kommune Rapport om etisk arbeid Kontrollutvalget vil anmode rådmannen å vurdere organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen i kommunen, herunder mulig samarbeid med annen kommune. Kontrollutvalget ber om tilbakerapportering innen Rådmannen bes om å følge revisjonens anbefalinger og: 1. igangsette en prosess hvor det vurderes om det er behov for en oppdatering av kommunens etiske retningslinjer fra 2011 og at det ses nærmere på behov for å gjøre tilpasninger for enkelte enheter. Avventer tilbakemelding Purret Brev mottatt fra rådmann datert Følges ytterligere opp Avvente behandling i k- styret K- sak 38/16

22 Oppfølgingsoversikt Folldal kommune utarbeide rutiner som sikrer: at alle ansatte er informert om gjeldende retningslinjer at det legges til rette for og stimuleres til etisk refleksjon vedrørende oppgaveutførelsen i kommunen at det gjennomføres en gjennomgang av kommunens internkontroll som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer i tråd med kommunens etiske retningslinjer 3. sørge for at kommunens rutiner for varsling behandles politisk og at det innarbeides rutiner som sikrer god informasjon til alle ansatte. Rådmann bes om å rapportere iverksettelse av tiltak til kontrollutvalget innen 15. november Dato rapport tilbake ikke medtatt i vedtak vedlegg

23 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 38/16 Kontrollutvalget 38/16 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget (vedlagt): - Kommunestyresak 38/16 vedtak Forvaltningsrevisjon om kommunens arbeid med etiske spørsmål Merk at kontrollutvalgets innstilling er endret i endelig vedtak i kommunestyret - I møte sak gjorde kontrollutvalget vedtak om henvendelse til rådmann om at protokoller fra kommunestyret ikke inntas når utenforstående orienterer om saker i møter. I mail av svar til sekretariatet svarer rådmann: Dette har vi nå rettet opp, så protokollene vil også omtale hvem som har vært gjester og hatt innledninger i møtet. På kommunens hjemmeside ligger det nå under protokoller 2 linjer. En for protokoll, som viser hvem som møtte, avstemninger og vedtak. En for samlet saksfremstilling som før, som viser saksutredning, behandling og vedtak. Dette ble gjennomført fra kommunestyremøtet Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 38/2016

24 vedlegg

25 vedlegg

26 vedlegg

27 vedlegg

28 vedlegg

29 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 39/16 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 39/2016