1. Veiledning til utfylling av kravspesifikasjon. 2. Gjennomføringsevne / service Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon Møbler

Transkript

1 1. Veiledning til utfylling av kravspesifikasjon Tilbyder skal besvare samtlige punkter i spesifikasjonen ved å benytte svarkolonne til høyre. Tilbyder skal ikke skrive andre steder i dokumentet! Besvarelsen skal være direkte relatert til spørsmålet og på den form som spørsmålet indikerer. Tilbyder skal svare så konkret som mulig og unngå svar med henvisninger til produktblader etc. Ved behov for tilleggsopplysninger skal tilbyder gi disse i egne vedlegg. Dette er omtalt i anbudsinnbydelsen. 2. Gjennomføringsevne / service Tilbyder må beskrive hvordan de vil imøtekomme nevnte forhold Leverandøren skal tilby optimale 1. leveringstider, ev differensiert pr produktgruppe. Leverandøren bes beskrive dette i detalj. Som en naturlig del av leveransebildet vil vi ha beskrevet produksjonssteder, transportløsninger/kapasitet og monteringskapasitet, og om montering gjøres av eget personell eller innleide Videre vil vi sikre oss optimalt servicenivå for 2. alle definerte kunder/hf (helseforetak, se Konkurransegrunnlaget), vi ber derfor om at leverandøren beskriver organiseringen av service/kundeoppfølging, inkludert angi alle salgssteder/servicepunkter i regionen, i egen regi og ev. via forhandlere. For å sikre bra respons/service så bør alle 3. henvendelser fra våre bestillere få en umiddelbar tilbakemelding ved at leverandør kontakter bestilleren og avtaler videre oppfølging. Ved kritiske tilfeller vil vi at leverandøren oppsøker de definerte virksomhetene innen 48 timer for å avklare behov, ta mål og deretter levere tilbud med priser, leveringstid og skisse til løsning. Normalt bør alle virksomheter oppsøkes innen 4 dager etter henvendelse. Leverandøren skal så langt det er mulig 4. tilrettelegge for utprøving av produkter (demonstrasjonsprodukter) der dette er naturlig, ift ergonomi/funksjonalitet. Leverandøren bes beskrive eget 5. produktsortiment/bredde, som dekker vårt behov 1

2 3. Kvalitet I begrepet kvalitet legger vi bl.a brukervennlighet, funksjonsmessige egenskaper og materialvalg. Vi vil vektlegge universell utforming, dvs utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for spesiell tilpassing og en spesiell utforming. Vi viser til følgende interne anbefalinger mht materialvalg, ref, renhold og kvalitet, som Fagutvalget vil legge til grunn i sine vurderinger: Følgende merknader til utstyrets konstruksjon, egenskaper og virkemåte bes besvart: Metallben eller treben, med vaskeforsterker og knotter som beskytter gulvet. Åpning mellom rygg og sete gjelder for stoppede møbler. Arbeidsstol: skal ha regulering av rygg, sete og høyde. Laboratoriestol: høy og lav sittehøyde, se også pkt 24 Lett å flytte på for en person. NB! I psykiatrien kan det av sikkerhetsmessige årsaker vurderes tyngre møbler. Stoppede armlener bør unngås. Arbeidsstol: skal ha regulerbare armlener Sittehøyde og armlener vurderes ut fra at det skal være lett for pasienter og ansatte å reise seg. I kantiner og spiserom anbefales stabelstoler som kan henges på bord. 2

3 4. MILJØ 12. Det stilles krav om at nasjonal miljølovgivning må følges. Leverandøren skal ha rutiner for å ivareta miljøhensyn. Aktuelle sertifiseringsordninger kan være: ISO-sertifikat Svanelisens / lisens fra andre tilsvarende miljømerkeordninger Leverandøren skal dokumentere sine miljøledelsestiltak / miljøledelsessystem 13. Forkrommede metalldeler: Forkrommede metalldeler skal ikke forekomme i tilbudte produkter, unntatt i hev- /senk-funksjonene, hvor treverdig krom aksepteres. Dokumentasjonskrav: Svanelisens, lisens fra andre tilsvarende miljømerkeordninger, eller egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet er oppfylt. 14. Emballasje: Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 3

