KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Rammeavtale for kjøp av badeartikler for videresalg. 11-BYM-2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Etiske krav (gjelder for vareanskaffelser) Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Bymiljøetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av «11-BYM-2014 Rammeavtale for kjøp av badeartikler for videresalg». Bymiljøetaten har ansvar for planlegging og utvikling, forvaltning og drift av kommunale byrom i Oslo. I byrommet inngår fellesarealer som veier og gater, torg og møteplasser, parker og friområder. I ansvarsområdet inngår også kommunale idrettsanlegg og friluftsanlegg, samt kommunale landskapsrom i marka og indre Oslofjord. Idrettsavdelingen er ny i organisering, da idrettsforvaltningen organiseres lokalt, sammen med idrett drift og drift av bade- og svømmeanleggene. Avdelingen består av 4 regionalt inndelte seksjoner, og 1 seksjon som skal sikre den overordnede idrettsforvaltningen, samt være kontaktpunktet fra avdelingen inn i ulike utredningsoppgaver, anskaffelser og kompetansehevingstiltak hos eget driftspersonell. Blant idrettsanleggene hvor Bymiljøetaten har ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling, finner man badeanlegg. Etaten har forvaltnings- og driftsansvaret for syv innendørsbad og to utendørsbad. Etaten har i tillegg driftsansvar for to bad som eies av Undervisningsbygg Oslo KF. Behovet for badeartikler som svømmebriller, badetøy og badeleker til utsalg på badene er knyttet til de bad som er underlagt idrettsavdelingen. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Simen Røgeberg E-postadresse : postmottak@bym.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til: postmottak@bym.oslo.kommune.no. Merk e-posten med kontaktpersonen for konkurransen og 11-BYM-2014 Rammeavtale for kjøp av badeartikler for videresalg. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Idrettsavdelingen kjøpte inn badeartikler for videresalg for ca. kr ,- i Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med en leverandør for levering av badeartikler til svømmeanlegg for salg til våre besøkende. Rammeavtalen skal, basert på forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, bidra til å effektivisere og forenkle innkjøp av badeartikler for videresalg. Rammeavtalens omfang vil kunne variere noe på bakgrunn av etatens behov og budsjett. Ett av kjennetegnene ved en rammeavtale er at oppdrag og oppdragsvolum ikke er konkretisert ved inngåelsen av kontrakten. Avrop finner sted etter hvert som oppdragsgivers behov materialiserer seg. Denne forutsetning er kjent hos begge parter og innebærer en risiko for at oppdragsmengden vil avvike både positivt og negativt. Eksempler på badeartikler som rammeavtalen skal omfatte er svømmebriller, badetøy og badeleker. Bruksanvisninger, deklarasjoner og lignende skal være på skandinavisk. Kartonger, kasser og lignende skal være løfte- og bærevennlige, samt være merket med Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 innhold, størrelse og antall. For nærmere beskrivelser av produktene og minimumskrav, se kravspesifikasjon, vedlegg 1. Retur Retur av ødelagte og skadede produkter som ikke kan brukes til det de er ment for skal kunne returneres leverandøren kostnadsfritt. Returen av ødelagte og skadede produkter skal skje ved levering av nye produkter. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato Kunngjøring av konkurranse Uke 9 Tilbudsfrist Uke 16 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 16 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 17 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 18 Frist for å klage på avgjørelsen Uke 20 Kontraktinngåelse Uke 20 Oppstart av kontrakt Uke 20 Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Rammeavtalen gjelder i 2 år fra angitt dato i kontraktsdokumentet. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår, med unntak av prisreguleringen Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for kjøp av varer for Oslo kommune, se vedlegg 2 a og b Etiske krav (gjelder for vareanskaffelser) Det skal stilles kontraktskrav knyttet til respekt for internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og overholdelse av ILOs kjernekonvensjoner når risikovurderinger avslører stor risiko for brudd på slike bestemmelser i kommunens vareanskaffelser. Det skal i tillegg stilles som kvalifikasjonskrav at leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem som muliggjør systematisk oppfølgning av kontraktskravene knyttet til ILOs kjernekonvensjoner. Sportsartikler er i høyrisikogruppen for brudd på etiske og sosiale krav. Det stilles kontraktkrav og kvalifikasjonskrav til at leverandøren har et kvalitetssikringssystem som muliggjør systematisk oppfølging av kontraktkravene til ILOs kjernekonvensjoner. Leverandøren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter i leverandørkjeden. Varer som leveres til Oslo kommune skal være fremstilt under forhold som Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 er forenlige med kravene angitt i Kontraktsdokumentet punkt 13, vedlegg 2a. Kravene bygger på sentrale FN-/ILO- konvensjoner. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Selgeren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter Selgeren å påse at underleverandører etterlever samme krav Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysning i konkurranse Rammeavtale for kjøp av badeartikler for videresalg 11-BYM-2014», og sendes til postmottak@bym.oslo.kommune.no v/oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag den kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket «Rammeavtale for kjøp av badeartikler for videresalg 11-BYM-2014». Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Vareprøvene skal leveres sammen med tilbudet for øvrig og bestå av følgende artikler: Badebleie, badehette (voksen), badedrakt (alle modeller), badeshorts (begge modellene), badebukse og svømmebriller (alle modeller). Merk at vareprøver som blir levert med tilbudet ikke vil bli levert tilbake til leverandør. Tilbudet skal leveres til: Navn: Bymiljøetaten Adresse: Hollendergata 5, 0190 Oslo (Leveres til kundesenteret i 1. etasje). Åpningstider: Mandag onsdag: kl Torsdag: kl Fredag: kl Lørdag, søndag og helligdager: stengt Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark 1 Skatteattest og merverdiavgiftattest. jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 4) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og jf. punkt juridiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansielle og jf. punkt økonomiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 7 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene. jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema (vedlegg 3) 9 Sladdet utgave av tilbudet 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgiver forbeholder God soliditet seg retten til å innhente kredittvurdering på egenhånd dersom det ansees nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de varer som skal leveres. En beskrivelse av metode for kvalitetssikring. En beskrivelse av etablert kvalitetssikringssystem som muliggjør systematisk oppfølgning av arbeidet med å overholde ILOs kjernekonvensjoner nedover i Det kreves at leverandøren har et kvalitetssikringssystem som sikrer at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene for etiske krav (se kontraktens pkt 13). Med dette menes at leverandøren har metoder for kvalitetssikring som muliggjør oppfølgning av etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner (ILO konvensjon nr. 138 og 182 (forbud mot barnearbeid), nr. 29 og 105 (forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid), nr. 100 og 111 (forbud mot diskriminering og nr. 87 og 98 (organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger). leverandørkjeden/produksjonsprosessen. Sporbarhet i leverandørkjeden: En beskrivelse av leverandørkjeden/leverandørkjeder for denne anskaffelsen. (Beskrivelsen skal som minimum omfatte aktørene i leverandørens leverandørkjede for denne anskaffelsen til og med det ledd der produksjon av hovedkomponenter finner sted. Dette kan for eksempel være et leverandørkjedekart som beskriver aktørene i leverandørkjeden og i hvilket land de er etablert). Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og god gjennomføringsevne. En liste over de viktigste leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10

11 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet 30 % Produktbeskrivelser og Med dette menes holdbarhet, produktblad slitestyrke og passform utover minimumskriteriet gitt i kravspesifikasjonen. Vareprøver for følgende produkter: Badebleie, badehette (voksen), badedrakt (alle modeller), badeshorts (begge modellene), badebukse, svømmebriller (alle modeller). Leveringstid på badebleie 10 % Garanti for leveranse og beskrivelse av leveringstid må vedlegges. Evaluering på hvert kriterium vil skje med poengsetting på en skala fra 0 til 10 hvor 10 er høyeste score. Tildelingskriteriet pris Evalueringsprisen vil bli omregnet til poeng etter den forholdsmessige metoden, laveste pris dividert på evalueringspris multiplisert med Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2a): Kontraktsformular Vedlegg 2b) Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11