4 5. Pris Priser oppgis i konkurransegrunnlagets vedlegg 3 Produktliste / Prisskjema. Kjøp av produkter som ikke er oppgitt i vedlegg 3 skal gis samme priskalkyle som de varer rammeavtalen er basert på. Det forutsettes at inngitte priser også representerer prisnivået på eventuelle nye produkter som naturlig hører inn under varegruppen. 15. Prisene kan, som anført i Konkurransegrunnlaget pkt 7.3, ikke reguleres i løpet av første avtaleår. Deretter må eventuelle ønsker om prisregulering oversendes Avtaleadministrator, og begrunnes ift parametere som fremgår av nevnte pkt Leveringsvilkår Leveringsvilkårene er fritt levert den bestillende virksomhet. Produktene skal leveres ferdigmontert klar til bruk på det sted, og til den tid, som er angitt i bestillingen. Leverandøren skal etter levering ta i retur all emballasje, kostnadsfritt for kjøper. 7. Statistikk Leverandøren skal levere halvårlig statistikk over samlet omsetning for alle helseforetakene og for hvert enkelt helseforetak. Statistikken skal vise kjøp i antall enheter og kroner, for hvert produkt, sortert pr produktgruppe. Statistikken skal leveres elektronisk i MS Excelformat til tor.faukald@sykehuset-innlandet.no. Statistikk sendes første gang E-handel Vi viser til Konkurransegrunnlaget pkt 6 Elektronisk handel og vedleggene 9, 10 og 11. Dette er et omfattende område, og slik det fremstår i nevnte tekst primært rettet mot f.eks forsyning av forbruksvarer til sykehusdriften. Når det gjelder møbel/innredning vil vi poengtere at alle leverandører skal kunne levere elektroniske varekataloger via Markedsplassen, uten at det dermed er automatikk i at alle HF skal ha en elektronisk katalog fra en konkret dato. Leverandørene må være forberedt på å inngå avtale med operatør av Markedsplassen (pt IBX) som beskrevet. 4

5 9. Forvaltning av avtalen(e) 9.1 Fagutvalg Helseforetakene har nedsatt en felles fagutvalg for avtaleområdet. Fagutvalget tilsvarer prosjektgruppen for denne anskaffelsen: Tor Faukald, innkjøpsrådgiver, Sykehuset Innlandet HF Bjørg Holmen, renholdsleder, Sykehuset Buskerud / Vestre Viken HF Sigrunn Haug Simensen, bedriftsfysioterapeut, Oslo Universitetssykehus Ullevål HF Ragnar Tolengen, seksjonsleder innkjøp/kontrakt, Sykehuset Østfold HF Fagutvalget skal sammen med leverandøren være ansvarlig for informasjon og oppfølging av bruken av avtalen(e). Utvalget ledes av Sykehuset Innlandet HF, og rapporterer til Sykehuspartner v/direktør innkjøp/logistikk. 9.2 Avtaleadministrasjon Forhold som endrer innhold i avtalen(e), skal tas opp med avtaleansvarlig som er Sykehuset Innlandet HF, Innkjøp- og kontraktsavdelingen. 10. Produktgrupper Produktgruppe 1. Kontorarbeidsplass Kontorstoler Skrivebord Skuffeseksjon Hyller / Skap 2. Konferansemøbler Konferansestoler Konferansebord Innredning til møterom og besøks- og fellesarealer Spesielle vurderingskriterier Ergonomi Fleksibilitet Stoffkvalitet Tilpasning for data Ergonomi Fleksibilitet Overflater Beregnet %-vis omsetning av total (antatt 50 MNOK /årlig) 16,72 % 38,46 % 3. Institusjonsmøbler Ergonomi /hygiene 28,35 % 5

6 4. Arkivskap Stålskap og stålreoler Brann og innbruddsikrede skap Utforming 5. Garderobeskap / hyller Utforming /hygiene 6. Lys Arbeidslamper Gen. belysning /takarmatur Fleksibilitet Holdbarhet/ energieffektivt 12,52 % Se grp 1 3,95 % 6